Högskolans utvecklings- och supportfunktion för flexibelt lärande

Högskolans utvecklings- och supportfunktion för flexibelt lärande Bakgrund Projektet Learning Center drevs mellan år 2001 och januari 2005. Ett av projektets mål var att hitta en mer permanent form för verksamheten. Projektet växte fram ur ett ökat behov av stödresurser kring distansutbildningen i regionen och vid Högskolan i Gävle. I regionen fanns en lång erfarenhet av distansutbildning. Det krävdes dock en målinriktad gemensam satsning för att bygga vidare på detta. En stabil struktur behövde byggas upp som kunde samordna resurserna och öka möjligheterna till utveckling av mer flexibla former av utbildning på distans. Distansutbildningen och utnyttjandet av IKT (Informations- och kommunikationsteknologi) hade också nått en sådan nivå att många fler måste engageras i verksamheten för att åstadkomma en fortsatt utveckling. Kraven på kompetens och teknisk samordning ökade. Det fanns behov av kompetensutveckling för lärare kring distanspedagogik och att bygga upp en teknisk stödorganisation för studenter och lärare samt att stärka Högskolebibliotekets och lärcentras bibliotek i deras roll som centrala informationsförmedlare. Vilken kompetens denna stödorganisation behövde samt vilken verksamhet som skulle vara prioriterad togs fram i samråd med högskolans distansråd, lärare vid högskolan och lärcentra i regionen. Learning Center har drevs i projektform i drygt tre år. Verksamheten prövades och utvärderades ur tre olika perspektiv, lärcentras, projektgruppens samt högskolans lärares och lednings perspektiv. Samtliga utvärderingarna visade att det fanns ett behov av att Learning Centers verksamhet skulle fortsätta i en mer varaktig form. Lärcentra i regionen såg ett tydligt fortsatt behov av ett forum som arbetar med distansfrågor och preciserade även tydliga uppgifter för detta forum. Samtliga av de projektanställda i Learning Center ansåg att de gjorde ett betydelsefullt arbete. Även bland högskolans personal ansåg flertalet av de intervjuade att Learning Center fyller en viktig funktion för att stödja och utveckla distansutbildningen och flexibla undervisningsformer. Det framkom även att Learning Centers stöd till studenterna har haft stor betydelse. Under projekttiden började distansutbildning användas inom fler områden än tidigare vid Högskolan i Gävle. De flexiblare utbildningsformerna används mer och mer, även i campusförlagd utbildning. Enligt årsredovisningen för 2003 ökade distansutbildningen med 37% mellan år 2001-2003. År 2004 var 28% av helårsstudenterna inom grundutbildning distansstudenter. Även samarbetet med olika aktörer utanför högskolan kring distansutbildning ökar. I samband med detta behöver avtal tecknas om rätten att få utnyttja kurser från andra universitet. När informationsmängden växer genom t.ex. fler databaser, fler digitala bibliotek, elektroniska böcker, distanskurser från andra högskolor och universitet och distanskurser från Högskolan i Gävle behövs specialkunskaper i hur dessa material ska hanteras. Biblioteket har kunskap och erfarenhet av hantering av databaser och samarbete med andra bibliotek. En stödfunktion som 1

Learning Center bör därför ha ett nära samarbete med högskolebiblioteket kring bl.a. materialfrågor, avtalsfrågor och en pedagogisk fördjupning kring informationssökning. Högskolestyrelsen har beslutat om en vision för flexibel utbildning på distans, vilken fastslår att Högskolan i Gävle ska stärka sin position som ledande aktör inom distansutbildningen. Visionen har som bärande princip att förutsättningarna för studier ska vara likvärdiga vare sig man studerar på campus eller distans. Ett principförslag för hur Learning Centers verksamhet ska ordnas efter projekttidens slut arbetades fram av Karl-Erik Westergren, Lars Hjärne, Bo Malmström och Olle Sköld. Förslaget diskuterades i förvaltningsrådet och prefektgruppen, och resulterade i ett kanslibeslut, diarenr.70-948/04, om att högskolan ska inrätta en utvecklings- och supportfunktion för flexibelt lärande från 1 februari 2005. Denna funktion ska inordnas under biblioteket. Detta kommer att tillföra värdefull kunskap till den nya utvecklings- och supportfunktionen och stärka stödresursen. Den nya funktionen kommer även att bidra till en utveckling av bibliotekets verksamhet genom den specialkompetens som tillförs. Vidare är biblioteket en etablerad central resurs för högskolans samtliga studenter och institutioner och det är därför lämpligt att bygga på med ytterligare en central stödresurs. Med utgångspunkt från kanslibeslutet samt principförslaget har nedan följande verksamhetsuppdrag, tjänsteinnehåll, relationer till institutioner, IT-avdelningen och övriga enheter arbetats fram av Johanna Ridal, Lena Moberg och Bo Malmström. I arbetet har diskussioner förts med högskolans samtliga prefekter, IT-chefen, chefen för studerande administrativa avdelningen, anställda i Learning Center, telebildteknikerna, bibliotekets samverkansgrupp, studentkåren samt lärcentra i Hälsingland. Verksamhetsuppdrag I högskolans vision för flexibel utbildning på distans fastslås: Genom distansutbildning i olika former är universitetet tillgängligt på alla större orter i regionen samtidigt som distansutbildning är en viktig form för att göra universitetets specialområden tillgängliga i landet och internationellt. Vidare anger visionen följande som mål: Genom flexibel utbildning på distans skall högskolan ge de bästa förutsättningar för alla att deltaga i högre studier Genom sin höga kvalitet skall distansutbildningen medverka till att göra högskolan känd Genom att utveckla distansutbildning skall högskolan genomsyras av en flexibel lärmiljö för alla kurser Genom distansutbildningen skall ett kursutbud skapas som stöder högskolans universitetssträvande Detta skall uppnås genom att utveckla Gävlemodellen; likvärdighet i förhållande till andra utbildningar, väl fungerande rutiner och organisation som ger förutsättningar för att utveckla och långsiktigt genomföra distansutbildningar med hög kvalitet. I principförslaget har följande prioriterade uppgifter för den nya funktionen formulerats; 2

Att göra högskoleutbildning tillgänglig även för personer som av olika anledningar är bundna till orter utan högskola Att utveckla den flexibla utbildningens kvalitet för ökad konkurrenskraft och bättre ekonomi genom hög prestationsgrad Att fortsätta utveckla samverkan med studiecentra, andra lärosäten och distanskonsortier Att försvara och utveckla högskolans nationellt framstående ställning inom distansutbildningsområdet Principförslaget anger även att funktionen skall vara tillräckligt stor och kraftfull för att kunna ge en kreativ utvecklingsmiljö men inte så stor att den kan förväntas överta ansvaret för kursutveckling och annan distansverksamhet. Med utgångspunkt från principförslaget har följande verksamhetsuppdrag för den nya funktionen formulerats. Vi har valt att behålla namnet Learning Center på den nya funktionen. Learning Centers huvuduppgifter utgörs av: Utvecklingsarbete Funktionen Learning Center skall vara med och driva utvecklingsarbete kring distansutbildningens kvalitet. Utveckling ska i huvudsak ske på institutionerna. Learning Center ska tillhandahålla en stimulerande utvecklingsmiljö och ett stöd i utvecklingsarbetet. I samverkan med IT-avdelningen ska Learning Center även arbeta för att lämpligt IT-stöd finns tillgängligt och utnyttjas. Kvaliteten i den flexibla distansutbildningen behöver bibehållas och utvecklas både för att öka konkurrenskraften och höja prestationsgraden. Flera intressenter är engagerade i kvalitetsarbete både inom högskolan och i samverkansarbete externt. Det pågående övergripande kvalitetsarbetet vid Högskolan i Gävle påverkar även utvecklingsarbetet med distansutbildningen. Learning Center ska medverka i kvalitetsarbetet genom att fungera som katalysator. Ett fortsatt arbete med internutbildning kring användning av olika tekniker och metoder för distansutbildning är också en del i kvalitetsarbetet. IKT-pedagogerna ska även vara en aktiv part genom att arbeta tillsammans med lärarlag vid framtagning av helt nya distanskurser eller omarbetning av befintlig kurs till distansform. Support Även den distanstekniska supporten är en viktig kvalitetsfråga. Distansstudenter är mer utsatta och sårbara än studenter som finns på campus eftersom de saknar möjlighet att fråga på plats om saker inte fungerar. Studenter som får konkret och snabb hjälp, kan räddas från att hoppa av en utbildning p.g.a. krånglande teknik eller liknande. Learning Center ska tillhandahålla support med hög servicenivå för lärare, övrig personal, studenter och lärcentra för aktuella programvaror och utrustning. 3

Lärare ska kunna få både teknisk och praktisk hjälp samt stöd kring idé och genomförande av kurser och program som ges i flexibel form. Lärare ska också kunna få hjälp med frågor kring multimediala inslag t.ex. ljudinslag, webbföreläsningar och bildhantering. Studenter ska kunna få hjälp kring olika frågor som rör distanstekniken. Ett samarbete med IT IT-avdelningens studenthelpdesk ska byggas upp. Vid kursstart är frågorna ofta många och studenterna ofta osäkra och då är det särskilt värdefullt att det finns en väl fungerande support och ett bra samarbete internt. Även lärcentra ska kunna vända sig till Learning Centers support med olika frågor kring teknik och annat. Kring distansfrågor ska Learning Center fungera som en dörr in för lärcentra. Pedagogiskt och praktiskt stöd Learning Center skall ställa kompetens till förfogande vid kursutveckling och kursgenomförande. Personal från LC skall deltaga med kompetens när det gäller teknikval och val av distanspedagogiska metoder i samband med kursutveckling och genomförande. Produktion av multimediala inslag i kurser Learning Center skall ha kompetens i produktionsmetoder när det gäller multimedia och kunna producera sådana inslag i kurserna. Detta kräver dock mycket tid, vilket kan innebära att denna service blir begränsad. Om efterfrågan på produktion av multimediala inslag i kurser ökar får LC se över hur detta kan lösas. En självfinansierande lösning kan ev bli aktuell. Funktionen ska även följa utvecklingen inom detta område och ge stöd och tips så att lärare själva kan utveckla och använda multimediala inslag i sina kurser. Biblioteksstöd Biblioteket ska säkerställa distansstudenters likvärdiga stöd till biblioteksservice. Tillgången och tillgängligheten till bibliotekets medier ska bevakas. Kompetensutveckling Learning Center skall erbjuda kompetensutveckling för lärare och annan personal inom området distansutbildning och flexibelt lärande. Detta omfattar metodik och hantering av programvaror och utrustning. LC utgör ett viktigt verktyg för att distanskurserna uppfyller högskolans kvalitetskrav när det gäller distansutbildningen. Samverkan Learning Center inordnas enligt beslut under biblioteket. Integrering fullt ut i biblioteksorganisationen eftersträvas, men kan ta tid och måste prövas fram. Biblioteket har stort behov av allmän IT-kompetens och av att utveckla utnyttjandet av IKT inom hela biblioteksorganisationen. Learning Center tillför den kompetensen. Funktionen skall utveckla och stödja samverkan såväl internt mellan olika institutioner och enheter inom högskolan som externt mot lärcentra och andra lärosäten, nätverk och organisationer. Här ingår att vara en gemensam ingång till högskolan för lärcentra samt att ta emot studiebesök med anknytning till verksamheten. Samverkansfrågor ska hanteras i nära samarbete med högskolans prorektor för distansutbildning. 4

Learning Center ska bygga vidare på den goda relation som finns med lärcentra. Några prioriterade områden att arbeta vidare med är att underlätta utvecklingen av administrativa rutiner samt att stödja utvecklingen av studievägledning till distansstudenterna. Learning Center kan även stödja utvecklingen av ett samarbete kring rekrytering av nya studenter. Lika som mot lärcentra kan Learning Center fungera som en bra ingång för andra lärosäten och myndigheter som vill ha kontakt med Högskolan i Gävle i olika frågor som gäller flexibel utbildning. Det kan t.ex. gälla förfrågan om studiebesök, erfarenhetsutbyte eller samarbete kring kursutveckling, där Learning Center kan förmedla kontakter. Det ingår i verksamheten att försvara och utveckla högskolans nationellt framstående ställning inom distansutbildningsområdet samt bedriva omvärldsbevakning. En viktig uppgift för Learning Center är också att sprida information kring området flexibel distansutbildning internt på högskolan, t.ex. direktiv från myndigheter samt utveckling och forskning inom området som sker på andra lärosäten. Tjänsteinnehåll Verksamhetsledare/samordnare, 100% I samverkan med bibliotekschefen svara för Learning Centers ledning Samverka med prefekter, avdelningschefer och lärare inom högskolan Samverka med lärcentra Samverka med andra högskolor och externa nätverk Initiera utvecklingsprojekt inom området flexibel utbildning Planera kompetensutveckling för lärare och Learning Centers personal Vara sammankallande för högskolans distansråd IKT-pedagog, 100% Medverka i kursutveckling och kursgenomförande Medverka i kompetensutbildning i metoder och teknikanvändning för flexibelt lärande, främst för högskolans lärare Svara för support och handledning med en hög servicenivå mot studenter och lärare Svara för uppdateringar, översikt och nyproduktion av supportrelaterat material, t.ex. manualer och hjälpsidor Medverka till problemlösning i Blackboard Medverka i produktion av multimediala inslag i kurser Följa och driva utveckling av distansutbildning och flexibelt lärande Medverka i projekt internt och externt IKT-pedagog, 100% Medverka i kursutveckling och kursgenomförande Medverka i kompetensutbildning i metoder och teknikanvändning för flexibelt lärande, främst för högskolans lärare Svara för support och handledning med en hög servicenivå mot studenter och lärare Svara för uppdateringar, översikt och nyproduktion av supportrelaterat material, t.ex. manualer och hjälpsidor 5

Medverka till problemlösning i Blackboard Medverka i produktion av multimediala inslag i kurser Följa och driva utveckling av distansutbildning och flexibelt lärande Medverka i projekt internt och externt Telebildtekniker, 100% Svara för praktiskt, pedagogiskt och tekniskt stöd vid telebildsändningar Medverka i kursutveckling och kursgenomförande Medverka med kompetens om telebildteknik vid kursutformning och kursgenomförande Följa och driva utveckling av telebildteknik Medverka i övriga arbetsuppgifter inom Learning Center, t.ex. support, utredningar och tekniskt stöd Telebildtekniker, 100% Svara för praktiskt, pedagogiskt och tekniskt stöd vid telebildsändningar Medverka i kursutveckling och kursgenomförande Medverka med kompetens om telebildteknik vid kursutformning och kursgenomförande Följa och driva utveckling av telebildteknik Medverka i övriga arbetsuppgifter inom Learning Center, t.ex. support, utredningar och tekniskt stöd Bibliotekarie Utveckling av arbetsmetoder för en likvärdig biblioteksservice till distansstudenter Samverka med lokala parter vid lärcentra och folkbibliotek Följa och driva biblioteksservice inom distansutbildning och flexibelt lärande All bibliotekspersonal är i olika omfattning inblandad i arbetet med bibliotekstjänster för distansstudenter. Institutionsanknutna personer på totalt ca 150% (6x20-25%) Svara för support med en hög servicenivå mot studenter och lärare Medverka till problemlösning i Blackboard Medverka i att göra uppdateringar, översikt och nyproduktion av supportrelaterat material, t.ex. manualer och hjälpsidor Medverka med speciell kompetens i kursutveckling och kursgenomförande Deltaga med speciell kompetens i utvecklingsarbete och produktion Institutionernas insatser kan ske antingen i form av person eller medel. Dessa medel skall användas för att finansiera motsvarande arbetsuppgifter. Fördelning av vissa gemensamma arbetsuppgifter får göras med hänsyn till den kompetens som finns hos de institutionsanknutna personerna. 6

Relation till institutionerna De personer som är anställda hos institutionen, med 20 % hos Learning Center har sin prefekt som chef. Detta innebär att personalfrågor, anställningsvillkor mm, liksom tidigare, handhas av prefekt eller avdelningsansvarig. Samma villkor (lön mm) gäller för 100% av arbetstiden. Arbetsuppgifter för de 20% av arbetstiden som är förlagd till Learning Center är enligt ovan. De personer som är anställda hos Learning Center har bibliotekschefen som chef. Detta innebär att personalfrågor, anställningsvillkor mm, handhas av bibliotekschefen. Samma villkor (lön mm) gäller för 100% av arbetstiden. De gemensamma resurserna hos Learning Center ska arbeta mot högskolans samtliga institutioner. Verksamheten kommer att provas fram och utvecklas, vilket gör att arbetsuppgifterna kan behöva anpassas. Utveckling och anpassning av arbetsuppgifternas innehåll görs i samråd med Learning Centers verksamhetsledare och bibliotekschefen. Relation till prorektor Prorektor skall stödja, utveckla och samordna distansutbildningen och den flexibla utbildningen och: Verka för att distansutbildningen stärks Samverkan med andra utbildningsanordnare och studiecentra vidareutvecklas Utveckla flexibel utbildning och återkommande lärande Öka institutionernas och lärarnas medverkan i distansutbildning, flexibel utbildning och återkommande lärande Utveckla biblioteksverksamheten särskilt bibliotekets roll i distansutbildning flexibel utbildning och återkommande lärande Detta innebär att prorektor lägger tyngdpunkten på strategiska frågor och externa kontakter medan LC mer svarar för support, teknisk och pedagogisk utveckling samt kontakt med lärcentra. Relation till IT-avdelningen IT-avdelningen svarar för hårdvaror i form av servrar och nät med drift och teknik. Learning Center svarar för användarsupport och pedagogisk utveckling kring flexibel utbildning. Blackboard: Learning Center är systemägare av Blackboard som förvaltas enligt förvaltningsplanen för LMS. Learning Center svarar för grundläggande användarstöd och utbildning i Blackboard samt information i samband med förändringar och uppgraderingar. Learning Center svarar för löpande probleminventering och rapporterar till driftsansvarig på IT-avdelningen Learning Center svarar för den strategiska planeringen av användningen av Blackboard samt arkivering av kurser i systemet. Beslut om förändringar tas av bibliotekschefen. 7

IKT-pedagogerna vid Learning Center svarar för att lägga upp, kopiera och radera kurser i systemet och skall ha erforderliga rättigheter för detta. IT-avdelningen sköter drift, IT-säkerhet, utveckling och underhåll av Blackboard. IT-avdelningen informerar Learning Center när nya uppgraderingar kommer samt när åtgärder kring drift behöver vidtas. IT-avdelningen står för kontakterna med Blackboard-support. Telebildutrustning: Learning Center är systemägare för telebildutrustningen och ansvarar för underhåll, uppdateringar och drift. Distanssupport: Ett ärendehanteringssystem för hantering av supportfrågor utvecklas av IT-avdelningen. Systemet är en väsentlig effektivisering och kvalitetshöjning av arbetet med support och möjliggör för många olika personer att arbeta med support och lämna över frågor på ett smidigt sätt. Systemet gör det också möjligt att göra bra uppföljningar av verksamheten. Distanssupport ingår i förvaltningsobjektet LMS. Relation till avdelningen för studentservice Avdelningen för studentservice behandlar frågor kring distansutbildning på samma sätt som campusförlagd utbildning när det gäller rekrytering antagning, schema och stipendiefrågor. När det gäller studievägledning, utbildningsinformation och rekryteringsinsatser för distanskurser är det frågor som ofta kanaliseras genom Learning Centers kontakter med lärcentra och studenter. Även för dessa frågor ligger ansvaret på studerandeadministrativa avdelningen men centrat kan fungera som en kanal. Relation till studenter När rekrytering sker från nya, studieovana, grupper förstärks den ovana och osäkerhet som finns vid studiestarten. Denna situation kan ytterligare förstärkas genom den för många nya distansstudieformen med dess extra planeringsansvar på de studerande. Att ha någonstans att vända sig med frågor kring distansteknik och annat är därför viktigt. Att utveckla och förenkla rutiner och information för studenterna är också en del av Learning Centers uppdrag. Learning Center ska också arbeta för att informationen kring distansutbildningar blir tydligare för att underlätta för studenter, förbättra rekryteringen och minska avhopp. Relation till lärcentra och andra lärosäten Learning Center ska vara En dörr in in för lärcentra, andra lärosäten och myndigheter som söker kontakt med högskolan i olika frågor som rör distansutbildning och flexibelt lärande. Högskolan i Gävle har länge arbetat med lärcentra och erfarenheterna visar bl.a. betydelsen av att ha ett gott samarbete med väl fungerande lokala lärcentra och att vi genom detta når målgrupper som annars inte skulle studera på akademisk nivå. Lärcentra anser att Learning 8

Center har fungerat bra som forum att vända sig till i olika frågor beträffande högskolans distansutbildning, enligt genomförd utvärdering. Learning Center bör därför arbeta vidare och stärka detta samarbete genom att hitta former för kontinuitet och långsiktighet. Samarbetet kring gemensamma kvalitetsfrågor som påbörjats mellan Högskolan i Gävle och lärcentra bör även fortsätta utvecklas. Learning Center ska vara aktiva i olika nätverk och följa utvecklingen, t.ex. genom Nätuniversitetet, Bb-usergroup och på biblioteksområdet. Genom deltagande i nätverk, samarbete inom Pentaplus samt prorektors arbete ska samarbetet med andra lärosäten stärkas och utvecklas. 9