Ramavtal 1 Parter Avtal gällande har träffats mellan <kommun>, org nr <org nr>, nedan kallad kommunen eller köparen eller beställaren och <leverantörens firma>, org nr <org nr>, nedan kallad säljaren eller leverantören. 1.1 Upphandlande myndighet och deltagande parter Sundsvalls kommun är upphandlande myndighet. Deltagande Sundsvalls kommun, Skifu, Mitthem, Timrå Vatten, Sundsvalls Vatten, Nordanstigs Vatten, Drakfastighete och Midlanda Flygplats AB och Midlanda Fastigheter AB, tillsammans nedan kallade kommunen. 1.1.1 Avrop Rätt att avropa från detta ramavtal har kommunen med tillhörande bolag. Det som i avtalet gäller för kommunen, gäller även för dess tillhörande bolag. 1.2 Kontaktpersoner 1.2.1 Kommunen <kommun> <Adress> <Postnr> <Ort> Upphandlare: Namn Melinda Andersson E-post melinda.andersson@sundsvall.se Telefon 060-19 14 12 Kontaktpersoner på kommunen Namn <kontaktperson> E-post <e-postadress> Telefon <telefon> Sundsvalls kommun Tel: 060-19 10 00 Org.nr: 212000-2411 Addera Upphandling Fax: 060-61 62 14 851 85 Sundsvall 1 (13)
1.2.2 Leverantören <Leverantörens namn> <Adress> <Postnr> <Ort> Avtalskontakt: Namn <kontaktperson > E-post <e-postadress> Telefon <telefon> Kvalitetsansvarig: Namn <kvalitetsansvarig> E-post <e-postadress> Telefon <telefon> Miljöansvarig: Namn <miljöansvarig> E-post <e-postadress> Telefon <telefon> 2 Avtalstid Avtalstiden är 2014-05-20 t o m 2017-05-20. Köparen har ensidig rätt att senast 1 månad innan avtalstidens utgång förlänga avtalstiden med ytterligare 1 år vid högst ett tillfälle. En sådan förlängning sker med oförändrade avtalsvillkor. 3 Ingående handlingar För avtalet gäller nedanstående handlingar. Förekommer i dessa handlingar mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande rangordning. Nr Dokumentnamn Datum 1 Detta avtalsdokument 2014-05-20 2 Prisbilagan 2014-05-20 3 Köparens förfrågningsunderlag (FFU) 2014-02-28 2 (13)
4 Leverantörens anbud 2013-04-09 3.1 Avtalsområden Ramavtal är tecknat med 3 leverantörer per ramavtalsområde. Ramavtalsområdena, vilka områden avtalet avser och vilken rangordning leverantören har per ramavtalsområde anges i tabellen nedan: Ramavtalsområde Avtal (Ja/Nej) Rangordning (1-3) 1. Liten spobil (< 3,5 ton) inom Sundsvalls kommun. 2. Sundsvalls kommun 3. Timrå kommun 4. Nordanstig kommun 3.2 Omfattning Uppdraget omfattar leverans av sugbil och spoltjänster till kommunen med tillhörande tjänster, enligt vad som är beskrivet i förfrågningsunderlaget. 4 Mål Vårt mål är att hitta parter för de olika områdena som vi kan samarbeta med och tillsammans hitta de bästa lösningarna. Sundsvalls kommun har visionen att Vi gör det goda livet möjligt! och de värdegrunder som vi arbetar utifrån är mod, helhetssyn och öppenhet. Detta innebär att det vi gör i kommunen alltid ska utgå från kommuninvånarnas bästa. Att vår verksamhet blir effektivare betyder att kommuninvånarna har större nytta av den. Genom att ni som leverantör tillgodoser våra kunders behov är det av stor vikt av vi har samma grund att stå på. Beställaren ser positivt på proaktiva förslag. Så att vi tillsammans kan vara effektivare och arbeta smartare. Det uppnås genom en öppen dialog och samverkan mellan parterna. 3 (13)
5 Leverantörens åtagande Leverantören ska efter beställning/avrop från kommunen leverera enligt detta avtal. Tjänsterna förtecknade i tjänstebeskrivningen (FFU, bilaga 2) ska kunna levereras under hela avtalsperioden. De krav som finns angivna i förfrågningsunderlaget ska uppfyllas under hela avtalsperioden. Statistik Det åligger leverantören att lämna kommunen statistikuppgifter på fakturerade leveranser, per deltagande part (t ex Skifu, Sundsvalls Vatten, Sundsvalls kommun) i den omfattning som parterna senare enas om. Tillhandahålla/kontrollera bevis Kommunen förbehåller sig rätten att under avtalets giltighetstid inhämta bevis som styrker uppfyllande av ställda krav på leverantören samt varan/tjänsten. Sundsvalls kommun kan i samarbete med Skatteverket fortlöpande komma att göra kontroller av anbudsgivare och avtalsparter avseende inbetalningar, skatter, sociala avgifter och F-skattebevis. Tillstånd/auktorisation Leverantören ska inneha alla erforderliga tillstånd och auktorisationer för sin verksamhet under hela avtalsperioden. Vid återkallelse av tillstånd eller auktorisationer ska detta utan dröjsmål meddelas kommunen. Lagar, föreskrifter normer och regler Leverantören ska leverera i enlighet med gällande lagar, föreskrifter, normer och regler. Fackmannamässighet Leverantören ska utföra alla delar i avropade uppdrag på ett fackmannamässigt sätt, med den skicklighet, snabbhet, noggrannhet och omsorg som är sedvanlig inom branschen. Tekniskt och ekonomiskt resultat Leverantören ska utföra alla delar i avropade uppdrag så att bästa tekniska och ekonomiska resultat uppnås för kommunen. Personal 4 (13)
Leverantören ska vid utförande av alla delar i avropade uppdrag använda personal med erforderlig kompetens och är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan personal vilken av beställaren anses sakna erforderlig kompetens eller med vilken beställaren anser sig ha samarbetssvårigheter. Lokal etablering Med hänsyn till att arbete kan komma att måsta utföras med mycket kort varsel ska leverantören ha en lokal etablering i Sundsvall, Timrå eller Nordanstig kommun. 6 Avtalsuppföljning För att kunna säkerställa att leverantören fullgjort sina åtaganden, ska Sundsvalls kommun, kommunens revisorer, utsedd granskare eller utomstående kontrollorganisation, ges tillträde att granska leverantörens utförande av åtaganden enligt detta avtal. Med tillträde avses att kunna inhämta information, uppgifter och dokumentation från, samt träffa och tala med ledning, personal och i förekommande fall underleverantörer samt att fysiskt kunna besöka verksamheten eller arbetsstället. 6.1 Möten 6.1.1 Uppstartsmöte Kommunen kan komma att kalla till uppstartsmöte. Följande delar kan komma att tas upp: Kontraktsgenomgång Ombud, kontaktpersoner Samverkansformer Skriftliga rutiner för kvalitets och miljöarbete Kontroll av bevis o Försäkringar Övriga per kravspecifikation specificerade uppföljningspunkter 6.1.2 Leveransuppföljningsmöten Leveransuppföljningsmöten kan komma att hållas 2 gånger per år, leverantören ska utan kostnad för kommunen delta med behöriga ombud och övrig för mötet relevant personal. 5 (13)
Agenda fastställs gemensamt mellan parterna. Beställaren kallar till leveransuppföljningsmöte om inte annat överenskommits. 7 Pris Samtliga priser i avtalet är angivna i svenska kronor (SEK), exklusive mervärdeskatt. 7.1 Priser Priser för uppdraget är angivna i bilaga 1 Prisformulär. 7.2 Inställelsetider Leverantören ska under avtalstiden ha en lokal etablering i Sundsvall, Timrå eller Nordanstig kommun. Inställelsetider får endast debiteras från leverantörens lokala etablering. 7.3 Prisreglering Efter fastprisperioden indexregleras priserna enligt T92SÅE2 med maj 2014 som basmånad. Prisreglering sker med 90 % av framräknad indexförändring. Priserna regleras årsvis. Underlag för prisreglering återfinns i prisbilagan. Prisjustering kan inte ske med retroaktiv verkan eller i strid mot vid varje tillfälle gällande allmänna prisregleringsbestämmelser. Krav på prisjustering efter fastprisperioden lämnas skriftligen till respektive deltagande upphandlande myndighets upphandlingsenhet senast 30 dagar före den dag prisjusteringen avses träda i kraft. 7.4 Administrationsavgift En administrationsavgift på 2 % av leverantörens fakturerade belopp exkl. moms skall betalas till Sundsvalls kommun. Administrationsavgiften baseras på samtliga avropande enheters och bolags inköp förutom det som är separat upphandlat, t ex entreprenader. Administrationsavgiften, exkl. moms, skall betalas halvårsvis enligt följande perioder: Period 1: januari - juni, Period 2: juli - december Inbetalning och statistik på köpt volym skall vara kommunen tillhanda senast 28/2 för period 1 och 31/8 för period 2. 6 (13)
Administrationsavgiften hanteras enligt var tid gällande rutin, rutinen lämnas i samband med avtalstecknande och skickas ut till avtalsansvarige om den uppdateras. Om statistik ej skickas in och betalning ej sker kommer kommunen att fakturera en schablonmässig administrationsavgift baserad på det av kommunen bedömda upphandlingsvärdet. Administrationsavgiften är en ersättning som leverantören erlägger utifrån sin omsättning på avtalet och är ett sätt att fördela våra upphandlingskostnader på våra förbrukande enheter. 8 Leverans 8.1 Leveransvillkor Tjänster: Levererade tjänster ska uppfylla kvalitetskraven i förfrågningsunderlaget och levereras fritt anvisad plats på anvisat sätt. 9 Alternativa köp Kommunen förbehåller sig rätt att under avtalsperioden på prov anlita annan leverantör. Kommunen äger även rätt att vid enstaka tjänster av sådan omfattning att separat upphandling erfordras, eller vid tjänster som bör ingå i annan leverantörs åtagande, köpa från annan leverantör. 10 Underleverantör Eventuella underleverantörer ska uppfylla samtliga krav för avtalet. Leverantören meddelar beställaren om underleverantör kommer användas. Samtliga underleverantörer ska godkännas av beställaren innan de tillåts användas för leveransen. Uppgifter lämnas till beställaren så att skattekontroll kan göras av beställaren innan underleverantör godkänns. Leverantören ska förvissa sig om att eventuella underleverantörers personal känner till och följer de rutiner som gäller för uppdraget samt lämna garanti att alla i avtalet angivna villkor följs av underleverantören. 7 (13)
Leverantören ansvarar gentemot kommunen för underleverantörs prestation så som för sin egen. 11 Garantier Tjänster: Leverantören ansvarar för utfört arbete då leverantören har funktionsansvar genom att leverantören själv väljer mest lämpliga metod, material och utför tjänsten så att efterfrågad funktion uppnås. 12 Försäkring Leverantören ska inneha och under hela ramavtalsperioden vidmakthålla för uppdraget erforderliga försäkringar. Leverantören ska styrka att erforderliga försäkringar är tecknade genom att vid anmodan, tillställa Kommunen kopia på försäkringsintyget. Leverantören ska även vidmakthålla försäkringar under garantitiden. 13 Ekonomi 13.1 Betalningsvillkor Fakturan ska ske månadsvis i efterskott efter godkänd leverans. Betalning erläggs senast 30 dagar efter erhållen faktura med specifikation och godkänd leverans. Faktureringsavgifter, expeditionsavgift och liknande avgifter betalas ej. Fordran får inte överlåtas till annan part utan kommunens skriftliga medgivande om detta. 13.2 Fakturering adresser och särskilda bestämmelser 13.2.1 Sundsvall Sundsvalls kommun Fakturor 851 85 Sundsvall Materialspecifikation och godkänt arbete/arbetstidssedlar SKALL sändas med fakturan. Vid varuleverans SKALL följesedel i ett exemplar sändas med godset. 8 (13)
På faktura, transport- och följehandlingar SKALL alltid beställarens namn, referensnummer, leveransadress och beställningsnummer anges. Dessutom SKALL leverantörens F-skattebevisnummer, post- /bankgironummer, organisationsnummer, faktura- och i förekommande fall OCR-nummer, fakturadatum, fakturabelopp samt momsbelopp anges på faktura. Detta beror på att vi nu arbetar med elektronisk fakturahantering (EFH). Vi tar dock gärna emot e-faktura, för mer information kring detta se: www.sundsvall.se/fakturera Fakturan sänds till ovanstående adress snarast efter utförd tjänst, dock senast en månad efter att tjänsten utförts. Fakturerings- och expeditionsavgifter får ej debiteras. Dröjsmålsränta får påföras i enlighet med svensk räntelag, dvs. först från och med den 30:e dagen från fakturans ankomstdag till kommunen. 13.2.2 Timrå Vatten Timrå Vatten Box 814 851 23 Sundsvall 13.2.3 Sundsvalls Vatten Sundsvalls Vatten Box 814 851 23 Sundsvall 13.2.4 Nordanstig Vatten Nordanstig Vatten Box 814 851 23 Sundsvall 13.2.5 Skifu Skifu Box 343 851 05 Sundsvall 13.2.6 Mitthem Södra järnvägsgatan 31 9 (13)
Box 90 851 02 Sundsvall 13.2.7 Midlanda Flygplats AB och Midlanda Fastigheter AB Midlanda Flygplats AB 861 83 Timrå 13.2.8 Drakfastigheter Sundsvalls kommun Fakturor 851 85 Sundsvall 14 Reklamation Om ett fel eller en brist upptäcks underrättas motparten om detta. Underrättelsen bör ske skriftligen och innehålla: Information om bristen/felet Frist för när felet eller bristen ska vara avhjälpt samt vilken påföljd som kan bli aktuell om felet eller bristen inte blir avhjälpt Om underrättelse lämnats skriftligen ska även motparten svara skriftligen med följande information: Bekräftelse på att man mottagit reklamationen. Redogörelse för hur avhjälpande kommer att ske. Redogörelse för hur man kommer att arbeta framöver för att undvika att samma eller liknande fel/brist uppstår igen. Sedan ska även leverantören meddela kommunen när felet eller bristen är åtgärdad och kommunen ska godkänna åtgärden. 14.1 Fullgörande vid felaktig eller försenad leverans Om leverantören utför avtalad tjänst på ett felaktigt sätt eller om tjänsten skulle bli väsentligt försenad eller utebli kommer kommunen skriftligen kräva rättelse inom viss tid. Om rättelse inte sker inom föreskriven tid har kommunen rätt att fullgöra den eftersatta tjänsten i egen regi eller med annan leverantör. Leverantören skall därvid ersätta kommunen för samtliga uppkomna merkostnader. 10 (13)
14.2 Prisavdrag Om leverantören underlåter att avhjälpa fel eller brist som reklamerats i vederbörlig ordning får kommunen göra avdrag på leverantörens ersättning med belopp som motsvarar värdet av felet eller bristen eller de merkostnader som vållas kommunen till följd av felet eller bristen. 15 Hävning av avtal Part äger rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om motparten ej uppfyller avtalsenliga åtaganden trots uppmaning därom och åsidosättandet ej är av ringa betydelse. Vad som är av ringa betydelse avgörs ensidigt av kommunen. En hävning ska vara skriftlig och ha föregåtts av en reklamation med möjlighet till rättelse. Om leverantören, eller av denne anlitad underleverantör, under avtalets löptid häftar i skuld för skatter eller sociala avgifter och rättelse inte sker, eller bristerna avseende betalning upprepas, har kommunen rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. 15.1 Hävningsgrunder Kommunen äger rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet helt eller delvis om leverantören efter avtals ingående: Gör sig skyldig till avtalsbrott genom att brista i sina åtaganden enligt detta avtal eller i åtaganden uppställda i andra handlingar eller överenskommelser som utgör en del av avtalet mellan parterna. Om leverantören återkommande har samma fel eller brist och avhjälper det när det uppstår men inte åtgärdar anledningen till att felet eller bristen uppstår vilket orsakar besvär för kommunen och merarbete kring att hantera det återkommande felet. Försatts i konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller erhållit näringsförbud. Blivit föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. Dömts för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. Gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Inte fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. Utebliven inbetalning av administrationsavgift. 11 (13)
Kommunen har också rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet helt eller delvis om leverantören före eller efter avtals tecknande underlåtit att lämna uppgifter om företaget eller andra omständigheter som är av väsentlig betydelse för avtalets tillkomst och/eller dess fortsatta giltighet. 15.2 Skadestånd Om kommunen genom att leverantören gjort sig skyldig till ett väsentligt kontraktsbrott är skadelidande ska skadestånd utbetalas för: Den merkostnad som drabbar kommunen om en ny upphandling måste genomföras. Den merkostnad som det innebär att kontraktet blev dyrare. Om en kund har blivit skadelidande på grund av att leverantören inte följt givna kvalitetskrav kan även skadestånd utges till kunden. 15.3 Tvist Tvist på grund av detta avtal skall avgöras av svensk domstol på köparens hemort om inte parterna enas om skiljeförfarande. 16 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg skall, för att gälla, vara skriftligt och godkänt av båda parter samt undertecknat av behörig företrädare. 12 (13)
17 Övrigt Av kommunen i förfrågningsunderlaget uppgivet beräknat årligt behov av dessa tjänster kan både över- och underskridas och innebär ingen förpliktelse. Av detta avtal har två likalydande exemplar upprättats varav parterna tagit var sitt. Sundsvall den Addera Upphandling Ort och datum Lev namn Namnteckning Namnteckning Namn förtydligande 13 (13)