S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-02-17 DNR 9.3-14134/10 SSA 2010:20 Exploateringkontoret Att: Ann-Charlotte Nilon Kopia: Reviionkontoret HANTERING AV DIGITAL INFORMATION HOS EXPLOATERINGSKONTORET Närvarande från Exploateringkontoret: Ann-Charlotte Nilon Adminitrativ chef/arkivanvarig Kertin Darin Peronaltrateg Ninnie Akegård Markförvaltare/ytemförvaltare Avtalytemet Cecilia Dahlin Arkivarie/enhetchef TK Maria Gidlöf Arkivarie TK Närvarande från tadarkivet: Martin Ståhl Matilda Ektröm Inpektionförrättare Protokollförare INLEDNING Som ett led i Stockholm tadarkiv kampanjtillyn av hanteringen av digital information inom valda verkamhetområden ho åtta av taden förvaltningar och bolag. Kampanjtillynen är ett komplement till den ordinarie tillynen av taden myndigheter. Exploateringkontoret (fram till 2007 Markkontoret ) har inte tidigare inpekterat. Kampanjtillynen vid Exploateringkontoret fokuerade på hanteringen av digital information inom peronalhantering och avtalhantering. Den digitala informationen inom detta område återfinn vad gäller avtal främt i Avtalytemet och för peronaladminitrationen i tadgemenamma ytem. Exploateringkontoret har delvi bra tyrdokument om omfattar även de digitala handlingarna men behöver uppdatera arkivförteckningen. Exploateringkontoret ka under 2011 påbörja arbetet med att ta fram tyrdokument enligt den nya proceorienterade redoviningmodellen. Box 22063, 104 22 Stockholm. Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 tadarkivet@tockholm.e Beökadre Kungklippan 6 www.a.tockholm.e
SID 2 (6) Under 2011 ka förvaltningen påbörja arbetet med att köpa ett nytt ytem för avtalhantering och behöver då värdera informationen i Avtalytemet och e över om det finn något behov av att gallra. Förvaltningen ka ockå ta tällning till frågan om informationen ka bevara i ytemet eller om det blir aktuellt med arkivuttag. Sedan tidigare gäller att Stockholm tad verkamheter ka upprätta en trategi för långtidlagringen av in digitala information. Strategin definiera numera om ett antal aktiviteter i en arbetproce, om förvaltningen/bolaget måte gå igenom. De obligatorika momenten i trategin är att fört fattälla anvarfördelningen (roller/arbetuppgifter), edan att värdera informationen i bevarande- och gallringhäneende, därefter att redovia den (i dokumenthanteringplan/ hanteringanviningar amt i arkivredovining) och lutligen att betämma ig för hur informationen ka hantera, om den ka ligga kvar i in urprungliga ytemmiljö eller om den ka ta ut med regelbundna intervaller (arkivuttag). Det är ockå detta upplägg om inpektionen (och rapporten) följer.
SID 3 (6) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadarkivet förelägger Exploateringkontoret att: - Värdera digital informationen i Avtalytemet ur bevarande- och gallringhäneende. Utredningen ka ta hänyn till fattällda rutiner och ytemen teknika möjligheter (låning av fält, loggning av händeler, hitorikfiler, möjligheter till gallring) och lagringkotnader. - Uppdatera arkivförteckningen å att den även omfattar den digitala informationen i Avtalytemet. - Utreda behovet av att ta ut information om arkivfiler. Exploateringkontoret ka enat den 2011-12-31 åtgärda föreläggandena, amt kriftligen redovia hur föreläggandena har åtgärdat. Vid denna frit utgång förvänta arbetet med att åtgärda amtliga förelägganden vara avlutat. Rekommendationer Stadarkivet rekommenderar Exploateringkontoret att: - Ta tällning till om informationen ka leverera till tadarkivet eller lagra vid förvaltningen (utgå från interna och externa återökningbehov).
SID 4 (6) Anvar och arbetuppgifter Exploateringkontoret har utett den adminitrativa chefen till arkivanvarig. Förvaltningen har ingen egen arkivarie utan köper arkivtjänter av Trafikkontoret. Anvar reglera i en arkivintruktion där även arbetuppgifter fördela. Avgöra vilken information om ka bevara Enligt Stockholm tad arkivregler (Kf 2007:26) anvarar varje förvaltning och bolag i taden för att regelbundet pröva gallringbehovet och värdera den information om upptår i verkamheten. Informationvärderingen utför av förvaltningen eller bolaget och tadarkivet fattar edan ett belut om gallring. Arkivreglerna täller ockå krav på att den belutade gallringen verkligen genomför. Den information om ka bevara är den om ka prioritera vad gäller inater för långtidlagring. Vad gäller peronaladminitrativa handlingar använder Exploateringkontoret de tadgemenamma ytemen LISA och Jobb i tan och omfatta av det generella gallringbelutet (1999:5) om gäller peronaladminitrativa handlingar. Förvaltningen använder även ytemet Peronec Time var information omfatta av gallringbelut 2009:22. Peronec Time ka inom kort ta ur bruk och itället ka ytemet LISA Tid använda. Avtalhanteringen ker främt i Avtalytemet men även i diariet ALP IM. Avtalytemet använd för tomträtt- och arrendeärenden och är ett regiter utan kopplade handlingar. Under 2011 ka förvaltningen påbörja arbetet med att köpa ett nytt ytem för avtalhantering och behöver då e över vilken information om ka bevara och vilken om kan gallra. Förvaltningen uppfattar att det främt rör ig om bevarandeinformation men behöver värdera informationen utifrån bevarande- och gallringhäneende och att det finn rutiner för ev. gallring. I värderingarbetet ingår åväl att ta tällning till de rapporter och ammantällningar (t.ex. för tatitikändamål) om regelbundet gör i förvaltningen olika arbetproceer, om att värdera den rådata om ligger till grund för rapporterna. Värdera digital informationen i Avtalytemet ur bevarande- och gallringhäneende. Utredningen ka ta hänyn till fattällda rutiner och ytemen teknika möjligheter (låning av fält, loggning av händeler, hitorikfiler, möjligheter till gallring) och lagringkotnader.
SID 5 (6) Redovia informationen Den digitala informationen ka redovia i dokumenthanteringplanen amt i arkivredoviningen (arkivbekrivning och arkivförteckning). Exploateringkontoret har dokumenthanteringplan, arkivbekrivning och en arkivförteckning. Arkivbekrivningen tar upp vilka ytem om använd inom rep. proce. Arkivförteckningen behöver däremot uppdatera å att även den digitala informationen omfatta, redovining av ytem kan ke på en generell nivå där ytemet ta upp i itt verkamhetammanhang. Stadarkivet er poitivt på att förvaltningen under 2011 ka arbeta med övergången till den proceorienterade arkivredoviningen. Exploateringkontoret ka uppdatera arkivförteckningen å att den även omfattar den digitala informationen i Avtalytemet. Välj tidpunkt för arkivering och långtidlagring Exploateringkontoret gör idag inga arkivuttag utan informationen bevara i Avtalytemet. Framtida hantering av informationen måte utreda, oberoende av om man väljer att ha kvar informationen i ytemet eller om man väljer att göra arkivuttag måte informationen kunna läa och förtå under hela den tid den ka para. Exploateringkontoret ka utreda behovet av att ta ut information om arkivfiler. Rekommendationer Exploateringkontoret bör ta tällning till om informationen ka leverera till tadarkivet eller lagra vid bolaget (utgå från interna och externa återökningbehov). Stockholm tadarkiv 2011-02-17 Martin Ståhl Inpektionförrättare
SID 6 (6) Mer information om hur digital information ka hantera finn på tadarkivet hemida: Arbetet med att ta fram en trategi för långtidlagring av digital information bekriv överkådligt i vägledningen Att hantera digital information teg för teg : http://www.a.tockholm.e/upload/arkivvard/handledningar2009/att%20hanter a%20digital%20inforamtion%20teg%20för%20teg%202009.pdf