Föreningen Ekonomerna vid Stockholms universitet Styrelsemöte #26 Torsdag 28/6 2012 Styrelserummet, Smedjan Kl. 16.30 19.30.1 Mötets öppnande. Leo Scherwin förklarade mötet öppnat kl. 17.13..2 Val av sekreterare. Förslag: Att Antonia Cruz Olsson väljs till sekreterare. Beslut: Att Antonia Cruz Olsson väljs till sekreterare..3 Val av justerare. Förslag: Att Lissette Carrasco och Marie Wennergren väljs till justerare. Beslut: Att Lissette Carrasco och Marie Wennergren väljs till justerare..4 Justering av röstlängd..5 Närvarande Beslutsrätt Yttranderätt Leo Scherwin.. Tommy Manderlöw.. från 17.28. Marie Wennergren.. Elin Titus.. Petra Gustavsson.. Johan Granlund.. från 17.44. Lissette Carrasco.. Antonia Cruz Olsson. Elise Winje. från 17.44. Matilda Elf. Philippa Dalsgaard. vid 13. Leo har Moas röst..6 Godkännande av föregående mötesprotokoll. Mötesprotokoll #21, #23 och #24 godkändes..7 Uppföljning av föregående mötes beslutslogg. Godkänd..8 Godkännande av föredragningslista. Godkänd med fem övriga punkter tillagda: IT-säkerhet, avtal, skifte, skiftesspex och ordförandesång.
.9 Incheckning. Anses behandlad..10 Avrapportering alla ansvarsområden. Lissette: Feedbackmöte med Leo, SBP-möte med Marie, varit på buddy-kickoff, överlämning med Vedran. Elin: Påbörjat bokslutet, hittat gamla fordringar. Marie: SBP-möte, överlämning med Matilda, presidiumöverlämning, arbetat med styrdokument, planerat skiftet. Petra: Löpande arbete, påbörjat bokslutet, överlämning med nya skattmästarna. Antonia: IS-möte, presidiumöverlämning, gjort en uppdaterade version av hemsidan, samlat alla föreningens domäner hos Loopia, haft möte med Tommy och Susanne angående terminsplanering för utbildningsutvärdering, hanterat serverintrång via föreningens hemsidor, deltagit på Rådsmöte, överlämning med Tommy. Matilda: IS-möte, presidiumöverlämning, möte inför nytt projekt "Brunnsviken runt", fört dialog med höstens faddergeneraler, diskuterat SBP med Vedran, gått igenom mailen, påbörjat datumplanering för nästa år, arbetat med PRUfrågan. Tommy: Överlämning med Antonia, IS-möte, Rådsmöte, presidiumöverlämning, möte med Thomas Bay, möte med Thomas Hartman, möte med Antonia och Susanne, SBP-möte, PRU-frågan, arbetat med styrdokument, sorterat upp mail och Dropbox. Leo: Överlämningar, IS-möte, Rådsmöte, möte med Nova100 tillsammans med Elise, renoveringmöte med Akademiska hus och Byggnadsplaneringen, fått kontakt med ny möbelleverantör, SBP-möte, skrivit på ordförandesången, skrivit på skiftesspex..11 Beslutspunkt: Hemsidepolicy. Föredragande: Antonia Cruz Olsson (Bilaga 1) Förslag: Att hemsidepolicyn rivs upp. Beslut: Att hemsidepolicyn rivs upp..12 Beslutspunkt: Manual 65. Föredragande: Leo Scherwin (Bilaga 2) Förslag: Att styrelsen godkänner Manual 65 och instiftar den som föreningens överlämningsguide. Beslut: Att styrelsen godkänner Manual 65 och instiftar den som föreningens överlämningsguide, med föreslagen ändring att överlämningspolicy läggs till i namnet.
.13 Beslutspunkt: Budget och projektplan Ekonomernas Dagar 2013. Föredragande: Leo Scherwin (Bilaga 3) Förslag: Att styrelsen godkänner budgeten och projektplanen för Ekonomernas Dagar 2013. Beslut: Punkten bordlades..14 Beslutspunkt: Bokslut. Föredragande: Leo Scherwin och Tommy Manderlöw (Bilaga 4) Förslag: Att styrelsen gör avsättningar utifrån budget för: Renovering. Inredning (möbler). Att styrelsen vid utrymme i resultatet gör avsättningar för: Föreningen Ekonomernas 50-årsjubileum som sker 2015. Stipendier. Beslut: Första att-satsen: Bordlades. Andra att-satsen: Avslogs i brist på underlag. Mötet ajournerades 18.54. Mötet återupptogs 19.03..15 Beslutspunkt: Sanktioner för Programutskottet. Föredragande: Tommy Manderlöw och Leo Scherwin (Bilaga 5) Förslag: Att Programutskottet ser till att samtliga nycklar till rummet på bottenplan i hus 8C och till alkoholförrådet i hus 8C lämnas in till styrelsen via andre vice ordförande, senast den 31a juli. Att Programutskottet skall städar ur det nedre rummet på bottenplan i hus 8C innan nycklarna lämnas in enligt ovanstående punkt. Att Programutskottet endast skall inneha access (via passerkort) till ytterdörren till hus 8C och till dörren upp till övervåningen, där Föreningen Ekonomerna har sina kontor, tills dess att föreningens styrelse beslutat om annat. Att Programutskottet inte under några omständigheter får släppa in någon som inte via eget passerkort har tillgång till föreningens lokaler till föreningens eller Företagsekonomiska institutionens lokaler. Beslut: Bifall samtliga att-satser.
.16 Diskussionspunkt: Rummet på bottenplan i Hus 8C. Föredragande: Tommy Manderlöw och Leo Scherwin (Bilaga 6) Anses behandlad..17 Informationspunkt: Anmälningsärende. Föredragande: Leo Scherwin, Tommy Manderlöw och Marie Wennergren (Bilaga 7) Föredragande redogjorde för anmälningsärendens syfte och funktion..18 Övriga Punkter. IT-säkerhet. Antonia informerade om att flera av föreningens hemsidor har blivit hackade vilket resulterat i att vi skickat ut stora mängder skräppost. Hon belyste vikten av att ansvariga för hemsidor måste se till att de hålls uppdaterade för att undvika säkerhetshål. Vid upprepade händelser av detta slag kopplar Stockholms universitets IT-enhet bort vår server. Avtal. Johan informerade om status på avtal inför HT12-VT13. Skifte. Marie efterfrågade hjälp inför skiftet. Skiftesspex. Leo presenterade styrelsens skiftesspex. Ordförandesång. Leo presenterade ordförandesången för nästkommande verksamhetsår..19 Planering för veckan som kommer, alla ansvarsområden. Anses behandlad..20 Beslutslogg. Skattmästarna kallar till ett bokslutsmöte. Skattmästarna åläggs att kolla upp vad som gäller angående avsättningar..21 Nästa möte. Nästa möte är satt till den 30 juni kl. 18.00-18.30..22 Mötets avslutande. Leo Scherwin förklarade mötet avslutat kl. 19.47.
Vid protokollet: Antonia Cruz Olsson Justerare: Lissette Carrasco Justerare: Marie Wennergren
Bilaga 1 Beslutspunkt: Hemsidepolicy. Föredragande: Antonia Cruz Olsson Se bifogad fil. Bakgrund Rådande policy är inte i linje med styrelsens långsiktiga hemsidevision och bör därför rivas upp. Jag yrkar: Att hemsidepolicyn rivs upp. Bilaga 2 Beslutspunkt: Manual 65. Föredragande: Leo Scherwin Se bifogad fil. Bakgrund För att säkerställa att kunskap förs vidare inom föreningen på ett kontinuerligt sätt bör en guide instiftas som beskriver hur överlämningsprocessen i föreningen går till. Av denna anledning har Manual 65 skapats. Den är att betrakta som en policy och kan således endast ändras genom styrelsebeslut. Jag yrkar: Att styrelsen godkänner Manual 65 och instiftar den som föreningens överlämningsguide. Bilaga 3 Beslutspunkt: Budget och projektplan Ekonomernas Dagar 2013. Föredragande: Leo Scherwin Bilagor delas ut på plats. Jag yrkar: Att styrelsen godkänner budgeten och projektplanen för Ekonomernas Dagar 2013.
Bilaga 4 Beslutspunkt: Bokslut Föredragande: Leo Scherwin och Tommy Manderlöw Bakgrund Eftersom kostnaden för renoveringen inte kommer att kunna periodiseras på innevarande styrelseår kommer resultatet för året att överskrida det budgeterade resultatet. Detta innebär att kostnaden kommer att belasta nästkommande styrelses resultat. Möjligheten finns att periodisera halva fakultetsbidragsbeloppet som föreningen fått för året för att justera resultatet. Under hösten kommer föreningen även att behöva redovisa sin verksamhet inför sökandet och omförhandlingen av fakultetsbidraget. Med anledning av detta är det viktigt att bokslutet görs med tanken på att det kommer att visas upp externt och att vi därför enas om några punkter. Vi föreslår att berörda parter ur avgående och nya styrelsen tar ett avstämningsmöte när ett bokslutsförslag kan presenteras så att alla kan ge sin input. Vi yrkar: Att styrelsen gör avsättningar utifrån budget för: Renovering. Inredning (möbler). Att styrelsen vid utrymme i resultatet gör avsättningar för: Föreningen Ekonomernas 50-årsjubileum som sker 2015. Stipendier. Bilaga 5 Beslutspunkt: Sanktioner för Programutskottet. Föredragande: Tommy Manderlöw och Leo Scherwin Se bifogad fil. Vi yrkar: Att Programutskottet ser till att samtliga nycklar till rummet på bottenplan i hus 8C och till alkoholförrådet i hus 8C lämnas in till styrelsen via andre vice ordförande, senast den 31a juli. Att Programutskottet skall städar ur det nedre rummet på bottenplan i hus 8C innan nycklarna lämnas in enligt ovanstående punkt. Att Programutskottet endast skall inneha access (via passerkort) till ytterdörren till hus 8C och till dörren upp till övervåningen, där Föreningen Ekonomerna har sina kontor, tills dess att föreningens styrelse beslutat om annat. Att Programutskottet inte under några omständigheter får släppa in någon som inte via eget passerkort har tillgång till föreningens lokaler till föreningens eller Företagsekonomiska institutionens lokaler.
Bilaga 6 Diskussionspunkt: Rummet på bottenplan i Hus 8C. Föredragande: Tommy Manderlöw och Leo Scherwin Förutom de sanktioner som nämns i "Beslutspunkt: Sanktioner för Programutskottet" behöver styrelsen diskutera vidare från den diskussion som fördes på föregående möte. Frågor att diskutera: Ta ett möte med de som klottrat för att få ett erkännande och ett svar på om de är villiga att betala saneringskostnader? Vem/Vilka hanterar kontakten med Programutskottet? Vem/Vilka hanterar kontakten med externa parter? Vill styrelsen begära in allt som det kommer kosta att återställa rummet? På hur lång tid kan styrelsen tänka sig att dela upp betalningen på? I vilken situation är styrelsen redo att polisanmäla händelsen? Bilaga 7 Informationspunkt: Anmälningsärende. Föredragande: Tommy Manderlöw, Leo Scherwin och Marie Wennergren Information Under juni månad har vi arbetat med grunderna till en potentiell delegationsordning för att fördela ut ansvar i organisationen. Kort beskrivet är ett anmälningsärende som följer: Anmälningsärenden föranleder inte beslut, utan det är i första hand frågan om information. Dessa kan vara t.ex. referat av en U9-konferens, inkomna skrivelser, föregående mötesprotokoll eller protokoll från föregående ledningsgruppsmöte per capsulambeslut etc. Beslut som fattas med stöd av delegering ska dokumenteras av delegaten. Anmälan av delegeringsbeslut ska göras vid nästkommande styrelsemöte. Beslut som fattas med stöd av vidaredelegering ska dokumenteras och registreras samt anmälas till nästkommande styrelsemöte. Anmälningsförfarandet är viktigt ur registrerings-, informations- och kontrollsyfte. Ett anmälningsärende läggs antingen till handlingarna eller, om något är fel, rivs upp för att eventuellt skickas tillbaka till beslutande instans för ombeslut.