HANDBOK. för dig som medverkar i Ifous FoU-program

HANDBOK för dig som medverkar i Ifous FoU-program Innehåll Hur är ett FoU-program upplagt?... 3 Vad kommer ut av Ifous FoU-program?... 4 Organisation och roller... 5 Vad behöver ni göra nu?... 7 Det här förväntar vi oss av dig som deltar i ett FoU-program... 8 För det vidare! Dokumentation och spridning... 9 Kommunikation/Spridning under och efter programmets gång... 10 Vad händer sedan?... 10 Förväntansdokument signeras av båda parter... 11

Hej! Denna skrift riktar sig till dig som planerar att engagera dig i ett av Ifous FoU-program. Här vill vi beskriva vad ett FoU-program är, hur det är upplagt, vad vi förväntar oss av dig och dina kolleger och vad du kan förvänta dig av oss på Ifous och av andra involverade aktörer. För oss på Ifous är det viktigt att utgå från varje barns rätt till bästa möjliga utbildning, för att de ska lyckas i livet. Syftet med vårt arbete är därför alltid att förbättra möjligheterna för varje barn/ungdom att utvecklas i förskola och skola. I det här dokumentet beskriver vi hur vi försöker åstadkomma det. Välkommen! Vi ser fram emot att få utvecklas tillsammans med dig! Stockholm, i augusti 2015 Karin Hermansson, FoU-ansvarig, Ifous Ett Ifous FoU-program... har fokus på barns och elevers behov Ifous FoU-program utgår från problemställningar i verksamheten och fokuserar på att utveckla och förbättra förskolan och skolan med utgångspunkt i barnens och elevernas behov. stärker lärares och skolledares professionella utveckling Ifous FoU-program utgår alltid från vetenskap och beprövad erfarenhet. Programmen ska främja ett bestående vetenskapligt förhållningssätt hos alla deltagande lärare och skolledare. främjar samarbete mellan verksamhet och forskning FoU-programarbetet bygger på interaktivitet och dialog mellan skolverksamhet och forskning. FoU-arbetet i skolor och förskolor sker i ett ömsesidigt kunskapsutbyte mellan forskning och praktik. publicerar FoU-resultat Resultaten från Ifous FoU-program synliggörs och publiceras i relevanta kanaler. Deltagande lärare och skolledare förväntas att löpande dokumentera sitt utvecklingsarbete, och inspireras att publicera resultat i erkända FoU-tidskrifter, exempelvis i Skolportens Utvecklingsartikelserie. Deltagande forskare publicerar sina resultat i gängse forskningskanaler, exempelvis vetenskapliga tidskrifter. Inför avslutandet av FoU-program ska programmets huvudresultat diskuteras i ett slutseminarium och därefter publiceras i Ifous rapportserie. Dessa övergripande principer fastställdes vid Ifous styrelsemöte 19 november 2014 2

Hur är ett FoU-program upplagt? I FoU-programmet pågår flera parallella processer, som för ett generellt fall kan illustreras som i bilden nedan. Processer pågår parallellt på alla nivåer, men hjärtat i FoU-programmet är de så kallade utvecklingsteamen, som driver sina utvecklingsprocesser för att förbättra metoder och arbetssätt i verksamheten. De olika nivåerna och processerna möts och samverkar bland annat genom gemensamma workshops och utvecklingsseminarier där forskare och praktiker träffas och diskuterar frågor som är relevanta för processen just då. Beroende på skolform och vilka frågor som FoU-programmet behandlar kan det se lite olika ut på detaljnivå, t.ex. hur ofta seminarier hålls och hur de läggs upp. Figur: Ifous generella modell för ett FoU-program. Utveckling är en långsiktig process Viktigt för oss är att se på utveckling som en kontinuerlig lärandeprocess - ett långsiktigt arbete som inte tar slut bara för att ett program eller projekt avslutas. Den modell vi använder bygger bland annat på Skolverkets modell för systematiskt kvalitetsarbete, se figur, men det finns andra liknande modeller visualiserade som hjul. Poängen i dem alla är att sätta mål, följa upp och analysera de insatser som genomförs och planera sitt nästa steg baserat på detta. 3

Figur: Hjulmodell för kvalitets- och/eller utvecklingsarbete. (Källa: Skolverkets allmänna råd för systematiskt kvalitetsarbete.) Kollegialt utvecklingsarbete De arbetsmetoder vi använder bygger på kollegial samverkan och utbyte både inom och utom den egna organisationen. Konkret kan detta exempelvis innebära diskussioner och analyser tillsammans med ditt eget utvecklingsteam (se nedan) eller i tvärgrupper, kollegiehandledning, återkoppling på ert arbete från forskare och erfarenhetsutbyte mellan kritiska vänner i olika kommuner/skolor. Vad kommer ut av Ifous FoU-program? Det du och dina kolleger gör i det utvecklingsarbete som ni genomför i FoU-programmet ska bygga på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet - men även bidra till den! Därför kopplar vi på flera sätt ihop det med forskning. De forskare som vi samarbetar med fyller två viktiga funktioner: de bidrar med befintlig forskningskunskap som input till ert utvecklingsarbete och de bedriver forskning på det som sker i utvecklingsprocesserna i era skolor, förskolor och på systemnivå. Dessutom bidrar de till att stärka den vetenskapliga förhållningssättet hos alla deltagare genom att till exempel delta i samtal, reflektera kring observationer och granska utvecklingsartiklar som deltagare skriver. Med stöd av forskare utvecklar vi i FoU-programmet en gemensam begreppsförståelse och ett gemensamt språk för att tala om komplexa frågor kring barns och ungas lärande. Som deltagare får du stöd i att arbeta Forskningen ger inte svaren på alla våra frågor, men den kan hjälpa oss att ställa bättre frågor till oss själva! 4

med verksamhetsutveckling på ett vetenskapligt sätt. Centralt i en vetenskaplig metod är att formulera frågor, observera, reflektera och dokumentera. Som beskrivits ovan utgår vi från modellen för systematiskt kvalitetsarbete. De forskare som vi samarbetar med följer också det utvecklingsarbete ni bedriver och kan genomföra olika forskningsstudier i de skolor som medverkar. Hur detta läggs upp beror på förutsättningarna och varierar mellan våra olika FoU-program. Som deltagare uppmuntras du också att publicera utvecklingsartiklar, och får stöd i att skriva på ett vetenskapligt sätt. Att skriva utvecklar ditt vetenskapliga förhållningssätt och synliggör samtidigt ditt utvecklingsarbete. Genom att utvecklingsarbetet dokumenteras och sprids bidrar du till den beprövade erfarenheten! Beprövad erfarenhet är... - prövad - dokumenterad - genererad under en längre tid - genererad av många Det som en lärare eller lärarna gjort på en skola är inte liktydigt med beprövad erfarenhet. (Källa: Skolverket) Organisation och roller För att FoU-programmet ska fungera som tänkt - att utvecklingsarbetet får resultat och ger effekter och det blir ett givande utbyte mellan skolor och skolhuvudmän - behöver vi skapa en organisation som håller både lokalt och på den nationella programnivån. Nedan beskrivs hur ett FoU-program i regel är organiserat. Styrgrupp med alla medverkande skolhuvudmän FoU-programmet har en styrgrupp där en representant för varje medverkande skolhuvudman samt Ifous ingår. Styrgruppens roll är att fatta beslut om programmets inriktning och budget samt eventuella förändringar av som kan behöva göras under programtiden. Styrgruppen diskuterar och beslutar också om avtal med samarbetspartners, till exempel forskare eller andra aktörer. De personer som sitter i styrgruppen måste därför ha mandat att fatta beslut som har ekonomiska konsekvenser för den egna organisationen. Lokala styrgrupper - leder och organiserar arbetet på hemmaplan Grunden för ett lyckat utvecklings- och förändringsarbete är att ni äger och driver era processer utifrån era egna förutsättningar. Det kan vare sig Ifous eller någon annan göra åt er. För att det ska fungera och ge resultat är det därför helt avgörande att varje medverkande kommun eller fristående huvudman har en egen organisation för att hantera och leda arbetet på hemmaplan. Processledargruppen - här möts de lokala processledarna Varje kommun/huvudman utser en lokal processledare vars roll är att koordinera det operativa arbetet på hemmaplan. De lokala processledarna utgör en grupp som dels har utbyte och lär av varandra och 5

dels är en viktig samtalspart för Ifous som övergripande processledare i arbetet med att planera arbetet i FoU-programmet. Gruppens möten leds av Ifous processledare. Medverkande skolor/förskolor - utvecklingsgrupper Varje kommun/fristående huvudman kan delta med ett eller flera utvecklingsgrupper. På en skola/förskola kan en eller flera utvecklingsgrupper utses. Utvecklingsgrupperna driver FoU-arbetet och ska arbeta tillsammans under hela FoU-programperioden. I utvecklingsgruppen ska rektor/förskolechef ingå. För att få långsiktig hållbarhet och ge möjlighet till utbyte är det viktigt att de medverkande skolorna/förskolorna inom respektive huvudman hittar strukturerade former för att träffas. Forskare stöttar den vetenskapliga grunden I Ifous FoU-program är F:et alltid en viktig del vid sidan av U:et. Forskning är både en input till och en output från FoU-program. För att garantera att vi utgår från den vetenskapliga grund och beprövade erfarenhet som redan finns knyter vi forskare och andra experter till FoU-programmet i ett råd. Programrådets roll är exempelvis att vara bollplank, föreläsare och kritiska vänner som hjälper till att ställa frågor och reflektera. För att bygga vidare på det vetenskapliga grunden behövs nya forskningsstudier. En annan roll för forskare i Ifous FoU-program är därför att på olika sätt följa det som sker i de medverkande skolorna och organisationerna. Till vissa av våra FoU-program har vi kopplat doktorander eller licentiander som följer programmet under hela projekttiden. Vi kopplar alltså på olika sätt alltid forskare till FoU-programmet, men formerna för samverkan kan variera beroende på behov och förutsättningar. Ifous är övergripande FoU-program- och processledare Ifous samordnar och leder processerna på en övergripande nivå. Det innebär bland annat att i de medverkande skolorna/förskolorna och på förvaltnings-/motsvarande nivå hämta in underlag om nuläget och utifrån det planera aktiviteter som exempelvis gemensamma seminarier och uppdrag för deltagarna att arbeta med. Det innebär också att samordna kontakterna och dialogen med den forskargrupp som knutits till programmet, och utforma avtal om forsknings- och utvärderingsinsatser. Kommunikation internt och externt ingår också i Ifous roll, liksom utvärdering av insatserna. En annan viktig roll för Ifous är den administrativa, i vilken ingår att sköta programmets ekonomi. 6

Vad behöver ni göra nu? I inledningen av programmet ska ni gå igenom ett antal steg som beskrivs nedan. a. Forma en lokal styrgrupp! För att programmet ska fungera och ge de förväntade resultaten och effekterna ska ni på hemmaplan skapar en organisation för att hantera och leda ert eget utvecklingsarbete. Ni behöver därför utse en lokal styrgrupp som ansvarar för genomförandet, där förvaltningschef eller motsvarande är sammankallande och ordförande och rektorer/förskolechefer på alla era medverkande enheter ingår, liksom den lokala processledaren. Den lokala styrgruppen ansvarar dels för genomförandet av utvecklingsarbetet i organisationen och de skolor/förskolor som medverkar, dels för att resultat och erfarenheter sprids till organisationens övriga skolor. b. Utse er representant i FoU-programmets styrgrupp! De personer som representerar de medverkande huvudmännen i FoU-programmets styrgrupp måste ha mandat att fatta beslut som har ekonomiska konsekvenser för den egna organisationen. Er representant bör därför ingå i ledningsgrupp på förvaltningsnivå/motsvarande - allra helst förvaltningschef eller motsvarande. En viktig princip i Ifous FoU-program att involvera och engagera hela organisationen i ett lärande - från förvaltningschef till de som arbetar med eleverna i skolan eller förskolan. Det innebär att även styrgruppens medlemmar förväntas delta aktivt i programmets aktiviteter, se vidare nedan. c. Utse en lokal processledare! Ni behöver också utse en lokal processledare som ingår i er lokala styrgrupp. Dennes uppdrag är att arbeta mer operativt med de lokala processerna och finnas nära rektorerna/förskolecheferna. Den lokala processledaren kommer också att ha en viktig roll som kontaktperson gentemot Ifous för lägesavstämningar och planering av uppdrag och seminarier. Processledaren är oftast också den som får rollen att sprida kunskaper och erfarenheter till andra skolor i kommunen/hos huvudmannen. Processledaren bör därför vara en person som arbetar på ett övergripande plan i organisationen (förvaltning/ledningsgrupp), och det kan underlätta om vederbörande har erfarenhet av utvecklingseller FoU-arbete sedan tidigare. Förvaltningschef/motsvarande kan fungera som lokal processledare, men i många fall har det visat sig det gynnsamt att dela upp ansvaret. d. Välj skolor/förskolor som ska delta! Nu ska ni välja vilka skolor/förskolor som ska erbjudas att delta från er kommun/huvudman. Urvalet baseras på en analys av nuläge i relation till programmets syfte och mål. Denna analys görs av styrgruppsrepresentanter och processledare under programmets inledningsfas. Ni kommer att få ett underlag för att göra analysen. I denna process är det också viktigt att involvera berörda skolledare för att försäkra er om att de verkligen vill och har resurser att delta. 7

e. Utse utvecklingsgrupper på skol/förskolenivå! Varje skol/förskoleeenhet som valts ut (och själva valt) att delta i programmet ska nu utse ett (eller eventuellt flera) team som blir de som är den aktiva kärnan i FoU-programmet genom att driva utvecklingsprocesserna på den egna skolan/förskolan. Första steget i att utse teamet är att göra en nulägesanalys där ni kartlägger var ni befinner er just nu utifrån det identifierar vilka personer som är bäst lämpade att driva den. Som stöd får ni ett antal frågor att arbeta med. En utvecklingsgrupp bör idealt bestå av 5-7 personer. Rektor/förskolechef måste ingå! En skola/förskola kan i vissa fall delta med flera utvecklingsgrupper. Det här förväntar vi oss av dig som deltar i ett FoU-program Som medverkande skolhuvudman tecknar ni ett avtal med Ifous. Det avtalet reglerar bland annat vilken avgift ni betalar för medverkan och hur många skolor/förskolor som deltar. Utöver det som omfattas av avtalet förväntar vi oss att alla deltagare verkligen vill utveckla sin verksamhet och är engagerade i de frågor som FoU-programmet behandlar. Det innebär t.ex. att vi förväntar oss... - närvaro vid gemensamma aktiviteter, som exempelvis seminarier, - dokumentation av er utvecklingsprocess och dess resultat och effekter - att ni är beredda att publicera detta, så att andra kan ta del av dem, och - att tid avsätts för deltagarna att arbeta med de uppdrag som ingår i FoU-programmet. I FoU-programmet deltar ni som kommun/fristående huvudman på tre nivåer. Nedan beskriver vi hur vi ser på de olika rollerna och vad vi förväntar oss av dig som deltar på respektive nivå. Elev-/klassrums-/barngruppsnivå - lärare eller förskollärare Det arbete som du som är lärare eller förskollärare (eller annan pedagogisk personal) gör inom ramen för FoU-programmet är det allra mest centrala - det är det som ska leda till programmets yttersta syfte, nämligen ett utvecklat lärande för barnen och eleverna. För att nå de mål som satts upp i FoU-programmet förväntar vi oss att du... - deltar i gemensamma seminarier och/eller andra aktiviteter - arbetar aktivt tillsammans med ditt team med ert skolutvecklingsarbete och med uppdrag ni genomför i samverkan med Ifous och andra medverkande aktörer - dokumenterar det du och dina kolleger gör under processen, och är beredd att dela det med övriga deltagare och forskare via till exempel en gemensam IT-plattform - hjälper till att sprida dina kunskaper och erfarenheter även till dina andra kolleger, de som inte deltar i programmets aktiviteter. - strävar efter att publicera resultat från ditt/ert utvecklingsarbete, till exempel i form av en utvecklingsartikel - deltar i utvärdering av FoU-programmet för att kontinuerligt kunna förbättra och utveckla det. 8

Skolledarnivå - rektor eller förskolechef Du som skolledare har en nyckelroll i att driva utveckling och förändringsarbete på din skola/förskola. Du skapar förutsättningar, och är en förebild, för dina lärare att utveckla sin verksamhet! I ditt viktiga uppdrag ingår att motivera, engagera och utmana din personal att utvecklas - både de som deltar i FoU-programmets aktiviteter och övrig personal, som behöver informeras och involveras för att satsningen ska få effekt i hela din organisation. Du behöver också finna modeller i din egen organisation för att sprida kunskap och lärdomar som ni som deltar i FoU-programmet får. Du kommer i programmet att få chans att möta skolledare från andra skolor och andra kommuner, och med dem diskutera olika frågor - för att de ska kunna lära av dig och du av dem. Därför förväntar vi oss att du - deltar i FoU-programmets skolledarträffar - deltar tillsammans med din personal i gemensamma seminarier - motiverar, stöttar och underlättar för din personal i deras utvecklingsprocesser - aktivt arbetar med de uppdrag som ingår och dokumenterar din process - är beredd att dela dokumentationen med skolledare och forskare i FoU-programmet - är beredd att publicera resultat och erfarenheter - också på andra sätt sprider kunskap och erfarenheter till de som inte deltar i FoUprogrammet - deltar i utvärdering av FoU-programmet Systemnivå - förvaltningsledare eller motsvarande Det är du som ledare på systemnivå som skapar förutsättningar för skolledarna att utveckla sina verksamheter och därmed driver processerna i din organisation! En viktig uppgift för dig är att motivera och engagera skolledarna och skapa förutsättningar för dem att utföra sina uppdrag. För att åstadkomma utveckling krävs att hela organisationen involveras, vilket betyder att det behöver ske en utveckling även på högsta ledningsnivå. Därför arbetar vi i FoU-programmen med gruppsamtal och uppdrag även för ledare på förvaltningsnivå eller motsvarande. Det betyder att om du som förvaltningsledare eller motsvarande ingår i styrgruppen förväntas delta både i styrgruppens formella möten och i lärande samtal med andra ledare, dokumentera din process och dela med dig av dina erfarenheter. Du förväntas också precis som övriga deltagare delta i gemensamma seminarier, forskningsstudier och utvärdering. För det vidare! Dokumentation och spridning Att dokumentera det som händer är en central del av att arbeta på ett mer vetenskapligt sätt. Dokumentationen ger större möjlighet för dig själv att reflektera, liksom att få och ge feedback. Den är också nödvändig för att så småningom kunna sprida lärdomar, resultat och effekter till andra - vilket krävs om din personliga erfarenhet ska kunna bidra till den beprövade erfarenheten. Processerna som sker inom ramen för FoU-programmet dokumenteras därför löpande på olika sätt, av dig som deltagare, av Ifous som processledare och av forskare som följer processerna. 9

Att skriva är också ett sätt att lära och utveckla sig själv och sitt arbete. När du skriver för att andra ska läsa tvingas du reflektera och analysera dina observationer på en djupare nivå och förklara hur du resonerar. Detta jobbar vi med i FoU-programmen. För att andra ska kunna ta del av ditt arbete och dina erfarenheter måste det också spridas. I Ifous FoU-program hjälper vi dig att få ditt arbete publicerat som utvecklingsartikel genom Skolporten, men det finns också andra kanaler att publicera FoU-arbete för den som så önskar. De forskare som medverkar i programmet publicerar sina forskningsresultat i vetenskapliga artiklar, på forskningskonferenser och i avhandlingar så att de blir tillgängliga för andra forskare. Men de delar också sina resultat med er som deltagare - både genom sedvanliga presentationer, men också genom mer direkta möten, samtal och dialog kring olika frågor. Kommunikation/Spridning under och efter programmets gång För Ifous är det viktigt att FoU-arbetet gör nytta på lång sikt. Ett sätt att åstadkomma det är att tänka i processer som beskrivs ovan, bland annat innebär att etablera arbetssätt som kan leva vidare. Men arbetssätt, erfarenheter och kunskap måste också spridas till andra än de som aktivt deltar i FoUprogrammets seminarier och andra aktiviteter. Det är här kommunikationsplanen kommer in. Att kommunicera och sprida det som händer under ett FoU-program är en mångfacetterad uppgift. Vi har flera olika målgrupper, olika slags resultat och olika mål med kommunikationen. I varje FoUprogram görs en plan för detta arbete. Ifous ansvarar för att detta sker, men som medverkande förväntas du bidra i spridning och kommunikation. En kommunikationsplan innehåller rubrikerna Varför? Vad? Till vem? Hur? När? Dessa frågor kommer vi att arbeta med i styrgruppen flera gånger under programtiden. Vad händer sedan? När ett FoU-program avslutas hålls ett seminarium där resultat och erfarenheter diskuteras. I regel är åtminstone en del av detta seminarium öppet. En slutrapport sätts samman med alla de olika delar som ingått i arbetet. Denna görs tillgänglig på Ifous och alla medverkande kommuners/huvudmäns och samarbetsorganisationers hemsidor. Dokumentation som genererats under programtiden lagras av Ifous. Eftersom vi arbetar i långsiktiga utvecklingsprocesser är ambitionen att arbetet fortsätter - men i andra former - ute i skolor/förskolor, kommuner och huvudmän långt efter att vi sagt tack och adjö efter det sista seminariet. Men då är det upp till dig och dina kolleger i din organisation att driva det vidare! 10

Förväntansdokument signeras av båda parter Syftet med detta dokument är att tydliggöra förväntningar på varandra i arbetet med Ifous FoUprogram XXX. Avstämning sker varje år (?) för att kunna upptäcka och sedan justera det som behöver förbättras. Huvudmannarepresentant XXXx avser att... - utse en representant på förvaltningsnivå/motsvarande till FoU-programmets styrgrupp. - forma en lokal styrgrupp där styrgruppsrepresentant, lokal processledaresamt rektorer/förskolechefer ingår. - delta i aktiviteter - sprida inom kommunen/huvudmannen - dokumentera - stimulera och bidra till att lärdomar, resultat och erfarenheter publiceras Lärare/rektor Jag/vi avser att - delta i gemensamma aktiviteter, som seminarier och workshops - arbeta tillsammans med min utvecklingsgrupp - dokumentera mitt/vårt arbete - sprida till kolleger... - sträva efter att publicera våra lärdomar och resultat Ifous (Processledare och FoU-ansvarig) ansvar är att: - administrera styrgruppens arbete - leda processerna på en övergripande nivå - stödja lokala processledare - koordinera och administrera samarbetet med forskare/forskargrupper - utforma uppdrag och underlag för utvecklingsarbetet - arrangera seminarier och workshops - hantera dokumentation och tillhandahålla en elektronisk samarbetsplattform - stödja arbetet med att publicera utvecklingsresultat i form av utvecklingsartiklar - ansvara för kommunikation inom och utom FoU-programmet - följa upp och redovisa ekonomi X-stad den X/X 201X Karin Hermansson Ifous Nn Nn XX (kommun/huvudman) 11