Mars 2013 Harald Jagner, Pernilla Lihnell, Marcus Carlsson Härryda kommun Granskning avseende nyttjande av Härryda kommuns fordonspark
Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Inledning 2 3. Verksamhetsfordon 7 4. Användning av verksamhetsfordon 11
1. Sammanfattning I detta kapitel återfinns en sammanfattning avseende utförd granskning. I den första delen belyses svar på den övergripande revisionsfrågan och därefter finns svar på de underliggande kontrollmålen. Slutligen beskrivs fokusområden för Härryda kommun att arbeta vidare med för att förbättra rutiner för fordonshantering inom kommunen samt för att följa upp effektivt nyttjande av verksamhetsfordonen på ett bättre sätt. Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är: Hur säkerställer sektorn för samhällsbyggnad att kommunens fordonspark utnyttjas på ett så effektivt sätt som möjligt? Svar på revisionsfråga Det finns ingen uppföljning av om Härryda kommuns fordonspark nyttjas på ett effektivt sätt. Uppföljning kontrollmål Finns det en framtagen strategi inom sektorn för att säkerställa ett effektivt nyttjande av bilarna? Det finns inga formella och dokumenterade rutiner för hur en uppföljning ska utföras för att säkerställa effektivt nyttjande av samtliga bilar inom Härryda kommun. Vilken analys utförs idag avseende nyttjandet av bilarna? Finns några åtgärder som utförs vid för lågt nyttjande? Det utförs ingen formell analys. Viss informell uppföljning avseende nyttjandet utförs vid deklaration av energiförbrukningen. Finns det några riktlinjer för hur många mil en bil måste köras under ett år? o Det finns ej reglerat i Trafiksäkerhets- och resepolicyn antagen 2008. Det finns ej heller några formella riktlinjer inom respektive sektor eller Fordonscentralen. Finns riktlinjer för när egen bil får användas i tjänsten samt för att erhålla milersättning? o Finns formella riktlinjer i Trafiksäkerhets- och resepolicyn. Godkännande av privat bil i tjänsten skall ske av respektive enhetschef. Rekommendationer Härryda kommun bör ser över rutinen för uppdatering och implementering av Trafiksäkerhets- och resepolicyn. Exempelvis har policyn ej uppdaterats sedan 2008 och det återfinns ej någon implementerad rutin för att säkerställa att den efterlevs. Härryda kommun bör förtydliga Fordonscentralens ansvar vad gäller uppföljning av nyttjandet av Härryda kommuns fordonspark. För närvarande återfinns det ej några riktlinjer eller policys hur en eventuell uppföljning skall ske, exempelvis privatnyttjande, lägsta körsträcka. Utvärdera om det är effektivt att använda implementerat GPS-system som används vid uppföljning av bilpoolen även på samtliga bilar inom Härryda kommun. 1
2. Inledning Bakgrund Härryda kommuns fordonspark finns inom sektorn för samhällsbyggnad. Fordonscentralen i Härryda kommun startades 2008 med syftet att få en gemensam hantering av kommunens bilar. Det har gått fyra år sedan starten och ett behov har identifierats av att följa upp hur effektivt kommunens fordonspark nyttjas. Deloitte AB har av Härryda Kommuns förtroendevalda revisorer med bakgrund av detta fått i uppdrag att granska om Härryda Kommuns fordonspark utnyttjas på ett effektivt sätt. Revisionsfråga Hur säkerställer sektorn för samhällsbyggnad att kommunens fordonspark utnyttjas på ett så effektivt sätt som möjligt? Kontrollmål Finns det en framtagen strategi inom sektorn för att säkerställa ett effektivt nyttjande av bilarna? Vilken analys utförs idag avseende nyttjandet av bilarna? Finns några åtgärder som utförs vid för lågt nyttjande? Finns det några riktlinjer för hur många mil en bil måste köras under ett år? Finns riktlinjer för när egen bil får användas i tjänsten samt för att erhålla milersättning? Syfte och mål Syftet med granskningen är att granska hur sektorn för samhällsbyggnad säkerställer ett effektivt nyttjande av Härryda kommuns fordonspark. Målet för genomgången är att utifrån faktainsamling och intervjuer kartlägga hur kommunens nyttjande av fordonsparken ser ut och hur sektorn för samhällsbyggnad arbetar för att säkerställa ett effektivt nyttjande av fordonsparken samt att identifiera förbättringsförslag på hur kommunen kan arbeta framöver för att säkerställa ett effektivt nyttjande av verksamhetsfordonen. Metod och granskningsinriktning Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer med berörda personer inom fordonscentralen och på sektorn för samhällsbyggnad och sektorn för socialtjänst som är den sektor som nyttjar störst andel av kommunens fordonspark. Granskningen har delats in i följande fem faser: identifiera och kartlägga rutiner intervjua och genomgång av material (genomförandefasen) utvärdera rutiner och eventuella förbättringsområden faktakontrollera rapporter, iakttagelser och slutsatser avrapportera till de förtroendevalda revisorerna och övriga intressenter 2
I denna rapport presenteras en sammanfattning av slutsatser och synpunkter baserat på de genomförda intervjuerna och granskningen av dokument. Intervjuer Följande personer har intervjuats: Enhetschef, fordonscentralen Administrativ chef, sektorn för socialtjänst Avgränsningar Vår granskningsansats har varit att identifiera om Härryda kommuns fordonspark nyttjas effektivt, med fokus på uppföljning och efterföljande av de riktlinjer som finns, samt att därefter ge förslag till förbättringar. Vid erhållande av dokumentation och statistik har dessa ej granskats för att säkerställa dess fullständighet då syftet med rapporten har varit att utföra en kartläggning av hanteringen av fordonsparken, vilket vi ändå kan göra utifrån erhållet material och utförda intervjuer. Vid genomgång av statistik i kapitel fyra återfinns endast statistik avseende kommunens verksamhetsbilar och ej kommunens bilpool då uppföljning av statistik avseende bilpool ej finns tillgänglig vid granskningstillfället. 6
3. Verksamhetsfordon Utifrån genomförda intervjuer och granskat material har vi nedan kortfattat beskrivit hur processen för användandet av fordon i tjänsten inom Härryda kommun ser ut. Det finns tre alternativ; verksamhetsfordon, bilpool eller privat bil. Nedan beskrivs kortfattat hur kommunens fordonspark ser ut, hur behovsidentifiering och uppföljning utförs samt vilka riktlinjer och policys som återfinns för verksamhetsfordon, bilpoolen och användande av privat bil. Verksamhetsfordon Vid användande av bil i tjänsten är den vanligaste formen att använda de verksamhetsbilar (leasingbilar) som finns. Bilarna är ej knutna till respektive person utan per verksamhet. För närvarande finns 145 verksamhetsbilar inom Härryda kommun, fördelade på de fem sektorerna (för ytterligare information och statistik, vv se kapitel 4). Riktlinjer och policy Fordonscentralens ansvar Syftet med Fordoncentralen är att samla all hantering kring Härryda kommuns verksamhetsfordon på ett ställe. Fordonscentralen är placerad under Anläggning och underhåll inom sektorn Samhällsbyggnad. Fordonscentralen arbetar som en mellanhand mellan leasinginstitut, bilåterförsäljare, försäkringsbolag, sektor och bilverkstäder. Detta för att sektorerna inte skall behöva sköta något av det administrativa arbetet avseende de bilar som används i verksamheten. Fordonscentralen hanterar även alla besiktningar. I och med att Fordroncentralen sköter samtliga administrativa delar åt respektive sektor debiteras respektive sektor en mindre avgift per bil och månad. Syftet med avgiften är att täcka fasta och rörliga kostnader för Fordonscentralen. För närvarande uppgår avgiften till 930 kr per bil och månad. Vid intervjuerna framkom att avgiften ej har uppdaterats sedan implementeringen av Fordonscentralen under 2008. Därav är det enligt Fordonscentralen svårt att bära nedlagda kostnader då avgiften ej återspeglar faktiskt nedlagda kostnader. För närvarande återfinns det ej någon process för uppdaterande av avgift så att den återspeglar dagens kostnadsbild, dvs. vilken kostnadsmassa återfinns per 2013. Riktlinjer och rutiner Fordonscentralen Inom Fordonscentralen återfinns det ej några formella rutiner och policys hur hanteringen av verksamhetsbilarna skall ske, exempelvis förekomsten av checklistor eller dokumenterade rutinbeskrivningar. Det finns ej heller några implementerade riktlinjer för om och i så fall hur Fordonscentralen ska följa upp utnyttjande av verksamhetsbilar inom Härryda kommun. Trafiksäkerhets- och resepolicy Vid starten av Fordonscentralen 2008 upprättades en Trafiksäkerhets- och resepolicy som gäller inom Härryda kommun. Policyn behandlar vilka riktlinjer som gäller för resor i arbetet med avseende på säkerhet, miljö och kostnadseffektivitet. Policyn beskriver även riktlinjer för vilka krav som ställs på verksamhetsfordon (Verksamhetsfordon) samt vad som gäller vid användning av privat bil i tjänsten (vv 7
se kommande avsnitt). Riktlinjerna för verksamhetsfordon är sammanfattade nedan: Körjournal skall föras för samtliga av kommunens bilar Alla former av böter och trafikföreteelser betalas av föraren Säkerhetskrav som ABS-bromsar, totalvikt, alkolås och mönsterdjup på däcken anges Kommunen skall i så stor utsträckning som möjligt uppfylla vägverkets för definition av miljöfordon (Trafiksäkerhets- och resepolicy). Fordonscentralen använder den centrala upphandling som utförts av Kommentus SKL. Vilka avtal (biltyper) som återfinns finns upplagda på SKL:s hemsida. Under 2013 kommer en ny upphandling att börja gälla, är upphandlad tillsammans med Västra Götalands Regionen. Verksamhetschef/enhetschef (eller motsvarande befattning med rätt befogenhet) signerar, efter beställning av leasingbil av Fordonscentralen, leasingavtalet för bilen. Uppföljning Enligt policyn skall Härryda kommun varje år gå igenom Trafiksäkerhets- och resepolicyn och vid behov uppdatera denna och även se till att samtliga medarbetare har den kunskap, motivation, information och utbildning som krävs för att följa policyn. Det finns ej några fastställda riktlinjer för hur många mil en bil måste köras under ett år utan beslut avseende verksamhetsbil utförs av respektive sektor och enhet (se vidare under behov nedan). Behov Identifiering av behov Identifieringen av ett behov av en verksamhetsbil ligger på respektive anställd ute i sektorerna (enhet). När ett behov uppstått och sektorchef/enhetschef godkänt ansökan kontaktas Fordoncentralen. Sektorn förmedlar då sitt behov och vilken typ av bil de behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Val av fordon Fordonscentralen samlar in offerter från ett fåtal bilmärken och sammanställer ett förslag utifrån sektorns önskemål och i linje med de riktlinjer som finns upprättade inom kommunen Trafiksäkerhets och resepolicy I policyn återfinns det ingen detaljerad beskrivning hur Härryda kommun ska säkerställa att policyn efterlevs. Vid diskussion med respondenterna framkom att det ej återfinns några formella och implementerade riktlinjer hur uppföljning av policyn ska utföras. Enligt respondenterna är det upp till respektive sektor och säkerställa att policyn efterlevs. Exempelvis finns det en informell rutin att policyn löpande skall diskuteras inom Sektorn för Socialtjänst inom respektive enhet. Dock finns det inget fastställt tidsintervall när detta ska utföras samt ej dokumenterat vilka individer som ska deltaga. Nyttjandet av befintliga verksamhetsfordon Det finns ej någon formell och dokumenterad rutin inom Fordonscentralen för att följa upp nyttjande av respektive verksamhetsfordon i fordonsparken och därmed kontrollera om bilarna nyttjas effektivt. I enlighet med Trafiksäkerhets- och resepolicyn skrivs körjournaler i verksamhetsbilarna. Dock sker ingen systematisk uppföljning av körjournalerna och det finns ej något enhetligt sätt för arkivering av körjournalerna inom sektorerna. 8
Hur lång körsträcka varje enskild verksamhetsbil har körts följs däremot upp i samband med däckbyten. Fordoncentralen innehar en skriftlig rutin fasställd av verksamhetschef att dokumentation ska ske av mätarställningen i bilen i samband med däckbyten två gånger per år. Fordonscentralen erhåller uppgift om hur många mil respektive bil används per år. Uppgifterna avseende körsträcka används i den obligatoriska energiförbrukning som behöver deklareras årligen, dock ej till någon annan analys, exempelvis effektivt nyttjande. I och med att det ej återfinns beskrivet i Trafiksäkerhets- och resepolicyn hur en uppföljning av nyttjandet ska utföras samt att det ej återfinns någon formell uppföljning på Fordoncentralen avseende nyttjandet av verksamhetsbilarna utförs det ej någon totalanalys av effektivt nyttjande av bilarna. Då det heller ej återfinns några riktlinjer hur många mil en bil behöver köras under ett år sker ingen formell uppföljning på Fordoncentralen avseende för lågt nyttjande. Bilpool Som ett komplement till verksamhetsbilarna finns även en bilpool inom Fordoncentralen. Bilpoolen består av åtta bilar och alla anställda i Härryda kommun har rätt att nyttja bilarna i bilpoolen. Riktlinjer och policy Riktlinjer för bilarna i bilpoolen följer samma riktlinjer som för verksamhetsfordonen. Dock står det inget uttalat i Trafiksäkerhets- och resepolicyn avseende bilpool utan vid inköp av bilar till bilpoolen etc försöker Fordonscentraler eftersträva uppsatta riktlinjer. Hur respektive anställd inom kommunen skall gå till väga för att nyttja bilarna i bilpoolen återfinns beskrivet på Härryda kommuns intranät. Behov På samma sätt som för verksamhetsbilarna identifieras behovet av bil ute i verksamheterna. När ett sådant behov uppstår krävs medlemskap i bilpoolen. För att bli medlem skickas en ansökan in till Fordonscentralen. Ansökan, ihop med kopia på körkortet, sparas sedan med löpnummer hos Fordonscentralen. Nya medlemmarna får en kortare utbildning i hur bilpoolen fungerar, hur bil bokas, uthämtning av bil, osv. Samtliga bilnycklar finns inlåsta i ett skåp och vid bokning öppnas detta via ett unikt bokningsnummer. Uppföljning Bilpoolen har ett automatiskt system som heter Komma, där bokning av bil utförs och anmälan av destination och ärende måste anges vid bokningen. Informationen lagras i systemet och körsträckan loggas sedan genom GPS i bilarna som också registreras i systemet. Systemet är nytt sedan september 2012 och har ersatt körjournalerna. Bilpoolen följde samma riktlinjer med körjournaler som för verksamhetsbilarna. Systemet underlättar uppföljning av utnyttjandet av bilarna. Det finns även möjlighet att följa upp koldioxidförbrukningen vilket blir allt viktigare att kontrollera inom kommunen på grund av hårdare miljöpolicys. På samma sätt som för verksamhetsbilarna så finns det inga policys/riktlinjer avseende uppföljning av nyttjande av bilarna samt hur mycket bilarna årligen måste nyttjas. Privat bil i tjänsten Enligt Trafiksäkerhets- och resepolicyn ska privat bil i tjänsten endast användas i undantagsfall. Behov Om det uppstår ett behov att använda privat bil i tjänsten sköts detta utifrån respektive sektor. Ansökan om att köra privat bil sker särskilt och godkänns av respektive sektorchef. Ersättning 9
för resor med privat bil i tjänsten kan ske genom ett av tre följande alternativ; Resekostnadsersättning Högre kilometerersättning Fast månadsersättning samt kilometerersättning Riktlinjer och policy Resor med privat bil i tjänsten följer kommunens ovan nämnda Trafiksäkerhets- och resepolicy. Här beskrivs vilka typer av ersättningar som är möjliga (se rubrik behov ovan). I policyn beskrivs även gemensamma riktlinjer för hur ansökan skall ske och godkännas, vad som händer om arbetsuppgifterna förändras, vad kommunen ersätter för typ av skada på bilen, osv. Uppföljning Någon central uppföljning av Fordoncentralen utförs inte avseende nyttjandet av privat bil i tjänsten (notera att detta ej är Fordonscentralens uppgift). Viss uppföljning sker på sektorerna vid attestering av reseräkningar. Tjänstebil i privat syfte Inom Härryda kommun får verksamhetsfordon samt bilarna i bilpoolen inte användas i privat syfte. Noterbart är dock att verksamhetsfordon inom Härryda kommun ej är märkta med något klistermärke eller liknande. Det saknas även formella rutiner vid uppföljning/kontroll att bilarna ej används för privata syften. 10
4. Användning av verksamhetsfordon För att erhålla en bättre bild avseende nyttjandet av Härryda kommuns verksamhetsfordon kommer det att i detta kapitel belysas statistik avseende kommunens användning av verksamhetsbilar. Det kommer även att beskrivas inom vilka sektorer bilarna finns samt den totala kostnaden för respektive sektor. Notera att det för bilpoolen ej finns någon statistik avseende bilarnas användning. Bil per sektor Nedan tabell beskriver antal bilar per sektor. SEKTOR ANTAL BILAR Sektorn för administrativt stöd 2 Sektorn för teknik och försörjningsstöd 17 Sektorn för utbildning och kultur 11 Sektorn för socialtjänst 85 Sektorn för samhällsbyggnad 30 Totalt 145 * Uppgifter enligt Fordoncentralen per 2013-01-18. Inkluderar även bilar inom bilpool (8 st) Vid genomgång av ovanstående statistik kan följande utläsas Cirka 60 procent av det totala fordonsbeståndet återfinns inom sektor för socialtjänst och samhällsbyggnad har 20 %. Sektorn för administrativt stöd, teknik och försörjningsstöd samt utbildning och kultur innehar tillsammans totalt ca 20 procent av totalt antal Verksamhetsfordon inom Härryda kommun. Kostnad per sektor Som beskrivet ovan i kapitel tre hanteras samtliga fordon av fordonscentralen. Förutom att fordonscentralen debiterar respektive sektor leasingkostnaden för bilen debiteras även fasta kostnader som fordonscentralen har samt andra rörliga kostnader såsom försäkring, besiktning et cetera. I tabellen nedan finns en sammanställning avseende totala leasingkostnader för Härryda kommun under en treårs period. Av tabellen framgår även vad den totala interna kostnaden är per sektor, dvs. inklusive utdebitering av interna kostnader från fordonscentralen. SEKTOR 2012 2011 2010 Total leasingkostnad hela kommunen 1) SEK SEK SEK 3 685 158 3 134 180 4 032 648 Utbildning och kultur 804 362 629 234 475 505 Socialtjänsten 4 719 390 4 315 207 4 632 810 Samhällsbyggnad 2 682 217 2 499 723 2 506 307 Teknik- och 999 366 1 036 568 1 027 312 försörjningsstöd Administrativt stöd 117 242 117 975 93 798 TOTALT 2) 9 322 576 8 598 707 8 735 731 * Enligt uppgift från kommunens redovisningssystem. 1) Avser betalda fakturor till Nordea Finans och Göteborgs Gatu AB 2) I sektorernas kostnader ingår leasing, försäkring, besiktning, skatt. Kostnaderna inkluderar även bilpoolsbilarna. 11
Vid analys av ovanstående tabell kan följande utläsas: Den totala leasingkostnaden för kommunen under en treårsperiod är relativt konstant och uppgår till 3 4 MSEK per år. I Härryda kommuns årsredovisning uppgick totala verksamhetskostnader per 2011 till 1 871,8 MSEK. Totala leasingkostnader per 2011 uppgår till 3,1 MSEK och uppgår endast till ca 0,1 % av totala verksamhetskostnader. Sektorn med högst kostnad för verksamhetsfordon under perioden 2010 2012 är sektorn för socialtjänst. Per 2012 innehar sektorn för socialtjänst ca 52 procent av de totala kostnaderna om 9,3 MSEK. Förhållandena mellan respektive sektor avseende kostnader för verksamhetsfordon är liknande för samtliga tre år. Den enskilt högsta kostnaden återfinns inom sektorn för socialtjänst medan den enskilt lägsta kostnaden återfinns inom sektorn för administrativt stöd. Analys av körsträckor Nedan återfinns en tabell avseende genomsnittlig körsträcka årligen avseende Härryda kommuns Verksamhetsfordon. Som nämnt i kapitel tre antecknas respektive bils körsträcka vid däckbyte varmed en genomsnittlig körsträcka årligen kan beräknas. ÅR 2012 ÅR 2011 Genomsnittlig körsträcka årligen 1258 1319 * I ovanstående statistik inkluderas endast 65 procent av totalt antal Verksamhetsfordon då uppföljning för samtliga bilar per 2012 ej var klar vid datum för granskning. Genomsnittlig körsträcka fluktuerar ej nämnvärt mellan åren 2011 och 2012. Dock är samtliga bilar ej inkluderade i sammanställning av genomsnittlig körsträcka per 2012. I sammanställningen av genomsnittlig körsträcka per 2012 är den lägsta körsträckan för en enskild bil 251 mil (se nästa diagram för ytterligare information) samt den högsta körsträckan för en enskild bil 2 798 mil. För att ytterligare belysa antal körda mil i den lägsta kvartilen återfinns nedan en sammanställning avseende körda mil årligen under 2012 de sju bilar med lägst körda antal mil. 500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Körda mil THG 690 TMT 285 SFU 221 FZK 938 BSJ 213 SMM 327 UTL 678 Av tabellen kan följande urskiljas: Den bil som nyttjas minst antal mil inom Härryda kommun och har en årlig körsträcka om 251 mil. Den totala skillnaden mellan den enskilt högsta användningen av en bil och den enskilt lägsta användnigen av en bil uppgår till (2 798 251 = 2 547 mil). Ca 35 procent av verksamhetsfordonen innehar en körsträcka mellan 200 1 000 mil. I tabellen ovan kan följande utläsas: 12
Deloitte är ett av Sveriges ledande revisions- och konsultföretag med 1 100 medarbetare på ett trettiotal orter över hela landet. Med Deloitte avses Deloitte AB och dess dotterbolag. Deloitte är det svenska bolaget inom Deloitte Touche Tohmatsu. För mer information, besök www.deloitte.se. Deloitte Touche Tohmatsu är ett av världens ledande nätverk av tjänsteföretag. Med 165 000 medarbetare i över 140 länder levererar medlemsföretagen tjänster till drygt hälften av världens största företag och även till stora nationella företag, offentliga verksamheter och tillväxtföretag. Förutom ett heltäckande internationellt servicenät erbjuder medlemsföretagen gedigna branschkunskaper och ett omfattande tjänsteutbud oavsett var klienten bedriver sin verksamhet. Deloitte Touche Tohmatsu är en schweizisk juridisk person (Verein). Varken Deloitte Touche Tohmatsu eller dess nationella medlemsföretag ansvarar för varandras rättshandlingar oavsett dess karaktär. Varje nationellt medlemsföretag utgör en separat och oberoende juridisk person, verksam under firma "Deloitte", "Deloitte & Touche", "Deloitte Touche Tohmatsu" eller därmed relaterade firmor. Tjänsterna beskrivna häri tillhandahålls av respektive nationella medlemsföretag och inte av Deloitte Touche Tohmatsu i dess form av schweizisk juridisk person (Verein). Av bland annat regulatoriska skäl tillhandahålls inte samtliga tjänster beskrivna häri av samtliga nationella medlemsföretag. För mer information, besök www.deloitte.com. A member firm of Deloitte Touche Tohmatsu. 2013 Deloitte AB. 13