Kvalitetsutveckling inom universitetsförvaltningen vid Uppsala universitet Ann Fust Åsa Kettis Lindblad Kvalitets- och utvecklingsarbete inom administration Nationell konferens i SUHFs regi 2010-08-26
Mål och strategier Universitetets administration på alla nivåer samt universitetets externa och interna information ska utmärkas av professionalitet och effektivitet Program för kvalitetsarbetet vid Uppsala universitet (forts.): Ett löpande kvalitetsarbete ska även ske i stödfunktionerna, vilka ska vara: kostnadseffektiva, av hög kvalitet och utvecklas i takt med kärnverksamheternas behov och externa krav.
Status för kvalitet & kvalitetsarbete i UFV? Fungerar relativt väl i delarna Mindre väl som helhet Satsning på det övergripande kvalitetsarbetet
Mål för det övergripande kvalitetsarbetet vid UFV Ökat gränsöverskridande och helhetstänkande Ökat samarbete och förbättrat samarbetsklimat Ökad transparens i processer och uppföljningsbarhet Bättre förutsättningar för att öka professionaliteten Bättre nytta för verksamheten, ökad stolthet i verksamheten och ett roligare arbetsliv
Utgångspunkter för arbetet Kvalitetsarbetsprogrammet Uttalade förväntningar på arbetet vid UFV: Professionellt (projekt- processinriktad) Proaktivt Pålitligt Prestiglöst Personligt (men inte privat) En tro på att alla Vill utveckling Vill vara professionella Vill vara förtroendefulla Vill bidra till att klara våra samlade åtaganden
Kvalitetsarbetet ska utgöra en integrerad del av verksamheten utgå ifrån etablerade akademiska värden och arbetsformer utvecklas genom kollegialt erfarenhetsutbyte dokumenteras och synliggöras för att bli åtkomligt för analys och vidareutveckling
Kvalitetsarbetet utgår ifrån en: kvalitetskultur [som] karaktäriseras av ständig omprövning och förnyelse driven av lärare, studenter och annan personal
Kombinerad ansats för kvalitetsutveckling vid UFV Ledarprogram (2009-10) Målformuleringsarbete i ledningsgruppen (2010) Medarbetarskap (2011)
Ledarprogammet Föregicks av intervjuer med alla avdelningschefer Individuella behov fick tas i särskild ordning. Samstämmighet men också kompletterad med mina mål för verksamheten
Innehåll i ledarprogrammet Klart ledarskap kommunikation Uppskattande ledarskap Medarbetarskap Omvärldsfrågor Värderingar Grupper och förändringar
Målformuleringsarbete i ledningsgruppen Identifiering av gemensamma mål, värderingar och arbetssätt i relation till UFVs huvuduppgifter: Effektivt utförande av uppdrag från universitetsledningen Effektivt stöd till verksamheten Effektiv myndighetsutövning
Metod Arbetet har utförts i enlighet med Förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll och Riktlinjer för tillämpning av samma förordning, UFV 2009/1486. Modifierat genom större tyngd på framgångsfaktorer Vad behöver vi för att? Vad/hur behöver vi vara för att?
Praktiskt tillvägagångssätt Seminarieserie i ledningsgruppen under ledning av en särskilt utsedd arbetsgrupp Bärande inslag av arbete i heterogena smågrupper med återsamlingar Sammanställning mellan träffarna inledande återföring Sammanfattning av metod och resultat i rapportform
Gemensamma mål god kommunikation rätt kompetens professionell beredning av ärenden
Framgångsfaktorer - tydliga uppdrag - gemensamma värderingar - gott ledarskap - god samordning - god kompetensförsörjning - ändamålsenligt verksamhetsstöd
Innehållet i varje strategi formuleras explicit, t ex: Gemensamma värderingar Gemensamma värderingar och en enhetlig kultur är viktig för att vi ska kunna känna tillit och tilltro till varandras kompetenser och förmågor. De är därmed en framgångsfaktor för att vi ska ha en god kommunikation med varandra. De gemensamma värderingarna präglar också hur vi kommunicerar med varandra. Ett öppet klimat där dialog kan föras kring olika frågor och där olika synpunkter kan föras fram och respekteras bidrar till detta. Ett öppet klimat innebär också att vi skall kunna erkänna fel och brister, ta hjälp av och lära av varandra. Avsaknad av gemensamma värderingar kan leda till att effektiviteten försämras av bristande öppenhet och generositet, av revirtänkande och av att vi inte har en gemensam syn på medarbetarskapet.
Prioriterade åtgärder till följd av arbetet En handfull redan initierade administrativa utvecklingsprojekt Fortsatt arbete med värderingar och förhållningssätt Satsning på medarbetarskap Ny seminarieliknande form för ledningsgruppens möten
Reflektioner Bottom-up-process med uttalat ägarskap större relevans och efterlevnad Process som i sig bidrar till måluppfyllelse (ökad kommunikation, bättre samordning etc) Tvingande förordning (ISK) anpassas och fungerar som redskap i det egna kvalitetsarbetet Förvaltningsledningen som pilotgrupp utbildning i och metodutveckling av ISKverktyget inför lansering i kärnverksamheten Akademiska arbetsformer användbara i administrationen