SAMMANTRÄDESPROTOKOLL nr 15 Sida Plats och tid Mjölby, Burensköldsvägen 24 Fredagen den 7 oktober kl. 9.00-10.30 ande Anna Johansson Agneta Niklasson Lars Ekström Annelie Liljedahl Maria Gustavsson Per Engdahl Ann-Marie Flink Anna Ydrevik Mjölby Kommun Region Östergötland Vadstena Kommun Motala Kommun Ödeshögs Kommun Arbetsförmedlingen Boxholms Kommun Försäkringskassan 1 Utses att justera Justeringens plats och tid Sekreterare Ordförande Justerande Anna Ydrevik Bispmotalagatan 9C, Motala Madeleine Öberg Anna Johansson Anna Ydrevik Paragrafer ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits på hemsidan. sinstans Samordningsförbundet Västra Östergötland Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Datum för anslags nedtagande Samordningsförbundets kansli, Bispmotalagatan 9C, Motala Namn Utdragsbestyrkan 1
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL nr 15 Sidan 2 Övriga närvarande Ove Bäck Annette Ohlsson Margit Berggren Silvheden Ödeshögs Kommun, ersättare Region Östergötland, ersättare Vadstena Kommun, ersättare Frånvarande Mattias Schwerdt Stefan Höög Sören Norrby Nils-Ingvar Graan Irene Karlsson Försäkringskassan, ersättare Arbetsförmedlingen, ersättare Boxholms Kommun, ersättare Motala Kommun, ersättare Mjölby Kommun, ersättare Tjänstgörande tjänsteman Madeleine Öberg Förbundschef Utdragsbestyrkan
1 Mötet öppnas Ordförande Anna Johansson öppnar dagens möte. 2 Föreslagen dagordning godkänns. 3 Val av justerare Styrelsen väljer Anna Ydrevik att justera dagens protokoll. 4 Föregående protokoll Genomgång av föregående protokoll och där fattade beslut följs upp. Styrelsen godkänner lämnad rapport. 5 Revidering av internkontrollplan Föreligger förslag till reviderad internkontrollplan. Bifogas till protokollet. Styrelsen godkänner reviderad internkontrollplan. 6 Delårsbokslut Budgetramen 2016 är drygt 24 mkr och förbrukade medel är 13 mkr, 11 % under riktpunkten för perioden. Den lägre förbrukningsnivån beror på flera faktorer, vakanser inom verksamhet, planerad verksamhet där utbetalningar inte varit aktuella än, samt att verksamhet har gått att bedriva till en lägre kostnad än budgeterat. Antal insatser som planerats på helårsbasis, alla kategorier är 1480 varav 480 är insatser på personnivå. Det målet är uppfyllt under delårsperioden med 336 insatser registrerade på personnivå och 135 insatser i förhållande till enskilda registrerade i volyminsats. Insatser på strukturnivå och utbildningsinsatser är 194 respektive 885. Vi kan konstatera att vi under verksamhetsåret kommer att nå fler personer och till en lägre kostnad än budgeterat, en erfarenhet att beakta i arbetet med verksamhetsplan 2017. 130 unika personer är avslutade under perioden, varav 80 personer har ökat sina förutsättningar till egen försörjning. Delårsredovisningen visar på en måluppfyllelse i förhållande till de övergripande målen och att arbetet utförts i linje med de strategier som lyfts fram i verksamhetsplanen. Insatserna har sinsemellan ett nära samarbete och den integrerade samverkan med resurser hos ordinarie verksamhet hos huvudmännen är en avgörande framgångsfaktor. Att kontinuerligt arbeta med förbättringar inom ramen för befintliga avtal har också varit en framgångsfaktor som bidragit till måluppfyllelse.
Styrelsen beslutar att godkänna upprättat delårsbokslut. 7 Hälsopott psykisk hälsa/ohälsa Vårdcentralen Lyckorna har under 2016 arbetat med att utforma en föreläsningsserie kring psykisk hälsa/ohälsa med tips och råd för att hantera vardagen. Tanken är föreläsningarna ska ha olika tema såsom stress, ångest osv. och rikta sig i första hand till unga vuxna, men även öppet för andra målgrupper. Föreläsningstillfällena kommer att erbjudas i ett rullande schema och vara tillgängliga på samtliga vårdcentraler i västra. Kostnadsfritt för den enskilde, men anmälan för deltagande krävs då varje grupptillfälle kan ta emot ett begränsat antal deltagare. Det är psykolog Lisa Backlund och kurator Hanna Hagberg som är ansvariga för insatsen. Tanken är att på olika sätt nå ut till unga vuxna med insatsen genom att sprida information på skolorna/elevhälsovården och andra forum, som en förebyggande insats. Vårdcentralens chef Thomas Åhlander ser förutsättningar att konceptet med föreläsningar ska nå ut till en bred målgrupp, med prioritering unga vuxna och föreslår att nämnda resurspersoner får arbeta med detta även 2017. Beräknad kostnad per månad 27 000 kr, sett i förhållande till budgeterade medel i Hälsopott täcker det för arbetsinsatser 2016-09-2017-12. Styrelsen godkänner att insatsformen genom föreläsningar i västra länsdelen finansieras ur budget hälsopott, totalt 432 000 kr. 8 Sammanfattning av samtal med huvudmännens Ordförande Anna Johansson och vice ordförande Agneta Niklasson har tillsammans med förbundets chef Madeleine Öberg under augusti-september träffat företrädare för förbundets parter. Syftet med genomförda dialogtillfällen var att få en bild av parternas förhållande till Samordningsförbundet insatser och strategier nu och framåt. Samtalen blir en del i underlaget för verksamhetsplan 2017. Under dagens möte får styrelsen en muntlig redogörelse från samtalen. Skriftlig återkoppling och sammanfattning kommer att lämnas till de som deltagit i samtalen och till styrelsen, Styrelsen godkänner lämnad information.
9 Uppföljning av uppdrag - Mötesformer för myndighetssamverkan 2016-08-26 5. Vad som gjorts sedan föregående möte - Kartläggning av rehab samordnare inom primärvården funktion och personer som innehar uppdragen och deras förutsättningar i uppdraget. - Dialog med nyckelpersoner hos huvudmännen (en mix av funktioner och eldsjälar). - Dialog med kollegor i länet i motsvarande verksamhetsformer. - Dialog med förbunds chefer i länet (Centrala och Östra). Sammanfattande reflektioner - Rehabsamordnarna på vårdcentralerna har en nyckelfunktion som både efterfrågas och uppskattas av parter som vill hitta vägar för myndighetssamverkan. Deras faktiska tid är en konkret begränsning och det hanterar man olika. - I avsaknad av mötes forum för myndighetssamverkan kring enskilda, bygger en del medarbetare egna nätverk som på kort sikt fungerar bra, samtidigt som det är personbundet och innebär att det är en insatsform som når ett fåtal personer. - Hur får man kontinuitet med tanke på personalomsättning. - Mandat och tid är frågor som återkommer, vem gör vad och när? - Huvudmännens inställning till myndighetssamverkan kring enskilda och Samordningsförbundet roll i denna fråga. - Behovet av att tänka långsiktigt och hållbart i takt med de förutsättningar som finns i ordinarie verksamhet i kombination med den stödstruktur som samordningsförbundet kan bidra med. - Det finns en rad projekt och verksamheter, sett till länet i sin helhet som bygger på samverkansformer kring enskilda där avgränsningar finns i målgrupp, insatsform eller specifika metoder som tillämpas. - Behovet att ställa sig frågan vad är problemet/vad är det som saknas? Hur går vi vidare? Om vi tar utgångspunkten i frågan vad är problemet/ vad är det som efterfrågas som inte redan finns eller löser sig på ett bra sätt i ordinarie verksamhet.
Planering och genomförande av insatser för/tillsammans med personer i behov av samordnade insatser. Personer som befinner sig i det vi kallar de organisatoriska mellanrummen och där behovet är att samtliga huvudmän är delaktiga i planering/möte och att den enskilde är närvarande och delaktig. Vi har på tidigare genomförda KUR-dagar (utbildningsdagar med samtliga huvudmän representerade) enats om att tillämpa och utveckla verktyget SIP (samordnad individuell plan). Vi har 2015 gjort en omfattande utbildningsinsats kring SIP, kanske alltför omfattande då deltagarna hade en bredd från arbete med barn till äldre. SIP är ett verktyg som är lagstadgat, men möjligheten att kalla till SIPmöte ligger idag inom kommun och region, vi ville med utbildningen utveckla verktyget SIP så att det blev användbart i sammanhang där personal från Arbetsförmedling och Försäkringskassa också är aktiva parter i processen. Den tråden bör vi plocka upp igen, då den blev tappad efter utbildningsdagarna. Att samordnare Christian Nyenger får i uppdrag att fortsätta arbetet med processen med struktur för myndighetssamverkan. Att uppdraget kontinuerligt avrapporteras till styrelsen. 10 Rapporter 1. 3 oktober erbjöds en föreläsning med Åsa Kadowaki, Motala Convention Center på temat Håller vi på att göra livet till en sjukdom?. Det var 200 personer som tog del av föreläsningen. 2. 22-23 september arrangerades inspirationsdagar för samordnare och koordinatorer inom samtliga förbund i Östergötland, ett arrangemang med föreläsningar och utbyte av erfarenheter. Det var 13 personer som deltog från Samordningsförbundet Västra Östergötland. 3. ESF-ansökan som Linköping Kommun lämnade in i augusti, där Motala Kommun var medsökande och samordningsförbunden i Centrala och Västra fanns med som medsökande, har skjutits fram till ansökningstillfället i februari 2017, då ESF-rådet begärt kompletterande uppgifter. Styrelsen godkänner lämnade rapporter. 11 Mötet avslutas Ordförande tackar och avslutar dagens möte.