HÖGSKOLAN DALARNA 1(7) Rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete Inledning Det systematiska arbetsmiljöarbetet vid Högskolan Dalarna följer samverkansavtalet från 2003-05-09. Samverkansgrupper skall finnas en högskolegemensam, en per institution, en för bibliotek och en för högskoleförvaltning, ledningskansli och Dalacampus. Arbetsmiljöansvar på Högskolan Dalarna följer delegationsordningen. Ansvariga Rektor har arbetsmiljöansvaret på Högskolan Dalarna, vilket delegerats till prefekter, bibliotekschef samt förvaltningschef. Nämnda chefer har ansvar för att en undersökning av arbetsförhållanden genomförs inom sitt verksamhetsområde. Förvaltningschef delegerar arbetsmiljöansvar till respektive avdelningschef efter utbildning och certifiering. Delegering av arbetsmiljöansvar skall vara personlig och skriftlig. Det är viktigt att den som får en arbetsmiljödelegation också har kunskap och befogenheter att utföra den. Varje medarbetare har också ett enskilt ansvar att bidra till att skapa en säker arbetsplats och bra arbetsmiljö. På Högskolan Dalarna värnar vi om varandra. Alla anställda är skyldiga att rapportera arbetsmiljörelaterade problem till närmaste chef. Vid behov av stöd kan kontakt tas med skyddsombud eller fackliga företrädare. Chefer har möjlighet att fördela arbetsmiljöuppgifter till en eller flera av de anställda. Det kan exempelvis handla om introduktion av nyanställda, kontroll av teknisk utrustning eller uppdatering av arbetsmiljöpärm. Länk till mall för rutiner på arbetsplatsen: http://www2.du.se/personal/personalavdelningen/arb_miljo/wordfiler/mall_sam.doc Sekretess Sammanställningar och annan skriftlig dokumentation skall ske på ett sådant sätt att inte enskilda medarbetare kan identifieras. Dokumentation av det systematiska arbetsmiljöarbetet På varje institution respektive förvaltning och bibliotek skall en arbetsmiljöpärm finnas tillgänglig för alla medarbetare. Innehåll i arbetsmiljöpärm: - Högskolan Dalarnas övergripande arbetsmiljöpolicy - rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete - protokoll från samverkansmöten med och skyddsronder - handlingsplaner - arbetsmiljöansvarig samt de av chefen utsedda ansvariga för arbetsmiljöuppgifter - checklista för arbetsplatsintroduktion - förteckning över gällande föreskrifter från Arbetsmiljöverket - förteckning över varuinformationsblad för kemiska ämnen
HÖGSKOLAN DALARNA 2(7) - information om brandskydd och brandövningar samt utrymningsplan - kopior av inkomna tillbuds- och arbetsskadeanmälningar Blanketter för anmälan av arbetsskador och tillbud finns i arbetsmiljöhandboken på intranätet. Årsplanering för det systematiska arbetsmiljöarbetet V.50-51 Högskolegemensam samverkan V.5-6 Lokal samverkan V.48-49 Lokal samverkan Dec Jan V.8-9 Högskolegemensam samverkan Nov Feb Okt Mar V.10-11 Arbetsmiljöronder psykosocial arbetsmiljö V.40-41 Högskolegemensam samverkan Sep Apr V.38-39 Lokal samverkan v.36-37 Arbetsmiljöronder fysisk arbetsmiljö Aug Jul Jun Maj V.18-19 Lokal samverkan V.22-23 Högskolegemensam samverkan Modell: shn V.36-37 Arbetsmiljöronder fysisk arbetsmiljö Inledning Varje höst genomförs arbetsmiljöronder gällande den fysiska arbetsmiljön på Högskolan Dalarna. Arbetsmiljöronderna görs i syfte att systematiskt undersöka den fysiska arbetsmiljön och kartlägga hur de anställda har det på arbetsplatsen. I praktiken är arbetsmiljöronden en kartläggning av vilka brister som finns i
HÖGSKOLAN DALARNA 3(7) arbetsmiljön, inklusive fastighetsnära miljö och gångvägar inom högskoleområdet, brister som skall uppmärksammas, dokumenteras, åtgärdas och följas upp. Deltagare Chef eller av chef utsedd, skyddsombud, fastighets- säkerhetsansvarig samt studentskyddsombud. Gärna också representant från vaktmästeriet. Skyddsområden: Falun Högskolebyggnad + LIVI + Kanslihus Borlänge Högskolebyggnad + Sopranen Övriga lokaler regementsområdet Teknikdalen + Hus 6 Övrigt För övriga lokaler där Högskolan driver verksamhet tillsammans med andra gäller det samordningsansvar som beskrivs i AML kap 3 6-7. Transporter mellan högskoleorter samt utomhusaktiviteter i samband med undervisning regleras i särskilt dokument. Tillbud och skador rapporteras till samverkansgrupp. Tillvägagångssätt Arbetsmiljöronderna omfattar såväl personalutrymmen som lärosalar och övriga lokaler samt utomhusmiljön. Ergonomiska frågor uppmärksammas vid skyddsronderna. Genomgång av tillbud/skador. Undersökning av hur arbetsinnehåll, teknik och arbetsorganisation påverkar den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. För exempel på genomförande av arbetsmiljörond, se Högskolan Dalarnas arbetsmiljöhandbok. Frågor av psykosocial karaktär kan även uppmärksammas. Framkommer det frågor av psykosocial karaktär som rör enskilda medarbetare är det mycket viktigt att tillfråga den person som väckt frågan om och hur han/hon vill att problemen skall hanteras. Ungerfärlig tidsåtgång för arbetsmiljörond för lokalerna i Falun är 2 till 2,5 dag och motsvarande för Borlänge 1,5 till 2 dag. Dokumentation Arbetsmiljöronden dokumenteras i protokoll av ansvarig chef eller av chef utsedd. Risker i arbetet beskrivs och sammanställs i en riskanalys. Länk till blankett för riskbedömning: http://www.av.se/publikationer/broschyrer/adi/adi544.pdf
HÖGSKOLAN DALARNA 4(7) Åtgärder Akuta problem åtgärdas omedelbart. Övriga problem/åtgärder förs vidare till ansvarig chef samt lokal samverkansgrupp alternativt högskolegemensam samverkansgrupp som för upp en handlingsplan där risk, åtgärd, tidsplan och ansvarig anges. Uppföljning Uppföljning av åtgärder sker vid nästkommande lokala. V.38-39 Lokal samverkan sker på institutionsnivå respektive högskoleförvaltning/ledningskansli/dalacampus samt bibliotek, se samverkansavtal. Genomgång av riskanalyser och protokoll från skyddsronderna i berörda samverkansgrupper, eventuella problem och åtgärder sammanställs i en handlingsplan och beaktas i budget. Revidering av tidigare planer/åtgärder. Övriga punkter, se samverkansavtal. V.40-41 V.48-49 V.50-51 V.5-6 V.8-9 V.10-11 Högskolegemensam samverkan Rapport från de lokala samverkansgrupperna. Övriga punkter, se samverkansavtal. Rapport från höstens arbete med fysisk arbetsmiljö samt uppföljning av åtgärder. Årlig uppföljning av rutinerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet vilket innebär en kritisk granskning av om det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar som det är tänkt. Länk till checklista för uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete: http://www2.du.se/personal/personalavdelningen/arb_miljo/pdf_filer/sam_handledni ng_2002_hogskolan.pdf Övriga punkter, se samverkansavtal. Högskolegemensam samverkan Rapport från de lokala samverkansgrupperna gällande uppföljning av rutiner för det systematiskt arbetsmiljöarbete. Vid behov revideras nämnda rutiner. Övriga punkter, se samverkansavtal. Planering för arbetsmiljöronder gällande psykosocial arbetsmiljö på respektive institution/bibliotek/högskoleförvaltning. Övriga punkter, se samverkansavtal. Högskolegemensam samverkan Rapport från de lokala samverkansgrupperna. Övriga punkter, se samverkansavtal. Arbetsmiljöronder psykosocial arbetsmiljö Inledning Varje vår genomförs arbetsmiljöronder gällande den psykosociala arbetsmiljön vid Högskolan Dalarna. Syftet är att undersöka och förbättra den psykosociala arbetsmiljön. Det handlar om att få en bild av vilka brister och risker som finns i arbetsmiljön, brister som skall följas upp. Ett aktivt arbete med den psykosociala arbetsmiljön kan innebära att konflikter och problem förebyggs.
HÖGSKOLAN DALARNA 5(7) Arbetet med den psykosociala arbetsmiljön upplevs ofta som mycket viktigt av de anställda. Ibland kan hjälp utifrån behövas, exempelvis av företagshälsovården. Påbörjas en undersökning om den psykosociala arbetsmiljön väcks förväntningar om att något skall hända. Därför är det av största vikt att både chefer och medarbetare är inställda på att gemensamt arbeta för en bättre arbetsmiljö. Tillvägagångssätt Den psykosociala arbetsmiljön undersöks enligt varje institutions/avdelnings/biblioteks planer. Insamlingen av information kring den psykosociala arbetsmiljön kan ske på flera olika sätt. Mycket av det förebyggande arbetet kan ske genom att chefer i verksamheten är uppmärksamma på hur de anställda mår i sitt arbete. Upprepad korttidsfrånvaro, vantrivsel och olika relationsproblem är exempel på varningssignaler. Skyddsombuden har också en viktig roll i att få en bild av den psykosociala arbetsmiljön. Medarbetarsamtal är också ett sätt för chefen att arbeta förebyggande. Medarbetarsamtalet skall innehålla frågeställningar om arbetsmiljön och trivsel. Det finns olika checklistor som kan användas vid en undersökning av den psykosociala arbetsmiljön. APP, Arbetsplatsens Psykosociala Puls, är ett exempel. APP kan exempelvis användas vid en arbetsplatsträff där grupper om 8-10 stycken samtalar och fyller i listan, sammanställer och diskuterar problem, risker och åtgärder. APP är tänkt att ge en uppfattning om helhetsbilden på arbetsplatsen. Frågorna är kombinerade i fem index; organisation, personalpolicy, arbetsmiljöarbete, riskfaktorer och motvikt mot stress. http://www2.du.se/personal/personalavdelningen/arb_miljo/pdf_filer/app.pdf Prevent har en checklista om trivsel och arbetsklimat som också kan användas som stöd vid arbetsmiljörond för psykosocial arbetsmiljö. Med listan som utgångspunkt kan man i grupper om max 10 personer komma igång med en diskussion kring trivsel, arbetsklimat och arbetets innehåll. www.prevent.se/verktygsfakta/pdf7checktrivsel.pdf Samtal och diskussion kring arbetsmiljö kan i sig vara ett sätt att förebygga problem. Enkäter i pappersformat eller databaserade kan också användas samt intervjuundersökningar. Dokumentation Respektive chef har ansvar för att en sammanställning av resultaten görs och rapporteras till lokal samverkansgrupp. Sammanställning skall ske på ett sådant sätt att inte enskilda medarbetare kan identifieras. Åtgärder Åtgärder diskuteras och handlingsplan upprättas (se lokal samverkan v 18-19) Uppföljning Uppföljning av åtgärder sker vid nästkommande lokala. V.18-19 Upprättande av handlingsplan för arbetet med psykosocial arbetsmiljö utifrån de behov som finns på respektive institution. Genomgång av sjukskrivningar.
HÖGSKOLAN DALARNA 6(7) Revidering av tidigare planer/åtgärder. Kostnader beaktas i budgetarbetet. Övriga punkter, se samverkansavtalet. V.22-23 Högskolegemensam samverkan Rapport från de lokala samverkansgrupperna. Planering av höstens arbetsmiljöronder för fysisk arbetsmiljö. Övriga punkter, se samverkansavtal. Övrigt Riskbedömning vid verksamhetsförändringar Vid verksamhetsförändringar skall en riskbedömning inkluderas i handlings- och tidplanen. Syftet är att få en bild av vilka konsekvenser en verksamhetsförändring får för arbetsmiljön för att kunna motverka negativa följder. En verksamhetsförändring behöver dock inte alltid leda till försämring av arbetsmiljön utan kan ofta få mycket positiva effekter. Det är viktigt att lyfta fram även de positiva konsekvenserna. En bedömning av riskerna är dock nödvändig och skall genomföras på ett systematiskt sätt där underlag hämtas från medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar. Riskbedömningen diskuteras och sammanställs i samverkansgruppen varefter en åtgärdsplan upprättas. Utgångspunkten för konsekvensanalysen är diskussion och tydliggörande av bakomliggande beslut gällande bland annat syftet och de prioriteringar som ligger till grund för förändringen. Konsekvensanalysen och riskbedömningen skall behandla följande i tillämpliga delar: Arbetsbelastning och arbetsinnehåll Fysisk arbetsmiljö och arbetsutrustning Psykosocial arbetsmiljö inkl ensamarbete Information, samarbetsformer och stöd Beslutsvägar och tidsplan Ansvarsområden och befogenheter Kunskaper för att klara arbetsuppgifterna Övriga aspekter som är relevanta för verksamheten Checklista se http://www.av.se/publikationer/broschyrer/adi/adi544.pdf. Hänvisningar Arbetsmiljölagen http://www.av.se/regler/arbetsmiljolagen/default.shtm Arbetsmiljöförordningen http://www.av.se/regler/arbetsmiljolagen/amfordn.shtm AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete http://www.av.se/regler/afs/2001_01.pdf samt http://www2.du.se/personal/personalavdelningen/arb_miljo/pdf_filer/afs_200.1.pdf AFS 1998:5 Arbete vid bildskärm http://www.av.se/regler/afs/1998_05.pdf http://www2.du.se/personal/personalavdelningen/arb_miljo/index.htm
HÖGSKOLAN DALARNA 7(7) AFS 1998:1 Belastningsergonomi http://www.av.se/regler/afs/1998_01.pdf samt http://www2.du.se/personal/personalavdelningen/arb_miljo/index.htm AFS 2002:42 Arbetsplatsutformning http://www.av.se/regler/afs/2000_42.pdf AFS 1980:14 Psykiska och sociala aspekter på arbetsmiljön. http://www.av.se/regler/afs/1980_14.pdf AFS 1997:1 Första hjälpen och krisstöd http://www.av.se/regler/afs/1999_07.pdf AFS 1994:1 Arbetsanpassning och rehabilitering http://www.av.se/regler/afs/1994_01.pdf AFS 1993:17 Kränkande särbehandling i arbetslivet http://www.av.se/regler/afs/1993_17.pdf AFS 1993:2 Våld och hot i arbetsmiljön http://www.av.se/regler/afs/1993_02.pdf Högskolan Dalarnas arbetsmiljöpolicy http://www.du.se/upload/dokument/styrdokument/arbetsmiljöpolicy.pdf Läs gärna mer i Högskolan Dalarnas arbetsmiljöhandbok Utvecklingsrådets checklistor arbetsmiljö http://www.utvecklingsradet.se/servlet/getdoc/checklistor.2003.pdf?meta_id=2913