Precisering av den planerade ändringen

Omorganisation av IMER, K3 och delar av TS till 4-5 enheter inom en fakultetsstyrelse. Precisering av den planerade ändringen Malmö högskolas nuvarande områden IMER, K3 och TS är, på områdesnivå, organiserade på samma sätt, med en områdesstyrelse, en områdesprefekt och en administrativ chef. På enhetsnivå ser det emellertid olika ut vad gäller enhetens och därmed också enhetschefens ansvarsområden. Den planerade omorganisationen innebär att: IMER, K3 och enheten Urbana studier inom TS organiseras inom en fakultet så att enheterna får en likartad och i vissa fall förstärkt status under en fakultetsstyrelse. De enheter som skall ingå i den nya fakulteten är Imer Politiska studier K3 Urbana studier Enheten med arbetsnamnet Breddad rekrytering och mångfald föreslås bli en centrumbildning inom den nya fakulteten, men med ett högskoleövergripande uppdrag. De nuvarande områdena IMER och K3 är starka varumärken, inte minst internationellt, och det är av yttersta vikt att dessa varumärken (och andra ännu inte lika etablerade varumärken inom de nuvarande områdena) vårdas och stärks även inom en ny fakultet. K3 skall dessutom enligt rektors förslag ha ett särskilt uppdrag att vidareutveckla sin egen profil utifrån det koncept som varit så framgångsrikt hittills, av särskild vikt är de konstnärliga inslagen liksom inriktning mot produktion. Det innebär att alla K3:s program och även flertalet fristående kurser förenar teori med gestaltning så att de rymmer betydande inslag av produktion. De är därmed resurskrävande och måste garanteras den finansiering som krävs för att det särskilda uppdraget skall kunna uppfyllas. Inledande funderingar kring omorganisationens möjligheter och risker Ett grundläggande problem vid konsekvensanalysen är att det fortfarande är oklart vad som skall hända med teknikenheten inom nuvarande området Teknik och samhälle. Inom tre av de enheter som ingår i föreliggande konsekvensbeskrivning, det vill säga IMER, Politiska studier och K3, finns ett mycket starkt motstånd mot att en oförändrad teknikenhet inlemmas i den nya fakulteten. Inom Urbana studier är denna fråga inte diskuterad. Det handlar inte om motstånd mot teknik som sådan, såväl Urbana studier som K3 har inslag av teknik, utan mer om, och på vilka sätt teknik skall integreras i bredare och mer tillämpade kontexter. Det faktum att denna fråga är olöst gör det dels svårt att bedöma exempelvis behovet av administrativt stöd inom den nya fakulteten, men också sammansättningen av fakultetsstyrelsen och flera andra viktiga frågor. I denna konsekvensanalys kan vi därför bara ge preliminära svar på vad sammanslagningen av 5 enheter inom för närvarande 3 områden till en fakultet, med en gemensam administration och en fakultetsstyrelse bestående av lärare/forskare, kan komma att innebära. Den kan komma att höja kvaliteten och ge större möjlighet att sprida goda exempel mellan enheterna

2 öka genomskinligheten genom att olika anställningsformer får enhetliga beteckningar etc. skapa större tydlighet i enheternas verksamhet och större självständighet för enheterna leda till ökad samverkan på kurs- och programnivå genom att nya kurser startas över enhetsgränserna eller att befintliga utbildningar revideras så att lärare från olika enheter undervisar inom en och samma kurs öka möjligheterna till samverkan mellan enheterna när det gäller avancerad utbildning, forskning och forskarutbildning. Antalet doktorander är idag ojämnt fördelade mellan enheterna. Medan vissa enheter bedömer att de har en tillräcklig kritisk massa har andra i dagsläget för få doktorander. En sammanhållen forskarutbildning och gemensamma doktorandkurser kommer att kunna öka den kritiska massan och öppna dörrar till nya samarbeten. skapa större tydlighet och överblick över kurs- och utbildningsutbud så att dubblering av kurser eller, tvärtom, snarlika beteckningar på väsensskilda kurser undviks. Det gör det lättare för studenter att skilja mellan och därmed välja utbildning. skapa större möjligheter med en gemensam fakultetsbudget styra mot större samarbete över enhetsgränserna. skapa fler karriärvägar och utvecklingsmöjligheter för adjunkter De största riskerna med sammanslagningen är att starka och tydliga profiler och varumärken bland de nuvarande områdenas slätas ut. det tvärtom uppstår större konkurrens mellan enheter inom fakulteten om pengar och prestige. självständiga enheter utvecklas åt olika håll vilket på sikt kan innebära olika villkor för personalen, skarpare gränser mellan enheterna med interna prissättningar som försvårar lärares rörlighet mm. avståndet mellan den lokalt på enheterna placerade administrationen och dess chef blir ett problem för den dagliga arbetsledningen av administrationen. inflytandet från de olika ämnena i gemensamma grupper/nämnder minskar den geografiska spridningen av enheterna motverkar en positiv utveckling av samarbeten. En enskild enhet kan komma att identifieras mer med fakultetsledningen än andra. NULÄGE: Nuvarande bemanning och organisation:

3 Området IMER Har i dag 1653 hst, varav 1543 hs och 110 övrigt (enligt prognos 2007) Består idag av tre enheter, Imer, Politiska studier och enheten med arbetsnamnet breddad rekrytering och mångfald med en gemensam administration. Administrationen består av 1 administrativ chef (100%) 1 utbildningshandläggare (100 %, tjl.) 6 högskoleadministratörer (550%, varav 100% tjl.) 2 högskolesekreterare 1 vaktmästare (100%) Samt tidsbegränsat anställda: 1 högskoleadministratör (50%) 1 personalhandläggare (100% vikarie för 1 högskoleadministratör) 1 utbildningshandläggare (100% vikarie) 1 ekonomihandläggare (80%) 1 vaktmästare (100%, plusjobbare t o m 080901) Imer köper IT av BIT (motsvarande 100 % ) och lokalvård av extern leverantör IMER har i dag 95 anställda lärare och doktorander (85,75 årsverken), varav 66,8 årsverken tillsvidareanställda fördelat på enheterna enligt följande: Imer: 45 Politiska studier: 35 Enheten för breddad rekrytering: 15 Inom området finns gemensam Fou-nämnd Anställningsnämnd Utbildningsnämnd Kursplanenämnd För olika uppdrag och deltagande i olika nämnder uppdrag får forskningskoordinator 25% per enhet ( IMER och Politiska studier) utbildningssamordnare 80 200 timmar beroende på lärargruppens/studentgruppens storlek, internationell koordinator 25% ( för hela huset) ledamot av utbildningsnämnd 20 timmar kursplanegrupp 25 timmar Högskolegemensamma nämnder/grupper ersätts med schablonen 20 timmar om timmarna inte är bestämda centralt. FFU ingen ersättning Enhetscheferna har i nuläget sitt uppdrag på 60%. Omfattningen är och har varit densamma oavsett storlek på enheten då de flesta arbetsuppgifterna inte varierar med storleken på enheten (undantaget medarbetarsamtal).

4 Enhetschefen har arbetsgivaransvar för respektive enhet (medarbetar/lönesamtal, korttidsanställningar, introduktion för nyanställd lärarpersonal), arbetsmiljöansvar samordning över ämnesgränser övergripande ansvar och uppföljning för resursfördelning uppföljning av timrapportering Det ekonomiska ansvaret är idag formellt prefektens men i realiteten ett gemensamt ansvar för ledningsgruppen. Patricia Staaf (enheten för breddad rekrytering) har ett mer uttalat ekonomiskt ansvar för de delar av enhetens verksamhet som är externfinansierade. Ledningsgrupp består av Områdesprefekt, administrativ chef, enhetschefer Övergripande samordning, beredning och planering för områdets verksamhet. Området K3: Har idag 854 hst, (enligt prognos 2007, varav 579 t, 210 hs, 39 design, 26 media) Består i dag av två enheter, Design respektive Kultur och medier, med en gemensam administration. Administrationen består av: 1 administrativ chef (100%) 1 utbildningskoordinator (100 %) 1 informatör (100%, tjl) 2 studieadministratörer (200%) 1 ekonomihandläggare (100 %, tjl 25%) 1 servicekoordinator (100%) 1 tekniker i modellverkstad (100%) Samt tidsbegränsat anställda: 1 (vikarierande) informatör (100%) 1 vaktmästare (100%, plusjobbare t o m 080901) K3 köper i dag personaladministration av LUT (motsvarande 50% årsarbetstid), IT (motsvarande 150 % årsarbetstid) av BIT och lokalvård av extern leverantör. På enheten design finns 42 anställda (32 årsverken), varav en enhetschef (100% varav 20 % forskning/kompetensutveckling). På enheten Kultur och medier finns 46 anställda (28 årsverken), varav en enhetschef (100% varav 20 % forskning/kompetensutveckling). Inom området finns gemensam Fou-nämnd med ordförande (20 %)

5 Anställningsnämnd Utbildningsnämnd Kursplanenämnd (utbildningskoordinatorn ordf.) För deltagande i olika nämner får personalen nedsättning i tjänst enligt principen ersättning för nedlagd arbetstid (maxtid definierad i förväg; gäller ej administrativ personal som deltar inom ramen för ordinarie arbetsuppgifter) Enhetscheferna har verksamhetsansvar för enheternas grundutbildning, forskning samt samverkan med det omgivande samhället. Det innebär att enhetschefen utvecklar och samordnar enhetens verksamhet personal- och arbetsmiljöansvar ekonomiskt ansvar Områdets ledningsgrupp består av Områdesprefekt, administrativ chef, enhetschefer, ordföranden i Fou-nämnden, studentrepresentant och informatör. Enheten Urbana studier: Har i dag 1340 hst (varav 437 nt) + 60 inom uppdragsutbildning Administrationen består av 5,8 årsarbeten vid enheten, varav 2 på uppdragsutbildning samt 8 årsverken av TS gemensamma administrativa personal som utgörs av 1 Administrativ chef (100%) 1 systemingenjör 1 utbildningsledare 1 studievägledare 5 studieadministratörer (100%) 1 web/styrelse/studieadministration (100%) 1 schemaläggare 1 registrator 1 informatör (80%) 1 Diarie (100%) 2 ekonomer (100%) 2 Personalhandläggare(100%) 1 Chef IT/lokal (100%) 2 vaktmästare (200%) 2 lokal/plan (100%) 2 IT-tekniker (100%) 5 lokalvårdare (100%) Urbana studier har dessutom 6 studierektorer med ca 20% vardera Inom Teknik och samhälle finns gemensam:

6 Forskningsnämnd med ordförande (en forskare ordf.) Anställningsnämnd (enhetschef Urbana studier ordf) Utbildningsnämnd (pref. ordf) Kursplanenämnd (en lärare ordf.) För lärare/forskare ses deltagande i olika nämnder som ingående i anställningens övriga tid. Enheten har 65 anställda (55 årsverken) varav 49 tillsvidare Enhetschefen är verksamhetschef vid enheten. Enhetschefen leder och fördelar arbetet inom enheten. I ansvaret kan identifieras nedanstående frågor: Områdesnivå Ingår i områdets ledningsgrupp Andra ledningsuppdrag Enhetsnivå Övergripande ansvar för enhetens utbildningsverksamhet och utbildningsutbud samt uppföljning av program- och ämnesutveckling Initiera och samordna frågor rörande forskning och forskarutbildning Strategifrågor och målformulering för verksamheten Kvalitetsarbete (utveckla, samordna och följa upp) Personalfrågor (anställningar, semestrar, ledigheter, löneförslag, medarbetar- och lönesamtal, rehabilitering, personalstrategiska frågor samt öviga löpande personalärenden) Arbetsmiljö (Arbetsmiljöarbetet enligt särskild delegationsordning) Ekonomi. Enhetens budget och ekonomiuppföljning Information, omvärld och internationalisering FRAMTID: Ansvarsområden inom den nya fakulteten respektive enheterna: Fakulteten Har en styrelse som väljs av akademiskt behöriga lärare. Styrelsens sammansättning bör vara: 3 externa ledamöter (varav en ordförande) 3 studentrepresentanter 2 disputerade lärare från vardera Politiska studier, Urbana studier och IMER, 4 disputerade lärare från K3, 1 adjunkt från Urbana studier. Lektorer med behörighet som motsvarar doktorsexamen (exempelvis konstnärliga lektorer) bör kunna vara valbara Det förtjänar att påpekas att det hade varit önskvärt med fler adjunkter i styrelsen. Eftersom vetenskapligt behöriga lärare (minst lektorer) måste vara i majoritet i styrelsen, och de olika enheterna skall ha ett antal platser i styrelsen som står i proportion till

7 antalet anställda på enheten, skulle styrelsen bli alltför stor om den skulle rymma mer än en adjunkt. Styrelsen fördelar de resurser som högskolestyrelsen ställer till fakultetsstyrelsens förfogande från och med år 2009. År 2008 fördelas medel och uppdrag direkt till enheterna och till fakultetskansliet. Styrelsen beslutar om: strategier för grundutbildning, forskning och forskarutbildning strategisk behovsanalys och rekrytering, kvalitetskontroll att inrätta tillsvidareanställningar för lärare att inrätta kurser att föreslå program till högskolestyrelsen Under fakultetsstyrelsen ligger Fou-nämnd, anställningsnämnd och grundutbildningsnämnd Fakultetschefen har en ledningsgrupp bestående av Fakultetschef Administrativ chef Prodekan Enhetschefer Studeranderepresentant Enheterna Under de möten med personalen som genomförts på berörda enheter under konsekvensutredningen har två motsatta hållningar i frågan hur enheterna skall styras utkristalliserats. En betydande del av personalen vid IMER och Politiska studier vill kallas institution, vill ha kollegialt valda styrelser med externa ledamöter och studentrepresentanter och kollegialt valda chefer, medan K3 föredrar att enhetschefer utses efter förankring av fakultetschef. I valet mellan vald styrelse och enhetsråd vill K3 avvakta och se vilket utrymme den framtida delegationsordningen ger. Vid Urbana studier skall frågan om tillsättningsförfarande diskuteras under hösten. På enhetsnivå ligger följande ansvar: anhållan om tillsvidareanställningar planering, genomförande, examination och uppföljning av kurser och utbildningar inom enheten, kursutveckling, kurs- och programförslag forskning inom enhetens ansvarsområde ekonomisk planering och ansvar personalansvar inklusive bemanningsplanering, arbetsmiljöansvar, kompetensutveckling och rehabilitering pedagogiskt utvecklingsarbete kvalitetssäkring internationalisering samverkan

8 På enhetsnivå finns en kurs- och kursplanenämnd som beslutar om kursplaner. Enhetschef är ett tidsbegränsat uppdrag på 3 år med möjlighet till förlängning. Eftersom enhetschef har övergripande ansvar för enhetens forskning måste denne vara disputerad eller ha motsvarande kompetens. Detta villkor gäller inte för biträdande enhetschef, ej heller för ledaren för centrumbildningen. Enhetschefen har en ledningsgrupp. Centrum för breddad rekrytering kommer att ses över separat när det gäller styrning, organisation och plats i den nya fakulteten. Den planerade fakultetens organisation och bemanning: Fakulteten skall ha en gemensam administration. Huvudmålet för omorganiseringen av TApersonal inom den nya fakulteten skall vara professionalisering och kvalitetssäkring. Följande funktioner skall vara fysiskt placerade på fakultetsnivå: Fakultetschef Pro-dekan med ansvar för grundutbildningsfrågor (Utbildningschef) Administrativ chef Forskningshandläggare Ansvarig för studerandeadministration Infrastrukturansvarig (dvs. ansvarig lokalvård, it, telefoni, vaktmästeri, verkstad, säkerhet, inventering, stöldskydd) 1-2 administratörer (med ansvar för bl a diariet och vissa nämnder) 3-5 personer inom ansvarsområdet ekonomi 2-3 personaladministratörer 2-3 informatörer varav en med ansvar för rekrytering Fysiskt placerade på enheterna är: studieadministratörer i vid mening studievägledare vaktmästare verkstadstekniker lokalvårdare IT-tekniker? Behovet av administrativt stöd fördelar sig på enheterna enligt följande: Enhetschefernas arbetsuppgifter skiljer sig i dag åt mellan enheterna. På K3 har enhetscheferna ansvar för bemanningsplanering och ekonomisk planering, medan enhetschefen på exempelvis Urbana studier har en annan roll. Behovet av administrativt stöd ser därför olika ut på enheterna. Det måste också påpekas att det är svårt att bedöma behovet av administrativt stöd innan en inventering av nuvarande arbetsuppgifter genom samtal med all TA-personal har genomförts.

9 Det sammanlagda behovet för IMER, Politiska studier och enheten med arbetsnamnet Breddad rekrytering och mångfald är: 1 adminstrativ ledningsfunktion/controller 1 internationell studieadministratör 75% 1 informatör/webmaster/ studiedatabas 75-100% (ev. på fakultetsnivå) 4-5 Kursadministratörer 375-500% 1 registrator 60% (ev. på fakultetsnivå) 1 servicekoordinator 50% 2 vaktmästare 150% 1 studievägledare 100% Dvs 885-1035% K3: 1 utbildningskoordinator 100% 2 Studieadministratörer 150-200% (inklusive internationella studenter) 1 studievägledare 50% 2 vaktmästare 150% 1 verkstadstekniker 100% 1 informatör 70-80% (ev på fakultetsnivå) 1 internationell koordinator 20% Sammanlagt 830-990% Urbana studier: 1 Administrativ koordinator (100%) (inkl budgetarbete, ekonomisk uppföljning och rutiner för tjänsteplanering) 1 Projektkoordinator (100%) uppdragsutbildning 4 Studieadministratörer varav 100% på uppdragsutbildningen 1 Servicekoordinator 75% (vaktmästare, it-stöd) 1 Informatör 50% (eventuellt på fakultetsnivå) 1 Internationell koordinator 20% 6 Studierektorer a` 20% - 120% Sammanlagt 865 % varav 200 % inom uppdragsutbildning. Sammanfattningsvis: Förändringen innebär att det som tidigare varit 3 områden inom Malmö högskola i stället blir en fakultet med fyra till fem enheter, en högskoleövergripande centrumbildning med särskilt uppdrag rörande breddad rekrytering och mångfald och fysiskt placerad inom fakulteten. Enheten Teknik inom nuvarande TS är föremål för särskild utredning.

10 All personal inom de tre nuvarande områdena kommer att beröras av förändringen, även personal på övriga områden vid Malmö högskola kan komma att beröras, om än i begränsad omfattning. Den personalkategori som står inför de största förändringarna är den administrativa personalen. Riskbedömning och åtgärder All omorganisation skapar oro, men också förväntan. Under en övergångsperiod kommer arbetsmängden för en del av personalen att öka, liksom tidspressen. Dessa två konsekvenser kan upplevas som allvarliga, men med tydlig formulering av omorganisationens syfte och mål, med god organisation, rak information och stora möjligheter för den enskilde att påverka processen i allmänhet och den egna situationen i synnerhet bör riskerna kunna minimeras. Delar av personalen kommer att behöva flytta sin arbetsplats (till fakulteten exempelvis), andra kommer att behöva genomgå kompetensutveckling. Dessa konsekvenser borde kunna ses som möjligheter snarare än risker. Det kommer att behövas en omställningsbudget. I den nya organisationen behövs endast en fakultets-/områdeschef och en administrativ chef. De nuvarande tre områdesprefekterna och de tre administrativa cheferna är de enda som i dag säkert vet att de inte kommer att ha samma funktion i den kommande organisationen som den de har idag. Dessa personer har redan fått eller kommer att få nya arbetsuppgifter i görligaste mån i överensstämmelse med deras kompetens och önskemål. Risken för att starka och tydliga profiler bland de nuvarande områdena slätas ut kan minimeras genom att fördelningen av marknadsföringsansvaret mellan den blivande fakulteten och enheterna blir rationellt och tydligt, så att fakulteten blir ett neutralt paraply för starka och profilerade enheter. Fakultetsledningen bör i görligaste mån placeras på en neutral plats som Kajplats eller Studentcentrum så att ingen enskild enhet identifieras mer med fakultetsledningen än andra. IMER bedömer att det finns risk att stödet i den dagliga verksamheten blir mindre jämfört med hur dagens ledningsgrupp fungerar och att enhetscheferna får svårt att klara sitt uppdrag om inte viss ekonomihantering finns på enheterna. Enheternas behov av ekonomistöd hänger ihop med enhetschefernas ansvarsområden och det stöd den nya fakultetsstyrelsen kommer att erbjuda och måste därför utredas i detta helhetssammanhang. För K3:s del innebär omorganisationen en återgång till en enhet i stället för de två som inrättades för knappt ett år sedan. Uppdelningen i två enheter har på K3 uppfattats som en lyckad förändring och att åter bli en enhet kan komma att upplevas som problematiskt. Skälet till att i den nya fakultetsorganisationen behålla K3 som en enhet är att varumärket K3 - och den reella enhet och samsyn på forsknings- och utbildningsstrategi som ligger bakom varumärket annars kommer att försvinna. De negativa effekterna för stor enhet och allt det

11 andra som en gång motiverade uppdelningen i två måste i den nya organisationen motverkas och kan säkert dämpas genom att den nuvarande organisationen i två enheter behålls i den dagliga praktiken, men inte i organisationsplanen. Frågan kommar att diskuteras internt på K3 med all personal. Urbana studiers placering i Västra hamnen och delade undervisningslokaler med Teknikenheten gör det nödvändigt att samordna vissa funktioner i de två byggnaderna. Främst gäller det lokal-, it- och vaktmästarfrågor men beroende på hur Tekniken kommer att hanteras kan det även gälla andra administrativa uppgifter.