Vägledning: Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0

Vägledning: Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 2(42) Datum: 2013-06-19 Författare: Lars Dannemann, E-delegationen Anna Pegelow, E-delegationen Mårten Janerud, E-delegationen Fredrik Åsberg, Cybercom Group AB

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 3(42) Sammanfattning Vägledning för utveckling i samverkan är en generell metod framtagen för att stödja aktörer som samverkar i utveckling av förvaltningsgemensamma lösningar. Syftet med Metod för Utveckling i Samverkan är att tillhandahålla ett gemensamt ramverk för att säkerställa kvalitet, gemensamma förväntningar och krav på utvecklingsarbetet, med fokus på att realisera de önskade nyttorna av utvecklingen. Metoden säkerställer VAD som bör genomföras för att bedriva framgångsrik utveckling i samverkan mellan statliga myndigheter, kommuner, landsting och privata aktörer. HUR lösningar och resultat tas fram lämnas till respektive utvecklingsinsats och färdledande myndighet 1 att besluta. Metod för Utveckling i Samverkan består av fyra block: 1. Utvecklingsmodell som omfattar åtta faser (från idé till realiserad nytta) med milstolpar och förväntat resultat, 2. Samordningsområden med tillhörande checklistor, 3. Begrepp och nyckelroller för samverkan, 4. Krav på dokument och rubriker till dokumentmallar Inom respektive fas i Metod för Utveckling i Samverkan definieras vilka huvudaktiviteter som ska genomföras och resultatet av respektive fas. Faserna i metoden är generiska och gäller oavsett vilken projektmodell eller andra processer som respektive samverkanspart använder sig av. Fokus är på frågor som är kritiska vid samverkan. Mellan respektive fas i metoden definieras milstolpar, vilka beskriver de kritiska besluten i framdrift av en utvecklingsinsats. Tillämpningen av en gemensam fasindelad utvecklingsprocess med milstolpeuppföljning möjliggör ett koordinerat och kontrollerat genomförande. Faserna kompletteras med tio prioriterade samordningsområden vilka är särskilt kritiska vid just samverkan och som med hjälp av checklistor stödjer alla faser av utvecklingen. 1 Färdledande myndighet den organisation som påtagit sig huvudansvar att driva utvecklingsarbetet för att nå den önskade nyttan (se vidare 2.4 Nyckelroller och begrepp).

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 4(42) Innehållsförteckning 1 Inledning... 5 1.1 Att genomföra utvecklingsinsatser i samverkan... 5 1.2 Syfte med Metod för Utveckling i Samverkan... 6 1.3 Relation till andra modeller... 6 1.4 Förvaltning... 7 1.5 Läsanvisningar... 7 2 Introduktion till Metod för Utveckling i Samverkan... 8 2.1 Faser i Metod för Utveckling i Samverkan... 8 2.2 Milstolpar i Metod för Utveckling i Samverkan... 9 2.3 Samordningsområdena i Metod för Utveckling i Samverkan...10 2.4 Nyckelroller och begrepp kopplade till Metod för Utveckling i Samverkan...11 Bilaga 1: Beskrivning av faser och milstolpar... 13 Fasen - Identifiera behov...13 Milstolpe I, beslut inför fasen Ta fram lösningsalternativ...14 Fasen - Ta fram lösningsalternativ...15 Milstolpe II, beslut inför fasen Detaljera vald lösning...16 Fasen - Detaljera vald lösning...17 Milstolpe III, beslut inför fasen Initiera...18 Fasen Initiera...19 Milstolpe IV, beslut inför fasen Utveckla...20 Fasen - Utveckla...21 Milstolpe V, beslut inför fasen Införa...22 Fasen Införa...23 Milstolpe VI, beslut inför fasen Etablera förvaltning...24 Fasen Etablera förvaltning...25 Milstolpe VII, beslut inför fasen Realisera nyttor...26 Fasen - Realisera nyttor...27 Milstolpe VIII, beslut om nytta är realiserad...27 Bilaga 2: Dokument inom Metod för Utveckling i Samverkan... 29 Bilaga 3: Rubriker till dokument i Metod för Utveckling i Samverkan... 31 Bilaga 4: Checklista för respektive samordningsområde per utvecklingsfas... 38

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 5(42) 1 Inledning I regeringens strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning, Med medborgaren i centrum (Ndep 2012) anger regeringen mål för arbetet med att förbättra statsförvaltningens förmåga att samverka digitalt. Dessa mål ska ligga till grund för en utvecklad digital samverkansförmåga inom offentlig sektor genom t.ex. fler förvaltningsgemensamma tjänster eller standarder. Regeringens strategi ställer tydliga krav på att statsförvaltningen behöver utveckla sin förmåga att samverka över befintliga gränser (geografiska, organisatoriska, juridiska, funktionella, tekniska, administrativa, kulturella). E-delegationen inrättades år 2009 för att koordinera och följa upp myndigheternas arbete med e-förvaltning. Metod för Utveckling i Samverkan har utvecklats för att stödja samverkan över organisationsgränser. 1.1 Att genomföra utvecklingsinsatser i samverkan Privatpersoner, företag, riksdag och regering har ökade krav på effektiva offentliga tjänster. Samverkan handlar om att arbeta tillsammans, över organisationsgränser, för att lösa utmaningar och utveckla effektivare offentliga tjänster för företag och privatpersoner. Effektiv samverkan säkerställs genom handling och förutsätter en vilja hos deltagarna att bidra. Ofta försvåras samverkan på grund av målkonflikter eller olika prioriteringar hos deltagande aktörer. Lyckad samverkan förutsätter att de aktörer som samverkar kring utveckling och förvaltning delar en gemensam målbild och förståelse för omfattningen. Samverkan måste utgå från privatpersoners och företags behov och bedrivas med inriktningen att effektivisera offentlig sektor utifrån ett koncernperspektiv. Beslut om att påbörja samverkan måste därför baseras på analyser av samtliga kostnader och nyttor och hur dessa kan realiseras. Baserat på våra erfarenheter tror vi därför att: Samordning måste ske utifrån ett tydligt gemensamt syfte och väldefinierade mål som delas av deltagande aktörer. Samordning måste ske kring en tydlig struktur och process. Beslutsmandat, eskaleringsprocesser samt roll- och ansvarsfördelning måste etableras av deltagarna. Ansvarsfördelning, rättigheter och skyldigheter måste vara förstådda och accepterade. Samverkan innebär att deltagande aktörer måste erkänna det ömsesidiga beroendet, dela risker, resurser, ansvar, kostnader och nyttor. Samverkan i utveckling och förvaltning av förvaltningsgemensamma lösningar måste dokumenteras och undertecknas i lämplig form. Denna dokumentation ska reglera formerna för samordningen, bakomliggande förväntningar och ansvarsfördelning (t.ex. samverkansavtal, projektdirektiv, beställning, avsiktsförklaring, SLA 2 ). Samverkande myndigheter måste respektera varandras självständighet liksom ålagda skyldigheter i termer av instruktioner, uppdrag, jurisdiktion, verksamhetsformer osv. Hinder måste hanteras pragmatiskt och förslag till samverkan måste bedömas utifrån realiserbarhet. Samverkan förutsätter en aktiv och löpande hantering och involvering av interna och externa intressenter under hela processen (baserat på initiala intressentanalyser). Det måste också avsättas tid för att etablera samförstånd. 2 SLA (Service Level Agreement) - Avtal om servicenivå

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 6(42) 1.2 Syfte med Metod för Utveckling i Samverkan Utvecklingsarbete är svårt i sig och utveckling i samverkan är ännu svårare. Ett vanligt problem är att man under utvecklingsarbetet snabbt blir lösningsfokuserad eller att man utgår alltför mycket från den egna verksamheten istället för att ta ett förvaltningsgemensamt perspektiv. Ett annat problem är att man under utvecklingsarbetet inte genomför aktiviteter i tillräcklig grad som fördelar ansvar för att säkerställa att nyttorna av utvecklingen faktiskt realiseras. Utveckling i samverkan innebär att flera organisationer med olika kulturer, roller, kompetenser, modeller och processer måste hitta en gemensam grund för hur utvecklingsarbetet ska styras och utföras. Metod för Utveckling i Samverkan är en generell metod framtagen för att stödja aktörer som samverkar i utveckling av förvaltningsgemensamma lösningar. Syftet med Metod för Utveckling i Samverkan är att tillhandahålla ett gemensamt ramverk för att säkerställa kvalitet, gemensamma förväntningar och krav på utvecklingsarbetet, med fokus på önskade nyttor hos de olika aktörer som ingår i samverkan. 1.3 Relation till andra modeller Deltagande samverkansparter i en utvecklingsinsats (så som myndigheter, landsting, kommuner och privata intressenter) har olika processer, metoder och modeller för hur man bedriver utvecklingsarbete. Metod för Utveckling i Samverkan ska ses som ett komplement till dessa modeller för att säkerställa en gemensam begreppsapparat, ett förvaltningsgemensamt perspektiv och fokus på nyttan med utvecklingen. Metod för Utveckling i Samverkan ska förstås som ett övergripande metodstöd för samverkan som inte ersätter deltagande samverkansparts projektmodeller och metoder. Metod för Utveckling i Samverkan HUR VAD (Samverkanspartners) Tullverket (PROPS) Skatteverket (PEJL) Arbetsförmedlingen (PPS)

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 7(42) 1.4 Förvaltning Metod för Utveckling i Samverkan förvaltas av E-delegationens sekretariat tillsammans med Tillväxtverket inom ramen för regeringsuppdrag Mallar och Metoder. Uppdateringar görs löpande bl a baserat på erfarenheter från tillämpning av metoden. 1.5 Läsanvisningar Beroende av vilken roll du har rekommenderar vi att du minst tar del av följande: Beställare för färdledande myndighet och medlem i styrgrupp Nyttorealiseringsansvarig Projektledare Specialist (inom något av samordningsområdena) Huvuddokumentet och bilaga 1 och 2 Huvuddokument och samtliga bilagor Huvuddokument samt samtliga bilagor Huvuddokument samt bilaga 1 och 4 Huvuddokumentets kapitel 2 innehåller en övergripande introduktion till Metod för Utveckling i Samverkan. Bilaga 1 presenterar faserna och respektive milstolpebeslut mellan faserna. För de åtta faserna beskrivs: syftet med fasen huvudaktiviteter förväntat resultat samt förslag på metodstöd som stödjer genomförandet För varje milstolpe redovisas förslag på: kritiska frågor som måste vara besvarade vilket underlag som behöver vara framme för att kunna fatta beslut förslag på former för beredning av beslutsunderlaget samt förslag på beslutsfattare Bilaga 2 redogör för de dokument som bör tas fram under utvecklingsinsatsen. Bilaga 3 föreslår rubriker i de dokument som rekommenderas. Bilaga 4 utgör checklistor med viktiga frågeställningar för respektive samordningsområde och fas i utvecklingsarbetet.

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 8(42) 2 Introduktion till Metod för Utveckling i Samverkan 2.1 Faser i Metod för Utveckling i Samverkan Metod för Utveckling i Samverkan definierar åtta faser som en utvecklingsinsats genomgår. Faserna är Identifiera behov, Ta fram lösningsalternativ, Detaljera vald lösning, Initiera, Utveckla, Införa, Etablera förvaltning samt Realisera nyttor. Observera att faserna i metoden oftast pågår både parallellt och iterativt. Det innebär att man med fördel bör läsa processen bakifrån, dvs att t ex fasen Införa inte kan avslutas förrän fasen Utveckla är avslutad, att fasen Initiera inte kan avslutas förrän fasen Detaljera vald lösning är avslutad osv. För att minimera risk, kostnad och kvalitetsbrister bör huvuddelen av arbetet per fas genomföras i den ordning som faserna är beskrivna. Generellt gäller principen att framtagna dokument och resultat uppdateras och förfinas löpande under utvecklingsinsatsen då information och kunskap tillkommer. Fasen Identifiera behov innebär att behov av förändring/utveckling har konstaterats. En behovsanalys görs och ligger till grund för beslut om att gå vidare. Fasen Ta Fram lösningsalternativ innebär att förslaget till förändring utreds inom en förstudie. Syftet är att identifiera och beskriva möjliga lösningsalternativ för att önskad nytta ska kunna uppnås (alternativet att inte göra något bör också uppmärksammas). Förstudierapporten ligger till grund för val av lösningsalternativ. Fasen Detaljera vald lösning innebär att den valda lösningen preciseras i en fördjupad lösningsspecifikation. Inom förstudien utarbetas också ett Business Case och nyttorealiseringsplan för att säkra att önskade nyttor uppstår samt affärsmodell som underlag för prioritering. Fasen Initiera innebär att genomförandedirektiv (övergripande tid- och leveransplan) tas fram av färdledande myndighet tillsammans med aktuella samverkanspartners. Fasen syftar till att förankra det totala åtagandet i utvecklingsinsatsen med samtliga huvudintressenter. Fasen Utveckla omfattar att utveckla beslutad lösning. Detta kan exempelvis innebära utveckling av bastjänst, uppdaterat regelverk, framtagning av nya produkter, verksamhetsprocesser eller tjänstekoncept. Fasen Införa innebär att framtagen lösning implementeras i aktuell verksamhet och/eller lanseras till avsedda målgrupper (med därtill kopplade aktiviteter). Fasen Etablera förvaltning syftar till att etablera förvaltning av aktuell lösning. Detta omfattar organisation, modell och finansiering av vidmakthållande och vidareutveckling. I fasen definieras förvaltningsobjekt, former för support och ändringshantering, beslutsforum, förvaltningsplaner och driftavtal.

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 9(42) Fasen Realisera nyttor innebär att nödvändiga aktiviteter genomförs för att realisera prioriterade nyttor samt följa upp åstadkomna effekter. Om nödvändigt initieras ytterligare aktiviteter för att säkerställa nyttorealisering. 2.2 Milstolpar i Metod för Utveckling i Samverkan I II III IV V VI VII VIII Milstolpe I Beslut om Identifierat behov Milstolpe II Beslut om val av lösning Milstolpe III Beslut om lösning och Business Case samt Affärsmodell Milstolpe V Beslut om utvecklad lösning Milstolpe IV Beslut om övergripande plan för utveckla införa och förvaltning Milstolpe VII Beslut om etablerad förvaltning och överlämning Milstolpe VI Beslut om implementerad och lanserad lösning Milstolpe VIII Beslut om realiserad nytta Mellan respektive fas i metoden finns milstolpar, som beskriver de kritiska besluten i en utvecklingsinsats: Milstolpe I, beslut om identifierat behov och start av förstudie. Milstolpe II, beslut om förslag till förändring samt typ av lösning. Milstolpe III, beslut om att initiera utveckling eller ej baserat på analys av detaljerat lösningsförslag, business case och nyttorealiseringsplan samt affärsmodell. Milstolpe IV, beslut om att genomföra utveckling baserat på analys av genomförandedirektiv för beslutad lösning. Milstolpe V, beslut om att gå vidare med införande av utvecklad lösning baserat på analys av behovs- och kravuppfyllnad samt införandeplan. Milstolpe VI, beslut om leveransgodkännande och start överlämning av implementerad lösning till förvaltning, baserat på resultat från utvecklingsfasen. Milstolpe VII, beslutspunkt som syftar till att säkerställa att organisation och modell för drift och förvaltning är etablerad för aktuell lösning, överlämning genomförd samt att lösningen fungerar som avsett. Milstolpe VIII, beslut om att avsluta utvecklingsinsatsen baserat på en analys av åstadkommen nyttorealisering, alternativt om ytterligare aktiviteter ska genomföras.

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 10(42) 2.3 Samordningsområdena i Metod för Utveckling i Samverkan När utvecklingsarbete bedrivs inom den egna organisationen så finns det vanligen strukturer, roller och riktlinjer som reglerar arbetet och den lösning som ska tas fram. I förvaltningsgemensam utveckling behöver samverkansparterna många gånger samordna och enas om nya gemensamma arbetssätt och lösningar. Faserna i Metod för Utveckling i Samverkan kompletteras därför av tio samordningsområden, vilka identifierats som kritiska för genomförandet av förvaltningsgemensam utveckling. Samordningsområde Arkitektur syftar till att säkerställa att lösningen följer beslutade arkitekturprinciper och ligger i linje med övergripande målarkitektur. (se checklista för samordningsområdet samt E-delegationens rekommendationer och vägledningar för arkitektur och digital samverkan på www.edelegationen.se ) Samordningsområde Behovsdriven utveckling syftar till att säkerställa att all utveckling bedrivs utifrån identifierade behov och att interna och externa användare involveras i utvecklingen. (se checklista för samordningsområdet samt E-delegationens Vägledning i Behovsdriven Utveckling på www.edelegationen.se ) Samordningsområde Finansiering syftar till att säkerställa finansiering av förvaltningsgemensamma utvecklingsinsatser, dvs utredning, utveckling, drift och förvaltning. (se checklista för samordningsområdet samt Ekonomistyrningsverkets rekommendationer och vägledningar på www.esv.se ) Samordningsområde Förvaltning syftar till att säkerställa att utvecklade lösningar kan överlämnas och förvaltas på ett effektivt sätt. (se checklista för samordningsområdet) Samordningsområde Informationssäkerhet syftar till att omhänderta krav på informationssäkerhet kopplade till de lösningar som utvecklas. (se checklista för samordningsområdet samt Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskaps rekommendationer och vägledningar på www.msb.se ) Samordningsområde Kommunikation syftar till att säkerställa koordinerad intern och extern kommunikation kopplat till utvecklingsinsatsen. (se checklista för samordningsområdet)

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 11(42) Samordningsområde Nyttorealisering syftar till att säkerställa att nödvändiga aktiviteter genomförs för att prioriterade nyttor ska realiseras (se checklista för samordningsområdet samt E-delegationens Vägledning i Nyttorealisering på www.edelegationen.se ) Samordningsområde Resurser/ Kompetens syftar till att säkerställa nödvändig kompetens och bemanning för genomförandet av utvecklingsinsatsen. (se checklista för samordningsområdet) Samordningsområde Rättsliga förutsättningar syftar till att säkerställa lösningar som bygger på hållbar och lämplig juridisk grund. Detta omfattar att dokumentera, kommunicera och dela erfarenheter kring möjliga juridiska lösningar samt att granska lösningsförslag. (se checklista för samordningsområdet samt E-delegationens Juridisk vägledning för verksamhetsutveckling inom e-förvaltningen på www.edelegationen.se) Samordningsområde Återanvändning och Erfarenhetsöverföring syftar till att skapa förutsättningar för återanvändning av befintliga lösningar vid utveckling av de förvaltningsgemensamma tjänsterna samt erfarenhetsöverföring från tidigare utvecklingsinsatser och samverkan. (se checklista för samordningsområdet) 2.4 Nyckelroller och begrepp Inom Metod för Utveckling i Samverkan definieras följande generella nyckelroller kopplade till genomförandet av en förvaltningsgemensam utvecklingsinsats: Färdledande myndighet är den myndighet som är ansvarig för att leda och säkerställa realisering av utvecklingsinsatsen. Olika samverkansparter kan utföra själva arbetet men färdledande myndighet säkerställer att arbetet blir gjort. Färdledande myndighet kan variera mellan utvecklingsinsatsens olika faser, men om inget annat avtalas gäller att färdledande myndighet har ansvar att driva hela utvecklingsinsatsen, dvs tills de förväntade nyttorna av utvecklingsinsatsen uppnåtts. Detta innebär att färdledande myndighet har ett helhetsansvar för utvecklingsinsatsen. Färdledande myndighet bör tillsätta en styrgrupp, bestående av representanter från respektive samverkanspart, för att leda utvecklingsarbetet. Nyttorealiseringsansvarig eller representant för nyttorealiseringsansvariga bör också ingå i styrgruppen. Nyttorealiseringsansvarig är den verksamhetsansvarige som har ansvar för att realisera planerade nyttor i respektive verksamhet där de beräknas uppstå. Den nyttorealiseringsansvarige ansvarar för att vidta de aktiviteter som krävs för att kunna börja arbeta på ett nytt sätt. Samverkansparter är de aktörer som deltar i utveckling och förvaltning av en förvaltningsgemensam lösning. Samverkanspart kan vara offentlig myndighet, landsting, kommun, samverkansorganisation eller privata aktörer. Målgrupper är de aktörer som är mottagare av produkten/tjänsten som utvecklas. Dessa kan vara privatpersoner, företag, offentlig myndighet, landsting, kommun, samverkansorganisation och/eller företag. Intressenter är de övriga aktörer som påverkas av, eller kan påverka, utvecklingsinsatsen och som därför är i behov av information.

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 12(42) Inom Metod för Utveckling i Samverkan används bl a följande begrepp: Förvaltningsgemensamma lösningar är lösningar (tjänster, processer mm) som produceras och/eller konsumeras gemensamt av hela eller delar av förvaltningen. Förvaltningsgemensam utveckling innebär att utvecklingsarbetet bedrivs av flera parter som samverkar för ett gemensamt mål. Samverkan innebär att två eller fler parter kommer överens om gemensamma insatser i ett arbete och sker på frivillig basis eller genom uppdrag. Samverkan kan ske genom skriftligt avtal eller genom muntlig överenskommelse.

Bilaga 1: Beskrivning av faser och milstolpar Fasen - Identifiera behov Syfte Syfte med fasen är att förtydliga och fördjupa det förslag till förändring/utveckling som har identifierats utifrån uppkomna behov, krav och möjligheter. Huvudaktiviteter Gör en behovsanalys som belyser behov, krav och möjligheter till förändring Beskriv syfte utifrån nuläge och förändringsbehov, det vill säga vad som ska genomföras, för vem och varför. Beskriv förväntad effekt med koppling till strategier och målbild, det vill säga vad som ska uppnås med utvecklingsinsatsen. Beskriv vad förstudien ska belysa. Beskriv förutsättningar, exempelvis särskilda krav, avgränsningar, målgrupper och risker. Ta fram övergripande tidsuppskattning för att tydliggöra omfattningen på utvecklingsinsatsen samt en specifik planering för kommande förstudie (då inkluderat bemanningsplan). Ta fram en kostnadsberäkning med resursplanering för kommande förstudie. Utse färdledande myndighet som ska ansvara för förstudie. Ansvaret för denna roll kan ändras allteftersom utvecklingsinsatsen byter fas. Beskriv vilka samverkansparter som bör involveras i förstudien.

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 14(42) Resultat Idébeskrivning Behovsanalys Förstudiedirektiv - - Förslag på Färdledande myndighet Stöd Mall för Idébeskrivning Mall för Förstudiedirektiv Behovsdrivenutveckling.se Vägledning för nyttorealisering Milstolpe I, beslut inför fasen Ta fram lösningsalternativ Syfte Syftet med milstolpen är att fatta beslut om behov av förändring och/eller utveckling föreligger, samt i så fall säkerställa att det finns förutsättningar för att påbörja en förstudie för att ta fram olika lösningsalternativ. Beslutet omfattar Att besluta om behov föreligger av förändring och/eller utveckling Att besluta om identifierat behov är prioriterat Att besluta om färdledande myndighet och samverkansparter Att besluta om finansiering och resurser för att ta fram lösningsalternativ Att besluta om utvecklingsinsatsen ska ingå i E-delegationens programsamordning Underlag för beslut: Idébeskrivning, Behovsanalys och Förstudiedirektiv. Bereds av: Expertis inom respektive samordningsområde lämnar synpunkter och rekommendationer på framtaget material. Rekommendation granskas och verksamhetsägare säkrar att förslagen är i linje med beslutade mål, strategier och arkitekturprinciper. Beslutas av: Verksamhetsägare Information Fattat beslut kommuniceras till samverkansparter, intressenter, förslagsställare m.fl.

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 15(42) Fasen - Ta fram lösningsalternativ Syfte Fasen syftar till att identifiera och utreda alternativa lösningsförslag som svarar på beskrivet behov. Förstudierapporten utgör underlag för beslut om vilken lösning som utvecklingsinsatsen ska arbeta vidare med. Färdledande myndighet initierar förstudien samt ansvarar för att utreda olika förslag till lösning för att nå önskad förändring. Huvudaktiviteter Beskriv syfte och motiv samt identifierade målgrupper och intressenter med tydliga avgränsningar och beroenden. Beskriv alternativa lösningsförslag som omfattar: Konceptuella lösningsförslag, Förslag till återanvändning, Beskrivning av informationssäkerhetsaspekter, Beskrivning av rättsliga förutsättningar, Övergripande kostnads-/nyttobedömning för de olika lösningsalternativen, Övergripande förslag till framtida förvaltning, Övergripande finansieringslösning och resursbehov för fortsatt utveckling för respektive lösningsalternativ, Rekommendation till lösning. Beskriv om produkten/tjänsten kan kombineras med andra redan utvecklade lösningar eller sådana som nu är under utveckling. Resultat Förstudierapport med rekommenderad lösning Stöd Rubriker till Förstudierapport Webbsida med beskrivning över lanserade e-tjänster Webbsida med beskrivning över e-tjänster i utveckling E-delegationens tjänstekatalog

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 16(42) Milstolpe II, beslut inför fasen Detaljera vald lösning Syfte Syftet med milstolpen är att fatta beslut om att gå vidare med att ta fram ett detaljerat lösningsförslag för rekommenderat alternativ. Beslutet omfattar Att besluta om typ av lösning och behov av ytterligare beskrivning. Att besluta om lösning (produkt/tjänst) ska kombineras med andra redan utvecklade lösningar eller sådana som nu är under utveckling. Att besluta om finansiering och resurser för fördjupad förstudie. Underlag för beslut: Förstudierapport med rekommenderat lösningsförslag. Bereds av: Expertis inom respektive samordningsområde lämnar synpunkter och rekommendationer på framtaget material. Remiss skickas vid behov till berörda intressenter. Beslutas av: Styrgrupp för utvecklingsinsats. Information Fattat beslut kommuniceras till samverkansparter, intressenter, förslagsställare m.fl.

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 17(42) Fasen - Detaljera vald lösning Syfte Fasen syftar till att utarbeta en fördjupad lösningsspecifikation där beskrivningarna för den valda produkten/tjänsten preciseras. Fasen syftar också till att förankra åtagandet med samtliga huvudintressenter och samverkansparter genom att säkra affärsmodell och Business Case för kommande produkt/tjänst. Färdledande myndighet initierar och ansvar för arbetet med fördjupad lösningsspecifikation, business case och nyttorealiseringsplan samt affärsmodell. Huvudaktiviteter Utarbeta en fördjupad lösningsspecifikation: Specificerad lösning (verksamhet, information, applikation, teknik), Vid eventuell återanvändning, beskrivning på vad och hur, Beskrivning av hur informationssäkerhetsaspekter ska hanteras, Beskrivning av eventuella rättsliga förändringar samt hur dessa ska genomföras. Beskriv Business Case för utvecklingsinsatsen: Motiv till satsning med ingående effektkedja som beskriver relationen mellan verksamhetsmål, nyttor, förändringar, utvecklingssatsningar och möjliggörare, Sammanställning av nyttor, ekonomiska och kvantitativa samt förvaltningsinterna och definierade för privatpersoner/ företag, Sammanställning av kostnader för utveckling, drift och förvaltning, Risk och genomförbarhet, så som resurser, tidplan, tekniska- och juridiska förutsättningar. Beskriv i en Nyttorealiseringsplan vilka nyttor som utvecklingsinsatsen avser att realisera, planen ska också innehålla: Hur nyttan ska realiseras, vem som ska realisera nyttorna och när nyttorna uppstår, Hur nyttorna ska följas upp, vem som ansvarar för uppföljningen och vilka mätetal som ska användas. Utarbeta affärsmodell för hur utvecklad produkt/tjänst ska vidmakthållas och vidareutvecklas: Beskriv finansieringsmodell för utvecklad produkt/tjänst, exempelvis avgiftsfinansiering eller anslag Förvaltningsform med där ingående produktions- och leverasmodell

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 18(42) Resultat Fördjupad förstudierapport Business Case Nyttorealiseringsplan Affärsmodell för definierad produkt/tjänst Stöd Rubriker till Business Case Rubriker till Nyttorealiseringsplan Vägledning i Nyttorealisering E-delegationens Tjänstekatalog Milstolpe III, beslut inför fasen Initiera Syfte Syftet med milstolpen är att fatta beslut om att initiera utveckling eller ej, baserat på analys av detaljerat lösningsförslag, Business Case och Affärsmodell. Beslutet omfattar Att besluta om specificerad lösning. Att besluta om mål för utvecklingsinsatsens lönsamhet (samhällsperspektiv, myndighetsperspektiv och medborgare). Att verifiera att nyttorealiseringsplanen är förankrad. Att verifiera affärsmodell med tillhörande finansiering- och förvaltningsform för beskriven produkt/tjänst. Att verifiera utvecklingsinsatsens lönsamhet (samhällsperspektiv, myndighetsperspektiv och privatpersoner ). Att besluta om identifierat behov är prioriterat. Att (om möjligt) verifiera att avsiktsförklaring finns hos aktuella målgrupper för nyttjande av produkt/lösning. Underlag för beslut: Fördjupad förstudierapport, Business Case med Nyttorealiseringsplan samt Affärsmodell. Bereds av: Expertis inom respektive samordningsområde lämnar synpunkter och rekommendationer på framtaget material. Remiss skickas vid behov till berörda intressenter. Beslutas av: Styrgrupp för utvecklingsinsats. Information Fattat beslut kommuniceras till samverkansparter, intressenter m.fl.

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 19(42) Fasen Initiera Syfte Fasen syftar till att planera (och förankra) det totala åtagandet i utvecklingsinsatsen med samtliga huvudintressenter genom att ta fram genomförandedirektiv som beskriver den övergripande tid- och leveransplanen för det fortsatta arbetet med utvecklings-insatsen (utveckling, införande och etablering av förvaltning). Färdledande myndighet ansvarar för initiering genomförs och att samverkan och samplanering sker mellan alla ingående samverkansparter. Huvudaktiviteter Utarbeta ett Genomförandedirektiv som preciserar den kommande fasen Utveckling men som också omfattar aktiviteter i faserna Införa och Etablera förvaltning. Genomförandedirektivet ska beskriva: Övergripande vad som behöver genomföras för att utvecklingsinsatsen ska kunna realiseras, Vilken utveckling som genomförs av respektive deltagande samverkanspartner, (verksamhet, information, applikation, teknik och säkerhet), Vilka beslutsforum som ska upprättas, dess bemanning och styrning, Hur genomförande ska finansieras exempelvis hur finansieringen ska fördelas mellan ingående parter, Genomförandeorganisation inklusive bemanning, Vilken/ vilka utvecklingsmodeller som ska användas, Upphandlingsstrategi, Övergripande samordnings plan för ingående samverkansparter (exempelvis: övergripande tidsplan för utveckling, införande och förvaltning). Beskriv förutsättningar för att utvecklingsinsatsen ska kunna genomföras och implementeras exempelvis, särskilda krav, avgränsningar, skillnader mellan målgrupper, risker, mm. Resultat Genomförandedirektiv

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 20(42) Stöd Rubriker till Genomförandedirektiv. Milstolpe IV, beslut inför fasen Utveckla Syfte Syftet med milstolpen är besluta om att påbörja utveckling baserat på analys av genomförandedirektiv för beslutad lösning (omfattar övergripande leveransplan för utveckling, införande och etablering av förvaltning för beslutad produkt/tjänst). Beslutet omfattar Att besluta om färdledande myndighet och samverkansparter för kommande del av utvecklingsinsatsen. Att besluta om övergripande hur och när lösning ska utvecklas (ex vilka samverkansparter som driver vilka projekt). Att besluta om övergripande hur och när lösning ska införas (ex vilka samverkansparter som implementerar olika lösningar). Att besluta om övergripande hur och när lösning ska överlämnas till förvaltning (ex vilka samverkansparter som etablerar olika förvaltningsobjekt). Underlag för beslut: Genomförandedirektiv Bereds av: Expertis inom respektive samordningsområde lämnar synpunkter och rekommendationer på framtaget material. Remiss skickas vid behov till berörda intressenter. Beslutas av: Styrgrupp för utvecklingsinsats. Information Fattat beslut kommuniceras till samverkansparter, intressenter m.fl.

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 21(42) Fasen - Utveckla Syfte I denna fas utvecklas beslutad lösning. Lösningen kan t.ex. omfatta utveckling av teknisk bastjänst, uppdaterat eller nytt regelverk, införande av verksamhetsförändring eller tjänstekoncept. Färdledande myndighet initierar utvecklingsfasen och ansvarar för att samverkan och samplanering sker mellan alla ingående samverkansparter. Huvudaktiviteter Genomför eventuella upphandling enligt gällande rutiner och regelverk. Genomför utveckling av beslutad lösningsspecifikation, i enlighet med beslutade styr- och utvecklingsmodeller. Säkerställ att utvecklade leveranser är: Utvecklade enligt etablerade och i direktiven specificerade riktlinjer, Acceptanstestade och motsvara de avsedda behoven, Granskade mot beslutade arkitekturprinciper, Hållbara ur ett juridiskt perspektiv, Kvalitetssäkrade ur ett informationssäkerhetsperspektiv, Tillräckliga för att skapa avsedda effekter, Förvaltningsbara, Återanvändningsbara, Förankrade och kommunicerade. Ta fram införandeplan, hur ska utvecklad lösning tillgängliggöras för målgruppen. Exempelvis hur ska målgruppen uppmärksammas på att produkten/ tjänsten finns tillgänglig och hur ska berörda verksamheter utbildas? Beskriv om produkten/tjänsten ska lanseras med andra redan utvecklade lösningar eller sådana som nu är under utveckling. Beskriv anslutningsplan ser ut och hur kommande anslutningar ska hanteras. Resultat Lösning som realiserar tänkta nyttor Produkt-/ Tjänstespecifikation Införandeplan Anslutningsplan

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 22(42) Stöd Rubriker till Införandeplan Webbriktlinjer.se Kammarkollegiets Ramavtal för E-förvaltningsstödjande tjänster (samtliga avrop inom Ramavtal för E-förvaltningsstödjande tjänster) Milstolpe V, beslut inför fasen Införa Syfte Milstolpen innebär att besluta om att gå vidare med införande av utvecklad lösning baserat på analys av behovs- och kravuppfyllnad, införandeplan samt nyttorealiseringsplan. Beslutet omfattar Att besluta om utvecklad lösning med tillhörande produkt/ tjänstespecifikation motsvarar ställda krav och behov Att besluta om införande och eventuella anslutningar Att besluta om strategi för lansering med tillhörande kommunikationsinsatser Att besluta om finansiering för insatsens införande, överlämning till förvaltning samt realisering av nytta. Underlag för beslut: Produkt-/tjänstespecifikation (med övrig dokumentation som leveransrapport, acceptanstestrapport), Införandeplan samt Anslutningsplan. Bereds av: Expertis inom respektive samordningsområde lämnar synpunkter och rekommendationer på framtaget material. Remiss skickas vid behov till berörda intressenter. Beslutas av: Styrgrupp för utvecklingsinsats. Information Fattat beslut kommuniceras till samverkansparter, intressenter m.fl.

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 23(42) Fasen Införa Syfte Fasen Införa innebär att de framtagna lösningarna implementeras i aktuell verksamhet och att man med hjälp av dessa kan börja arbeta på nytt sätt. Inom denna fas lanseras också produkten/tjänsten till avsedd målgrupp. Färdledande myndighet initierar och ansvarar för införandet av utvecklad lösning. Ingående samverkansparter ansvarar för att implementering genomförs hos respektive verksamhet inom beslutade ramar för utvecklingsinsatsen. Huvudaktiviteter Genomför anslutningar till utvecklad produkt/ tjänst, säkerställ att anslutningar görs i enlighet med beslutad lanseringsstrategi och anslutningsplan. Genomför införandeaktiviteter som riktar sig mot berörda verksamheter, dessa kan vara offentliga verksamheter eller privata företag (verksamheterna kan behöva ändra sitt beteende för att de avsedda nyttorna ska uppnås): Förändring av arbetssätt, nya eller ändrade verksamhetsprocesser, Utbildning/information av personal om det nya arbetssättet, Införande och slutkonfigurering av nytt verktyg. Genomför lansering till avsedda målgrupper för att den nya produkten/ tjänsten (säkerställ att produkten/ tjänsten förstås, accepteras och anammas): Marknadsföring och PR, Information till användare om nyttan för dem, Beta tester och/eller pilotförsök. Utarbeta överlämningsplan till förvaltningsorganisation Resultat Överlämningsplan

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 24(42) Stöd Studie för Scourcingstrategi inom IT-drift Milstolpe VI, beslut inför fasen Etablera förvaltning Syfte Milstolpen innebär att godkänna att produkten/tjänsten är färdigutvecklad och lanserad och att överlämning kan göras till förvaltning. Beslutet omfattar Att besluta om implementering av produkt/ tjänst och antal anslutningar. Att besluta om lansering och avsedd inverkan, bemötande av målgrupper (ex. handläggare och/ eller privatperson). Att besluta om kommande förvaltande organisations ansvar för utvecklad lösning samt plan för överlämning. Underlag för beslut: Överlämningsplan och övrig dokumentation som leveransrapport samt införanderapport. Bereds av: Expertis inom respektive samordningsområde lämnar synpunkter och rekommendationer på framtaget material. Remiss skickas vid behov till berörda intressenter. Beslutas av: Styrgrupp för utvecklingsinsats. Information Fattat beslut kommuniceras till samverkansparter, intressenter m.fl.

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 25(42) Fasen Etablera förvaltning Syfte Fasen syftar till att etablera förvaltning av aktuell lösning. Detta omfattar organisation, modell och finansiering av vidmakthållande och vidareutveckling. I fasen definieras förvaltningsobjekt, former för support och ändringshantering, beslutsforum, förvaltningsplaner och driftavtal. Färdledande myndighet ansvarar för att förvaltning etableras tillsammans med berörda samverkansparter. Huvudaktiviteter Etablera förvaltningsorganisation med fastslagen beslutsordning samt driftmodell: Affärsmodell med finansieringslösning, Förvaltning- och driftavtal, Förvaltningsplan. Etablera gemensam förvaltningsplan för ingående förvaltningsobjekt i specificerad produkt/tjänst (för berörda samverkansparter). Överlämna utvecklad produkt/tjänst till förvaltningsorganisation. Säkerställ upprättade driftavtal och driftplan för samtliga delar ingående i specificerad produkt/ tjänst(för berörda samverkansparter). Säkerställ hantering av eventuellt återstående utvecklingsarbete-/ införandearbete och realiseringsarbete. Utarbeta en slutrapport som utvärderar utvecklingsinsatsens genomförande och gjorda erfarenheter: Erfarenheter och utmaningar, Risker som uppstått under genomförandet och hur dessa hanterades, Förändring av plan och resurser, Kritiska händelser, beslut mm som påverkat insatsen. Resultat Förvaltningsplan Samverkansavtal (för lanserad lösning) Driftplan Slutrapport

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 26(42) Stöd Rubriker till Slutrapport Milstolpe VII, beslut inför fasen Realisera nyttor Syfte Syftet med milstolpen är att säkerställa att utvecklingsarbetet är avslutat och att förvaltningsorganisation samt modell för drift och förvaltning är etablerad för aktuell lösning. Inom milstolpen ingår också att verifiera en hållbar affärsmodell. Beslutet omfattar Att verifiera att produkt/tjänst är produktions satt och i löpande förvaltning. Att verifiera om affärsmodell uppnår avsedd verkan. Att besluta om etablerad förvaltning (beslut och styrningsform, vidareutveckling, support mm). Att besluta om konstaterade erfarenheter och hantering av dessa. Underlag för beslut: Förvaltningsplan, Samverkansavtal och Driftplan samt analys av affärsmodell och Slutrapport. Bereds av: Expertis inom respektive samordningsområde lämnar synpunkter och rekommendationer på framtaget material. Remiss skickas vid behov till berörda intressenter. Beslutas av: Styrgrupp för utvecklingsinsats. Information Fattat beslut kommuniceras till samverkansparter, intressenter m.fl.

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 27(42) Fasen - Realisera nyttor Syfte Fasen syftar till att realisera och följa upp prioriterade nyttor. Inom denna fas tas beslut om önskad nytta med insatsen är uppnådd alternativt om ytterligare insatser och aktiviteter bör genomföras. Färdledande myndighet ansvarar för att samordna nyttorealisering och uppföljning hos ingående samverkansparter och berörda intressenter. Huvudaktiviteter OBS! I denna fas betonas att beskrivna aktiviteter nedan har utförts parallellt med utvecklingsinsatsen och kommer att fortgå och avslutas efter det att utvecklingsinsatsen avslutats. (För beskrivning av parallella och iterativa aktiviteter se kapitel 2.1 ) Genomför planerade aktiviteter för att realisera prioriterade nyttor. Genomför nyttoutvärdering baserat på tidigare framtagen nyttorealiseringsplan. Sammanställ och förmedla nyttoutvärderingsrapport samt ta förslag på aktiviteter för att specificerade nyttor ska realiseras. Resultat Nyttoutvärderingsrapport Stöd Mall för Nyttoutvärderingsrapport Milstolpe VIII, beslut om nytta är realiserad Syfte Milstolpen syftar till att besluta om att avsluta utvecklingsinsatsen, alternativt om ytterligare aktiviteter ska genomföras, baserat på en gapanalys baserat på utfall av faktiska nyttor jämfört med förväntade nyttor. Beslutet omfattar Att verifiera om utvecklingsinsatsen genererat prognostiserad nytta alternativt analysera orsak till varför denna nytta ej har kunnat uppnås

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 28(42) Att besluta om färdledande myndighet för att starta kompletterande aktiviteter för att uppnå specificerade nyttor Att besluta om säkrad affärsmodell med finansiering och bemannad förvaltningsorganisation för fortlevnad av produkt/ tjänst. Underlag för beslut: Nyttoutvärderingsrapport Bereds av: Expertis inom respektive samordningsområde lämnar synpunkter och rekommendationer på framtaget material. Remiss skickas vid behov till berörda intressenter. Beslutas av: Verksamhetsägare Information Fattat beslut kommuniceras till samverkansparter, intressenter, förslagsställare m.fl.

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 29(42) Bilaga 2: Dokument inom Metod för Utveckling i Samverkan Nedan visualiseras i vilken fas olika dokument utarbetas. Rubriker finns framtaget till de dokument som är brunfärgade (se bilaga 3 Rubriker till dokumentmallar i Metod för Utveckling i Samverkan). Nyttoutvärderingsrapport Idébeskrivning Förstudierapport Fördjupad Förstudie - rapport Genomförande direktiv Införandeplan Överläm.- plan Förvalt.- plan Behovsanalys Business Case Affärs-/ Verksam.- modell Produkt-/ Tjänst. Spec. Samverkans -avtal Slutrapport Förstudie - direktiv Nyttorealiserings plan Anslutnings -plan Driftplan Beskrivning av dokument inom Metod för Utveckling i Samverkan Dokument Idébeskrivning Behovsanalys Förstudiedirektiv Förstudierapport Fördjupad förstudierapport Syfte Syfte med dokumentet är att övergripande beskriva behov och de effekter som man önskar uppnå med förändringen. Syfte med detta dokument är att beskriva, undersöka och förstå målgruppers krav, behov och möjligheter. Syfte med dokumentet är att säkerställa genomförandet av förstudiefasen (genom att specificera vad, hur, vem och när) vilken ska resultera i olika förslag till lösning. Syfte med dokumentet är att beskriva resultatet från förstudien, dvs olika lösningsalternativ, för att säkerställa att vi väljer den bästa lösningen för det fortsatta arbetet. Syfte med dokumentet är att i detalj beskriva det valda lösningsalternativet till en sådan nivå att utvecklingsarbetet kan initieras. Business Case Syfte med dokumentet är att utifrån parametrarna nytta kostnad, angelägenhet och genomförbarhet motivera utvecklingsinsatsen

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 30(42) Nyttorealiseringsplan Genomförandedirektiv Affärsmodell Införandeplan Produkt- /tjänstespecifikation Anslutningsplan Överlämningsplan Förvaltningsplan Samverkansavtal Driftplan Slutrapport Nyttoutvärderingsrapport Syfte med dokumentet är att säkra aktiviteter och roller för nyttorealisering och uppföljning av nyttor. Syfte med dokumentet är att säkerställa genomförandet av utveckling, införande och förvaltning genom att specificera ansvar i en övergripande tids- och aktivitetsplan. Syfte med detta dokument är att beskriva vald modell för hur utveckling och förvaltning ska bedrivas och finansieras på långsikt. Syfte med dokumentet är att utforma en gemensam införandeplan för berörda samverkansparter och intressenter. Detta för att säkerställa synkroniserade tidpunkter och budskap för införande aktiviteter vid lansering. Syfte med detta dokument är att specificera framtagen lösning inklusive verksamhetsprocesser och funktionalitet. Syfte med detta dokument är att beskriva en konkret plan för vilka samverkansparter och nyttjare som avser att ansluta sig och när. Syfte med detta dokument är att säkerställa hur överlämning av framtagen lösning till förvaltning ska genomföras, vad som ska överlämnas samt vilka som är mottagare. Syfte med detta dokument är att säkerställa en tydligt beskriven plan och organisation för vidmakthållande och vidareutveckling av framtagen lösning i samverkan. Syfte med detta dokument är att säkerställa åtagande mellan samverkansparter. Syfte med detta dokument är att säkerställa ansvar för drift av framtagen lösning Syfte med dokumentet är att säkerställa att samtliga utvecklingsaktiviteter är avklarade och att erfarenheterna från utvecklingsinsatsen är omhändertagna. Syfte med dokumentet är att redogöra för att förväntade nyttor med av genomförd förändring är realiserade, alternativt redogöra för gapet mellan förväntat och faktiskt utfall av nyttor. Detta kan utgöra underlag för bedömning om behov av vidare utveckling.

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 31(42) Bilaga 3: Rubriker till dokument i Metod för Utveckling i Samverkan Dokument namn: Mall för Idébeskrivning Fas: Identifiera behov Syfte: Syfte med dokumentet är att övergripande beskriva behov och de effekter som man önskar uppnå med förändringen. Rubriker: 1. Identifierat behov 2. Övergripande lösningsförslag 3. Målgrupp 4. Förväntade effekter 5. Övergripande kostnadsuppskattning Dokument namn: Fas: Syfte: Mall för Förstudiedirektiv Identifiera behov Syfte med dokumentet är att säkerställa genomförandet av förstudiefasen (genom att specificera vad, hur, vem och när) vilken ska resultera i olika förslag till lösning. Rubriker: 1. Syfte till att analys bör genomföras 1.1. Identifierat behov 1.2. Övergripande lösningsförslag 1.3. Förväntade effekter 2. Vad som ska utredas i kommande analys 2.1. Frågeställningar 2.2. Återanvändning 2.3. Avgränsningar 2.4. Resultat och leverans från förstudie 3. Beskrivning av hur analysen ska genomföras 3.1. Organisation 3.1.1. Styrning och Beslutsforum 3.1.2. Kvalitetssäkring 3.1.3. Bemanning av analys 3.2. Tidsplan 3.3. Kostnad och finansiering 3.3.1. Uppskattad kostnad för förstudie 3.3.2. Finansiering för förstudie 4. Hantering av intressenter 4.1. Beskrivning av intressenter 4.2. Kommunikation 5. Framgångsfaktorer och identifierade risker 5.1. Förutsättningar för utvecklingsinsatsen 5.2. Risker

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 32(42) Dokument namn: Fas: Syfte: Mall för Förstudierapport Ta fram lösningsförslag Syfte med dokumentet är att beskriva resultatet från förstudien, dvs. olika lösningsalternativ, för att säkerställa att vi väljer den bästa lösningen för det fortsatta arbetet. Rubriker: 1. Utvecklingsinsatsens omfattning och bakgrund 1.1. Syfte 1.2. Bakgrund 1.3. Avgränsningar 1.4. Förutsättningar 2. Förstudiens syfte 2.1. Problembeskrivning 2.2. Frågeställningar 3. Konkretiserat behov 3.1.1. Samhälle 3.1.2. Samverkansparter 3.1.3. Målgrupp 3.1.3.1. Internt - förvaltningen 3.1.3.2. Externt- privatpersoner och företag 4. Möjliga lösningar 4.1.1. Alternativ ett (ingen ändring görs i förhållande till nuläge) 4.1.2. Alternativ två 4.1.3. Alternativ tre 4.1.4. Alternativ fyra 4.1.5. Resonemang kring rekommenderad lösning Dokument namn: Fas: Syfte: Mall för Fördjupad förstudierapport Detaljera vald lösning Syfte med dokumentet är att i detalj beskriva det valda lösningsalternativet till en sådan nivå att utvecklingsarbetet kan initieras. Rubriker: 1. Utvecklingsinsatsens omfattning och bakgrund 1.1. Syfte 1.2. Bakgrund 1.3. Avgränsningar 1.4. Förutsättningar 2. Fördjupade förstudiens syfte 2.1. Frågeställningar 3. Lösningsförslag 3.1. Verksamhetsförändring 3.1.1. Tjänster 3.1.2. Processer 3.1.3. Funktioner 3.1.4. Aktörer 3.2. IT-lösning 3.2.1. Applikation 3.2.2. Information 3.2.3. Integration 3.2.4. Teknik 3.3. Återanvändning 4. Intressenter och målgrupper 4.1. Identifierade beroenden 5. Risk- och komplexitetsanalyser 5.1. Riskanalys 5.2. Komplexitetsbedömning 5.3. Samlad bedömning

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 33(42) Dokument namn: Fas: Syfte: Mall för Business Case Detaljera vald lösning Syfte med dokumentet är att utifrån parametrarna nytta kostnad, angelägenhet och genomförbarhet motivera utvecklingsinsatsen. Rubriker: 1. Motiv till satsning 1.1. Syfte 1.2. Angelägenhet 1.3. Betydelse för mål och strategier 1.4. Förslag på lösning 1.5. Effektkedja 2. Sammanställning av nyttor 2.1. Ekonomisk/ Kvalitativ 2.2. Förvaltningsintern/ Privatpersoner och företag 3. Sammanställning av kostnader 3.1. Utveckling 3.2. Drift 3.3. Förvaltning 4. Risker för genomförbarhet 4.1. Kompetens/ Resurser 4.2. Tidplan 4.3. Arkitektur 4.4. Tekniska förutsättningar 4.5. Juridiska förutsättningar 4.6. Övrigt Dokument namn: Mall för Nyttorealiseringsplan Fas: Detaljera vald lösning Syfte: Syfte med dokumentet är att säkra aktiviteter och roller för nyttorealisering och uppföljning av nyttor. Rubriker: 1. Beskrivning av nyttor 1.1. Ekonomisk/ Kvalitativ 1.2. Förvaltningsintern/ Privatpersoner och företag 1.3. Övergripande nyttorealiseringsperiod 2. Beskrivning per nytta (nyttoprofil) 2.1. Beskrivning av nytta 2.2. Roller och ansvar kopplat till realisering 2.3. Roller och ansvar kopplat till uppföljning av nyttor 2.4. Mätetal för uppföljning 2.5. Tidpunkt för utfall av nytta 2.6. Tidpunkt för mätning

Metod för Utveckling i Samverkan Version 1.0 34(42) Dokument namn: Fas: Syfte: Mall för Genomförandedirektiv Initiera Syfte med dokumentet är att säkerställa genomförandet av utveckling, införande och förvaltning genom att specificera ansvar i en övergripande tids- och aktivitetsplan. Rubriker: 1. Utvecklingsinsatsens omfattning och bakgrund 1.1. Syfte 1.2. Bakgrund 1.3. Avgränsningar 1.4. Förutsättningar 2. Nyttor och leveranser av produkt/ tjänst 2.1. Identifierade nyttor 2.2. Effektkedja 2.3. Leveranser inom utvecklingsinsatsen 3. Planering 3.1. Beskrivning av ingående projekt/ aktiviteter 4. Övergripande införandeplan 4.1. Införandestrategi 4.2. Organisation 5. Intressenter och dess beroenden 5.1. Hantering av beroenden till utvecklingsinsatsen 6. Kommunikation och huvudbudskap 6.1. Huvudbudskap 6.2. Kommunikationsaktiviteter 7. Rättsliga aspekter 7.1. Förtydligande eller förändring av rättsliga aspekter 8. Risker 9. Informationssäkerhet