1 LUNDS UNIVERSITETS BUDGETSYSTEM HYPERGENE EOS Kompletterande PROGNOS MANUAL För användare med utökad behörighet
2 INNEHÅLL 1 Inledning. 3 2 Budgetadministration Budgetflöde - koppla uppgifter till kostnadsställe. 4 3 Budgetadministration Budgetflöde - koppla godkännare till aktivitet. 6 4 Ekonomi Flödesstatus 7
3 1. Inledning Denna manual är en komplettering till Prognos-Manual och vänder sig till EOS-användare med utökad administrationsbehörighet. Manualen beskriver följande moment: - Lägga upp eller ändra uppgiftsinmatare - Lägga upp eller ändra godkännare - Se aktuell processtatus - Ändra status på uppgifter och kostnadsställen
4 2. Budgetadministration Budgetflöde - koppla uppgifter till kostnadsställe Här beskrivs hur man kan ändra och lägga upp nya personer som ska arbeta med de olika uppgifterna i Prognosarbetet. Gå till Budgetportalen Gå till Budgetadministration markera Budgetflöde - koppla uppgifter till kostnadsställe Nedanstående bild öppnas då upp. I listan till vänster Kostnadsställe urval väljer man vilken del av organisationen man vill jobba med. Man öppnar upp underliggande nivåer genom att klicka på pilarna. I detta exempel har vi valt Institutionen för astronomi (i156171). I rullisten Uppgiftsurval har vi valt alla uppgifter för att se alla uppgifter som finns i vald process Prognos 1 2011. Man kan här även välja en enstaka uppgift.
5 Här kan man lägga upp eller ändra Inmatare och Godkännare på alla kostnadsställen under den institution/område man har valt. Genom att ställa sig i rutan inmatare på vald uppgiftsrad öppnas en rullist upp och man kan välja den person som ska få respektive uppgift. På samma sätt väljer man vem som ska Godkänna uppgiften. När man gjort sin inmatning sparar man genom att trycka på spara-knappen till höger i bilden. När man sparat måste man uppdatera budgetflödet för att aktuell person ska får de tilldelade uppgifterna. Detta sker då man trycker på knappen Uppdatera budgetflöde. Nu kan den person man tilldelat uppgifterna se dessa i Budgetportalen i fliken uppgifter och gå in och arbeta med dessa.
6 3. Budgetadministration Budgetflöde - koppla godkännare till aktivitet När alla uppgifter är gjorda och klarmarkerade för ett kostnadsställe ska hela kostnadsstället godkännas. När alla kostnadsställen under en institution i sin tur är godkända ska institutionen godkännas och när alla institutionerna under ett område är godkända ska hela området godkännas. Här beskrivs hur man kan ändra och lägga upp nya personer som ska godkänna kostnadsställen, institutioner, och områden. Att lägga upp godkännare, eller ändra godkännare görs via Budgetflöde - koppla godkännare till aktiviteter. Markera först vilken del av organisationen du vill jobba med i Kostnadsställe urval till vänster i bilden. Här har vi valt i156171. Ställ dig sedan på raden för respektive kostnadsställe/institution och ändra vid behov godkännare genom att söka namn i rullisten. Spara ändringarna genom att trycka på spara-knappen. Uppdatera budgetflödet när du är klar.
7 4. Budgetrapporter Flödesstatus Här beskrivs hur man på ett snabbt sätt kan klarmarkera uppgifter och godkänna kostnadsställen och institutioner som man väljer att inte ska arbeta med. Gå in i rapporten Flödesstatus som ligger under Gå till - Ekonomi. Välj process, i detta exempel Prognos 1 2012 och välj sedan det kostnadsställe/institution du vill arbeta med.
8 Om man vill klarmarkera och godkänna t ex hela Institutionen Matematikcentrum (i156150) markerar man i156150 i Kostnadsställelistan till vänster, går in på fliken Kostnadsställen. Ändra status till Godkänd (Knappen Ny status aktiviteter ). Tryck på knappen uppdatera och alla kostnadsställen och uppgifterna därunder godkänns och institutionen får status klar.
9 Se under fliken Uppgifter att även alla uppgifter på kostnadsställena under i156101 nu har fått status Godkänd. I diagrammen nedan ser man att alla kostnadsställen och uppgifter är Godkända, medan Institutionen har status Klar.
10 För att hela institutionen ska bli godkänd (Status skiftar från Klar till Godkänd) krävs det att man tilldelar sig själv, eller någon annan, uppgiften att godkänna institutionen, och därefter går in i uppgiften och godkänner den. Tilldelningen av uppgiften att godkänna görs via Budgetadministration Koppla godkännare till aktivitet. (Se kapitel 3 i manualen). Observera att man alltid måste välja det kostnadsställe alternativt institution man vill jobba med i Kostnadsställelistan till vänster i bilden för att ändra status på just det kostnadsstället resp. institutionen. På samma sätt som är beskrivet ovan (klarmarkera en institution) kan man klarmarkera ett kostnadsställes alla uppgifter och godkänna kostnadsstället. Man väljer då ett kostnadsställe i Kostnadsställelistan till vänster istället för en institution som i exemplet ovan. Man måste även här tilldela sig själv, eller någon annan uppgiften att godkänna kostnadsstället för att Status på kostnadsstället ska skifta från Klar till Godkänd.