Pilotstudie Röda Korset Hörby

Inledning Pilotstudie Röda Korset Hörby Region Skåne arbetar aktivt med att förändra den svenska Hälso- och sjukvården (Skånsk Livskraft- vård och hälsa, 2004 ). Dessa förändringar av vården utgår från vårdtagarens perspektiv och bygger på fyra värdegrunder; helhet, tillgänglighet, kontinuitet och trygghet. Förståelse för helhet och hur system och olika processer hänger ihop och påverkar varandra är viktig kunskap för medarbetare för att förändra arbetssätt som kan leda till förbättringar för vårdtagarna. Den kunskap som vi benämner förbättringskunskap omfattar kunskap om system, variationer, förändringspsykologi och styrt lärande om förändringskunskap. Förbättringskunskap har därmed blivit ett viktigt ämne i olika förändringsprojekt inom vården, ex. Genombrott, Bra Mottagning, Bättre Demensvård m.m. ( Utvecklingscentrum, Region Skåne, 2007) I en pilotstudie vill Utvecklingscentrum nu pröva om denna kunskap är gångbar i andra sammanhang och i mindre skala. Syfte Att pröva att genomföra förbättringsarbete utifrån några enkla verktyg och utvärdera om metoden är användbar på en mindre grupp som utför personligt förbättringsarbete för att ändra livsstil. Verktyg Fiskbensdiagram Fiskbensdiagrammet är ett verktyg som används för att identifiera och illustrera problem (Langley et al, 1996). Diagrammet ger en överskådlig bild på befintliga problem och bakomliggande orsaker. Den är lämplig att användas med personlig erfarenhet och kunskap för att söka orsakerna till de problem som identifierats. Genom brainstorming söks alla tänkbara orsaker till de problem som i varje enskilt ben kategoriserats. I denna fas tas ställning till om det finns: Möjligheter till förbättringar Orsakssamband som är rimliga att påverka eller redan är åtgärdade 1

Därefter bestäms vilket ben eller orsaksområde som ska kartläggas. Efter mätning och kartläggning kan arbetet gå systematiskt vidare genom att kartläggning analyseras och ställningstagande görs till vad som ska testas i liten skala och det strukturerade arbetet dokumenteras fortlöpande i ett PGSA-hjul (Langley et al, 1996) Lärandestyrt förbättringsarbete PGSA Agera - Vilka förändringar behöver göras? - Vad skall nästa testcykel vara? Testa Planera - Sätt mål för testet - Förutse utfallet av testet - Planera testet. Vem, vad, var, när? Studera - Avsluta analysen av testet - Jämför testet med förväntningarna - Summera vad vi lärt Gör - Genomför testet - Dokumentera problem och oväntade observationer. - Börja analysera tid Genomförande En grupp på sex Röda Kors medarbetare samlades för att individuellt göra personligt förbättringsarbete med fokus på livsstil. Gruppen möttes ett antal gånger för att gemensamt ta del av teori och inspirera varandra i förbättringsarbetet under handledning från Utvecklingscentrum. Möte 1 Gruppen samlades och introducerades i systematisk förbättringsteori och tillvägagångssätt Probleminventering och målsättning Lär känna dina vanor och rutiner Strukturera upp tillvaron Sätt upp mål Skapa motivation Mät och testa Genomför personliga förbättringsarbeten 2

Målsättning Uttryck målen tydligt Numrera målen, ex - Gå promenader, - Minska sockerintag/dag Utmana mål men tänk på - Att mål ska var rimliga och möjliga att uppnå Efter teoripass gjorde gruppen tillsammans under handledning ett förslag på fiskbensdiagram och introduceras i PGSA modellen. Uppgift till nästa gång blev att tänka ut ett personligt problem och börja strukturera i angiven modell. Möte 2 Röda Korsdeltagarna kom till mötet och var villiga att göra personliga strukturella förbättringsarbeten. Mötet introducerades med en kort resumé av teori om systemiskt förbättringsarbete. Deltagarna fick redogöra för vilka problemområden som identifierats D 1 Sömnproblem D 2 Många bollar i luften på arbetsplats, svårt att sätta gränser D 3 och D 4 Viktproblem D 5 och D 6 Hur skapas bra aktiviteter för besökare till RK lokaler Deltagarna arbetade med fiskbensdiagram. Problem identifierades utifrån rimliga mål. Övergripande mål bröts ned i delmål. Vidare fick deltagarna skriva ned orsakssamband. I detta arbete fick deltagarna hjälp att ta ställning till vilken information som skulle kartläggas och hur denna information skulle struktureras med hjälp av handledning. Dokumentation gjordes utifrån PGSA-modell. Uppgift till nästa gång blev att mäta och kartlägga en av orsakerna till problemet. Möte 3 Deltagarna hade vid detta tillfälle gjort kartläggningar (mätningar) över ett orsakssamband i respektive fiskbensmodell. D1 Dagboksanteckningar över aktiviteter mätt under 2 veckor D2 Kartläggning av tidsstudier D3 För lite material för kostkartläggning D4 Kostkartläggning under 2 veckor D5-6 Kartläggning av lokalutrymme, planering utifrån fiskbensmodellen och ingen mätning är utförd. Uppgift till nästa gång blev att testa en förändring i liten skala utifrån analysen av en av orsakerna till problemet. Testet dokumenterades i PGSA-hjulet Möte 4 Deltagarna arbetade med fortsatt analys av nya och tidigare kartläggningar. Redovisning av några PGSA- hjuld1 Kunde inte deltaga vid detta tillfälle D2 Slutsatser utifrån PGSA-hjul D3 Göra ny kartläggning D4 Redogörelse från två PGSA- hjul D5-6 Testat en del förändringar och ska teckna ned PGSA- hjul till nästa tillfälle Uppgifter till nästa gång blev beroende på var man var i processen. 3

Möte 5 Vi avslutade deltagarnas kartläggningar och analyser av mätningar D1 konstaterade att det fanns en del att tänka på att jobba vidare med i livsstil/ förbättringsarbete men det hade också gjort D1 medveten om vad som skulle hanteras och lära sig leva med. D2 konstaterade att det fanns såväl möjligheter som begränsningar i förändringsarbetet och att jobba vidare med att sätta gränser. D3 hade kartlagt och testat förändringar av kostvanor och promenader v 17-20 D4 hade kartlagt promenader D5-D6 hade gjort ett PGSA hjul över lokalförändring Möte 6 Sammanställning och avslutning. Deltagarna fick svara på sina upplevelser att använda denna metod i förändringsarbete och de hade blandade erfarenheter. De flesta var mycket positiva och menade att de kunde tänka sig arbeta vidare och sprida detta strukturella tillvägagångssätt t.ex. i sina olika arbetsmiljöer. Resultat Sömnproblem (deltagare 1) Kartläggning och inventering av problem och orsakssamband enligt fiskbensmodell Orsak 1: bekymrad om familj Orsak 2: hormonsvängningar, sängkläder Orsak 3: prioriterar inte, för mycket aktiv Orsak 4: svårt att säga nej till närstående, vänner och bekanta Orsak 5: fel kostvanor, dricker uppiggande på kvällen O rsak 1; oro Orsak4; svårt att sätta gränser Orsak 2; varm kropp Orsak 5 mat Orsak 3; för mkt aktivitet Orsak 6 Problem; Dålig sömn Kartläggning och mätning Mätning av olika aktiviteter var utförd under 2 veckor, 13/3 26/3. Aktiviteterna var nedskrivna i dagboksanteckningar och kategoriserade utifrån antal olika typer av aktiviteter såsom, cykla, promenera, vattengymnastik, trädgårdsarbete, städa, tvätta, handla, baka, TV tittande, radiolyssnande, läs- stunder och sol/vilopauser 4

Antal 16 14 12 10 8 Serie1 6 4 2 0 cykla promenad vtn-gymn. trädg.arb städa tvätta handla baka TV radio lässtund vilopaus Aktiviteter Genom att kartlägga olika typer av aktiviteter som D2 utförde under en avgränsad tidsperiod kunde en bild vaskas fram som underlag för analys av förbättringsmöjligheter. Kartläggningen blev ett stöd för fortsatt planering av förändring som ville testas. Några reflektioner som framkom av kartläggningen: Hur ser min dag ut Vilka aktiviteter är viktiga för mig och som jag vill ha kvar Vilka aktiviteter upprepas, ständigt återkommande och finns det några aktiviteter som jag vill ändra på utifrån mina sömnproblem Är det någon förändring som jag vill testa i liten skala D1 konstaterade att det fanns en del att tänka på att jobba vidare med i livsstil/ förbättringsarbete men det hade också gjort D1 medveten om vad som skulle kunna hanteras och lära sig leva med. Inga PGSA-hjul var testade. 5

Kapacitet och efterfråga, vad gör jag med min arbetstid (deltagare 2) Kartläggning och inventering av problem och orsakssamband enligt fiskbensmodell Orsak 1; inga klara mål för verksamheten, ingen fastställd befattningsbeskrivning Orsak 2; störande ljud, delat kontor, besök, telefon, dator Orsak 3; mig själv, dålig på att organisera papper, yrkeskompetens Orsak 4; lat/slarvig, tankspridd, låg självkänsla Orsak 5; höga ambitioner, humor, arbetet viktigt för mig Orsak 6; får ingen eller dålig information, konflikter Kartläggning och mätning; tidsstudier D2 (deltagare 2) En mätning var utförd onsdag 14/3 20/3 2007 (5 arbetsdagar) över D2 arbetsuppgifter indelade i tidsmodulerna 5-15 - 30 och 60 minuter samt 4 timmar. De olika arbetsuppgifterna hade markerats och mätts i tid. På detta sätt kunde efterfråga på tjänster mätas och jämföras med kapacitet dvs vad fanns för tidsutrymme för uppdraget. Efterfråga på arbete = 43h 45 min (hur blev dagen) Kapacitet på arbete = 40 tim/ vecka Sammanställning av arbetsuppgifter och tidsåtgång noterades i stapeldiagram (Fig 1). Slutsats: D2 har 3h och 45 min övertid i tjänst, vad kan D2 förändra/förbättra för att minska övertid. 6

Timmar 14 12 10 8 6 Serie1 4 2 0 telefon grupper hemb projekt plan kont oplan kont förflytt fackligt småprat hemsida Fig.1 Arbetsuppgifter Genom att sammanställa fakta och information om arbetsdagen fick D2 ett underlag för analys av förbättringsmöjligheter. Detta faktamaterial blev en karta som kunde vara som ett stöd för fortsatta planering av förändringar. På så sätt tydliggjorde kartläggningen förändringsmöjligheter viket syftade till att öka motivationen i det fortsatta systematiska förändringsarbetet. Några reflektioner från kartläggningen: Hur ser efterfrågan på arbetsuppgifter ut Finns det variationer, ständigt återkommande uppgifter som upprepas och skulle dessa kunna utföras på annat sätt eller samordnas eller utföras vid annan tidpunkt Hur ser den disponibla (kapacitet) tiden ut Vilken arbetsuppgift är rimlig att testa en förändring på genom ett PGSA-hjul.. Vad kan testas (PGSA-hjul) P +G: Deltagare 2 hade planerat att göra en tidsstudie över vad som gjordes under en period och bestämde att göra och testa telefontid på fm och lägga möten och avskilt arbete på em. 7

S: I ett PGSA-hjul under studera momentet konstaterades att testet var icke genomförbart då det för undersökningen var alldeles för många möten och aktiviteter samt timmar av arbete med hemsida som inte kunde styras. Slutsatsen blev att göra ett nytt test att sätta gränser men i betydligt mindre skala och rimligt genomförbart. A: D2 beslöt att göra ett nytt test att sätta gränser, men i betydligt mindre skala och rimligt genomförbart. I detta nya test ville D2 testa att utföra en arbetsuppgift i taget. Slutsatsen blev att D2 hade fått mycket självkännedom och att det fanns möjligheter för mer förbättringsarbete men också att lära acceptera. Viktproblem (deltagare 3) Kartläggning och inventering av problem och orsakssamband enligt Kartläggning och mätning D3 hade gjort en kartläggning av kostintag: frukost, mellanmål, lunch, eftermiddagsmål och kvällsmål under 2 veckor, 24 april- 7 maj 2007. I kartläggning framgick det att måltider är i huvudsak sammansatta av: Frukost Lunch Mellanmål Middag Kaffe + bulle, kaka eller smörgås (14 dag) Kaffe kaka eller frukt (14dag) 8 Godis, kaffe kaka eller frukt (14 dag) Grillad korv x 3 dag Spagetti + köttfärs x 3dag Soppa x 2 Kycklinggryta x 1 Tacos x 1 Oboy + knäckebröd x 1 Kötträtt x 3

Parallellt med kartläggning av kostintag gjordes en mätning av promenader. Under samma tid 2 veckor företogs promenad = 2 h 50 min. Vad kan testas (PGSA-hjul) Därefter gjordes direkt en test enligt PGSA- hjul på 2 veckor där kostvanor förändrades och promenad - tiden ökades. P+G: kostvanor förändrades enligt schema: Frukost Lunch Mellanmål Middag Kaffe + gröt eller fil eller musli (11 dag) Dietdricka x 3 dag Kex m ost x 2 dag Bulle x 2 dag Bananx 1 dag Kaffe utan tillägg (11 dag) Kötträtt x 2 Fisk/skaldjur x 2 Tai-gryta x 2 Soppa x1 Nuddlar x1 Pizza/hamburgare x 2 Fruktsallad x 1 Parallellt med kartläggning av kostintag gjordes en mätning av promenader. Under samma tid 2 veckor företogs promenad = 3 h 10 min. S+A: saknas dokument men klart är att vanorna förändrats och intressant skulle vara att notera hur D3 mår och hur mycket vikten förändrats på längre sikt. Viktproblem (deltagare 4) Kartläggning och inventering av problem och orsakssamband enligt fiskbensmodell Orsak 1; mat Orsak 2; aktivitet Orsak 3; stress Problem; Övervikt Orsak4; depression Orsak 5 Orsak 6 9

Kartläggning och mätning D4 hade gjort en kartläggning av kostintag: frukost, mellanmål, lunch, eftermiddagsmål och kvällsmål under 2 veckor, 13/3 26/3. I kartläggning framgick det att måltider var regelbundna och väl sammansatta, framförallt lunchen. I studien kunde man kartlägga intag av bröd Antal 20 18 16 14 12 10 8 Serie1 Serie2 Serie3 6 4 2 0 rostbröd chiabb brödskiva fralla knäcke landg våffla Brödintag Blåa staplar = frukost Röda staplar = kvällsmål Kartläggningen av kostvanor blev ett stöd i analysen och planeringen av eventuell förändring som ville testas i mindre skala med ett PGSA-hjul. Några reflektioner från kartläggningen: Hur ser mina kostvanor ut Vad är det som är bra och ska vara kvar Vad är mindre bra Är det någon förändring som jag vill testa i liten skala D4 hade även kartlagt dagliga aktiviteter = promenader under en tid av 27 dagar. Promenaderna var inte dagliga och kunde variera mellan 15 min och 90min Denna visade på att D 4 hade under 27 dagar gjort 15h 17 minuters promenader eller ungefär 34 min promenad/dag Vad kan testas (PGSA-hjul) I det första kartläggningen konstaterade D4 att matvanor var regelbundna och bra sammansatta och därför fanns ingen anledning att testa förändringar i kosten. Istället gjorde D4 mätning av aktiviteter. 10

P+G: I PGSA-hjul planerades en test att öka rörlighet genom att göra och utföra dagliga aktiviteter samt kolla vikten. S: I studera -momentet kunde D4 konstatera en ökad aktivitet med bättre upplevd livskvalitet men att effekten på viktminskning nog kräver viktkontroll över längre tid. Lokalförändring (deltagare 5-6) Deltagare 5 och 6 hade valt att endast arbeta med PGSA-hjulet för att testa hur man kunde förändra lokalerna för att skapa en bättre och mysigare social mötesplats. P: I planeringen ingick också att informera berörd personal och behov av att involvera fler personer Man ville vänta med att flytta provhytt och bestämde att köket fick utrymmas först. G: Under en tid stängde man för besökare och genomförde planering med flyttning. S: Man kunde nu notera att man fått en trivsammare fikaplats men den blev kanske för liten och att köket kunde tas i bruk för andra aktiviteter i augusti A: Pröva mötesplats och marknadsföra verksamhet. Annonsera? Affischer? Utvärdera efter tid? Sammanfattning Pilotstudien utfördes på en grupp av sex Röda Kors medarbetare i Hörby under handledning av Utvecklingscentrum i Region Skåne. Syftet var att pröva att genomföra förbättringsarbete utifrån några enkla verktyg och utvärdera om metoden var användbar på en mindre grupp som utför personligt förbättringsarbete för att ändra livsstil. Samtliga sex deltagare utförde mer eller mindre kartläggningar av levnadsvanor och några prövade att testa förändringar. Det visade sig att förbättringsmetoderna (fiskbensmodell och PGSA- hjul) lämpades sig utmärkt för denna uppgift. På grund av den kortare tiden saknas emellertid utvärdering av eventuella förbättringar och långvariga förändringar. Det ger emellertid Röda Korset möjligheter att gå vidare i annat förbättringsarbete med egen handledning. Utvecklingscentrum i Region Skåne tillhandahåller kurser för detta ändamål såsom exempelvis förbättringshandledareutbildning. Referenser Langley, G. et al (1996). The Improvement Guide, Jossey-Bass, San Francisco Region Skåne. (2004), Skånsk Livskraft- Vård och Hälsa Region Skåne www. region skane/utvecklingscentrum 11