1/15 Plats och tid Multeum, Strängnäs kl. 17:30-19:45 Paragrafer 47 55 Beslutande Se deltagarlista på nästa sida. Närvarande ersättare Övriga deltagande Utses att justera Se deltagarlista på nästa sida. Se deltagarlista på nästa sida. Jan Rudengren (L) med Maj Källman (MP) som ersättare. Justeringens plats och tid Multeum 2017-10-03 Underskrifter Organ Sekreterare Ordförande Justerande... Sofie Widmark... Lars Larsson (M)... Jan Rudengren (L) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat, justeringen har tillkännagivits genom anslag en Datum för anslags uppsättande 2017-10-03 Datum för anslags nedtagande 2017-10-26 Förvaringsplats för protokollet Kulturkontoret Underskrift... Sofie Widmark
2/15 Deltagarlista Beslutande Lars Larsson (M), ordf Gunnar Boman (M) Lena Stensgård (M) Eva Strömberg (S) Mikael Slagbrand (S) Maj Källman (MP) Jan Rudengren (L) Tjänstgörande ersättare Mauno Rahikainen (S) Hans Noreen (STRP) Donald Wedel (M) Lennart Ahlström (M) Notering Ersättare för Göran Svärd (S) Ersättare för Catharina De Geer (KD) Ersättare för Vian Faili (V) Ersättare för Finn Stavnsbo (SD) Ersättare Christina Klingspor (M) Övriga Christer Hermansson, kulturchef Agneta Klingberg, rektor Kulturskolan Anders Lorentz Pantzar, scenmästare Ulrika Klang, Fritidsgårdschef Daniel Fjellström, antikvarie Antal åhörare: 0
3/15 KFN 47 Föredragningslista, anmälan av övriga frågor Beslut en beslutar att 1. godkänna föredragningslistan med nedanstående ändringar och tillägg. Ändring och tillägg Punkt 3, Information om nya kommunallagen stryks. Ytterligare två ärenden tas upp, och läggs till i föredragningslistan. Det gäller information ny kommunscen, som läggs in som första informationspunkt samt en informationspunkt om Mötesplatser direkt efter denna. Punkten 12, Marknadsföring Kulturkontoret stryks. Inga övriga frågor anmäls till föredragningslistan.
4/15 KFN 48 Information Strängnäs segelsällskap Rolf Carlson, ordförande, och Björn Krantz, ledare Askholmsgruppen, i Strängnäs Segelsällskap informerar om föreningens verksamhet. Man berättar att klubben är en av de större i Mälaren och att den följer riksidrottsförbundets värderingar och riktlinjer. Föreningen har verksamhet från nybörjare till elitverksamhet och en omfattande verksamhet för ungdomar. I våras arrangerade klubben en SM-deltävling i segling på Ulfhällsfjärden. Man hade hjälp av sponsorer och menar att sådana här arrangemang är en bra möjlighet att lyfta fram kommunen. Klubben har fått en förfrågan om att hålla en deltävling även nästa år, och hoppas då på en bra samverkan med kommunen. Björn Krantz, ledare för Askholmsgruppen berättade om föreningens verksamhet på klubbholmen Askholmen, där man nyligen har fått el installerad, liksom mulltoa. Här arrangerar klubben bland mycket annat ett midsommarfirande för runt 100 personer varje år. Totalt har man cirka 400 medlemmar och 250 båtar i föreningen. I Löt har föreningen vinterförvaring för cirka 200 båtar, och det är en stor apparat med säkerheten runt detta. Man har avtal med Securitas. Om två år firar föreningen 100-årsjubileum. Nämnden framför önskemål om att hålla ett nämndsammanträde i föreningens klubblokal vid Löt. En arbetsgrupp för samarbete med föreningen väljs: Gunnar Boman (M), Donald Wedel (M) och Christina Klingspor (M).
KFN 49 Dnr KFN/2017:83 5/15 Delårsrapport 2 2017, en Beslut en beslutar att 1. godkänna delårsrapport 2 2017. 2. godkänna åtgärdsplan avseende kultur- och fritidsnämndens prognostiserade ekonomiska underskott 2017. Beslutsgång Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir nämndens beslut. Beskrivning av ärendet Delårsrapport 2 2017 sker enligt fastställd tidplan. Uppföljningen omfattar perioden 1 januari till 31 augusti 2017 med prognos för helåret. Ekonomiska konsekvenser för kommunen en kommer att göra ett underskott på grund av kostnaderna för avyttringen av Strängnäs museums föremålssamling. En åtgärdsplan avseende det ekonomiska underskottet finns i bilaga. Uppföljning Ekonomisk uppföljning sker regelbundet i kultur- och fritidsnämnden. Måluppföljningen sker i delårs- och årsrapporterna. Beslutsunderlag Delårsrapport 2 2017, en Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kommunrevisionen
KFN 50 Dnr KFN/2016:251 6/15 Internkontrollplan för kultur- och fritidsnämnden 2017, delårsuppföljning Beslut en beslutar att 1. godkänna delårsuppföljningen av internkontrollplan 2017. Beslutsgång Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir nämndens beslut. Beskrivning av ärendet Internkontrollplanens syfte är att säkra en effektiv förvaltning som ständigt förbättras samt säkerställer att de politiskt beslutade målen uppfylls och verksamhetens processer fungerar tillförlitligt. Inför varje verksamhetsår beslutar nämnden om en särskild plan för uppföljning av internkontrollen. Planen utarbetas och tillämpas med utgångspunkt från gällande tillämpningsanvisningar och reglemente som har beslutats av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Uppföljning sker i samband med delårsrapporten och årsredovisningen. ens internkontrollplan består av fem rutiner. 1. Kompetenserna på kulturkontoret 2. Systematiskt arbetsmiljöarbete 3. Anmälan och kö till Kulturskolan 4. Kulturbidrag 5. Uppföljning av beslut i nämnden Uppföljning av granskningsområdena: Kompetenserna på kulturkontoret. Kulturkontorets personal har klarat av att utföra sina tjänster till kultur- och fritidsnämnden och medborgarna. Inga avvikelser. Systematiskt arbetsmiljöarbete. Regelbundna uppföljningar på arbetsmiljöronder samt tillbuds- och arbetsskaderapportering har utförts. Anmälan och kö till Kulturskolan. Granskat att gällande rutiner för turordning tillämpats. Hösten 2017 byter kulturskolan antagningssystem. Inga avvikelser. Kulturbidrag. Stickprov på att bidragsreglerna följs har genomförts. Inga avvikelser. Uppföljning av beslut i nämnden. Besluten och ärendebalanslistan följs regelbundet upp av kulturkontorets personal. Inga avvikelser.
7/15 Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Uppföljning sker i samband med delårsrapporten och årsredovisningen i enlighet med frekvensen i internkontrollplanen. Beslutsunderlag Internkontrollplan 2017 för kultur- och fritidsnämnden Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kommunrevisionen
KFN 51 Dnr KFN/2017:97 8/15 Motion om meröppet på kulturhuset Multeum Beslut en beslutar att 1. föreslå kommunfullmäktige att besluta att avslå motionen om meröppet på kulturhuset Multeum. Beslutsgång Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir nämndens beslut. Beskrivning av ärendet I motionen föreslås att Strängnäs bibliotek i kulturhuset Multeum blir ett så kallat meröppet bibliotek och förslagsställarna hänvisar till andra kommuner som till exempel Trosa. Meröppet innebär att besökare över 18 år kan använda biblioteket även på kvällar och helger när det inte finns personal på plats. Att göra folkbiblioteken mer tillgängliga och få till bättre öppettider för invånarna i Strängnäs kommun är mycket viktigt. I Bibliotekslagen (2013:81) formuleras bibliotekens uppdrag bland annat så här: 2 Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska främja litteraturens ställning och intresset för bildning, upplysning, utbildning och forskning samt kulturell verksamhet i övrigt. Biblioteksverksamhet ska finnas tillgänglig för alla. Trots detta föreslår kulturkontoret att motionen avslås. Det första skälet är att biblioteksverksamheten 2017 fått neddragningar och saknar ekonomiskt utrymme för att göra en meröppet-satsning i Strängnäs bibliotek. En sådan satsning skulle innebära betydande kostnader för att anpassa lokalerna, utöver detta tillkommer engångskostnader för systemet och årliga kostnader för driften. Det andra skälet är att Strängnäs bibliotek är lokaliserat i kulturhuset Multeum. Byggnaden i tre plan är inte lämpad för meröppet-konceptet. Kommuner som har genomfört meröppet har gjort detta på mindre bibliotek, ofta filialbibliotek. Vi vill värna om biblioteket som en trygg mötesplats. Under senare år har vi haft ökade säkerhetsproblem på Strängnäs bibliotek. Mot denna bakgrund anser vi att meröppet utan personal inte kan garantera en tillfredställande trygghet för besökare och verksamheten.
9/15 Att öka bibliotekens öppettider är relevant och en prioritering av bättre öppettider på folkbiblioteken bör i så fall tas med i budgetprocessen inför 2018. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Ingen uppföljning krävs. Beslutsunderlag Motion från Pia Steensland (KD) och Marie-Louise Mustaniemi (KD) om meröppet på Multeum i Strängnäs, dnr KS/2017:395-034 Beslutet skickas till Pia Steensland och Marie-Louise Mustaniemi Kommunstyrelsen
KFN 52 Dnr KFN/2017:129 10/15 Revidering av ens delegationsordning Beslut en beslutar att 1. revidera kultur- och fritidsnämndens delegationsordning enligt förslag daterat 2017-09-05 Beslutsgång Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir nämndens beslut. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige fattade den 29 maj 2017, 151, beslut om att anta ny taxa för Paulinska salen och Thomas Arena teater. Taxan innebär att externa hyresgäster och arrangörer med betalande publik ska betala en mer marknadsanpassad hyra för att kommunen inte ska konkurrera på ojämlika villkor. Det är vedertaget i branschen att arrangören och ägaren till lokalen förhandlar om priset för lokalen beroende på vilken typ av arrangemang som ordnas. En sådan förhandling utgår från att ägaren till lokalen ska ha kostnadstäckning samt en andel av eventuell vinst. Förhandlingsmodellen kallas break-even. Kommunfullmäktiges beslut ger alltså Strängnäs kommun en möjlighet att vid externa arrangemang förhandla om priset för lokalen på marknadsmässiga villkor. En sådan lösning medför att konkurrens på ojämlika villkor inte förekommer vid uthyrning av Paulinska salen och Thomas Arena teater. Med anledning av kommunfullmäktiges beslut behöver kultur- och fritidsnämndens delegationsordning revideras så att kulturskolans chef ges delegation att fatta beslut om pris för uthyrning av Paulinska salen och Thomas Arena teater efter förhandling. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Ingen uppföljning krävs.
11/15 Beslutsunderlag Förslag, Delegationsordning för en i Strängnäs kommun, 2017-09-05 Beslutet skickas till -
12/15 KFN 53 Informationsärenden 1. Ny kommunscen Anders Lorentz Pantzar, scenmästare samt Agneta Klingberg, rektor Kulturskolan informerar nämnden om projektarbetet kring en ny kommunscen. Man presenterar två olika alternativ att ta ställning till då det nuvarande hyreskontraktet för Thomas Arena löper ut 2024. 1. Att omförhandla nuvarande hyreskontrakt. De nuvarande lokalerna är dock inte ändamålsenliga och det är svårt att få ekonomisk bäring på evenemang. Det är också få synergieffekter med andra verksamheter. 2. Att projektera och bygga en ny kommunscen. En förstudie behöver göras utifrån underlaget som Anders Lorentz Pantzar och Agneta Klingberg har tagit fram. 2. Mötesplatser Kulturchef Christer Hermansson och ordförande Lars Larsson (M) informerar om läget kring arbetet med Mötesplatser i Åker och Mariefred. Önskemål finns om att lägga in om en mötesplats i Strängnäs i årsplanen. 3. Strängnäs museum och fotosamlingen Ordförande Lars Larsson (M) informerar om att majoriteten har tagit fram ett förslag som kommer upp i oktober gällande fotosamlingen. Där föreslår man nämnden att besluta att donera fotosamlingen till Sörmlands museum. Majoriteten anser detta vara det enda förnuftiga alternativet om man ska ta hand om kulturarvet på ett professionellt sätt. Det innebär även minskade kostnader för kommunen. I förslaget kommer man även föreslå att ett avtal upprättas med Sörmlands museum om att samlingen ska göras tillgänglig för allmänheten via kommunens hemsida och i utställningar. Antikvarie Daniel Fjellström informerar om att nätauktionen av de resterande museiföremålen för närvarande pågår på www.auctionet.com Den pågår 24 september till och med 8 oktober och har fått mycket uppmärksamhet i media. Det är drygt 500 föremål i 285 utrop som säljs. Mer information på www.strangnas.se/auktion. 4. Förslag till nya nämndmål Gunnar Boman (M) informerar nämnden om att målen har justerats efter genomgången på förra sammanträdet. 5. Redovisning sommarlovsaktiviteter Nämnden får information om årets sommaraktiviteter för barn och unga i kommunen. I stort sett dagligen fanns aktiviteter för barn och unga i olika delar av kommunen under hela sommarlovet.
13/15 6. Verksamhetsrapporter (KFN/2017:9-860, KFN/2017:10-860, KFN/2017:11-860) Verksamhetsrapport från biblioteken samt kulturproduktion, 2017-09-05, meddelas för nämnden. Verksamhetsrapport från Kulturskolan, 2017-09-06, meddelas för nämnden. Verksamhetsrapport från fritidsgårdarna, 2017-09-06, meddelas för nämnden. 7. Sagostigen Jan Rudengren (L) informerar nämnden om hur arbetet med Sagostigen fortskrider. 8. Fastighetsskyltar om historia och kultur Jan Rudengren (L) undersöker vilka som har varit inblandade i tillverkningen av de skyltar som sitter på olika fastigheter i Strängnäs och som är i behov av renovering. Troligen är det gjort via Medborgarskolan och Kvartersföreningen. Skyltarna är fastighetsägarnas ansvar. 9. Ärendebalanslista Ärendebalanslista inför kommande sammanträden, daterad 2017-09-12, meddelas för nämnden. Listan uppdateras kontinuerligt.
14/15 KFN 54 Delegationsbeslut Inga delegationsbeslut har tagits under perioden från förra sammanträdet tills dags dato.
15/15 KFN 55 Anmälningsärenden Följande anmälningsärenden meddelas för nämnden. Brev från Studieförbunden: Om ekonomiskt stöd till studieförbund och SISU KF 174, 2017-08-28, Gränsdragning mellan teknik- och servicenämnden respektive kultur- och fritidsnämnden SN 2016:176, 2017-09-19, Bidrag till SPF Stallarholmen för hyra av lokal 2017.