Karolina Ernarp Tjänsteskrivelse 1 (7) 2015-02-05 MHN/2014:1416 Årsredovisning 2014 Förslag till beslut i Miljö- och hälsoskyddsnämnden Sammanfattning Årsredovisningen innehåller avsnitt om händelser av betydelse, ekonomisk analys, årets resultat, måluppfyllelse och kvalitet, framtiden samt verksamhetsmått. Nämndens nettokostnader är 10,3 mkr, vilket innebär ett underskott gentemot budget på 66 tkr. Intäkterna är 71 tkr lägre än budget och kostnaderna är 5 tkr lägre än budget. Nämndens nettokostnader är 715 tkr lägre 2014 jämfört med 2013. Verksamheten har i huvudsak utförts enligt verksamhetsplanen. Av nämndens sex mål följs ett endast upp vartannat år. Av övriga fem har ett totalt sett uppfyllts, två uppfyllts delvis och två inte uppfyllts. Beslut Nämnden tar del av årsredovisningen för 2014 och överlämnar det till kommunstyrelsen. Bakgrund Om miljö- och hälsoskyddsnämnden Miljö- och hälsoskyddsnämndens ansvarsområde omfattar tillsyn enligt miljöbalken, livsmedelslagen, smittskyddslagen och vissa delar av tobakslagen samt strålskyddslagen avseende strålskyddsåtgärder i solarier. Nämnden ansvarar också för arbetet med det strategiska miljö- och hälsoskyddsarbetet som inkluderar miljö- och utveckling och naturvård. Nämnden är även stadsbyggnadsnämnden behjälplig vid utvecklingen av avfallsfrågorna i kommunen. Viktiga händelser Ny informationsförordning Under 2014 börjar stora delar av den så kallade informationsförordningen att gälla. Informationsförordningen är i princip en sammanslagning av EU-direktiven om märkning och om näringsvärdesdeklaration. Med anledning av detta kan verksamheter, och främst huvudkontor, ha frågor om hur de ska märka sina produkter. Tjänsteskr MHN 2011-10-19 Mälarbanans breddning Under året tog byggnationerna av Mälarbanan fart genom Solna då byggnation av två nya rampbroar startade. Nämnden utövar tillsyn under byggtiden. Trafikverket har tagit fram
2 (7) ett kontrollprogram för miljöpåverkan under byggtiden, vilket fastställts av nämnden. Frågor som är aktuella för byttiden är bland annat förorenad mark, buller och damning. Ny myndighet för folkhälsofrågor Den 1 januari 2014 övergick stora delar av Socialstyrelsens hälsoskyddsarbete till Folkhälsomyndigheten. Större delen av Socialstyrelsens verksamhet inom hälsoskydd samt miljö- och folkhälsorapportering har gått över till den nya myndigheten. Överföringen omfattar även objektsburen smitta, som till exempel frågor om legionella. Det nationella tillsynsprojektet om inomhusmiljö i skolan har överförts till Folkhälsomyndigheten. Seminarium om giftfri förskola och skola I slutet av april anordnades ett seminarium om kemikalier i barns vardag. Seminariet kom att beröra allt från mat och leksaker till städ- och byggmaterial. Deltagare var chefer från skola, förskola och fritidsverksamhet samt tjänstemän från Solna stad. Arrangörer var miljö- och hälsoskyddsförvaltningen tillsammans med barn- och utbildningsförvaltningen. Ekonomi Nämndens nettokostnader är 10,3 mkr. Det innebär ett underskott gentemot budget på 66 tkr, vilket motsvarar mindre än 1procent. Intäkterna är 71 tkr lägre än budget och kostnaderna är 5 tkr lägre än budget. Den främsta anledningen till intäktsavvikelsen beror främst på att miljöövervakningen inte fått mer än 18 % av de budgeterade intäkterna för sin medverkan i stadsbyggnadsförvaltningens planarbete. Andra orsaker är att vakanser på förvaltningen krävt omprioriteringar av resurserna vilket gett lägre intäkter från verksamheter med timavgift. Nämndens nettokostnader är 715 tkr lägre 2014 jämfört med 2013. Investeringsutgifterna uppgår för året till 0,0 mkr, vilket är 0,1 mkr lägre än budget. Avvikelsen mot budget förklaras av att inga investeringar gjorts. Driftredovisning (tkr) 2014 2013 Budget Utfall Avvikelse Utfall budgetutfall Verksamhetens intäkter 7 606 7 535-71 6 029 Verksamhetens kostnader -17 832-17 827 5-16 971 Nettokostnader -10 226-10 292-66 -10 942 Investeringsredovisning (tkr) 2014 Budget Utfall Avvikelse budgetutfall Verksamhetens inkomster 0 0 0 Verksamhetens utgifter -100 0 100 Nettoutgifter -100 0 100
3 (7) Måluppfyllelse Nämnden har sex mål inom målområdena Solna i utveckling, Levande stad och God ekonomisk hushållning. Av dessa följs ett endast upp vartannat år. Av övriga fem har ett totalt sett uppfyllts, två uppfyllts delvis och två inte uppfyllts. inrikt- Stadens ningsmål Målområde Nämndsmål Uppfyllelse Solna i utveckling Solna ska vara en attraktiv stad, som ger goda förutsättningar för ett växande antal boende, företag och besökare. Företagarnas nöjdhet med Solna stads service gällande miljötillsyn ska öka till minst nöjdhetsindex 75 i Stockholm Business Alliance serviceundersökning 2015 (År 2011 NKI 66). Stockholm Business Alliance serviceundersökning genomförs vartannat år. Målet följs därför upp 2015. Levande stad Solna ska vara en levande stad, som kännetecknas av tillgänglighet, trygghet, stadsmässighet och miljöhänsyn. Solnaborna ska ha ett rikt och varierat kultur-, idrotts- och fritidsliv. Nästa medborgarundersökning 2014 ska visa att Solnas medborgare har ökat sin nöjdhet med stadens information om miljötillståndet i Solna och känner till hur de kan bidra till att förbättra det. Målet är uppfyllt Indexet Miljöarbete blev 49 för Solna stad i årets undersökning. Hösten 2013 var indexet 48. Årsmålen för miljöbalkstillsynen ska vara uppfyllda. Målet är delvis uppfyllt. Beroende på vakanser inom enheten miljöskydd har delmålet Samtliga fastighetsägare som inte sanerat PCB i fogmassor senast den 30 juni 2014 ska bli förelagda att sanera. Undantagna är de fastighetsägare som fått dispens från kravet av nämnden inte kunnat genomföras. Målet Minst 2/3 av C-verksamheterna ska besökas under 2014 har heller inte kunnat genomföras. Ett fåtal verksamheter som skulle ha haft besök har inte fått det (3 st). Årsmålen för livsmedelskontrollen ska vara uppfyllda. Övriga delmål är uppfyllda. Målet är delvis uppfyllt. Delmålet planerad kontroll motsvarade årsavgiften är inte uppfyllt. Detta beror främst på personalomsättning. De flesta anläggningar som skulle kontrollerats under året har dock fått minst en kontroll. Delmålet att ta fram en ny kvalitetsdeklaration påbörjades men har inte kunnat slutföras. Detta
4 (7) kommer att göras under 2015. God ekonomisk hushållning Alla verksamheter som Solna stad finansierar ska vara av god kvalitet och kostnadseffektiva. Nettokostnaden för miljöbalkstillsyn/inspektör ska minska från 80 % (år 2010) till mindre än 40 % år 2014. Engagemanget hos miljö- och hälsoskyddsförvaltningens medarbetare ska vara minst index 75 i undersökningen Hållbart Medarbetar Engagemang. Delmål angående utredning av misstänkt matförgiftning är uppfyllt. Målet är inte uppfyllt Nettokostnaden för miljöbalkstillsynen var 61 % 2014. Målet är inte uppfyllt I medarbetarundersökningen 2014 var index 73. 2013 var index 70. Målet var för högt satt. En förbättring med tre enheter är en stor förbättring. Verksamhetsmått Behovet av förvaltningens arbete har fortsatt att ökat under 2014. Solna får hela tiden fler bostäder och verksamheter. Verksamhetsmåtten tyder också på att förvaltningen bedriver sitt arbete effektivare i och med att mer tillsyn har utförts 2014 jämfört med 2013 trots att förvaltningens kostnader i stort sett är de samma. Under 2012 genomfördes ett projekt riktat mot fastighetsägare varför tillsynsbesök av bostadsärenden var många detta år. Verksamhetsmått 2014 2013 2012 Hela MHF Antal delegationsbeslut 886 721 1013 Livsmedel Antal kontroller 600 630 484 Antal kontrollerade anläggningar 521 432 377 Antal registreringar av anläggningar 107 99 86 Antal föreläggande/förbud 7 7 2 Hälsoskydd Antal inspektioner (tillsynsobjekt) 140 92 90 Antal inspektioner (bostadsklagomål) 50 54 133 Miljöskydd Antal tillsynsbesök 127 172 150 Antal tillsynsobjekt med tillsynsbesök 73 133 94
5 (7) Framtiden Miljökvalitetsnormer för vatten Att skapa möjligheter och tydliga former för genomförandet av de åtgärder som Solna stad ålagts genom åtgärdsprogrammet för vatten måste skapas. Åtgärdsprogrammet syftar till att följa de miljökvalitetsnormer som är satta för vatten. Här krävs ett samarbete mellan i första hand för miljö- och hälsoskyddsnämnden, stadsbyggnadsnämnden, tekniska nämnden och Solna vatten. Ny tunnelbanelinje Byggandet av tunnelbanan kräver nämndens tillsyn och exploatören kommer att behöva ta fram ett kontrollprogram för omgivningspåverkan under byggtiden. Bland annat kommer förorenade massor och förorenat grundvatten att beröras av byggnationerna. Likaså kan det bli störningar i form av t.ex. buller och damning under byggtiden. Förtätning av bostadsområden, etablering av nytt köpcenter och nya offentliga lokaler Förtätningar av bostadsområden, nytt köpcenter och nya offentliga lokaler kräver nämndens tillsyn i form av nyanmälningar av lokaler som bl.a. nya förskolor, skolor och yrkesmässiga hygienlokaler. Bostadsförtätningar kan komma att kräva nämndens tillsyn i form av bostadsrelaterade klagomål så som buller från trafik, evenemang och byggnationer. Kvalitetsarbetet Nämndens tillsynsansvar innebär ett ansvar för att följa upp kvalitén och reglera säkerheten i Solna med aspekt på den yttre miljön, den fysiska miljön och hygienen i offentliga lokaler och bostäder och för att se till att livsmedel är säkra. Detta gäller även i stadens egna lokaler med till exempel verksamhet riktad mot barn, äldreboenden och LSS-boenden. Det är lagstiftningen som styr kraven på hur denna kvalitetsuppföljning ska bedrivas. Den viktigaste utmaningen för förvaltningen inom kvalitetsområdet är att hitta en bra balans mellan förnyelse och tillsyn. För att ta tillvara medarbetarnas idéer används förvaltningens förbättringssystem som grundar sig på att mindre grupper tar ansvar för det som inte fungerar och vidtar kvalitetsförbättringar där de själva har rådighet över att lösa problemet. Genom detta ökar delaktigheten och det gemensamma ansvaret av få till fungerande rutiner och instruktioner för att förbättra kvalitén på förvaltningen gentemot interna och externa kunder. Kvalitetsdeklarationer är ett led i utvecklingen av kvalitetsarbetet. Nämnden har tagit fram kvalitetsdeklarationer för handläggning av bostadsärenden samt anmälan av livsmedelslokal. Under 2014 har båda dessa deklarationer uppfyllts. För att nämnden ska utföra tillsyn och kontroll så effektivt och resurssnålt som möjligt har ett nytt ärendehanteringssystem införts under 2013. Systemet är driftsatt och under 2014 har rutiner och instruktioner uppdaterats med anledning av det nya systemet. Under 2014 har förvaltningen arbetat och förberett inför starten av Kontaktcenter 2015. Det har utarbetats frågor och svar, systemkopplingar samt manualer och instruktioner till förvaltningens medarbetare men även till medarbetarna i kontaktcenter. Förberedelserna har tagit mycket tid och krävs mycket resurser.
6 (7) Tvärsektoriella frågor Likabehandling Miljö- och hälsoskyddsnämnden arbetar i sin myndighetsutövning för att alla ska ha lika rättigheter och möjligheter. Funktionshinder är något som uppstår i en miljö och som ställer upp hinder för personer med funktionsnedsättning. Nämndens tillsyn syftar bland annat till att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättningar. Som exempel på detta kan följande aktiviteter som genomförts under året nämnas projekt med fokus på ventilation och städning i skolor tillsyn av rökfria miljöer kontroll av märkning av livsmedel seminarium om kemikalier i barns vardag Vid nämndens granskande av planer ur ett miljö- och hälsoskyddsperspektiv är luftkvalitet och buller viktiga aspekter att bevaka för att alla ska ha möjlighet att kunna vistas i dessa miljöer. Andelen solnabor med utländsk bakgrund är hög. Mångfalden bland stadens företagare är också mycket stor. Förvaltningens medarbetare möter ofta medborgare och företagare med annan kulturell bakgrund än den svenska i sin dagliga verksamhet. Det är därför viktigt att det finns förståelse för andra kulturer och insikt om vikten av tydlighet i kommunikationen bland medarbetarna. Under 2014 deltog samtliga medarbetare på förvaltningen på en verksamhetsdag med temat kommunikation. Internationellt arbete Nämnden har en specialistroll när det gäller miljö och hälsoskyddsfrågor. Genom denna roll företräder nämnden ofta staden internationellt i miljöfrågor och internationella samarbeten. Nämnden har en stödjande, uppföljande och pådrivande roll inom stadens egen organisation men också externt. Genom att genomföra studiebesök för utländska besökare sprids bilden av Solna som en attraktiv stad i världen. Samtidigt kan nämnden lära av andra och lägga grunden för framtida internationella samarbeten. Under 2014 har två studiebesök genomförts. För en indisk delegation som deltog i Svenska institutets mangementprogram med fokus på CSR och ungt ledarskap anordnades ett studiebesök på Arvid Nordqvist HAB. En grupp grekiska gymnasieelever fick en demonstration av sopsortering i Hagalunds bostadsområde. Europa 2020 är EU:s tillväxtstrategi med fem överordnade mål för sysselsättning, innovation, utbildning, social sammanhållning, energi och klimat. Målen ska uppnås före 2020. Varje medlemsland har antagit egna nationella mål för respektive område. Energioch klimatrådgivningen som bedrivs av nämnden är en konkret åtgärd som styr mot målen i Europa 2020. Entreprenader och köp av verksamhet Nämnden köper, tillsammans med andra kommuner i länet, energirådgivning, som utförs av några av länets kommuner. I övrigt har nämnden ingen verksamhet på entreprenad,
7 (7) eftersom nämndes största verksamhet, myndighetsutövningen, inte får ske på entreprenad. Internkontrollplan Nämnden hade en mycket omfattande internkontrollplan för 2014. Kontrollerna i planen har utförts och en utvärdering visar att kvalitetssystemet fungerat trots stora förändringar i organisationen. Det kvalitetssystemet som nämnden arbetar efter har kontinuerligt reviderats under året. Nya anvisningar har tagits fram som följd av det nya ärendehanteringssystemet samt inför införandet av ett stadsgemensamt kontaktcenter. Konkurrensplan Under året har en upphandling gjorts av en fladdermusinventering. Samverkansavtal har även slutits avseende Miljösamverkan Stockholms län samt Kommunal Energi- och klimatrådgivning. De nya avtalen för laboratorietjänster som upphandlades 2013 trädde i kraft vid årsskiftet. Avtalen för underhåll av Ecos, Energi- och klimatrådgivningskonsult samt Rättsdatabas för miljörätt har förlängts med 1 år. Övriga avtal har löpt enligt tidigare överenskommelser. Karolina Ernarp Förvaltningschef Bilagor: Uppföljning av nämndens internkontrollplan
Bilaga 1 Sidan 1(3) Miljö- och hälsoskyddsnämndens internkontrollplan 2014 Process, rutin Kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens Metod Utfall Personal Nyanställda Rutin för introduktion av nyanställda följs Närmaste chef 1 ggr/år Kontroll om revidering av rutinen krävs. Rutinen följs och har reviderats under året. Administration Ekonomi Alla utförda tjänster/utförd tillsyn faktureras Fakturering sker inom rimlig tid och till rätt belopp Manuell kreditering av kundfaktura Internt registrerade utbetalningar Utbetalning som rör den anställde personligen Chef styrning& stöd Chef styrning& stöd Chef styrning& stöd Chef styrning& stöd Chef styrning& stöd 1 ggr/år innan delårsbokslutet i augusti 1 ggr/år innan delårsbokslutet i augusti 1 ggr/år innan delårsbokslutet i augusti 1 ggr/år innan delårsbokslutet i augusti 1 ggr/år innan delårsbokslutet i augusti Stickprovskontroll Stickprovskontroll Stickprovskontroller enligt stadsledningsförvaltningens rutin Stickprovskontroller enligt stadsledningsförvaltningens rutin. Stickprovskontroller enligt stadsledningsförvaltningens rutin Kontroll har utförts Kontroll har utförts Stickprovskontroller har genomförts Stickprovskontroller har genomförts Stickprovskontroller har genomförts
Sidan 2(3) Process, rutin Kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens Metod Utfall Verksamhetssystem Kundservice Rutin för kundservice följs och kund får svar inom stipulerad tid Ärendehanteringssystem Rutin för att säkerställa att data inte går förlorade Rutin/rutiner för Kontroll att rutinen/rutinerna livsmedelskontroll följs vid livsmedelskontroll. Rutin/rutiner för Kontroll att rutinen/rutinerna miljöskyddstillsyn följs vid miljöskyddstillsyn. Rutin/rutiner för Kontroll att rutinen/rutinerna hälsoskyddstillsyn följs vid hälsoskyddskontroll. Processansvarig Halvårsvis Granskning av svar webbsida Kontroll har utförts kundservice Systemförvaltare Halvårsvis Kontroll av rutin Kontroll har utförts Processledare Halvårsvis Stickprovskontroll Sker vid avstämning med handläggare kvartalsvis. Processledare Halvårsvis Stickprovskontroll Sker vid avstämning med handläggare kvartalsvis. Processledare Halvårsvis Stickprovskontroll Sker vid avstämning med handläggare kvartalsvis. Livsmedelskontroll Planerad årlig kontroll Registrering enligt livsmedelslagen Utredningar av misstänkta matförgiftningar Behandling och utredning av klagomål Kontroll av att kontroll utförs enligt kontrollplan. Kontroll av att registrering och efterföljande kontroll utförs enligt rutin. Kontroll av att rutin avseende utredning om misstänkt matförgiftning följs Processledare Halvårsvis Kontroll om kontrollplanen Kontroll sker månadsvis. Processledare Halvårsvis Stickprovskontroll Sker vid avstämning med handläggare kvartalsvis. Processledare Halvårsvis Stickprovskontroll Kontroll har utförts.
Sidan 3(3) Process, rutin Kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens Metod Utfall Miljöbalkstillsyn B-verksamhet Exploatering PCB i fogmassor Förorenad mark Bygg och rivningsverksamhet Fastighetsägartillsyn Bostäder Bostäder Skolor och förskolor Strålskyddslagen Solarier Smittskyddslagen Legionella Sker vid avstämning med handläggare kvartalsvis. Efterlevnad av nämndsmål rapporteras månadsvis till nämnden. Tillsyn av legionella görs endast vid misstänkt utbrott.