2013-04-25 1 (1) Kompletteringar KF 29/4 2013 I detta utskick finns kompletterande handlingar till sammanträdet på måndag. 1. Personalekonomisk redovisning. 2. Årsredovisning för Hallsbergs Fastigheter 1 AB 3. Årsredovisning för Hallsbergs Fastigheter 2 AB 4. Årsredovisning med revisionsberättelse för HIBA. 5. Revisionsberättelse för Hallbo Revisionsberättelse för årsredovisningen för Hallsbergs kommun kommer att föredras vid sammanträdet. Enligt uppdrag Niklas Tiedermann Handläggare Postadress Besöksadress Telefon E-post Niklas 694 80 Hallsberg V:a Storgatan 14 0582-68 51 14 dir niklas.tiedermann@hallsberg.se Tiedermann 0582-68 50 00 vx 070-240 93 15
Personalekonomisk redovisning 2012
Innehållsförteckning Sammanfattning...1 Antal anställda...2 Åldersstruktur...3 Sysselsättning...4 Arbetad tid frånvaro...5 Sjukfrånvaro...6 Personalomsättning rekrytering...7 Jämställdhet och mångfald...8 Arbetsmiljö...8 Löner...9 Personalkostnader...9
Personalekonomisk redovisning 2012 Sammanfattning Antal anställda Hallsbergs kommun hade 1 687 anställda vid årets utgång. Antalet tillsvidareanställda har minskat med 12 personer jämfört med föregående år. Antalet visstidsanställda med månadslön har ökat med 17 personer medan antalet visstidsanställda med timlön har minskat med 13 personer. 84,5 procent av de anställda var kvinnor. Andelen kvinnor har ökat med 0,2 procentenheter sedan föregående år. Ålder Medelåldern på samtliga anställda var 42,5 år. Medelåldern för kvinnorna har sjunkit med 0,8 år till 42,7 år och för männen med 5,3 år till 41,7 år. Medelåldern för samtliga har sjunkit med 1,8 år. Sysselsättningsgrad Genomsnittlig sysselsättningsgrad var 91,4 procent av heltid, en ökning med 1,5 procentenheter. För kvinnorna har sysselsättningsgraden ökar med 1,7 procentenheter till 90,1 och för männen har den ökat med 0,1 procentenheter till 97,6 procent. Sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron var 5,36 procent av sammanlagd ordinarie arbetstid. Den totala kostnaden för sjuklön uppgick till 3 980 113 kronor. Personalekonomiska nyckeltal 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Antal anställda 1 775 1 760 1 753 1 765 1 696 1 695 1 687 Antal årsarbetare 1 010 1 079 1 145 1 249 1 144 1 168 1 177 Personalomsättning 5,1 6,9 6,6 6,3 5,4 6,1 7,0 Totalt utbetald övertidsersättning (tkr) - 1 016 1 293 1 279 1 791 1 834 1 448 Totalt utbetald sjuklön (tkr) - 2 992 3 212 3 675 3 672 3784 3 980 Antal sjukdagar per anställd/total sjukfrånvaro 27,5 27,6 23,3 20,2 18,7 18,3 18,5 Snittkostnad sjuklön per anställd - 1 700 1 832 2 082 2 165 2 323 2 359 Genomsnittlig ålder 43,6 43,6 43,3 43,1 43,2 44,3 42,5 Genomsnittlig ålder vid pension 62,2 62,7 61,8 64,3 64,4 64,4 63,5 Följande redovisning utgår från antalet anställda i kommunen. Mätningen av denna uppgift är gjord 2012-12-31. I begreppet anställda ingår alla anställda enligt Allmänna bestämmelser, AB. Antalet årsarbetare beräknas genom att antalet tillgängliga arbetstimmar under året delas med 2 080 timmar, vilket är årsarbetstiden för en heltidsanställd person (40 timmar per vecka i 52 veckor). 1
Personalekonomisk redovisning 2012 Antal anställda 2006 2007 2008 2009 2010 2011 212 Antal anställda 1 775 1 760 1 753 1 765 1 696 1 695 1 687 Antal årsarbetare 1 009 1 078 1 145 1 249 1 144 1 168 1 177 Kommunens totala antal anställda minskade med 8 personer under 2012. Antalet årsarbetare har ökat med 9 personer jämfört med föregående år. Utöver ovanstående hade kommunen 54 personer anställda genom olika arbetsmarknadspolitiska åtgärder enligt beredskapsavtalet (BEA). Det är en ökning med 16 personer mot föregående år. 29 personer var anställda enligt PAN-avtalet (personliga assistenter), vilket är oförändrat jämfört med föregående år. Alla ungdomar mellan 16 och 18 år som inte får annat arbete under sommaren ska erbjudas feriearbete av kommunen enligt beslut av kommunfullmäktige. Under sommaren 2012 hade 338 ungdomar feriearbete genom kommunens regi. Det är en minskning med 55 personer jämfört med föregående år. Antalet anställda fördelat på anställningsform 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Tillsvidareanställda 1 280 1 241 1 267 1 216 1 200 1 189 1 177 Visstidsanställda med månadslön 148 134 57 59 55 63 80 Timanställda 347 385 429 490 441 443 430 Totalt 1 775 1 760 1 753 1 765 1 696 1 695 1 687 Antalet tillsvidareanställda minskade med 12 personer och antalet visstidsanställda ökade med 4 personer, varav 80 var timavlönade. I och med att allt fler personer erhållit högre sysselsättningsgrad har antalet årsarbetare ökat trots att antalet anställda personer har minskat. Antalet vikariat som överstiger 3 månader har ökat jämfört med föregående år. Antal anställda fördelat på förvaltningarna Antal Andel % Kommunstyrelsen 247 14,6 Kultur och utbildningsförvaltningen 609 36,1 Miljö-, bygg- och myndighetsförvaltningen 10 0,6 Socialförvaltningen 747 44,3 Teknik- och planförvaltningen 74 4,4 Totalt 1 687 100 Antalet anställda har minskat med 8 personer jämfört med samma tidpunkt förra året. Förändringar på respektive förvaltning beror främst på den omorganisation som genomfördes från och med januari 2012. 2
Personalekonomisk redovisning 2012 Åldersstruktur Antal anställda fördelat på ålder och förvaltning -29 år 30-39 år 40-49 år 50-59 år 60 år- Totalt Kommunstyrelseförvaltningen 31 40 53 69 54 247 Kultur- och utbildningsförvaltningen 108 143 138 123 97 609 Miljö-, bygg- och myndighetsförvaltningen 1 2 2 4 1 10 Socialförvaltningen 175 129 166 174 103 747 Teknik- och planförvaltningen 27 11 14 15 7 74 Totalt 342 325 373 385 262 1 687 Medelåldern för kommunens anställda var 42,5 år. Det är en sänkning med 1,8 år jämfört med föregående år. För män var medelåldern 41,7 år och för kvinnor 42,7 år. Medelåldern för kvinnor har sjunkit med 0,8 år jämfört med föregående år och för männen med 5,3 år. Av de anställda är 39,5 procent under 40 år. Inom kommunstyrelseförvaltningens verksamheter är medelåldern 46,5 år. Därefter följer miljö-, byggoch myndighetsförvaltningen med 44,8 år. Medelåldern på socialförvaltningen är 42,3 år och på kultur- och utbildningsförvaltningen 41,9 år. Teknikoch planförvaltningens har lägst medelålder 37,8 år. Vid rekrytering ska åldersstrukturen beaktas men utan att diskriminera någon sökande på grund av ålder. 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Genomsnittlig ålder vid pensionering 62,2 62,7 61,8 64,3 64,4 64,4 63,5 Diagrammet på nästa sida visar hur många personer av de tillsvidareanställda i Hallsbergs kommun som kan komma att gå i pension (beräknat på 65 års ålder) den nästkommande 10 års perioden. Totalt kan 343 personer komma att gå i pension under perioden 2013-2022. Det motsvarar 20 procent av kommunens anställda 2012. 11 personer som är tillsvidareanställda har uppnått 65 års ålder vid utgången av 2012 men valt att arbeta kvar. 3
Personalekonomisk redovisning 2012 Antal pensioneringar per år 2013-2022 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Antal personer Sysselsättning Antal tillsvidareanställda fördelat på sysselsättningsgrad och kön 0-50% 51-75% 76-99% Heltid Totalt Kvinnor 36 232 155 571 994 Män 4 7 5 167 183 Totalt 40 239 160 738 1 177 Andel % 3,4 20,3 13,6 62,7 100 62,7 procent av de tillsvidareanställda arbetade heltid. Det är skillnad mellan könen. Av kvinnorna arbetade 57,4 procent heltid och av männen 91,2 procent. Andelen heltidsanställda har ökat med 2,3 procentenheter jämfört med föregående år. Av de anställda med sysselsättningsgrad 50 procent eller mindre hade 18 personer sjukersättning på deltid. Av de som hade sysselsättningsgrad 51-75 procent hade 9 personer sjukersättning på deltid. De som inte själva valt att arbeta deltid räknas som ofrivilligt deltidsarbetslösa. Kommunen har som mål att öka andelen heltider. Vid utgången av 2012 hade 47personer anmält att de önskade ökad sysselsättningsgrad. Det var 71 personer färre än föregående år. Arbete pågår ständigt med att erbjuda högre tjänstgöringsgrad. 4
Personalekonomisk redovisning 2012 Genomsnittlig sysselsättningsgrad åren 2006-2012 Sysselsättningsgrad 92 91,5 91 90,5 90 89,5 89 88,5 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 År Arbetad tid frånvaro Antalet anställningsdagar var 485 023 i Hallsbergs kommun 2012. Det var 127 fler dagar jämfört med 2011. Tillsvidareanställda och visstidsanställda med månadslön utgjorde 96,7 procent av den totala anställningstiden. Resterande 3,3 procent utgjordes av timavlönade. Andelen anställningsdagar för månadsavlönade var oförändrad jämfört med 2011. Förutom ovan angiven anställningstid arbetade de månadsavlönade fyllnadstid och övertid, 22 019 timmar respektive 6 620 timmar, sammanlagt 28 639 timmar under 2012. Den tiden motsvarar 13,8 heltidstjänster. Fyllnadstid och övertid fördelat på förvaltningarna Fyllnadstid Övertid Totalt Kommunstyrelseförvaltningen 1 479 1 244 2 723 Kultur och utbildningsförvaltningen 5 187 1 575 6 762 Miljö- bygg- och myndighetsförvaltningen 0 34 34 Socialförvaltningen 14 516 2 135 16 651 Teknik- och planförvaltningen 837 1 632 2 469 Totalt 22 019 6 620 28 639 Antalet arbetade timmar med fyllnadstid har minskat med 245 timmar, antalet timmar med övertidsersättning har minskat med 75 timmar jämfört med 2011. Mest övertid har vårdpersonal på socialförvaltningen och pedagogisk personal på kultur- och utbildningsförvaltningen. Anställda inom yrkesgrupper med beredskap har enligt avtal rätt till övertid om de under beredskapen tvingas gå i aktiv tjänst. Sådana yrkesgrupper finns på teknik- och planförvaltningen. Fyllnadstid betalas till deltidsanställda som tillfälligt eller under kortare perioder (mindre än 3 månader i sträck) arbetar upp till heltid. 5
Personalekonomisk redovisning 2012 Frånvaroorsaker i förhållande till totala antalet frånvarodagar Frånvaroorsaker i förhållande till totala antalet anställningsdagar Annan ledighet 13,3% (13,2%) Facklig tid 1,1% (1,1%) Föräldraledighet 15,5% (15,8%) Semester 40,1% (40,0%) Sjukf rånv aro 27,3% (26,8%) Utbildning 2,7% (3,1%) Anställningsdagar Annan ledighet 3,1 % (3,2 %) Facklig tid 0,3 % (0,3 %) Föräldraledighet 3,7 % (3,8 %) Semester 9,4 % (9,6 %) Sjukf rånv aro 6,4 % (6,5 %) Utbildning 0,6 % (0,7 %) Frånvarodagarna för anställda enligt AB uppgick till 114329 dagar fördelat på olika frånvaroorsaker. Den sammanlagda frånvarotiden utgjorde 23,6 procent av anställningstiden. Det var en minskning med 0,5 procentenheter jämfört med föregående år. Antalet frånvarodagar minskade med 1 293 dagar jämfört med 2011. Antalet sjukdagar ökade med 219 dagar. Facklig tid är oförändrad jämfört med föregående år. I övrigt har frånvaron minskat, föräldraledighet med 604 dagar, semester med 448 dagar och utbildning med 422 dagar. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Total sjukfrånvaro/sammanlagd ordinarie arbetstid 8,13 7,66 6,32 6,41 5,56 5,65 5,36 Summa tid med långtidssjukfrånvaro (>60 dagar)/ total sjukfrånvaro Total sjukfrånvaro kvinnor/sammanlagd ordinarie arbetstid kvinnor Total sjukfrånvaro män/sammanlagd ordinarie arbetstid män Total sjukfrånvaro -29 år/sammanlagd ordinarie arbetstid för gruppen Total sjukfrånvaro 30-49/sammanlagd ordinarie arbetstid för gruppen Total sjukfrånvaro 50- år/sammanlagd ordinarie arbetstid för gruppen 66,26 63,10 56,58 42,77 46,30 46,37 40,58 8,85 8,47 6,93 7,01 6,13 6,17 5,95 5,22 4,43 3,58 3,57 3,18 3,45 2,81 4,02 3,65 3,48 3,51 2,98 3,64 3,19 8,28 7,68 6,00 7,96 5,72 5,8 5,14 9,01 8,75 7,20 5,75 5,95 5,97 6,1 Sjukfrånvaron har minskat för alla grupper utom för anställda över 50 år där sjukfrånvaron ökat med 0,13 procentenheter. 67 procent av de anställda hade ingen eller mindre än 5 sjukdagar under året, vilket är 1 procentenhet mer jämfört med föregående år. 6
Personalekonomisk redovisning 2012 Kostnaderna för utbetald sjuklön 2012 var 3 980 113 kronor, en ökning med 196 412 kronor jämfört med föregående år. Korttidsfrånvaron (sjukskrivningar som omfattar 2-14 dagar) har ökat och därmed arbetsgivarens kostnader eftersom arbetsgivaren betalar sjuklön med 80 procent av lönen. Antalet personer som varit sjukfrånvarande mer än 60 dagar har minskat. Frisknärvaro är ett begrepp som blir allt vanligare. Frisknärvaro är definierad som antalet anställda med max 5 sjukdagar/år genom totala antalet anställda. I Hallsbergs kommun var frisknärvaron för 2012 67 procent, 2011 var den 66,3 procent. Åren 2010 och 2009 var frisknärvaron 67,0 procent, 2008 68,5 procent och 2007 55,9 procent. Sjukdagar för anställda fördelade på förvaltning och år 30000 25000 Antal dagar 20000 15000 10000 5000 2007 2008 2009 2010 2011 2012 0 Ksf Kuf Mbmf Soc Top Antalet anställda har ändrats väsentligt mellan framför allt kommunstyrelseförvaltningen och teknik- och planförvaltningen i och med den omorganisation som genomfördes vid årsskiftet 2011/2012 varför utvecklingen över tid inte går att göra inom dessa förvaltningar. Personalomsättning rekrytering Personalomsättning tillsvidareanställd personal 2009 2010 2011 2012 Pension 47 35 38 58 Slutat på egen begäran 27 33 42 44 Annan anställning inom kommunen 12 17 5 19 Övrigt 40 22 2 6 Totalt 126 107 87 127 Personalomsättning* 6,3 5,4 6,1 7 *Personalomsättning är antalet avgångar (både interna och externa) dividerat med genomsnittligt antal anställda.. 7
Personalekonomisk redovisning 2012 Kultur- och utbildningsförvaltningen är den förvaltning som rekryterat flest nya medarbetare. Både chefer och pedagogisk personal har rekryterats. handläggare och vårdpersonal under året. Övriga förvaltningar har främst rekryterat medarbetare med specialistkompetens. Socialförvaltningen har rekryterat ett flertal chefer, Jämställdhet och mångfald Hallsbergs kommun är en mycket kvinnodominerad arbetsplats. 82,8 procent av samtliga anställda var kvinnor vid utgången av 2012. Det var en minskning med 0,2 procentenheter jämfört med 2011. Av kommunens 64 chefer och arbetsledare var 40 kvinnor och 24 män. Andelen kvinnor i arbetsledande befattning har ökat med 10 personer under året. 52 män var föräldralediga vid 217 tillfällen och 315 kvinnor vid 1 925 tillfällen under året. Andelen föräldralediga män i förhållande till antal anställda män var 19,9 procent. Andelen föräldralediga kvinnor i förhållande till antalet anställda kvinnor var 22,1 procent. Jämställdhets- och mångfaldsarbetet har bedrivits som en del i det dagliga arbetet. Främst sker det genom att aktivt arbeta med attityder och ökad medvetenhet om jämställdhets- och mångfaldsfrågor i arbetslivet. Kommunens jämställdhetspolicy, integrations- och mångfaldsplan är ett styrdokument som ligger till grund för olika insatser på arbetsplatserna. Antal chefer fördelat på förvaltning och kön Män Kvinnor Totalt Kommunstyrelseförvaltningen 11 8 19 Kultur- och utbildningsförvaltningen 5 13 18 Miljö- bygg och myndighetsförvaltningen 1 0 1 Socialförvaltningen 3 17 20 Teknik och planförvaltningen 4 2 6 Totalt 24 40 64 Arbetsmiljö Den fysiska och psykosociala arbetsmiljön har över lag god varit. Förvaltningarna arbetar fortlöpande med att förbättra arbetsmiljön. På de arbetsplatser där tunga lyft inte kan undvikas finns hjälpmedel. Socialförvaltningen har förflyttningsinstruktörer som utbildar och handleder sina arbetskamrater. Handledning erbjuds till arbetsgrupper och enskilda individer inom alla förvaltningar vid behov. Kulturoch utbildningsförvaltningen genomför fortlöpande belastningsergonomiska utbildningar och hörselundersökningar. De anställda har goda möjligheter att vara delaktiga i och påverka utvecklingen av sin arbetsmiljö genom skyddsronder, arbetsmiljöinventeringar, riskinventeringar, arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal. 695 arbetsplatsträffar genomfördes under 2012. Under året genomfördes 647 medarbetarsamtal. Det var 150 färre samtal jämfört med 2011. Under hösten har 8 nya chefer anställts som haft inledande samtal med sina medarbetare, men ännu inte några medarbetarsamtal. Målet är att alla tillsvidareanställda och långtidsvikarier ska ha minst ett medarbetarsamtal per år. Under 2012 gjorde Arbetsmiljöverket inspektioner som resulterat i 4 påpekanden. Åtgärder har vidtagits i dessa ärenden. 82 rehabiliteringsutredningar har genomförts och 8
Personalekonomisk redovisning 2012 170 rehabiliteringsinsatser har vidtagits. Centrala arbetsmiljökommittén, CAMK, har haft fyra sammanträden under året. Anmälda arbetsskador 2009 2010 2011 2012 Färdolycksfall 6 3 8 4 Olycksfall 61 60 55 51 Arbetssjukdom 4 6 1 2 Tillbud om hot och våld 115 65 29 60 Övriga tillbud. 80 94 131 100 Totalt 266 228 224 217 Anställda som skadas i arbetet uppmanas att göra en anmälan även om skadan är ringa och inte leder till någon sjukskrivning eller ger andra men i dag. Att en olycka,om än ringa, har inträffat, är ett tecken på att åtgärder kan behöva vidtagas för att undvika att fler skadas. Tillbud som rör hot och våld har ökat under året. Övriga tillbud har däremot minskat. De flesta tillbuden härrör från personer som till följd av sjukdom eller funktionsnedsättning inte kan styra sina rörelser eller beteenden. I dessa fall är det ofta svårt att förutse vad som kan hända och skydda sig. En händelse kan leda till flera rapporter då varje anställd som är berörd av händelsen skriver en rapport. Löner Löneöversynen 2012 blev kraftigt försenad då flertalet centrala avtal inte blev klara förrän till sommaren. Det centrala avtalet med lärarfacken blev klart först i september varför den lokala löneöversynen inte kunde avslutas förrän i slutet av oktober. Ny lön betalades ut i november. Den genomsnittliga lönen ökade med 944 kronor för kvinnor och 1 258 kronor för männen. Lönestatisk, medellön för tillsvidareanställda 2009 2010 2011 2112 Kvinnor 22 047 22 565 23 049 23 993 Män 24 988 26 091 26 270 27 528 Totalt 22 518 23 132 23 559 24 516 Personalkostnader Personalen är en viktig resurs för kommunen. 60 procent av kommunens totala kostnader är personalkostnader. 2012 uppgick personalkostnaderna till 534,4 mkr, en ökning med 23,5 mkr mot föregående år. I personalkostnaderna ingår kostnader för lön, arvoden, sociala avgifter, pensionskostnader utbildning mm. Löner och ersättningar uppgick till 372,4 mkr (352,5 mkr). Lagstadgade sociala avgifter och avtalsenliga personalförsäkringar uppgick till 119,4 mkr (104,9 mkr). Kostnader för pensioner uppgick till 35,8 mkr (46,5 mkr). Övriga personalkostnader såsom utbildning, uppvaktningar och dylikt uppgick till 6,8 mkr (7,5 mkr). Semesterlöneskulden ökade mellan 2011 och 2012. Skulden för okompenserad övertid var oförändrad. 9
Personalekonomisk redovisning 2012 Skuld till anställda 2010 2011 2012 Semesterlöneskuld, ferielön, uppehållslön 28 686 28 672 30 152 Kompskuld 2 446 2 654 2 654 Totalt 31 132 31 416 32 806 Beloppen i tabellen är i tkr och inkluderar PO-pålägg. 10