TJÄNSTEUTLÅTANDE Utvecklingsavdelningen Dnr KS/2017:32-012 2017-02-13 1/3 Handläggare Fredrik Lindell 0152-29179 Kommunstyrelsens årsrapport 2016 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. godkänna årsrapport 2016. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen presenterar i enlighet med kommunens anvisningar årsrapport för 2016. Sammanfattning av måluppfyllelse KS-mål A1. Förtroendet bland invånarna ska öka. Måluppfyllelse A2. Kommunens invånare och företag ska ha tillgång till bredband. A3. Kommunens tjänster och service ska finnas tillgängliga efter invånarnas behov. A4. I upphandlingar ska miljökrav tillgodoses i enlighet med miljöstrategin. B1. Ungdomarna (ungdomsråd) upplever att de har inflytande. C1. Råden för senior- och funktionshinderfrågor upplever att de har inflytande inom sina verksamhetsområden. D1. Organisationen ska styras så att medarbetarnas engagemang tillvaratas och utvecklas. D2. Arbetsmiljön är gynnsam i syfte att främja hälsan och minimera riskerna för ohälsa och sjukfrånvaro. D3. Alla medarbetare ska vara delaktiga i verksamhetsutvecklingen. E1. Kommunstyrelsen ska ha en god ekonomisk hushållning genom väl fungerande ekonomisk styrning och uppföljning. Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00 www.strangnas.se Bankgiro 621-6907
2/3 Några viktiga resultat Förtroendet för den kvalitet kommunens tjänster håller har förbättrats Satsningar på bredbandsutveckling är nödvändiga för att nå regeringens mål Strängnäs kommun klättrar i företagsrankingen till plats 78 Våra invånare upplever bättre tillgänglighet med telefon och e-post, men ligger fortfarande under medel bland Sveriges kommuner Ett ungdomsråd har etablerats Medarbetarnas engagemang har sjunkit marginellt Sjukfrånvaron inom kommunstyrelsens avdelningar/enheter sjunker, men ökar inom Strängnäs kommun som helhet Målet med ständiga förbättringar nås inom kommunstyrelsens avdelningar men inte kommunövergripande Kommunstyrelsens avdelningar har en budget i balans Investeringar uppgår till 34,8 miljoner kronor varav 8,8 miljoner kronor är överförda från föregående år. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Kommunstyrelsens verksamheter hade en sammanlagd budgetram på 114 miljoner kronor. Resultatet för året var en positiv avvikelse med 0,6 miljoner kronor. Under året har flera avdelningar och verksamheter gått fram med negativa prognoser vilket har gjort att andra avdelningar varit tvungna att spara för att balansera upp resultatet. I aprilrapporten låg en prognos på minus 2 miljoner som delvis berodde på en ny skolkortsmodell som gav minskade kostnader på barn- och utbildningsnämnden, men högre på kommunstyrelsens ansvar för kollektivtrafik. Detta åtgärdades med en budgetjustering mellan nämnderna. Det beslutades även att kostnadsökningen på försäkringar skulle fördelas ut på alla nämnder. Under året fick kommunstyrelsen även tillskott från budgetreserven för ökade kostnader till följd av flyktingsituationen. Den positiva avvikelsen vid årets slut beror delvis på vakanser och att kommunledningen inte nyttjade sin budget för konsultinsatser utan reserverade den för att garantera en budget i balans. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser.
3/3 Uppföljning Ingen uppföljning krävs. Beslutsunderlag Årsrapport 2016 kommunstyrelsen, 2017-01-16 Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Kommunrevisionen Per Bäckström Kommunchef Fredrik Lindell Kvalitetscontroller
Årsrapport 2016 Perioden 1 januari till 31 december 2016 Kommunstyrelsen KS/2017:32-012 2017-01-16
Innehållsförteckning Inledning... 3 Måluppföljning.... 3 Väsentliga personalförhållanden... 17 Ekonomisk analys... 178 Nyckeltalsbilaga... 26 2
Inledning Kommunstyrelsens uppdrag beskrivs i kommunstyrelsens reglemente och kommunallagen. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för: interna säkerhetsfrågor i kommunen de kommungemensamma kommunikationskanalerna kommungemensamma informations- och kommunikationssystem kommunens digitaliseringsarbete, till exempel digital strategi trafikpolitik bostadspolitik, till exempel genom att bostadsförsörjningen och samhällsbyggandet främjas för medborgarkontoren, utom driften övervaka att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt, ekonomiskt och med god kvalitet ha fortlöpande uppsikt över övriga nämnders verksamhet att i övrigt se till att en effektiv planering och samordning sker av kommunens arbeten och åtaganden. Kommunstyrelsen ska leda och samordna landsbygdsutveckling inflytandefrågor för barn och ungdomar utveckling av brukarinflytande medborgardialog jämställdhetsstrategiskt arbete kommunens arbete avseende folkhälso- och tillgänglighetsfrågor 3
flykting- och integrationsfrågor arbetet med att effektivisera och säkerställa kvalitén i verksamheten och administrationen kommunens upphandlingar, till exempel genom att utveckla kommunens inköpsprocess, rutiner och instruktioner kommunens strategiska kommunikation arbetet med att vid behov reformera det kommunala regelbeståndet utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten samt göra framställningar i målfrågor som inte i lag är förbehållna annan nämnd. Målen är grupperade i fem områden enligt kommunens styrmodell: A. Samhälle, B. Utbildning, C. Vård och omsorg, D. Medarbetare och E. Ekonomi. Kommunstyrelsens (KS) mål redovisas på ett sådant sätt att det framgår till vilket kommunfullmäktigemål KS-målen återkopplar till. Måluppföljning Kriterier för måluppföljning Följande kommungemensamma kriterier för bedömningen av graden av måluppfyllelse används i uppföljningen: Målet bedöms bli uppfyllt Målet bedöms bli delvis uppfyllt Målet bedöms inte bli uppfyllt Mål A D Utfallet uppnår eller överträffar indikatorernas fastställda målnivåer. Mål E Utfallet är en budget i balans Mål A D Utfallet ligger under fastställda målnivåer för indikatorerna men över tidigare års utfall eller över genomsnittet i riket enligt angiven ranking. Mål E Utfallet är en negativ avvikelse mot budget på max 0,5 procent Mål A D Utfallet ligger under fastställda målnivåer och under tidigare års utfall eller under genomsnittet i riket enligt angiven ranking. Mål E Utfallet har en negativ avvikelse mot budget på mer än 0,5 procent. 4
A. Kommunen arbetar tillsammans med andra aktörer för ett hållbart samhälle som är attraktivt att bo, leva och verka i där ett bra företagsklimat råder och vi tar vara på vårt läge vid vattnet. KS-mål A1. Förtroendet bland invånarna ska öka. Uppfyllt Kommentar till resultatet Invånarnas förtroende för Strängnäs kommun handlar till stor del om vilken kvalitet kommunens tjänster håller. Att stärka förtroendet är kopplat till en långsiktig strävan att utveckla verksamheterna med invånarnyttan i fokus, inte till enstaka kommunikativa aktiviteter eller marknadsföringsinsatser. Kommunens nya vision beskriver den strävan och Brobygget är Strängnäs kommuns strategi för verksamhetsutveckling. Under 2012-13 genomfördes ett arbete med att analysera medborgarnas minskande förtroende för Strängnäs kommun. Ett tydligt förbättringsområde var medborgardialogen, och flera åtgärder har vidtagits för att stärka den, bland annat i form av dialogportalen på strangnas.se, men också genom en rad fysiska dialoger med kommunens invånare. De förtroendevaldas engagemang och vilja till dialog är förstås en viktig faktor. SCB:s medborgarenkät är en stark indikator på hur förtroendet har utvecklats. Resultatet för 2016, som presenterades under våren, visar på en kraftig förbättring av förtroendeindex och det uppsatta målet nås med marginal. Även den föregående medborgarenkäten, 2014, visade på en förbättring, om än liten. Strängnäs kommun har därmed närmat sig kommungenomsnittet på 45. Skalan är 0-100 och mäter medborgarnas attityd till den politiska styrningen av kommunen. Indikator Titel Förtroende index*. Resultat Resultat Mål 2015 2016 2016 38 (2014) 44 40 * Förtroendeindex mäter medborgarnas förtroende för det politiska styret i kommunen, skala 1-100. Utgår från frågorna: "Vad tror eller tycker du om hur kommunens politiker arbetar för kommunens bästa?", "Vad tror eller tycker du om hur ansvarstagande kommunens politiker är?", "Vad tror eller tycker du om hur kommunens högre tjänstemän arbetar för kommunens bästa?" 5
och "Vad tror eller tycker du om hur väl politiska beslut genomförs?". Betygsindex under 40 klassas som inte godkänt. Gränsen för nöjd går vid 55 och 75 eller högre tolkas som mycket nöjd. Källa SCB:s medborgarundersökningar. A2. Kommunens invånare och företag ska ha tillgång till bredband. Inte uppfyllt Kommentar till resultatet en på helheten grundar sig på att de åtgärder som vidtagits hittills inte kommer att vara tillräckliga för att öka täckningsgraden för bredband på arbetsställen från 39 procent till 55 procent eller för invånare från 52 procent till 55 procent. Regeringens nya bredbandsstrategi är nu publicerad och här finns tydliga mål för alla medborgare och företag i Sverige. De viktigaste målen i strategin är följande: År 2020 bör 95 procent av alla hushåll och företag ha tillgång till bredband om minst 100 Mbit/s. År 2023 bör hela Sverige ha tillgång till stabila mobila tjänster av god kvalitet. År 2025 bör hela Sverige ha tillgång till snabbt bredband Strängnäs kommuns långsiktiga mål är att uppnå regeringens målsättning att 95 procent av alla hushåll och företag bör ha tillgång till bredband. Efterfrågan på bra bredband är i stark tillväxt från både invånare och företag. Många hör av sig till kommunen och efterlyser bättre bredband. En nyligen genomförd mätning av Region Sörmland visar att invånarnas upplevelse av bredbandet i Strängnäs är sämre än i de flesta andra kommunerna i regionen. Detta har sporrat Strängnäs kommun att intensifiera ansträngningarna att attrahera marknadens aktörers och öka investeringarna i fiber. Ett flertal åtgärder är genomförda och ytterligare är på väg för att kunna nå målen framöver. Kommunen har färdigställt nya villkor för alla som ska anlägga fiber i kommunen. Kostnadseffektiva metoder men nu även med möjlighet för entreprenörerna att när de så önskar återasfaltera i egen regi, vilket gör oss ännu mer attraktiva för fiberinvesteringar. Moderniserade markavtal är klara och kommer att ersätta alla tidigare ingångna markavtal, varav en del är mer än tjugo år gamla och föråldrade. De ger kommunen ordning och reda på allt som avser fibrering, vilket är 6
viktigt när många aktörer ska gräva i stor omfattning samtidigt. Det ger också entreprenörerna kostnadseffektiva villkor som gör vår kommun attraktiv för fiberinvesteringar. Mallarna för markavtalen för schaktinstruktioner som Strängnäs kommun tagit fram kommer att bli nationella mallar för markavtal. Strängnäs glesbygd är indelad i sex olika regioner/områden och för diskussioner med operatörerna och Länsstyrelsen om stödfinansierad fiberutbyggnad. Några områden är redan igång. Områdena kring Fogdön, Selaön samt mellan Stallarholmen och Mariefred ska fibrering dras igång. Under mars avgörs hur arbetet med övriga 3 områden ska se ut med leverantör. För fiberutbyggnad i tätort för kommunen en nära dialog med flera operatörer och ser fram emot en intensiv utbyggnad de närmaste åren. Kommunal mark, där kommunen är väghållare är idag mer attraktivt för utbyggnad än tidigare. Strängnäs fiberbyggande bolag (Fibra ett gemensamt drift- och utvecklingsbolag mellan kommunerna Västerås, Eskilstuna, Strängnäs, Hallstahammar) har höjt budgeten de närmaste åren. Sevab har de senaste åren investerat i genomsnitt 4 mnkr/år i fibernätet och de höjer nu för 2016 till 11,7 mnkr och för 2018 till 19 mnkr. Den högre investeringsnivån utgår från beräkningar för fiberinvesteringar för att nå regeringens mål. Av de totala investeringarna som behövs är det normalt att kommunala stadsnätet står för åtminstone 20 procent. Strängnäskartan har utvecklats och där kan man idag ta del av bredbrandsutbyggnaden. Indikator Titel Resultat Resultat Mål 2015 2016 2016 Bredband täckningsgrad fiber, andel (%) invånare*. 52% 0% 55% Inget värde angivet Bredband täckningsgrad fiber, andel (%) arbetsställen*. 39% 0% 55% Inget värde angivet *Mätningen från Post- och telestyrelsen levererar resultaten under mars 2017. 7
A3. Kommunens tjänster och service ska finnas tillgängliga efter invånarnas behov. Uppfyllt Kommentar till resultatet Digitaliseringsarbetet är ett prioriterat område för Strängnäs kommun. Under 2016 togs beslut om en digital strategi Digitalt först för kommunen. Strategin har omsatts till en målbild kring digitalisering och IT som berör både kommunens invånare i form av digitala tjänster utan även medarbetare inom kommunen genom digital verksamhetsutveckling.. Sedan årsskiftet 2014/2015 kan Strängnäs bygga e-tjänster i egen regi, och kommunen har nu ett 80-tal e-tjänster. Målet för 2016 var att göra en nollbasmätning av hur stor andel av inskickade ansökningar och anmälningar som görs digitalt. Andelen var vid årsskiftet 60 procent, vilket innebär en ganska kraftig ökning av nyttjandet av e-tjänster under året samt att även mål för 2017-2018 har uppnåtts. Insatser har gjorts och kommer att intensifieras med att marknadsföra e- tjänsterna i olika kanaler för att öka användningen av e-tjänster ytterligare. Bland annat har kommunen anordnat en rad träffar på kommunens bibliotek och kulturhus i tätorten och i kommunhuset för att informera om och marknadsföra e-tjänsterna, och erbjuda invånarna handfast hjälp med att använda dem. Intresset har dock varit litet. Kommunikationsavdelningen har påbörjat ett internt arbete med att stötta verksamheterna i kommunikationen av e-tjänsterna, för att på så vis öka nyttjandet. Tillgängligheten via e-post och telefoni mäts årligen inom ramen för kommunens kvalitet i korthet (KKiK). Strängnäs kommun har historiskt svaga resultat. Båda indikatorerna har dock förbättrats markant jämfört med tidigare år. Resultatet för Strängnäs kommun ligger fortfarande något under medelnivån för undersökta kommuner. Några större insatser för att förbättra resultatet har inte genomförts under året, men en handlingsplan utifrån KKiK-resultaten kommer att utformas och målsättas. Ett kontaktcenter ska etableras under 2017 och blir en viktig intern aktör i arbetet med att förbättra tillgängligheten, inte minst via e-post och telefoni. Syftet med att etablera kontaktcenter är att öka tillgängligheten för kommunens invånare och göra det enkelt att kontakta kommunen och få sitt ärende avklarat. Kontaktcenter ska vara en väg in oavsett vilken kanal man väljer. I möjligaste mån ska invånarens fråga lösas direkt vid första kontakten och därmed även avlasta kommunens handläggare från enklare ärenden. 8
Strängnäs Business Park arbetar operativt och strategiskt för tillväxt genom att attrahera fler företagsamma människor och kunskapsintensiva företag till kommunen samt involvera dessa och de befintliga företagen i olika aktiviteter och projekt. Detta sker genom olika riktade aktiviteter och insatser bland annat Strukturfondsprojektet Växtzon1, Europeiska Social Fonden - genom projektet Making Space för Growth, New Bright Future och Dukat bord. Det långssiktiga målet enligt Näringslivsstrategin är att Strängnäs kommun ska bli Stockholmsregionens mest attraktiva plats för entreprenörer, företagare och företagsledare. Ett delmål är att bli en av Sveriges 50 bästa kommuner avseende företagsklimatet senast 2017. Fokus ligger på fem förbättringsområden, se ovan. 2016 års ranking av företagsklimatet visar att Strängnäs klättrar upp till plats 78. Det är ett lyft på 59 placeringar vilket gör Strängnäs kommun till årets klättrare i Södermanland 2016. Tabell, Företagsklimat enligt Svenskt Näringslivs ranking Indikator Titel Nyttjande av e-tjänster, andel (%). Tillgänglighet e-post, andel (%) 1. Tillgänglighet telefon, andel (%) 2. Resultat Resultat 2015 2016 0% 60% Mål 2016 72% 81% 84% 37% 48% 45% 1) Medborgarna som inom två arbetsdagar får svar på en enkel fråga via e-post. Frågorna skickas till kommunens centrala e-postadress. Källa: Undersökning av externt företag. 2) Medborgarna som tar kontakt med kommunen via telefon och får ett direkt svar på en enkel fråga. Uppringningen sker via kommunens växel. Källa: Undersökning av externt företag. 9
A4. I upphandlingar ska miljökrav tillgodoses i enlighet med miljöstrategin. Inte uppfyllt Kommentar till resultatet I annonserade upphandlingar som kommunen genomför ställs generella miljökrav (att leverantörerna ska ha miljöpolicy med mål m.m.). Mätningen "Andel upphandlingar med miljökrav" visar i vilken omfattning kommunen ställer andra miljökrav än bara de generella kraven i upphandlingarna. Under året har ett ökat antal upphandlingar av så kallade intellektuella tjänster (bemanningsupphandlingar) genomförts, som är av den typen att utökade miljökrav normalt inte ställs. Detta förklarar att indikatorn har sjunkit något. Indikator Titel Miljökrav upphandling, andel (%). Resultat Resultat Mål 2015 2016 2016 80% 78% 84% 10
B. Skolan erbjuder en utbildning där vi genom tidiga insatser ger alla elever likvärdiga möjligheter till att utveckla kunskaper, nå målen och få en livslång lust att lära. KS-mål B1. Ungdomarna (ungdomsråd) upplever att de har inflytande. Uppfyllt Kommentar till resultatet Strängnäs Ungdomsråd inrättades under våren 2016 efter beslut i kommunstyrelsen. Därefter har arbetet handlat om att etablera rådet, ordna lokaler i kommunhuset, formulera ett reglemente och tillsätta en första styrelse. Syftet med ungdomsrådet, som bestämdes av ungdomarna själva, är att driva ungdomsfrågor samt att skapa mötesplatser för ungdomar. Målgruppen är ungdomar mellan 13-25 år. Ungdomsrådet är viktigt för att stärka ungas inflytande och skapa tydliga kontaktytor mellan ungdomar och kommunens politiker och tjänstemän. Rådets arbete tog fart på allvar under hösten 2016 och intensifieras under 2017. Under 2017 kommer kommunstyrelsen att mäta och följa upp ungdomsrådets upplevelse kring sitt inflytande. Indikator Titel Etablera ett ungdomsråd (ja/nej). Resultat 2015 Resultat 2016 Ja Mål 2016 Ja 11
C. Vården och omsorgen utvecklar och stärker individens välbefinnande och självbestämmande. KS-mål C1. Råden för senior- och funktionshinderfrågor upplever att de har inflytande inom sina verksamhetsområden. Delvis uppfylld Kommentar till resultatet Kommunfullmäktige beslutade den 30 november 2015 att inrätta råd för seniorfrågor samt råd för funktionshinderfrågor. Råden är underställda kommunstyrelsen. Råden är organ för samråd och ömsesidig information mellan kommunen och företrädare för de inom kommunen förekommande riksorganisationerna. Förvaltningens ledningsgrupp har informerats om att råden har startat sin verksamhet och vikten av att lyfta relevanta ärenden till respektive råd för samråd och information. Kommunstyrelsen kommer vid sina sammanträden informeras om arbetet i råden. Respektive råd har haft fem möten under 2016. Vid det inledande mötet har rådets medlemmar presenterat sig, råden har haft en genomgång av reglemente och arbetsformer och vilka förväntningar som finns på kommande arbete. Båda råden har haft besök av ett antal tjänstemän som informerat samt svarat på frågor. Framöver kommer råden ha viss utbildning i frågor som rör deras område. Indikator Titel Nöjd kundindex inflytande, seniorrådet 1. Nöjd kundindex inflytande, funktionshinderrådet 2. Resultat 2015 Resultat Mål 2016 2016 2,9 3,0 3,0 Inget värde angivet 1) Åtta av fjorton representanter i rådet svarade på frågan "Upplever du att du har inflytande inom rådets verksamhetsområde?" med en skala 1-4 där 1 är litet och 4 är stort och medelvärdet blev 2,9. Rådet tillkom under 2016 och har under året etablerat former och arbetssätt. 2) Endast tre svar har inkommit på frågan "Upplever du att du har inflytande inom rådets verksamhetsområde?" varför det inte går att göra en bedömning av indikatorn. Rådet tillkom under 2016 och har under året etablerat former och arbetssätt. 12
D. Strängnäs kommun är en lärande organisation med engagerade medarbetare som ständigt utvecklar sig själva och verksamheten. KS-mål D1. Organisationen ska styras så att medarbetarnas engagemang tillvaratas och utvecklas. Inte uppfyllt Kommentar till resultatet För att mäta medarbetarnas engagemang används en enkät som utgår ifrån SKL:s Hållbart medarbetarengagemang (HME). Målet för det totala HME-indexet för kommunstyrelsens verksamheter 2016 var 79, resultatet fastställdes till 76 vilket är lägre än målet samt även något lägre än Strängnäs kommuns snittresultat och lägre i jämförelse med resultatet 2015. Bakomliggande orsaker till resultatet för totalindex kan delvis bero på flera interimistiska chefslösningar samt införandet av ny standard för arbetsplaner. Årets HME-resultat var tillgängligt för verksamheterna från maj månad. Se ytterligare information om Väsentliga personalförhållanden på sidan 17. Indikator Titel Hållbart medarbetarengagemang, HME, totalindex*. Resultat Resultat Mål 2015 2016 2016 77 76 79 *HME står för Hållbart medarbetarengagemang. HME-index består av nio frågor som tillsammans bildar ett totalindex för Hållbart medarbetarengagemang och tre delindex; Motivation, Ledarskap och Styrning. Frågorna besvaras på en skala 1-5 där 1 är stämmer mycket dåligt och 5 är stämmer mycket bra. Resultaten på varje fråga omvandlas sedan till ett index med skala 0-100. Totalindex formas som ett medelvärde av de nio frågorna. Ett högt värde indikerar en hög nivå på hållbart medarbetarengagemang. Källa: Egen undersökning i kommunen. 13
D2. Arbetsmiljön är gynnsam i syfte att främja hälsan och minimera riskerna för ohälsa och sjukfrånvaro. Uppfyllt Kommentar till resultatet Sjukfrånvaron har för kommunstyrelsens avdelningar sänkts i förhållande till 2015 men ökat för kommunen som helhet. Tydliggörande av roller, stabilitet i ledarskapet, trivselaktiviteter av olika slag är troliga åtgärder som bidragit till sänkt sjukfrånvaro. Uppföljningar av bland annat uppdragen på grupp - och individnivå är andra aktiviteter som görs inom avdelningarna. Personalförsörjningen inom kommunstyrelsens avdelningar är relativt stabilt. Detta till trots, har ett antal strategiska rekryteringar för samtliga avdelningar skett under 2016. Bland annat har ny ekonomichef och HR-chef rekryterats. Flera avdelningschefer flaggar dock för låg bemanning i förhållande till uppdragen. Bland annat utvecklingsavdelningen och stabsavdelningen signalerar behov. Kompetensutveckling i form av planeringsdagar, föreläsningar, studiebesök och andra interna och externa utbildningsinsatser har genomförts på samtliga avdelningar. Ledarskapsindex har förbättrats i jämförelse med 2015 och målet nås 2016. Faktorer som kan ha haft en positiv påverkan till det förbättrade resultatet inom ledarindex är införandet av regelbundna möten för alla kommunstyrelsens medarbetare, veckovisa ledningsmöten för avdelningscheferna samt det kraftigt förbättrade resultatet för HR-avdelningen. Målet följs upp på KS-nivå. Indikator Titel Resultat Resultat Mål 2015 2016 2016 Sjukfrånvaro KS-avd, 5,8% 5,2% 5,3% andel (%). Sjukfrånvaro kommunen, 8,3% 10,2% 7,5% Ej KS-mål andel (%)*. Ledarskap KS-avd, delindex HME. 77 80 79 *Sjukfrånvaron för hela kommunen redovisas här men är inte en indikator för kommunstyrelsen 2016. 14
D3. Alla medarbetare ska vara delaktiga i verksamhetsutvecklingen Delvis uppfyllt Kommentar till resultatet Kommunstyrelsens avdelningar uppnådde målet och genomförde 339 förbättringar under året. Resultatet för samtliga nämnder på 2 581 är långt från målet på 4000 genomförda förbättringar. Det är framför allt skillnaderna mellan de verksamheter som systematiskt arbetar med ständiga förbättringar med stöd av förbättringsgrupper och målstyrningstavlor som påverkat resultatet. Då styrningen och ägarskapet i hela kommunen i arbetet med ständiga förbättringar inte fullt ut är systematiserat är resultatet i hög grad kopplat till två delar. Dels ledarskapets engagemang och dels avsaknaden av tillräckligt starkt coachningsstöd ute i verksamheterna. Indikator Titel Antal genomförda förbättringar (hela kommunen). Antal genomförda förbättringar (KS-avdelningar) Resultat 2015 Resultat 2016 Mål 2016 2 358 2 581 4 000 411 339 300 15
E. Kommunen har god ekonomisk hushållning som finansierar framtida tillväxt och kvalitetshöjande åtgärder. Nämndmål E1. Kommunstyrelsen ska ha en god ekonomisk hushållning genom väl fungerande ekonomisk styrning och uppföljning. Delvis uppfyllt Kommentar till resultatet Den långsiktiga trenden har varit att inköp från leverantörer med avtal har ökat de senaste åren tack vare större medvetenhet och fler upphandlade avtal. Dock har systembyte och begränsningar gjort att andel köp från avtalsleverantörer inte kunnat mätas under 2016. Arbetet med att bygga upp en ny inköpsdatabas för att återuppta mätningarna kommer att prioriteras under 2017. Under året har riktade insatser genomförts för att öka andelen e-fakturor från leverantörer, vilket gett goda resultat. Som bäst låg den månatliga andelen på över 60 procent, att jämföra med omkring 40 procent under det första halvåret. Ett problem har varit tekniska begränsningar i samband med samlingsfakturering, vilket ledde till vissa bakslag mot slutet av året. Förutsättningarna att öka andelen e-fakturor ytterligare under 2017 bedöms vara goda. Läs mer om exploateringsprojekt och ekonomisk analys på sidan 18 och framåt. Indikator Titel Resultat 2015 Resultat Mål 2016 2016 Andel köp från leverantörer med avtal (%). 67% 0% 70% Inget värde angivet Andel e-fakturor (%). 36% 47% 50% Exploateringsprojekt, avkastning (%). Budget i balans, andel (%). 26,2% (exkl Hammarängen 15,7%) 2,7% 15,0% 2,6 0,5 0,0 16
Väsentliga personalförhållanden Hållbart medarbetarengagemang (HME) För att mäta medarbetarnas engagemang används en enkät som utgår ifrån SKL:s Hållbart medarbetarengagemang (HME). Den primära avsikten med HMEenkäten är att utvärdera kommunens och chefers förmåga att skapa, tillvarata och upprätthålla ett stort medarbetarengagemang. Helhetsresultatet av HME är en sammanställning av tre områden, motivation, ledarskap och styrning. HMEenkäten utgår ifrån SKL:s rekommenderade frågor, detta för att kunna göra en jämförelse i landet bland kommuner och landsting. Flera avdelningar har arbetat med ett antal aktiviteter för att bland annat tydliggöra roller och avdelningarnas uppdrag under 2016. Avdelningarna har bland annat arbetat med IDI vilket är ett verktyg för beteendeprofiler för att på sikt förbättra arbetsgrupper, tydligt fokus och engagemang gällande arbetsplaner under året för att ge tydligare styrning till avdelningarna samt inför gemensamma avdelningsmöten för att föra avdelningarna närmare varandra. Veckovisa avstämningar via målstyrningstavlorna sker på några av avdelningarna. Det behövs dock fler förbättringsaktiviteter för att avdelningarna tillsammans ska nå målet. Sjukfrånvaro Strängnäs kommuns totala sjukfrånvaro var 2016, 10,2 procent varav 59,1 procent är långtidssjukfrånvaro. Sjukfrånvaron vid samma period 2015 var, 9,6 procent varav 59,2 procent långtidssjukfrånvaro. Sjukfrånvaron har för kommunstyrelsens avdelningar sänkts i förhållande till 2015 då sjukfrånvaron var 5,8 procent. Resultatet för 2016 blev 5,2 procent (varav 62,2 procent långtidsfrånvaro) och målet var 5,3 procent. Åtgärder för att minska sjukfrånvaron Kommunstyrelsens avdelningar har arbetat med olika åtgärder för att minska sjukfrånvaron. Tydliggörande av roller och uppdrag, stabilitet i ledarskapet, insatser för att skapa trygghet och tillhörighet i arbetsgruppen och omfördelning av vissa resurser är troliga åtgärder som bidragit till sänkt sjukfrånvaro. Personalförsörjning Chefsomsättning: av kommunens 108 chefer har 20 slutat 2016. Varav; tre pensionsavgångar, 11 på egen begäran, fem intern rörlighet (fyra till nya chefsbefattningar, en till annat uppdrag) och en överenskommelse. 2015 lämnade 34 chefer sin anställning. Varav: 13 slutade på egen begäran, nio intern rörlighet, övriga okänd anledning. 31 chefer har rekryterats varav; 11 genom intern rekrytering och 20 externt rekryterade, någon jämförelse med 2015 finns ej att tillgå. Antal annonserade rekryteringar under perioden 2016-01-01 2016-12- 31: 642 (extern: 564, intern: 78) 2015: 559 (extern:501, intern: 58) 17
Ekonomisk analys Resultat Driftredovisning per verksamhet Kommunstyrelsen Utfall 2016-12-31 Årsbudget 2016 Verksamhetsområde Intäkter Kostnader Netto kostnad Intäkter Kostnader Netto budget Avvikelse 2016 Kommunstyrelsens verksamheter hade en sammanlagd budgetram på 114 miljoner kronor. Resultatet för året var en positiv avvikelse med 0,6 miljoner kronor. Under året har flera avdelningar och verksamheter gått fram med negativa prognoser vilket har gjort att andra avdelningar varit tvungna att spara för att balansera upp resultatet. I aprilrapporten låg en prognos på minus 2 miljoner som delvis berodde på en ny skolkortsmodell som gav minskade kostnader på barn- och utbildningsnämnden, men högre på kommunstyrelsens ansvar för kollektivtrafik. Detta åtgärdades med en budgetjustering mellan nämnderna. Det beslutades även att kostnadsökningen på försäkringar skulle fördelas ut på alla nämnder. Under året fick kommunstyrelsen även tillskott från budgetreserven för ökade kostnader till följd av flyktingsituationen. Den positiva avvikelsen vid årets slut beror delvis på vakanser och att kommunledningen inte nyttjade sin budget för konsultinsatser utan reserverade den för att garantera en budget i balans. Näringslivskontoret: -0,6 miljoner kronor. Näringslivskontoret avvecklades under året vilket medförde avgångskostnader för näringslivschef på Strängnäs Business Park. Kostnaden för NKI-undersökning för 2015 belastade 2016. Positiva avvikelser på mark och exploatering mellan budget och utfall har under året varit ökade intäkter från markförsäljningar (1,7 miljoner kronor), ökade intäkter för vidarefakturering av tid i projekt (0,4 miljoner kronor) och ökade arrende- och hyresintäkter (0,3 miljoner kronor). Enheten har också på grund av personalomsättning haft minskade lönekostnader om 0,4 miljoner kronor. Det som bidragit till den negativa avvikelsen mellan budget och utfall på mark och Avvikelse 2015 Kommunstyrelsen 91-8 166-8 075 0-8 298-8 298 222 1 547 Råden 0-396 -396 0-500 -500 104 500 Kommunledning 0-2 196-2 196 0-2 864-2 864 667-131 Näringslivskontoret 15 991-23 370-7 379 11 782-18 529-6 748-632 878 Stabsavdelningen 1 964-14 426-12 463 1 292-14 090-12 798 335 1 014 Kommunikationsavdelningen 376-8 029-7 653 30-7 727-7 697 44 132 Utvecklingsavdelningen 4-3 674-3 670 0-3 989-3 989 319 147 Ekonomiavdelningen 772-17 026-16 254 525-16 682-16 157-96 817 Personalavdelningen 917-14 587-13 670 320-15 092-14 772 1 102-2 320 Lokalplanering 0-8 297-8 297 0-6 954-6 954-1 344 280 Kollektivtrafik 0-31 462-31 462 0-31 322-31 322-140 -5 Svealandsbanan 0-3 984-3 984 0-3 984-3 984 0 0 Arrende och overheadintäkt 2 029 0 2 029 2 027 0 2 027 2-1 Resultat exkl säkerhet 22 144-135 615-113 471 15 976-130 032-114 056 585 2 858 Säkerhet, mot EK 4 571-4 545 25 3 964-3 964 0 25 67 Summa 26 714-140 160-113 445 22 812-212 019-114 056 610 2 926 18
exploatering beror främst på att kostnader för drygt 2 miljoner kronor tagits till återställningen av arrendeområdet för återvinningsverksamhet vid Lagnö. Stabsavdelningen: 0,3 miljoner kronor. Stabsavdelningen fick en budgetjustering med 0,7 miljoner kronor för att finansiera flykting- och integrationssamordnaren och denne anställdes inte förrän i juni. Avdelningen har även haft andra vakanser under året och även vikarier som bidragit till att lönekostnaderna inte kommit upp i budgeterade nivåer. Kommunikationsavdelningen: 0,0 miljoner kronor. Den största skillnaden mot budgeten är kostnadsposten för externt inhyrd bredbandsstrateg, som kompenserats ekonomiskt av den vakans som uppstod i glappet mellan IT-strateg och digital strateg. Utvecklingsavdelningen: 0,3 miljoner kronor. Utvecklingschefen tjänstgjorde som tillförordnad HR-chef från januari till och med maj, vilket halverade kostnaden under den perioden. Dessutom uppstod en kortare vakans då ny medarbetare tillsattes på tjänsten som kvalitetscontroller. Ekonomiavdelningen: -0,1 miljoner kronor. Under 2016 har ekonomiavdelningen varit underbemannad på grund av sjukskrivningar och vakanser. Konsulter har hyrts in av ledningen vilket har genererat kostnader som överstiger kostnadsbortfallet på personal. Personalavdelningen (HR-avdelningen): 1,1 miljoner kronor. Personalavdelningen (HR-avdelningen) har under 2016 inte varit fullt bemannad, vilket lett till ett överskott. Detta överskott har bland annat möjliggjort att avdelningens medarbetare under hösten 2016 har kunnat delta i kompetenshöjande insatser i form av utbildningar i större utsträckning än föregående år. Dessutom har HR-avdelningen täckt merkostnaderna för kommunens nyttjande av företagshälsovård. Lokalförsörjning: -1,3 miljoner kronor. Lokalförsörjning har under året burit kostnaden för en verksamhetslokal som inte budgeterats då det var meningen att den skulle hyras ut externt. Dessutom har stora kostnader (0,8 miljoner kronor) i samband med avvecklingen av fritidsgården Mikaelshuset belastat ansvaret. Kollektivtrafik: -0,1 miljoner kronor. Kollektivtrafikens prognos har under året fluktuerat. Främst på grund av att prognosen från Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet har gjort det, men även för att en ny skolkortsmodell påkallade en budgetjustering mellan Barn- och utbildningsnämnden och kommunstyrelsen. 19
Tillskott från budgetreserv Under året fick kommunstyrelsen tillskott från kommunens budgetreserv för ökade kostnader till följd av flyktingsituationen (KS 174 2016-06-22). Det handlade om budget för en integrationssamordnare och medel för att producera en broschyr till alla hushåll. En integrationssamordnare anställdes och i samråd med denna, beslutade kommunikationsavdelningen att inte producera broschyren utan istället delta i en kommande mässa. EU-projekt Strängnäs Business Park driver två projekt med finansiering från EU. Växtzon 1 med en projektbudget på 0,7 miljoner kronor 2016, är ett samverkansprojekt som syftar till att innovativa företag ska kunna växa. Making space for Growth med en projektbudget på 0,1 miljoner kronor 2016, är det andra projektet, vilket fokuserar på att få en- och fåmansbolag att växa för att skapa fler arbetstillfällen. Hur fördelas nämndens pengar Nämndens verksamhet redovisad enligt driftredovisningens uppdelning. Så fördelades nämndens pengar 35% 30% 31% 25% 20% 15% 12% 11% 14% 10% 5% 0% 7% 2% 0% 6% 7% 3% 20
Nämndens verksamhet redovisad enligt SCB verksamhetsindelning. Nämndens intäkter Nämndens verksamheter finansieras till 81 procent av skatteintäkter (ram). Det är samma andel som 2015. Även övriga intäkter är fördelade som 2015. 0% 4% 4% Försäljningsintäkter 2% 4% 1% 0% 3% Taxor och avgifter Hyror och arrenden Bidrag 81% Intäkter Förs av verksamhet/konsulttjän Försäljning av explfastigheter Förs av anläggningstillgångar Övriga intäkter Skatteintäkter/ram 21
Nämndens kostnader Personalkostnad utgör 39 procent av nämndens totala kostnader, en minskning med 2 procentenheter jämfört med 2015. Köp av huvudverksamhet från externa utförare utgör 24 procent av kostnaderna, en ökning med 1 procentenhet jämfört med 2015. Ökningen ligger på kollektivtrafik men är en omfördelning inom kommunen. 19% 8% 24% Bidrag och köp av verksamhet Kostn personal Kostnader Lokalkostnader 10% Övriga kostnader 39% Kapitalkostnader Investeringar Kommunstyrelsen Kategori/Projektbenämning Budget 2016 från 2015 Tilläggs budget Budget 2016 Utfall 2016 Avvikelse IT-investeringar 1 500 2 174 3 674 1 423 2 251 Anläggningar, övrigt 3 700 3 184-1 000 5 884 2 248 3 636 varav båtuppläggningsplats och sm 700 636 1 336 5 1 332 varav ombyggnad hamnplan Mari 2 000 1 462 3 462 2 230 1 232 Lokalinvesteringar, Strategiska 300 1 166 1 466 169 1 297 Visholmen 1 000 106 1 106 284 822 Resecentrum 20 500 1 895 22 395 19 748 2 647 Maskiner och inventarier 0 300 300 300 0 Summa investeringar 27 000 8 825-1 000 34 825 24 173 10 652 Kommunstyrelsens investeringsbudget 2016 uppgår till 34,8 miljoner kronor varav 8,8 miljoner kronor är överförda från föregående år. En miljon har förts över från kommunstyrelsen till teknik- och servicenämnden för att täcka en del av behoven i samband med övertagandet av hamnarnas drift i kommunal regi. Införandet av ledningsinformationssystemet (Hypergene) är ett IT-projekt som förbrukat 1,2 av 1,4 miljoner kronor under året. Projektet fortsätter även 2017. Införandet av nytt HR-system har dock endast förbrukat 0,2 miljoner kronor i år och för med sig 1,7 miljoner kronor till 2017. Projektet har försenats i samband med att tidigare personalchef slutade och sedan på grund av problem i förberedelserna för upphandling. 22
De anläggningsinvesteringar som Mark och exploateringar ansvarar för kommer enligt senast tagna beslut avslutas 2017. Dock kan fördröjningar uppkomma på grund av politiska omprioriteringar samt inväntande av detaljplanearbetet. Resecentrum är den största investeringen i kommunstyrelsens budget. Från 2015 fördes 1,9 miljoner kronor över vilket ger en budget 2016 på 22,4 miljoner kronor. Sammanlagt begär kommunstyrelsen att föra med sig 10,7 miljoner kronor av investeringsmedlen. Spec av investeringsprojekt över 5 miljoner kronor s om löper över flera år Investeringar (tkr) Total Utfall 2016-12-31 Planerad projekttid Budget och redovisning totalt för projektet (-) netto Prognos budget Planerat Total Total Återstående total Avvi kel s e Projektbenämning 2016 Inkomst Utgift Netto Återstår Startår färdigställt budget redovisning budget utfall prognos Visholmen 1 106 284 284-822 2 013 * -7 637-4 815 2 822-7 637 0 Resecentrum 22 395 19 748 19 748-2 647 2 012 2 018-83 100-24 053 59 047-78 200 4 900 0 0 0 0 0 Summa investeringar 23 501 0 20 032 20 032-3 469-90 737-28 868 61 869-85 837 4 900 Exploateringsredovisning (gäller endast KS) Vid ingången av 2016 belastades exploateringsprojekten av en total investeringskostnad på 78,5 miljoner kronor. Dessa kostnader är investeringar som gjorts i de olika projekten för bland annat allmänna anläggningar, planeringskostnader och inköp av mark. Vid utgången av 2016 ökade den totala investeringskostnaden till 82,8 miljoner kronor. För 2016 uppgick exploateringsprojektens samlade inkomster till 13,7 miljoner kronor och utgifterna till 15,5 miljoner kronor. Resultatet för avslutade projekt och fastighetsförsäljningar uppgick till 2,2 miljoner kronor. Avkastningen på nedlagda investeringskostnader inom exploateringsprojekten för 2016 blev därmed 2,7 procent. Målsättningen inom exploateringsverksamheten är en genomsnittlig avkastning om 15 procent på nedlagda investeringar, under en löpande treårsperiod. 23
Tabell, genomsnittlig avkastning 3 år Orsaken till det låga resultatet under 2016 är framförallt att få fastighetsförsäljningar har realiserats under året. Vidare har även exploateringsprojektet för Hammaren nedre avbrutits som påverkat resultatet negativt om 2,8 miljoner kronor, för nedlagda kostnader i projektet. Av årets totala inkomster om 13,7 miljoner kronor kommer merparten från försäljning av kommunal mark. Markförsäljningarna fördelar sig på mark för bostäder (8,8 miljoner kronor) samt industri/handel (4,6 miljoner kronor). Årets totala utgifter om 15,5 miljoner kronor fördelar sig i huvudsak på genomförande av allmänna anläggningar och framtagande av nya detaljplaner. Utgifter för projektering och utbyggnad av gator har belastat projekten Norra Finninge (5,5 miljoner kronor), Kasernområdet (2,2 miljoner kronor), Stavlund (1,0 miljoner kronor), Gorsinge (1,0 miljoner kronor) samt Sidöparken (0,3 miljoner kronor). Entreprenadarbeten har även skett vid Läggesta station (3,2 miljoner kronor) som genomgått en upprustning under året. Utgifter för utredningar och framtagande av nya detaljplaner har belastat projekten Södra stadsskogen (0,7 miljoner kronor), Kv. Järpen(0,5 miljoner kronor), ny stadscampingen inom Norra övningsfältet (0,3 miljoner kronor) och Östra stadsskogen (0,1 miljoner kronor). 24
Kontroll Budgetföljsamhet Kommunstyrelsen redovisar 2016 en avvikelse mot budget på 0,5 procent vilket är en förbättring av budgetföljsamheten jämfört med tidigare år. Kommunstyrelsen 2014 2015 2016 Budgetavvikelse 1,8% 2,6% 0,5% 25
Prognossäkerhet Prognosavvikelse Avvikelse årsprognos, mkr Kommunstyrelsen Feb Mar Apr Maj Aug Sep Okt Nov Utfall Kommunstyrelsen 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 0,1 0,1 0,1 0,2 Råden 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 Kommunledning 0,0 0,0 0,0 0,1 0,4 0,4 0,4 0,4 0,7 Näringslivskontoret 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 0,1 0,1 0,1-0,6 Stabsavdelningen 0,0 0,0-0,1-0,1 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 Kommunikationsavdelningen 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Utvecklingsavdelningen 0,3 0,3 0,2 0,2 0,2 0,2 0,3 0,3 0,3 Ekonomiavdelningen 0,0 0,0 0,0 0,0-0,3-0,3-0,3-0,3-0,1 Personalavdelningen 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 1,0 1,0 1,1 Lokalplanering -0,6-0,6-0,6-0,6-1,2-1,4-1,4-1,4-1,3 Kollektivtrafik -1,6-1,6-2,1-1,1-1,1-0,9-0,4-0,4-0,1 Svealandsbanan 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-0,0 Arrende och overheadintäkt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Avvikelse nämnderna totalt -0,4-0,4-1,1-0,0 0,0 0,0-0,0-0,0 0,6 Säkerhet, mot EK 0,0 0,0-0,8 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Avvikelse nämnderna totalt -0,4-0,4-2,0-0,0 0,0 0,0-0,0-0,0 0,6 I början av året var helårsprognosen negativ och åtgärder vidtogs för att ha en budget i balans. Prognosen låg sedan låg prognosen still på totalen. Prognossäkerheten får därmed betraktats som god. Kommunstyrelsens totala slutliga utfall var ett överskott som var svårt att prognostisera då enskilda avdelningars/verksamheters resultat rörde sig åt olika håll. En avvikelse mot prognosen med 0,5 procent får ändå anses som god prognossäkerhet. Ramprotokoll 26
Nyckeltalsbilaga De nyckeltal som tagits fram i förslaget är framtagna med utgångspunkten att de ska ha betydelse för analys av ekonomi- och måluppfyllelse, för nämndens samtliga verksamheter, samt kunna presenteras månadsvis. 27
Pågående exploateringsprojekt 2016-12-31 28