Revisionsprotokoll Revisionsteam Uppdragsledare: Uppdragsmedlem: Annicca J Andersson Yvonne Hellsén Revisionens omfattning Systemdokumentation: Ledningssystem april 2017 Åtgärdade avvikelser: Kvarstående avvikelser: Revisionsförutsättningar: ISO 14001:2004 Typ av revision: Samtliga Inga Revisionen har genomförts med hjälp av stickprov på tillgänglig information under revisionstillfället. Revision har genomförts och bedöms uppfylla uppställda revisionskriterier om inget annat framgår av revisionsrapporten. Uppföljande revisioner Reviderade delkrav: 4.1; 4.2; 4.3.1; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.1; 4.4.2; 4.4.3; 4.4.4; 4.4.5; 4.4.6; 4.4.7; 4.5.1; 4.5.2; 4.5.3; 4.5.4; 4.5.5; 4.6 Resultat Mycket allvarliga avvikelser (F): 0 Allvarliga avvikelser (C): 0 Mindre allvarliga avvikelser (B): 2 Revisionsgruppens rekommendation Oförändrad certifieringsstatus efter presentation av skriftliga bevis på korrigerande åtgärder inom 3 månader. Annicca J Andersson / Uppdragsledare Sida 1 av 7
Användning av certifikatsdokumentation Inga oklarheter har identifierats Avvikelser - multi site Samordnad hantering av avvikelser och informationsspridning. Avvikelser - paraplycertifikat Avvikelsehanteringen följer gemensamt upplägg för hela verksamheten Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder Väl känd rutin, få avvikelser (relevant avseende miljö). Fortlöpande uppmuntran ges. Eventuella avsteg, signifikanta områden och anledning till förändringar i revisionsplan Inga avsteg eller förändringar i revisionsplanen. Interna revisioner Mycket väl fungerande interna revisioner, till nytta för verksamheten. Intressentanalys Genomförd på samtliga besökta verksamheter Korrespondens med myndigheter Inga oklarheter föreligger. Ledningens genomgång Väl fungerande. Protokoll i god ordning Ledningens representant Kristina von Oelreich är ledningens representant Ledningssystemets effektivitet, prestanda och bidrag till att uppfylla policy och mål. Väl integrerat och fortlöpande arbete med hållbar utveckling Områden nästa revision Uppgradering inför ISO 14001:2015 Specifika fokusområden bestäms i samband med detaljplaneringen av revisionen. Nästa revision är en omcertifieringsrevision med uppgradering till ISO 14001:2015. Avstämning med Qvalify försäljningschef, ger 9 revisionsdagar på plats hos er och 1 dags dokumentationsgranskning avseende krav i nya standarden, inför revisionen. Revisionen genomförs vecka 16 (180416-180420), år 2018, hos er. Revisor Annicca JSida Andersson 2 av 7
Ständiga förbättringar Fortlöpande arbete, utan anmärkning Uppfyllelse av mål och handlingsplaner Mål och målprogram fastställs och utvärderas samt kommenteras. Ett bra arbete inklusive ständig förbättring kan visas. Vilka orter som besökts vid revisionstillfället Brinellvägen 8, Stockholm: Ledning Personalavdelning KTH Sustainability Office Nödlägesberedskap IT avdelning Kommunikationsavdelning Skolor: CHE inkl. labb CSC ICT inkl. Electrumlabb (Kista) EES inkl. labb SCI inkl. labb STH inkl. labb (Flemingsberg) STH inkl. labb (Flemingsberg) Positiva iakttagelser CHE + Labb: +Väl genomarbetad kemikaliehantering och riskanalyser. +Endast riskbedömda kemikalier ges access till labb +Säkerhetsföreskrifter ska signeras +Bra kommunikationsvägar och mötesarenor CSC: +Arbetsplatsrådet är ett bra forum som ni säkert kan dela med er av till andra skolor +Trello ger en bra överskådlighet för samtliga i organisationen +Servicecenter genomför löpande rondering i verksamheten IT-avdelningen: +Intressanta projekt utifrån ett livscykelperspektiv och minskning av energianvändning såsom utrangering av stationära servrar +Bra diskussion om möjlighet/paketering resefria möten Brand och nödläge: +Utvecklar rutin för utrymning för att säkerställa genomförandet vid eventuell avsaknad av utrymningsledare. Arbetar fram ett samlat dokument som ska finnas på respektive skola och förvaltning +Utifrån genomförda övningar arbetar man med ständiga förbättringar ICT och Electrumlabb: Sida 3 av 7
+Bra rutiner för tillträde i verksamheten och labb. +Väl fungerande kemikaliehantering, riskanalyser och nödlägesberedskap. +Bra kommunikationsvägar såsom veckobrev från labb och intranät EES och labb: +Fungerande rutiner på labb kring behörighet och kemikaliehantering +Grönt spår och det smarta hemmet är spännande områden som integreras i utbildningen enligt KTH:s mål. Övergripande: +Bra övergripande mål avseende integrering i utbildning och forskning inom hållbar utveckling. +Engagemang och arbete med ständiga förbättringar inom hållbar utveckling +Läsbehörighet på lagportal för samtliga på KTH Övergripande: + Tillstånd finns inlagda under "MiljöGuiden" i specifik datamapp. Giltighetstid per tillstånd finns nu angiven + Inga oklarheter med myndigheter + Skriftliga delegeringar och uppdrag, är funna i god ordning + God ordning på lagar och andra krav + Lagefterlevnadskontroll genomförd på ett bra sätt på samtliga skolor + Central bedömning och sammanfattning av lagefterlevnadskontroll + Lageftrlevnaden bedöms vara god + Förbättrad indelning av intranätet + Tydliga snabblänkar från centrala och lokala miljösidor/intranät + Fortlöpande förbättring av KTH:s nätsidor + Policys finns fastställda + Miljöaspekter är uppdaterade + Fortlöpande arbete med betydande miljöaspekter (exempelvis resor och avfall) + Fortlöpande utveckling av resfria möten + Tydlig checklista för resfria möten finns framtagen, till nytta för verksamheten + Fortlöpande arbete med avfallshantering + Koppling mellan miljöaspekter och lagkrav kan visas + God måluppföljning och måluppfyllelse av mål 2013-2016 + Mål och program finns framtagna för mål 2016-2020 (se mindre avvikelse) + God ordning på dokumenthantering. Fortlöpande uppdatering av dokument. + Väl fungerande mötesformer + Fortlöpande arbete med ansvars- och områdesfördelning + Väl fungerande ledningsgrupp samt ledningens genomgång (övergripande och lokalt) + Väl fungerande miljögrupp + Web-utbildning miljö, är en del av introduktionen för nya medarbetare + Fortlöpande utbildningsinsatser (kemikalier, brand, hållbarhet, nya standarden mm) + Årlig översyn av brandskydd tillsammans med fastighetsägare (kompletterat med lokala översyner) + Brandutbildningstillfällen hålls ett par gånger per år + God ordning på rutiner för upphandling och inköp + Miljökravslista (exempel) finns att tillgå + Fortlöpande uppföljning av upphandling och avrop med miljökrav + God samverkan mellan upphandlingsgruppen och KTH Sustainability Office + Årlig redovisning till Naturvårdsverket (februari) + Årlig redovisning till Miljökontoret (med flera) + God följsamhet mot rutiner (centralt-lokalt) + Väl fungerande kemikaliehantering (se mindre avvikelse) + Alla har tillgång till säkerhetsdatablad via KLARA programvara + Fortlöpande arbete med hållbarhet (olika nivåer) + Hållbarhetskrav har fått ett större utrymme vid upphandling + Hållbar utveckling ska integreras i KTH:s samtliga program (2016-2020) Sida 4 av 7
+ Integreringen av hållbar utveckling i KTH:s forskningsbas ska öka (2016-2020) + Hållbar förvaltning av KTH Campus (2016-2020) + Hållbara transportslag premieras genom att underlätta för de som cyklar, går eller åker kollektivt + Miljö- och hållbarhetsfrågor ska integreras i all ordinarie verksamhet och vara en del i alla relevanta processer, planer och beslut (2016-2020) + Fortlöpande arbete med samverkan och kommunikation (internt-externt) + Gapanalys ISO 14001:2004 mot ISO 14001:2015 är genomförd + Samtliga miljöombud har gått utbildning i nya miljöstandarden + Ledningen har informerats vid ett par tillfällen avseende nya krav i nya standarden. Ytterligare utbildning planeras för nya standraden (Ledningen m fl.) + Mycket gott engagemang på samtliga nivåer + Väl känd rutin för avvikelsehantering samt fortlöpande uppmuntran av dokumentra avvikelser i syfte att förbättra + Väl fungerande aktiviteter kring förbättringsförslag + Mycket väl fungerande interna revisioner, utförliga rapporter inklusive goda exempel + Ett föredömligt planerings och stabilitetsarbete (med mycket få resurser) kan visas av KTH Sustainability Office avseende tidsperioden för rekrytering av ny miljöchef. Ny miljöchef är mycket engagerad i relaterade frågor och visar stort intresse liksom medarbetare som aktivt deltar i revisionen. + Öppenhet präglar verksamheterna, vilket är föredömligt i syfte att förbättra + Ständig förbättring kan visas + Engagemanget är mycket gott hos samtliga besökta verksamheter SCI-skolan: Mycket god ordning och reda genom verksamheten. Ledningens genomgång hölls 170328, protokollet är funnet i god ordning. Intern utvärdering av lagefterlevnad är genomförd. Ett fortlöpande väl implementerat miljöarbete kan visas. Nytt miljöombud med förstärkta resurser avseende kemiklaiehantering och avfallshantering. Väl fungerande Systematiskt brandskyddsarbete. Utmärkt engagemang! STH-skolan: Mycket god ordning och reda genom verksamheten. Ledningens genomgång hölls 170220, protokollet är funnet i god ordning. Intern utvärdering av lagefterlevnad är genomförd. Ett fortlöpande förbättrat och nu väl implementerat miljöarbete kan visas. Mycket god ordning och reda i lokaliteter (exempelvis labbmiljöer). Utmärkt engagemang! Personalavdelningen: Ett väl redovisat arbete i berörda delar, exempelvis introduktion av nya medarbetare. Upplägg i datamiljö är lätt att orientera sig i, vilket underlättar för användaren. Ett mycket gott engagemang kan visas! Kommunikationsavdelningen: Ett väl redovisat arbete i berörda delar exempelvis fortlöpande kommunikation av hållbarhet (jämställdhet och internationalisering). Bra stöd för verksamheten avseende fortlöpande påminnelser avseende nämnda områden, i verksamhetens alla delar. Strategi för kommunikation och hållbar utveckling finns fastställd 170301. Ett mycket gott engagemang kan visas! Förbättringsförslag CHE + Labb: -För att säkerställa komplett genomförd introduktion av nya medarbetare inom miljöområdet, kemikalier och riskhantering rekommenderas ni samla dessa centralt på skolan. -Då säkerhetsföreskrifter ej är signerade och kemikalier ska hanteras bör ni skriva en incidentrapport för att säkerställa era rutiner. CSC: -Ta fram nyckeltal och handlingsplaner för mål avseende hållbar utveckling i era utbildningar och Sida 5 av 7
forskningsprojekt. I handlingsplan kan ni lägga in avstämningspunkter och möjlighet till utvärdering. IT avdelningen: -Dokumentera och rapportera till Sustainability office genomförda åtgärder såsom utrangering av servrar då det är en viktig del i KTH:s arbete med betydande miljöaspekter Brand och Nödläge: -Säkerställ så ni har styrande dokument för att uppfylla krav för säkerhetsrådgivare och vad som förväntas att genomföras av er i organisationen -Utifrån anmärkning vid senast genomförda kontroll av brandinspektion bör ni säkerställa rutin för information om utrymningsvägar vid uppstart av föreläsningar. -För att kunna få en samlad bild bör ni säkerställa så samtliga brand och nödläges incidenter översänds till säkerhetschef. EES och labb: -Utbilda flera personer i Klara systemet för att kunna säkerställa genomförd riskbedömning. (Vid dagens revision var ansvarig för riskbedömning ej på plats) Övergripande: -Nya medarbetare ska genomföra digital miljöutbildning tydliggör när den senast bör vara genomförd vid en introduktion. -Belys vikten av framtagna nyckeltal för era övergripande mål inom hållbar utveckling -Utveckla kommunikationsvägar till Sustainability office av genomförda åtgärder som är positiva åtgärder för er hållbara utveckling och minskning av era betydande miljöaspekter. Vid dagens revision hos IT avdelning framkom ett projekt med minskad andel lokala servrar från 1000 till i dagsläget 100 st. - Nuvarande Utbildning Admin modul i HR Plus saknar följande: Användarmöjligheter för chef och medarbetare avseende planering och uppföljning av utbildning. Dessa möjligheter finns i den nya modulen. (Balansgång mot vad Statens Serviceenter 2021 kan erbjuda). - Gränsdragningslista för olika ansvarsområden håller på att förtydligas. Uppföljning görs vid nästa revision. - Hållbar utveckling (jämställdhet och internationalisering) kan inkluderas i alla övergripande styrdokument, avseende Förvaltningen och avseende Ledning och styrning på respektive skola. Exempelvis i Arbetsförordningen för KTH, Verksamhetsplaner på de olika nivåerna - Samverkan mellan respektive skolas representant i akademisk referensgrupp för hållbar utveckling, och miljöombud? Uppföljning görs vid nästa revision. - Omorganisation planeras till januari 2018. Arbete pågår. Uppföljning av status görs vid nästa revision. Sida 6 av 7
Förteckning avvikelser ISO 14001:2004 AR 1 Delkrav: 4.3.3 Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner Rubrik: Mål och handlingsplaner Plats: SCI skolan Status: Väntar på svar från kund SCI-skolan: - Övergripande miljömål kopplat till utbildning är inte dokumenterat - Handlingsplaner till miljömålen är inte dokumenterade Typ av avvikelse:b AR 2 Delkrav: 4.4.6 Verksamhetsstyrning Rubrik: Riskbedömning per kemikalie Plats: SCI-skolan labb Status: Väntar på svar från kund SCI-skolan: Riskbedömning per kemikalie saknas, på labb. Typ av avvikelse:b Sida 7 av 7