^aslh^qcfph^ipbkebqbk Jens Blomquist 08-7000 825 1 (15) Inkassogruppens periodavstämning Kammarkollegiets grupp för fordringsbevakning (inkassogruppen) gör normalt periodavstämning den första arbetsdagen efter månadsskiftet, den s.k. månadsavstämningen. Redovisningen sammanställs i rapporten Klientkontoavräkning som finns att hämta via vår webbtjänst Kollegiet Online. För de uppdragsgivare som önskar kan rapportering även lämnas per fil för inläsning i Agresso eller annat reskontrasystem. Frågor om månadsavstämningen kan ställas till Inkassogruppen, tel. 08-7000 835 eller inkasso@kammarkollegiet.se. Kammarkollegiet nettoredovisar indrivna medel. Detta betyder att arvode och utlägg dras från inbetalda belopp innan utbetalning sker. Om ett underskott på 100 kr eller mer skulle uppstå på uppdragsgivarens klientkonto vid månadsavstämningen faktureras detta. I promemorian förklaras den skriftliga månadsredovisning (rapporten klientkontoavräkning) som produceras i samband med månadsavstämningen samt övriga ekonomiska rapporter. I denna andra utgåva har ett nytt avsnitt med Ekonomistyrningsverkets anvisningar för bokföring av kostnadsersättningar och arvoden tagits med. Den uppdragsgivare som inte har behov av den detaljspecifikation som lämnas idag i klientkontoavräkningen kan begära en anpassning av rapporten.
2 (15) Innehållsförteckning 1 Rapporten Klientkontoavräkning... 3 (a) Redovisning av betalningar... 3 Rapportens gruppering... 3 Anpassning av rapporten klientkontoavräkning... 4 Betalningar i ett ärende... 4 (b) Avgifter... 6 (c) Kontoutdraget... 7 2 Rapporten Avräkningssammanställning... 8 3 Rapporten 4010 Pågående ärenden... 8 4 Rapporten Fordringar där indrivningsförfarandet avbrutits... 9 5 Rapporten Kostnader, ebv-ärenden... 10 6 Rapporten Summa aktiva... 10 7 Rapporten Inkassoinbetalningar... 11 8 Rapporten Överinbetalningar... 12 9 Fordran på inkassoavgift skuld till ombudet för arvode... 12 10 Fullbetalning efter inkassokrav (exempel)... 13 11 Avgifter som påförts utan att avräkning har kunnat ske (exempel)... 13 12 Belopp att fakturera... 13 13 Kundförlust... 14 (a) Befarad kundförlust... 14 (b) Konstaterad kundförlust... 14 (c) Återvunnen kundförlust... 14 14 Hur redovisas Kammarkollegiets inkassoverksamhet?... 15 (a) Redovisa fordran på gäldenären... 15 (b) Redovisa eventuella ränteintäkter... 15 (c) Redovisa Kammarkollegiets avgift för utförd tjänst... 15 (d) Fordran förs över till efterbevakning... 15
3 (15) 1 Rapporten Klientkontoavräkning En skriftlig klientkontoavräkning produceras i samband med månadsavstämningen och redovisar betalningar, ombudsarvoden samt utlägg som påförts under den föregående månaden. Avstämning görs normalt den första arbetsdagen efter varje månadsskifte. Klientkontoavräkningen kan bestå av tre huvuddelar som redovisas endast om någon händelse inträffat: (i) betalningar i ett ärende, som i sin tur är uppdelade på tjänst (inkasso, efterbevakning eller juridisk hantering), full- eller delbetalning, betalning till kollegiet eller direktbetalning. Efter varje del redovisas en sammanställning. (ii) avgifter (som påförts utan att betalning skett i ärendet, t.ex. därför att ärendet överförts till efterbevakning), (iii) sammanställning av klientkontot, kontoutdraget. I följande avsnitt (sid. 3-6) visas hur klientkontoavräkningens olika delar kan se ut. (a) Redovisning av betalningar Rapportens gruppering I klientkontoavräkningen är redovisningen av betalningar i ett ärende som standard grupperade under olika rubriker, i ett inkassoärende, till Kammarkollegiet Betalningar, ärenden, inkasso, delbetalt Betalningar, ärenden, inkasso, fullbetalt i ett inkassoärende, direkt till fordringsägaren Betalningar, ärenden, inkasso, delbetalt (direktbetalningar) Betalningar, ärenden, inkasso, fullbetalt (direktbetalning) i ett ärende som handläggs av jurist, till Kammarkollegiet Betalningar, ärenden, juridisk hantering, delbetalt Betalningar, ärenden, juridisk hantering, fullbetalt i ett ärende som handläggs av jurist, direkt till fordringsägaren Betalningar, ärenden, juridisk hantering, delbetalt (direktbetalning) Betalningar, ärenden, juridisk hantering, fullbetalt (direktbetalning) i ett efterbevakningsärende, till Kammarkollegiet Betalningar, ärenden, efterbevakning, delbetalt Betalningar, ärenden, efterbevakning, fullbetalt i ett efterbevakningsärende, direkt till fordringsägaren Betalningar, ärenden, efterbevakning, delbetalt (direktbetalning) Betalningar, ärenden, efterbevakning, fullbetalt (direktbetalning)
4 (15) Anpassning av rapporten klientkontoavräkning Rapporten klientkontoavräkning kan även anpassas för framställning i enklare utförande. Den uppdragsgivare som önskar kan begära att rapporten inte ska särredovisa betalningar till Kammarkollegiet och direkt till uppdragsgivaren. Betalningar till ombudet och direktbetalningar visas i stället blandade. Direktbetalningar kan även döljas. av hela och del av skulden. Hel- och delbetalningar redovisas i stället blandade. uppdelade på de olika tjänsterna inkasso, juridisk hantering och efterbevakning. Rapporten visar som standard samtliga skuldrader (kapital och kostnader) i ett ärende även om ingen avräkning skett. En uppdragsgivare kan begränsa redovisningen till att visa skulder eller beloppstyper som det skett en avräkning mot, som föregående punkt men med samtliga kapitalkrav. Rapporten kan även förenklas så att en summering görs efter varje gruppering utan specifikation på kostnadstyp, eller ingen summering sker efter varje gruppering. Betalningar i ett ärende I varje ärende, där det under redovisningsmånaden skett någon transaktion, redovisas varje betalning för sig. På varje skuldrad anges även fordringsägarens fakturaeller referensnummer. Avräkning av en betalning sker enligt lag på det sätt som är förmånligast för fordringsägaren i ordningen kostnader, utlägg, ränta och kapital men om en inbetalning till beloppet överensstämmer med ett kapitalkrav kan i stället detta krediteras först. För varje betalning redovisas dels hur den avräknats i ärendet, dels hur avräkning skett mot klientkontot. Bild 1
5 (15) Kollegiet framställer ev. krav på dröjsmålsränta, beräknad t.o.m. den dag ett kravbrev framställs. Det tillkommer därför ränta för tiden fram tills betalning sker. Om detta restkrav i ärendet uppgår till högst 49 kr avslutas ärendet ändå som fullbetalt med efterskänkt belopp. Det efterskänkta beloppet redovisas i kolumnen Eftersk. (se bild 1). Avräkningsordningen (se ovan) gör att det efterskänkta beloppet normalt avräknas mot kapitalfordran. Uppdragsgivaren bör dock bokföra kapitalfordran som fullbetald och i stället minska redovisad ränta, se gröna ramen i bild 2. Bild 2 Efter varje del redovisas en sammanställning. Bild 3
6 (15) Efter redovisning av samtliga delar följer sist i huvuddel (a) om betalningar i ärenden två sammanställningar av alla betalningar. Bild 4 Uppgifterna ovan kan också sammanställas för valfri tid i rapporten Avräkningssammanställning (se avsnitt 2 nedan). Bild 5 (b) Avgifter Den andra huvuddelen redovisar avgifter som påförts i ärenden utan att betalning skett, t.ex. därför att ärenden överförts till efterbevakning eller att uppdragsgivaren återkallat uppdraget. Bild 6
7 (15) Här redovisas även juristarvoden och utlägg. Bild 7 Uppgifter om den fordran som avses kan hämtas från kollegiets webbtjänst. Efter inloggning, klicka på Inkasso och därefter Sök. Fyll i det ärendenummer som anges i kolumnen Fakt./Ärende ovan och systemet svarar med en ärendebild där faktura- eller referensnummer och uppgifter om den betalningsskyldige framgår. (c) Kontoutdrag Sist av de tre huvuddelarna redovisas kontoutdraget som sammanfattar betalningar under avsnitt (a) och påförda avgifter under (b). Bild 8 Om underskott på 100 kr eller mer uppstår fakturerar kollegiet uppdragsgivaren. Mindre underskott får kvarstå till kommande avräkning, men kan faktureras om underskottet kvarstått en längre tid eller om uppdragsgivaren önskar detta. Bild 9
8 (15) 2 Rapporten Avräkningssammanställning Rapporten Avräkningssammanställning visar en sammanställning för valfri period av klientkontoavräkningens betalningar i ärenden (se bild 4 ovan). Välj period (datum från, datum till), datumtyp (ärendets registreringsdag, betalningsdag eller betalningens registreringsdag), tjänst (inkasso, efterbevakning), klientreferens samt om även underklienter ska visas. Rapporten visas under menyn Rapporter > Direkt > Ekonomi via Sida, PDF och Excel. Bild 10 3 Rapporten 4010 Pågående ärenden Rapport Pågående ärenden, även kallad reskontralistan, visar ärenden som handläggs av kollegiet, oavsett status. Endast ett fakturanummer anges per ärende även om det finns flera, något som i förekommande fall markeras med m.fl. efter fakturanumret. Uppgift om ev. övriga fakturor kan hämtas genom att slå upp ärendet via funktionen Sök. Vidare anges ursprungligt kapitalbelopp (vid registrering av ärendet hos kollegiet), senare betalningar som avräknats mot kapitalbeloppet samt aktuellt kapitalbelopp. Om detta är 0 kr återstår endast ränta och kostnader att betala i ärendet; uppgift om dessa kan hämtas via funktionen Sök. Rapporten visas under menyn Rapporter > Direkt > Inkasso via Sida och Excel. En sammanfattning av aktiva ärenden visas i rapporten Summa aktiva, se avsnitt 6 nedan. Bild 11
9 (15) 4 Rapporten Fordringar där indrivningsförfarandet avbrutits Om indrivningsförfarandet avbryts ska fordringsägaren förteckna fordran särskilt, se Kammarkollegiets föreskrifter till 15 förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar anges. En sådan förteckning tillhandahålls genom rapporten Fordringar där indrivningsförfarandet avbrutits. Urvalet kan begränsas genom att perioden för ärendenas registrering anges samt preskriptionsdatum. Om en fullständig lista önskas anges preskriptionsdatum t.ex. till 2025-12-31. Endast ett fakturanummer anges per ärende även om det finns flera, något som i förekommande fall markeras med m.fl. efter fakturanumret. Uppgift om ev. övriga fakturor kan hämtas genom att slå upp ärendet via funktionen Sök. Rapporten visas under menyn Rapporter > Direkt > Inkasso via Sida, PDF och Excel. Bild 12
10 (15) 5 Rapporten Kostnader, ebv-ärenden När ett ärende överförs från inkasso till efterbevakning påförs uppdragsgivaren kollegiets arvode som till beloppet motsvarar fordringsägarens krav på gäldenären (om skillnaden mellan dessa begrepp, se avsnitt 9 nedan). Om gäldenären senare betalar kostnaderna i ärendet redovisas dessa till uppdragsgivaren (som därigenom alltså får tillbaka de kostnader man haft för indrivningen). Rapporten Kostnader, ebv-ärenden visar överskådligt för en vald tidsperiod hur mycket kollegiet redovisat till uppdragsgivaren av inkassokostnader m.m., belopp som tidigare påförts uppdragsgivaren genom kvittning eller fakturering för att täcka kollegiets arvoden. Rapporten visas under menyn Rapporter > Direkt > Inkasso via Sida, PDF och Excel. Bild 13 6 Rapporten Summa aktiva Rapporten Summa aktiva visar totalerna för inkasso- och efterbevakningsärenden liksom ärenden som handläggs av jurist. Rapporten visas under menyn Rapporter > Direkt > Inkasso via Sida, PDF och Excel. En detaljerad redovisning av aktiva ärenden visas i rapporten 4010 Pågående ärenden, se avsnitt 3 ovan. Bild 14
11 (15) 7 Rapporten Inkassoinbetalningar Rapporten Inkassoinbetalningar visar alla inbetalningar för valfri period i ärenden. Välj inbetalningstyp (inbetalningar, bild 15, klientinbetalningar, bild 16), om även underklienters betalningar ska visas, datumtyp (ärendets registreringsdag, betalningsdag eller betalningens registreringsdag) samt period (datum från, datum till). Rapporten visas under menyn Rapporter > Direkt > Ekonomi via Sida, PDF och Excel. Bild 15 Bild 16
12 (15) 8 Rapporten Överinbetalningar Rapporten Överinbetalningar visar belopp som betalats för mycket i ett ärende, antingen genom betalning till kollegiet eller till klient (anges med Klients konto i kolumnen beskrivning). Kollegiet återbetalar endast belopp som är 100 kr eller högre. Rapporten visas under menyn Rapporter > Direkt > Ekonomi via Sida, PDF och Excel. Bild 16 9 Fordran på inkassoavgift skuld till ombudet för arvode Skilj på uppdragsgivarens fordran på gäldenären för ersättning t.ex. för inkassokostnader från kollegiets arvode för att utföra tjänsten att sända ett inkassobrev. Ett krav på gäldenären på ersättning för inkassobrev tillkommer uppdragsgivaren. Kravet stödjer sig på bestämmelser i författning där det är bestämt till beloppet. Andra krav på gäldenären i denna kategori är ersättning för upprättande av amorteringsplan (150 kr), för avsierings- och bokföringskostnad vid amortering (50 kr), för ansökan om betalningsföreläggande (340 kr) eller om handräckning (375 kr), ansökningsavgift i mål om betalningsföreläggande eller handräckning (300 kr), vid begäran om verkställighet (600 kr) per tolvmånadersperiod liksom vid ansökan om stämning (450 kr) eller försättande i konkurs (500 kr). En fordringsägare har vidare rätt till ersättning för påminnelse vid utebliven betalning enligt amorteringsplan, men detta krav stödjer sig i stället på avtal mellan fordringsägaren (genom ombudet Kammarkollegiet) och den betalningsskyldige. Slutligen kan en gäldenär bli ersättningsskyldig för de processkostnader som domstol fastställt i en process där kollegiet företrätt uppdragsgivaren. Inkassoombudet (kollegiet) har samtidigt en upplupen fordran på uppdragsgivaren, en fordran som uppgår till samma belopp. Kammarkollegiets fordran stödjer på avtalet med uppdragsgivaren om indrivning och efterbevakning. För utförda tjänster påförs högst belopp som motsvarar de som gäldenären är skyldig att utge enligt ovan. Vid juridiskt biträde påförs ombudskostnader månadsvis även om gäldenären först senare kan bli helt eller delvis ersättningsskyldig för kostnaden. När ett indrivningsuppdrag överlämnas och Kammarkollegiet normalt samma dag sänder ett inkassokrav uppkommer hos uppdragsgivaren en fordran på gäldenären avseende ersättning för inkassobrev.
13 (15) 10 Fullbetalning efter inkassokrav (exempel) I ett ärende har full betalning skett av kapitalbeloppet 1 000 kr och av inkassoavgiften 160 kr, totalt 1 160 kr. Kammarkollegiet har kvittat sitt arvode om 160 kr mot uppdragsgivarens krav på gäldenären för ersättning för inkassoarvode med samma belopp. Till uppdragsgivaren utbetalas 1 000 kr. Kollegiet bokför 160 kr som en intäkt. 11 Avgifter som påförts utan att avräkning har kunnat ske (exempel) (a) När ett ärende överförs till efterbevakning påför kollegiet sina arvoden och utlägg på uppdragsgivarens klientkonto. Antag att detta i ett ärende skett med 160 kr för inkassobrev samt 640 kr för ansökan om betalningsföreläggande (varav arvode 340 kr och ansökningsavgift 300 kr), totalt 800 kr. Om Kammarkollegiet inte har tagit emot några inbetalningar för uppdragsgivarens räkning som arvoden och utlägg har kunnat kvittas mot vid nettoavräkningen uppstår ett underskott på klientkontot och kollegiet sänder en faktura till uppdragsgivaren. I båda fallen bokför kollegiet 800 kr som en intäkt. (b) Om uppdragsgivaren återkallar ett indrivningsuppdrag upphör betalningsskyldigheten för gäldenären. 12 Belopp att fakturera Om klientkontoavräkningen leder till ett negativt Aktuellt saldo kommer underskott på 100 kr eller mer att faktureras uppdragsgivaren. Underskott som understiger 100 kr kvarstår i regel till kommande avräkning, men kan faktureras om uppdragsgivaren önskar det t.ex. i samband med årsavstämning.
14 (15) 13 Kundförlust (a) Befarad kundförlust En kundförlust kan befaras när Kammarkollegiet överfört ärendet till efterbevakning. (b) Konstaterad kundförlust En kundförlust är konstaterad när Kammarkollegiet avslutat ärendet av följande skäl: Dödsbo (utan tillgångar) Fordran preskriberad Fullföljd företagsrekonstruktion Fullföljd skusan [skuldsanering] Konkurs [när den har avslutats utan full utdelning till fordringsägaren] Återkallat [beroende på uppdragsgivarens skäl] (c) Återvunnen kundförlust En återvunnen kundförlust är en betalning för en fordran som tidigare varit en konstaterad kundförlust.
15 (15) 14 Hur redovisas Kammarkollegiets inkassoverksamhet? Ekonomistyrningsverket (ESV) har i november 2013 lämnat följande rekommendationer. (a) Redovisa fordran på gäldenären Enligt bestämmelserna i 12 förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar får en myndighet i vissa fall uppdra åt en annan myndighet eller åt ett företag att bevaka och driva in myndighetens fordringar. Enligt de nämnda bestämmelserna får en sådan överlåtelse dock inte innefatta överlåtelse av fordran. Myndigheten ska således ha kvar fordringen i sin reskontra eller motsvarande, och därmed i bokföringen. Kammarkollegiet får mot bakgrund av dessa regler inte ta upp de fordringar i sin bokföring som den bevakar för en annan fordringsägares räkning. Däremot måste de naturligtvis registreras i sidordnad reskontra eller motsvarande. I samband med att en myndighet uppdrar åt Kammarkollegiet att skicka inkassobrev ska myndigheten på samma sätt som om de själva skulle ha skickat inkassobrevet öka fordran på gäldenären med den i förordningen (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. fastslagna inkassoavgiften. För intäkten som bokförs samtidigt gäller S-kod 3182 Intäkter av övriga ersättningar. När de indrivna medlen betalats överför Kammarkollegiet dessa till den myndighet som har fordringen som krediterar både ursprunglig fordran och inkassoavgiftfordran. (b) Redovisa eventuella ränteintäkter Räntor som gäldenären blir skyldig att betala myndigheten är en ersättning för sen betalning och bokförs som finansiell intäkt: S3861/S3862 Övriga finansiella intäkter (om intäkterna får disponeras) eller S7071/S7072 Ränteintäkter (om intäkterna inte får disponeras) (c) Redovisa Kammarkollegiets avgift för utförd tjänst När fordran för indrivning lämnas till Kammarkollegiet åtar sig myndigheten enligt avtal med Kammarkollegiet att betala den i avtalet fastslagna avgiften. ESV bedömer att det är lämpligast att redovisa denna händelse som en upplupen kostnad (S2711 och S5419) till dess myndigheten får ett underlag från Kammarkollegiet då de till dess inte haft någon utgift. Avgiften bokförs därefter som köp av inomstatliga tjänster (från Kammarkollegiet). För att den administrativa belastningen inte ska bli alltför hög anser ESV, i de fall det inte avser väsentliga belopp, att det räcker om myndigheten redovisar avgifterna vid bokslut. (d) Fordran förs över till efterbevakning Om gäldenären inte betalat efter inkassoförfarandet läggs ärendet på efterbevakning. När ett ärende läggs på efterbevakning debiterar Kammarkollegiet myndigheten avgiften för indrivningstjänsten (som redovisas enligt ovan). För rekommendationer avseende hantering av befarade eller konstaterade kundförluster hänvisas till ESV:s publikation Anvisningar till baskontoplanen.