1 ABM-C Christer Bogefeldt November 2006 ABM-centrum verksamhetslogik, uppföljning och utvärdering Uppgiften att fundera över det som ESV kallar verksamhetslogik och tillämpa ett sådant resonemang på ABM-centrum har (för mig) varit givande. Det finns en stark koppling mellan logiken och evalueringen, även om ESV:s resonemang på vissa punkter antagligen bör modifieras för att passa våra behov. Hur som helst så väcks ett antal frågor om både den uttalade och den potentiella agendan för ABM-centrum. Här några reflektioner som ska ses som mitt eget sätt att läsa och tänka mig in i frågorna och strukturera vad det handlar om. Jag menar att utvärderingens syfte i första hand är formativ, dvs. den syftar till att dra lärdom av det som gjorts för att kunna utveckla och förbättra ett fortsatt ABM-samarbete. Synsättet bygger på den latenta (gemensamma) uppfattningen att vi inte gärna kan avbryta det arbete som satts igång och - i så fall - handlar huvudfrågan om form och innehåll framöver. ESV konstaterar dock att det är vanligt att kontroll- och lärandesyfte flyter samman vid utvärderingar och så är det väl också i vårt fall. Stommen i all utvärdering är frågorna 1. vad ville man 2. vad gjorde man 3. vad blev resultatet 4. varför blev resultatet som det blev 1. Utgångspunkten för att klargöra vad man ville är målen för verksamheten. Mål kan vara övergripande och strategiska eller operativa och konkreta. De kan ha karaktär av strävanseller viljeinriktningsmål. De är förhoppningsvis explicita, men det är viktigt att vara lyhörd för implicita målsättningar. Målformuleringar inordnar sig i ofta i en hierarki, eller en trappa, där mål på en nivå blir medel på en annan nivå. Jag återkommer till identifiering och karaktärisering av målen för ABM-centrum. 2. Vad man gjorde handlar om det som kan kallas för uppföljning av insatser och åtgärder, prestationer och produkter. Detta kan i många sammanhang vara en trasslig historia om ex. statistik som inte är jämförbar över tid osv. För ABM-centrum bör dock uppföljningen vara enkel för oss själva att göra med tanke på den korta verksamhetstiden och de relativt få prestationerna. 3. Vad blev resultatet handlar delvis också om uppföljning (hur många deltog i seminarier och kurser osv.) men har tyngdpunkten i effektresonemang som väl ryms både i måluppfyllelseanalys och effektutvärdering. (Här ska jag läsa vidare i ESV-texter). En del handlar väl om attitydundersökningar och upplevt värde. Det gäller här att formulera relevanta indikatorer, mätpunkter och mått, som säger nåt om resultatet. 4. Varför resultatet blev som det blev lämnar jag tillsvidare, men jag tycker att det är här som resurs- och organisationsfrågorna kommer in, alltså inte först i verksamhetslogiken som ESV tycks mena, om jag förstått Att beställa utvärderingar rätt.
2 Innan jag går in på målformuleringarna som utgångspunkt för hela evalueringsprocessen, några allmänna synpunkter. För det första handlar det om verksamhetsproportioner. De 8 myndigheter som ingår i centrumbildningen förfogar grovt räknat över 1,2 miljarder i statsanslag (plus ytterligare 500 miljoner i bidragsmedel hos KUR och RAÄ). Räknar man bort 40 % i lokal-kostnader och lägger till ca 30 miljoner i forskningsmedel så landar man på runt 750 miljoner i verksamhetsmedel. Av dessa läggs idag knappt 1 promille, med budgetförslaget för 2007 något mer än 1 promille, på ABM-samarbetet. Å ena sidan kan man säga att det inte är så imponerande, å andra sidan kan man dra slutsatsen att om det ska bli nåt gäller det att få så stor del av resterande 999 promille att arbeta för saken. Hur då? Can the tail wag the dog or the kennel? Här lurar frågan om hur starkt engagemanget egentligen är på respektive håll. För det andra är jag lite förtjust i det som man brukar tala om som nåt i stil med samtrappan, där det första steget är att man samlas, uppnår kanske samsyn, därefter samverkar och sist samordnar. Kan användas i utvärderingen, tror jag, för att få mått på måluppfyllelsen. Jmf SAMDOK, Foto-sekretariatet mfl. Vad ville man? Dvs. målen. Underlaget är den reviderade projektbeskrivningen, beslutat av styrgruppen (när?). Mål finns angivna under rubrikerna Introduktion, Uppdrag samt under de fem Verksamhetsområdena, vilka är tänkta som en logisk grovsortering av verksamheten. Allmänt om verksamheten Jag hittar ett överordnat explicit mål att göra samlingarna mer och lättare tillgängliga Här kan man fundera över om det inte finns ett oformulerat, implicit övergripande mål av lobbykaraktär som handlar om att synliggöra och klargöra potential och resursbehov samt identifiera hinder som underlag för en mer samlad och kraftfull kulturpolitik för minnes- och informationssektorn och dess betydelse för utbildning, forskning, lärande och demokratisk utveckling. Det explicita målet att göra samlingarna mer tillgängliga, alltså ettbrukarperspektiv, ska åstadkommas genom strävans- och inriktningsmålen (medel i förhållande till det överordnade målet) att främja förståelse och samverkan mellan arkiv, bibliotek och museer stimulera och utveckla digitaliserings(sam)arbetet främja användningen av ny teknik bidra till ABM-övergripande kompetensutveckling Omvärldsbevakning Inriktningsmålet är att bevaka utvecklingen inom digitaliseringsområdet, nationellt och internationellt vad gäller ABM-samarbete i övrigt Detta ska göras genom att ledningsgruppens ledamöter svarar för bevakning av resp. egen sektor sekretariatet bevakar specifika ABM-organ och verksamheter
3 särskilda rapportörer engageras samarbete etableras med de regionala ABM-nätverken deltaga vid konferenser, seminarier och temadagar dokumentera litteratur, dokument, artiklar och debattinslag om ABM Kunskapsuppbyggnad Inriktningsmålet är att svara för kunskapsuppbyggnad och annat utvecklingsarbete. Detta ska göras genom att identifiera sakfrågor och problemområden av gemensam relevans initiera egna arbetsgrupper stödja och stimulera projekt bedrivna av andra ABM-aktörer Strategiskt policyarbete Inriktningsmålet är att ta fram underlag för nationella planer och policydokument för digitalisering (implicit: skapa principer för en sammanhållen digitalisering av det svenska kulturarvet?). Detta ska göras genom att tillgodose behovet av råd och strategier vid olika delmoment inom digitaliseringsprocessen d.v.s. projektering, urvalskriterier, förberedelse och efterbehandling av objekten, bildfångst, registrering i databasmiljö samt lagring och tillhandahållande på kort och lång sikt. Sekretariatet skall informera om nya metoder och best practices inom området. (Uppgiften hör väl logiskt till nästa verksamhetsområde, kunskapsspridning). Kunskapsspridning Inriktningsmålet är att informera om utvecklingen inom digitaliseringsområdet och ABMsamarbete i övrigt nationellt och internationellt Detta ska göras genom att (här kommer de första konkreta, operativa målen) utveckla en webbplats utveckla en nyhetstjänst planera och genomföra konferenser, seminarier och andra utbildningsinsatser med ett varierat program som dels riktar sig till beslutsfattare, dels till yrkesverksamma som efterfrågar en praktisk inriktning Kontakt- och främjandeverksamhet Inriktningsmålen är att öka möjligheterna för utbyte mellan yrkesverksamma inom ABM-sektorn att utgöra en nationell samlingspunkt för öppen koordinering av det framväxande regionala ABM-arbetet
4 Vad har ABM-centrum gjort? Här ska det handla om uppföljningen den har jag inte hunnit arbeta igenom utan klipper som illustration in en tidigare text som jag skrivit för tidningen Tema Arkiv. Det centrala ABM-samarbetet har hittills befunnit sig i ett definierings- och etableringsstadium. Detta har bl.a. inneburit en lång rad kontakter inom ABM-Sverige med presentationer av och diskussioner om ABM-centrums roll. Ett välbesökt seminarium på KB i december 2004, Vad ska vi ha ABM-centrum till? handlade om vilka förväntningar och önskemål som finns runt i landet. Högt på önskelistan står uppgiften att ABM-centrum ska fungera som ett nationellt nav för det framväxande regionala samarbetet. Ett informellt nätverk av regionala ABM-intressenter är under uppbyggnad och ett antal träffar mellan detta och företrädare för ABM-centrum har ägt rum under 2005 i Stockholm, Karlstad och Härnösand. Bland andra sakfrågor som diskuterats finns behovet av gemensam kulturarvsportal och gemensamt agerande när det gäller tillgång till det kartmaterial som är en förutsättning för GIS-baserad verksamhet. När det gäller kunskapsspridning har tyngdpunkten legat på digitaliseringsfrågor, där fyra seminarier hittills genomförts. Det första i november 2004 hade rubriken Nätverk för digitalisering kvalitetsarbete i Europa och Sverige och följdes under hösten 2005 av en serie om tre Val och vånda - om urvalsprinciper för digitaliseringsinsatser. Syftet med seminarieserien var att belysa problematiken, inventera erfarenheter samt undersöka om det finns modeller som kan vara utgångs-punkt för upprättande av policy i frågan. Deltagarantalet under hösten har varit mellan 50-120 vid varje tillfälle. Kunskapsspridningen har även gått utanför digitaliseringsområdet med det seminarium om kulturarvet, tillgängligheten och upphovsrätten som gick av stapeln i januari 2006. Seminariet föranledde bl.a. en helsida i DN av Henrik Berggren om de delvis bisarra problem som ABM-sektorn ställs inför i spannet mellan uppgiften att tillgängliggöra och upphovsrättsreglerna. Under våren 2006 tillsätter ABM-centrum två arbetsgrupper, en för teknikfrågor och en för omvärldsbevakning. Teknikgruppen har bl.a. i uppgift att arrangera ett seminarium om den teknikutveckling som skett inom digitaliseringsområdet sedan projektet Bilddatabaser och digitalisering avslutades 2002. Redan från starten för ABM-centrum stod det klart att större projektsatsningar skulle kräva externt ekonomiskt tillskott. Två projektansökningar lämnades in till Riksbankens jubileumsfond under våren 2005: Handbok och utbildning i digitalisering för ABM-sektorn och ABM-gemensam person-dokumentation. Båda ansökningar fick avslag men innehållet i det första projektet återkommer nu i början av 2006 i en ansökan till den arbetsmarknadssatsning med en totalbudget om 500 miljoner som Kulturrådet hanterar under namnet Access. ABM-centrum vill i projektet Framtid i Access skapa ett utbildningsprogram för digitaliseringsarbete, vilket ska bidra till att Access-projekt får så god kvalitet och långsiktighet som möjligt. Detta ska ske genom översättning och spridning av Minerva-handboken och genom tvådagarsutbildning för personer som ska planera större projekt och en serie endagarsutbildningar framför allt riktade till projektledare och arbetsledare. De senare kommer att förläggas i olika delar av landet för att begränsa deltagarnas resor. Hemsidan kommer också att innehålla utbildningsmaterial.
5