Susanne Magnusson Administrativ chef Näringsliv /Business Tel: 040-6239721 susanne.e.magnusson@skane.se RAPPORT Datum 2009-11-30 1 (23) Förnyelsekontoret Samordning av arkiv, diarieföring och dokumenthantering i, delprojekt 2 - slutrapport Postadress: Stortorget 9, 211 22 Malmö Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Besöksadress: Stortorget 9, plan 6 Internet: www.skane.se/naringsliv
Datum 2009-11-30 2 (23) Innehållsförteckning SAMMANFATTNING...3 BAKGRUND...6 SYFTE MED PROJEKTET...6 Metod...6 Projektorganisation och resurser...6 Definition av dokumenthantering inom ramen för detta projekt...6 MYCKET ÄR GJORT OCH MYCKET PÅGÅR...8 EXEMPEL PÅ RELATERADE TIDIGARE ARBETEN I REGIONEN...8 Regelverk för dokumenthantering...8 Ärendehandboken...8 IT-stöd för nämndsadministration...8 Tidigare arbeten kring diariehantering...9 Existerande nätverk registratorer...10 Webb och intranätsprojekt...10 En ny struktur för s styrdokument...10 RESULTATET OCH REKOMMENDATIONER...12 1. FÖRSLAG TILL HUR SAMORDNING SKA ORGANISERAS OCH UTFORMAS INOM DIARIEFUNKTIONEN....12 2. VISION FÖR EN SAMORDNAD DOKUMENTHANTERING I DET NYA REGIONHUSET I MALMÖ OCH UTARBETA EN PLAN FÖR HUR ETT FORTSATT ARBETE KRING FRÅGAN SKALL BEDRIVAS...15 3. FÖRSLAG REGIONÖVERGRIPANDE DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR ADMINISTRATIVA HANDLINGAR....18 4. FÖRSLAG TILL HUR DOKUMENTHANTERINGSFRÅGORNA GENERELLT BÖR UTVECKLAS OCH HANTERAS PÅ LÄNGRE SIKT I REGION SKÅNE SAMT HUR KOMPETENSFÖRSÖRJNINGEN SKA TRYGGAS....19 IDENTIFIERADE EFFEKTMÅL...22 IDENTIFIERADE INTERNA EFFEKTMÅL...22 IDENTIFIERADE EXTERNA EFFEKTMÅL...23 2
Datum 2009-11-30 3 (23) Sammanfattning Stora mängder information skapas varje dag i regionen eller inkommer till regionen. Informationen dokumenterar olika skeenden i t ex beslutsprocesser. Denna information är i de allra flesta fall att betrakta som en allmän handling. Inom regionen ligger mycket av ansvaret för god arkiv och dokumenthantering i stor utsträckning på förvaltningsnivå. Hanteringen av handlingar inom regionen hanteras därför på olika sätt. Projektgruppen har dragit flera slutsatser och de viktigaste är följande för respektive delmål i delprojektet: En övergripande slutsats är: Diariefrågor och dokumenthanteringsfrågor är inte hippa frågor som tilldrar sig strategiskt intresse. Organisationen inser idag inte vikten av att ha en effektiv hantering av dessa frågor och inte heller de vinster man kan göra. Idag är kompetensen ojämn och spridd. Idag har ingen mandat eller ansvar att arbeta strategiskt och övergripande med vare sig diarieföring eller dokumenthantering. Det råder brist på uppföljning och kontroll inom området. Det finns ingen som efterfrågar eller följer upp arbetet med dokumenthantering vilket leder till stor osäkerhet om man idag uppfyller de legala krav som finns på en offentlig organisation. Det finns och har funnits flera olika projekt som berör dokumenthantering och strategiska frågor kring dokumenthantering, strukturella, organisatoriska samt hur man samlar dokument, t ex nämndsadministration samt webb och intranät, men även projekt som tar upp vilka styrande dokument som finns och hur de skall hanteras. Idag finns ingen som strategiskt kopplar samman dessa olika projekt. Kännedom och kunskap om dem är inte heller alltid spridd. Projektgruppen lägger i denna slutrapport fram förslag till varje delmål samt förslag till beslut för att uppnå förslagen och rekommendationerna. Delmål 1 Projektet ska därför ta fram förslag till hur samordning ska organiseras och utformas inom diariefunktionen. Arbetsgruppen har arbetat utifrån att det behövs en samlande funktion som kan fungera som ett koncernövergripande stöd. kansliet bör få ett tydligt mandat att fungera som en samordnande funktion med ansvar för rutiner, uppföljning samt att kompetensförsörjning inom området säkerställs. 3
Datum 2009-11-30 4 (23) Förslag till beslut kansliet får ett samlat funktionsansvar för diarieföringen i samt att ta fram en kompetensförsörjningsplan för området. Delmål 2 Projektet ska formulera en vision för en samordnad dokumenthantering i det nya huset i Malmö och utarbeta en plan för hur ett fortsatt arbete kring frågan skall bedrivas. Projektet har tagit fram ett förslag på vision för det nya huset i Malmö kring dokumenthantering. En vision som föreslås som vision för hela regionen. Visionen som föreslås fastställas är: Visionen är att ska ha en användarvänlig och säker dokumenthantering för att säkerställa rätt information i rätt tid till medarbetare och medborgare genom standardiserade rutiner/verktyg, tydliga riktlinjer samt rätt kompetens och strukturer för ständig processförbättring. Arbetet med genomförande av handlingsplan omfattar att fokusera på de samordningsaspekter som är nödvändiga att hantera i nära anslutning till inflyttning i nytt hus, övrig samordning skall ske i nära samverkan med övriga arbeten kring införande av standardiserade rutiner. Förslag till beslut för delmål 2 och 4 ingår i samma beslutspunkt: Koncernledningen anmodas ta fram strategi och policy för dokumenthantering i med undantag av den patientbundna informationen. I en första fas skall strategin implementeras för det nya huset i Malmö och för detta ändamål utses en projektledare. Delmål 3 En regionövergripande dokumenthanteringsplan för administrativa handlingar ska tas fram. Idag finns ingen dokumenthanteringsplan för administrativa handlingar fastställd. Idag fastställs dessa på förvaltningsnivå. Förslag till beslut Utarbetad dokumenthanteringsplan för administrativa handlingar fastställs. styrelsen föreslås utöka nuvarande delegation till regionarkivarien att också omfatta fastställandet av regionövergripande dokumenthanteringsplaner. Delmål 4 Projektet ska även ge förslag till hur dokumenthanteringsfrågorna generellt bör utvecklas och hanteras på längre sikt i samt hur kompetensförsörjningen ska tryggas. 4
Datum 2009-11-30 5 (23) Arbetsgruppen har arbetat utifrån en gemensam målbild om att regionen centralt har det strategiska ansvaret för dokumenthantering generellt (koncernledning). En strategi samt en policy för dokumenthantering som är regionövergripande och omfattar de administrativa verksamheterna behöver utarbetas samt fastställas av koncernledningen. Till policyn skall även en handlingsplan ingå. Strategin bör omfatta utveckling av IT-stöd samt utveckling av rutiner. I strategiarbete och policyarbetet bör det vara tydligt att man även skall fundera över hur man tillser att beslutade riktlinjer verkligen följs. Projektet har identifierat ett antal effektmål internt och externt och förutsättningen för att uppnå dem är samordning och standardisering inom dokumenthantering i regionen. Förslag till beslut är gemensamt för delmål 2 och 4 Koncernledningen anmodas ta fram strategi och policy för dokumenthantering i med undantag av den patientbundna informationen. I en första fas skall strategin implementeras för det nya huset i Malmö och för detta ändamål utses en projektledare. Det tål att påpekas att en effekt av att man bättre uppfyller lagenliga krav, bättre uppföljning med mera sannolikt innebär ett större arbete inom registratur, inte mindre. 5
Datum 2009-11-30 6 (23) Bakgrund Syfte med projektet I projektdirektivet står: Projektets mål är att senast 2009-11-31 avrapportera förslag till en samordning av arkiv, diarieföring och dokumenthantering i enligt direktiven (se nedan). Diarieföring sker idag med stora lokala variationer. En regionövergripande samordning av diariefrågor och dokumenthantering skulle sannolikt medföra en betydande kvalitetssäkring. Projektet ska därför ta fram förslag till hur en sådan samordning ska organiseras och utformas. Projektet ska formulera en vision för en samordnad dokumenthantering i det nya huset i Malmö och utarbeta en plan för hur ett fortsatt arbete kring frågan skall bedrivas. En regionövergripande dokumenthanteringsplan för administrativa handlingar ska tas fram motsvarande de planer som redan finns för vårddokumentation, personal- samt ekonomihandlingar. Projektet ska även ge förslag till hur dokumenthanteringsfrågorna generellt bör utvecklas och hanteras på längre sikt i samt hur kompetensförsörjningen ska tryggas. Metod Metoden har varit att inhämta information internt från styrgrupp, referensgrupp, nätverk (arkiv, diarie, flyttgrupp nytt hus), intervjuer med nyckelpersoner 1 samt workshop vad gäller dokumenthantering i nytt hus. 2 Information har även inhämtats från Lunds Universitet kring deras arbete med dokumenthantering. Projektorganisation och resurser Delprojektledaren, Susanne Magnusson, har haft en mindre arbetsgrupp bestående av Annica Åberg, Ros-Marie Eriksson samt Ola Möller, alla med arbetsinsats på 10-15 %. I framtagandet av en vision för dokumenthantering i nytt hus i Malmö har en konsult bistått under en workshop på en dag. 3 Definition av dokumenthantering inom ramen för detta projekt Dokumenthantering är ett begrepp som behöver definieras och sättas in i ett sammanhang baserat på det uppdrag som detta projekt har. Dokumenthantering handlar i korthet om det ansvar regionen har för att på ett effektivt och systematiskt sätt skapa, ta emot, bevara, använda och gallra dokument. 1 Cecilia Eklund, Thomas Ekström, Magnus Petersson, Barbro Halén Sjöberg 2 Michael Steen, Ingvar Thell, Jörgen Andersson 3 MiL institute 6
Datum 2009-11-30 7 (23) Vår definition av dokumenthantering är: Med dokument menar vi information som är fäst på någon typ av informationsbärare: pappershandling, handling på film, fotografi, magnetblad, CD- ROM-skiva etc. Alla slag av media kan förekomma. Vi gör dock en viktig avgränsning: vi talar om dokument som upprättats eller inkommit som ett led i verksamheten dvs. sådana handlingar som så småningom bildar regionens arkiv. 7
Datum 2009-11-30 8 (23) MYCKET ÄR GJORT OCH MYCKET PÅGÅR Exempel på relaterade tidigare arbeten i regionen Regelverk för dokumenthantering Dokumenthanteringsprojektet avslutades våren 2008. Några delar av arbetet inom projektet som har påverkan på detta uppdrag bör lyftas fram. Ett regelverk för dokumenthantering har utarbetats inom dokumenthanteringsprojektet. Detta har godkänts av styrgruppen för dokumenthantering men är ännu inte fastställt av koncernledningen. Utgångspunkten för regelverket är att det ska fungera även utan ett IT-stöd för dokumenthantering. Reglerna har tagits fram med utgångspunkt från följande områden. Dokumenttyper Metadata Format för utgivna dokument Lagring Ärendehandboken Syftet med handboken är att stödja tjänstemän i att bereda ärenden för politiska beslut på ett enhetligt, effektivt och juridiskt korrekt sätt. Officiella dokument ska ha ett enhetligt utseende som överensstämmer med s grafiska profil. Texter som är uppställda på ett läsvänligt, strukturerat och standardiserat sätt, gör det lättare för alla att läsa och förstå dokument från. Främsta målgruppen för ärendehandboken är handläggare som bereder ärenden för politiska beslut i. Nämndssekreterare är en annan målgrupp. Handboken kan dock användas av alla i, gärna vid introduktion av nyanställda, för att få inblick i centrala administrativa rutiner. Målet är ytterst att främja den demokratiska processen, genom att underlätta arbetet för gruppen handläggare och ge de folkvalda de bästa förutsättningarna för sina styrsignaler till tjänstemannaorganisationen. Kvalitativa och strukturerade beslutsunderlag är en förutsättning för goda beslut. 4 IT-stöd för nämndsadministration Ett IT-stöd för dokumenthantering inom det nämndsadministrativa arbetet har inköpts. IT-stödet är kopplat till det diariesystem (Pact) som sedan många år tillbaka används av merparten av förvaltningarna. 4 Hämtat från inledning Ärendehandboken. 8
Datum 2009-11-30 9 (23) PACTsystemen samverkar med Office 2007 och då i första hand MS Word och Sharepoint server. har tillgång till följande moduler i PACTsystemet: Diariesystemet edia Används för att diarieföra ärenden, skrivelser/ åtgärder och beslut. Dokument kan kopplas till ärendet via skrivelser och beslut. Planeringssystemet eplan Använder samma databas som diariesystemet. Ska användas för att planera in ärenden via identifierade beslutprocesser till i första hand nämnder och styrelser. Påbörjat införande av eplan i styrelsen samt ala Tillväxt Nämnden. Handläggarsystemet ecomm Vänder sig till handläggare. Ger handläggaren tillgång till befintlig information och möjlighet att under ärendeberedningsprocessen arbeta tillsammans med andra handläggare med beslutsförslag under kontrollerade former innebärande bl a versionshantering. Organisationssystemet epolo I epolo finns information om hela den politiska organisationen. Här kan exempelvis ledamöters namn överföras till protokoll. En webbservice som ger möjlighet att söka dokument och ärenden direkt i SharePoint Server har utvecklats. IT-stödet håller på att implementeras för några av de centralt placerade nämnderna. En nödvändig förutsättning för denna implementering är att förutsättningarna för arbetet lagts fast och att befintliga processer kartlagts. Detta har gjorts bl a genom utarbetande av en ärendehandbok (se nedan). Ett omfattande kartläggningsarbete har genomförts av processerna i det nämndsadministrativa arbetet. Fokus har här legat på att beskriva hur processerna ska vara när arbetet fungerar med det nya IT-stödet. Tidigare arbeten kring diariehantering Vid s bildande 1999 fanns det dåvarande diariesystemet PACT hos två av huvudmännen MLL och LLL installerat i förvaltningsdatabaser. Våren 2000 startade ett projekt vars mål var att installera det webb-baserade diariesystemet i gemensam databas. Detta skulle underlätta service och underhåll av systemet. En kartläggning genomfördes av s förvaltningar om hur och på vilket sätt systemet användes och om intresse fanns att konvertera över befintliga diarier till den gemensamma databasen. Redan etablerade PACT-förvaltningar önskade deltaga och även en del nya förvaltningar installerades. 9
Datum 2009-11-30 10 (23) De förvaltningar som inte använder PACT är Helsingborgs lasarett som använder Comprima, fastigheter som använder ÄHS samt trafiken som använder Winäss. År 2000 installerades den regiongemensamma databasen och allt material från gamla diarier var konverterade fr.o.m. s bildande 1999-01-01. En sökversion av samtliga s diarier blev också tillgänglig via intranätet. För att kunna arbeta mot ett gemensamt registerunderhåll reviderades den gemensamma diarieplanen. Det innebar bland annat att verksamhetskoderna slopades. Man hade tidigare arkiverat handlingar ämnesorienterat men nu gick man över till arkivering i kronologisk ordning per verksamhetsår. kansliet blev också systemägare och förvaltare för systemet. En grundläggande utbildning för alla registratorer som mål att ha samma kunskap och även att arbeta åt samma mål startades våren 2002 och slutade hösten 2002. Fr.o.m. 2008 har de förvaltningar som använder PACT gemensam nummerserie och kan också registrera handlingar i gemensamma ärenden. Existerande nätverk registratorer kansliet inbjöd 2004 registratorer till möte för att arbeta med mål och struktur för bildande av ett nätverk för registratorer. Huvudmålet skulle vara att stärka yrkesrollen med delmålen information, föreläsning/studiebesök och utbildning. Man kom överens om att dessa träffar skulle vara två gånger per år med i förväg vissa planerade punkter. Nätverksträffarna bygger på att registratorerna turas om att hålla dessa träffar. Träffarna har urholkats efterhand och flera registratorer deltar aldrig. Webb och intranätsprojekt Vårt gemensamma intranät startade i mitten av september 2009. Projektet ska ta fram ett gemensamt intranät för hela. Syftet är att det ska vara enkelt att hitta både den info som rör den egna verksamheten/funktionen och det som är gemensamt för alla. Det nya intranätet kommer att vara målgruppsstyrt och informationen nischad mot målgrupp. Intranätet innebär att regionen kommer att ha en gemensam ingång till intern information, oavsett var vi arbetar. I det nya, gemensamma intranätet finns det även möjlighet till arenor för att nätverka och utbyta erfarenheter. 5 En ny struktur för s styrdokument har, som så många andra organisationer, ett stort antal styrande dokument med olika inriktning och detaljeringsgrad. Mot bakgrund 5 Information på webben ang. projektet. 10
Datum 2009-11-30 11 (23) av en genomgång av dessa styrdokument konstaterades det att det behövdes en tydligare struktur både vad gäller benämningarna och hanteringen av de styrande dokumenten i. I det första skedet av arbetet utarbetades tydliga riktlinjer kring vad som gäller vid författandet av styrdokument och som beskriver vad som utmärker olika typer av styrdokument. Detta för att förenkla arbetet med att ta fram nya styrdokument i, men även för att förenkla uppföljning samt undvika begreppsförvirring. Det andra steget i arbetet var att utveckla en tydligare struktur för de publicerade styrdokumenten på s hemsida. Den nya strukturen bygger på två delar: - en större tydlighet kring vilka styrdokument som ska publiceras på webben - en tydlig och lättorienterad hemsida med avsevärt fler huvudrubriker samt underrubriker där det helt enkelt blir enklare att hitta de olika styrdokumenten Arbetet slutförs i december 2009. 6 6 Beskrivning från Ingvar Thell. 11
Datum 2009-11-30 12 (23) Resultatet och rekommendationer Nedan redovisas de viktigaste punkterna som projektet fått fram under resp. delmål. Därefter redovisas förslag till lösning för respektive delmål. 1. Förslag till hur samordning ska organiseras och utformas inom diariefunktionen. Nuläges analys Oklart ansvar diariefrågor Flera olika diariesystem Brist på uppföljning och kontroll Reflektioner kansliet uppfattas ha ansvaret för diariefrågor, men saknar mandat, inget samlat ansvar för rutiner, verktyg (ITstöd mm) eller hur man tillämpar regelverk. Finns ingen idag som har det övergripande ansvaret för diarieföring inom. Finns systemadministratörer samt arkiv/diarieansvariga/registratorer som har ansvar för den slutliga hanteringen samt att material registreras. Jurister arbetar med att utbilda inom de legala kraven på offentlighetsprinciper, sekretess samt vad som skall diarieföras. Utbildningarna beställs av resp. verksamhet. Tidvis kan de ej hållas pga. underbemanning inom den juridiska enheten. Koncerntänkande saknas. Flera system försvårar och gör det svårt att få fram ett gemensamt tänk kring kompetensförsörjning, utveckling av stödet inom diariet mm. Brist på styrning, inga mätbara eller uppföljningsbara mål Ambitionsnivån görs inte av ledningen utan överlåts åt förvaltningscheferna att själva bestämma. Finns ingen gemensam målbild. Ingen efterfrågan på intern kontroll eller efterfrågan på mål och kvalitetsarbete Oklar tillämpning av lagar och förordningar samt egna riktlinjer i regionen. Efterfrågan på tydlighet centralt och decentraliserat Brist på kompetensförsörjning Oklart om skulle klara en granskning idag fler och fler JO-anmälningar. Misstanke om att man inte registrerar i tillräcklig utsträckning. Rutiner för e-post samt postöppning måste tydliggöras. Ej helt tydliga processer centralt alt. på resp. förvaltning görs mycket olika Idag ingen klar plan för hur hantera kompetensförsörjning olika funktioner inom diariehantering. 12
Datum 2009-11-30 13 (23) Rekommendation till lösning Beslut som krävs kansliet får ett samlat funktionsansvar för diarieföringen i samt att ta fram en kompetensförsörjningsplan för området. Uppdrag 1. kansliet tillämpa/utveckla standarder (rutiner och processer) och kostnadseffektiv koncernövergripande diarieföring. Samordnande funktion skall fungera som ett koncernövergripande stöd inom diariefunktionen på uppdrag av ledning. Även ansvar vid t ex organisationsförändringar när förvaltning läggs ner eller startar upp. 2. kansliet ansvarar för att utveckla rutiner för uppföljning av de legala aspekterna samt att interna riktlinjer och policys följs för att säkerställa att uppfyller legala krav kring diariehantering samt arbetar med att ta fram uppföljningsbara mål inom diariehantering, indikatorer, incitament samt kvalitet i form av uppföljningsbara mål. 3. kansliet föreslås arbeta med följande tid- samt handlingsplan för genomförande innebärande att omgående påbörja arbetet: December 2009/Januari 2010 Utpeka ansvar (tydliga riktlinjer) Beslut om ansvarsfördelning och aktiviteter enligt förslag nedan. Våren - hösten 2010 Kartlägga utgångsläget Parallella processer för att kartlägga utgångsläget inom olika fält Uppfyllnad av legala krav (tydliga riktlinjer) Att ta fram en nulägesbild av vilka utbildningsinsatser som krävs var och för vilka funktioner. Inventera de rutiner och riktlinjer som finns inom diariehantering och se vad de omfattar, t ex e-post rutiner, ärendehandboken med mera och tydliggöra vad som är regelverk, rutiner. Utveckla förslag på nya rutiner som behövs. Kompetensförsörjningsplan (rätt kompetens.) Kompetensförsörjning inom diariehantering till olika funktioner som arbetar med dokument, t ex upprättar dokument, har e-postadress mm. Mål att alla som arbetar med dokument erbjuds samt skall ha genomgått basutbildning (finns ej idag) via t ex e-learning samt att 13
Datum 2009-11-30 14 (23) diverse andra utbildningspaket för olika funktionsgrupper tas fram. Bör ta fram ett introduktionspaket - vad måste ny medarbetare veta inom detta område tillsammans med juridiska enheten. Ta fram ett körkort. System för diarieföring. Kartlägga vilka system och vilka behov verksamheterna har av diariesystem i syfte att finna ett gemensamt system. Mallar och Processer, kartlägga nuvarande rutiner samt ge förslag på nya rutiner och processer inom diariehantering. Uppföljningsbara mål, rutiner för uppföljning och kontroll. Samordnade funktion skall ta fram riskhantering för diariefrågor vilka risker finns om ej legala krav uppfylls? (hotbild) Formulera ett tydligt uppdrag till det nätverk för registratorer som idag finns i regionen. Hösten 2010 Implementeringsplan (handlingsplan) Framtagning detaljerad plan för implementering av standarder, rutiner, målarbete, kompetensförsörjning. Förankringsprocess med målgrupper. Våren 2011 Påbörja införande Koncernövergripande standard inom diariehantering (Kompetensluckor fyllda, ett system, enhetliga rutiner) Våren 2012 Processer och strukturer för uppföljning och kontroll av fastställda mål, indikatorer med mera. 14
Datum 2009-11-30 15 (23) Figur 1 Bild tidplan samt aktiviteter i delmål 1 2. Vision för en samordnad dokumenthantering i det nya huset i Malmö och utarbeta en plan för hur ett fortsatt arbete kring frågan skall bedrivas. Det nya huset i Malmö kommer att samla olika verksamheter i ett stort hus med ca 600 medarbetare. I samband med flytten till det nya huset sker olika processer kring samordning. Ett arbete med att ta fram en vision för dokumenthantering har genomförts och medverkande i den processen har representanter för det nya webb och intranätsprojektet samt från arbetet med att ta fram riktlinjer för styrande dokument varit. 7 7 Webb och intranät genom Michael Steen, styrande dokument genom Ingvar Thell och projektet genom Susanne Magnusson och Jörgen Andersson. 15
Datum 2009-11-30 16 (23) Arbetsgruppen har kommit fram till följande förslag på vision som är giltig för hela regionen. VISION Vår vision är att skall ha en användarvänlig och säker dokumenthantering för att säkerställa rätt information i rätt tid till medarbetare och medborgare genom standardiserade rutiner/verktyg, tydliga riktlinjer samt rätt kompetens och strukturer för ständig processförbättring. Förankringsarbetet med visionen bör ske hos styrgrupp samt koncernledning för att i nästa led förankras hos dem som skall tillämpa den: medarbetarna. Arbetet bör samordnas med övriga delmåls aktiviteter kring dokumenthantering. Beslut som krävs Koncernledningen anmodas ta fram strategi och policy för dokumenthantering i med undantag av den patientbundna informationen. I en första fas skall strategin implementeras för det nya huset i Malmö och för detta ändamål utses en projektledare. Viktiga målsättningar för visionen Målet är att skapa en organisationsoberoende dokumenthantering, inte bara för att underlätta i processen för huset i Malmö, utan även för att skapa en lösning som är användbar för hela koncernen. Målet med visionen är att få ett förenklat, strukturerat och enhetligt arbetssätt med standardiserade rutiner inom. 16
Datum 2009-11-30 17 (23) Januari 2010 Utpeka ansvar (tydliga riktlinjer) omgående tillsättning. Beslut om ansvarsfördelning enligt förslag Februari- April 2010 Kartlägg Utgångsläge Parallella processer för att kartlägga utgångsläget inom olika fält Identifiera vilka frågor som måste hanteras i första hand i det nya huset. Identifiera det som skall vara samordnat vid inflytt och en tidplan samt handlingsplan för närmaste året i nya huset.. Uppfyllnad av legala krav (tydliga riktlinjer) Kompetensförsörjningsplan (rätt kompetens) Applikationer/System för diarieföring ett eller flera system. Vilket system lämpat för att fungera som koncernövergripande? Mallar och Processer - vilka delar inom diariehantering kan samordnas och på vilket sätt. T ex officiell adress (er)? Förstudie och plattform Mars- April 2010 Implementeringsplan (handlingsplan) Framtagning detaljerad plan för implementering baserat på utgångsläget. Oktober 2010 Skelett/Ramverk på plats för första steg Harmoniserad diariehantering (Kompetensluckor fyllda, Ett system, Enhetliga rutiner) vad måste vara klart när man flyttar in?) Januari 2011 Påbörjad leverans av Processer Tyngdpunkt på aktiviteter under senare halvåret för att inte överbelasta organisationerna direkt inpå inflyttningen i det nya huset. Januari 2012 Processer och stödstrukturer för ständig förbättring Under 2012 läggs vikten på att skapa strukturer som säkerställer att visionen hålls vid liv och rutiner för att följa upp arbetet med implementering samt fastställda rutiner. 17
Datum 2009-11-30 18 (23) 3. Förslag regionövergripande dokumenthanteringsplan för administrativa handlingar. Dokumenthanteringsplanen kan ses som en lathund för vad som ska göras med den information som hanteras av myndigheten vad som ska bevaras, vad som ska gallras och efter hur lång tid gallring ska ske. Den ger också en överblick över informationsflödet och är till hjälp vid exempelvis planering av administrativa rutiner och när allmänheten söker information. Informationen eller handlingarna som redovisas i dokumenthanteringsplanen är oberoende av media och kan handla om allt från papper till en post i en databas. arkivet samverkar med Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor i frågor som rör hantering, bevarande och gallring av allmänna handlingar. Genom Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor främjas "samverkan mellan stat och kommuner och landsting inom arkivområdet, till gagn för utvecklingen av arkivfrågor" (ur samrådsgruppens arbetsordning). Genom Samrådsgruppen utarbetas bland annat skriftserien "Bevara eller gallra - Gallringsråd" som tar upp frågor kring hantering, bevarande och gallring av handlingar inom kommunal och landstingskommunal verksamhet. Nulägesanalys Dokumenthanteringsplan för central administration saknas. Enligt gällande arkivreglemente ska dokumenthanteringsplanen uppta myndighetens aktuella handlingar samt innehålla uppgift om handlingarnas benämning och om gallringsfrister. Vidare bör där också finnas regler för arkivläggning och avställning, samt för vilka skrivmateriel och förvaringsmedel som är lämpliga att använda. Idag beslutar förvaltningarna om dokumenthanteringsplanerna för resp. förvaltning. Reflektioner och rekommendationer Behov av att ha gemensam koncernövergripande dokumenthanteringsplan för administrativa dokument. arkivet skulle kunna ges ökad befogenhet att fastställa regionövergripande dokumenthanteringsplaner. 18
Datum 2009-11-30 19 (23) Förslag till beslut Utarbetad dokumenthanteringsplan för administrativa handlingar fastställs. styrelsen föreslås utöka nuvarande delegation till regionarkivarien att också omfatta fastställandet av regionövergripande dokumenthanteringsplaner. 4. Förslag till hur dokumenthanteringsfrågorna generellt bör utvecklas och hanteras på längre sikt i samt hur kompetensförsörjningen ska tryggas. Nulägesanalys Oklart med ansvar och roller vem har ansvar för vad inom dokumenthantering? För många dokument och riktlinjer styrande, policies etc. Flera olika verktyg används inom dokumenthantering. Oklar var man skall spara dokument. Sårbart idag kompetens sprids inte administationen (registratur m.fl) kanske vet, men vet handläggare? Inga kortsiktiga eller kortsiktiga mål kring dokumenthantering. Vissa processer mer beskrivna t ex kring ärendeadministration. Dokument/mallar förvaras på olika sätt idag, t ex egna datorer, gemensamma servrar, gemensamma system som sharepoint en arbetar mycket med projekt och är en Reflektioner en bör inom koncernledningen ha samlat ansvaret för strategiskt arbete kring dokumenthantering för hela koncernen inklusive vårddokumentation. Behov av färre och tydligare. Hur används de? Kännedom om dem? Viktigt med generella verktyg, både ITstöd samt t ex mallar. Behov av standardisering av arbetssätt och processer kring dokumenthantering. Policy och processer kring dokumenthantering finns till största delen för nämndsadministration och mindre för övriga verksamheter/förvaltningar. Ingen har idag ansvar för uppföljning. Behov av tydlighet kring intern kontroll av dokumenthantering. Följs riktlinjer Varför gör vi på ett visst sätt? Vilka policys och värderingar kring dokumenthantering finns? Roller, vet alla vad som förväntas av dem? Finns förståelse för vikten av att alla arbetar på samma sätt med dokumentation? Behov av standardisering av arbetssätt och processer. Certifiering? Borde inte alla verksamheter bli certifierade (ISO) och ha dokumenterat hur man skall sköta sin dokumenthantering. Dokumenthantering i projekt styrs inte 19
Datum 2009-11-30 20 (23) projektorganisation. Stora projekt innebär mycket dokument och ställer stora krav på dokumenthantering. Mängden dokument ökar och antalet medarbetare kan vara många som behöver utbyta information. Idag ingen samlad kompetensförsörjning kring dokumenthantering. Hur kan man se till så att kompetensnivån inom dokumenthantering hålls högt: certifiering samt t ex körkort. Ingen prioriterad del att se till så att kompetens eller kunskapsöverföring sker. Vilka goda interna exempel på detta finns idag? idag. Projektmodellen hur används den i organisationen? Är alla i regionen bekväma med den modellen? Känner alla till det? Borde vara en del av dokumenthantering. Kompetensförsörjning börja med att ta fram ett introduktionsprogram som är centralt och som omfattar offentlighet och sekretess. Idag erbjuder juridiska enheten vissa utbildningar och regionkansliet erbjuder i december till handläggarutbildning. Från centralt håll ansvara för eller hålla i utbildningar som är mer generella samt erbjuda utbildningar som är mer generella Beslut som krävs Koncernledningen anmodas ta fram strategi och policy för dokumenthantering i med undantag av den patientbundna informationen. I en första fas skall strategin implementeras för det nya huset i Malmö och för detta ändamål utses en projektledare. Förslag att besluta om följande tid- samt handlingsplan för genomförande 20
Datum 2009-11-30 21 (23) December 2009/Januari 2010 Utpeka ansvar (tydliga riktlinjer) Beslut om ansvarsfördelning och aktiviteter enligt förslag. Våren - hösten 2010 Kartlägga utgångsläget Parallella processer för att kartlägga utgångsläget inom olika fält: Samverkan cross over effekter på redan befintliga projekt samt nya projekt inom dokumenthantering. Ta ett strategiskt ansvar för dessa frågor i total och hur de skall hänga samman. Beröringspunkter mellan olika projekt inom dokumenthantering i regionen. Uppfyllnad av legala krav (tydliga riktlinjer) Applikationer och system. Kartlägga vilka system och applikationer som finns som skall vara tillgängliga. Uppföljningsbara mål, rutiner för uppföljning och kontroll. Samordnade funktion skall ta fram riskhantering för dokumenthantering vilka risker finns om ej legala krav uppfylls? (hot) Kompetensförsörjningsplan (rätt kompetens.) Kompetensförsörjning inom dokumenthantering till olika funktioner som arbetar med dokument. Ta fram en strategi för kompetensförsörjning inom dokumenthantering. Ta fram ett körkort. Hösten 2010 Implementeringsplan (handlingsplan) Framtagning detaljerad plan för implementering av standarder, målarbete, kompetensförsörjning. Förankringsprocess med målgrupper. Våren 2011 Påbörja införande Koncernövergripande strategi inom dokumenthantering. Våren 2012 Processer och strukturer för uppföljning och kontroll av fastställda mål, indikatorer med mera. Säkerställa att det övergripande arbetet blir kontinuerligt och följer upp och utvecklas löpande. 21
Datum 2009-11-30 22 (23) Identifierade effektmål Projektgruppen har arbetat med att ta fram förväntade effektmål om aktiviteter som föreslås genomförs. Effektmålen kan delas upp i interna och externa. Identifierade interna effektmål Nedan redovisas exempel på interna effektmål. Kortare handläggningstider för personalen. Nyttan av en effektivare dokumenthantering är t ex i att mäta hur lång tid medarbetare idag ägnar åt att söka dokument, mallar med mera varje dag och att minska den tiden. Även en mycket liten minskning kan ge stora effekter, se exempel nedan där man sparar 3 min/h i effektivitet och vilka kostnader vi kan prata om i regionen. Ex: 1000 anställda som i genomsnitt arbetar med dokumenthantering i 1h/dag 220 arbetsdagar/år och en genomsnittlig månadslön på 23000kr/mån kostar 45980kr/år per person. 1000 personer som blir effektivare med 3 min blir en besparing på 2 299 000/år. Denna frigjorda tid kan användas till kärnverksamheten och leder till högre effektivitet. 22
Datum 2009-11-30 23 (23) Effektivare dokumenthantering leder även till ett minskat personberoende då kompetensen t ex om var vissa dokument är endast är känt av vissa personer idagsläget. Bättre kvalitet på beslut uppnås genom bättre tillgänglighet på underlag Bättre, effektivare och dokumenthantering med mål och uppföljning leder till att regionen kan uppfylla de legala kraven. Identifierade externa effektmål En bättre samordnad dokumenthantering leder även till bättre service för medborgarna, media med mera som får snabbare service och handläggning av de ärenden som inkommer via dem. På sikt kan det även leda till ökad insikt i regionens arbete om t ex IT-stöd utvecklas med scanning i diariet. 23