1/13 Plats och tid Magistern, Kommunhuset Strängnäs kl. 18:00-19:25 Paragrafer 6-13 Beslutande Se deltagarlista på sida 3 Närvarande ersättare Se deltagarlista på sida 3 Övriga deltagande Se deltagarlista på sida 3 Utses att justera Nils Gunnar Westerberg (M) Justeringens plats och tid Kommunhuset Strängnäs 2018-03-09 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande... Tobias Rundström... Eva Strömberg (S)... Nils Gunnar Westerberg (M) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat, justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum för anslags uppsättande 2018-03-09 Datum för anslags nedtagande 2018-04-02 Förvaringsplats för protokollet Stabsavdelningen Underskrift... Tobias Rundström
2/13 Innehållsförteckning Ärende 6 Fastställande av dagordning 7 Information: Arvode till valförrättare 8 Vägledningsdiskussion gällande antalet valförrättare och lokaler per distrikt 9 Bemyndigande att utkvittera valförsändelse VN/2018:5 10 Direktupphandling och avtal med PostNord VN/2018:6 Sverige AB 11 Revidering av valnämndens delegationsordning VN/2018:3 12 Rapporter till valnämnden VN/2018:4 13 Övrigt
3/13 Deltagarlista vid valnämndens sammanträde Ledamöter Nils Gunnar Westerberg (M) vice ordförande Leif Månsson (M) Eva Strömberg (S) ordförande Maj-Britt Magnusson (S) Lennart Schweitz (L) 2:e vice ordförande David Aronsson (V) Tjänstgörande ersättare Göran Svärd (S) ersätter Gunilla Frithiof (S) 6-12 Magnus Edvinsson (STRP) ersätter Gunilla Fritihof (S) 13 Anton Nordström (C) ersätter Björn Siljeström (MP) Lenny Söderlund (SD) ersätter Finn Stavnsbo (SD) Ersättare Magnus Edvinsson (STRP) 6-12 Övriga 1. Tobias Rundström, kommunsekreterare 2. Ulf Broström, chefsjurist 3. Karl-Arne Ahlqvist, valsamordnare
4/13 VN 6 Fastställande av föredragningslista Beslut beslutar att 1. fastställa föredragningslistan.
5/13 VN 7 Information: Arvode till valförrättare Ulf Broström och Karl-Arne Ahlqvist informerar och deltar i diskussion om arvoden till valförrättare och om det ska vara tim-arvoden eller fasta arvoden till valförrättare i Strängnäs kommun. Ulf Broström uppdras att arbeta vidare med frågan och återkomma till valnämnden.
6/13 VN 8 Vägledningsdiskussion gällande antalet valförrättare och lokaler per distrikt Ulf Broström och Karl-Arne Ahlqvist deltar i vägledningsdiskussion om antalet valförrättare, vallokaler per distrikt och om det ska finnas en reservlokal i centralorten.
VN 9 Dnr VN/2018:5-110 7/13 Bemyndigande att utkvittera valförsändelse Beslut beslutar att 1. bemyndiga Karl-Arne Ahlqvist, Ulf Broström, Maria Ekblad och Elisabeth Ahlqvist att på nämndens vägnar utkvittera valförsändelser från posten vid 2018 års allmänna val. Beslutsgång Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir valnämndens beslut. Beskrivning av ärendet får från valmyndigheten, länsstyrelsen samt andra kommuner försändelser innehållande valmaterial, förtidsröster m.m. Försändelserna är värdeförsändelser för vilka är föreskrivet särskild säkerhet vid mottagning. behöver bemyndiga personal inom förvaltningen för att för valnämnden utkvittera värdeförsändelser som inkommer med anledning av valet. Det rör främst röstlängder samt förtidsröster från utlandet samt sådana förtidsröster som skickats från andra kommuner. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet innebär inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Ingen särskild uppföljning är nödvändig. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, bemyndigande att utkvittera valförsändelse, 2018-02-26 Beslutet skickas till Karl-Arne Ahlqvist Ulf Broström Maria Ekblad Elisabeth Ahlqvist
VN 10 8/13 Dnr VN/2018:6-055 Direktupphandling och avtal med PostNord Sverige AB Beslut beslutar att 1. genom direktupphandling anlita PostNord Sverige AB för tjänster i samband med allmänna valet 2018 och valet till Europaparlamentet 2019 2. bemyndiga chefsjurist Ulf Broström att godkänna och underteckna avtal med PostNord Sverige AB. Beslutsgång Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir valnämndens beslut. Beskrivning av ärendet Vid föregående val har valnämnden anlitat Posten för vissa tjänster i samband med valen. Tjänsterna avser att täcka valnämndens behov av hjälp med sortering av förtidsröster och utkörning av dessa till vallokalerna på valdagen. Senast gjordes detta i samband med allmänna valet 2014. Kostnaderna för de tjänster som valnämnden har behov av bedöms understiga gränsen för där direktupphandling är tillåten. Förvaltningen föreslår därför valnämnden att göra en direktupphandling av aktuella tjänster hos PostNord Sverige AB. Förvaltningen kommer att diskutera behovet med PostNord Sverige AB och tillsammans med dem ta fram ett avtalsförslag. Förvaltningen föreslår därför valnämnden att bemyndiga Ulf Broström att godkänna och underteckna avtal med PostNord Sverige AB. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Kostnaderna för avtalade tjänster beräknas uppgå till högst 100 000 kronor och ryms inom valnämndens budget. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Tjänsternas utförande följs upp under avtalstiden och ekonomisk uppföljning görs efter avtalstiden. Beslutsunderlag -
9/13 Beslutet skickas till Chefsjurist Ulf Broström
VN 11 10/13 Dnr VN/2018:3-002 Revidering av valnämndens delegationsordning Beslut beslutar att 1. fastställa reviderad delegationsordning daterad 2018-02-26 2. beslut som fattas med stöd av delegation enligt valnämndens delegationsordning i ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild och som överklagas med förvaltningsbesvär, inte ska anmälas till nämnden. Yrkanden David Aronsson (V) yrkar på återremiss med motiveringen att skrivelsen under 3.2 i förslaget bör ändras till att lyda beslut om att vid oförutsett behov ändra beslut om lokaler att användas vid förtidsröstning och på valdagen i valdistrikten vid allmänna val, val till Europaparlamentet och folkomröstningar i de fall nämndens beslut inte kan inväntas samt att punkterna 1.2 och 1.3 stryks ur delegationsordningen då behov av denna delegation saknas. Göran Svärd (S) yrkar bifall till liggande förslag. Beslutsgång Ordförande frågar valnämnden om ärendet ska avgöras vid dagens sammanträde eller återremitteras och finner att ärendet ska avgöras vid dagens sammanträde. Ordförande finner sedan att det bara finns ett förslag till beslut och att det blir valnämnden beslut. Beskrivning av ärendet s delegationsordning reviderades senast genom beslut i valnämnden den 27 februari 2014, 41. Delegationsordningen är ett dokument som är nära kopplat till den dagliga verksamheten och behöver revideras kontinuerligt utifrån främst verksamhetsförändringar och förändringar i lagstiftning. På grund av att en ny kommunallag trätt i kraft den 1 januari 2018 är valnämndens delegationsordning i behov av revidering. Justeringar har gjorts vad gäller laghänvisningar till kommunallagen. Enligt 6 kap. 37 och 7 kap. 5 kommunallagen (nedan KL) får en nämnd uppdra åt presidiet, ett utskott, en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp utav ärenden. Informationen om anmälan av delegationsbeslut har uppdaterats med anledning av att det enligt nya kommunallagen är nämnden som ska besluta i vilken utsträckning beslut som fattats med stöd av delegation eller vidaredelegation ska
11/13 anmälas till nämnden eller ej. Med anledning av detta har även avsnittet om anmälningsrutin uppdaterats. Vissa redaktionella ändringar och justeringar har även gjorts för att skapa enhetlighet med övriga nämnders delegationsordningar. Med anledning av ovanstående har det inrättats en ny kolumn i delegationsordningen där det framgår om det aktuella beslutet inte behöver anmälas till nämnden. Övriga beslut ska även fortsättningsvis anmälas till nämnden. I övrigt har utöver rent redaktionella ändringar dessutom två nya punkter lagts till delegationsordningen nämligen p 3.3 rörande beslut om förordnande av personer att arbeta i mottagningsgrupp och vid onsdagsräkning samt p 3.4 beslut om förordnande av personer att vara ambulerande röstmottagare vid förtidsröstning. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning s delegationsordning är ett levande dokument som hela tiden bevakas av förvaltningen och revideringar av dokumentet görs vid behov. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, revidering av valnämndens delegationsordning, 2018-02-26 s delegationsordning, 2018-02-26 Beslutet skickas till -
VN 12 12/13 Dnr VN/2018:4-109 Rapporter VN Beslut beslutar att 1. lägga föreliggande rapport till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Rapporter valnämnden, 2018-02-27 Utskickade rapporter Beslutet skickas till -
13/13 VN 13 Övrigt Ulf Broström föredrar för gången i ärendet Folkinitiativ till folkomröstning gällande ny skolstruktur och efterfrågar förslag på svarsalternativ som ska stå på röstsedeln från valnämnden. s sammanträde i april flyttas från 2018-04-17 till 2018-04-24.