Verksamhetsberättelse 2012 Servicenämnden #{enhet}#
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Organisation... 4 3 Viktiga händelser under 2012... 5 4 Måluppfyllelse... 7 Demokrati och dialog... 7 Miljö och energi... 10 Näringsliv och arbetsmarknad... 13 Omsorg och stöd... 14 Resor och trafik... 15 Trygghet, säkerhet och folkhälsa... 17 Övriga prioriteringar... 18 Nämndens/styrelsens mål... 18 5 Verksamhet och resultat... 21 6 Utvecklings- och kvalitetsarbete... 23 7 Invånar- och målgruppsorientering... 24 8 Uppföljning hälso- och arbetsmiljöplanen... 25 Lokala föreskrifter behöver förtydligas... 25 Arbetsmiljöutbildning för chefer och skyddsombud... 25 Utbildning i HLR och brandskydd... 25 Ergonomiutbildning... 25 Utveckling av arbetet i arbetsplatsträffar och samverkansgrupp... 25 Uppföljning och åtgärder med anledning av Halmstads kommuns medarbetar-undersökning 2011... 26 Korttidsfrånvaro... 26 Förbereda GAP-analys av personalens kompetensnivå 2013... 26 9 Uppföljning jämställdhetsplanen... 27 Mallen för kompetensbaserad rekrytering håller på att implementeras... 27 Ojämn könsfördelning... 27 Kulturdag m fl aktiviteter har mångfalds-perspektiv men inte uttalat jämställdhets-perspektiv... 27 10 Ekonomiskt utfall... 28 11 Utmaningar och framtid - viktiga händelser 2013-2015... 31 Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 2(31)
1 Inledning "Kör så det knakar..." Inför ingången till 2012 flaggade vi för ett arbetssamt år. Det fanns en god utvecklingspotential i de flesta av våra verksamhetsområden och det var mycket av denna utveckling som skulle hända. Men utvecklingstakten fick inte äventyra vare sig miljöhänsyn mot omvärlden, balanserat ekonomitänkande med ansvar för våra investeringar och driftkostnader och därmed pris mot kund. Vi skulle heller inte göra avkall på den egna personalens välmående och engagemang, vårt fokus på kundernas förändrade behov eller vårt fokus på de politiskt satta målen. Vi kallar detta hållbar utveckling. När vi nu slutfört 2012 kan vi i backspegeln se goda till mycket goda resultat. Andelen intäkter av nämndens totala budget uppgår till 99,16 % (en liten ökning från förra året) och Servicekontoret kan därför i alla avseenden kallas affärsdrivande. Och affärsmässigheten har inte skett på bekostnad av kundernas uppfattning, hellre tvärt om. Kunddialogen har blivit bättre inom alla verksamheter och kundernas nöjdhet uppgår till snitt 82% (mål 75%). Bland övriga utvecklingsområden kan nämnas att andelen städmaskiner har ökat till hela 1,18 maskiner/anställd på städservice, vilket bidrar till mindre förslitning på personalen. Energisparfunktioner finns på 90% av alla datorer. Virtualiseringsgraden på fysiska servrar och antalet samdistribuerade varugrupper har också ökat. Upphandling av BioGas 100 är slutförd. Miljöcertifiering av hela Städservice avklarad. IS2011 satsningen har varit arbetssam men genomförd med proffsighet och utan större driftstörningar. Servicenämndens måluppfyllnad visar i de flesta fallen gröna värden. Och dessa är bara för att nämna några av resultaten.(se målredovisning) Dessutom har detta skett utan att vara kostnadsdrivande för kommunen som helhet. Vi prognosticerade en produktionskostnadsökning på 5% vid ingången av 2012 men la prisökningen vid +2,5% mot kund. Skillnaden i underskottet skulle vi effektivisera fram själva. Det arbetet har också gått bra men inte riktigt hela vägen fram. Vi har ett finansiellt svagare resutat än tidigare år men ändå inom -1% marginal från nollbudget. Resultatet stannar vid ett litet underskott; -2,9 Mkr. Klart godkänt. Tittar vi framåt kommer vi behöva göra avvägningar och prioriteringar. Några mål speglar ideologisk ambition mer än realistisk prestation, men ska ändå eftersträvas. Att öka på mat lagad från grund från dagens 91,6% med ytterligare en procent årligen och öka 78,4% nöjda matkunder med 5% årligen kan visa sig (ekonomiskt-) kostsamt. Högt ställda mål är alltid bra, men vi får inte bedriva utveckling som äventyrar det hållbara. Med hårt arbete kommer vi framåt, eller åtminstone inte i ett läge av försämring genom att ramla tillbaka. Gällande tillgänglighetsarbetet har insatser kretsat runt insiktshöjande aktiviteter, d v s att jobba bort vår hemmablindhet runt saker vi tar för givet. Framkomlighet och frånkomlighet går hand i hand och är lika viktiga. Och arbetet med dessa måste göras proaktivt. Genom att tänka fram olika scenarion av händelser och/eller gästande besökare med funktionsnedsättning kan vi titta på vår verksamhet med klokare ögon. Svårigheten ligger i funktionsnedsattas många olika uttrycksformer. Åtgärder som kan vara att underlätta för en kategori av funktionsnedsättning kan samtidigt vara detsamma som att försvåra för en annan. Här gäller det att avancera försiktigt. Generellt sett över hela förvaltningen kanske vårt bästa bidrag detta år må vara att vi inte bidragit till försämrade villkor för funktionsnedsatta, och bara det kan vara en förbättring i sig. Specifikt har våra förbättrande åtgärder handlat om måltider för de med kostbegränsningar, exempelvis timbalkostens utformning, allergier, mm. Vi har också haft en synskadad telefonist i vår telefonväxel, där arbetsplatsen skräddarsyddes för dennes behov. Efter att ha "kört så det knakar", har vi hitta områden för periodiskt underhåll och klok förbättrande utveckling. Dessa kommer ske under 2013 så vi står väl rustade för nästa etapp av hårdkörning; "Produktionsåret 2014". Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 3(31)
2 Organisation Inom Servicekontoret finns förvaltningschef samt avdelningarna städservice, måltidsservice, IT-service, kontorsservice, kommuntransport, HR samt administrativ enhet. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 4(31)
3 Viktiga händelser under 2012 Kontorsservice En webbaserad beställningsportal Service & Tjänster togs i drift vilket för kunderna innebär enklare att beställa och för tryckeriets del bättre kontroll på beställningarna och möjlighet till att utveckla kundkontakten. Kontorsservice har överlämnat ansvaret för support av telefoni till IT-service. Vilket innebär att all felanmälan, beställning eller ändring ska hanteras av IT-supporten, alternativt anmälas via Intranätet under Service & Stöd. Måltidsservice Under året har måltidsservice arbetat med ordinarie verksamhet samt två större projekt, guldkantsprojektet och måltidsinspirationen. Inom guldkantsprojektet arbetar vi med äldre personers guldkant i form av matupplevelse. Varje månad sedan juni har minst en större måltidsupplevelse per månad skapats. Vi har tillsammans med Hemvårdsförvaltningen skapat allt från kafferep med sju sorters kakor och hotellfrukost till Nobelmiddag. Inom måltidsinspirationen har vi arbetat med både grundskolor, äldreboende, servicehus och gymnasium. Grunden i detta projekt ligger i att öka restaurangupplevelsen genom att jobba med helheten. Vi har inom detta projekt utbildat vår personal inom matlagning från grunden, hur planerar vi arbetet med svinnet och ekologiska råvaror. I projektet har vi arbetat med 6 olika restauranger där kunderna har fått smaka nya rätter, upprusade matsalar, nya dukar, nya gardiner och andra förändringar i mat och miljö. Under 2012 gjordes även en förstudie gällande kyld portionsförpackad mat. Efter förstudien tog servicenämnden beslutet att verksamheten skall upphandlas. Ett uppstartsmöte har skett under året tillsammans med upphandlingsavdelningen men själva upphandlingen drar igång i början av 2013. Städservice Under år 2012 har Städservice haft en ambition att miljöcertifiera sig, och detta klarade enheten som nu är Miljöcertifierade ISO 14001. Friskvårdsdag anordnades den 5 juni för all personal inom Städservice. Enheten har deltagit i Skol projekt tillsammans med Fastighetskontoret, Barn och Ungdomsförvaltningen, Miljö och hälsoskyddskontoret där alla parter har samverkat för att förbättra miljö i skolor och förskolor. IT-Service Under 2012 har IT-service viktigaste uppgift varit att slutföra projekt IS2011, där målet har varit att höja kvaliteten på IT i Halmstad kommun. Detta projekt är det största IT-projektet någonsin i Halmstads kommun, ett projekt som pågått med full intensitet under hela 2012. Vi fick även i uppdrag att byta ut Halmstads kommuns e-postplattform, samt teknikplattform för kommunens centrala katalogtjänst. Dessa två komplicerade projekt har pågått under hela hösten, och slutförs första kvartalet 2013. Vi har under året gått från hundratalet datorplattor, framförallt ipads, till fler än 2000 datorplattor. Dessutom har både antalet datorer och mobiltelefoner Smartphones ökat vilket bidragit till ett högre tryck på ITservice. Bland alla projekt kan det vara värt att nämna projekt för ny e-förvaltningsplattform, system med stöd för bland annat e-legitimation, uppgradering av webbinfrastruktur, byten av central kommunikationsutrustning och införande av nya tjänster osv. Alla avtal kring köp av IT-produkter gick ut under 2012, mycket arbete har gjort kring ett antal olika upphandlingsområden. Vi har också varit involverade i flera evenemang, däribland orienteringstävlingen O-ringen och damlandslagets 3-nationsturnerings i fotboll på Örjansvall. Förtroende för IT-Service har under året varit stort vilket återspeglats i att vi under tider av året stöttat fyra förvaltningar med deras beställningar och ersatt förvaltningens egen IT-strateg vid t ex tjänstledigheter. Halmstads Energi och Miljö AB har under 2012 gett oss förtroende att ta över driften av större delen av deras IT-infrastruktur. I förtroende som vi tagit och vårdar. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 5(31)
Kommuntransport Under året har ett har nya riktlinjer för tjänstefordon tagits fram för beslut. Nytt förslag till bilpool har lagts fram och beslutats av kommunstyrelsen (KS). Arbete med att samordna allt bränsle för kommunens fordon och maskiner har påbörjats efter beslut av KS. I december avslutades ny upphandling av fordon under 3,5 ton. Förbättrade rutiner för uppföljning av fordonsekonomi för kommunens verksamheter har skapats. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 6(31)
4 Måluppfyllelse Övergripande har Servicenämnden på ett bra sätt bidragit till kommunfullmäktiges mål. Inom några målområden ligger verksamheten mycket högt i måluppfyllnad. Inför kommande år bör vi fortsätta vara starka där vi är bra, men också jobba på områden där vi kan bli bättre. Demokrati och dialog Kommuninvånarna ska vara nöjda med kommunens information. 80% av telefonsamtalen till Halmstads kommuns televäxel ska vara besvarade inom 25 sek. Införandet av nytt hänvisningssystem har fördröjts. Hänvisningssystemet skulle medgett automatisk mätning. Nu genomfördes en manuell mätning under två veckor. Vi nådde målet under 9 dagar av 10. En förändring i bemanning och schemaläggning har gjort att möjligheterna att uppfylla servicegraden är bättre. Införandet av nytt hänvisningssystem planeras påbörjas under första kvartalet 2013. Ett arbete mot förvaltningarna med att aktivt motverka belastningstopparna kommer även att startas upp. 80% av samtalen till Halmstads kommuns televäxel ska vara besvarade inom 25 sekunder. 90% 80% 112% I januari 2013 presenterades Kkik (kommunens kvalitet i korthet) och den visade sämre resultat. I och med införandet av nytt hänvisningssystem kan vi mäta kontinuerligt. Aktiviteter Status Byte av hänvisningssystem Mätning av måluppfyllnad Ytterligare fördröjningar. Nytt planerat datum mitten mars 2013 Mätning av måluppfyllnad har skett 2012-11-05--09 samt 2012-12-03-- 07. Pågående Pågående Bättre service och bemötande Under året har vi haft en aktiv dialog på arbetsplatsträffar runt bemötande och kundservice samt haft föreläsning om bemötande/attityd. Kundenkät har genomförts under hösten 2012 och servicegraden uppgick till 82% nöjda kunder. Upplevd servicegrad 82% 75% 109% Aktiviteter Status Aktivt lyfta upp service och bemötande i arbetsplatsträffar och Service och bemötande har tagits upp på arbetsplatsträffar. Städ har Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 7(31)
Aktiviteter Status ingå i serviceplanen. även haft en föreläsning om betmötande och attityd. Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i kommunens utveckling. Andelen boende- och matråd, som upplever att de kan påverka måltiden ska öka. Pga ändrade frågor i NKI undersökning har en egen undersökning gjorts. 75% upplever att de kan vara med och påverka måltiderna genom önskekoster, förslag på andra rätter, matsalsfrågor och via feedback i form av vad som har varit bra och mindre bra. Andel matråd som upplever att de kan påverka måltiden 75% 70% 107% Aktiviteter Status Boenderåd och matråd skrivs med som krav i överenskommelse med kund. Utbildning inom bemötande och kommunikation till alla måltidsservice anställda. Egen enkät (utvärdera effekter) Boenderåd och matråd finns med i våra överenskommelser som krav. Minst 2 ggr/år skall dessa genomföras och protokoll skall föras. Utbildning inom bemötande och kommunikation är genomförd. Egen enkät är genomförd med företrädare för kunderna. De säger sig se en större servicegrad och att denna växer vid ökad kommunikation med produktionsledarna. Förståelse skapas mellan de olika verksamheterna genom projekt såsom guldkant och måltidsinspiration. Städråd skall finnas på varje skola och förskola inom städservice regi, år 2014. Städråd ska integreras i befintliga forum som miljöråd, matråd, elevråd under hösten 2012. Arbetet har påbörjats och fortsätter under 2013. Skolområde Centrum och delar av Skolområde Söder är på gång Antal protokollförda städråd Andelen återkopplade synpunkter från medborgarna, avseende 12 10 120% 100% 100% 100% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 8(31)
städservice verksamhet Aktiviteter Status Införa städråd i syfte att utöka medborgarnas delaktighet. Planera för insatser för att samla in medborgarna synpunkter avseende städservice. Under 2012 har 12 st genomförda städråd protokollförts. Antalet kommer öka under 2013. Har genomförts enligt plan Pågående Åsiktshanteringen Under året genomfördes en kundenkät och denna bidrog till det höga antalet av inkomna synpunkter. Antal inkomna synpunkter 2 283 75 3 044% Andel positiva synpunkter 82% 75% 109% Aktiviteter Status Aktivt stimulera feedback Görs i samband med kundsamtal och enkät undersökningar Tillgängliga handlingar 100% = Samtliga av servicenämndens handlingar finns tillgängliga på hemsidan. Andel tillgängliga servicenämndshandlingar på hemsidan 100% 100% 100% Aktiviteter Status Säkerställa snabba rutiner (SE handlingar) Boenderåd och matråd skall finnas på varje skola och boende inom måltidsservice regi 100% = genomfört Andel matråd 100% 100% 100% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 9(31)
Miljö och energi Koldioxidutsläppen från energianvändningen ska minska med 45 procent mellan år 1990 och 2020. Årligen öka mängden samdistribuerade varugrupper inom Halmstads kommun med 10%, d v s öka nyttjandegraden av samordnad varudistribution. Resultatet anser målvärde "antal varugrupper". Antalet samordnade varugrupper har gått från 29 st (2011) till 32 st (2012) = +10% Antalet varugrupper som levereras till Halmstads kommuns verksamheter med leveranser via samordningscentralen 32 10 320% Aktiviteter Status Informera upphandlare, både centralt och på förvaltnings och bolagsnivå, om vikten för samordning. Informera via upphandlingsnätverk Minskade utsläpp från kommunens bilar Sammantaget går utvecklingen åt rätt håll, om än lite långsamt Utbytet sker när gamla fordon är uttjänta och vi blir bättre i takt med att gamla fordon byts ut. Vi har förhoppning om att det nya uppföljningssystemet (KomMa) ska möjliggöra tätare feedback till verksamheterna, och därmed insikter som leder till snabbare utbyte av vagnpark. Vi kan i dagsläget inte mäta hur stor utsläppsminskning vi har uppnått. Men from 2013 kommer vi att kunna mäta det mha FRIDA-databasen som möjliggör uppföljning av miljöbelastning. Målet tas med till 2013 Andelen biogasbilar 14,4% Högst90% 16% Andel miljöbilar av totalt antal bilar 50,4% Högst45% 112% Hur stor utsläppsminskning har vi uppnått Andel undantag från beställande nämnder 10% 10% 100% Aktiviteter Status Informera beställaren om fullmäktiges mål Görs i samband beställningar som avviker från Kf intentioner. Beställaren gör dock alltid sina egna val. Arbetet fortsätter 2013 och 2014 samt alltid framöver... Sprid information Sker först 2013 pga försenad Pågående Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 10(31)
Aktiviteter Status (Beställarkonferens) Genomföra eko-driving utbildning (SE pers) Samordna hanteringen av drivmedelskostnader till Servicenämndens verksamhet. upphandling. Genomfört Ärendet ligger för beslut i kommunstyrelsen Effektivare planering av transporter inom servicekontorets verksamheter. Kartläggning har genomförts vid ett par verksamheter (1-port + KOS), ytterligare verksamheter under 2013. Aktiviteter Status Kartläggning av transporter Ruttoptimering av transporter inom servicekontorets verksamheter Genomförd på en-portioners transporterna. Kartläggning av postrunderna skall ske hösten 2012 Genomförd på en-portionsdistribution Pågående Utreda bilpoolsverksamhet i egenregi Färdig. Beslut från Ks upprätta bilpool under 2013 Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler ska minska med 10 procent mellan år 2010 och 2020. Energisparande IT Virtualiseringgrad så går det enligt plan. Energisparfunktioner på arbetsplatsen är utförd. 90% av alla datorer är tvångsstyrda till energispar inställning. Övriga 10% lämpar sig inte mht sin funktion. Öka virtualiseringsgraden i serverrum med 10% Med ett modernt operativsystem och moderna datorer kan vi spara energi ute på arbetsplatsen. Antal % med energisparfunktioner 65% 60% 108% 90% 75% 120% Aktiviteter Status Införa centraliserade energisparfunktioner Konsolidera fysiska servrar till virtuella kluster. Projekt tillämpas efter genomförd IS 2011. Planeras årsskifte 2012/2013 Pågår. Virtualiseringsgrad ca 64% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 11(31)
Energismart på jobbet 100% = alla arbetsgrupper har fått utbildning i "Energismart på jobbet" Antal utförda APT med utb/info 100 100 100% Aktiviteter Status Info på APT; Energismart på jobbet Genomfört under 2012 Minst 90 procent av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas. Aktiviteter Status Seminarie om bioggasbilar Upphandling biogasbilar klar sista månaden 2012 = seminarium genomförs 2013 Ej påbörjad Andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen ska öka Under 2012 har 30 st nya fordon köpts in till Halmstads kommun. Av dessa var 9 st fordon som drivs med förnyelsebara bränslen, vilket motsvarar ca 30%. Målet är 90% Andelen miljöbilar av kommunens totala vagnpark har ökat från 34% (2010) till 43% (2011) och sedan ökat till 50,4% under 2012. Andel av nyanskaffade fordon under 3,5 som drivs med förnybara bränslen Andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med biogas Andel bilar drivna av förnyelsebara bränslen 30% 90% 33% 30% 90% 33% 23% 90% 26% Aktiviteter Status Att genom upphandling ge kommunens verksamheter möjlighet att välja fordon som drivs av biogas Upphandling pågår Minskade utsläpp från kommunens bilar Sammantaget går utvecklingen åt rätt håll, om än lite långsamt Utbytet sker när gamla fordon är uttjänta och vi blir bättre i takt med att gamla fordon byts ut. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 12(31)
Vi har förhoppning om att det nya uppföljningssystemet (KomMa) ska möjliggöra tätare feedback till verksamheterna, och därmed insikter som leder till snabbare utbyte av vagnpark. Vi kan i dagsläget inte mäta hur stor utsläppsminskning vi har uppnått. Men from 2013 kommer vi att kunna mäta det mha FRIDA-databasen som möjliggör uppföljning av miljöbelastning. Målet tas med till 2013 Andel miljöbilar av totalt antal bilar 50,4% Högst45% 112% Andelen biogasbilar 14,4% Högst90% 16% Andel bilar drivna av förnyelsebara bränslen 23% 90% 26% Aktiviteter Status Informera beställaren om fullmäktiges mål Sprid information (Beställarkonferens) Görs i samband beställningar som avviker från Kf intentioner. Beställaren gör dock alltid sina egna val. Arbetet fortsätter 2013 och 2014 samt alltid framöver... Sker först 2013 pga försenad upphandling. Pågående Tillgången på råvaror för biogasproduktion ska öka. All mat som slängs ska gå till biogasproduktion Fortfarande 100% Andel av matsvinnet som återanvänds i biogasproduktion 100% 100% 100% Näringsliv och arbetsmarknad Unga människors möjlighet att etablera sig på arbetsmarknaden ska öka. Erbjuda prova på platser Servicekontoret har erbjudit 13 st prova-på-platser under 2012 (målvärde 10) Antal prova på-platser 13 10 130% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 13(31)
Omsorg och stöd Den upplevda kvaliteten avseende insatser för äldre och personer med funktionsnedsättning ska öka Öka mängden mat lagad från grunden jämfört med 2011 års utfall. Årets andel mat lagad från grunden slutar på 91,0% Andelen mat lagad från grunden 91% 91% 100% Aktiviteter Status Vidareutbildning inom matlagning från grunden, klimatsmart mat, samt utveckling mot lean inom kök. I februari 2012 genomgick samtliga anställda inom måltidsservice en endagarsutbildning med Paul Svensson där syftet var mer mat från grunden och hur planerar vi för att använda det svinn som uppstår. Tänka klimatsmart. Socialstyrelsens NKI-undersökning ska påvisa nöjdare kunder. Socialstyrelsen genomfört undersökning. Gällande mat ligger andelen nöjda eller mycket nöjda på 78,4% Andelen nöjda (mat- )kunder inom äldreomsorgen 78,4 68 115% Aktiviteter Status Bevaka Socialstyrelsens NKI undersökning Brukardialog gällande SE verksamhetsområden Bevakning hösten 2012 Pågår kontinuerligt. Slutrapport i årsbokslut Öka andelen ekologisk mat Andelen ekologisk mat fortsätter att öka. Vid utgången av 2012 har vi nått upp till 19% (mål 15%) Andel ekologisk mat 19% 15% 127% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 14(31)
Resor och trafik Energianvändningen från kommunens tjänsteresor med personbilar ska minska med tio procent mellan 2009 och 2014. Erbjuda videokonferenser som en tjänst till Halmstads kommuns verksamheter. 5 st videokonferenser genomförda under 2012 inkl 2 st med externa kunder (betaltjänst) Antal ordnade videokonferenser 5 2 250% Aktiviteter Status Videokonferensrum IT Använd cykeln i jobbet Se tidigare rapport (T2). Stor andel cyklister. Ökning stimuleras genom inköp av el-cyklar som får disponeras av anställda till- och från jobbet. Aktiviteter Status Inköp av cyklar till SE verksamheter 2+2 cyklar är inköpta Översyn av SE verksamheternas bilbehov Pågår. Insamling klar 2012 och utfall (analys) klar 2013. Antal körda mil per tjänstefordon 644,6 727,1 89% Aktiviteter Status Behovsanalys av kommunens tjänstefordon Tjänsten tas i drift som erbjudande när KomMa och Frida (två verksamhetsuppföljningssystem) driftsatts på kommuntransport. Planerad driftstart vår 2013 men erbjuden tjänst höst 2013. Pågående Minska andelen tjänsteresor med tjänstefordon som används inom Servicekontorets verksamheter. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 15(31)
De flesta verksamheter har minskat andelen tjänsteresor med våra verksamhetsbilar, men IS2011 satsningen, som medfört ökad andel körda km på IT-service, bidrar till att totalen är högre i år än föregående år. 2013 borde påvisa en mer rättvisande minskning. Körda km i jämförelse med föregående år (SE totalt) 105% 90% 83% Minska antalet km som körs med privata fordon inom städservice verksamhet, med 10 procent mellan år 2009 och 2014. 8%-ig minskning som tyder på att målet kommer att nås innan 2014. Procentuell minskning av antalet km körda med privata fordon inom städservice verksamhet 28 145km 35 951km 78% Aktiviteter Status Grundlig genomgång av Resor i tjänsten på arbetsplatsträffar. Alla chefer klara Inköp av cyklar till SE verksamheter 2+2 cyklar är inköpta Minska IT-teknikers resor med bil IS2011 har medfört fler resor med bil än vad "normal" verksamhet hade gett upphov till (ökning av leveranser till kommunens verksamhetsställen). Enligt tidigare kommentar (T2) gav vi analys att resor med upphov i felsökning och support har minskat, medan inlånade IT-konsulters körande har medfört ökat bilkörnade. 2013 kommer mer rättvist visa grad av minskning. Antal körda km (ITs) 37 511km 36 309km 103% Aktiviteter Status Genom att införa moderna ITverktyg, och genom en modernisering av vår It-infrastruktur, samt effektivare logistik, ska resorna minska. Pågår kontinuerligt i hela planperioden. Kommunövergripande nytta ska prioriteras. Pågående Inköp av cyklar till SE verksamheter 2+2 cyklar är inköpta Antalet dödade och skadade i trafiken på det kommunala vägnätet ska minska Minska antalet personskador som uppkommit vid körning med kommunens tjänstefordon. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 16(31)
Målet var att ingen nyttjare skulle skadas i kommunens fordon, men kund på Hemvårdsförvaltningen har drabbats av olycka. Antal personskador i samband med kommunens fordon 1 0 100% Aktiviteter Status Verka för att minska personskador. Öka säkerheten i bilarna genom att ställa säkerhetsrelaterade krav vid upphandling av kommunala fordon. Kontinuerlig information till verksamheter Ja via EuroNcap 5 Pågående Trygghet, säkerhet och folkhälsa Den mat som serveras i den verksamhet som kommunen ansvarar för ska så långt som möjligt lagas från grunden. Användningen av lokala råvaror ska främjas. Öka mängden mat lagad från grunden jämfört med 2011 års utfall. Årets andel mat lagad från grunden slutar på 91,0% Aktiviteter Status Vidareutbildning inom matlagning från grunden, klimatsmart mat, samt utveckling mot lean inom kök. Aktivt deltagande vid (mat- )upphandlingar I februari 2012 genomgick samtliga anställda inom måltidsservice en endagarsutbildning med Paul Svensson där syftet var mer mat från grunden och hur planerar vi för att använda det svinn som uppstår. Tänka klimatsmart. Pågår. Delaktig i alla upphandlingar Minst 25 procent av de livsmedel kommunen köper in ska vara ekologiskt producerade år 2013. Minst 15% av de livsmedel som måltidsservice köper in ska vara ekologiskt producerade år 2012. Utfallet år 2012 stannade på 18,9% Andel ekologiskt producerade livsmedel 18,9% 15% 126% Aktiviteter Status Beställande personal får direktiv från ledning vilka varugrupper som ska Genomförd Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 17(31)
Aktiviteter Status köpas ekologiskt. Övriga prioriteringar Lokaleffektivisering Aktivt arbeta för att minska kommunens hyreskostnader Lokalöversyn genomförd. Rapport lämnad till Samhällsbyggnadskontoret. Aktiviteter Status Översyn av lokalbehov avseende köksutrymmen Påbörjad. Klar och avrapporterad till SE nämnd innan årsskiftet. Bryta negativ kostnadstrend (självriskkostnad) I samverkan med övriga förvaltningar minska skadorna på kommunens fordon Aktivitet påbörjad i och med sammanställning av kostnader. Upplysning till kunder kommer under 2013. Aktivitet flyttas med till nästa år. Kostnad för service och reparation av kommunens fordon Självriskkostnader i samband med reparation 6 701 000 1 000 000 670% 381 000 116 000 328% Nämndens/styrelsens mål Service och bemötande Service- och bemötande behandlats på arbetsplatsträffar. Bedömd servicegrad 82 90 91% Aktiviteter Status NKI - Nöjd Kund Index NKI har genomförts och snittuppfattningen om våra verksamheter ligger på 75% nöjda kunder. Bäst resultat av verksamheterna hade ITservice med 92% nöjda kunder. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 18(31)
Ökad satsning på friskvård och arbetssätt/ergonomi Stora satsningar har genomförts under 2012. Previa, motionspass, individuella kartläggningar, utbildningar och föreläsningar mm. Liten påverkan på sjukskrivningstalen. Aktiviteter Status Införa friskvårdsgrupper Stimulera medarbetarna att välja cykel isf bil Inventering av intresserade hälsoinspiratörer under hösten 2012. Handlingsplan med aktiviteter under vår 2013 Tema på arbetsplatsträff på Kontorsservice. Inköp av el-cyklar till SE Pågående ISO 14001 miljöcertifiering av städet Städservice blev klar med sin miljöcertifiering 2012-12-15 Aktiviteter Status Utbildning för all städpersonal Uppföljning av Nämndens verksamhetsområden Periodiska kontroller och stickprov genomförda under 2012. Ca 6% underkända serviceverksamheter. Åtgärder vidtagna i syfte att minska andelen underkända kontroller. Antal genomförda kvalitetskontroller och/eller stickprov Andel avvikelser av totala antalet genomförda kvalitetskontroller 186 140 133% 6% 14% 157% Minska matsvinnet inom Måltidsservice (-2%) Målsättningen att minska matsvinnet med 2 (två) % årligen är orimligt. Vi ligger redan nere på rekordlåga 6%. Målet uppfyllt. %andel svinn som slängs från tallrik i grund- och gymnasieskolor 6 7 86% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 19(31)
Aktiviteter Status Genomföra vägning av matsvinn Genomförs v21 resp v38. Arbeta för en gemensam handlingsplan för minskat matsvinn Genomföra kampanj för minskat matsvinn Avvaktar måltidsutredning innan påbörja aktiviteter. Huvudmannaskapet under utredning. Kampanj genomförd. Ytterligare åtgärder planeras 2013. SE egen verksamhet största möjliga mån välja ekologiska varor och etisk märkta varor Pågår och ökar. Genomförd på frukt och kaffe. Svår att mäta på expenser och kontorsmateriel. Nuvarande värde 19% (mål 25) Andel ekologiska och/eller etiskt märkta varor av SE inköp för eget bruk Andelen miljömärkta produkter ska öka 19% 25% 76% 44,8% 50% 90% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 20(31)
5 Verksamhet och resultat Uppföljning av övriga nyckeltal för Servicekontoret Servicekontoret övergripande Tertial 1 2012 Tertial 2 2012 Årsrapport 2012 Andelen anslag i förhållande till intäkter Intäkt i snitt per internfaktura Intäkt i snitt per externfaktura 0,95% 0,88% 0,84% 47 070* 37 810 29 455 8 589 11 348 10 962 * siffran uppdaterad då föregående period var fel Kontorsservice Telefoni: antal besvarade samtal under 30 sekunder Telefoni: årskostnad för telefoni/anställd Postservice: Totalkostnad per hämtställe Verksamhetsservice: Totalkostnad per anställd Rådhusreception: Totalkostnad per anställd Rådhusreception: Totalkostnad per besökare Tryckeriet: Totalkostnad per order ej mätbart Ej mätbartb * Ej mätbart 744,1 735,7 792,2 3091,2 4600,9 3798,7 3683,2 3188,7 3494,6 1566,9 1769,4 1902,6 43,7 59,4 62,0 1726,8* 1694,6 1445,4 * siffran uppdaterad då föregående period var beräknat på felaktigt antal order Städservice Antal städobjekt totalt hela verksamheten Antal städobjekt per anställd Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) 301 301 307 1,6 1,6 1,64 323,2 322,7 327,4 BUF skolor 276,2 275,4 275,4 Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 21(31)
Uppföljning av övriga nyckeltal för Servicekontoret förskolor 166,8 166,8 166,8 Utbildnings- o arbmarknad 344,1 344,1 344,1 Hemvårdsförvaltningen 352,5 352,5 352,5 Övriga förvaltningar 340,3 339,6 346,4 Antal städmaskiner/person 0,75 0,75 1,18 Måltidsservice Antal serverade portioner / anställd / månad Overheadkostnader i % av omsättningen Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden 1515 1515 1517 8,10% 8,10% 8,10% (se nedan) (se nedan) (se nedan) Grundskola 25,1/30,22 25,1/31 25,10/31 Särskilda boenden 110/102 107/104 107/104 Portionsförpackad mat 48,5/58 48,5/58 48,5/58 IT-service Antal datorer (i kommunens regi) per anställd IT-tekniker Antal ärenden per ITtekniker per månad Andel virtualiserade servrar (%) Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första samtalet (%) 200 200 201 79 71 73 56% 57% 60% 45% 53% 55% * Lagt till per månad för att få ett relevant mätetal. Kommuntransport Genomsnittligt användande av kommunens tjänstebilar (snitt mil/fordon) eso Ingen uppgift Ingen uppgift Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 22(31)
6 Utvecklings- och kvalitetsarbete Servicenämndens verksamheter befinner sig i ständig utveckling. Med det sagt så bör man också påpeka att utvecklingen sker på olika sätt. En sund hållbar utveckling bör ske i balans mellan olika påverkande faktorer, d v s att kvalitet är alltid eftersträvansvärt, men inte större än det finns resurser att tillgå. Resurser finns alltid, men ibland kan en utveckling på längre sikt vara mer hushållande än en snabb utveckling på kort sikt. Tiden är alltid en påverkande faktor, men även det som är bråttom kanske ska utvecklas i flera små steg...osv. Några arbetsplaser har jobbat med processflöden, för att hitta flaskhalsar i produktionen och förbättra ledtider. Andra har jobbat med LEAN som förbättringsmodell. Ett tredje sätt har varit att träna på serviceoch bemötande. Ett fjärde på att skapa inspiration via kunskapslyft. En femte handlar om att hålla chefers engagemang på en hög nivå. Miljöcertifiering av städverksaheten får symbolisera det sjätte och det sjunde är helt enkelt att vi gör kvalitetsuppföljningar efter genomförd serviceleverans. Den bästa utvecklingen kommer ur engagerade medarbetares initiativ. Medarbetare som i sin vardag finns nära kunden har lättare att uppfatta ett befintligt, eller kommande, behov. Kundernas behov handlar i stort oftast om att underlätta saker Och det är där vi har vår affärsidé; att göra kunders vardag lättare. Men 2012 må nog bäst kännetecknas av "året vi körde så det knakade". Genom att köra en verksamhet lite hårdare än normalt kan man höra missljud i maskineriet och var vi har våra svaga punkter. Dessa insikter tar man sedan med sig i 2013-års kommande förbättringsarbete, som handlar om att göra underhåll och förstärka svaga punkter. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 23(31)
7 Invånar- och målgruppsorientering Inom Städ- och Måltidsservice, som två av våra verksamheter, finns Städråd respektive Matråd. Dessa har till uppgift att fånga upp synpunkter från våra konsumerade kunder och i samverkan med våra beställande kunder ha en dialog om hur städ resp mat kan bli bättre. Matråd finns på alla våra serveringsställen (ca 50 st) och städråd har startats upp på 12 av våra 307 städobjekt. Där vi inte har städråd har vi etablerade kunddialoger direkt med beställaren. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 24(31)
8 Uppföljning hälso- och arbetsmiljöplanen De aktiviteter vi avsåg genomföra eller påbörja har gjorts. Arbete med att nyforma (grundligt genomarbeta) hälso- och arbetsmiljöplan startades upp i slutet av 2012 men det huvudsakliga arbetet utförs 2013. Lokala föreskrifter behöver förtydligas All personal ska känna till och följa föreskrifter Aktivitet Skriva nya föreskrifter om det behövs. Genomgång på samverkans-grupp och arbetsplats-träffar Genomförd. Behov av upprepning föreligger 2013. Arbetsmiljöutbildning för chefer och skyddsombud Ett tillfälle per 2012 Aktivitet Genomföra föreläsningar, utbildningar eller aktiviteter Utbildning bokad för alla 14 resp 27 februari 2013 Utbildning i HLR och brandskydd All personal utbildas vart femte år Aktivitet Beställa utbildning av företags-hälsovården Beställning genomförd och genomförandet av utbildning Hälsofrämjande Ledarskap avklarad Ergonomiutbildning Utbildning vartannat år Aktivitet Beställa utbildning av företags-hälsovården Utveckling av arbetet i arbetsplatsträffar och samverkansgrupp Underlag för möten ska finnas en vecka i förväg, fler övningar på APT för att öka delaktighet Aktivitet Fortsatt stöd till chefer Fortsätter 2013 med ambition att göra APT till meningsfulla möten för våra medarbetare (mätning i Medarbetarenkät höst 2013) Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 25(31)
Uppföljning och åtgärder med anledning av Halmstads kommuns medarbetarundersökning 2011 Utreda och åtgärda problem som kommer fram i enkäten Aktivitet Dialog i arbetsgrupperna Genomförts och kommer fortsätta under 2013. Målet är att förbättra våra mätvärden till ny enkät som genomförs höst 2013. Korttidsfrånvaro Kännedom om orsaker, minskning Aktivitet Balansprofiler. Utbildning i hälsofrämjande ledarskap för alla chefer. Genomförd hösten 2012 Minskning av frånvaro Aktivitet Grupper av utvalda medarbetare träffas med beteendevetare från företags-hälsovården Pågår och kommer fortsätta 2013 Fler aktiviteter i vardagen Aktivitet Projekt med företagshälsovården Har genomförts och kommer fortsätta 2013 Mäta antalet sjukdagar per anställd resp andelen av dessa som gäller frånvaro upp till 14 dagar Genomförd och statistik redovisas i samband med Personalredovisning 2012 Alla ska känna till hälsokorset, minskad korttids-frånvaro Aktivitet Använda hälsokorset på apt, i medarbetar-samtal Klart Förbereda GAP-analys av personalens kompetensnivå 2013 Aktivitet Sprida information om kommande kompetensanalys Genomförd i chefsgruppen. Aktiviteter planeras även 2013 Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 26(31)
9 Uppföljning jämställdhetsplanen De aktiviteter vi avsåg genomföra eller påbörja har gjorts. Arbete med att nyforma (grundligt genomarbeta) jämställdhetsplanen startades upp i slutet av 2012 men det huvudsakliga arbetet utförs 2013. Mallen för kompetensbaserad rekrytering håller på att implementeras Mallen ska användas i rekryteringar Aktivitet Utbilda chefer Genomförd Ojämn könsfördelning Andel anställda av underrepresenterat kön ska öka Aktivitet Aktivt använda mall Genomförs vid nyrekryteringar. Arbetet fortsätter som en naturlig del av rekryteringsprocessen under 2013 Kulturdag m fl aktiviteter har mångfalds-perspektiv men inte uttalat jämställdhetsperspektiv En aktivitet per år har inslag av jämställdhet Aktivitet Ledningsgruppen planerar aktivitet Ej genomförd 2012. Vi inväntar arbetet med Jämställdhetsplan som genomförs våren 2013, för att därefter verkställa önskade aktiviteter. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 27(31)
10 Ekonomiskt utfall RESULTAT Utfall 2011 Utfall 2012 Budget 2012 Budgetavvikelse 2012 Servicekontoret Intäkter 12 451 12 620 12 239 381 (vht 200) Kostnader -15 762-15 840-15 453-387 Periodens netto -3 311-3 220-3 214-6 Kontorsservice Intäkter 28 633 31 772 33 139-1 367 (vht 201) Kostnader -28 039-31 230-31 078-152 Periodens netto 594 542 2 061-1 519 Städservice Intäkter 79 662 79 021 77 807 1 214 (vht 202) Kostnader -78 808-78 805-77 807-998 Periodens netto 854 216 0 216 Måltidsservice Intäkter 136 457 135 852 131 127 4 725 (vht 202) Kostnader -136 724-136 294-131 127-5 167 Periodens netto -267-442 0-442 IT-Service Intäkter 88 858 94 030 92 477 1 553 (vht 203) Kostnader -89 100-94 927-92 477-2 450 Periodens netto -242-897 0-897 Kommuntransport Intäkter 23 893 27 795 24 019 3 776 (vht 204) Kostnader -22 740-28 025-24 019-4 006 Periodens netto 1 153-230 0-230 SE totalt: Intäkter 369 954 381 090 370 808 10 282 Kostnader -371 173-385 121-371 961-13 160 NETTO -1 219-4 031-1 153-2 878 INVESTERINGS NETTO Helårs- utfall2011 Helårs- utfall2012 Helårs budget 2012 Budget-avvikelse 2012 Servicekontoret 0 0-2 500 2 500 Valnämnden 0 0 0 0 Kontorsservice -752-1 097-344 -753 Städservice -714-377 -341-36 Måltidsservice -447-771 -1 750 979 IT-Service -43 812-20 143-39 150 19 007 Kommuntransport -4 921-5 121-5 538 417 SE totalt: -50 646-27 509-49 623 22 114 Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 28(31)
Servicekontoret Servicekontoret (Vht 200) visar ett överutnyttjande med -6 kkr. Såväl Servicenämnden som valnämnden överskred sina budgetar men genom att kostnaden för servicekontorets administration hölls låg stannade underskottet på -6 tkr. Sammantaget landar dock Servicenämnden resultat på -2 878 kkr, som i förhållande till sin budget om 380 Mkr får anses som liten avvikelse (0,76%). Kontorsservice Årets utfall gällande driften visar en avvikelse på -1 519 tkr. Verksamheten hade som mål i budgeten att visa ett positivt resultat på 2 061 tkr vid årets slut, men nådde bara 542 kkr. Resultatavvikelsen beror på att verksamheten inte har lyckats uppnå den tänkta kostnadseffektivisering och intäktsökning avseende tryckeriet. Det har vidtagits åtgärder för att minska de fasta kostnaderna ett arbete som kommer att fortsätta under 2013. Verksamheten har även fått minskade beställningar inom andra serviceområden vilket har bidragit till intäktsminskning. Verksamhetens resultat på 542 tkr är i nivå med den ursprungliga budgetramen på 600 tkr. Utfallet redovisar en avvikelse med -753 tkr utifrån årets investeringsanslag. Verksamheten har investerat i en ny tryckmaskin samt ett nytt hänvisningssystem för televäxeln som totalt uppgår till 1 097 tkr för året. Investeringsmedlen är finansierade av den budgetram som finns på vht 200. Måltidservice Måltidsservice redovisar ett resultat på -442 tkr för helåret 2012. Resultatet belastas med engångskostnader i samband med övertagande av restaurangerna på Halmstad Arena med ca 1 400 tkr. Kärnverksamhetens goda resultat om man bortser från engångskostnader är ett resultat av fler beställningar inom mellanmål, frukost och grundskolelunch samt en större kostnadsmedvetenhet ute i våra restauranger. Under året har vi också lyckats minska underskottet inom portionsförpackad mat och ser stora möjligheter till ett positivt resultat inom denna verksamhet 2013. Måltidsservice har gjort investeringar om 771 tkr av budgeterade 1 750 tkr. Investeringar är gjorda inom lösa inventarier i form av talriksdispensrar, serveringsbänkar och köksmaskiner. Ej utnyttjade medel i form av 979 tkr kommer nyttjas under 2013. 900 tkr av dessa är medel är avsatta till färdigställande av Hallägraskolans restaurang när den är färdigbyggd Städservice Årets resultat är + 216 tkr. Resultat beror på nya uppdrag som tillkom under året, extra tjänster beställdes på fönsterputs/golvvård samt effektiviseringar som gjordes att kostnader ökade inte i samma takt som intäkterna. Investeringskostnader är högre än budgeterat beror på investeringar i olika städmaskiner, miljömoppar samt städvagnar. IT-Service Årets resultat är -896 tkr. Det negativa resultatet beror framförallt på de besparingskrav som ålagts IT- Service på 2 mkr i samband med kommunens stora IT-satsning. IT-Service har inte kunnat spara mer än 1,1 mkr pga att effektiviseringarna som skulle möjliggöra besparingen inte är klar förrän strax efter årsskiftet 2012/2013. IT-service investeringsram för 2012 var sammanlagt 39 150 tkr. 20 143 tkr av investeringsmedlen är förbrukade. Avvikelsen är 19 007 tkr vilket delvis beror på en senarelagd beställning från skolan, samt att elevdatorkoncept med datorer uteblivit då man istället valt datorplattor vilka inte lagts som en investering. Kommuntransport Verksamheten visar ett underskott på -230 kkr främst på grund av införande av nytt verksamhetssystem. Kommuntransport har gjort investeringar om 5 121 tkr av budgeterade 5 538 tkr Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 29(31)
Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 30(31)
11 Utmaningar och framtid - viktiga händelser 2013-2015 Inför 2013 kommer en satsning på hälso- och arbetsmiljö, jämställdhet, kompetenskartläggning och anpassning till uppdrag, utbildning till egen personal. Vi kommer fortsatt sträva mot bättre tjänsteutbud (mer för kund att välja mellan), smartare flöden (utan onödiga mellanhänder), konkurrenskraftiga priser och ett bemötande i världsklass. Vår kvalitet avgörs av kunderna och kvaliteten ska finnas genom hela ledet av personal. Stort som smått, högt som lågt. Att flytta över telefonin till IT-service tror vi kan stimulera tekniskt anpassade lösningar som kund kommer uppleva som både billigare, flexiblare och bättre funktionalitet. Under året ska vi också försöka finansiera en översyn av skrivarhanteringen (MFP) och komma med förslag på kostnadseffektivt nyttjande. Även här finns resurser att spara. Kommuntransport har laddat för spännande lösningar. Intern bilpool kommer startas, ett system för kostnadsuppföljning för fordon kommer digitaliseras och spridas till kund, samordning av drivmedelsinköp och införandet av Frida som hjälper oss mäta CO2 avtryck och energiförbrukning, digitala körjournaler, ruttoptimering mm, mm. Sammantaget kommer vi få ett bättre nyttjande av våra tjänstefordon. Hållbar utveckling ska särskillt beaktas. Vårt avtryck på omgivningens miljö ska vara positivt laddat och våra ansträngningar ska hålla över tiden och inte äventyra andra intressenters strävanden. Därför är det viktigt att vi läser och förstår andra nämnders verksamhetsplaner. När vi förstår våra kunders vardag blir det lättare för oss att underlätta för dem = "Bra service kommer innifrån" Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2012 31(31)