Utvecklingssamtal Chefsmaterial Bild på man och kvinna som samtalar.

Utvecklingssamtal Chefsmaterial Bild på man och kvinna som samtalar.

Förberedelse inför start-/infomöte om utvecklingssamtal Det kan vara en god idé att ha ett start-/infomöte inför utvecklingssamtalen. Chefen informerar då samtliga medarbetare och ansvarar för att redogöra för verksamhetens övergripande mål, budget och förhållningssätt. Chefen är även sammankallande för ett möte med utvecklingssamtalshållande chefer. Vilka krav och förväntningar för hela organisationen och för vår institution/avdelning vill/behöver du som chef förmedla till dina medarbetare? Vad innebär detta för medarbetaren? Det kan handla om arbetssätt, attityder, arbetsuppgifter som ska klaras av etc Vilka konkreta mål gäller gemensamt för hela organisationen och ditt verksamhets- och ansvarsområde och som i sin förlängning kommer att påverka dina medarbetare? Vilka krav och möjligheter ser du inom hela organisationen och ditt verksamhets och ansvarsområde som du vill/behöver ha hjälp med att förverkliga tillsammans med dina medarbetare?

Chefens förberedelser inför utvecklingssamtalet Förbered dig inför varje utvecklingssamtal genom att tänka igenom dessa frågor. Dokumentera dina tankar för att ha tillgång till dem under samtalet. Administrativa förberedelser: Vad vill du ha ut av utvecklingssamtalen d v s vilka övergripande syften har du med kommande samtal? Om du har genomfört utvecklingssamtal tidigare, vilka förändringar/förbättringar vill du göra inför kommande samtal? Informera dina medarbetare om var och hur de kan hämta förberedelsematerial (senast 14 dagar innan). Har du gått igenom anteckningarna från eventuella tidigare samtal? Har ni bestämt hur långt samtalet ska vara? Var ska ni sitta? Är medarbetarna informerade om detta? Institutions och avdelningsgemensamma förberedelser: (i de fall prefekten delegerar) Hur ska du redogöra för: Din uppfattning om vad som gått bra/mindre bra? Verksamhetsövergripande planer och mål? Framtidsplaner och eventuella förändringar inom ert ansvarsområde? Dina krav, mål, och förväntningar på institutionen/avdelningen som helhet? Vilka ytterligare frågor berör hela institutionen/avdelningen? T ex: arbetsmiljö, samarbete, kontakter med andra avdelningar, kunder/leverantörer, studenter och omgivande samhälle.

Individuella förberedelser Datum: Medarbetarens namn: Befattning: Inplanerade uppföljningar: Senaste utvecklingssamtal: Senaste uppföljning: Vilket/vilka syften har jag med just detta utvecklingssamtal? Vilka förutsättningar har den nu aktuella medarbetaren? Vilken personlig återkoppling/bekräftelse vill/behöver jag ge? Hur vill jag sammanfatta medarbetarens prestationer? Hur kommer anställningen att utvecklas? Vad kan jag se för utvecklingsmöjligheter? Finns det arbetsuppgifter som kan/kommer att förändras? (Se Vilja/Kunna-analys och Nyckelarbetsuppgifter).

Individuella förberedelser Vilka krav och förväntningar har jag på min medarbetare inför framtiden? Vilka behov av kompetensutveckling ser jag? Inom vilka områden tycker jag att min medarbetare ska sätta upp personliga mål? (Svarar på frågan: Hur kan du förbättra verksamheten genom att sätta upp mål, i så fall vilka?)

! Sammanfattning inför utvecklingssamtalet Tag med till utvecklingssamtalet! Erfarenheter från tidigare samtal som jag behöver ta hänsyn till denna gång: Dåtid: Dessa punkter behöver jag få med i samtalet: Nutid: Dessa punkter behöver jag få med i samtalet: Framtid: Dessa punkter behöver jag få med i samtalet:

! Vilka är medarbetarens 5 tydligaste nyckelarbetsuppgifter? Tag med till utvecklingssamtalet! För att klara målen skall arbetsområden och nyckelarbetsuppgifter identifieras och resurser fördelas. Nyckelarbetsuppgifterna är de uppgifter som har mest koppling till de uppsatta målen. Är ni överens om de 5 tydligaste nyckelarbetsuppgifterna? Om inte, vad beror skillnaden på? Hur bedömer du att din medarbetare klarar av dessa arbetsuppgifter? Vilken bedömning gör din medarbetare? Vilka anser min medarbetare är hans/hennes nyckelarbetsuppgifter? Vilka anser jag att medarbetarens nyckelarbetsuppgifter är?

Introduktion till VILJA/KUNNA-analys Personlig utveckling förutsätter både ny kunskap och en vilja att ta sig an utmaningar och nya arbetsuppgifter. Kompetens, i ett vidare perspektiv, innebär att vi måste både vilja och kunna. Utan att ta till överord, kan vi till och med påstå att viljan många gånger är minst lika viktig som kunskapen. Utan viljan att söka och tillägna oss ny kunskap kan vi inte öka vår kompetens. För chefen: Arbetsuppgift tillsammans med din medarbetare Diskutera tillsammans med din medarbetare fram en gemensam utvecklingsplan där medarbetarens krav, förväntningar och kompetens kan ställas mot verksamhetens mål, behov och utvecklingsmöjligheter. Bifogat finner du den blankett som din medarbetare arbetat med och som kan utgöra ett underlag för utvecklingsplanen. Individuell arbetsuppgift Bifogat finns ett arbetsblad där begreppen vilja och kunna kombinerats på fyra olika sätt. Kunna har i första hand med kunskap att göra men kan ibland också omfatta har möjligheter till. Din medarbetares uppgift är att fundera över och ta ställning till hur han/hon ser på sin nuvarande kompetens och sina utvecklingsambitioner mot bakgrund av verksamhetens mål och framtida inriktning. Medarbetaren kan tänka på nuvarande och möjliga framtida arbetsuppgifter och i blanketten finns möjlighet att göra noteringar för att underlätta samtalet tillsammans med dig som chef.

Introduktion till VILJA/KUNNA-analys Rubrikerna kan vid första anblicken kännas lite förvirrande men de ska tolkas så här: Vill men kan inte. Har viljan men saknar tillräckliga kunskaper eller möjligheter för att Tänk på sådant du skulle vilja arbeta med, eller som du anser borde vara av vikt för verksamheten som helhet och/eller din arbetsgrupp att du arbetar med men som du idag tycker att du saknar utbildning/kunskaper för. Både vill och kan. Har både vilja och tillräckliga kunskaper/möjligheter för att Tänk på sådana arbetsuppgifter som du har utbildning/kunskaper för och som du känner dig motiverad att arbeta vidare med. Varken vill eller kan. Har varken vilja eller tillräckliga kunskaper/möjligheter för att Tänk på sådana arbetsuppgifter som du känner krav och förväntningar på att du ska utföra men som du varken är motiverad för, har utbildning/kunskaper för eller kanske har möjligheter till. Annorlunda uttryckt, det är sådana arbetsuppgifter som du aldrig kommer att ge dig i kast med av egen fri vilja. Vill inte men kan. Saknar viljan men har tillräckliga kunskaper för att Tänk på sådana arbetsuppgifter som du har utbildning/kunskaper för att utföra men som du av någon anledning känner mindre meningsfullt att arbeta med (du har tröttnat, det finns ingen utmaning, det har gått slentrian i arbetsuppgifterna, du har växt ur arbetsuppgifterna etc.). Ett annat uttryck för samma sak är att du saknar motivation för just detta.

! VILJA/KUNNA-analys Tag med till utvecklingssamtalet! Datum: Medarbetare: VILL MEN KAN INTE BÅDE VILL OCH KAN Jag har viljan men saknar tillräckliga kunskaper för att: Jag har både vilja och tillräckliga kunskaper för att: Tänkbara/planerade utvecklingsaktiviteter inför framtiden: Tänkbara/planerade utvecklingsaktiviteter inför framtiden: VARKEN VILL ELLER KAN Jag har varken vilja eller tillräckliga kunskaper för att: VILL INTE MEN KAN Jag saknar viljan men har tillräckliga kunskaper för att: Tänkbara/planerade utvecklingsaktiviteter inför framtiden: Tänkbara/planerade utvecklingsaktiviteter inför framtiden:

Minnesanteckningar från samtalet Tag med till utvecklingssamtalet! Medarbetare: Chef: Datum: Syftet med denna blankett är att vi skall komma ihåg vad vi samtalat om. Blanketten behöver inte vara strikt ifylld. Uppföljningen är ett gemensamt ansvar för såväl medarbetare som chef. Innan vi skiljs åt ska vi ha varsin kopia av blanketten.!m e d a r b e t a r e Under samtalet har vi pratat om följande personliga utvecklingsområden: Konkreta överenskommelser, mål, riktning m m. För följande punkter kan vi redan idag göra en tidsplan Vad ska vi konkret göra? När / Datum för uppföljning Vem är ansvarig? Klart OK Vi har enats om att följande punkter ska vidareförmedlas till berörd enligt nedan: (ange Vad, När och Vem) Signering medarbetare Signering chef

Gemensam utvärdering efter samtalet Tag med till utvecklingssamtalet! Använd de sista tio minuterna till att fundera över hur ni tycker att samtalet fungerade och diskutera tillsammans igenom era synpunkter. När vi tänker tillbaka på samtalet kan vi följa denna struktur: Vad är vi mest nöjda med gällande samtalet? Var våra respektive förberedelser tillräckliga? Har vi samtalat om rätt saker? Hur väl lyssnade vi på varandra? Fick vi sagt vad vi hade tänkt oss? Blev resultatet, t ex utvecklingsplanen, det vi hade tänkt oss? Är vi klara över hur vi skall följa upp samtalet?!m e d a r b e t a r e Anteckningar Vad behöver vi komma ihåg till nästa utvecklingssamtal?

OPU Kompetens AB/Uppsala universitet