Kommunledningskontoret Tjänsteutlåtande Eva Carlsson Sidan 1 av 6 Kommunstyrelsen Användning av Edsbergs slott uppdrag Förslag till beslut Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen beslutar följande. Kommunstyrelsen antar bilaga 2 till kommunstyrelsens tjänsteutlåtande som Regler för användning av vissa lokaler i Edsbergs slott att gälla från och med 2013-01-01. Sammanfattning Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2012-03-14 att ge kommunledningskontoret i uppdrag att lämna förslag på hur Edsbergs slott ska användas framöver. Kommunledningskontoret har utarbetat förslag till regler för användning av paradvåningen och källarlokalen Saltvalvet i slottet. Dessa lokaler föreslås få användas endast av kommunens nämnder, förvaltningar, helägda bolag och kommunala samverkansformer. Syftet med reglerna är att begränsa slitaget och skaderisken av lokaler samt inventarier i slottet. Vigselrummet kan även fortsättningsvis disponeras för borgerlig vigsel. Ingen avgift föreslås tas ut för användning av paradvåningen, Saltvalvet eller vigselrummet. Däremot kommer faktiska städkostnader att debiteras användare av paradvåningen och Saltvalvet. Respektive användare ska också ersätta kostnaden för eventuell uppkommen skada. Bakgrund Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2012-03-14 att uthyrning av Edsbergs slott till allmänheten ska upphöra arbetsutskottet ger kommunledningskontoret i uppdrag att lämna förslag på hur slottet ska användas framöver Nulägesbeskrivning Edsbergs slott (Edsberg 11:4) med anor från 1600-talet, övertogs av Sollentuna kommun 1959 och har under senare år genomgått omfattande renoveringar. Paradvåningen (bilaga 1), som är en del av bottenvåningen och källarlokalen Saltvalvet (bilaga 1) i slottet har hyrts ut till allmänheten för privata fester, vilka har förorsakat oönskat slitage och skador i det anrika slottet. Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Sidan 2 av 6 Blå salongen i paradvåningen, Edsbergs slott Nuvarande användning av paradvåningen och källarlokalen Saltvalvet För närvarande används paradvåningen och Saltvalvet i slottet i huvudsak enligt följande. 1. Medaljfesten, 1-2 lördagar under mars 2. Stipendieutdelningar 3. Ceremoni för nya svenska medborgare i samband med nationaldagen 4. Förtidsröstning inför EU-parlamentsval i samband med nationaldagen 5. Visningar av Edsbergs slott, söndagar under perioden 17 juni-26 augusti 6. Borgerlig vigsel helgfria lördagar, utom juli månad, i del av paradvåningen samt särskilt vigselrum i anslutning till paradvåningen 7. Kommunens representation i viss omfattning Uthyrning av lokaler i Edsbergs slott Sollentunahem Kommunen har ingått avtal med Sollentunahem om fastighetsförvaltning av kulturfastigheter 1. Avtalet gäller till och med 2012-12-31 med 1 Edsbergs slott och Stallbacken, Klasroskolan, Landsnora såg och kvarn
Sidan 3 av 6 uppsägningstiden två år. Av avtalet framgår bland annat att det åligger Sollentunahem att upprätta avtal om uthyrning och annan upplåtelse av utrymmen inom fastigheten. Sollentunahem fakturerar trafik- och fastighetsnämnden för bland annat bokningsadministration. Från 2012-03-20 har Sollentunahems fakturering av bokningskostnader med mera upphört. I samband med uthyrningen av paradvåningen och Saltvalvet i Edsbergs slott överlämnar Sollentunahem också skötselregler för lokalen i samband med bokningsbekräftelse. Avgift för paradvåningen tas ut med 7500-14000 kronor per dag beroende av veckodag och en depositionsavgift om 1000 kronor. Motsvarande avgift för Saltvalvet är 2000 kronor per dag och 200 kronor i depositionsavgift. Depositionsavgiften återbetalas. Innan arbetsutskottets beslut att uthyrning till allmänheten ska upphöra, har bokningar av slottets paradvåning och Saltvalvet gjorts av allmänheten fram till och med 2012-12-01. Enheten för kontaktcenter och receptionstjänster Enligt intraprenadavtal administrerar kommunens receptionstjänst bokning av vigselrummet (bilaga 1) och del av paradvåningen för borgerlig vigsel, som i dag är avgiftsfri i Sollentuna kommun. Vigselförrättare ska vara godkänd av en kommun och utsedd av Länsstyrelsen. I dag är många av de brudpar, som vigs i Edsbergs slott folkbokförda i andra kommuner. Däremot har vigselförrättaren hittills varit godkänd av Sollentuna kommun. Trafik- och fastighetskontoret På uppdrag av kommunstyrelsen hyr trafik- och fastighetsnämnden ut kommunägda fastigheter och lokaler. Ingen av dessa uthyrningar berör paradvåningen eller Saltvalvet. Däremot hyr Kungliga Musikhögskolan sedan 1959 delar av slottet, numera övre våningen och delar av bottenvåningen, för kammarmusikutbildning. Paradvåningen, Saltvalvet eller vigselrummet berörs inte. Hyresavtalet löper ut 2014-09-30 med uppsägningsdatum 2013-12-30. Edsvik norra Storstockholms mest besökta attraktioner Fullmäktige beslutade 2012-03-07 att godkänna den redovisning som pekade på möjligheterna till och former för marknadsföring av Edsvik utifrån målsättningen att Edsvik ska bli en av norra Storstockholms mest besökta attraktioner. Kultur- och fritidskontoret har rekryterat en projektledare för att på heltid under två år förverkliga denna vision genom att bland annat öppna Edsbergs slott för allmänheten.
Sidan 4 av 6 Hur gör andra kommuner? Uthyrning av lokaler i slott Många av de befintliga slotten i Sverige är privatägda. I de fall de är kommunägda, förekommer det att kommuner hyr ut delar av sina slott för kurser, konferenser, fester och liknande. Detta sker bland annat vid Stockholms stads Sturehovs slott i Botkyrka kommun och Ekebyhovs slott i Ekerö kommun. Det förefaller dock som om anställd personal står för någon form av service genom reception, konferenspersonal och serveringspersonal. Många slott är också öppna för guidade visningar. Borgerliga vigslar Behörig att förrätta vigsel i Sverige är sedan 2009-05-01 präst eller annan befattningshavare som ingår i trossamfund som har rätt att förrätta vigsel och den som länsstyrelsen har förordnat. Det är ingen kommunal skyldighet att erbjuda vigslar, men om så sker finns en laglig rätt för kommuner att ta ut en avgift motsvarande självkostnaden. Flera kommuner har likt Sollentuna avgiftsfri borgerlig vigsel. Men det finns också flera kommuner som tar ut en avgift om till exempel 500 kronor om en eller båda i brudparet är folkbokförd i kommunen, 1000 kronor om ingen är folkbokförd i kommunen och 1000 kronor för vigsel utanför kommunen med kommunens vigselförrättare. Därutöver kan kostnader för vaktmästare tillkomma. I vissa kommuner förekommer det också att brudpar rekommenderas att bekosta vigselförrättarens resekostnader om vigseln sker utanför kommunens rådhus eller liknande. Lokaler för uthyrning i Sollentuna I Sollentuna finns ett antal samlingssalar och festlokaler för uthyrning. Flera av dem finns presenterade på kommunens webbplats. Tänkbara intressenter för att hyra paradvåningen och källarlokalen Saltvalvet i Edsbergs slott skulle kunna vara följande. Nämnder Förvaltningar Kommunala bolag Kommunala samverkansformer Politiska partier Föreningar Organisationer Kommuninvånare Andra privatpersoner Företagare
Sidan 5 av 6 Likställighetsprincipen Likställighetsprincipen (2 kap. 2 kommunallagen) säger att kommuner ska behandla alla invånare lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat. Principen innebär att en kommun inom ramen för sin kompetens inte får fatta beslut, som otillbörligt gynnar eller missgynnar en viss kommunmedlem eller en grupp av kommunmedlemmar i förhållande till andra. I rättspraxis finns ett antal exempel på att lokaluthyrning inte får begränsas till vissa föreningar. Förslag till regler Utifrån kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut att uthyrning av Edsbergs slott till allmänheten ska upphöra, har kommunledningskontoret utarbetat förslag till Regler för användning av vissa lokaler i Edsbergs slott (bilaga 2). Reglerna omfattar paradvåningen, källarlokalen Saltvalvet och i viss mån vigselrummet. Syftet med reglerna är att begränsa slitaget och skaderisken av lokaler samt inventarier i slottet. I samband med utformningen av förslaget till regler har kommunledningskontoret varit i kontakt med trafik- och fastighetskontoret samt kultur- och fritidskontoret. Vilka ska få använda lokalerna i Edsbergs slott? Paradvåningen och källarlokalen Saltvalvet Mot bakgrund av syftet att begränsa slitaget och skaderisken, föreslås att paradvåningen och Saltvalvet i slottet endast får användas av kommunens nämnder, förvaltningar, helägda bolag samt kommunala samverkansformer (till exempel kommunalförbund där kommunen är medlem) enligt nedan. Intern och extern representation - till exempel uppvaktningar, medaljfesten och stipendieutdelningar Guidade visningar och andra aktiviteter för allmänheten Röstmottagning vid allmänna val, EU-val och folkomröstningar Vigselrummet Vigselrummet kan disponeras för borgerlig vigsel med av kommunen godkänd vigselförrättare, som är utsedd av Länsstyrelsen. Avgift Ingen avgift föreslås tas ut för användning av paradvåningen, Saltvalvet eller vigselrummet. Däremot kommer användare av paradvåningen och Saltvalvet att i efterhand debiteras för faktisk städkostnad. Respektive användare ska också ersätta kostnaden för eventuell uppkommen skada på lokaler eller inventarier och som orsakats av förtroendevald eller anställd. Skada orsakad av andra, inbjudna personer, kan ersättas med stöd av skadeståndslagens regler.
Sidan 6 av 6 Då avgiftsfrihet innebär minskade intäkter för trafik- och fastighetsnämnden, får eventuell merkostnad för nämnden redovisas i samband med budgetarbetet för 2014 och i ställningstagande för 2013. Tillämpningsanvisningar Kommunledningskontoret föreslås utfärda tillämpningsanvisningar till reglerna för exempelvis utkvittering av nycklar, städning med mera. Bokningsadministration Kultur- och fritidskontoret behöver sannolikt överblick över när och till vad paradvåningen och Saltvalvet används för att kunna planera för att förverkliga visionen om att Edsvik ska bli en av norra Storstockholms mest besökta attraktioner. Efter samråd med kultur- och fritidskontoret finner kommunledningskontoret det lämpligt att kultur- och fritidskontoret svarar för bokningsadministrationen av paradvåningen och Saltvalvet i enlighet med föreslagna regler. Enligt kultur- och fritidskontoret ryms kostnaden för bokningsadministrationen inom kultur- och fritidsnämndens befintliga budget. Vigselrummet bokas såsom tidigare genom enheten för kontaktcenter och receptionstjänster. Giltighetstid Då paradvåningen och Saltvalvet i slottet sedan tidigare har hyrts ut fram till i december 2012, föreslås att reglerna träder i kraft 2013-01-01. Ulf Bergh Kommundirektör Eva Carlsson Bilagor: 1. Skiss över Edsbergs slott 2. Förslag till Regler för användning av vissa lokaler i Edsbergs slott