Granskning av bokslutsprocessen

www.pwc.se Revisionsrapport Martin Westholm Granskning av bokslutsprocessen Motala kommun

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Uppdrag... 2 2.3. Metod och avgränsning... 3 2.4. Medverkande i granskningen... 3 3. Granskningens resultat... 4 3.1. Inledning... 5 3.2. Finns det tydliga krav gällande utkomsten av bokslutsarbetet att arbeta mot? 5 3.2.1. Vår kommentar och bedömning... 5 3.3. Finns det dokumenterade rutiner för viktiga moment i bokslutsprocessen? 6 3.3.1. Vår kommentar och bedömning... 6 3.4. Är roller och ansvar avseende delmoment tydliga?... 7 3.4.1. Vår kommentar och bedömning... 7 3.5. Finns forum för kontinuerlig förbättring av arbetet?... 8 3.5.1. Vår kommentar och bedömning... 8 3.6. Finns ett ändamålsenligt systemstöd på plats, för en effektiv och säker hantering?... 9 3.6.1. Vår kommentar och bedömning... 9 3.7. Görs ändamålsenliga insatser i det löpande redovisningsarbetet för att underlätta bokslutet?... 10 3.7.1. Vår kommentar och bedömning... 10 Bokslutsprocessen - Motala kommun

1. Sammanfattning och revisionell bedömning De förtroendevalda revisorerna i Motala kommun har gett Kommunal Sektor inom uppdraget att översiktligt granska hanteringen av arbetet med bokslut inom kommunen. Denna granskning avser att besvara följande revisionsfråga: Finns en god intern kontroll på plats i bokslutsprocessen inom kommunen, gällande såväl systemstöd som manuella rutiner? Vår granskning visar på att det finns bra förutsättningar för en god intern kontroll gällande bokslutsarbetet på Motala kommun. Kommunen är inne i ett förbättringsarbete gällande bokslutshanteringen och många nya och förbättrade rutiner har utarbetats eller är under utarbetande/implementation. Ett tydligt grepp har tagits om processen i syfte att effektivisera och kvalitetssäkra den och sedan årsskiftet har även en ny rutin gällande periodstängningar samt bokslut vid månadsslut implementerats. Månadsboksluten underlättar delårs- och årsboksluten då uppföljning av differenser och avvikelser görs löpande och inte lämnas helt och hållet till de större boksluten. Vår bedömning, kopplat till respektive revisionskriterie är: 1. Det finns tydliga krav gällande utkomsten av bokslutsarbetet att arbeta mot och de efterlevs till stor del av ekonomienheten 2. Det finns dokumenterade rutiner för viktiga moment i bokslutsprocessen, genom bokslutsinstruktioner, checklistor samt ekonomihandbok 3. Roller och ansvar avseende delmoment finns till viss del beskrivna i de dokument som granskats, men kan utvecklas för att på ett tydligare sätt beskriva de gränssnitt som finns mellan ekonomienhet och ekonomerna ute på förvaltningarna. 4. Forum för kontinuerlig förbättring av arbetet finns genom de ekonomiträffar som genomförs månadsvis samt de arbetsgrupper som tillsätts i syfte att åtgärda specifika utmaningar 5. Ett ändamålsenligt systemstöd finns på plats, för en effektiv och säker hantering. Det finns dock förbättringsmöjligheter gällande nyttjandet av fakturahanteringssystemet, som i vissa lägen upplevs som krångligt vid bokslutsarbetet. 6. Ändamålsenliga insatser i det löpande redovisningsarbetet görs för att underlätta bokslutet, dels enligt de instruktioner som går ut till verksamheten och även genom de månadsbokslut som utförs. Det finns dock en utmaning för ekonomienheten i att se till att aktiviteterna utförs enligt instruktionerna på respektive förvaltning. Vår sammanfattande bedömning är den att den interna kontrollen i bokslutsarbetet är god, men att kommunen måste fortsätta på den inslagna vägen med att kommunicera och implementera de nya rutinerna i verksamheten. Ekonomienheten bör även följa upp att rutinerna för månadsbokslut verkligen efterlevs av ekonomer/handläggare/assistenter på respektive förvaltning för att få ut den fulla potentialen av denna rutin. Bokslutsprocessen - Motala kommun 1 av 10

2. Inledning 2.1. Bakgrund Väl fungerande rutiner för hantering av bokslut är en nyckel för att uppnå god redovisning och rapportering kring kommunens ekonomiska hantering. Detta kräver god intern kontroll genom hela processen. En effektiv och kvalitetssäkrad bokslutsprocess är beroende av såväl ett anpassat systemstöd som effektiva och väl utvalda nyckelkontroller genom hanteringen. Den interna kontrollen bör genomsyra hela processen, från hantering ute på respektive förvaltning till rutinerna på ekonomienheten. Processen bör även stödjas av en systemmiljö som ytterligare medverkar till att säkra resultatet av bokslutsarbetet. 2.2. Uppdrag De förtroendevalda revisorerna i Motala kommun har gett Kommunal Sektor inom uppdraget att översiktligt granska hanteringen av arbetet med bokslut inom kommunen. Denna granskning avser att besvara följande revisionsfråga: Finns en god intern kontroll på plats i bokslutsprocessen inom kommunen, gällande såväl systemstöd som manuella rutiner? Vidare omfattar granskningen följande revisionskriterier: 1. Finns det tydliga krav gällande utkomsten av bokslutsarbetet att arbeta mot? 2. Finns det dokumenterade rutiner för viktiga moment i bokslutsprocessen? 3. Är roller och ansvar avseende delmoment tydliga? 4. Finns forum för kontinuerlig förbättring av arbetet? 5. Finns ett ändamålsenligt systemstöd på plats, för en effektiv och säker hantering? 6. Görs ändamålsenliga insatser i det löpande redovisningsarbetet för att underlätta bokslutet? Bokslutsprocessen - Motala kommun 2 av 10

2.3. Metod och avgränsning I första hand har hanteringen på ekonomifunktionen omfattats av denna granskning. Även andra delar av verksamheten kan komma att omfattas, i den mån aktiviteter med påverkan på bokslutet utförs. Granskningen avgränsas till ovan nämnda kontrollmål/ granskningsmål. Granskningen är även avgränsad till den finansiella redovisningen kopplad till bokslutsarbetet. Författande av förvaltningsberättelse och verksamhetsberättelse samt upprättande av tryckt årsredovisning har ej omfattats av denna granskning. Vidare har stödjande dokumentation såsom processbeskrivningar och policys inspekterats. Baserat på omfattningen av granskningen och revisionsfrågan kan granskningen och eventuella observationer inte förväntas inkludera alla möjliga förbättringar i den interna kontrollen av bokslutsprocessen i Motala kommun. 2.4. Medverkande i granskningen Granskningen har utförts av Martin Westholm,, genom intervjuer samt granskning av dokumentation och underlag. De personer från Motala kommun som medverkat vid intervjuer har varit: Anders Neumann, ekonomichef Terese Boberg, Redovisningsekonom kommunledningsförvaltningen Hans Ydnäs, ekonom kommunledningsförvaltningen Anna Schollin, ekonom Bildningsförvaltningen Anders Aronsson, ekonom Bildningsförvaltningen Bokslutsprocessen - Motala kommun 3 av 10

3. Granskningens resultat Granskningen genomfördes under oktober/november 2013. Nedan har vår bedömning och eventuella observationer per revisionskriterie sammanställts på aggregerad nivå. Observationerna har bedömts efter dess väsentlighet, graderingen illustreras med hjälp av följande definition: Röd En brist med så stor påverkan på system, processer eller intern kontroll vilken kan medföra att verksamheten exponeras för betydande förluster eller väsentliga fel i den finansiella rapporteringen. Gul Mindre brister eller fel där risken för otillbörlig användning och/eller felaktigheter i bokföringen är lägre, men där det ändå bedöms finnas utrymme för förbättringar. Grön Inga eller ej väsentliga brister noterade. För detaljer, kommentarer och bedömning, se respektive avsnitt. Ref. Revisionskriterier Bedömning 3.1 Finns det tydliga krav gällande utkomsten av bokslutsarbetet att arbeta mot? 3.2 Finns det dokumenterade rutiner för viktiga moment i bokslutsprocessen? 3.3 Är roller och ansvar avseende delmoment tydliga? 3.4 Finns forum för kontinuerlig förbättring av arbetet? 3.5 Finns ett ändamålsenligt systemstöd på plats, för en effektiv och säker hantering? 3.6 Görs ändamålsenliga insatser i det löpande redovisningsarbetet för att underlätta bokslutet? Bokslutsprocessen - Motala kommun 4 av 10

3.1. Inledning Motala kommun befinner sig i ett utvecklingsarbete vad gäller ekonomihanteringen generellt och bokslutsarbetet specifikt. Dokumentation gällande processer och hantering av bokslut har i sina delar nyligen tagits fram och nya arbetssätt är under implementation i organisationen. Det är t ex först från och med januari 2013 som det genomförs månatliga periodstängningar, med nya rutiner som följd. Det har även utarbetats nya dokument som skall skapa en mer kvalitetssäkrad och enhetlig bokslutsprocess, dokument som vid denna gransknings genomförande var framtagna men ej var helt implementerade i verksamheten. Utgångspunkten för vår granskning har varit situationen i nuläget och det är utifrån det vi gör våra bedömningar. 3.2. Finns det tydliga krav gällande utkomsten av bokslutsarbetet att arbeta mot? Kraven på ekonomienheten inom Kommunledningsförvaltningen gällande utkomsten av bokslutsarbetet kommer i huvudsak från externt håll, från intresseorganisationer samt allmän lagstiftning. De huvudsakliga kravställarna på redovisningen, som gäller specifikt för kommuner, är SKL (Sveriges Kommuner & Landsting), Rådet för Kommunal Redovisning (RKR) samt Kommunalekonomiska Föreningen (KEF). De utarbetar direktiv och rekommendationer för hur kommunal redovisning och därmed även bokslut skall hanteras, vilket är den huvudsakliga grunden Motala kommun arbetar mot vid utformningen av sin bokslutsprocess. Utöver det gäller även den allmänna lagstiftningen kopplat till redovisning/finansiell rapportering i form av momslagstiftningen samt bokföringslagen. Ovan information har diskuterats med Motala kommun och vi har genom intervju verifierat att ekonomienhetens företrädare är medvetna om de krav som ställs samt att de verkar för att efterleva dem. 3.2.1. Vår kommentar och bedömning Vår sammanfattande bedömning är att det finns tydliga krav gällande utkomsten av bokslutsarbetet att arbeta mot, och vår uppfattning är även att Motala kommun är medvetna om dessa krav och arbetar för att tillämpa de rekommendationer, direktiv och den lagstiftning som finns. Bedömningen kommer av de samtal vi haft med ansvariga inom ekonomienheten, där det från deras perspektiv upplevs som tydligt vad som skall uppnås samt att vi även uppfattar att de har insyn i de olika kravställare som finns på utkomsten av bokslutsarbetet. Bokslutsprocessen - Motala kommun 5 av 10

3.3. Finns det dokumenterade rutiner för viktiga moment i bokslutsprocessen? Dokumenterade rutiner och anvisningar är viktigt för att höja kvaliteten och enhetligheten i det arbete som utförs kring bokslutet, samt för att säkerställa att utkomsten av arbetet blir det som önskas. Detta gäller för alla som levererar input till bokslutet och det bör finnas kontrollsteg på vägen. I vår granskning vill vi i huvudsak se att det finns övergripande anvisningar för bokslutsprocessen (som beskriver syfte och respektive moment i processen), att det finns rutinbeskrivningar för komplexa moment samt att det finns någon form av checklista där ansvar och tidpunkt för slutförande framgår tydligt. För kommentarer kopplat specifikt till ansvarsfördelning, se efterföljande avsnitt. Vi har inhämtat och granskat den dokumentation Motala kommun har som grund för bokslutsarbetet och det finns ett flertal dokument som syftar till att skapa en kontrollerad och enhetlig process. På övergripande nivå finns en årsslutsanvisning, med instruktioner för års- och delårsbokslut. Motsvarande dokument finns även för de månadsbokslut som görs, Periodavslutsanvisningar. Kopplat till dessa dokument finns rutinbeskrivningar i ekonomihandboken, ett dokument på intranätet med detaljerade beskrivningar av rutiner och moment i ekonomihanteringen. För ekonomienhetens säkerställande av att alla moment utförs finns en checklista, där samtliga moment i period- respektive årsslut framgår, samt deadline för utförande. 3.3.1. Vår kommentar och bedömning Vår bedömning är att det finns beskrivande dokumentation framtagen som syftar till att kvalitetssäkra processen samt att verka för ett enhetligt arbetssätt. Dokumentationen är till viss del nyligen framtagen och är bara delvis kommunicerad och implementerad i verksamheten, varför vi ej fullt ut kan bedöma i vilken utsträckning rutinerna efterlevs. Vi ser att Motala kommun är på rätt väg vad gäller att skapa ett enhetligt och effektivt arbetssätt för bokslut genom organisationen. Gällande den nya hanteringen med periodstängningar rekommenderar vi att en insats görs för att på ett tydligt sätt kommunicera syftet med periodstängningarna, samt de krav som ställs på respektive förvaltning i detta. Vår förståelse är att de anvisningar för periodavslut som finns framtagna inte följs fullt ut i dagsläget. Under granskningen noterades följande observationer, som presenteras i tabellen nedan: Bokslutsprocessen - Motala kommun 6 av 10

Ref. Observation Rekommendation 3.3 #1 Efterlevnad av periodslutsrutiner Det noterades att rutinerna för periodslut inte efterlevs av förvaltningarna fullt ut. De aktiviteter som ska utföras vid periodstängning utförs inte enligt de direktiv som finns, vad gäller t ex avstämning av balanskonton samt periodiseringar. Vi är dock medvetna om att rutinerna nyligen implementerats och att det kan förekomma en viss inkörningsperiod. Risk: Risken med att periodslutsrutiner ej utförs är att kommunen ej uppvisar ett rättvisande resultat för perioden, vilket kan försvåra styrning och kontroll. Prioritet: Låg Vi rekommenderar att ekonomiavdelningen tillser att periodslutsrutiner utförs enligt de anvisningar som finns för att de önskvärda resultaten av månadsboksluten uppnås. 3.4. Är roller och ansvar avseende delmoment tydliga? För att säkerställa att viktiga moment utförs är en tydlig och väl kommunicerad ansvarsfördelning viktig. Ett bokslut innehåller många olika moment, som utförs av många olika personer, moment som även kan vara beroende av varandra. Det är viktigt att ansvar som delas ut tas emot, samt att gränssnitt vid överlämningar är tydligt definierade. Roller och ansvar för Motala kommun i samband med bokslut framgår till viss del av de olika dokument som framgår av avsnitt 3.3. För ekonomer ute i verksamheten finns de period- samt årsslutsanvisningar som går ut från ekonomienheten, där det framgår vilka moment som ska utföras på förvaltningarna. Det finns även en detaljerad ansvarsfördelning gällande avstämning av balanskonton, vem som i samband med bokslut ansvarar för avstämning av vilka konton. Detta i syfte att säkerställa att inga konton missas i den avstämning som görs. För ekonomienheten finns utöver dessa anvisningar en checklista för bokslutsrutinerna, där ansvaret för respektive moment framgår samt deadline för genomförande. 3.4.1. Vår kommentar och bedömning Vår sammanfattande bedömning är att ansvaret till viss del finns beskrivet och kommunicerat i de dokument som granskats. Det finns dock utvecklingsmöjligheter Bokslutsprocessen - Motala kommun 7 av 10

vad gäller att tydliggöra gränssnitten mellan ekonomienheten och respektive förvaltning, vad som ska göras av ekonomer/assistenter ute i verksamheten samt var ekonomienheten tar över. Vår granskning visar att det råder viss osäkerhet ute på förvaltningarna kring moment i bokslutsprocessen, hur ansvaret är uppdelat mellan ekonomienhet och respektive förvaltning. Ref. Observation Rekommendation 3.4 #1 Tydlighet i ansvarsfördelning Det noterades att viss osäkerhet råder kring ansvarsfördelningen vad gäller gränssnittet mellan ekonomienhet och respektive förvaltning. Det framgår inte tydligt i den dokumentation och de instruktioner som finns vilka moment i de olika bokslutsaktiviteterna som ska utföras av ekonomienhet och respektive förvaltning. Vi rekommenderar att framtagna instruktioner kompletteras med en tydlig beskrivning av gränssnittet mellan ekonomienhet och respektive förvaltning. Detta för att ytterligare kvalitetssäkra den process som finns framtagen. Risk: Risken vid otydlig ansvarsfördelning är att moment ej blir utförda, eller att moment utförs dubbelt vilket skapar onödigt merarbete i processen. Prioritet: Medel 3.5. Finns forum för kontinuerlig förbättring av arbetet? Kontinuerlig utveckling och förbättring är viktigt för att uppnå en mer effektiv och säker hantering, men även för att följa med i förändringar som styrs av yttre faktorer (som t ex förändringar i regelverk och förordningar eller förändrade omvärldskrav). Ekonomienheten på Motala kommun har månadsvisa informationsmöten där ekonomienheten samt ekonomer ute på förvaltningarna deltar. Dessa möten har som syfte att lyfta frågor och förbättringsförslag för att effektivisera och kvalitetssäkra hanteringen. Efter ett delårs- eller årsbokslut går man på dessa informationsmöten specifikt igenom hur bokslutet fungerat och vad som eventuellt kan förbättras. Utöver dessa månadsvisa möten sätts arbetsmöten upp för att lösa det som uppkommit. Det kan t ex vara en arbetsgrupp som ska fokusera på delar av bokslutsprocessen. 3.5.1. Vår kommentar och bedömning Vår sammanfattande bedömning är att det finns en hantering för kontinuerlig förbättring av bokslutsarbetet, såväl som för det generella ekonomiarbetet inom kommunen. De månatliga mötena ger en kontinuitet i utvecklingsarbetet och gör att Bokslutsprocessen - Motala kommun 8 av 10

det finns ett forum där eventuella brister eller frågeställningar kan tas upp utan längre dröjsmål. Det ökar möjligheten för medverkande i processen att komma med synpunkter och bidra till processens utveckling. 3.6. Finns ett ändamålsenligt systemstöd på plats, för en effektiv och säker hantering? För den centrala ekonomihanteringen används en lösning från Aditro, med funktionalitet för huvudbok, reskontra, anläggningsredovisning samt kassahantering. Till det finns ett scannings- och workflowsystem som är integrerat med ekonomisystemet, för en säker och effektiv hantering av leverantörsfakturor. För styrning, beslutsstöd och uppföljning används Hypergene, där såväl ekonomienhet som andra beslutsfattare i verksamheten har åtkomst. Förvaltningarna i sin tur använder olika försystem som föder ekonomisystemet med information, främst vad gäller kundfakturering. Ekonomienheten och förvaltningarnas egen uppfattning är att de har system som stödjer deras arbetssätt på ett bra sätt och i och med införandet av Hypergene har de även bra uppföljningsmöjligheter. Samma sak gäller om man tittar specifikt på bokslutshanteringen. Dock upplevs fakturahanteringssystemet som krångligt i vissa avseenden, vad gäller t ex att söka ut information eller ta ut rapporter. Upplevelsen är att mycket tid i bokslutsarbetet går åt till att leta upp fakturor som kräver någon form av åtgärd, i form av kontering, godkännande eller attest. 3.6.1. Vår kommentar och bedömning Vår bedömning är att det systemstöd som används på ett bra sätt stödjer bokslutsprocessen, samt att det finns grund för en säker hantering i systemet. Det finns dock förbättringspotential vad gäller användandet av fakturahanteringssystemet, där det upplevs som svårt att söka ut information som behövs i bokslutsarbetet. Vi rekommenderar att möjligheten att ta ut rapporter anpassas till de behov som finns i verksamheten, för att möjliggöra en mer effektiv hantering i bokslutsarbetet. I det fall möjligheten systemmässigt redan finns är behovet snarare kopplat till utbildning i systemet, för att användarna ska få förståelse för hur informationen kan sökas fram. Bokslutsprocessen - Motala kommun 9 av 10

3.7. Görs ändamålsenliga insatser i det löpande redovisningsarbetet för att underlätta bokslutet? Att kontinuerligt utföra avstämnings- och kontrollåtgärder i det löpande redovisningsarbetet är viktigt för att underlätta arbetet vid bokslut och skapa mer tid till specifika bokslutsåtgärder. Arbetet med att söka orsaker till eventuella differenser och avvikelser försvåras ju längre de blir liggande, varför kontinuerlig avstämning är att föredra i den mån det är möjligt. I de periodslutsinstruktioner som går ut till ekonomienhet och ekonomerna ute på förvaltningarna finns beskrivet att vissa aktiviteter skall utföras dagligen, eller kontinuerligt under månaden. Detta ger en tydlig anvisning till de som hanterar bokföringen ute i verksamheten och har som syfte att underlätta bokslutsarbetet. Uppfattningen är att ekonomienheten samt ekonomerna i verksamheten blivit bättre på att följa detta och i mån av tid utföra mer av arbetet löpande under månaden. Det finns dock utrymme för förbättring, även om arbetsuppgifter måste ställas mot varandra i en prioritering av den tid som finns tillgänglig. En sak som kraftigt förbättrat och förenklat arbetet med delårs- och årsbokslut är de periodstängningar/periodbokslut som genomförs sedan årsskiftet 2012/2013. Detta avstämningsarbete gör att stora delar av delårs- och årsboksluten utförs löpande under året och att uppföljningen av avvikelser och differenser inte lämnas utan åtgärd under en längre tid. Utmaningen i detta är för ekonomienheten att se till att de periodstängningsinstruktioner som finns följs av verksamheten, i syfte att få ut den fulla potentialen av månadsboksluten. 3.7.1. Vår kommentar och bedömning Vår bedömning är att det finns en bra grund för bokslutsarbetet i det löpande redovisningsarbetet inom Motala kommun. Detta genom de instruktioner och rutinbeskrivningar som finns framtagna, men även genom de månadsbokslut som utförs från och med i år. Dessa bokslut, i de fall de utförs enligt de instruktioner som finns, skapar bra förutsättningar för ett smidigt och effektivt delårs- och årsbokslut. Som vi noterat ovan rekommenderar vi dock att ekonomienheten ser till att rutinerna för månadsbokslut följs ute i verksamheten Bokslutsprocessen - Motala kommun 10 av 10