PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2019-03 2019-03-16 (09:30-16:00) Norrköping Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Jonas Gustafsson Josefin Lundin Thomas Avelin Tony Jacobsson Ulla Peterson Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Robert Svensson Gäster Björn Samuelsson Roger Clemensson Ordförande Vice Ordförande Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator Adjungerad Revisor Valberedningen Andreas Eriksson, Uppsala MK Punkt 6.4 Ronny Olsson, Dragracingsektionen Punkt 5.3 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Den utskickade agendan godkändes. 2. Val av justerare Åke Knutsson valdes att justera dagens möte.
3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 1 och 2 2019 godkändes och lades till handlingarna. Styrelsen fastställde VU-protokoll nr 1 2019 4. Resultatrapport Årets första ekonomirapport visar på en bra start på året med ett positivt resultat jämfört med budget för årets två första månader. 5. Ärenden 5.1 Rapport från revisorn samt Årsredovisning 2018 (MJ) Som brukligt var vår revisor Björn Samuelsson inbjuden till styrelsemötet i mars för att gå igenom årsredovisningen för styrelsen. Styrelsen beslutade att godkänna årsredovisningen för 2018. 5.2 Fördelning av ansvarsområden inom styrelsen (HL) Sedan Fredrik Hansson lämnade styrelsen vid årsskiftet, har styrelsen fördelat Fredriks ansvarsområden emellan sig. När nu Robert Svensson adjungerats in till styrelsen, kan de ansvarsområden som Fredrik ansvarat för få en mer permanent kontaktperson. De ansvarsområden som Fredrik hade var: * Dragracing * Miljö * Idrottslyftet * Mellan Norra distriktet Styrelsen diskuterade också eventuella byten av ansvarsområden sig emellan. Styrelsen beslutade att Robert Svenssons ansvarsområden blir: 2
* Dragracing, roadracing, minimoto, supermoto * Mellan Norra distriktet * Ekonomi/kansli, Idrottslyftet I och med det så lyfts Supermoto bort från Jonas Gustafsson samt roadracing och minimoto från Tony Jacobsson. Tony Jacobsson får också Miljö som ansvarsområde. 5.3 Elektriska fordon inom Svemo (HL) Elmotorcyklarna börjar nu komma på bred front, och med anledning av detta behöver vi diskutera frågan i styrelsen. I korthet finns det en vilja från förbundet (och internationella förbundet) att följa utvecklingen inom el-drift, men det finns också en oro kring säkerhet vad gäller elektriska motorer. Detta har lett till tolkningar av hur tillåtande vi ska vara vad gäller el-motorcyklar och hur vi sportsligt och säkerhetsmässigt sett hanterar tävlingar med båda typerna av fordon på banan. Eftersom vissa av dessa tolkningar står i konflikt med varandra, finns det ett behov av att styrelsen tydliggör förbundets inställning till elektriska fordon. Inför styrelsemötet har förbundsledning och distrikt fått inkomma med synpunkter vad gäller elektriska fordon. Styrelsen har också kallat Ronny Olsson från Dragracingsektionen för att berätta om sina erfarenheter om elektriska fordon. Styrelsen fastslog att utvecklingen av elektriska fordon inom motorcykel- och snöskotersport är en prioritet för Svemo eftersom det reducerar utsläpp och sänker ljudvolym. Samtidigt medför tävlande med elektriska fordon andra krav inom säkerhets- och miljöarbetet. Styrelsen beslutade därför att inrätta en arbetsgrupp, med personer från bland annat miljö och säkerhet, som ska utreda dessa krav och utforma ett förslag till tilläggsbestämmelser som träning och tävling med elektriska fordon medför. Tony Jacobsson fick i uppdrag att hitta en lämplig sammankallande för denna arbetsgrupp. Tävlingar med elektriska fordon kan genomföras redan idag, men ska genomföras enligt sektionens anvisningar. 5.4 Skrivelse från Motocrossektionen om internationellt tävlande för barn (HL, JG, PW) Punkten bordlades till möte nr 4 den 14 april 2019, då även Motocrossektionen kommer att medverka under denna punkt. 3
5.5 Enduro - klassikertävlingar och TA (ÅK) Vid styrelsesammanträde 2018-11-17 beslöt styrelsen klargöra vad alla arrangörer måste ta hänsyn och använda TA till enligt Nationella Tävlingsreglementet. För närvarande använder inte arrangörer av Endurons klassikertävlingar TA fullt ut. Styrelsen beslöt uppdra till kansliet att snarast ta kontakt med Klassikerarrangörerna och tillsammans med dessa påbörja arbetet med att implementera TA fullt ut i respektive arrangemang, så att det fungerar enligt NT vid tävlingarna 2020. 5.6 Inval och utträden klubbar 2018 (HL) Förändringarna under 2018 följer trenden från tidigare år. Vi får några nya klubbar, medan vi samtidigt tappar andra. Även 2018 har vi ett negativt netto, men det är ganska litet. Styrelsen har att godkänna de in- samt utträden som skett under 2018. Styrelsen beslutade att välkomna de klubbar som tillkommit under 2018, samt att tacka de som lämnat Svemo under samma år. 5.7 Strategidokument (JL) Förbundet har flera strategier för olika frågor. Dessa behöver samlas i en övergripande lättöverskådlig strategi. Styrelsen beslutade att uppdra åt kansliet att tillsammans med kontaktperson Josefin Lundin i styrelsen ta fram ett övergripande strategidokument som samlar Svemos arbete i olika frågor. Arbetet ska presenteras vid styrelsemötet i maj Dokument ska även förankras vid kommande förbundsmöte. 4
5.8 Prova-på-verksamhet (PW) Svemo har nu tagit fram en digital lösning för Prova-på-verksamhet som ska ersätta det äldre systemet med "pappers-block" som klubbarna säljer till förarna på plats. Det nya systemet tillåter flera möjliga betalsystem och kommer att göra det betydligt enklare för förarna att skaffa en Prova-på licens, samtidigt som klubbarna slipper det administrativa arbetet med pappersblock. Systemet är nu färdigt att introducera. Styrelsen beslutade att: - Den digitala licenslösningen ska öppnas snarast och information ska spridas via alla tillgängliga kanaler. - De Prova-på "block" som klubbarna köpt ut ska kunna användas till årets slut. - Försäljningen av Prova-på block centralt från kansliet till klubbar ska upphöra då den digitala lösningen öppnas. - Priset för de digitala Prova-på licenserna ska sättas till 150 sek. 5.9 Motioner till RIM 2019 (HL) Till Riksidrottsmötet 2019 finns det 21 motioner från förbund och föreningar att fundera över, utöver de 5 remisser som tidigare diskuterats i styrelsen (och som kommer att bli propositioner från RS). Motionerna är en blandning av övergripande frågor för svensk idrott, och rena partsinlagor i smala frågor. Styrelsen behöver fundera över Svemos inställning till dessa motioner, d v s vilka motioner vi kan ställa oss bakom och vilka vi borde yrka avslag på. Styrelsen gick igenom samtliga motioner och klargjorde för Svemos ombud vid RIM förbundets inställning till motionerna. 5
5.10 Svemo Play (PW) Vid föregående möte diskuterade styrelsen att använda eventuella avtalsinkomster från Svemo Play till att marknadsföra plattformen på ett bättre sätt. Styrelsen var positiv till förslaget men bad om en tydligare plan och budget för arbetet. Styrelsen beslutade efter diskussion att inte godkänna förslaget. 5.11 Träffpunkt Distrikt våren 2019 (HL) Under årets Träffpunkt Distrikt kommer styrelsen att lägga stor tonvikt på Förbundsmötets proposition 3 och 4 (distriktsindelning samt rösträtt vid förbundsmöte). Träffpunkten kan också ses som en förlängning av organisationsutredningens slutsatser. I tillägg kommer Svemo att informera om läget i förbundet, säkerhetsarbetet samt den kommande utbildningsplattformen. Styrelsen beslutade att godkänna den bifogade agendan med vissa justeringar. 5.12 Snöskoter/SINUS För att förbättra möjligheterna att skapa nya aktivitetsformer, tävlingar och event som tilltalar en större grupp snöskoterförare än de som idag är aktiva i Svemo har ett förslag till ny organisationsstruktur/samarbetsform tagits fram. Iden bygger i grunden på ett mera utvecklat samarbete mellan SNOFED och Svemo där SNOFED bildar en ny klubb som söker medlemskap i Svemo. Den nya föreningen har inte som mål att permanent behålla sina medlemmar, bedriva tävlingsverksamhet eller att konkurrera med befintliga klubbar utan att agera som "sluss" in till de etablerade Svemo- eller SNOFED-klubbarna. Förslaget liknar det samarbete som Svemo och SMC byggt upp men är delvis nytt och styrelsen diskuterade det därför. Styrelsen beslutade att gå vidare med det förslag som presenterades för att förbättra samarbetet mellan Svemo och SNOFED och på så sätt erbjuda föreningslösa snöskoterförare ett medlemskap i en Svemo-anknuten förening. 6
5.13 Internationell strategi (PW) Vid föregående möta diskuterade styrelsen förslag till internationell strategi och beslutade att den skulle fastställas vid detta möte efter att synpunkter inkommit och bearbetats. Styrelsen beslutade fastställa förslaget till Internationell strategi samt att den, efter språklig bearbetning ska, offentliggöras och läggas till Svemos strategiska dokument. 5.14 Ansökan Uddevalla GP (JG) BMK Uddevalla har hos Svemo ansökt om att få genomföra VM deltävlingar i motocross åren 2019, 2020 och 2021. Ansökan om att få genomföra VM ska vara styrelsen tillhanda senast vid mötet i januari för att ansökan ska kunna godkännas och lämnas in till FIM före 31 januari året innan tävling ska genomföras. Styrelsen behandlad de försenade ansökningarna för åren 2019 och 2020. Styrelsen beslutade godkänna ansökningarna från BMK Uddevalla för åren 2019 och 2020. Beträffande ansökan om VM 2021 så kan den behandlas vid styrelsens möte i januari 2020. 5.15 Arbetsordning för Disciplin- och Besvärsnämnden (ÅK) Disciplin- och Besvärsnämnden har fått ytterligare en arbetsuppgift som består av att vara överprövningsinstans avseende beslut som fattats angående uttagande av sanktionsavgift. Med anledning av detta ska Arbetsordning för Nämnden kompletteras med den utökande arbetsuppgiften. Styrelsen beslutade anta Svemo Disciplin- och Besvärsnämnds utökade Arbetsordning. 7
5.16 RIG nuläge (TA) När Skövde kommun meddelade Svemo att man ville avbryta samarbetet med RIG återstod endast några månader innan nytt avtal skulle tecknas för perioden 2020-2023. Svemo lyckades med hjälp av RF förmå kommunen att fullfölja avtalsperioden fram tom vårterminens slut 2020. RIG gruppen har under perioden arbetet mycket hårt med att hitta en bra kommun/skola att samarbeta med för att bygga upp en ny RIG verksamhet. Efter samtal med ett flertal kommuner återstod två stycken som lämnade in formell ansökan till RF om att få bedriva RIG verksamhet, Stenungsund och Tidaholm. Svemo måste nu besluta vilken av dessa två kommuner man vill teckna avtal med för perioden 2020 2023. En mycket stor mängd faktorer måste tas med i bedömningen. Styrelsen informerades om dessa i en utförlig rapport och diskuterade frågan. Styrelsen beslutade ställa sig bakom RIG gruppens rekommendation att utse Stenungsund som RIG ort från och med höstterminen 2020. Ett målinriktat arbete ska nu påbörjas för att, tillsammans med Stenungsunds kommun och gymnasieskola lösa återstående frågor och planera överflyttningen Beslutet justerades omedelbart. 6. Rapporter 6.1 Licensrapport (PW) Antalet förare med licens var i slutet av februari i år 254 st. flera än vid samma tidpunkt 2018. Ökningen är glädjande på flera sätt, främst kanske på grund av att ungdom-, junior- och gulhjälmslicenserna alla ökar. De grenar som ökat mest är Enduro och Roadracing med 146 respektive 77 förare 6.2 MC-sport mässa Jönköping (PW) Planeringen för att genomföra en ny MC sport mässa i Jönköping 4-6 oktober 2019 pågår nu för fullt. Arrangören, Lifestyle events, har tagit fram ett första informationsblad som också spridits via Svemos alla kanaler till förbundsledning, distrikt och klubbar där man bett om förslag och synpunkter på vad mässan ska innehålla. En sådan här mässa med fullt fokus på vår verksamhet är som tidigare sagts ett fantastiskt tillfälle. Det är därför lite förvånande att responsen varit förhållandevis liten. Kansliet kommer nu att kontakta arrangören för att få klargjort om mässan kommer att genomföras på det sätt som tidigare beskrivits. 8
6.3 Kansliet/administration (PW) Styrelsen beslutade vid föregående möte att förstärka de administrativa resurserna på kansliet genom nyrekrytering av en Verksamhetschef/COO och uppdrog åt GS att starta en rekryteringsprocess. GS har i samarbete med företaget Unik Resurs inlett en rekrytering. Annons har varit ute på sociala medier, RF och Svemos hemsida sedan ett par veckor och intresset har, enligt Unik Resurs, varit stort. Ansökningstiden går ut 24 mars och först därefter kan styrelsen informeras om vilka som sökt tjänsten. 6.4 IT samt IUP (JG, TA, PW) IT-rådet fortsätter sitt arbete med analys av Svemos samlade IT hantering. Detta görs i samarbete med Andreas Eriksson som besökte styrelsemötet och muntligt gick igenom dagsläget. När det gäller utvecklingen av IUP så följer den i stort det planera schemat med vissa mindre förändringar. Avtalet mellan plattformsägarna är nu framtaget och accepterat av parterna liksom de nya kostnadsnivåerna. Intresset bland andra förbund i och utanför Sverige är alltjämt stort. Avtal mellan plattformsägarna och Consid är framtaget och accepterat och där avvaktar vi den juridiska bearbetningen. 6.5 Säkerhet (UP) Helgen den 9 10 februari bjöd Svemo och Svemo Säkerhetsråd in till ett öppet europeiskt möte för att diskutera säkerheten inom Motocross då detta är en av de största grenarna som också är starkt påverkade av olyckor och skador. Det är första gången en nation har tagit ett sådant initiativ. Under helgen samlades ca 35 deltagare från 13 nationer, presenterade och diskuterade hur man idag arbetar, vilka utmaningar man har och vilka lösningar man arbetar med. Deltagarna hade fått ett antal frågor att fundera på hemma innan mötet genomfördes vilket ökade både tempo och engagemang. De ämnen som stod på agendan var - bansäkerhet - säkerhet för publik, funktionärer och tävlande - utbildning - personlig skyddsutrustning - regler för sjukvård och försäkringar Tanken att samla alla större nationer och förbund runt samma bord har funnits sedan Förbundsmötesbeslutet att fokusera på säkerhet. Det känns helt fantastiskt att få vara med från idé till genomförande! Svemo har på olika sätt fått mängder med positiva kommentarer. Det finns även en önskan om fortsättning från både FIM och FIM-Europe vilket känns otroligt bra då vi inte var helt säkra på hur detta initiativet skulle tas emot av dem. Extra hedrande är att de även ser att Svemo fortsätter att hålla i ramarna för mötet. Ett uppslag kommer att finnas i kommande nummer av Race. Se även svemo.se 9
http://www.svemo.se/sv/forbundsinformation/kommitteer/sakerhet/europeansafetymeetingmotocr oss2019/ För övrigt sä är Svemo GRUND Säkerhet till utbildningsplattformen så gott som klar. Nästa möte med Säkerhetsrådet kommer att vara i samband VM-tävlingen i snöskoter 5-6 april i Boden. Man kommer att börja översynen av regler kring skyddsutrustning, gå igenom skadestatistik från 2018 samt få en möjlighet att vara med under tävlingen och följa säkerhetsarbetet inom snöskoter. 6.6 Rapport från distriktens årsmöten (berörda kontaktpersoner) De kontaktpersoner som varit på distriktens respektive årsmöten rapporterade från dessa. 6.7 Rapport från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner kompletterade muntligt sina skriftliga rapporter från sina respektive distrikt och kontakpersonsområden. 7. Nästa möte Nästa möte är i Norrköping den 14 april 2019. 8. Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2019-03-19 Justerare Åke Knutsson Godkänt via mail 2019-03-19 10