Göteborgs Universitet 2011-10-14 1(13) Typ av revision: SS-EN ISO 14001:2004: Uppföljande revision samt förberedelser inför omcertifiering EMAS III: Uppföljande revision samt förberedelser inför omcertifiering AvvikelseId: BN1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.1] SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 3) Beskrivning: Kvantifierade mätningar som ligger till grund för miljöaspektbedömningen är inte uppdaterade sedan 2005. AvvikelseId: BN2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.1] Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, Västra Hamngatan 25) Beskrivning: Metod för att bedöma miljöaspekter gick ej att ta fram/finns inte. Senaste bedömningen gjordes, enligt uppgift, ut ifrån uppskattningar från förra bedömningen. I bedömningen skall minst ingå kvantifierad mängd, frekvens och farlighet. Metoden skall vara reproducerbar, vilket den inte är om bedömningen sker med uppskattningar. V.g. redovisa metod samt uppdaterade miljöaspekter. Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post Detta dokument får endast återges i sin helhet, om inte SP i förväg skriftligen SP Box 857 501 15 Borås Västeråsen Brinellgatan 4 504 62 Borås 010-516 50 00 033-13 55 02 info@sp.se godkänt annat.
Göteborgs Universitet 2011-10-14 2(13) AvvikelseId: BN3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.2] Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, Västra Hamngatan 25) Beskrivning: -Ett transportdokument för farligt avfall var inte signerat av avsändare. Krav enligt 41 i Avfallsförordningen. -I dagsläget sker ingen kontroll av faktura mot transportdokument. Fakturan är ett bevis på att det farliga avfallet har nått mottagaren. AvvikelseId: BN4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.2] Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 3) Beskrivning: Ett flertal transportdokument för farligt avfall var inte signerade av avsändare (Sahlgrenska Akademin). Krav enligt Avfallsförordningen 41. Samtliga dokument var signerade av avfallstransportören.
Göteborgs Universitet 2011-10-14 3(13) AvvikelseId: BN5 Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 3) Beskrivning: Flertalet institutioner inom Sahlgrenska Akademin har nu upprättat egna handlingsplaner, vilket är mycket bra. Det saknas dock en återkoppling till miljösamordnare på Akademin med utfall av handlingsplanerna för vidare utvärdering på ledningens genomgång samt rapportering uppåt i organisationen. Viss rapportering sker på miljörådsmöten, men endast sporadisk. Det är inte säkerställt att universitetets totala miljöprestanda når högsta ledningen.
Göteborgs Universitet 2011-10-14 4(13) AvvikelseId: BN6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.6] Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 3) Beskrivning: Protokoll från ledningens genomgång på fakultetsnivå januari 2011 genomfördes inte enligt agenda och standardens krav. Det saknades exempelvis utvärdering av 2010-års miljömål. Utfall av målen var dock redovisade. ISO 14001:2004 4.6: "Högsta ledningen skall utvärdera miljöledningssystemet,"..."utvärderingarna skall omfatta...de övergripande och detaljerade miljömålen. Redovisande dokument...skall bevaras." AvvikelseId: GB1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.2] Beskrivning: Enligt GU-rutin skall miljöpolicyn förankras genom: "E-postutskick av miljöpolicyn till fakultetens anställda minst en gång om året". Denna rutin följs ej konsekvent.
Göteborgs Universitet 2011-10-14 5(13) AvvikelseId: GB2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.1] Beskrivning: Identifiering och bedömning av miljöaspekter har inte skett i enlighet med egen antagen rutin. Not. En ambitiös 8-stegsmodell finns idag och bör bytas ut mot en enklare bedömning i enlighet med den centrala GU-rutinen. Modellen kan däremot med fördel användas i ett separat projekt för att ta fram en lista med hållbarhetsaspekter (i ett bredare verksamhetsledningssystem?) - och eventuellt målsättas som en utvecklingsprocess? AvvikelseId: GB3 Beskrivning: Uppföljning av mål och aktiviteter i handlingsplanen har inte skett strukturerat och ordnat. Rutin för detta behöver tydliggöras och redovisande dokument som visar resultaten bör kunna kommuniceras till alla som vill veta om man når målen eller inte. Not. Det är oklart hur väl mål, måluppfyllelser och aktiviteter idag kommuniceras ut till alla olika delar av organisationen, lärare, forskare, studenter, m.fl. En mängd aktiviteter genomförs, men hur ser man kopplingen till mål och handlingsplan? Citat: "Allt som är kopplat till ekonomi har vi järnkoll på, men inte miljö och hållbarhet."
Göteborgs Universitet 2011-10-14 6(13) AvvikelseId: GB4 Beskrivning: Central GU-rutin för att följa upp miljöarbetet följs inte. Halvårsuppföljning av mål har inte skett i augusti 2010. AvvikelseId: GB5 Beskrivning: Handlingsplanens mål är i flera fall inte mätbara vilket har försvårat en tydlig uppföljning av miljömålsarbetet. Dessutom saknas i stor utsträckning utpekat ansvar, resurser och tidsplaner för de aktiviteter som ingår i planen.
Göteborgs Universitet 2011-10-14 7(13) AvvikelseId: GB6 Beskrivning: Handelshögskolan har en handlingsplan för åren 2009-2011. Den är antagen 2009 och har inte ändrats sedan dess. För år 2011 har ingen anpassning skett till GU:s gemensamma handlingsplan för 2011-2015 i enlighet med skrivningarna i den centrala rutinen: "Utgångspunkten för miljömålsarbetet är universitetets gemensamma miljömål och fakultetens betydande miljöaspekter" AvvikelseId: GB7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.2] Beskrivning: Central GU-rutin för framtagande av utbildningsplan följs ej. Nuvarande utbildningsplan är framtagen 2009-03-31.
Göteborgs Universitet 2011-10-14 8(13) AvvikelseId: GB8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.3] Beskrivning: Informationen om miljöledningssystemet på hemsidan är svårtillgänglig och det kan vara svårt för en oinvigd att hitta nödvändiga rutiner. F.n. saknas länkar till redovisande dokument och nya och gamla dokument varvas om varandra i några fall. Det tycks som om tid och resurser saknas för nödvändig, regelbunden uppdatering. AvvikelseId: GB9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Ort: Beskrivning: Konstnärliga fakulteten, HDK, smyckesverkstaden. Säkerhetsdatablad och vissa rutiner/instruktioner vid kemikaliehanteringen finns endast på svenska. Även om muntlig information ges kan detta innebära risk för avvikelser från miljöpolicy och miljömål för studenter som är engelsktalande. Åtgärd ver. 1: 2011-04-07 Bif. fil:
Göteborgs Universitet 2011-10-14 9(13) AvvikelseId: GB10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.3] Beskrivning: I flera fall identifieras avvikelser och förbättringsförslag i verksamheten (av bl.a. miljösamordnare, men också vid möten) utan att det skrivs en rapport. Därmed får man inte användning för ett potentiellt kraftfullt verktyg för ständig förbättring. Not. I slutet av ett möte kan en stund för att sammanfatta vad man kommit fram till - exempelvis ett antal förbättringsförslag, någon ny aktivitet i handlingsplan, etc) vara skillnaden mellan ett effektivt möte eller en intressant diskussion. Dessutom förankrar och legitimerar man då en kultur av ständig förbättring. AvvikelseId: GB11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.5] Beskrivning: Kommunikation mellan revisionsledare och miljösamordnare har inte ägt rum i enlighet med GU-rutin för interna miljörevisioner: "Revisionsledare för den aktuella revisionen granskar att hantering av avvikelserna påbörjats inom två månader efter revisionstillfället."
Göteborgs Universitet 2011-10-14 10(13) AvvikelseId: BN7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.7] Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 3) Beskrivning: Institution för vårdvetenskap och hälsa: Brandövningar har inte ägt rum. "Det är länge sedan" enligt uppgift. ISO 14001:2004 4.4.7: "Där så är praktisk möjligt, skall organisationen...regelbundet öva...beredskap". AvvikelseId: BN8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.3] Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, Västra Hamngatan 25) Beskrivning: Det finns en del dödskallemärkta kemikalier på fakulteten. Kemikalierna är säkert förvarade i låst skåp i låst rum. God ordningen råder bland kemikalierna. Det rekommenderas dock att man genomför en riskanalys för dessa kemikalier. Man bör även beakta substitutionsprincipen och byta ut mot mindre farliga kemikalier, där så är möjligt. En sådan bedömning har inte ägt rum.
Göteborgs Universitet 2011-10-14 11(13) AvvikelseId: GB12 Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Enligt standarden skall mål vara "mätbara där så är praktiskt möjligt". Behov finns dock av att kunna avgöra om man nått ett mål eller inte. Man kan då formulera mål som är "utvärderingsbara", dvs. man klargör under vilka former och omständigheter (vem, vilka, vad, när, hur) en utvärdering skall ske samt vilka kriterier som skall användas. Därigenom kan man också få en jämförbarhet över tid. AvvikelseId: GB13 Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Göteborgs Universitetsbiblioteket, Renströmsgatan 4) Beskrivning: En väl utformad handlingsplan finns nu framtagen. Det är viktigt att ändå notera att planen är ett levande dokument som bör ifrågasättas och ändras efterhand. Med ett sådant förhållningssätt kan man tillmötesgå medarbetare och studenter som vill engagera sig i miljöarbetet. Exempelvis kan man, med nya aktiviteter i planen, utöka den arbetsstyrka som driver arbetet med hållbar utveckling.
Göteborgs Universitet 2011-10-14 12(13) AvvikelseId: GB14 Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: På hemsidan finns länk till en kommande Vision 2020 (bredvid länken Miljö). Var finns kopplingen mellan processen för denna vision och hållbarhetsarbetet, som har ett eget handlingsprogram 2011-2015? I ett vanligt verksamhetsledningssystem, exempelvis i näringslivet, finns idag ofta en koppling till en framtagen affärsplan. I denna plan finns samtliga mål (ekonomi, marknad, miljö, kvalitet, arbetsmiljö, socialt ansvar, etc) angivna. Ett verksamhetsledningssystem skall sedan säkerställa att samtliga mål nås och att det sker så effektivt och resurssnålt som möjligt. Kanske finns en potential för GU att bli ett föredöme genom att visa hur en mycket mer komplex verksamhetsidé kan förverkligas med ett verksamhetsledningssystem som verktyg? AvvikelseId: GB15 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.2] Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Det kan finnas anledning att införa en särskild rutin för introduktionsutbildning i miljöhandboken. Den kan med fördel omfatta både anställda och studenter.
Göteborgs Universitet 2011-10-14 13(13) AvvikelseId: GB16 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.3] Ort: Beskrivning: Konstnärliga fakulteten och Universitetsbiblioteket. Rutinen för hantering av interna avvikelser och avvikelser från intern miljörevision kan förtydligas genom att man i rutinen anger att genomförda åtgärder skall kontrolleras m.a.p. avsedd verkan. Man kan med fördel också komplettera med en extra kolumn för detta i bilagan till internrevisionsrapporten, respektive det redovisande dokument som upprättas för interna avvikelser/förbättringsförslag.