SCHEMAPLANERAREN. Schema- och lokalbokning LINKÖPINGS UNIVERSITET Linköping

SCHEMAPLANERAREN Schema- och lokalbokning LINKÖPINGS UNIVERSITET Linköping

INNEHÅLLSFÖRTECKNING Hitta rätt... 1 Förhinder... 2 Info/ FAQ... 2 Forum... 4 Läraröversikt... 4 Mallar... 4 Schemaunderlag... 4 Skapa från tidigare underlag eller hämta underlag från TimeEdit... 5 skapa Underlag... 6 1. Grunddata... 9 2. Förval... 11 3. Kalender... 12 4. Sammanställ/slutför... 17 Sammanställning av det viktigaste... 20 i

SCHEMAPLANERAREN HITTA RÄTT Det finns flera sätt för att hitta in i Schemaplaneraren. Det går att söka på Schemaplaneraren eller schema- och lokalbokning och sedan klicka in sig till schema- och lokalbokning där det finns en genväg till Schemaplaneraren. Klicka på genvägen och du förs direkt in till startsidan, se Figur 1. Figur 1, Sök i sökrutan och klicka in på länken till schema- och lokalbokning. Klicka sedan i på genvägen till schemaplaneraren. Ett annat sätt är att gå via insidan på liu.se. Det görs genom att skrolla ner till slutet av hemsidan liu.se och klicka på länken LiU anställd. I skroll-listan Genvägar A-Ö klickar du på Schemaplaneraren och länkas direkt till startsidan, se Figur 2. Figur 2, Välj Schemaplaneraren i skroll-listan. 1

På startsidan i Schemaplaneraren går det att finna olika flikar till vänster på skärmen. Nedan förklaras de olika flikarnas funktioner närmare. Den svarta meny-raden till vänster går att fälla upp och ner genom att klicka överst på Meny. FÖRHINDER Här finns möjlighet att lägga in tider då det inte går att vara tillgänglig för undervisning. Detta är fördelaktigt när schemaunderlagen skapas då den ansvarige kan se när moment riskerar att krocka med övrig undervisning, konferenser, sjukhusbesök eller liknande. Det går att skapa förhinder i kalendern eller synka kalendern med sin Outlook-kalender. Det enda som kommer att visas för andra är att du är upptagen. För att skapa ett förhinder markerar du tiden för händelsen och en ruta för ny händelse kommer upp, se Figur 3. I rutan skrivs namnet på händelsen in, exempelvis Upptagen. Det går även att lägga till en beskrivning av händelsen och välja typ. INFO/ FAQ Figur 3, När en ny händelse dras ut i kalendern kommer rutan "Ny händelse" upp där det går att specificera typ av händelse. Under fliken FAQ/ Info går det att få svar på vanliga frågor. Det går även att få tips på hur man kan förenkla sitt arbete i Schemaplaneraren. Om du har en fråga eller fundering som du inte hittar ett svar på här går det att mejla till 1330@liu.se så hjälper schema- och lokalbokningen till. 2

Mejl svaras oftast på under dagen, dock prioriteras akuta mejl. 3

FORUM När det skapas kurser går det att lägga till forumdeltagare. Dessa kan under denna flik kommentera schema och delta i en konversation om schemaunderlaget. De kan däremot inte ändra i underlaget. Alla ansvariga som kan ändra i underlag är även med i forumet för kursen. Det går att skapa nya trådar för kursen eller börja på en ny konversations-tråd. Finns de saker i ett underlag som behöver diskuteras är det bara att klicka på kommentera och en ny tråd skapas och går att följa under denna flik. LÄRARÖVERSIKT I denna flik går det att söka ut specifika lärare för att se om de är bokade i andra underlag. Du väljer mellan vilka datum du vi se förhindren och får sedan ut en lista över alla tider och moment då läraren är uppbokad på andra kursers underlag. MALLAR Mallar kan skapas för att kunna återanvändas flera gånger. I en mall är det rekommenderat att lägga ett ideal-schema med information som är lika från år till år. Denna mall kan sedan göras om till ett schemaunderlag som redigeras utefter terminens behov. Detta kan vara ett smidigt sätt att skapa en stabil bas att utgå ifrån från år till år. När du skapar en mall behöver du inte använda just ditt kurstillfälle, utan du kan välja vilket som helst. Det är först när du gör om mallen till ett underlag som du måste välja rätt kurstillfälle. Du kan också skapa flera mallar på samma kurstillfälle, för att t.ex. skapa ett idealschema för HT och ett för VT. För att skilja mallarna åt kan du namnge mallarna under Rubrik. Vi föreslår att mallen med ditt idealschema är utan lärare eftersom de kan ändras från år till år, och att den istället bara innehåller de moment som ingår i kursen, och eventuellt lokalönskemål om det är ungefär samma antal studenter varje år. En mall kan skapas från ett tidigare TimeEdit-schema eller gammalt underlag och fungerar på samma sätt som att skapa ett schemaunderlag (se Schemaunderlag), förutom att den inte går att lämna in. SCHEMAUNDERLAG Det är i denna flik som schemaunderlagen skapas. Kursdata hämtas från BILDA och om en kurskod inte skulle finnas kontakta helpdesk@liu.se för att få hjälp. På denna sida finns även en lista över alla kurser som du på något sätt påverkas av. Det går att sortera kurserna utifrån din roll i underlaget, Huvudansvarig, Övrig ansvarig eller forumdeltagare. I listan går det även att välja om underlaget ska återanvändas och därmed bli utgångspunkt för ett nytt underlag. Är du huvudansvarig för en kurs kan du även välja att ta bort underlaget helt, se Figur 4. 4

Figur 4, Skapa underlag och få en översikt av underlag som du är inblandad i. För att skapa ett nytt underlag klickar du på knappen Skapa/återanvänd underlag, se Figur 4. Det går också att utgå från någon annans underlag genom att söka på kurskod, kursbenämning eller kurstillfälle. SKAPA FRÅN TIDIGARE UNDERLAG ELLER HÄMTA UNDERLAG FRÅN TIMEEDIT Man kan spara mycket arbete genom att skapa från ett tidigare underlag, TimeEdit-schema eller mall fås mycket gratis. Förvalen och momenten kommer in direkt och det är bara att flytta på de moment som behöver ändra tid eller lägga till ny information till studenter och schemassamordnare. Välj mellan följande: Skapa från mall Skapa från tidigare underlag Skapa från TimeEdit-schema 5

SKAPA UNDERLAG Figur 5, Sidan för nytt schemaunderlag efter att ha klickat på knappen Skapa/återanvänd schemaunderlag. För att skapa ett underlag gör du följande: 1. Skapa ett nytt schemaunderlag genom att klicka på knappen Skapa/återanvänd schemaunderlag och en ny sida kommer upp, se Figur 5. 2. Skriv in önskad kurskod i fältet för Kurstillfälle, se Figur 5. Om kursen inte kommer upp måste du kontakta helpdesk@liu.se så att de kan lägga in den eftersom data hämtas direkt från Bildadatabasen. 3. Nu kan du välja att antingen återanvända data från ett tidigare schema/underlag/mall eller att skapa ett helt nytt underlag för den kursen. 4. För att återanvända data kryssar du i den lilla rutan framför Återanvänd data från tidigare TimeEdit-schema, underlag eller mall. Här får du tre val, se Figur 6: o Kopiera en mall Kopiera från en av dina redan skapade mallar. o Kopiera ett underlag Kopiera ett underlag innebär att du kan söka ut vilket underlag som helst som redan finns i Schemaplaneraren och utgå från detta. Sökfunktionen kan vara något seg men alternativen kommer fram. o Kopiera ett tidigare TimeEdit-schema Kopiera från ett tidigare TimeEdit-schema innebär att du får skriva in den kurskod du vill kopiera. Systemet söker fram kursens Schema och importerar det från TimeEdit. Underlaget som importeras är alltså en kopia på det schema som lades förra gången. Vid val av import från TimeEdit så kommer även en länk upp till det valda schemat så att det går att läsa igenom innan du går vidare till kommande val. 5. Välj vilken data som ska kopieras, bara grunddata eller både grunddata och förval. Grunddata innefattar all typ av allmän information som gäller hela schemaunderlaget och som kan vara bra för schemasamordnarna att ha koll på (block, samläsning antal studenter osv.). Förval är data som används för att bygga upp informationen kring ett specifikt moment. Det kan handla om lokaltyp, lärare och undervisningstyper. 6

Figur 6, Kryssa i rutan Återanvänd data för att få upp valen. 6. Välj vilken kalenderdata som ska hämtas hem. o Du kan börja med en helt tom kalender, och då har du bara grunddata och förvalen att utgå ifrån. o Du kan utgå från stämplar som skapats av tidigare moment. Stämplar är en slags gruppering av förval som tillsammans bildar nödvändig information för momentet. Om du väljer att kopiera enbart stämplar behöver momenten sedan läggas ut i kalendern på rätt plats. o Du kan även kopiera hela kalendern och då få ett underlag som ser precis ut som det du utgår ifrån. Det går självklart att redigera enstaka moment trots att hela schemat kopierats. 7. Välj startvecka och klicka på Skapa underlag. Nu kommer en ny sida komma upp med nya val. Det kan ta lite tid att hämta schemat från TimeEdit. 7

Figur 7, För vilka veckor ska schemat gälla? 8. Det är dags att välja vilka veckor från tidigare år som ska kopieras till årets schema, se Figur 7. Till höger finns en ruta med information om Speciella händelser. Det kan vara exempelvis helgdagar eller andra dagar där studenter inte bör schemaläggas, exempelvis LARM-dagen eller andra sektionsdagar. Vill du inte se dessa klickar du på den lilla pilen i respektive gul ruta. Det finns en ruta för varje fakultet. Detta steg ingår endast om ett underlag kopierats från tidigare underlag eller hämtats från TimeEdit-schema. 9. Det sista du måste göra för att kunna gå vidare är att välja Förväntat antal studenter. Sedan kan du klicka på Skapa underlag. 10. Nu kommer du till de fyra huvudstegen För att gå vidare mellan flikarna Grunddata, Förval, Kalender och Sammanställ/slutför så går det antingen att klicka på nästa flik, allt sparas omedelbart, eller klicka på knappen spara och fortsätt. Om du skapat underlaget från mall/annat underlag eller TimeEdit-schema är mycket importerat och förvalt. I så fall är det bara att gå in och redigera det som behövs. Nedan beskrivs varje steg, men vid återanvändning går det att granska så att grunddatan stämmer och sedan gå direkt till kalendern. Håll musen över frågetecknen om något är oklart 8

1. GRUNDDATA Figur 8, Fyll i grunddata och använd frågetecknen om något är oklart. Fyll i all information på grunddatafliken, se Figur 8, Fyll i grunddata och använd frågetecknen om något är oklart.figur 8. Om inte all grunddata är ifylld kommer inte underlaget kunna lämnas in. Däremot behöver inte all data fyllas i för att fortsätta arbeta underlaget. Kurser Block Huvudansvarig Om kursens alla moment ska samläsa med en annan kurskod så läggs den kurskoden till här genom att klicka på Lägg till kurs för samläsning. Läses kursen på TekFak är det viktigt att välja block som kursen går i om blocken inte redan är förifyllda. Det är för att underlätta i kalendern som grå-markerar tider som inte är med i blocket. Du som skapat kursen blir huvudansvarig för den och blir därmed den person som kan lämna in underlaget när det är klart. Du kan lägga till fler huvudansvariga. Övriga ansvariga Övriga ansvariga kan ändra på innehållet i underlaget, lägga till texter, flytta moment, mm. De kan dock inte lämna in underlaget. Forumdeltagare Forumdeltagare kan enbart se det lagda schemaunderlaget och kommentera/diskutera underlaget. De kan inte göra egna ändringar i underlaget. Särskilda behov Har någon kursdeltagare eller lärare särskilda behov som schemaläggningen behöver ta hänsyn till så kryssa i denna ruta. 9

Information till schemasamordnare Rutan ska användas för att skriva generell information om underlaget som är bra att veta när schemat ska läggas. 10

2. FÖRVAL Här fylls alla förval i så att de bildar snabbval i kalendersteget. Det går att gå tillbaka och skapa fler förval om du upptäcker att något saknas när du börjar planera schemaunderlaget, se Fel! Hittar inte referenskälla.. Figur 9, Flik för att göra förval som kan underlätta vid bildningen av nya moment. Förval är till för att: 1. Underlätta vid skapandet av moment. 2. Göra det enklare att hålla koll på olika typer av moment och salar som behövs 3. Användas som snabbval i kalendersteget vilket minskar risken för att glömma viktig info Är stämplar överförda från tidigare schema/underlag kan detta steg hoppas över Undervisningstyper Se till att få med alla typer av moment som ska ingå i kursen här för att underlätta vid schemaläggningen. 11

Lokalönskemål Välj vilka typer av lokaler som önskas och vilket campus, gör gärna flera omgångar lokaltyper, t.ex. en för föreläsningar, en för seminarier och en för labbar. Finns det inga önskemål på kategori av lokal kan detta hoppas över. Skriv dock in vilket Campus och vilken storlek på sal som önskas. 10 pers. = grupprum (om inget annat anges till schemasamordnarna). Salarna fördelas utifrån storleken och vilka salar som finns tillgängliga. Finns det specifika anledningar till att en större sal önskas så förtydliga detta i Information till schemasamordnare. Samläsning Ska kursen samläsa vissa moment, t.ex. fö. eller lab., så ska den kursens schemaunderlag sökas fram här. Har inget underlag skapats för kursen kommer Bilda-systemet att skapa ett underlag i detta steg. Det minskar risken för krockar och dubbelbokningar. Lärare Massersätta Sök upp de lärare som ska medverka i kursen. Om du har kopierat från ett tidigare underlag, mall eller TimeEdit-schema så kan lärare och studentgrupper vara förifyllda. Du kan då enkelt massersätta dessa genom att klicka på knapparna i högra hörnen i respektive ruta. Antingen kan du ta bort en lärare/studentgrupp som inte längre är aktuell. Eller så kan du ersätta med ett nytt objekt. Objektet massersätts då i Förvalen och på alla moment i Kalendern. Studentgrupper och undergrupper Du kan enbart ange en befintlig studentgrupp. Oftast heter grupperna KURSKOD.01 och vidare men kan även heta bl.a. KOGVET1. Upptäcker du att det inte finns grupper till en kurs som har många gruppaktiviteter kontaktar du 1330@liu.se för information. 3. KALENDER Om du har importerat alla moment i ett underlag kommer kalendern i detta steg vara full av moment. För att redigera i ett moment klickar du bara på momentet och en redigeringsruta kommer upp, se avsnitt Redigera/ ta bort moment. Det är bra att gå in i momenten och lägga in alternativa tider. Observera att schemaunderlaget i Schemaplaneraren är ett önskemål, och tider kan komma att flyttas beroende på hur lokalsituationen ser ut. Schemasamordnarna har som en del i sitt uppdrag att optimera lokalanvändningen. Därför är det bra om du anger alternativa tider. För att lägga till nya moment av samma slag som innan används stämplarna, se rubrik Stämplar. Om du vill lägga till nya typer av moment är det beskrivet under rubrik Nytt moment och momenten bildas genom att dra eller klicka i kalendern, se rubrik Olika vyer, bilda nya moment. Du kan också flytta runt moment genom att ta tag i dem och dra, eller ta bort dem genom att klicka på det och välja Ta bort. 12

Växla mellan olika veckor Växla mellan olika veckor i kalendern genom att klicka på pilarna till vänster över kalendern. Olika vyer, bilda nya moment Det går att titta i kalendern på flera sett. Vid skapandet av moment som ligger inom de vanliga 2h passen fungerar passvyn bäst vilket även är förvalt, se Fel! Hittar inte referenskälla.. Klicka i området för ett tvåtimmarspass och momentets tider kommer direkt läggas in att gå från kvart över och pågå i 1h och 45min. En ruta för nytt moment kommer upp, se Figur 11. Om stor del av kursens moment inte förhåller sig till blocksystemet är det lättare att använda dygnsvyn. I dygnsvyn krävs det att du vid skapandet av ett nytt moment vänsterklickar och dra för att skapa önskad längd på momentet. En ruta för Nytt moment kommer då upp. I övrigt fungerar vyerna på samma sätt. Figur 10, Kalendern visar moment i passvyn. Det finns också en månadsvy där momenten läggs ut genom att klicka på rätt dag och sedan får du själv specificera tiderna för varje moment i rutan Nytt moment. Nytt moment Se till att använda förvalda alternativ i största möjliga utsträckning. Detta för att underlätta schemaläggningen för alla parter. För att använda dina förvalda alternativ klickar du i cirkeln för Förvald istället för Annan på Undervisningstyp, Samläses med, Lärare, Lokalönskemål och Studentgrupper. 13

Intern benämning Här kan du ge momentet ett specifikt namn som sedan kommer vara namnet för stämpeln som bildas. Börja gärna med generella moment som kan specialiseras senare när stora delar av schemat lagts. Tider Skriv gärna in alternativa tider för momentet så att schemasamordnarna kan veta till vilka tider som föredras vid ont om salar, samläsning, krockar med andra kurser mm. Ska momentet vara längre än två timmar går det att ändras. Figur 11, Rutan för Nytt moment. Glöm inte att kryssa i antal parallella tillfällen och fylla i lärare och grupp för varje tillfälle via flikarna i toppen vid grupparbeten eller liknande. 14

Antal parallella tillfällen - studentgrupper Rutan är bra att använda vid labbar eller seminarium då studenterna ska läsa i olika grupper på samma tid. När parallella tillfällen valts går det att välja om passen ska ha separata eller gemensamma inställningar. Oftast behövs separata inställningar. De olika passen som läses parallellt läggs in via flikar (1,2,3 ) i den högra delen av rutan. Välj lärare, lokalönskemål och studentgrupp för respektive tillfälle. Flikarna syns högst upp på den högra delen av rutan. När du är klar med ditt parallella moment så ska det se ut såhär i Sammanställningen (se Figur 12). T.ex. 4 parallella moment med en angiven lokal/angiven studentgrupp. Figur 12, Parallella tillfällen med studentgrupper i Sammanställningen. Om det visar sig att ett parallellt tillfälle behöver separeras från de övriga så går det att bryta ut det parallella tillfället genom att klicka i rutan Bryt ut tillfälle. Information till schemasamordnare Denna rutan kan lämnas tom till en början för att skapa generella stämplar. Gå sedan in i redigeringsläget av ett pass och lägg till information till schemasamordnare om det behövs för momentet. Information till student Denna rutan kan lämnas tom till en början för att skapa generella stämplar. Gå sedan in i redigeringsläget av ett pass och lägg till information till student för det specifika momentet. Välj ut om momentet ska samläsas med andra kurser. Kurserna väjs ur Bilda-databas och saknar kursen som ska samläsa ett underlag i Schemaplaneraren skapas ett automatiskt. 15

Stämplar Inställningarna som gjorts för ett moment sparas som stämplar, se Figur 13. Dessa går sedan att dra ut i schemat på de platser som önskas. Därför är det bra att göra generella stämplar och sedan skriva specifik information till studenter eller schemasamordnare vid ett senare tillfälle. Om det är en mall som skapas bör specifik information läggas in först när mallen omvandlats till ett underlag. Det går att redigera i moment som har samma stämplar, t.ex. lägga till olika lärare till föreläsningar eller information till studenterna. Du hittar stämplarna till vänster på skärmen. För att gå till det specifika momentet, klicka på pilen på stämpeln, och klicka sedan på pilen på momentet. Det går också att klicka på momentet och då få fram en möjlighet att redigera momentet så att det blir unikt. Redigera/ ta bort moment För att redigera i ett moment krävs ett vänsterklick på det moment som önskas redigeras och sedan kommer redigeringsrutan upp för det momentet. Denna ruta är av samma typ som Nytt moment men här går det både att spara ändringar, avbryta ändringen och ta bort momentet. Vill du flytta momentet till en annan tid är det bara dra momentet i schemat. Vill du ta bort alla moment under en vecka klickar du på MARKERA VECKA och klickar sedan på knappen ta bort allt i markering. Kopiera veckor Figur 13, Utvidgad stapel med stämplar Om schemat för kursen är väldigt lika varje vecka så går det att kopiera veckor genom att klicka på MARKERA VECKA. Det dyker då upp en grön ruta som anger vilken vecka du markerat. Sedan byter du kalendervecka till den veckan du vill lägga kopian på och klistrar in en kopia av veckan via rutan KLISTRA IN. Det går sedan att klicka på rutan MARKERA HIT så kommer båda veckorna markeras (informationen i den gröna rutan ändras) och kopieras för att sedan gå att klistra in längre fram i schemat. Det går att lägga till eller ta bort moment i veckor som blivit kopierade från andra veckor. Överblick över ett moment/ flera moment För att få en överblick över vilken information som getts för momentet går det att hålla musen över i:et i högra hörnet på momentet, se Figur 14. Då slipper du få upp ändringsläget varje gång du vill se så att allt stämmer i ett moment. Vill du se över alla lektioner i kursen går det att gå till stämplarna och klicka på pilen i den stämpeln du vill kolla på. Då visas alla pass som har den stämpeln och där går det sedan att välja ett specifikt pass för redigering. 16

4. SAMMANSTÄLL/SLUTFÖR Figur 14, Inforutan kommer upp när du håller musen över i:et i hörnet på ett moment. Detta (se Figur 15) är sidan som schemasamordnarna ser när de ska lägga schemat. Därmed är det viktigt att kontrollera att all information som schemasamordnarna behöver veta är tydlig och finns med på denna flik. I sammanställningen går det att se en överblick över alla moment som lagts in i kursen. Det går även att kontrollera moment per grupp och undervisningstyp eller moment per lärare och grupp. Det gör att det är lätt att se att alla grupper har fått lika många pass. 17

Figur 15, Sammanställning av de moment som är lagda i underlaget. Se över information till studenter och schemasamordnare Behöver ett moment redigeras, klicka på tiden för momentet och momentets redigeringsläge kommer upp. Ett enkelt sätt att lägga till information, lärare, mm när du ser hela schemaunderlaget. Det går att filtrera kursmomentet så att kalendern bara visar t.ex. föreläsningar, se Figur 16. I detta steg finns det möjlighet att visa lärares förhinder och se om passen krockar med annat som läraren har planerat in. Det går också att se vilka alternativa tider som är lagda för passet. Ett sätt att kommunicera med inblandade genom underlaget är att använda sig av momentstatus, se Figur 16. För att göra det kryssas rutan Använd momentstatus i och sedan kommer en statuskolumn upp med trafikljus. Dessa ljus går sedan att klicka på för att välja om momentet ska ha rött, gult eller grönt ljus. Finns det en siffra i kolumnen varningar går det att skrolla ner till slutet av tabellen och få information om vad som är problemet med momentet. Det kan handla om att momentet ligger utanför specificerat block, läraren är upptagen i annan kurs eller att moment krockar med varandra, se Figur 16. 18

Figur 16, I sammanställningen går det att få ut mycket information, bland annat går det att sortera på undervisningstyper, visa förhinder för lärare, se alternativa tider och använda momentstatus. Om kursen känns klar och all information som behövs till schemasamordnarna visas någonstans på denna sida så är det dags att lämna in underlaget. När underlaget lämnats in får schemasamordnarna tillgång till det och kan börja checka av moment som fått salar. Har du skapat en generell ideal-mall så behöver mallen göras om till ett underlag genom att klicka på knappen Skapa underlag där det sedan är att fixa till de sista detaljerna. Om du inser att något behöver ändras går det att ångra inlämningen, ändra och lämna in på nytt. 19

SAMMANSTÄLLNING AV DET VIKTIGASTE Utgå från gamla underlag eller scheman Skapa mall för idealt schema som sedan kan redigeras för varje underlag som ska skapas Slipp risken med att föra över felaktig information Lägg ner tid på att skapa en korrekt och bra mall Underlättar för framtida underlag Använd blå frågetecken bredvid rubrikerna för att få mer information. Vid frågor: Kontakta 1330@liu.se 20