Verksamhetsberättelse

RAPPORT Verksamhetsberättelse 2018 Fastställd av överförmyndarnämnden Framtagen av regionstyrelseförvaltningen Datum 2019-02-07 Version 1.0 Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498 26 90 00 E-post regiongotland@gotland.se Org. nr 212000-0803 Webbplats www.gotland.se

Innehåll 1 Sammanfattning... 3 2 Händelser av väsentlig betydelse... 3 3 Förväntad utveckling... 4 4 Perspektiv samhälle... 5 5 Kvalitet... 5 5.1 Inkomna synpunkter... 5 5.2 Digitalisering... 5 6 Medarbetare... 6 7 Ekonomi... 6 7.1 Investeringar... 7 Bilagor... 8 Bilaga 1: Sammanställning mål... 8 Bilaga 2: Utvecklingsområden och aktiviteter... 11 Bilaga 3: Uppföljning av intern kontroll... 12 Bilaga 4: Ekonomiska rapporter... Fel! Bokmärket är inte definierat. 2 (12)

1 Sammanfattning Enligt lag ska det i varje kommun finnas en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd. har sedan 1 januari 2007 en överförmyndarnämnd. ska efter ansökan eller anmälan utreda behov av god man, förvaltare eller förmyndare för personer som av olika anledningar inte kan förvalta sin egendom, föra sin talan och tillvarata sina rättigheter. ansvarar därefter för tillsyn över förmyndares, förvaltares och gode mäns förvaltning. utövar också viss kontroll över föräldrar som har barn under 18 år. Kontrollen gäller i första hand de barn som äger tillgångar över 8 prisbasbelopp. Nämnden utser även god man för ensamkommande barn som anländer till Gotland efter anvisning av Migrationsverket eller som kommer till Gotland efter placering av annan kommuns socialtjänst. 2 Händelser av väsentlig betydelse s kansli har under det senast året haft stor personalomsättning på få tjänster (4.0); en mycket erfaren handläggare och en jurist har sagt upp sig. Det har inneburit en tung arbetsbörda för kansliet då de nyanställda (både tillsvidare- och etraanställda) saknat erfarenhet från verksamheten. Mycket tid har gått åt till rekrytering, introduktion och utbildning av de nyanställda. Det har bland annat lett till ökade handläggningstider och minskad tillgänglighet. Ett kontinuerligt arbete med kompetensförsörjningen av ställföreträdare samt lanseringen av en e-tjänst för att kunna lämna in intresseanmälan har gett ett visst resultat avseende rekryteringen av ställföreträdare. Bristen på ställföreträdare kvarstår dock som ett stort problem för nämnden. Beslut om att söka en utökning av kansliet med 0,5 tjänst är fattat. Denna tjänst skall vara vigd åt att arbeta med rekrytering och kompetensutveckling av ställföreträdare. I maj genomförde Länsstyrelsen sin årliga tillsyn av överförmyndarverksamheten. På det hela taget var de nöjda med hur nämnden bedriver verksamheten. PwC gjorde även en revision av verksamheten på uppdrag av regionfullmäktige. Revisionen riktade kritik gentemot nämnden angående vad de ansåg vara bristande målstyrning. De saknade en röd tråd mellan de koncernövergripande målen och de nämndspecifika målen. De ansåg även att nämndens internkontrollplan behövde uppdateras. Något som också gjordes. Beslut om utökad budget avseende arvoden till ställföreträdare fattades och nämnden tilldelades 500 tkr för kommande år. Underskottet för arvoden till gode män för ensamkommande barn prognosticerades till att bli 1000 tkr. Nämnden fattade beslut om att förbruka sitt eget kapital för att täcka så mycket av underskottet som möjligt. Det uppgick till 465 tkr varför nämnden begärde tilläggsanslag om 535 tkr för att täcka resterande kostnader. Den begäran avslogs. Den faktiska kostnaden för dessa arvoden landade till slut på 754 tkr varför nämnden redovisar ett underskott (efter avdragna intäkter om 74 tkr) i den budgetposten om 215 tkr. Sammantaget har nämnden överskridit tilldelade medel med 409 tkr. Övriga händelser är bland annat att antalet godmanskap för ensamkommande barn kraftigt minskat under året. Detta beror på att ett stort antal av barnen blivit myndiga under 2018. 3 (12)

3 Förväntad utveckling En förhoppning är att personalgruppen skall stabiliseras under året. En ny medarbetare kommer att påbörja sin anställning i mitten av februari och kan inte förväntas vara helt insatt i nämndens verksamhet förrän en längre bit in på 2019. Mer tid kommer behöva vigas åt introduktion och utbildning. Kansliet skall i högre grad än förutvarande år också delta i eterna utbildningar. Effekterna av den personalsituation som varit under 2018 kommer fortsätta en bit in på 2019. Handläggningstiderna som för 2018 överskred angivet mål, kan inte förväntas bli mycket kortare under 2019. Det kommer också att bli svårare att uppnå nämndens övriga mål. Dessa är upprättade i förhållande till ett fullt bemannat kansli. För att säkerställa verksamheten, både på kort och lång sikt, så kommer det genomföras ett förbättringsarbete vad gäller styrning och rutiner i samband med vårens planerade planeringsdag. Som en del av nämndens internkontrollplan kommer kansliet även att genomföra en riskanalys för att lokalisera vilka områden inom verksamheten som är känsligast för personalbortfall. Syftet är att säkerställa att det finns minst två medarbetare som har fördjupad kompetens i dessa områden. En nyckelfråga för nämndens verksamhet är och kommer fortsätta vara rekryteringen och kompetensutvecklingen av ställföreträdare. Nämnden har noterat att en kontinuitet i arbetet har gett bättre resultat än större punktinsatser och kommer därför att fortsätta arbeta i enlighet med en sådans strategi. Som ett led i detta kommer det i samband med strategisk plan och budget 2020-2022 att äskas pengar för att utöka kansliets arbetsstyrka med 0,5 tjänst. En tjänst som kommer vara helt inriktad på kompetensförsörjningen av lämpliga ställföreträdare. Ett fortsatt arbete med digitaliseringen av nämndens verksamhet är planerad. Administrationen av nämndens sammanträden planeras vara helt digitaliserad till senast aprilsammanträdet. I samband med strategisk plan och budget 2020-2022 kommer nämnden också att äska pengar för en uppdatering av kansliets ärendehanteringssystem. Det nya systemet skall vara mer kompatibelt med en digitaliserad omvärld. Fler e-tjänster kommer även att lanseras. Bland annat en för inlämning av årsräkningar. Under 2019 kommer antalet ensamkommande barn att minska ytterligare i antal, om inte något oförutsett inträffar. Vad gäller ekonomin för 2019 så har nämnden ett bättre utgångsläge än för 2018 med 500 tkr i utökad budgetram för arvoden för ställföreträdare. Inte heller i år kommer nämnden få någon ersättning från Migrationsverket avseende kostnader för arvoden till gode man för ensamkommande barn men antalet barn är samtidigt mycket färre än tidigare år. Dock har en del av dessa fått särskilt förordnad vårdnadshavare vilket belastar budgetposten för arvoden till ställföreträdare. Arvodesomkostnaderna för året är svåra att prognosticera vilket förklaras närmre under punkt 7 angående ekonomin. 4 (12)

4 Perspektiv samhälle Nämnden har inte i sin verksamhetsplan för 2018 fastställt några mål inom området samhälle som går att direkt koppla till de se målområden som tas upp i bilaga 1. Däremot har nämndens verksamhet viss påverkan på folkhälsan, att gotlänningar känner sig delaktiga samt målet med ett jämställt och jämlikt Gotland. 5 Kvalitet Inom målområde kvalitet lokaliserades ett mål som relevant för nämndens verksamhet. Mål nummer 19 angående god tillgänglighet i. Nämnden har i stort uppnått de sina nämndspecifika mål som relaterar till det koncernövergripande målet om god tillgänglighet. Kansliet har svarat på e-posten inom angiven tidsram samt haft bemanning på plats under samtliga telefon och besökstider. Ett arbete med att uppdatera hemsidan har påbörjats i samarbete med regionens kommunikatörer. Bland annat har en informationsfilm om ställföreträdaskapet köpts in och lagts upp. Det arbetet beräknas vara klart till maj 2019. Däremot uppnådde inte nämnden målet med att 80 % av kunderna skulle vara nöjda eller mycket nöjda med kansliets tillgänglighet. Resultatet var 76 % nöjda. Ställföreträdarna var överlag nöjda med svarstiden på skickade e-brev och handläggningstiden på deras ärenden, där överstiger andelen nöjda 83 %. Det som drar ner resultatet är nöjdheten med tillgängligheten på telefon (73.4 % nöjda) och besökstider (63,9 %). 5.1 Inkomna synpunkter Områden med positiva synpunkter Kansliet är kompetent Ställföreträdarna blir bra bemötta i kontakt med kansli och nämnd Nämnden och kansliet gör ett bra jobb Områden med negativa synpunkter Arvodet för ställföreträdare är för lågt Ställföreträdarna vill ha mer utbildning än vad som erbjuds Ställföreträdarna önskar en ökad digitaliseringsgrad Åtgärder Arvodeskostnaderna är redan högre än budgeten, nämnden har ansökt och blivit beviljat utökad budgetram med 500 tkr. Att kunna betala mer i arvode vore dock önskvärt. Inte minst för att kunna locka till sig fler ställföreträdare. Nämnden har beslutat om att äska medel för 0,5 tjänst som delvis skulle arbeta med kompetensutveckling för ställföreträdare. Digitaliseringsprocessen är ständigt pågående. 5.2 Digitalisering Nämndens arbete med digitalisering har följt två spår som löper parallellt med varandra. Det ena är frågan om nämndshanteringen och det andra är ärendehanteringsprocessen. Under året har arbetet med att digitalisera nämndshanteringen tagit små steg framåt. I april upphörde pappersutskicken av offentliga handlingar inför sammanträdena. Det mål som kansliet satte upp om att första sammanträdet 2019 skulle vara digitalt uppnåddes inte. Personalsituationen under hösten tillät inte något strategiskt förbättringsarbete. Processen med digitaliseringen fortskrider dock och utbildning i ärendehanteringssystemet W3D3 är planerad till slutet av februari 2019. 5 (12)

Vad gäller digitaliseringen av ärendehanteringsprocessen så har det upprättats digitalt ifyllningsbara blanketter som skall tas i aktivt bruk under våren 2019. En e-tjänst där man kan lämna intresseanmälan för att bli god man lanserades under hösten med gott resultat. En e- tjänst för att kunna lämna in årsräkningar testas av utvalda ställföreträdare under januari/februari 2019. Nämnden fattade beslut under sammanträdet i september om att man skall äska pengar för ett uppdaterat ärendehanteringssystem i samband med strategisk plan och budget 2020-2022. 6 Medarbetare har inget personalansvar, men målområde medarbetare innehåller likväl en del för nämnden relevanta mål. I verksamhetsplanen för 2018 nämndes medarbetare har förutsättningar att bidra till verksamhetsutveckling, medarbetare förstår verksamheten och sitt eget uppdrag samt förutsättningar för medarbetare att bibehålla god hälsa. Resultaten av dessa mål redovisas i medarbetarundersökningen som handhas av RSF. 7 Ekonomi redovisar för 2018 ett negativt resultat med 409 tkr. Helår 2018 (tkr) Årsbudget Utfall Avvikelse Nämnd 306 193 +113 Kansli 2 699 2 561 +138 Ställföreträdare 3 786 4 332-546 Summa 6 791 7 085-294 Ensamkom. barn -Intäkter 0-174 +174 -Kostnader 465 754-289 Summa 465 580-115 Totalt ÖFN 7 256 7 665-409 Nämndens budget är uppdelad på fyra olika områden: Kostnader för politisk ledning nämndverksamhet Kostnader för kanslifunktion Kostnad för arvoden till ställföreträdare Kostnad/intäkt för hantering av ensamkommande flyktingbarn 6 (12)

Kostnader för nämndverksamhet I budget 2018 har 306 tkr avsatts för kostnader för nämndverksamheten. Budgeten är beräknad på att nämnden har 11 sammanträden per år samt att ordförande och vice ordförande arvoderas enligt gällande riktlinjer. Utöver detta har nämnden avsatt 68 tkr till kursoch konferens, resor, konsult och medlemsavgifter. Den totala kostnaden uppgick under 2018 till 193 tkr. Överskottet beror framförallt på färre nämndsammanträden (8 st) än beräknat och att endast en ledamot deltog i den årliga konferensen som Föreningen Sveriges Förmyndare (FSÖ) jämfört mot budgeterade fyra ledamöter. Kostnad för kanslifunktionen Nämnden har i grunden ett avtal med regionstyrelseförvaltningen om att tillhandahålla kansliresurser med motsvarande 4.0 tjänster till en kostnad av 2 699 tkr. Kansliet fick ett överskott på 138 tkr. Detta beror på en vakant tjänst under 2 månader, föräldraledighet 20% under 8 månader, viss sjukdom och VAB-dagar. Kansliet har också haft icke budgeterade kostnader för inköp av film till hemsidan och etra anställd för handläggning av årsräkningar. Arvoden till ställföreträdare Nämnden har i budget avsatt 3 786 tkr för arvoden till ställföreträdare. Kostnaden uppgick i bokslutet till 4 332 tkr, vilket medför ett underskott på -546 tkr. Kostnaderna för arvodena är beroende av flera faktorer, dels prisbasbeloppets utveckling, dels den totala ärendevolymen samt andelen arvoden som betalas av. Andelen ärenden som betalas av har under de senaste åren ökat. Prisbasbeloppet har också stigit med 700 kronor mellan 2017 och 2018, från 44 800 kr till 45 500 kr. vilket är en ökning med 1,6 procent. Ärendevolymen har under de senaste åren ökat något. Dessutom har andelen ensamkommandebarn som fått uppehållstillstånd och därmed särskilt förordnad vårdnadshavare ökat markant. Kostnaderna för dessa bokförs under posten arvoden för ställföreträdare. Sammantaget förklarar detta kostnadsökningen och underskottet på denna del av verksamheten. Nämnden har sökt och blivit beviljad utökad budgetram om 500 tkr inför verksamhetsåret 2019. Kostnad/intäkt för hantering av asylsökande ensamkommande barn Nämnden redovisar ett underskott på -115 tkr inom detta område. Budgeten för gode män för ensamkommande flyktingbarn blev 465 tkr då nämnden beslutat att använda sitt eget kapital för att täcka delar av den kostnaden. Den totala kostnaden för dessa arvoden prognosticerades i samband med delår 2 till 1 000 tkr. För att kunna betala resterande del ansökte nämnden om tilläggsanslag om 535 tkr men fick avslag i regionfullmäktige. Den slutliga kostnaden blev 754 tkr. De 174 tkr som inkommit rör sig om icke budgeterade intäkter. 100 tkr här hänförbara till SON 149/2014 och de övriga 74 tkr rör sig om utbetalning av två stycken schablonbelopp i enlighet med RF 31/2018. Alltså två ensamkommande barn som blivit placerade på Gotland under året. De 6 tkr som fattas är avdragna efter att vi fått avslag på en ansökan om ersättning från migrationsverket från 2017. 7.1 Investeringar har inga investeringskostnader. 7 (12)

Bilagor Bilaga 1: Sammanställning mål Perspektiv: Samhälle Social hållbarhet Mål Tillämpligt mål i VP Prioriterat utv.område i VP Prioriterad aktivitet i VP Relaterat nämndmål finns 1. God folkhälsa X 2. Gotlänningar känner sig delaktiga X 3. Ett jämställt och jämlikt Gotland X 4. Alla barn har goda uppvätvillkor 5. Ett rikt och tillgängligt kultur- och fritidsliv 6. En levande landsbygd och ett attraktivt Visby för bibehållen inomregional balans Ekonomisk hållbarhet Mål Tillämpligt mål i VP Prioriterat utv.område i VP Prioriterad aktivitet i VP Relaterat nämndmål finns 7. Ingen bostadsbrist 8. Alla elever fullföljer gymnasieskolan 9. Hög andel gotlänningar i arbete eller studier 10. God tillgång till vuenutbildning 11. Långsiktigt goda och stabila kommunikationer 12. Ett gott näringslivsklimat 13. Ökad folkmängd Ekologisk hållbarhet Mål Tillämpligt mål i VP Prioriterat utv.område i VP Prioriterad aktivitet i VP Relaterat nämndmål finns 14. Utveckla Gotland som ekokommun 15. Ställ om till lokalproducerad och förnyelsebar energi 16. Säkra tillgången till vatten av god kvalitet 17. Gotlands klimatavtryck ska minska 18. Ett ansvarsfullt samhällsbyggande som bidrar till tillvät över hela ön 8 (12)

Perspektiv: Verksamhet Kvalitet Mål Tillämpligt mål i VP Prioriterat utv.område i VP Prioriterad aktivitet i VP Relaterat nämndmål finns 19. God tillgänglighet till X X X X 20. God kvalitet i skolan 21. God kvalitet i vården 22. God kvalitet i omsorgen Medarbetare Mål Tillämpligt mål i VP Prioriterat utv.område i VP Prioriterad aktivitet i VP Relaterat nämndmål finns 23. Medarbetare har förutsättningar att bidra till verksamhetsutveckling X 24. Ledare skapar förutsättningar för och tar tillvara engagemang hos medarbetarna 25. Medarbetare förstår verksamheten och sitt eget uppdrag X 26. Arbetsmiljön ger förutsättningar för medarbetaren att bibehålla god hälsa X Ekonomi Mål Tillämpligt mål i VP Prioriterat utv.område i VP Prioriterad aktivitet i VP Relaterat nämndmål finns 27. Budgeterat resultat ska uppgå till minst 2 procent av nettokostnaden 28. Årets ekonomiska resultat ska uppgå till minst 2 procent av nettokostnaden 29. Soliditeten ska vara minst 45 procent 30. Den totala nettokostnadsökningen ska inte överstiga ökningen av skatteintäkter och generella statsbidrag 31. Regionens materiella tillgångar ska vårdas 32. Skattefinansierade investeringar ska vara egenfinansierade till 100 procent 9 (12)

Nämndmål 1. Utifrån överförmyndarnämndens lagstadgade uppdrag ser nämnden det som viktigt att verksamheten ska bedrivas rättssäkert och med tydlighet, tillgänglighet och trygghet. 2. Kansliet ska sträva efter korta handläggningstider och samarbeta med tingsrätten så att även den totala handläggningstiden blir så optimal som möjligt. Målet för 2018 är att handläggningstiden på kansliet ska vara maimalt 70 dagar och mätas tre ggr/år i samband med delår 1 och 2 samt årsbokslut. 3. Tillsynen som sker genom granskning av årsräkningar görs enligt särskilt granskningsprogram. Målet för 2018 är att alla årsräkningar som inkommit i tid och är kompletta ska vara granskade senast 2018-08-31. 4. Skriftspråket ska vara tydligt och enkelt. Hemsida och blanketter ska bidra till att informationen blir tydlig och tillgänglig. 5. Kansliet ska ha telefon- och besökstider som underlättar tillgänglighet och trygghet. E-post ska besvaras inom två arbetsdagar. 6. Huvudmän och ställföreträdare ska känna sig trygga med verksamheten. 7. Kundenkät till ställföreträdare ska genomföras för att kunna mäta tydlighet, tillgänglighet och trygghet. Det sammantagna resultatet för NKI ska överstiga 80. 8. Inom områdena information, tillgänglighet, bemötande, kompetens och kvalitet ska minst 80 % av kunderna vara nöjda enligt kundenkäten. Måluppfyllelse 1. Inga inkomna JO-anmälningar och mild kritik från Länsstyrelsen och kommunens revisorer. 2. Handläggningstiden slutade på 75 dagar 3. Målet uppnåddes 4. Uppdaterade blanketter och uppdaterad hemsida. Arbetet med detta gjordes i samarbete med regionens kommunikatörer. 5. E-post besvaras inom angiven tidsram och kansliet har haft bemanning under angivna telefon- och besökstider. 6. Återkommande kommentarer i kundundersökningen gjorde gällande att ställföreträdarna tycker att kansliet är kompetent och gör ett bra arbete som de känner sig nöjda med. Även det sammantagna NKI-värdet visar på samma sak. 7. Sammantaget värde för NKI visade sig i samband med kundundersökningen vara 88 8. Inom områdena information, tillgänglighet, bemötande, kompetens och kvalitet skulle minst 80 % av kunderna vara nöjda enligt kundenkäten. Resultatet visar 85,5 % nöjda ställföreträdare. Delmålet tillgänglighet nådde dock bara upp till 76 % nöjda. 10 (12)

Bilaga 2: Utvecklingsområden och aktiviteter Utvecklingsområde: Digitalisering Aktivitet Status Ej påbörjad Påbörjad Genomförd Nämndadministration Utveckling av e-tjänster Ärendehanteringsprocessen Utvecklingsområde: Tillgänglighet Aktivitet Telefon- och besökstider Besvarande av e-post Aktuella blanketter och uppdaterad information på hemsida Status Ej påbörjad Påbörjad Genomförd Utvecklingsområde: Rekrytering av ställföreträdare Aktivitet Plan för strategiskt rekryteringsarbete Äskande av medel för 0,5 tjänst Status Ej påbörjad Påbörjad Genomförd 11 (12)

Bilaga 3: Uppföljning av intern kontroll 1. Kontroll av befintliga ställföreträdare hos kronofogden, polisen och socialtjänsten ska ske vart tredje år. Vid 2018 års kontroll identifierades inga befintliga ställföreträdare som mindre lämpliga. 2. Kontroll vid nyrekrytering av ställföreträdare skall göras hos kronofogden, polisen och socialtjänsten. Det har också gjorts vid samtliga nyrekryteringar under 2018. Om tilltänkt ställföreträdare identifieras med dom i belastningsregistret, fastställd skuld vid kronofogden under de senaste tre åren eller har levt på ekonomiskt bistånd under de senaste tre åren är tilltänkt ställföreträdare inte bedömd som lämplig utifrån nämndens riktlinjer, och kan därför inte bli aktuell för något uppdrag. En handfull tilltänkta ställföreträdare har fått avslag på sin önskan om att bli god man under året med hänvisning till ovanstående. 3. Nämndens tillsyn genom granskning av årsräkningar och redogörelser sker löpande under året enligt särskilt granskningsprogram. Den fördjupade granskningen under 2018 innebar att ställföreträdare i samband med årsräkning skulle lämna in den förenklade arbetsgivardeklarationen i de fall då huvudmannen själv betalat arvodet. Detta för att kontrollera om inbetalningen av denna avgift gick korrekt tillväga. Resultat av den fördjupade granskningen har gett vid handen att över hälften av ställföreträdarna vars huvudmän själva betalat arvodet gjort fel på ett eller annat sätt. I de fallen har kansliet anmodat ställföreträdarna att göra om och göra rätt. Nämnden har beslutat att använda samma fördjupade granskning för år 2019 avseende 2018 års redovisningar. 12 (12)