IT-avdelningen/systemenheten 2013-10-11 Projektplan e-beställning delprojekt 5 Projekt: Införande av e-beställning Delprojekt 5: Införande av nya beställningsrutiner och beställarstruktur Projektledare: Uppdragsgivare: Kalle Spångberg Martin Melkersson Datum: 2013-10-11 Bilageförteckning Bilaga 1, Budget delprojekt 5 Revisionshistorik Datum Version Uppdaterad av Uppdatering Fastställd 2013-03-07 1.0 Kalle Spångberg Första version av projektplanen 2013-04-08 1.1 Kalle Spångberg Uppdaterad till nästa styrgruppsmöte 2013-04-12 1.2 Kalle Spångberg Uppdaterad efter styrgruppsmöte 2013-06-17 1.3 Kalle Spångberg Uppdaterad inför styrgruppsmöte 2013-10-11 2 Kalle Spångberg Uppdaterad efter faktureringen i delprojekt 6 är avslutad, inskickad till uppdragsgivaren
1. Bakgrund och motiv 2. Syfte - nytta med projektet 3. Mål - resultat av projektet Enligt den övergripande projektplanen för Införande av e-beställning är målet att SLU till 2012-12-31 skall ha: Kartlagt nuvarande beställningsmönster inom myndigheten Fastställt en ny beställningsprocess Fastlagt enhetliga rutiner för beställningar och fakturahantering Infört en begränsning av antalet beställare i verksamheten Inrättat ett beställarnätverk Utvärderat och valt en lämplig systemlösning för SLU e-beställningssystem Infört e-beställningssystemet i drift och för delar av verksamheten övergått till elektronisk hantering av beställningar integrerat med elektronisk fakturahantering. 1 4. Avgränsningar samt påverkan på annan verksamhet 5. Kritiska faktorer De kritiska faktorerna för delprojekt 5 är regeringens krav att organisationen måste använda ett e-beställningssystem, samt resurserna under utbildningsperioden. Risker och förslag på hur de hanteras: Institutionen vägrar delta o Ledningen måste ställa krav Utrullningens schema är för komprimerat; samtidig utbildning och support mäktas inte med o Styrgruppen tar ställning i en beslutspunkt i november om planen ska följas eller om utrullningsplanen ska förlängas Utrullningen krockar med uppgradering av Agresso o Personalresurser behöver säkerställas, involvera fler i utrullningen Resursbrist tex föräldraledighet o Personalresurser behöver säkerställas, involvera fler i utrullningen 1 Projektplan: införande av e-beställning, SLU DNR 22-1340/10
6. Genomförande delprojekt 5 Projekt e-beställning sker enligt följande struktur i sex delprojekt: Delprojekt 1: Nuläge inköpsmönster och beställningsrutiner Delprojekt 2: Teknisk förstudie och konsekvensbeskrivning Delprojekt 3: Nyläge regelverk och process beställningar samt beställarstruktur Delprojekt 4: Upphandling av nytt e-beställningssystem Delprojekt 5: Införande av nya beställningsrutiner och beställarstruktur Delprojekt 6: Införande av nytt e-beställningssystem I den ursprungliga projektplanen 2 beskrevs delprojekt 5 med aktiviteterna 6.1.1 till 6.1.5 nedan. Delprojekt 6 genomförs under 2012/2013 och har alltså påbörjats innan delprojekt 5. Det innebär att vissa av punkterna för delprojekt 5 redan har, eller kommer att ha, påbörjats i delprojekt 6. 6.1. Aktiviteter i delprojekt 5 Följande aktiviteter skall genomföras i delprojektet. 6.1.1 Lägg upp en uppdaterad inköps webb med ny information På medarbetarwebben beskrivs redan e-beställningar under Upphandlingar och inköp, där även nya riktlinjer och policy för Inköp publiceras. Lathundar och hjälpmedel ska finnas tillgängliga. Detta är alltså redan påbörjat och uppdateras succesivt. 6.1.2 Informera hela SLU I kommunikationsplanen för delprojekt 6 ingår redan att löpande redovisa framåtskridandet med e-handeln, och att exponera nyckeltalen. Detta är alltså redan påbörjat och kommunikationen fortsätter i delprojekt 5. 6.1.3 Inrätta ett beställarnätverk Den inrättade inköpsrollen utgör beställarnätverket. Inköpsrollen kommer att stödja Proceedoanvändare på institutionerna och motsvarande. Pilotinstitutionernas inköpsroller har utbildats, och övriga kommer att påbörjas under våren 2013. Detta är alltså redan klart. 6.1.4 Utbilda Proceedoanvändare Utbildning av Proceedoanvändare vid pilotinstitutioner och vid central förvaltning har inletts redan för provdriften på pilotinstitutionerna. Dock behöver utbildningarna anpassas och utvecklas utifrån erfarenheterna på pilotinstitutionerna, till en färdig utbildning för den fortsatta utrullningen av e- beställningssystemet i organisationen efter hand. Därefter utbildas samtliga institutioner under hösten 2013 och början av 2014. 2 Projektplan: införande av e-beställning, SLU DNR 22-1340/10
6.1.5 Föreslå från vilket datum de nya rutinerna gäller Nya riktlinjer för inköp samt inköpspolicy gäller sedan 2013-06-01 enligt rektors beslut. 6.1.6 Utarbeta strategi för respektive produktkategori Detta har redan gjorts inom delprojekt 6 (tillsammans med tidigare 6.1.7). Produktkategori Labb har prioriterats, därefter produktkategorier i fallande skala utifrån inköpsvolymer (förutom de produkter som inte ska köpas in via Proceedo, tex resor). 7. Tidplan Delprojekt 5 genomförs under tidsperioden 2013-07-01 2014-03-30. 8. Projektorganisation 8.1 Uppdragsgivare 8.2. Anpassningar för delprojekt 5 Jämfört med delprojekt 6 kommer projektledaren Kalle Spångbergs insats minskas till ett projektmöte i månaden, samt ett par styrgruppsmöten och slutrapport för projektet. Vidare kommer Lena Ahrnborg att fortsätta arbeta med leverantörsanslutningar, men på 20%, fram till 2013-12-31. 9. Resurser och budget De budgetmedel som äskas i projektet Införande av e-beställning kommer att begäras i respektive delprojekts budget. För delprojekt 5 äskas 420 000 kr se bilaga 1. Budgeten för delprojekt 5 ryms därmed inom det budgetutrymme som inte utnyttjades inom delprojekt 6 samt tidigare äskade medel. Förutom de resurser som beskrivs i budgeten kommer personal från SLU att delta inom sin ordinarie arbetstid; Susanne Afzelius, inköpschef (föräldraledig) Malin Klevebrand, inköpsassistent Carola Ekman, systemekonom Gunilla Ljunqvist, upphandlingssamordnare Inköpsavdelningen, vad gäller utbildning i LOU
10. Kommunikation/ förankring under och efter projektet Kommunikationsplanen från delprojekt 6 täcker informationen till SLU (allmänt, till prefekter, ACG, inköpsrollen samt Proceedoanvändare ). I delprojekt 5 tillkommer en kanal för kommunikation mot externa leverantörer på SLUs hemsida, samt fortsatt utbildning av Proceedoanvändare, inköpsroller samt attestanter vid samtliga institutioner på SLU. 11. Godkännande av projektplanen Projektets planering och förutsättningar godkänns samt uppdraget accepteras av uppdragsgivaren och projektledaren. Uppdragsgivare Ort och datum Projektledare Ort och datum
Budget för Delprojekt 5 Total kostnad andra halvåret 2013 Total kostnad första halvåret 2014 Kommentar Personal och konsulter Övriga kostnader Kalle Spångberg, projektledare Lena Ahrnborg, leverantöransvarig 43 800 49 640 ett projektmöte i månaden, samt ett styrgruppsmöte på hösten samt ett avslutande strygruppsmöte samt slutrapport i mars 86 888 0 20% av tjänst (tom juni i delprojekt 6). Hälften av Lenas kostnad för 40%. Oväntade utgifter 50 000 Ev anpassning av Palette/Proceedo/Agresso Utbildning Kurslokaler 31 500 22 500 Kostnader för utbildningstillfällen (<500 kr/h för 100 pers enligt Riktlinjer för u- lokaler20111101.docx) á 3 h Resor 25 000 55 000 Till förmöten och utbildningstillfällen i Alnarp, Umeå, Skara/Skinskatteberg, Lysekil/Öregrund, två personer åt gången (2500 kr/pers och dag) Kaffe 20 400 18 000 40 kursdeltagare per gång á 30 kr (kaffe och fralla) Kurser 18 000 0 Option ytterligare Visma Proceedoutbildning Summa (SEK): 225 588 195 140 Summa (SEK): 420 728