Il e U UNIVERSITET LINKÖPINGS 1(6) Krisledningsrganisatin vid Linköpings universitet 1. Syfte ch mål Linköpings universitets (LiU) krisledningsrganisatin är ett kmplement till samhällets kris- ch katastrfberedskap. LiU strävar efter att snabbt kunna hantera en allvarlig händelse ch vidta rätt åtgärder i tillräcklig mfattning för att kunna minimera dess knsekvenser. För att hantera en allvarlig händelse krävs en gd beredskap samt en väl fungerande krisledningsrganisatin. Syftet med LiU:s krisledningsrganisatin är att skapa handlingsberedskap för lika typer av krissituatiner, svara för det psykiska ch sciala mhändertagande av medarbetare ch studenter samt säkerställa en snar återgång till rdinarie verksamhet sm möjligt. Målet med krisledningsrganisatinens arbete är att: snabbt etablera en sammanhållen ledning med tydlig rllfördelning få en gd överblick över händelsen ch händelseutvecklingen samrdna resurserna vid LiU ch samverka med andra aktörer utanför LiU minimera skadr ch knsekvenser ge stöd till drabbade medarbetare ch studenter 2. Ansvarsfördelning mellan central- ch lkal krisledning En allvarlig händelse är en svår, hastigt uppkmmen situatin med persnella, materiella, etiska eller förtrendemässiga skadr eller där överhängande fara finns att skadr kan uppstå. Händelsen kräver medelbara ch samrdnade åtgärder inm LiU i syfte att minimera knsekvenserna för att verksamheten ska kunna återgå till nrmalläge. Berende på krissituatin eller händelsens art, mfattning ch utbredning över tid kmmer den hanteras på central eller lkal nivå inm rganisatinen. När stra delar av LiU påverkas träder den centrala krisledningsrganisatinen in. Exempel på händelse: större lycka, brand, IT-attack, pandemi, naturkatastrfer eller allvarligt ht eller våld mtliu. Vid en händelse sm påverkar en avgränsad del av universitetet t.ex. en institutin/mtsvarande aktiveras den lkala krisledningsrganisatinen. Exempel på händelse: arbetslyckr, allvarliga tillbud, ht- ch våldssituatiner, sabtage, svåra sjukdmar eller plötsliga dödsfall. Vid aktivering av den centrala krisledningsrganisatinen återtas temprärt nrmal delegatin för drabbad institutin prefekt/mtsvarande. Prefektens/mtsvarandes uppgifter definieras därefter direkt av beslutande chef. Detta innebär i praktiken att prefekten/mtsvarande kan ges såväl utökade sm minskade befgenheter jämfört med nrmalsituatinen. Prefekten/mtsvarande agerar frtsättningsvis perativt genm den lkala krisledningsrganisatinen (se rubrik 4). Ansvarig för LiU:s krisledningsrganisatin ska säkerställa att ett krisledningsarbete bedrivs centralt ch lkalt samt driva ch utveckla den centrala krisledningen.
2(6) 3. Den centrala krisledningsrganisatinen 3.1 Uppdrag ch ansvar Den centrala krisledningsrganisatinen har ett särskilt ansvar för att hantera allvarliga händelser. Dess uppgift är att samrdna universitetets åtgärder i samband med allvarliga händelser. Ansvarig för LiU:s krisledningsrganisatin utser funktiner ch persner sm ska ingå i den centrala krisledningsrganisatinen. Ansvarig ska vidare säkerställa att den centrala krisledningsrganisatinen får den utbildning sm är adekvat för arbetsuppgifterna ch att regelbundna träffar genmförs med syfte att utbilda ch öva. Därutöver ska sådana förberedelser vidtas sm tillgdser det behv av lkaler ch utrustning sm anses behövas för att den centrala krisledningsrganisatinen ska kunna genmföra sitt uppdrag. Infrmatin m den centrala krisledningsrganisatinens ansvar, arbetsuppgifter ch möjlighet att ge stöd ska ges till institutiner /mtsvarande. 3.2 Organisering Organisatinen består av en beslutande chef, en stab ch stabsresurser. Vid en allvarlig händelse aktiverar beslutande chef en stab vars arbete leds av en stabschef. Stabens sammansättning ch vilka resurser sm behöver tas i anspråk berr till viss del på typ av händelse. ande chef har mandat att kalla in ch nyttja de persner/resurser sm krävs för ett effektivt ch tillräckligt krishanteringsarbete. För samtliga funktiner i staben ska det finnas en ersättare så att möjlighet finns till att bytas av vid ett långt pågående arbete eller att fler persner inm funktinen kan kallas in för att stödja det perativa arbetet inm respektive funktin. Dessutm kan gruppen adjungeras med prefekt, dekan, studentkår mtsvarande för den institutin/mtsvarande inm universitetet där krisen uppstått. ande chef kan även besluta att nyttja stabsresurser vid ett utökat behv av stöd. Dessa ska ses sm stödfunktiner sm utöver sin linjebaserade funktin även står i beredskap för att stärka staben. Stabsresurserna arbetar direkt under stabschefen ch utför uppgifter sm är av perativ karaktär sm exempelvis att säkra tillgänglighet till lkaler, samt IT-resurser ch telefni, vidta andra pralctiska åtgärder ch vid behv förse drabbade med mat ch dryck, eller annan service. I --- ande chef l I Stab Stabschef HR - Studenthälsan - Kmmunikatin -Säkerhet-Sekreterare -Ad}1t11gerad I Sta bsresu rser Studentservice - Fastighet - IT - Service- TiB Figur 1: Organisatinsschemaför den centrala lcrishanteringsrganisatinen
3(6) Centrala krisledningsrganisatinen utgörs av följande funktiner: ande chef Stab Stabsresurser Stabschef HR Studenthälsa Ansvarar för att bedöma mfattningen av händelsen, fatta beslut m mål, övergripande inriktning, pririteringar ch eventuella avgränsningar för krishanteringsarbetet samt att infrmera rektr m att krisstaben har aktiverats ch hålls kntinuerligt infrmerad m händelseutvecklingen. Dessutm fatta beslut m delegatiner ch befgenheter för berörd verksamhet. Ansvarar för att leda ch krdinera stabens arbete. Ansvarar för att etablera kntakt med berörd verksamhet för att stödja den i att erbjuda psyklgiskt stöd till drabbade medarbetare ch kllegr. Ansvarar för att studenters psyksciala behv av stöd tillgdses. Kmmunikatin Ansvarar för utfrmning av intern ch extern kmmunikatin via alla tillgängliga kanaler, samt svarar för kntakter med media i frågr sm rör universitetets rll. Säkerhet Ansvarar för säkerhetsåtgärder, planritningar, bevakningstjänster samt kmmunikatin med blåljusmyndigheter. Sekreterare Ansvarar för att föra lggbk ch bistå staben med allehanda uppgifter eller förnödenheter. Adjungerad Bistår med infrmatin m drabbad verksamhet, samrdning central/lkal krishantering alternativt kmpetens/bistå med resurser kpplat till ett särskilt behv. Studentservice Fastighet IT ch telefni Service 3.3 Uppgifter Tjänsteman i beredskap (TiB) Säkerställa infrmatin från Ladk ch schemaläggning. Säkerställa tillgång till nödvändiga lkaler /teknisk infrastruktur kpplat till fastigheter samt kntakt med fastighetsägare. Ansvara för att telefni ch datrdrift etc. säkerställs, m eventuellt skulle slås ut eller behöver nyttjas vid en lycka eller kris. Säkerställa resursbehv kpplat till teknisk utrustning, mat, dryckm.m. Uppmärksamma ansvarig för krishanteringsrganisatinen på en allvarlig händelse, kmmunikatin med mgivande samhällsfunktiner, stödja staben. Stabens uppgifter inkluderar: identifiera mfattningen av händelsen samt föreslå pririteringar ch insatser etablera samverkan med lkal krisledningsrganisatin ch med andra aktörer utanför LiU minimera skadr ch knsekvenser för verksamheten mhändertagande av medarbetare, studenter
4(6) infrmatinsåtgärder, förmedla relevant infrmatin såväl internt sm externt samt nödvändiga mediakntakter infrmera berörd fakultet ch studentkår vid händelser där studenter drabbas åtgärder sm innebär avsevärda persnella, materiella eller eknmiska åtaganden återställande ch återuppbyggnadsfrågr ta fram faktaunderlag, göra lägesuppföljning ch analysera den händelse sm har inträffat. Staben samverkar direkt med: räddningstjänst plismyndighet andra statliga myndigheter kmmuner väktare 3.4 Övrigt externt stöd För att den centrala krisledningsrganisatinen ska kunna hantera sitt uppdrag kan ytterligare stödresurser behöva tas i anspråk. Exempel på sådant stöd är företagshälsvård ch religiösa samfund. Därtill kmmer det stöd sm kan erhållas från lika samhälleliga stödfunktiner sm exempelvis kmmuners grupp för psykiskt ch scialt mhändertagande (POSOM). 4. Lkal krisledningsrganisatin 4.1 Ansvar ch uppdrag Den lkala krisledningsrganisatinen ansvarar för att hantera händelse med materiella eller persnella skadr sm påverkar institutinen/mtsvarande. Vid allvarliga händelser ska den samverka med ch utföra de uppdrag sm ges av den centrala krisledningsrganisatinen. Prefekten/mtsvarande ansvarar för att leda ch utfrma en lkal krisledningsgrupp samt att gruppen får den utbildning sm är adekvat för gruppens arbetsuppgifter. Det är viktigt att i förväg fastslå en krisledningsgrupp där rller ch uppgifter skall vara tydligt definierade. Prefekten/mtsvarande ansvar ckså för att chefer vid arbetsstället känner till rutinerna för krishantering ch har kunskap m att hantera krisen. Vid behv kan lika funktiner i den centrala krisledningsgruppen stötta det lkala krishanteringsarbetet ch i de fall händelsen kan kmma att påverka hela LiU ska prefekt/mtsvarande mgående infrmera beslutande chef för den centrala krisledningen. 4.2 Uppgifter Den lkala krishanteringsgruppen ansvarar för att: vidta åtgärder sm medelbart behövs på plats för att hindra vidare skadeutveckling samverka med räddningstjänst, plis ch sjukvård på händelseplatsen U NIVERSITETSFÖRVALTNI NG
5(6) mhänderta medarbetare ch studenter ge relevant infrmatin till berörda medarbetare, studenter ch anhöriga tillse att verksamheten kan återupptas så snart sm möjligt (vid behv arbetsleda, mstrukturera ch priritera arbetet) infrmera ansvarig för centrala krisledningsrganisatinen m händelsen Lkala förberedelser mfattar följande: upprätta en checklista (en beredskapsplan) innehållande uppgiftsfördelning. Sm stöd i det lkala arbetet ska det finns en checklista sm kan användas under krisarbetet, se dkument "Checklista för den lkala krishanteringsgruppen". ha kännedm m lika funktiner ch rganisatiner sm kan vara ett stöd vid en krissituatin ex HR-avdelning, företagshälsvård, studenthälsa ch religiösa samfund se till att medarbetarna känner till de eventuella risker sm finns i arbetet ch hur första hjälpen ch krishantering är rganiserad på institutinen/mtsvarande ha grundläggande beredskap ch rutiner för krisstöd, se dkument "Krisberedskap vid LiU". 5. Referenser ch relaterade beslut Arbetsmiljölagen AFS 2001:1 (Systematisk arbetsmiljöarbete, ändrad enligt 2003:4) AFS 1999:7 (Första hjälpen ch krisstöd) Dnr LiU-2014-00458, där rektr gett universitetsdirektören i uppdrag att leda ch utfrma LiU:s krishanteringsrganisatin. Dkument Krisberedskap vid LiU Dkument Checklistaför den lkala krishanteringsgruppen 6. Detta beslut gäller tills vidare ch träder ikraft den 15 januari 2018. i ärendet har fattats av Universitetsdirektör Kent Walterssn. Kent Walterssn
6(6) Kpia till: LiU:s centrala krisledningsrganisatin U niversitetsledningen Fakulteterna Institutinerna Universitetsförvaltningen De lkala fackliga rganisatinerna U N IVERSITETSFÖ RVAL TN I NG