Sammanträdesprotokoll

Sid 1 (15) Sammanträdesprotokoll Plats och tid Stadsbiblioteket, Rettigska rummet stora, 25 juni kl. 13.30-15.30 Paragraf 51-61 Närvarande Se sidan 2 Justeringens plats och tid Gefle Vapen 2014-07-02 Sekreterare Camilla Williamsson Ordförande Lars-Göran Ståhl (S) Gunnar Kvist (FP) Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har offentliggjorts genom anslag. Organ Sammanträdesdatum 2014-06-25 Anslag sätts upp 2014-07-03 Anslag tas ned 2014-07-25 Förvaringsplats för protokollet Gefle Vapen Underskrift Camilla Williamsson Gävle kommun Box 801 Växel 026-17 80 00 kultur-fritid@gavle.se http://www.gavle.se

Sid 2 (15) Ledamöter Närv. Frånv Tjänstgörande ersättare Paragraf Lars-Göran Ståhl (S) ordf Mona Kolarby (S) Markus Kristiansson (S) Maria Andersson (S) Ismet Uzun (S) Ylva Bandmann (MP) v. ordf Tobias Åkerlund (V) Kenneth Bognesand (M) Birgittha Bjerkén (M) Fredrik Fahlstedt (M) Niclas Bornegrim (M) Gunnar Kvist (FP) Erik Holmestig (C) 54-61 Inga-Lill Hemström (S) Kerstin Brannerydh (M) 51-61 51-53 Ersättare Närv. Frånv Leyla Tarhan (S) Robin Andersson (S) Per Gunnarsson (V) Kicki Larsson (MP) Kerstin Brannerydh (M) Lars-Åke Gyllenhammar (M) Margaretha Hofvenstam (FP) Anders Aldén (KD) 54-61 Övriga Kajsa Ravin, Förvaltningschef, 51-61 Camilla Williamsson, Nämndsekreterare, 51-61 Anneli Westin, Administrativ chef, 51-61 Tina Hellman, Ekonomichef, 51-59 Erica Embretsen Almer, Enhetschef Stadsbiblioteket 51 Eva Lindelöw Sjöö, Enhetschef Stadsarkivet 56 Gunnar Hansén, Utredare 58 2 Besökare

Sid 3 (15) 51: Fastställande av föredragningslista 1. Mötets öppnande, upprop, tjänstgöringsordning 2. Val av justerare 3. Fastställande av föredragningslista 4. Anmälan av beredning 5. Information från förvaltningschefen 6. Utredningen Budget- och skuldrådgivning, dnr 14KFN200 7. Synpunkter på preliminära mål och ramar2015-2018, dnr 14KFN124 8. Utredningsuppdrag för Gävle Konserthus och Gävle Symfoniorkester, dnr 14KFN212 9. Stadsarkivets organisatoriska tillhörighet, dnr 14KFN177 10. Utredningsuppdrag Kulturpriset, dnr 14KFN232 11. Stadsdelsmedel Rapatac, dnr 14KFN190 12. Ekonomisk månadsrapport 2014, dnr 14KFN76 13. Redovisning av delegationsbeslut 2014, dnr 14KFN59 14. Rapporter från förtroendeuppdrag 15. Kontaktpolitikerna rapporterar 16. Övrigt

Sid 4 (15) 52: Anmälan av beredning Ordförandeberedning inför dagens sammanträde har ägt rum den 12 juni med ordförande Lars-Göran Ståhl (S), vice ordförande Ylva Bandmann (MP), Tobias Åkerlund (V), Kenneth Bognesand (M) och förvaltningschef Kajsa Ravin samt berörda chefer och handläggare på förvaltningen.

Sid 5 (15) 53: Informationsärenden Information från förvaltningschefen Förvaltningschefen informerar nämnden om; att den nya Kulturavdelningen träder i kraft den 1 september. I avdelningen ingår enheterna Kulturskolan, Konstcentrum, Kultur & föreningsstöd samt Gasklockorna, att Konserthuset och Staben kommer att genomgå en enklare organisationsöversyn i början av hösten för att anpassas till övriga avdelningars nya organisationsstruktur, att en broschyr har tryckts på 9 olika språk med information om badsäkerhet, att sommarprojektet Sommar i Gävle 2014 pågår. Kultur & fritid samarbetar med Arbetsförmedlingen och Arbetsmarknadsenheten om att ta hand om nyanlända familjer och visa på det svenska samhället. De nyanlända får samhällskunskap inom olika områden och Kultur & fritid visar på vad man kan göra på sin fritid i Gävle kommun och speciellt sommartid. I år deltar 450 personer med 11 olika språk, samt att Bibliotekschefen Lisbeth Forslund kommer att gå i pension vid årsskiftet och att en rekrytering av efterträdare kommer att påbörjas. Information om Budget- och skuldrådgivning Erica Embretsen Almer, enhetschef Stadsbiblioteket, informerar nämnden om den utredning som Gästrikerådet gett i uppdrag att ta fram gällande ett kommunöverskridande samarbete för budget- och skuldrådgivning.

Sid 6 (15) 54: Synpunkter på preliminära mål och ramar 2015-2018 Dnr 14KFN124 Beslut beslutar i enlighet med ordförandens förslag. Ärendebeskrivning Förutsättningarna för s framtida åtgärder för att möta effektiviseringskraven har förändrats i och med Kommunstyrelsens förslag till Mål och ramar 2015-2018. Effektiviseringskravet har minskat från 1,5 % till 1 % för år 2015. Det innebär för att effektiviseringskravet minskas från 4,5 mkr till 3 mkr för 2015. För hela planeringsperioden minskar effektiviseringskravet från 19 mkr till 14,6 mkr. Enligt förslaget tillförs nämnden totalt 25 mkr där tillkommande hyror utgör 15 mkr, verksamhetsutveckling 7 mkr, löne- och prisuppräkning 6,5 mkr. I tabellen nedan är Konserthus & Symfoniorkesterns genererade effektiviseringskrav om 488 tkr (1 %) borttaget från de övriga verksamheterna. Det återstår därför ca 6,5 mkr av de nya medlen till verksamhetsutveckling. Förslaget i tabellerna nedan är utarbetat efter ordförandens förslag. För att genomföra nedan stående minskning av effektiviseringskrav har 2 137 tkr tagits i anspråk av den till verksamhetsutveckling föreslagna 7 mkr. Avdelning Förslag 2015 (tkr) effektivisering Kommentar Stab 0 Inget sparbeting Fritid 863 Energieffektivisering 200 tkr Energisparåtgärder som ska leda till minskade energikostnader enligt energieffektiviseringsprojektet Bidrag och taxor ses över under 2014 300 tkr Höjda taxor för uthyrning till vuxna, övriga taxor justeras med index. Nyttjande av idrottsanläggningar 200 tkr Öka nyttjandegraden i befintliga anläggningar. Ej tillsatt pensionsavgång 88 tkr Tjänsten har haft stor del statligt lönebidrag men ger viss effekt. Ej tillsatt pensionsavgång 75 tkr Tjänsten tillsätts men till lägre kostnad Kultur 0 Inget sparbeting Bibliotek 0 Inget sparbeting Konserthus & Symfoniorkester 0 Inget sparbeting Totalt besparingskrav 863 tkr

Sid 7 (15) Förslaget innebär att alla verksamheter utom avdelningen Fritid undantas effektiviseringskrav. Avdelningen Fritid får ökade medel i ram för satsningar på barn och ungas fritid samt ett antal utpekade anläggningar. Avdelningen Kultur får ökade resurser till Kulturtrappan för att i första hand köpa in kulturverksamhet från externa parter. Medel till arbetet med att göra Gävle till fristad för en förföljd konstnär samt medel till att genomföra uppdraget kring Likvärdig fritid tillfaller också Kulturavdelningen. Biblioteksavdelningen får ökade resurser till medier, programverksamhet samt till ökade kostnader för budget- och skuldrådgivning i samband med ett eventuellt samverkansavtal med övriga kommuner i Gästrikland. Avdelning Förslag 2015 (tkr) ökad ram Kommentar Stab Bibliotek 138 tkr 1 000 tkr Buffert för KFN, ny mandatperiod Ökat medieanlag 500 tkr Böcker, tidskrifter, filmer mm Programverksamhet Ökat stöd budget och skuld Fritid 200 tkr 300 tkr 2 325 tkr Valbobadet 400 tkr Ökad bemanning Ev. nytt samverkansavtal med övriga Gästrikland Ökat LOK-stöd 850 tkr 5 kr/deltagartillfälle 7-20 år Ytskikt spår och leder 700 tkr Samma summa 2016 Höjd ersättning till föreningar med egna anläggningar 250 tkr Skridskobana Storsjön 100 tkr Samarbeta med Sandviken Drift bryggor Engeltofta Kultur Fristadskonstnär 25 tkr 1 400 tkr 350 tkr Ökat stöd verksamhet 50 tkr Konstcentrum Likvärdig fritid 500 tkr Fokus på Kulturskolan Kulturtrappan Gävle Teaterförening Konserthus & Symfoniorkester Total ökning ram 500 tkr 50 tkr 0 tkr 4 863 tkr Resursförstärkning, inköp av fler externa aktörer

Sid 8 (15) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Åtgärder för effektiviseringskrav, daterad 2014-06-18 Protokollsutdrag KS 2014-06-10 137 Protokollsutdrag KFN 2014-05-27 39 Protokollsutdrag KFN 2014-04-14 29 SWOT-analys Inför arbetet med mål och ramar 2015-2018 Oppositionen deltar inte i beslutet. Inlägg i debatt Lars-Göran Ståhl (S), Kenneth Bognesand (M)

Sid 9 (15) 55: Utredningsuppdrag för Gävle Konserthus och Gävle Symfoniorkester Dnr 14KFN212 Beslut beslutar att uppdra åt förvaltningen att beskriva Gävle Konserthus och Gävle Symfoniorkesters betydelse ur ett regionalt tillväxt- och utvecklingsperspektiv att beskriva möjligheterna till långsiktig finansiering av Gävle Konserthus och Gävle Symfoniorkester att beskriva möjliga utvecklingsvägar för Gävle Symfoniorkester med utgångspunkt i Gävle Symfoniorkester, En förstudie, samt att se över och föreslå eventuella förändringar av Gävle Konserthus och Gävle Symfoniorkesters uppdrag. Ärendebeskrivning De kärnverksamheter som bedrivs i Gävle Konserthus och Gävle Symfoniorkester följer uppdraget och kan sammanfattas enligt följande; att erbjuda symfonisk musik, en mångfald och bredd av musikaliska evenemang med hög kvalitet samt att bidra till ett kulturliv för, med och av barn och unga. Vid s sammanträde 2014-04-14 beslutades att Gävle Symfoniorkester ska omfattas av samma besparingskrav som övrig verksamhet från och med 2016, samt att förvaltningen får i uppdrag att utreda om det går att hitta andra finansieringsvägar för Gävle Konserthus och Gävle Symfoniorkester. Vidare beslutades att utredningsuppdraget ska förtydligas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Utredningsuppdrag för Gävle Konserthus och Gävle Symfoniorkester, daterad 2014-06-04 Protokoll från s sammanträde, daterat 2014-04-14 Gävle Symfoniorkester, En förstudie, tjänsteskrivelse daterat 2011-11-16 Gävle Symfoniorkester, En förstudie, nämndsbeslut daterat 2011-11-16 Ringar på vattnet, Utredning Värmlandsoperan 2015-2019 Inlägg i debatt Kenneth Bognesand (M), Mona Kolarby (S), Birgittha Bjerkén (M), Gunnar Kvist (M), Ylva Bandmann (MP)

Sid 10 (15) 56: Stadsarkivets organisatoriska tillhörighet Dnr 14KFN177 Beslut beslutar att tillsätta en extern utredning angående arkivmyndighetens organisation som ett deluppdrag i projektet Framtidens arkiv, dnr 12KFN205. Ärendebeskrivning är sedan 1999 kommunens arkivmyndighet efter ett beslut i kommunfullmäktige. Beslutet innebar att uppdraget som arkivmyndighet överfördes från Kommunstyrelsen till. I samband med omorganisationen beslutade fullmäktige om ett nytt arkivreglemente. Av detta framgår att stadsarkivet är arkivmyndighetens verkställande enhet och ska ledas av en stadsarkivarie. När det gäller hantering av allmänna handlingar och arkiv inom kommunen så har förutsättningarna i likhet med andra kommuner kommit att förändras på grund av såväl den tekniska utvecklingen inom dokumenthantering som kommunernas möjligheter att organisera sina verksamheter i olika förvaltningsformer. Det senare påverkar alltid hanteringen av vår information och våra allmänna handlingar och därmed hanteringen av arkiven. För att få till en ändamålsenlig organisation kring kommunens arkiv- och informationsförvaltning behöver en utredning göras för att få svar på ett antal frågor. Resultatet av utredningen kommer sannolikt också att ge underlag till förslag till förändringar i det av fullmäktige fastställda arkivreglementet, ett regelverk som av flera skäl behöver ses över i syfte att åstadkomma en ändamålsenlig och tydlig styrning av arkivverksamheten i Gävle kommunkoncern. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Stadsarkivets organisatoriska tillhörighet, daterad 2014-06-09 Framtidens arkiv, daterad 2013 Arkivmyndighetens organisation och uppdrag, daterad 2011-09-12 Framtidens arkiv i Gävle strategisk långsiktig informationsförsörjning, daterad 2012-03-08 Inlägg i debatt Kenneth Bognesand (M)

Sid 11 (15) 57: Utredningsuppdrag Kulturpriset Dnr 14KFN232 Beslut beslutar att uppdra åt förvaltningen att utreda om det går att höja Kulturspriset från 25 000 kr till 50 000 kr. Ärendebeskrivning Stipendiekommittén har inkommit med en skrivelse med förslaget att höja summan på Kulturpriset från 25 000 kr till 50 000 kr. Gävle kommuns kulturpris, som utdelas till en Gävleperson, som gjort större insatser för kulturen i Gävle, har utdelats i många år. I många år har även prissumman varit densamma, 25 000 kr. Stipendiekommittén handhar även flera andra stipendier och i stort sett alla har ett högre prisbelopp att utdela. Stipendiekommittén föreslår därför att beloppet på Kulturpriset, till kommande år, höjs till 50 000 kr. De vill att Kultur & fritid Gävle undersöker möjligheten för denna höjning, om inte genom den egna budgeten så kanske genom någon av kommunens fonder. Beslutsunderlag Skrivelse från Stipendiekommittén våren 2014 Inlägg i debatt Lars-Göran Sthål (S)

Sid 12 (15) 58: Stadsdelsmedel - Rapatac Delges: Rapatac Dnr 14KFN190 Beslut beslutar att insamlingsstiftelsen Rapatac, kan tilldelas verksamhetsbidrag under 2014, samt att bidraget tilldelas under förutsättning att ansökan uppfyller kraven i dokumentet information om Stadsdelsmedlen. Ärendebeskrivning Rapatac insamlingsstiftelse har lämnat in en ansökan om Stadsdelsmedel, 2014-05-07. Sökande organisation Rapatac insamlingsstiftelse är registrerad hos Länsstyrelsen och har stadgar som tillåter insyn. Rapatac insamlingsstiftelse äger Rapatac AB. Med det sökta stödet avser Rapatac att ytterligare utveckla fritidsaktiviteterna i bostadsområdet. Totalt söks 520 418 kr som ska täcka lönekostnader för en aktivitetsledare på halvtid. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - Stadsdelsmedel Rapatac, daterad 2014-06-04 Rapatac, Ansökan om Stadsdelsmedel. Gävle 2014-05-07 Rapatac, Verksamhetsberättelse 2013 Rapatac, Stadsdelsmedel, Rapatac Aktivitetscenter Nordost (Precisering av vad tilldelade medel använts till.) Information om Stadsdelsmedlen, Kultur & fritid Gävle Inlägg i debatt Niclas Bornegrim (M), Birgittha Bjerkén (M)

Sid 13 (15) 59: Ekonomisk månadsrapport 2014 Dnr 14KFN76 Ärendebeskrivning Tina Hellman, ekonomichef, redogör för förvaltningens ekonomi per den 31 maj 2014.

Sid 14 (15) 60: Redovisning av delegationsbeslut 2014 Dnr 14KFN59 Ärendebeskrivning har överlåtit sin beslutanderätt till kommitté, ordförande och tjänstemän i enlighet med s delegationsordning. Dessa beslut ska redovisas till. Redovisningen innebär inte att omprövar eller fastställer delegeringsbesluten. Däremot får återta lämnad delegation eller föregripa ett beslut i ett enskilt ärende av den som fått beslutanderätten genom att själv ta över ärendet och fatta beslut. Personalärenden Tillsättningsbeslut 14.1011-13 Beviljande av resa 14.1010 Bidrag och stöd Bidrag 14.2028-30, 14.2032 Lotteri 14.2027, 14.2031 Övrigt Yttrande 14.4007-8

Sid 15 (15) 61: Rapporter 1. Rapporter från förtroendeuppdrag Förtroendevald Datum Uppdrag Lars-Göran Ståhl (S) 2 juni Rapport från presentation av idrottspolitiska programmet hos tillgänglighetsrådet. Lars-Göran Ståhl (S) 4 juni Rapport från GISutbildning. Ylva Bandmann (MP) 6 juni Rapport från utdelning av vårens stipendier på nationaldagen. Lars-Göran Ståhl (S) 9 juni Rapport från möte med stiftelsen Forsbacka bruk. Ylva Bandmann (MP) 10 juni Rapport från möte med Gävle Teaterförenings styrelse. Lars-Göran Ståhl (S), Birgittha Bjerkén (M) 11 juni Rapport från Stolt & Nykter i Furuvik. Lars-Göran Ståhl (S) 24 juni Rapport från deltagande i sommarprojektet i smörnäs. 2. Kontaktpolitikerna rapporterar Kontaktpolitiker Konstcentrum Kerstin Brannerydh (M) rapporterar om ett besök på Konstcentrum. 3. Övrigt Ordföranden informerar att nämndens verksamhetsplanering den 20 augusti kommer att vara på Forsbacka bruk. De som önskar kommer att kunna delta i en rundvandring på bruket efter verksamhetsplaneringen.