Visma Enskild Firma Bokföring 2010-2011 och deklaration för 2010 1 Byte från annat bokföringsprogram till Visma Enskild Firma 1 Byte till momsredovisningen per kvartal från 2011 1 Byte till bokföring enligt kontantmetoden 2 De viktigaste funktionerna i programmet 2 Löpande rutiner 3 Årsrutiner och deklaration 4 Utskrifter 5 Hjälp 5 Min sida 6 Meny-raden 6 Första gången du använder programmet 7 Viktiga uppgifter för fakturor, kvitton, deklaration 7 Välj lösenord 7 Ange firmans räkenskapsår 7 Förkortat eller förlängt räkenskapsår vid nystart 8 Uppgifter om räkenskapsår kan inte ändras i programmet 8 Uppgifter om firmans bankkonto och girokonto 8 Uppgifter om aktuella momssatser i firman 9 Betalningsvillkor och övriga inställningar 9 Markera att du innehar F-skattesedel 9 Företagslogotyp 10 Ingångsvärden för din bokföring 10 Arbeta med löpande rutiner 11 Faktura 11 Kontantkvitto 13 Inbetalning i kassabok 13 Utbetalning i kassabok 15 Överföring i kassabok 16 Redovisning av moms 16 Avskrivningar av inventarier 18 Privata uttag av varor 19 Arbeta med årsrutiner 20 Gå igenom Årsrutiner sida för sida 21 Kundfordringar beräknas automatiskt 21 Betala årets leverantörsskulder före årsskiftet 21 Övriga justeringar av resultatet m m 21 Jord- och skogsbruk 22 Beräkna värde på lager 22 Komplettera med avdrag och inkomster som inte bokförts 22 Uppgifter om avskrivningar 22 Ange påförda egenavgifter/löneskatt för 2009 23 Uppgift om resultatfördelning 23 Lämna viktiga uppgifter för programmets inkomstplanering 24 Innehåll - 1
Redovisningskontroll 24 Arbeta med deklaration 25 Välj mellan helautomatisk deklaration, olika inkomstalternativ eller egna skattemässiga justeringar 26 Programmet fyller i NE och förenklat årsbokslut 27 Uppgifter som ska lämnas på huvudblankett INK1 28 Skatteberäkning ger besked om skatten på firmans verksamhet 28 Låsning av deklaration och bokföring samt årsutskrifter 29 Låser även bokföringen för 2010 29 Förenklat årsbokslut ska skrivas under och arkiveras 29 Rättad deklaration måste lämnas till Skatteverket 29 Utskrift av deklarationsblanketter 29 Årsutskrift 2010 för arkivering 30 Export av SRU-uppgifter och SIE-fil 30 Innehåll - 2
Visma Enskild Firma Detta kom-igång-häfte ger en sammanfattning över programmets viktigaste delar och funktioner. Detaljerad beskrivning av alla programdelar finner du i hjälptexterna inne i programmet. Med Visma Enskild Firma kan du själv enkelt sköta fakturering och bokföring samt deklarationen av dina inkomster från firman. Under året matar du in uppgifter om pengar du får in och pengar som betalas ut. Det ger dig full kontroll över hur firman går ekonomiskt och vilka tillgångar och skulder som finns. Samtidigt har du fullgjort firmans löpande bokföring enligt kontantmetoden. Efter årets slut gör du de justeringar som krävs och låter sedan programmet hjälpa dig med att fylla i firmans deklarationsblanketter och årsbokslut. Bokföring 2010-2011 och deklaration för 2010 I denna årgång av programmet kan du skriva in uppgifter för bokföring enligt kontantmetoden för åren 2010 och/eller 2011. Du kan dessutom göra firmans deklaration och förenklade årsbokslut för år 2010 sedan du bokfört inkomståret 2010 i programmet. En ny årgång av Visma Enskild Firma ges ut före varje årsskifte för att alla regler kring både bokföring och deklaration ska vara helt uppdaterade i programmet. Bokföringen i programmet följer de nya reglerna om förenklat årsbokslut som gäller för räkenskapsår som påbörjas 1 januari 2007. Byte från annat bokföringsprogram till Visma Enskild Firma Det går utmärkt att byta från ett traditionellt bokföringsprogram till Visma Enskild Firma. Du måste dock göra bytet vid ett årsskifte när du startar ett nytt räkenskapsår i firman. Kom ihåg att du enbart kan använda Visma Enskild Firma om du bokför enligt kontantmetoden. Byte till momsredovisningen per kvartal från 2011 Har du hittills haft årsvis momsredovisning och omsätter högst tre miljoner kr per år har du alltid rätt att vid ett årsskifte byta till kvartalsvis momsredovisning. Du måste dock meddela Skatteverket om bytet av redovisningsmetod. Meddelandet lämnas i god tid före den första momsredovisningen som ska vara inlämnad senast 12 maj 2011. 1
Byte till bokföring enligt kontantmetoden Visma Enskild Firma kräver att du sköter din bokföring enligt kontantmetoden (kallas även bokslutsmetoden av Skatteverket). Om det av ditt registreringsbevis för firman som du fått från Skatteverket framgår att du ska använda den s k faktureringsmetoden vid din bokföring, måste du byta bokföringsmetod innan Visma Enskild Firma kan användas. Ett sådant byte kan inte göras innan du fått tillstånd från Skatteverket om ett byte. Behöver du byta måste du därför snarast ansöka hos Skatteverket om ett sådant byte. Du ska du även ange de särskilda skälen till varför du vill byta bokföringsmetod. Som skäl kan du då exempelvis skriva följande: Jag vill från 2011 bokföra enligt reglerna om förenklat årsbokslut med kontantmetoden, som jag nu fått kännedom om. De reglerna förenklar min bokföring så att jag kan konkurrera på lika villkor med andra företagare som har denna enkla bokföringsmetod. Jag vill därutöver även hänvisa till samma skäl som motiverade möjligheten att byta bokföringsmetod för alla som ansökte vid årsskiftet 2006/2007. Du skriver din ansökan i ett vanligt brev eller använder blanketten SKV 4639 som finns på Skatteverkets hemsida. De viktigaste funktionerna i programmet De viktigaste funktionerna i programmet är följande Startguide Första gången du använder programmet kommer du till en licensguide (denna behandlas sist i denna dokumentation). Därefter får du välja att skapa ett nytt företag eller öppna ett övningsföretag. 2 När du skapar ett nytt företag kommer du till en startguide. Den hjälper dig att fylla i de grundläggande uppgifter om din firma och dig själv som behövs för att du ska kunna skapa korrekta fakturor och komma igång med kassaboken i programmet.
Ingångsvärden från tidigare år När du börjar använda Visma Enskild Firma måste du första gången skriva in uppgifter om olika ingångsvärden från föregående år. Vissa uppgifter lämnar du när du går igenom Startguiden. Du kan också behöva komplettera med uppgifter via menyvalet Arkiv Ingångsvärden. Ingångsvärden behöver bara lämnas manuellt en enda gång i programmet. Kommande år ser programmet självt till att ta med alla nödvändiga uppgifter från gamla till nya inkomstår. Ska du börja bokföra för en nystartad firma finns det mycket få ingångsvärden att lämna i många fall inga alls. Löpande rutiner Fakturor och kontantkvitton Till programmets Löpande rutiner hör det avsnitt där du skapar och skriver ut fakturor och kontantkvitton och håller reda på vilka kunder som betalat sina fakturaskulder. Kassabok för inbetalningar/utbetalningar I Löpande rutiner ingår också Kassaboken där du regelbundet för in uppgifter om inbetalningar som firman får för försäljning etc och utbetalningar som firman gör för inköp m m. På så vis har du alltid full kontroll över hur firmans verksamhet går ekonomiskt och vilka pengar som finns i firmans kassa och på olika konton. Momsredovisning Om du väljer momsredovisning per kvartal eller månad finns en översikt som visar momsbeloppen som hör till årets olika skattedeklarationer. I översikten låser du också en momsperiod för inmatningar när skattedeklarationen för perioden är inlämnad till Skatteverket. Inventarielista Du är skyldig att föra en förteckning över de inventarier som firman äger. Det kan du göra med funktionen Inventarielista. När du i kassaboken för in uppgifter om nya inköp av inventarier förs de automatiskt till Inventarielistan. Genom att du på så vis alltid har en uppdaterad inventarielista kommer programmet helt automatiskt att kunna beräkna årets maximala avdrag som får göras för värdeminskning på inventarierna (avskrivningar). 3
Privata uttag av varor eller tjänster I vissa branscher är det vanligt att ägaren gör privata uttag av varor eller tjänster ur sin firma. I så fall måste uttagen noteras löpande, eftersom de måste bokföras och eftersom inkomstskatt och moms ska betalas på det uttagna värdet. Registrering av uttagen sker i funktionen Privata uttag. Årsrutiner och deklaration Om du i denna årgång av programmet har bokfört inkomståret 2010 har du i Årsrutiner möjlighet att lämna kompletterande uppgifter som kan behövas innan årsbokslut och deklaration för 2010 års verksamhet ska göras klar. För dig som enbart sköter bokföringen för 2011 i denna årgång av programmet kommer funktioner för förenklat årsbokslut och deklaration för inkomståret 2011 att finnas i nästa årgång av programmet som kommer i slutet av 2011. Årsrutiner Programmets Årsrutiner använder du när inkomståret är slut för att få hjälp att justera det bokförda resultatet enligt de bokföringsregler som gäller och för att låta programmet beräkna sådana poster som bara beräknas årsvis. I Årsrutiner lämnar du även vissa uppgifter som programmet behöver för att kunna hjälpa dig med inkomstplanering och deklaration. Deklaration och förenklat årsbokslut När du fyllt i nödvändiga uppgifter i Årsrutiner och hela bokföringen för 2010 är klar går du vidare till deklarationsdelen av programmet. Där låter du programmets inbyggda inkomstplanering hjälpa dig att få fram det resultat som programmet ska använda i din deklaration samtidigt som programmet och fyller i blankett för förenklat årsbokslut. Din ena möjlighet är då att låta programmet göra en helautomatisk deklaration där inkomsten som du deklarerar helt bestäms av principer som våra experter tagit fram. Eller också tittar du först på den inbyggda analysen över ett antal olika alternativ till inkomst, som programmets inkomstplanering ger dig och bestämmer sedan själv vilket av alternativen programmet ska försöka nå. När du gjort ditt val försöker programmet då få fram den önskade inkomsten i firman via de resultatjusteringar som är möjliga att göra i det enskilda fallet och ger besked om planeringen lyckats enligt dina önskemål. 4
Du har också möjlighet att via funktionen Egna skattemässiga justeringar själv manuellt skriva in uppgifter om avsättningar och återföringar av periodiseringsfonder och expansionsfond. Detta gäller även räntefördelning och schablonavdrag. Därefter kommer programmet att fylla i alla uppgifter som ska lämnas för firmans verksamhet på deklarationsblanketten NE och momsbilagan för inkomståret 2010. Dessutom fyller programmet också i det nya förenklade årsbokslutet för 2010 helt automatiskt. Utskrifter I programmet finns möjlighet att skriva ut fakturor med kopior och kontantkvitton som skapats liksom uppgifter om betalda/obetalda fakturor. Vidare finns en rad rapporter av olika slag som bygger på uppgifter som lämnats i kassaboken. Det gäller dels rapporter om firmans ekonomiska ställning liksom rapporter som måste finnas enligt bokföringsreglerna. Vidare finns utskriftsmöjligheter av deklarationsblanketter som programmet fyller i och som du kan lämna till Skatteverket. Hjälp Hjälp direkt på bildskärmen Visma Enskild Firma innehåller ett stort antal hjälptexter där du kan läsa om olika funktioner i programmet och om bokföringsregler, skatteregler m m. Du kan när som helst få lägesrelaterad hjälp och information om alla funktioner i programmet direkt på skärmen. Denna hjälp består av olika typer av snabbreferenser till menyer, funktioner och kommandon i programmet. Det finns flera sätt att på bildskärmen få hjälp med det du just nu arbetar med: Tryck på F1-tangenten för att få upp en hjälptext som rör den funktion eller det fält där du för tillfället befinner dig i programmet. Klicka på ikonen med frågetecknet som finns uppe i knappraden på sidan. Då kommer en hjälptext som behandlar hela den aktuella sidan. Klicka på Hjälp-knappen om du befinner dig i en dialogruta. Välj menyvalet Hjälp. 5
Min sida På Min sida får du information som berör just dig och de produkter du arbetar med. Via Min sida kan du arbeta med våra internettjänster och ladda ner nya versioner av de produkter du har avtal på. Du får också tips om hur du använder dina program och tjänster. Dessutom får du tillgång till Visma Infoline, vår informationstjänst med nyheter om ekonomi, juridik, skatter och företagande samt årets skattekalender och aktuella ekonomifakta. Tjänsten, som är en del av Min sida i programmet, uppdateras med färska nyheter varje vardag i veckan. För att få tillgång till personligt anpassad information på Min sida behöver du vara inloggad. Endast avtalskunder har möjlighet att nå Min sida. Meny-raden Programmets menyrad är uppbyggd på följande vis: Arkiv Under Arkiv når du inmatningssidorna för Ingångsvärden, som du måste fylla i manuellt när du första gången börjar använda programmet och har deklarerat tidigare för din firma. Där finns även Företagsinställningar, där du anger olika uppgifter om firman som behövs för att dina fakturor ska bli korrekta och för att du ska komma igång med din bokföring. Här finns även inställningar för lösenord, vissa personliga inställningar av programmet liksom funktioner som tillhör Windows-standard för menyvalet Arkiv, exempelvis Skriv ut, Utskriftsinställningar, Skrivarinställningar, Säkerhetskopia och Avsluta. Arbeta med Under Arbeta med finns menyval för Kassabok, Fakturor/Kvitto, Årsrutiner, Deklaration och Utskrifter. Kommando Här finns menyval som ändras beroende på vilken del av programmet du arbetar med. Menyvalen beskrivs längre fram. 6
Fönster Här kan du stänga av visningen av programmets navigeringsfönster. Under rubriken Fönster ser du även vilka olika fönster som är öppna samtidigt. Hjälp Innehåller de hjälpfunktioner som beskrivits tidigare. Första gången du använder programmet När du följt de installationsanvisningar som finns sist i denna dokumentation och för första gången ska arbeta i programmet med din egen firma möts du av en Startguide. De flesta uppgifterna du lämnar i Startguiden kan du senare ändra via menyvalet Arkiv Företagsunderhåll Företagsinställningar. Viktiga uppgifter för fakturor, kvitton, deklaration Det är viktigt att du är noggrann när du i Startguiden fyller i uppgifterna om dig och din firma. Uppgifterna används bl a för att skapa en mall i programmet för fakturor och kontantkvitton, där det ställs många lagliga krav på innehållet. Uppgifterna kommer också att användas vid utskrifter av andra viktiga handlingar kring din bokföring och deklaration. Om du fyller i samtliga uppgifter i Startguiden kan du vara säker på att de dokument som du kan skriva ut från programmet innehåller de uppgifter som lagen kräver. Välj lösenord Du har möjlighet att ange lösenord, så att inga obehöriga kommer åt bokföringen av din firma. Det kan vara särskilt lämpligt om du sköter din bokföring på en dator som även andra personer har tillgång till. Vill du inte använda lösenord kan du bara klicka dig förbi de fälten utan att skriva in något alls. Ange firmans räkenskapsår I en firma är räkenskapsåret normalt samma som ett vanligt kalenderår. 7
Förkortat eller förlängt räkenskapsår vid nystart Det år du startar firman kan räkenskapsåret vara hur kort som helst, bara det slutar den 31 december. Du kan vid starten av firman även förlänga räkenskapsåret till högst 18 månader. Om du exempelvis startar en firma 1 juli 2010 eller senare under hösten kan du välja att förlänga det första räkenskapsåret till 2011-12-31. Uppgifter om räkenskapsår kan inte ändras i programmet Var noggrann när du anger uppgifter om räkenskapsår i programmet. De uppgifter som anges i Startguiden kan inte ändras. Blir det fel måste du helt enkelt skapa ett nytt företag i programmet och ange de rätta uppgifterna. Uppgifter om firmans bankkonto och girokonto I Visma Enskild Firma kan du registrera inbetalningar och utbetalningar i kassan samt på ett vanligt bankkonto och på ett konto som antingen är knutet till Bankgirot eller Plus- Girot. Det vanliga bankkontot kan exempelvis vara ett konto med lite bättre ränta, där man kan sätta in pengar som inte behövs i firman för stunden. Löpande inbetalningar från kunder hamnar i regel på girokontot och därifrån sker ofta de flesta utbetalningar vid inköp etc. 8
Vill du hålla nere dina kostnader och tar emot relativt få inbetalningar kan du kanske klara dig utan ett girokonto. Ett sådant brukar nämligen inte gå att få tillgång till utan att man betalar årliga avgifter till banken. Istället låter man kunderna göra sina inbetalningar direkt till firmans vanliga bankkonto. Uppgifter om aktuella momssatser i firman Programmet kan hantera försäljningar med olika momssatser. Men som regel brukar en firmas verksamhet dock enbart omfatta försäljning till en och samma momssats. Därför ska du ange vilka momssatser som är aktuella i ditt fall. Programmet kommer då inte att visa inmatningsfält för några andra momssatser på fakturor eller på poster för inbetalningar efter försäljning till kunder. Betalningsvillkor och övriga inställningar Du anger vilka betalningsvillkor som ska anges på de fakturor du skapar i programmet. Du kan också göra en del andra inställningar, som du kan läsa mer om i hjälptexter i programmet. Markera att du innehar F-skattesedel Det är knappast möjligt att i praktiken driva en egen firma utan att ha F-skattesedel. Du måste dock själv markera i startguiden att du har F-skatt. Uppgiften skrivs då ut på fakturor och andra handlingar i programmet där det enligt lagregler ska framgå att du har en F-skattsedel. 9
Företagslogotyp Du har även möjlighet att hämta in en företagslogotyp som ska visas på fakturan. Klicka på Hämta och leta upp din bildfil. Ingångsvärden för din bokföring Om firman inte är nystartad ska du sist i Startguiden skriva in uppgifter om behållningen i kassa, på bankkonto och girokonto vid årets början. Övriga ingångsvärden som kan vara aktuella exempelvis uppgifter om inventarier och andra tillgångar liksom om skulder som fanns vid årets början lämnar du via menyvalet Arkiv Ingångsvärden. 10
Arbeta med löpande rutiner När du arbetar med Visma Enskild Firma är det funktionerna i Löpande rutiner som du kommer att använda mest. Det är här du skapar dina fakturor och kontantkvitton efter försäljningar och håller kontroll över dina fordringar på kunder. Det är också här du skriver in uppgifter om inbetalningar och utbetalningar och håller reda på hur firmans resultat utvecklas och hur stora tillgångar och skulder firman har. Faktura Skapa ny faktura När du väljer Ny faktura visas en fakturamall med uppgifter som du skrivit in om företaget. Du kompletterar på varje ny faktura med uppgift om fakturamottagare och vad försäljningen avser. 11
Tre statuslägen för faktura En faktura i programmet har normalt ett av följande statuslägen Inte utskriven, Utskriven och Betald. Även status som Delbetald respektive Makulerad kan förekomma. Vilken status fakturan har visas uppe till vänster på skärmen när du har öppnat fakturan. Status anges också per faktura om du väljer Visa översikt, som innehåller en lista över alla fakturor och kvitton som du skapat i programmet. Visa översikt Med Visa översikt får du fram en lista över alla fakturor och kontantkvitton som skapats i programmet under en vald period. I Visa översikt kan du sortera så att listan enbart visar fakturor eller kvitton. Du kan välja att visa fakturor/kvitton med en viss status och du kan välja vilken tidsperiod som översikten ska omfatta. Inte utskriven Så länge du inte skrivit ut en skapad faktura har den status Inte utskriven. På så vis kommer du ihåg att du inte har skickat fakturan till kunden, vilket inte kan ha skett eftersom du inte skrivit ut fakturan. Utskriven När du skrivit ut en faktura i programmet ändras status automatiskt till Utskriven. Detta gäller även om du skapat en PDF-fil eller skickade fakturan via e-post. Vanligtvis innebär en sådan status att du även skickat fakturan till kund, d v s att fakturan är upprättad och klar. När en faktura har statusen Utskriven kommer den av programmet alltid att tas med som en försäljningsinkomst, när du gör utskrifter av firmans resultat i en resultatrapport. Samtidigt anges beloppet även som en kundfordran i programmets balansrapport. En enklare påminnelse skrivs ut, när fakturan har status Utskrift. Betald När du kopplat samman en faktura med en post för inbetalning i Kassaboken ges utskrivna fakturor av programmet statusen Betald. 12
Ångra eller makulera Det finns vissa möjligheter att ångra eller eller makulera fakturor. Läs mer om det i programmets hjälptexter. Kontantkvitto Funktionen för kontantkvitton fungerar på likartat sätt som fakturor, men har färre statuslägen. Vill du skapa ett kontantkvitto väljer du Nytt kontantkvitto. Post för inbetalning skapas automatiskt När du skrivit ut ett kontantkvitto, kommer programmet automatiskt att skapa en inbetalningspost till kassan med uppgifterna på kvittot som grund. Programmet utgår ifrån att ett kontantkvitto som är utskrivet, alltid motsvaras av en verklig, kontant händelse. Kvittot får därför statusmarkeringen Betald, så fort du gjort en utskrift av kvittot. Programmet gör samtidigt en utskrift av en verifikation över händelsen som du kan sätta in i din pärm över verifikationer. Inbetalning i kassabok Varje gång du fått en inbetalning till firman registrerar du i programmet att pengarna kommit in. Ange rätt inbetalningsdatum Du ska ange det datum då firman tagit emot pengarna, d v s den dag pengarna sattes in på bankkontot/girokonto eller togs emot kontant. När du är noggrann med att ange rätt inbetalningsdatum i bokföringen, kommer behållningen på bankkonto respektive girokonto alltid att stämma med kontoutdragen från banken. Det förenklar mycket när du ska stämma av din bokföring mot kontoutdragen. Du får då också möjlighet att enkelt hålla kontroll på likviditeten i firman, d v s att det finns pengar på bank och i kassa som räcker till de utgifter firman har framför sig. Redovisar du moms per kvartal eller månad är betalningsdagen också avgörande för innehållet i din momsredovisning. Då är det särskilt viktigt att inte ange ett senare datum för en mottagen betalning än det datum då betalningen mottogs. 13
Markera inbetalning till konto eller kassa Du markerar om pengarna satts in på girokontot eller bankkontot eller om det är en kontant inbetalning till kassan. Välj typ av inbetalning Du måste också ange vilken typ av inbetalning det är fråga om och får då välja bland ett antal fasta inbetalningstyper. Du kan inte spara en inbetalning i programmet utan att ha valt inbetalningstyp. Om inbetalningen hör till en faktura som är registrerad i programmet som obetald, ska du klicka på knappen Hämta obetald faktura. Då visas en lista över de obetalda fakturor som finns och du kan enkelt peka ut den faktura som du fått betalt för. Programmet skapar då hela inbetalningsposten genom att använda uppgifter som finns på fakturan. Det enda du behöver göra är att komplettera med korrekt datum för inbetalningen och ange om inbetalningen skett till girokonto, bankkonto eller kassa. Du kan även markera en faktura i listan över fakturor som visas då du valt Visa översikt och sedan klicka på knappen Markera som betald. Även då kopplas fakturan samman med en inbetalningspost i kassaboken och inbetalningen blir på så vis registrerad. Ångra eller makulera Det finns vissa möjligheter att göra ångra eller makulera inbetalningar. Läs mer om det i programmets hjälptexter. 14
Utbetalning i kassabok När du fått en faktura som firman ska betala, bör du registrera utbetalningen i kassaboken så fort du har tid. Då får du den mest rättvisande bilden av firmans ställning när du skriver ut resultatrapporter, eftersom resultatrapporten tar hänsyn till alla utbetalningar som matats in under året, även i de fall då själva betalningen av utgifterna ännu inte skett när rapporten skrivs ut. De flesta använder idag en internetbank för att göra sina utbetalningar. Ta gärna för vana att skriva in uppgifter om utbetalningar i Visma Enskild Firma vid samma tillfälle som du lägger in order om utbetalningar i internetbanken. När du registrerar utbetalningarna i programmet är det viktigt att du som utbetalningsdatum anger den dag då du bestämt att banken ska utföra betalningen. På så vis kommer kontoutdragen från banken alltid att stämma med huvudboken i din bokföring. Det förenklar mycket när du ska stämma av din bokföring mot kontoutdragen. Det är dessutom viktigt att ange korrekta datum om du redovisar moms per kvartal eller månad, annars kan det bli sådana fel i momsredovisningen att du riskerar få betala s k skattetillägg. Enkelt att ha koll på likviditeten Om du är snabb med att mata in uppgifter om dina utbetalningar i Visma Enskild Firma kommer du att ha möjlighet att enkelt hålla kontroll på likviditeten i firman. Då ser du direkt om det finns pengar på bank och i kassa som räcker till de utbetalningar du tänker göra. Ångra eller makulera Det finns vissa möjligheter att ångra eller makulera utbetalningar. Läs mer om det i programmets hjälptexter. 15
Överföring i kassabok Välj Ny överföring om du i Kassaboken vill notera att du har flyttat firmans pengar mellan Kassa och Bankkonto och Girokonto. Registrera överföringar till/från Skogskonto Om din firma har bokfört en skogsfastighet kan det förekomma att du gör insättningar på och uttag från Skogskonto. Från 2007 gäller att dessa insättningar/uttag måste bokföras. I programmet kan en sådan bokföring enbart ske genom att du använder funktionen Ny överföring och flyttar pengar från Girokonto, Bankkonto eller Kassa till Skogskonto eller tvärtom. Redovisning av moms Visma Enskild Firma hanterar årsvis momsredovisning, såväl som momsredovisning i skattedeklaration (månads- elller kvartalsmoms). I programmet har du då tre alternativ att välja bland för momsredovisning. Du kan låta programmet hantera redovisningen per kvartal, per månad eller per år. Kvartalsmoms oftast bäst Kvartalsmomsen är den mest fördelaktiga metoden att redovisa moms för nästan alla som använder Visma Enskild Firma. Detta eftersom du då utan alltför mycket administrativt arbete kan försäkra dig om att du under löpande år aldrig behöver betala in moms till staten innan du först fått betalt själv. Samtidigt får du normalt den allra längsta kredittiden på momsbetalningarna. Bara i enstaka situationer kan årsvis moms eller månadsmoms i fortsättningen vara mer fördelaktig än kvartalsmoms. 16
Samma momsredovisningsperiod i programmet hela året I Visma Enskild Firma gäller begränsningen att programmet enbart hanterar en och samma period för momsredovisning under hela året. Därför måste du låta ett byte av momsperiod exempelvis från månadsmoms till kvartalsmoms gälla från 1 januari och hela året ut för att bytet ska fungera perfekt i programmet. Läs mer om byte av momsperiod i programmets hjälptexter. Skattedeklarationer för moms När du i programmet valt att redovisa momsen per kvartal eller per månad skall du använda en s k skattedeklaration för din momsredovisning. Du hittar dina skattedeklarationer i avsnittet för Moms i programmets Löpande rutiner. Du kan löpande se vilka belopp som för respektive momsperiod finns registrerade som betalningar för utgående moms på försäljningar och för ingående avdragsgill moms på inköp. Du ser också om du för varje period kommer att få betala moms till staten eller om du har rätt att få moms återbetald. Bokför som betald/återbetald När du i programmet markerat en skattedeklaration som Inlämnad kan du med hjälp av knappen Bokför som betald/återbetald enkelt även skapa en post i kassaboken för själva betalningen som tillhör respektive skattedeklaration. Allt ska med i sista perioden Vid redovisning av inkomstårets allra sista momsperiod föreskriver reglerna att man i momsredovisningen även tar med momsen på årets försäljning som du inte fått betalt för vid årets slut. Finns sådana kundfakturor tas de automatiskt med av programmet. Du får samtidigt göra avdrag för moms på leverantörsskulder som du fått faktura på, men ännu inte betalat. I programmet måste sådana skulder anges av dig i programdelen för Årsrutiner. 17
Momsskuld eller momsfordran i årsbokslutet När du redovisar moms per kvartal/månad ska momsen behandlas på samma sätt i din bokföring som alla andra skulder och fordringar. Har du exempelvis en momsskuld för den sista av årets momsperiod och inte betalar den förrän en bit in på nästkommande år, tas den momsskulden av programmet automatiskt upp bland skulderna i årsbokslutet. På motsvarande sätt tas även en momsfordran upp i årsbokslutet av programmet. Årsvis momsredovisning i inkomstdeklarationen Du som väljer årsvis momsredovisning får programmets hjälp att fylla i blanketten Momsbilaga, samtidigt som programmet fyller i blankett NE. Momsbilaga lämnas till Skatteverket ihop med den vanliga inkomstdeklarationen och innehåller samma slag av uppgifter som finns på skattedeklarationen för moms. Betalning/återbetalning av moms beräknas ihop med din vanliga inkomstskatt när du har årsvis momsredovisning. Avskrivningar av inventarier Enligt bokföringens regler måste du se till så att det finns en förteckning över de inventarier som firman äger. En sådan förteckning kan du lätt skapa i programmet med funktionen Inventarielista. Då får du på samma gång tillgång till en helt automatiskt beräkning i programmet av de maximala avdrag som varje år får göras för värdeminskning på inventarierna. När du första gången börjar använda programmet skriver du in uppgifter om firmans inventarier som ingångsvärden. Inventarielistan uppdateras automatiskt Varje gång du gör ett inköp av ett inventarium får du lämna några extra uppgifter om inköpet i en särskild dialogruta. Programmet kan då avgöra om det nya inventariet får tas upp som ett avdrag på en gång eller om årliga avskrivningar istället ska beräknas på inköpet. Samtidigt sker en automatisk uppdatering av Inventarielista varje gång du använder utbetalningstypen Inventarier vid ett inköp. 18
Privata uttag av varor Om du för privata ändamål förbrukar varor som hör till firman har du gjort ett privat uttag från firman. Sådana uttag ska beskattas hos dig. Om du gör privata uttag av varor ska det bli samma skattemässiga effekter av uttaget som om du istället hade sålt varan till en utomstående. Bokföringsreglerna kräver därför att du regelbundet registrerar värdet av eventuella privata uttag som du gjort. Programmet ser till att privata uttag bokförs och beräknas på ett korrekt sätt när du använder funktionen Privata uttag som finns bland programmets löpande rutiner. Reglerna gäller privata uttag av både varor och av tjänster. När du i programmet skriver in uppgifter om privata uttag måste du ange både marknadsvärdet och det inköpspris firman haft för varan. Programmet behöver båda uppgifterna för att kunna räkna ut korrekt moms och skatt på uttaget. 19