Budgetförslag 2014-2016 - Kommunledningskontoret

Budgetförslag 2014-2016 - Kommunledningskontoret 1. Nuläge Kommunledningskontoret bedriver verksamheten från och med 2013 i en organisation som är avsevärt mindre än tidigare. Ekonomi- och inköpsavdelningen, personalavdelningen och ITavdelningen organiseras i den nya förvaltningen Strategiskt Stöd. Syftet med denna förändring att öka möjligheterna för kommunledningskontoret agera på en mer strategisk nivå än tidigare och att kunna lägga mer fokus på att leda arbetet med styrning- och ledning i den kommunala organisationen. En grundläggande utgångspunkt i det arbetet är den styr- och ledningsmodell kommunen arbetar efter. Mot bakgrund av de forskningsrapporter om bland annat Piteå Kommuns styrsystem som publicerats kommer ett arbete med att ytterligare förfina styrningen att påbörjas under hösten 2013. En stor utmaning är att tillsammans skapa en organisationskultur där verksamhetsutveckling är en naturlig del av det dagliga arbetet. Ett första steg i detta har varit att bygga en struktur för utveckling och skapa en plattform där det skapas förutsättningar för kommunens utvecklingsarbete. För att kunna ligga i framkant av utvecklingen är det av central betydelse att kommunledningskontoret arbetar med omvärldsspaning och utifrån den tar fram strategier för kommunens framtida utveckling. Kommunstyrelsen har ansvaret för kommunens tillväxtfrågor och planfrågor. Det ligger på kommunledningskontoret att leda och styra i dessa frågor. En av grunderna i en kommun är ärendebearbetning och ärendehantering av olika slag. Med det avses processen alltifrån det att ett ärende uppstår/skapas till det att det slutligen arkiveras. Hög kvalité på beslutsunderlagen, rättsäkerhet och öppenhet är viktiga ledord i det arbetet. Under 2012 har arbetet med att utveckla detta område påbörjats och implementering av ärendehandboken är inledd. Information/kommunikation är en verksamhet som ökat i betydelse för Piteå Kommun och bedömningen är att frågorna kommer att öka i omfattning och komplexitet, inte minst beroende på teknikutvecklingen och det individualiserade samhällets framväxt. En översyn av kommunens arbete och organisation har genomförts under 2012 och 2013, vilket kommer att leda till att frågorna hamnar uppe på samtliga förvaltningars ledningsagenda som en strategisk fråga. Ekonomiskt bedöms att förvaltningen klarar verksamheten inom givna budgetramar 2013, men det innebär en hård belastning för kommunledningskontoret att leva upp till de mål och ambitioner som finns och inte minst på de ökade krav som ställs på kommunen från både allmänhet och staten. 2. Prioriteringar utifrån mål samt konsekvenser för måluppfyllelse Prioriterade mål De prioriterade målen för kommande planperiod stämmer mycket väl överens med det arbete som Kommunledningskontoret bedriver och även på områden där Kommunstyrelsen har otillräcklig måluppfyllelse. För att bryta ner målet med att nå 43000 invånare till år 2020 arbetar förvaltningen med en inflyttningsstrategi, bestående av ett antal områden som är viktiga för att

lyckas med fastställd målsättning. Det rör områdena; Piteå som bostadsort, kommunal service, Piteå som studentort, Piteå som etableringsort och varumärket Piteå. Varje huvudområde innehåller en rad delområden med aktiviteter och ansvar. Ökat bostadsbyggande är av absolut största vikt och i den senaste omvärldsanalysen framgår att Piteå har behov av cirka 1700 nya bostäder fram till år 2020. Förutom att det är en del av strategin för inflyttning kommer en exploateringsplan för bostäder och byggande att tas fram i den reviderade Översiktsplanen. Målet är att Kommunfullmäktige ska besluta om denna i september 2013. Kommunledningskontoret är processägare för strategi för inflyttning och i arbetet med reviderad Översiktsplan. Mot bakgrund av att kommunen behöver uppnå befolkningsmålet utifrån att befintliga arbetsgivare på orten ska kunna rekrytera arbetskraft med rätt kompetens, är målet med nolltolerans avseende arbetslöshet mycket viktigt. Kommunledningskontoret leder arbetet med det lokala partnerskapet för tillväxt och sysselsättning. Ett uppdrag som pågår är den utredning som Luleå tekniska universitet genomför med syftet att analysera varför Piteå har så förhållandevis hög ungdomsarbetslöshet, framförallt i lågkonjunktur. I syfte att klara kompetensförsörjningen inom den kommunala organisationen bedrivs ett strukturerat arbete med att utveckla Piteå Kommun som attraktiv arbetsgivare med attraktiva arbetsplatser. Ett område som av både kompetensförsörjningsskäl och ekonomiska skäl är prioriterat både av Kommunledningskontoret och Strategiskt Stöd är samverkan. Området har låg måluppfyllelse, men det finns stor potential att hämta hem genom samverkan inom områden som ekonomi, personal och IT. Under våren/hösten 2013 kommer ett arbete om fördjupad samverkan mellan Piteå och Älvsbyn starta upp. Bedömningen är att den ekonomiska spareffekten om 0,15% kommer att uppnås inom ramen för detta. I Piteå är social uthållighet ett av de tre ben som samhällsbyggandet vilar på, varför det finns ett direkt beroende av att mångfalden i samhället ökar. Frågan är komplex, samtliga nämnder och styrelse har låg måluppfyllelse på området. Mot den bakgrunden har Kommunledningskontoret av budgetberedningen fått ett fördjupat uppdrag att leda ett arbete med att ta fram metoder för hur vi som organisation ska kunna uppnå bättre måluppfyllelse av mångfaldsmålet. Arbetet ska utföras tillsammans med berörda förvaltningar. En viktig grund i det arbetet är att definiera mångfaldsbegreppet, eftersom det är ett brett begrepp och därför kräver många olika metoder för att hitta lösningar. Under 2014 kommer fyra val att genomföras; val till EU, Riksdag, Landsting och Kommuner. Detta är en utmärkt grund att utgå ifrån när det gäller att stärka demokratin i allmänhet genom att nå fler grupper av människor, men också när det gäller att hitta metoder för att stärka mångfalden i vårt samhälle. Det är Kommunledningskontorets bedömning att valen utgör en viktig strategisk utgångspunkt för arbetet och därför också kommer att kräva mer resurser än vad den kommunala tjänstemannaorganisationen vanligtvis lägger på dessa processer. En vägvalsfråga är huruvida Kommunledningskontoret ska omprioritera bland befintliga resurser och/eller extra resurser tilldelas. De flesta viktiga framtidsfrågor har samma gemensamma nämnare för en framgångsrik utveckling förmågan att kommunicera utvecklings/vägvalsfrågor med medborgare och brukare. Det handlar om alltifrån traditionell information och kunskapsuppbyggnad till

medbestämmande. För att klara detta krävs ett strukturerat arbete inom ramen för styr- och ledningssystemet och en uppbyggd teknisk infrastruktur för att skapa möjlighet till interaktion mellan kommunen och medborgare/brukare. Arbetet med att utveckla e-tjänster är ett arbete som Kommunledningskontoret och förvaltningen Strategiskt Stöd måste utveckla under den kommande planperioden och utmaningen är att inrymma detta arbete i befintliga resurser. Ett område som tyvärr blivit allt viktigare att hantera strategiskt för att kunna agera snabbt och effektivt vid behov, är säkerhetsområdet. Tonen i samhället har blivit allt hårdare och den offentliga debatten, tillsammans med sociala medier etc har gjort att säkerhetsfrågan hamnat allt högre upp på dagordningen. Hotbilden kan vara både fysisk, men också rikta sig mot kommunens information. I takt med att vi blivit i princip helt beroende av datorer för att bedriva ärendehantering av olika slag, har vi också blivit känsligare för att informationen i våra system är aktuell, rättvisande och rättsäker. För att kunna följa med och driva utvecklingen mot ett interaktivt e-samhälle ökar också behoven på att vi har säkra system för detta. Kommunen har för närvarande ingen fast funktion som arbetar både förebyggande och reaktivt med informationssäkerheten. Det är Kommunledningskontorets bedömning att med den utveckling som sker och kommer ske fortsättningsvis i vår omvärld, är det viktigt att en sådan funktion finns som en viktig del i kommunens säkerhetsarbete. Kommunledningsledningskontoret har behov av resursförstärkning för att permanenta denna funktion. Utvecklingsområden Kommunledningskontoret har ett ledningsansvar för att utvecklingen inom energiområdet och kulturella och kreativa näringar fortskrider. Grunden för den prioriteringen återfinns i Tillväxtprogrammet. Parallellt med budgetarbetet arbetar Kommunledningskontoret med en utvecklingsstrategi för Acusticumområdet. Strategin innehåller ett upplägg om att samla de kommunala verksamheterna kring kulturella och kreativa näringar samt förnyelsebar energi i ett kommunalt bolag. Verksamhetsinnehållet blir både utveckling av innehållet i en Piteå Science Park och utveckling av den fysiska miljön på området. Det är Kommunledningskontorets bedömning att en uttalad investeringsplan bör göras för Acusticumområdet som helhet. En grov analys visar på ett investeringsbehov under kommande 5-årsperiod om cirka 150-175 mkr. I det ligger byggande av nya lokaler för kulturella- och kreativa näringar och centrum inom förnyelsebar energi. Utöver detta behöver en översyn av den fysiska utemiljön på området genomföras; vägar på området, infart till området, exploateringsområden för bostäder mm. En av Piteås grundpelare i näringslivet är besöksnäringen, där sommarmånaderna utgör navet i näringen. Utmaningen inom näringen handlar om att öka attraktiviteten och besöksanledningarna till Piteå under andra tidpunkter än sommarmånaderna. Kommunen har under ett antal år satsat på att utveckla Lindbäcks stadion till en attraktiv anläggning för vintersporter. En av de satsningar som under de senaste tagits av företagare i kommunen är det privata initiativet om att öka Lindbäcks stadions attraktionskraft.. Visionen om områdets utveckling fram till 2017 är fortfarande på ritningsbordet, vilket gör det svårt för kommunen att bedöma vilka investeringsåtaganden som kommer att hamna inom kommunens ansvarsområde. Det är dock viktigt att flagga för investeringsbehov från och med 2015.

3. Återredovisning av beslutade uppdrag Uppdrag Status Beslutad Kommentar/Slutsats 5. Investeringar Sammanfattande investeringstabell i prioriteringsordning. Med beskrivning utifrån typ av investering och belopp. Tänk på att det totala investeringsutrymmet är begränsat. Investering (förklarande text) Prio Budget 2014 Plan 2015 Plan 2016 Bondökanalen 1 15000 Lindbäcks stadion Acusticumområdet

Kommunstyrelsen Strategiskt stöd Kommunstyrelsen Strategiskt stöd Styrelsens verksamhetsplan och budgetförslag 1. Nuläge Genom att vara experter inom personal, IT, ekonomi och upphandling, bidrar förvaltningen till att kunderna når uppsatta mål. Det sker genom att tillhandahålla innovativa, effektiva och kvalitativa lösningar i kombination med en utpräglad fokusering på kundens behov. En treårsplan utvecklas med ett tema per år: Utmaningen (2013), Utväxlingen (2014) och Etableringen (2015). Planen följs upp i årsredovisning. Utvecklad samverkan internt - Ett arbete är uppstartat där ansvar och befogenheter inom områdena personal och lön mellan Personalavdelningen och de kommunala förvaltningarna ses över utifrån ett särskilt beslut från kommunstyrelsen, 4 mars 2013. Arbetet med utvecklad samverkan inom ekonomiområdet förskjuts i tid och utgår från en fördjupad samverkan utifrån nuvarande organisation och ansvarsområden. Driftåtaganden och IT-service utförs idag även för de kommunala bolagen Pireva, Pnf och Pite Hamn. Detta åtagande utvecklas genom att även ta över PiteBo från juni 2013. På sikt kan ett samarbete också vara på gång med PiteEnergi i begränsad omfattning. Utvecklad samverkan externt - Ledarutveckling är nu upphandlad i samverkan med Luleå kommun med planerad start oktober 2013. Extern samverkan med Älvsbyn inom Strategiskt Stöds ansvarsområden sker idag inom personalområdet och IT-drift. Upphandlingar är också genomförda där alla länets kommuner inbjudits och några deltagit, bl.a Älvsbyn, med gemensamma projekt som resultat. enämnden med säte i Luleå för samtliga kommuner i länet är ett annat exempel som är i uppstartsfasen i syfte att åstadkomma samverkan inom området esamhälle. Personal - Utredning av chefers villkor i Piteå kommun genomförs under tiden maj oktober 2013. Utredningen ska visa på ett nuläge där både statistik och chefers upplevelse av sin situation kartläggs. En analys och eventuella förslag på åtgärder kommer att redovisas. Ett klargörande av vad attraktiv arbetsgivare betyder i Piteå kommun processas idag. Genomgång och utveckling av rekryteringsarbetet från annons till färdigt resultat. Kompetensutveckling för samtliga anställda i Piteå kommun genomförs i december 2013. Upphandling och inköp - Ett särskilt utvecklingsarbete är påbörjat inom upphandlingsenheten. En nulägesbild är framtagen som visar på nödvändiga utvecklingsområden för att stödja de kommunala förvaltningarna i upphandlingar och avtalens efterlevande. Syftet är att kunna förändra och förbättra inom områden som gör skillnad. Det som framträder tydligt är förvaltningarnas behov av juridisk upphandlingskompetens, snabbare och kvalitativ hjälp med att bevaka och genomföra upphandlingar, utvecklat råd och stöd i olika former samt bättre verktyg för att kunna följa gällande avtal. För att kunna möta upp de ökade förväntningarna finns behov att ha rätt förutsättningar för detta.

Kommunstyrelsen Strategiskt stöd Ekonomi Förvaltningens uppvisar ett nollresultat för perioden till och med april. Årsprognosen är 372 tkr. Orsaken till det prognostiserade underskottet är relaterade till: underfinansierade personella övergångar inom IT från 1 jan 2013 som varit berättigade till statligt anställningsstöd som upphört helt eller upphör under året av tidigare beslutade engångsmedel för Bättre affärer (1 000 tkr) har 219 tkr använts till och med 2012. Resterande medel avsågs kunna användas för utveckling och fortsätta stötta förvaltningarna i att skapa bättre affärer. Dessa medel har inte anslagsöverförts till 2013 kostnader för den nya ledningsfunktionen ökade kostnader för rekryteringar samt subventionerad friskvård Under året kommer också en översyn av personella resurser respektive gällande avtal för ITbaserade personalsystem inom personalavdelningen att behöva ses över genom omfördelning eller omprioriteringar av nuvarande budget. Konsekvenserna av en väl utvecklad IT-användning i de kommunala förvaltningarna leder till ökade driftkostnader för IT-avdelningen gentemot PiteEnergi avseende kommunikationsnät, prestanda och elförbrukning. Kostnadsutvecklingen kommer därför att följas över tid. 2. Prioriteringar utifrån mål samt konsekvenser för måluppfyllelse Piteå ska präglas av en samhällsgemenskap med mångfald som grund Personalavdelningen har ansvar för att bidra till utveckling av Piteå kommun som arbetsgivare. Om mångfald ska få genomslag är det en förutsättning att börja utveckla mångfald ur ett arbetsgivarperspektiv. Under 2014 föreslås därför chefer och medarbetare få kunskap i mångfald och att det får genomslag i allt personalarbete som sker i de kommunala verksamheterna. Konsekvenser: Insatsen under året kommer att kräva personella och ekonomiska resurser om mångfald ska få genomslag. Piteå ska vara en attraktiv ort för näringsliv och företagande Pågående översyn av upphandlingsverksamheten ska leda till förutsättningar som bidrar till att Piteå kommun uppfattas som en attraktiv ort för näringsliv och företagande. Kommunens olika förvaltningar har samtidigt förväntningar på förstärkningar av upphandlingsverksamheten för att kunna få det stöd och den service som det finns uttryckta behov av. Dagens allt mer komplexa upphandlingar med fler överklagningar innebär större risker för förseningar i entreprenader för att bygga framtidens Piteå. Det innebär allt hårdare prioriteringar för att genomföra upphandlingar och därmed förändrade förutsättningar till utåtriktade proaktiva kontakter med det lokala näringslivet. För att klara detta krävs också en översyn över ansvar och befogenheter mellan Strategiskt Stöd och de kommunala förvaltningarna. Konsekvenser: Översynen kommer att innehålla en beskrivning av förväntat resultat och resurshantering. Piteå ska erbjuda goda förutsättningar för miljövänliga och hälsosamma val i vardagen Inom ramen för kommunstyrelsens uppdrag att göra en översyn av aktuell inköpspolicy ta hänsyn till miljövänliga och hälsosamma alternativ för hållbar utveckling. Konsekvenser: Underlag för att bedöma konsekvenser kommer att framgå i den nationella utredningen av Lagen om Offentlig Upphandling, LOU som pågår och beräknas avslutas september 2013. Men en trolig konsekvens är ökade kostnader för anbudsgivare som i sin tur kan

Kommunstyrelsen Strategiskt stöd leda till högre priser för Piteå kommun som upphandlande part inom sådana områden där t ex djurskydd och sociala kriterier tillämpas. Piteå kommun ska arbeta aktivt för att vara en attraktiv arbetsgivare och skapa hälsofrämjande arbetsplatser I de utvecklingsarbete som redan pågår ska en definition av vad attraktiv arbetsgivare innebär i Piteå kommun tas fram. När arbetet är slutfört kommer implementering i kommunens förvaltningar att genomföras. En utveckling av rekryteringsprocessen är också nödvändig för att bidra positivt till hur Piteå kommun uppfattas som arbetsgivare i konkurrens med andra arbetsgivare. Konsekvenser: Implementeringen av attraktiv arbetsgivare kräver personella resurser samt resurser för framtagande av material vilket innebär omprioriteringar framför andra uppdrag. Heltid är en rättighet och grunden för anställning i Piteå kommun, deltid är en möjlighet utifrån verksamhetens behov Personalavdelningen är ett strategiskt och operativt stöd till verksamheterna att nå målet. Det innebär ett behov att även kunna erbjuda attraktiva tjänster i konkurrens om arbetskraften. Konsekvenser: Personalkonsulenterna är ett proaktivt stöd och arbetar nära verksamheterna. Piteå kommun ska vara en jämställd arbetsplats där kvinnor och mäns kompetens, resurser och erfarenheter tas tillvara I oktober 2013 avslutas HÅJ-projektet (Hållbar jämställdhet). Fram till dess kommer ytterligare en grupp jämställdhetsstrateger från förvaltningarna att utbildas. Deras uppdrag är att verka som expert i sin egen förvaltning/verksamhet. Konsekvenser: För att dra nytta av effekterna av HÅJ-projektet föreslås Piteå kommun säkerställa att det finns kompetens som kan stödja förvaltningarna i sitt jämställdhetsarbete. För att klara det behöver en del av en tjänst på personalavdelningen vikas för detta uppdrag. Idag finns ingen sådan finansiering för det uppdraget. Besparing på 0,15% Besparingen för Strategiskt Stöd motsvarar 108 tkr. Hur besparingen fördelas inom förvaltningen föreslås hanteras i internbudgetarbetet inför 2014. Under 2015 är avsikten att den externa samverkan med andra kommuner ska ha utvecklats inom ytterligare något strategiskt område. Rätt planerad bör därmed en sådan samverkan på sikt ge utrymme till att arbeta mer effektivt inom de områden som är föremål för samverkan. 3. Återredovisning av beslutade uppdrag Uppdrag Status Beslutad Kommentar/Slutsats Samverkan med andra Påbörjad kommuner RUR Resultatutjämningsreserv Klar Uppdrag från riktlinjer 2014-2016 Uppdrag från riktlinjer 2014-2016 Sker idag med Älvsbyn (drift av Personalsystem, gemensam upphandling och införande av IT-verksamhetssystem socialtjänst) och Luleå/länets kommuner (enämnd och ledarskapsutveckling). Samtal om utväxling av samarbete påbörjas under året. Riktlinjer för God Ekonomisk hushållning och hantering av Resultatutjämningsreserv beslutas i kommunfullmäktige i juni 2013

Kommunstyrelsen Strategiskt stöd Fördelning av spareffekter när verksamheter säger upp lokaler Utarbeta kostnadsfördelning/ internprissättningssystem som är konkurrensneutralt jämfört med bidrag till fristående skolor och förskolor Köp/säljsystem inom ITverksamheten Ej påbörjat Pågår Pågår Åtgärd från ÅR 2010 Åtgärd från ÅR 2011 Åtgärd från ÅR 2011 Förtydligande med syfte och mål Arbetet är påbörjat. Arbetsunderlag från konsult finns. Arbetsgrupp träffas för granskning av förslag. Återrapportering under hösten 2013. Samverkar med Utarbeta kostnadsfördelning/internprissättningssystem enligt ovan. 4. Taxor Kravavgifter De taxor/avgifter som utgår från Strategiskt Stöd är kravavgifter. Dessa kravavgifter och de belopp som kan utgå regleras i lag om ersättning för inkassokostnader mm 1981:739 (senast ändrad 2013:56) vilket Piteå kommun också tillämpar. 5. Investeringar Nedan framgår en sammanställning av investerings- och reinvesteringsbehov under planperioden. Som konsekvens av investeringarna nedan uppstår ökade driftkostnader på totalt 300 tkr vilket också framgår i investeringsbilaga. Investering (förklarande text) Prio Budget 2014 Plan 2015 Plan 2016 Reinvesteringar datorer 1 6 283 budget 2014+X budget 2015+X Reduntanta driftlösningar Trådlösa öppna nät Reinvestering 2 1 340 serverutrustning Reinvestering nätverksutrustning X = Motsvarar den volymutveckling som uppstår på förvaltningarna.

Kommunstyrelsen Strategiskt stöd 6. Ekonomi Drift och investeringar Utfall Budget Budget Plan Plan 2014-2016, tkr 2012 2013 2014 2015 2016 Driftbudget Intäkter 27 271 6 730 6 897 6 897 6 897 Kostnader 174 229 143 890,9 140 639 141 379 141 379 Netto 146 958 137 160,9 133 742 134 482 134 482 varav tillväxtpol reserv/eu-medel 22 348 22 348 22 348 22 348 Investeringar Inkomster 1 380,8 Utgifter 12 179,6 10 020 Netto 10 798,8 10 020 0 0 0 Driftbudget ingår ovan Ramnedddragning tillväxtpolitisk reserv 2012-2014 -1 000-1 000-1 000-1 000 Driftbudget utöver ram Ramneddragning -0,15% -177-177 -177 Bilagor: 1. Tillägg till nyckeltal för övergripande och nämndsmål 2. Investeringar med prioriteringsordning, belopp och effekter utifrån de strategiska områdena 3. Priskompensation

Kommunstyrelsen Strategiskt stöd Bilaga 1 Förslag på tillägg till nyckeltal Extern samverkan Ett nyckeltal föreslås komplettera befintliga nyckeltal för Kommunstyrelsen/Strategiskt Stöd som avser extern samverkan. Nyckeltalet mäts i samband med årsredovisning varje år. Antal pågående samverkansprojekt* med annan kommun Målsättningen är att under 2014 ha fyra pågående samverkansprojekt. *Med samverkansprojekt avses att verksamhet bedrivs över en längre tid med minst ytterligare en kommun. E-Nämnd är ett sådant exempel. Att genomföra gemensamma upphandlingar över tid är ett annat. En enskild upphandling utan gemensam drift eller åtagande därefter räknas däremot inte som samverkansprojekt.

Kommunstyrelsen Strategiskt stöd Bilaga 2 Specifikation över investeringar - Strategiskt Stöd Reinvestering av datorer 6 283 tkr, 2014 I VEP 2011 äskade IT-avdelningen 5 000 tkr årligen i reinvesteringsmedel för perioden 2011-2017. Där noterades också den ökande trenden mot bärbara datorer. Vi kan nu konstatera att denna trend hållit i sig. Idag är 54% av alla datorer bärbara och inom skolorna utgör de snart 65%. Allt tyder på att denna trend håller i sig och på sikt kommer de stationära datorerna att helt försvinna inom skolorna. För åren 2011-2013 har det dessutom skett en utökning av antal datorer i verksamheterna med ca 260 datorer per år vilket medfört att det år 2013 finns 770 fler datorer inom Piteå kommun, totalt 4 170 st jämfört med 3 400 st vid utgången 2010. Bärbara datorer avskrivs numera på 4 år och stationära datorer på 5 år enligt beslut i VEP 2011 och samtidigt beviljades 500 tkr extra för tillkommande reparationer och förtida utbyten detta också medför p g a maximalt 3 års garanti på datorerna. Mot bakgrund till dessa fakta behöver reinvesteringsplanen från VEP 2011 uppdateras enligt tabell nedan. Den eftersläpning på utbyte av gamla datorer som beskrevs i VEP 2011 är nu inhämtad och därför föreslås för VEP 2014-2016 en rakare modell med samma reinvesteringsbehov varje år*. Eftersom skoldatorer ersätts med elevdatorer vid ett införande av 1-1 kommer denna reinvesteringsplan att revideras. Förvaltningen återkommer till kommunstyrelsen så snart detta är aktuellt. Avskrivning (år) Antal byten per år Inköp Budgetbehov (tkr) Antal datorer 4 170 Förhållande bärbara/stationära 54/46% Totalt Bärbara 2 253 4 563 7000 3 943 Totalt Stationära 1 917 5 383 4800 1 840 Reinvesteringsbehov /år 5 783 Utökad livslängd/år (VEP 2011) 500 Totalt budgetbehov 2014* (tkr) 6 283 * Förvaltningarnas faktiska volymökning av antal datorer medför ökande reinvesteringsbehov viket inträffar vart 4:e resp 5:e år. Driftkostnader Ökade driftkostnaderna, till följd av utökat antal datorer i verksamheterna, regleras som tidigare genom ramflytt mellan berörda nämnder påföljande år. Investeringen bidrar till målen som berör attraktiv och uthållig kommun samt Barn och Unga.

Kommunstyrelsen Strategiskt stöd Bilaga 2 Gemensam IT-infrastruktur Nedan lyfts fram fyra direkta investerings- och reinvesteringsbehov inom området gemensam IT-infrastruktur. Med gemensam IT-infrastruktur avses utrustning som utgör basen för den funktionalitet och kvalitet i kommunikation och IT-nyttjande som nämnder, förvaltningar och berörda bolag har eller använder sig av. Här kan också ingå försök i begränsad skala inom infrastrukturområden innan implementering i full drift sker. Det sammanlagda investeringbehovet på 1 340 tkr samt konsekvensen med ett medföljande driftsbehov på 300 tkr kan också beslutas som en Ospecificerad investeringspott på motsvarande belopp och drift. Redundanta driftlösningar utifrån kontinuitetsplanering, 500 tkr samt drift 250 tkr En rapport är framtagen som visar på vilken beredskap och vilka möjligheter Piteå kommun har för att behålla eller upprätta drift av prioriterade system inom 24 timmar efter ett totalhaveri av driften på IT-avdelningen. Informationssäkerhetssamordnaren har presenterat rapporten för förvaltningschefsgruppen. Investeringskostnaderna för detta beräknades till 1 500 tkr och utökade driftkostnader hos IT-avdelningen har bedömts till 250 tkr årligen för resurser och material. Sedan IT-avdelningen började arbeta med denna utredning har man tagit hänsyn till denna sårbarhet i sitt löpande utvecklingsarbete varför man redan med egna medel kunnat prioritera att börja bygga för en minskad sårbarhet. Det betyder att endast ett mindre investeringsbehov återstår på 500 tkr men att det fortfarande förutsätter medel för ökade driftkostnader på 250 tkr som lösningen medför vid ett införande. Avskrivningstiden är 5 år. Driftkostnader 250 tkr per år. Investeringen bidrar till målen om attraktiv ort för näringsliv och företagande samt att Piteå ska utveckla bra infrastruktur och goda kommunikationer. Trådlösa öppna nät, 200 tkr Under sommaren 2013 genomförs ett försök med att erbjuda besökare och medborgare trådlöst sk WiFi i delar av centrala Piteå. I detta försök kommer nätet att köpas som en tjänst och kommer att utvärderas under hösten 2013. Då ges också tillfälle att ta ställning till vilka medel vi kan behöva för upphandling av liknande tjänst under 2014 för full implementering samt driftkostnader för densamma. IT-avdelningen kommer dessutom att erbjuda möjligheten till WiFi vid olika arrangemang som exempelvis Piteå Summer Games, PDOL, Nolia mm. Utrustning för detta monteras på Stadshuset och mobila/flyttbara anläggningar kommer sedan att kunna lånas eller hyras av IT-avdelningen för att kunna ställas upp vid olika arrangemang. Det kommer dessutom att avlasta mobiloperatörernas nät som vid större arrangemang inte räcker till. Detta sammantaget bedöms kunna uppfattas som positivt för turism, föreningsliv och näringsliv. Det stärker därmed också Piteås varumärke. Avskrivningstiden är 5 år. Driftkostnader - 50 tkr per år.

Kommunstyrelsen Strategiskt stöd Bilaga 2 Investeringen bidrar till målen om attraktiv och uthållig kommun samt Barn och Unga. Reinvestering serverutrustning, 400 tkr Fem st servrar behöver bytas under 2014 då dessa inte längre har tillräcklig prestanda för verksamheterna och dessutom är mer än fem år gamla. Detta medför att risken för dyrbara haverier ökar vilket skulle innebära stora negativa konsekvenser för verksamheterna. Dessutom blir reservdelar på dessa gamla servrar, om de finns att tillgå, väldigt dyra. Ett planerat underhåll med utbyten av gammal utrustning är en nödvändig process för alla driftverksamheter. IT-avdelningen är inget undantag i detta. Priset är 80 tkr per server. Avskrivningstiden är 5 år. Driftkostnader Dessa reinvesteringar medför inga nya driftkostnader. Eventuella utökningar av antalet servrar ökar däremot driftkostnaderna. Dessa regleras då genom ramflytt från berörda nämnder året efter en utökning. Reinvesteringen bidrar till målet om attraktiv och uthållig kommun. Reinvestering nätverksutrustning, 240 tkr Tillväxten på skolornas användning av IT, fler enheter som datorer, surfplattor och telefoner samt den allmänna utvecklingen av nätbaserade tjänster har medfört att utrustningen i kommunens nät blivit flaskhalsar för verksamheterna. Modern teknik som används i skolor och andra verksamheter ställer allt högre krav på kommunens infrastruktur. För att möta de ökande prestandakraven behövs ett utbyte av 24 st nätverksswitchar. Med denna reinvestering tillgodoses detta krav och medför att tillräcklig prestanda kan erhållas i kommunens kommunikationsnät. Avskrivningstiden är 5 år. Driftkostnader - Utbytet medför inga nya eller utökade driftkostnader. Reinvesteringen bidrar till målen om attraktiv och uthållig kommun samt Barn och unga. Sammanfattning av investerings- och driftbehov INVESTERING (tkr) DRIFTKOSTNAD (tkr) Beskrivning 2014 2015 2016 2014 2015 2016 Reinvesteringar datorer 6 283 * * Redundanta driftlösningar 300 Trådlösa öppna nät 1 340 Reinvestering serverutrustning * * Reinvestering nätverksutrustning * * Totalt (tkr) 7 623 - - 300 - - * Eventuella utökningar av antal datorer och servrar kan medföra utökade reinvesteringsbehov påföljande år.

Kommunstyrelsen - Kommunledningskontoret Bilaga 3 Nämnd: Kommunstyrelsen, kommunstyrelsens förvaltningar Bilaga 3 Priskompensation år 2014 Avtal med indexklausul Avtalsområde Avtalstid Leverantör Ramavtalets omfattning inom driften år 2013 (tkr) Index Prognostiserad Prisutveckling år 2014 (%) Prognostiserad kostnadsutveckling år 2014 (tkr) Kommentarer (ange beräkningsgrund) Kommunledningskontoret Hyra 2017 Nevatco AB 5 098 KPI 1,3% 66 Acusticum 5 Hyra 2017 Kommunen -1 606 KPI 1,3% -21 Nyttjanderätt LTU Acusticum 5 Hyra 2016 PNF 4 958 KPI 1,3% 35 Ljudteknikutb, snickargatan Hyra 2021 PNF 1 273 KPI 1,3% 1 Solander SP Strategiskt Stöd HYRA löpande 12 mån NLL 263 KPI 1,3% 3 Fackets lokaler Hyra löpande 6 mån PNF 878 KPI 1,3% 11 IT på Snickargatan Avtal Aditro 110 KPI 1,3% 1 Aditro Offentliga jobb Avtal Aditro 999 KPI 1,3% 13 Aditro Personec P Avtal Aditro 110 KPI 1,3% 1 Aditro E-arkiv Avtal WinLAS, Sysarb, Tidomat, Aditro 90 KPI 1,3% 1 Div system: Integrationer, sjuklön SCB, Lashantering, Mia, Tidomat Försäkringar SKF AB 623 2013 års ökning 4,8% 29 Ansvarsförsäkring Medlemsavgift SKL Årlig avgift SKL 952 Aviserad 5,1% 49 Elkostnader IT-avdelningen PiteEnergi via Pnf 210 5,0% 11 Enligt mail ekonom Stadsnätet PiteEnergi 800 Aviserad prisökning 56,3% 450 Ökning enl avtal med 450 tkr/år i 3 år (2013-2015) Totalt (tkr) 14 759 Prisökning 652