MERLOT MEDI det elektroniska rapporterings- och ledningssystemet Helsingfors räddningsverk och HNS Helsingfors akutvårdsenhet har varit de första i Finland att ta i bruk ett nytt elektroniskt rapporterings- och ledningssystem 17.01.2007. Systemet har konstruerats tillsammans med Helsingfors räddningsverk, Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikt och företaget WM-data a LogicaCMG company. Ett motsvarande system används ingen annanstans i världen. Merlot Medi-systemet Merlot Medi-systemet är ett elektroniskt lednings- och rapporteringssystem för akutvården som effektiviserar ledarskapet, uppföljandet av situationer och uppdrag samt förbättrar akutvårdens genomskådlighet. Med hjälp av systemet förmedlas informationen om ett akutvårdsuppdrag i realtid till systemets kontrollenhet, andra enheter i utryckning och till vårdställena. Systemet stöder akutvården i situationer med en eller flera patienter och vid storolyckor. Ett av systemets viktigaste funktioner är att skapa en elektronisk akutvårdsjournal för varje patient. I journalen sparas information som samlats vid uppdraget, såsom vårduppgifter, mätdata och information via intervju. I tillämpningen finns färdiga frågeformulär efter symptomens eller skadans karaktär. Av informationen som samlas med formuläret bildas patientens akutvårdsjournal. Till akutvårdsjournalen får man information även från nödcentralen, trådlöst via patientens kontrollmonitorer och uppgifter från konsultation som sparas av läkaren. Tillämpningen för akutvårdsjournalen bereder möjlighet att hämta tidigare vårduppgifter om patienten från det egna eller sjukhusets system. Merlot Medi-systemet utgörs av tre huvudkomponeneter: servern, enheten och kontrollenheten. På servern finns systemets huvudfunktioner, såsom mottagningen av larm från nödcentralen, vidarebefordrandet av larm till kallade enheter, kontakterna till vårdställena, lagrandet av akutvårdsjournaler till systemets databas osv. Enheten är en terminal som används operativt av akutvårdaren, dvs. vid akutvårdsuppdrag. Enheten är funktionsduglig i både online- och offline-lägena. Det finns både fasta och mobila kontrollenheter. Via dessa kan man följa akutvårdenheternas situationer bl.a. genom att läsa akutvårdsjournaler och se på deras fysiska läge på kartan. I kontrollenheten kan man använda samma funktioner som i enheterna. Varför ett informationssystem till akutvården? Statsrådet tog 11.4.02 ett principbeslut angående hälsovårdens tryggande om ibruktagande av en nationell elektronisk sjukjournal senast i slutet av år 2007. Akutvården är en del av en oavbruten vårdkedja och därför bör samlandet av information om patienten inledas redan utanför sjukhuset för att informationen ska smidigt bifogas till den sjukjournal som görs på sjukhuset.
De viktigaste fördelarna: förbättrar patientens informationsskydd underlättar och påskyndar arkivering och fakturering förbättrar läsbarheten av dokument underlättar antecknandet kräver inget datatekniskt kunnande pekskärm och färdiga frågor och svar på dessa möjliggör och främjar forsknings- och utvecklingsverksamhet effektiviserar operativt ledande förbättrar vårdpersonalens och konsultens rättsskydd påskyndar och förbättrar konsultation och förhandsbesked vidarebefordrande av pålitlig information om vårdincidenten snabbt och enkelt underlättar och förbättrar uppföljning av vårdåtgärder och åtgången av medicin. Utbildningen kan riktas till rätt personer stöd till patientstyrningen anvisningarna för leverans av tjänsten är lättillgängliga effektiviserar ledandet av situationer med storolyckor Historia Planeringen och utformningen av informationssystemet har varit resultat av ett långvarigt arbete. De första anteckningarna om en elektronisk akutvårdsjournal i Helsingfors akutvårdssystem är från år 1997. År 1999 började vi officiellt planera systemet. År 2002 utförde vi tillsammans med HiQ Softplan Ab definitionsarbetet angående utformandet av systemet. På basis av de dokument som uppstod som resultat från arbetet med definitionerna utlyste vi år 2003 ett konkurrensförfarande om förverkligandet av systemet. Den första gången fick vi ett dåligt resultat, inte ett enda av buden som lämnades överensstämde med vår anbudsbegäran. Vi preciserade vår anbudsbegäran. Ett nytt konkurrensförfarande arrangerades år 2004. Till uppbyggandet av systemet valdes WM-data. Ända sedan definitionsarbetet har systemet konstruerats i samarbete med räddningsverket och HNS. I definitionsfasen delades kostnaderna jämnt mellan båda parterna. Kontrollenheten följer uppdraget i realtid Rapporterings- och ledningssystemet fungerar i realtid: Nödcentralen larmar den närmaste och bäst lämpade enheten till målet. Informationen om uppdraget förmedlas automatiskt till Merlot Medi-systemet. Merlot Medi förmedlar uppgifterna om sjuktransportenheternas position och uppdragets skeden till kontrollenheten. Personen som leder uppdraget från kontrollenheten, såsom en ambulansläkare, ser enheternas lägesinformation och fysiska position på kartan på skärmen i realtid. Från kontrollenheten kan ambulansläkaren även följa akutvården som ges i realtid. När enheten fyller i den elektroniska akutvårdsjournalen, syns uppgifterna som matas in och informationen om patientens vitalfunktioner som monitordefibrillatorn registrerar (EKG, RR, puls, SaO2 mm.) i kontrollenheten i realtid.
I konsultationsskedet syns på konsultens egna skärm redan förhandsuppgifterna om patienten, mätdatan om vitalfunktionerna och ett eventuellt 12-kanals EKG. Konsulten kan ge vårdanvisningar via telefon och skicka samma anvisningar elektroniskt till den vårdande enheten. Med skriftliga anvisningar minskas risken för mänskliga misstag i vården av patienten, vilket förbättrar både den konsulterande läkarens och akutvårdarnas rättsskydd. Systemet räknar ut olika parametrar och index. Systemet meddelar om avvikande värden och uppmanar vid behov akutvårdarna att ta kontakt med den konsulterande läkaren. Informationssystemets tillämpning för akutvården ökar det medicinska stödet för sjuktransportenheterna, då dessa kan göra en förfrågan om patientens tidigare vårdinformation i den egna operativa databasen eller i framtiden även i sjukhusens databaser. Enhetens akutvårdsjournal överförs trådlöst till sjukhuset I akutvårdsjournalen antecknas patientens person- och vårduppgifter och till den överförs trådlöst information från nödcentralen och från patientens kontrollapparater. Akutvårdsjournalerna är förenliga med symptomet eller skadan. För beskrivning av olika symptom - livlöshet, bröstsmärta, andningssvårigheter, neurologi och förgiftning - finns cirka 30 färdiga mallar. Akutvårdsjournalen innehåller obligatoriska frågor och tilläggsfrågor. Med hjälp av dessa kan man i efterhand lätt göra olika sökningar om de vårdade patienterna med statistikförings- och rapporteringsprogrammet. Systemet innehåller även en tillämpning för medicinering och grundläggande livsfunktioner. Till tillämpningen för medicinering och grundläggande livsfunktioner överförs all information som uppmätts med monitordefibrillatorn trådlöst via bluetooth. Med tillämpningen för medicinering och grundläggande livsfunktioner alltså i en vy kan man lätt bilda en generell uppfattning om patienten. De uppmätta värdena för de grundläggande livsfunktionerna visas grafiskt och numeriskt och dessutom innehåller tabellen en tillämpning för läkemedelsbehandling, i vilken man kan mata in bl.a. medicinerna som används, doseringen, styrkorna och kontraindikationerna av dessa för varje vårdställe. All data som mäts och matas in i systemet visas automatiskt omedelbart till den konsulterande läkaren. Konsulten kan lätt också följa hur de använda läkemedlen inverkar på de grundläggande livsfunktionerna bl.a. i statustabellen. I framtiden ser även vårdstället akutvårdsjournalen direkt när vårdstället har valts. I framtiden kan man även bifoga bilder som tagits med digitalkamera. Datan överförs via WLAN, Bluetooth, GSM- eller GPRS-nätet. Datan kan även skrivas ut på plats med en bärbar trådlös skrivare, med en skrivare som finns i vårdenheten eller överföras till vårdstället för fortsatt vård för utskrift. Fakturering Merlot Medi-systemet skapar automatiskt Folkpensionsanstaltens blankett SV210, med vilken man kan betala ersättning för serviceproducenten. Informationen för
SV210-blanketten samlas automatiskt från de ifyllda mallarna för akutvårdsjournalen. Detta sparar tid från det omfattande pappersarbetet. I framtiden (år 2009) kan SV 210-blanketten överföras elektroniskt till FPA. Stöd till patientstyrningen Merlot Medi-systemet innehåller stödfiler som behövs vid vården av patienten. I systemet kan man mata in alla anvisningar från det egna akutvårdssystemet, protokoll eller undersökningsformulär och vid behov kan de läsas snabbt. Systemet innehåller även en anvisning för patientstyrning. I Helsingfors är anvisningen för patientstyrning åtta sidor lång ooch den föranleder en hel del konsultation. Systemet innehåller samma anvisning i elektronisk form. Den elektroniska anvisningen är lätt att läsa och användaren får snabbt information om vart patienten ska transporteras i olika situationer. Statistikföring och rapportering: I Merlot Medi-systemet finns en särskild databas för statistikföring och rapportering (Sara och Mara-programmet) i vilken man kan göra sökningar för olika statistiker och rapporter. Med hjälp av dessa kan räddningsverket lätt hämta exakta data för olika kärn- och stödprocesser. Detta i sin tur gör det möjligt att ge kunderna bättre service och vård. Även realiseringen av vården i enlighet med giltiga protokoll kan i efterhand lätt kontrolleras med denna tillämpning. Ledning av akutvård kräver i dagsläget information som baseras på uppmätt data för att vi ska kunna betjäna kunderna effektivt och säkert. Ur forskningens och ledningens synvinkel är pappersversionen av akutvårdsjournalen som används idag mycket arbetskrävande. Informationen är splittrad och ibland rätt otydlig. Att hämta information ur en akutvårdsjournal på papper är arbetsamt och tidskrävande. Ur det nuvarande systemet kan man med hjälp av de välfungerande rapporteringsoch statistikföringsprogrammen lätt göra omfattande sökningar angående den heltäckande vården av patienten. Höga krav på terminalen I akutvården ställs det höga krav på terminalens användning. Vanliga bärbara datorers egenskaper uppfyller inte nödvändigtvis dessa krav. Terminalen ska snabbt kunna rengöras av all slags sekret även under tangenterna, tåla slag och fall, batterikapaciteten måste vara tillräcklig, batterierna ska snabbt kunna bytas och terminalen ska kunna användas även i fuktiga och kalla omständigheter, i mörker och speciellt vid klart dagsljus osv. Mycket få apparater fyller ovannämnda krav. Helsingfors räddningsverk valde att använda Xplore ix104c3 som terminaler. Till apparaterna har det gjorts vissa omställningar som underlättar användningen (handtag, skydd för skärmen av läder och väska). Till terminalen har man anslutit en trådlös skrivare och ett stänkvattensskyddat tangentbord. På den valda apparaten har man i största möjliga utsträckning tagit bort alla utstickande delar och sladdar. Utgångspunkten är att allt fungerar trådlöst och att inga sladdar är kopplade till
apparaten. Systemet är hårdvaruoberoende och det fungerar i alla apparater med Windows-operativsystem. Servern fungerar i realtid Servern är kärnan i ledningssystemet. Den tar emot larmen från nödcentralen och vidarebefordrar dessa till de larmade enheterna. I Merlot Medi-systemet är användaradministrationen koncentrerad till servern. På servern underhålls aktuella dokument, såsom protokoll, och vid behov överförs dessa trådlöst och nästan samtidigt till alla enheter på räddningsstationerna. Serverns operativa databas innehåller bl.a. information om alla larm som kommit från nödcentralen samt om akutvårdsjournalerna som skapats i enheterna och kontrollenheterna och bilagorna till dessa. Servern vidarebefordrar trådlöst och näst intill i realtid informationen i en öppen akutvårdsjournal mellan de enheter och kontrollenheter som är ute på samma uppdrag. Tillämpningen för akutvårdsjournalen fungerar i enheterna även om de inte har datakommunikationsförbindelse till servern. Tillämpningen för storolyckor stöder patientstyrningen Rapporterings- och ledningssystemet inkluderar en särskild tillämpning för storolyckor som framför allt ger stöd för effektivt ledande. Vår målsättning har varit att utveckla en tillämpning som är så lätt att använda som möjligt i situationer med en storolycka betonas detta krav speciellt. Tillämpningen effektiviserar styrningen av patienterna till rätt vårdställe. På så sätt är både ledningen av situationen vid en storolycka och de mottagande sjukhusen ständigt informerade: hur många patienter har transporterats och vart, vad är graden av brådska hos patienterna och deras skademekanism, vilket vårdställe och vilken transportenhet har valts. Systemet informerar även om sjukhusens kapacitet att ta emot en viss typ av patienter. Från vårdställena kan man i sin tur följa situationen vid en storolycka i realtid och vårdställena kan effektivt styra patientflödet.