Upphandlingscentrum Anna Mossberg Extern remiss ER-2015-178 Distribution av hjälpmedel vid Blås- och tarmdysfunktion 3.1 Uppdraget 3.1.1 Uppdragets omfattning Tjänsten omfattar distribution av hjälpmedel vid blås- och tarmdysfunktion för Region Östergötland och Östergötlands läns samtliga kommuner. Historiskt har tjänsten inneburit X antal leveranser till xxx olika adresser/år och ca 95% av förskrivningarna har skett elektroniskt. Lista med upphandlat produktsortiment som ska distribueras finns i bilaga X. Vid ändringar i produktsortiment under avtalstiden informeras säljaren 1 månad innan och vid sortimentsbyte i samband med ny produktupphandling informeras säljaren 2 månader innan förändringen sker. I den efterfrågade tjänsten ska följande ingå: avrop från köparens produktavtal, lagerhållning, tillhandahållande av webbaserad förskrivningsportal, orderhantering, kundtjänst, hantering av dispensprodukter och reklamationer, tryck och utskick av produktkatalog, leverans samt framtagande av statistik. All information och kommunikation mellan säljare och köpare ska ske på svenska. Ovanstående krav accepteras. (/ svar) En huvudansvarig kontaktperson ska finnas för uppdraget. Ange personens namn och telefonnummer: (Fritextsvar) Övriga kontaktpersoner (Fritextsvar) 3.1.2 Avrop Säljaren ska göra avrop från köparens produktavtal. Betalnings- och leveransvillkor regleras i avtal mellan köparen och respektive produktleverantör ( betalning 30 dagar, leverans DDP incoterms 2010 säljarens distributionslager) Säljaren ansvarar inte för av Utskrivet: 2015-12-15 15:14 Sida 1 av 13 Refnr.: UC-2015-178
produktleverantören orsakad försening ej heller för av produktleverantören orsakade fel och brister på levererad produkt. Köparen ser till att respektive produktleverantör ersätter säljarens merkostnad för transport och hantering orsakade av bristande leveransförmåga hos produktleverantören. Ovanstående krav accepteras. (/ svar) Säljaren ska informera köparen om produktleverantören inte kan leverera inom avtalad leveranstid, 5 dagar efter beställning. (/ svar) Utöver avrop av avtalsprodukter ska säljaren hantera dispensprodukter vilket innebär ett fåtal produkter för enstaka patienter med särskilda behov. Köparen meddelar säljaren gällande priser. (/ svar) 3.1.3 Lagerhållning Säljaren ska svara för lagerhållning och hantering av produkterna på sådant sätt att produkternas kvalitet inte riskeras och att de är oåtkomliga för obehöriga. Detta innebär dels att lagerhållning sker enligt de anvisningar som tillverkaren rekommenderar eller på sätt köparen meddelat säljaren, dels att produkterna transporteras under beaktande av krav på temperatur enligt ovan och att de på lämpligt sätt skyddas mot väta, smuts och tillgrepp Ovanstående krav accepteras. (/ svar) Säljaren ska betala och äga de avropade produkter som lagerhålls för köparens räkning. (/ svar) Säljaren ska anpassa lagernivåerna så att avtalade leveranstider kan garanteras. (/ svar) I förekommande fall ska säljaren hantera ompackning av produkter, tex från stor till mindre förpackning. Neutralt ompackningsemballage bekostas av säljaren. (/ svar) För ompackning av sterila produkter ska det finnas lokaler som håller normal rumstemperatur och luftfuktighet. Lokalen ska vara dammfri och får inte vara genomgångsrum. I lokalen ska finnas utrustning för handdesinfektion, Lokalen ska dessutom vara ventilerad, ev med övertryck, på ett sådant sätt att bakteriehalten under arbete är > 200 cfu/m3 luft. (/ svar) Utskrivet: 2015-12-15 15:14 Sida 2 av 13 Refnr.: UC-2015-178
I förekommande fall ska säljaren hantera sampackning tex att fler mindre förpackningar packas i större transportförpackning. Neutralt ompackningsemballage med god fyllnadsgrad bekostas av säljaren. (/ svar) 3.1.4 Förskrivningar, avrop och beställningar Säljaren ska ansvara för mottagning och hantering av förskrivning, avrop och beställningar från köparens ingående enheter och deras ombud (hälso- och sjukvårdspersonal samt patienter) (/ svar) Förskrivning ska kunna ske via webbaserad förskrivningsportal, i undantagsfall även via fax eller brev. Avrop ska kunna ske via förskrivningsportalen, telefon eller fax. (/ svar) En inloggad förskrivare ska kunna förskriva på de olika kundnummer som hon/han är godkänd förskrivare för. (/ svar) Vid problem med restnoterade produkter ska både förskrivare och patient meddelas inom två arbetsdagar. (/ svar) I anslutning till portalen ska en kort instruktion för hantering av förskrivning och avrop finnas. (/ svar) 3.1.5 Förskrivningsportal/Hjälpmedelskort Svensk användarmanual för den webbaserade förskrivningsportalen ska bifogas anbudet. (Bifogat dokument) Utskrivet: 2015-12-15 15:14 Sida 3 av 13 Refnr.: UC-2015-178
Förskrivningsportalen bör vara enkel att använda exempelvis ej för många klick för navigering, enkelt att kunna gå tillbaka ett eller flera steg i beställningsprocessen, storlek på text samt textens färg, ordval och symboler. (Fasta svarsalternativ) 100 Uppfyller ställda krav mycket väl 67 Uppfyller ställda krav väl 33 Uppfyller ställda krav 0 Uppfyller ej ställda krav Produktinformation ska finnas tillgänglig i anslutning till förskrivningsportalen och innehålla produktbild samt uppgifter om produktens användningsområde, mått, praktisk absorptionskapacitet (1/3 av produktens absorptionskapacitet enl ISO 11948-1), relevanta mått lämpliga för patient (tex midjevidd), antal per MBE, pris per MBE, pris per styck, storleksmarkeringar och ingående material(tex ytskikt, spärrskikt, absorptionsskikt och resår). (/ svar) I anslutning till förskrivningsportalen ska det finnas en sortimentsprislista. (/ svar) I anslutning till förskrivningsportalen ska köparen ha möjlighet att skriftligen lämna intern information till förskrivarna. (/ svar) Köparens förskrivare bör kunna logga in i förskrivningsportalen med säker förskrivning tex SITHS-kort. Ska införas om myndighet så kräver under avtalstiden.. (/ svar) 100 0 Förskrivningsportalen ska kunna hantera individförskrivning, individförskrivning med samtransport och gruppförskrivning. (/ svar) När förskrivaren angett ett personnummer i portalen ska detta följa med i sökningar i olika funktioner tex tidigare förskrivningar, hjälpmedelskort och makuleringar. (/ svar) Utformningen av hjälpmedelskortet ska följa under avtalsperioden gällande svensk lagstiftning samt föreskrifter och anvisningar från läkemedelsverket och Socialstyrelsen. (/ svar) Utskrivet: 2015-12-15 15:14 Sida 4 av 13 Refnr.: UC-2015-178
Personuppgifter ska vara krypterade. (/ svar) Alla för köparen registrerade hjälpmedelskort ska vara köparens egendom och lagerföras elektroniskt. Hjälpmedelskorten ska överlämnas till köparen vid avtalstidens slut. (/ svar) Köparens förskrivare ska ha läsbehörighet till samtliga hjälpmedelskort men endast möjlighet att förskriva på sitt eget kostnadsställe med undantag för att kunna ändra betalningsställe på produktnivå. (/ svar) Läsbehörighet utanför förskrivarens kostnadsställe ska kräva ett aktivt val. (/ svar) Förskrivaren ska ha full behörighet på personnummernivå? (/ svar) Det ska gå att kopiera hela eller delar av hjälpmedelskort för att skapa nya förskrivningar. (/ svar) I hjälpmedelskortet ska det gå att välja när nästa avrop får genomföras. (/ svar) Det ska finnas möjlighet att iterera, ändra (minska/lägga till), kopiera samt makulera hela eller delar av ett hjälpmedelskort. (/ svar) Beställningsportalen ska kunna hantera 2 olika betalningsställen för olika produkter på en och samma beställning. (/ svar) Följande uppgifter ska kunna anges vid förskrivning och användas för selektering av statistik; Betalare: Landsting/Kommun. Förskrivare: (kodform 4 tecken). PE/Kommun:(kodform 3 tecken). Kostnadställe/kundnr: (kodform 5 tecken). Personnummer/namn: (12 tecken). Länskod: (kodform 2 tecken). (/ svar) I portalen ska för köparen finnas möjlighet till logg-granskning på patientnivå, vem som har förskrivit, avropat eller läst. (/ svar) Utskrivet: 2015-12-15 15:14 Sida 5 av 13 Refnr.: UC-2015-178
3.1.6 Kundtjänst Kundtjänst ska kunna nås via telefon eller e-post och hålla öppet helgfria vardagar 08,00 17,00 (/ svar) Kundtjänst ska nås på samma telefonnummer under hela avtalstiden. Eventuella lösningar med vidarekopplingar vid telefonnummerbyte bekostas av säljaren. (/ svar) Kundtjänstpersonal med förskrivare- och patientkontakt ska förstå och kunna göra sig förstådd på svenska. (/ svar) 3.1.7 Leverans Säljaren ska ansvara för leverans till angiven leveransadress. I tjänsten ingår att i ordinärt boende ställa av godset innanför boendedörren, dvs ej utomhus eller i trapphus. I särskilt boende ingår att ställa av godset innanför dörr. Till särskilt boende ska det gå att beställa inbärning till anvisad plats tex förråd eller avdelning. Till ordinärt boende ska det gå att beställa avisering. Avisering innebär att säljarens kundtjänst ringer till patienten två gånger (för och eftermiddag) för att komma överens om när leverns kan ske. Om det inte går att få kontakt per telefon, ska säljaren skicka en brevavisering där patienten uppmanas att kontakta säljaren. Ovanstående krav accepteras. (/ svar) Utskrivet: 2015-12-15 15:14 Sida 6 av 13 Refnr.: UC-2015-178
Alla avropade produkter på en och samma order ska levereras vid ett och samma tillfälle om inte något annat överenskommits med patient eller förskrivaren. (/ svar) Akutleverans påkallad av personal med förskrivarrättigheter för det aktuella kundnumret ska levereras till patient inom 24 timmar. (/ svar) Säljaren ska även leverera till patient som tillfälligt befinner sig utanför länet inom Sverige. (/ svar) Vid leverans av sterila produkter ska minst 2/3 av produktens hållbarhetstiden återstå. (/ svar) Patient i ordinärt boende ska, om så är överenskommet, kunna hämta försändelsen vid säljarens närmaste utlämningsställe. (/ svar) 3.1.8 Reklamationer och returer Reklamation av produkter innanför transportförpackning regleras och hanteras av köparen och avtalad produktleverantör. Säljaren står för köparens merkostnad och retur av försändelsen om försändelsen levereras på sådant sätt att produkternas kvalitet riskeras (trasiga, blöta och smutsiga kartonger). Säljaren står även för merkostnad och retur av försändelsen om försändelsen innehåller annan produkt än förskriven, även om förpackningen är öppnad. Om fel i försändelse orsakas av köparen står köparen för kostnad vid returhantering. Ovanstående krav accepteras. (/ svar) 3.1.9 Leveransstörningar Utskrivet: 2015-12-15 15:14 Sida 7 av 13 Refnr.: UC-2015-178
Varje försändelse (alla rader på en order) som inte levereras inom avtalad tid genererar ett vite på 1000 SEK om säljaren inte informerat förskrivare och patient enligt pkt 3.1.4. Säljaren står även för de eventuella merkostnader som dessa leveransförseningar förorsakar köparen. Ersättningsprodukter ska vara skriftligen godkända av köparen. Ovanstående krav accepteras. (/ svar) 3.1.10 Produktkatalog Säljaren åtar sig att, inför avtalsstart, samla in produktfakta från köparen och köparens avtalade produktleverantörer och trycka en produktkatalog med det avtalade produktsortimentet. Produktkatalogen ska utformas i samråd med köparen och med följande krav; Ringpärm: A5L, Pappersformat: A5, Upplaga: 1200 ex, Omfång: ca 140 sidor färg. En produkt per blad inklusive produktbeskrivning. Katalogen ska vara grupperad i produktområden enligt anvisning från köparen ett produktområde per registerflik. Produktkatalogen ska innehålla samma information som den webbaserade produktinformationen; Produktbild samt uppgifter om produktens användningsområde, mått, praktisk absorptionskapacitet (1/3 av produktens absorptionskapacitet enl ISO 11948-1), relevanta mått lämpliga för patient (tex midjevidd), antal per MBE, pris per MBE, pris per styck, storleksmarkeringar och ingående material(tex ytskikt, spärrskikt, absorptionsskikt och resår). Uppdatering av produktinformationen ska ske löpande (minst en gång per månad) och uppdaterad information ska kunna skrivas ut och användas i ringpärmen. I uppdraget ingår ett fritt utskick per kundnummer med förbeställt antal kataloger. Ovanstående krav accepteras. (/ svar) 3.2 Implementering 3.2.1 Modell för samverkan När avtal är undertecknat av båda parter startas en implementeringsgrupp av köparen. Säljaren och köparen utser tillsammans lämpliga personer, med mandat att besluta. Dessa ska delta i gruppen för att säkerställa ställda krav inför driftstart. Delar som ska ingå i implementeringsarbetet är It, produkt, drift och ekonomi/statistik. Efter avtalsstart fortsätter gruppen att arbeta med förvaltningsfrågor. Ovanstående krav accepteras. (/ svar) 3.2.2 Utbildning I samband med avtalsstart ska säljaren kostnadsfritt tillhandhålla utbildning i användandet av förskrivningsportalen. Utbildningarna planeras gemensamt med köparen och beräknas till ca 4 halvdagar för regionen och ca 4 halvdagar för kommunerna. Köparen står för lokal och inbjudan. Utskrivet: 2015-12-15 15:14 Sida 8 av 13 Refnr.: UC-2015-178
Ovanstående krav accepteras. (/ svar) 3.3 Optioner 3.3.1 Utökat sortiment Om det för köparen under avtalsperioden uppstår behov av distribution av ytterligare sortiment tex nutritions- och diabetesprodukter, ska säljaren ha möjlighet att utöka distributionstjänsten att gälla även detta sortiment. Ovanstående krav accepteras. (/ svar) 3.5 Trafiksäkerhet 3.5.1 Trafiksäkerhetskrav Strukturerat trafiksäkerhetsarbete Leverantören ska vid avtalsstart ha ett strukturerat och dokumenterat trafiksäkerhetsarbete som är öppet för granskning av Köparen. Detta innebär att minst en trafiksäkerhetspolicy samt ett åtgärdsprogram för trafiksäkerhetsarbetet skall vara inrättat hos Leverantören vid avtalsstart. Trafiksäkerhetsarbetet skall vara aktivt under hela avtalsperioden. Leverantör ska följa Transportstyrelsens föreskrifter om krav på yrkeskunnande enligt yrkestrafiklag. Dokumenten som styr trafiksäkerhetsarbetet kan ingå i andra typer av styrande dokument såsom t.ex. resepolicy, miljöledningssystem, kvalitetsrutiner etc Transporterna ska utföras på ett sådant sätt att kraven på en hög trafiksäkerhet tillgodoses både vad gäller avsett gods och omgivande trafikanter. Samtliga fordon som utför godstransporter ska vara försedda med lastförskjutningsskydd och förankringsmöjlighet. Krav på alkolås Leverantören ska vid avtalsstart i samtliga fordon använda alkolås enligt CENELEC-standarden SS-EN 50436-2 och som finns med i Motorförarnas Helnykterhetsförbundets (MHF) lista över godkända alkolås. Alternativt till ovan angivna godkänns även nyckelskåp med alkolås som styr åtkomsten till aktuellt fordon. Alkoskåpet skall kunna identifiera vem som försökt blåsa samt ha kontroll/historik både vid uttag och återlämning av nycklar. Chauffören skall endast kunna ta ut den fordonsnyckel som denne vid varje tillfälle behöver för utförande av uppdrag. Utskrivet: 2015-12-15 15:14 Sida 9 av 13 Refnr.: UC-2015-178
3.6.1 Miljökrav Köparens intention i samtliga tecknade avtal är att minska miljöpåverkan och bidra till uppfyllelse av de nationella, regionala och Region Östergötlands specifika miljömål. I detta uppdrag är miljömålen frisk luft och begränsad klimatpåverkan de mest relevanta nationella och regionala målen, där kraven ska vara ett led i att bidra till att målen kan uppnås. Leverantören ska ställa om samtliga transporter så att andelen förnybara drivmedel succesivt ökar under avtalsperioden. Krav på utsläpp tunga fordon > 3,5 ton Vid genomförandet av transportuppdraget ska fordon som lägst uppfyller kraven i Euro V (Euro 5) användas. Vid nyanskaffning av fordon som under avtalstiden kommer att användas i transportuppdraget ska dessa fordon lägst uppfylla kraven för Euro VI (Euro 6). Från avtalsstart ska minst 30 procent (%) av bränsleförbrukningen för tunga fordon som nyttjas i detta transportuppdrag, utgöras av förnybart drivmedel. Krav på däck tunga fordon > 3,5 ton Tunga fordon som används i transportuppdraget skall bära däck där antioxidanten N -isopropyl-n -fenyl-p-fenylendiamin (IPPD) (CasNr 101-72-4) ej överstiger 0,85 viktprocent av slitbanegummit. Krav på utsläpp lätt lastbil < 3,5 ton Från avtalsstart skall hela transportarbetet som omfattas av transportuppdraget utföras med fordon som tillhör Euro V (Euro 5). Från avtalsstart ska minst 75 procent (%) av bränsleförbrukningen för lätta lastbilar som nyttjas i detta transportuppdrag, utgöras av förnybart drivmedel. Vid nyanskaffning av fordon som under avtalstiden kommer att användas i uppdraget skall dessa fordon lägst uppfylla kraven för Euro VI (Euro 6). Exempel på alternativa, förnybara drivmedel framgår under nedanstående punkt 7.3.6. Miljöklass på drivmedel. Krav på utsläpp personbil Personbilar som används i detta transportuppdrag skall bestå i fordon som uppfyller kriterierna för miljöbilsdefinitionen från 1 januari 2013 eller likvärdigt enligt Vägtrafikskattelag SFS 2006:227 11 a samt uppfylla kriterier enligt förordning (2009:1) om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor. Från avtalsstart ska minst 80 procent (%) av bränsleförbrukningen för personbilar som nyttjas i detta transportuppdrag, utgöras av förnybart drivmedel. Exempel på alternativa, förnybara drivmedel framgår under nedanstående punkt 7.3.6. Miljöklass på drivmedel. Utskrivet: 2015-12-15 15:14 Sida 10 av 13 Refnr.: UC-2015-178
Krav på däck personbilar och lätta lastbilar < 3,5 ton Dubbfria däck ska användas om inte transportarbete regelmässigt utförs i områden med låg snöröjnings- och halkbekämpningsstandard. Miljöklass på drivmedel Drivmedel som används i samtliga ingående fordon inom uppdraget skall uppfylla följande miljöklass eller bättre: Alternativa, förnybara drivmedel: Fordonsgas: SS 15 54 38 (biogasdelen) DIN 51624 (naturgasdelen) Etanol E85/75: SS 15 54 80 ED95: SS 15 54 37 HVO Diesel: Teknisk specifikation CEN-TS 15 940;2012 DME: Cas nr 115-10-6 Biodiesel/RME/FAME: SS EN 14214 El Fossila bränslen Bensin Miljöklass 1: SS 15 54 22 Diesel Miljöklass 1: SS15 34 35 EFFEKTIV BRÄNSLEANVÄNDNING Förarna som omfattas av uppdraget ska ha utbildats i sparsam körning enligt Trafikverkets kriterier och rekommendationer för utbildning i sparsam körning eller motsvarande[1]. [1] http://www.trafikverket.se/foretag/trafikera-och-transportera/trafikera-vag/sparsam-kor ning/trafikverkets-kriterier-pa-utbildningar-i-sparsam-korning/ Utskrivet: 2015-12-15 15:14 Sida 11 av 13 Refnr.: UC-2015-178