PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2016-7 2016-10-15 Norrköping Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Fredrik Hansson Jonas Gustafsson Josefin Lundin Thomas Avelin Tony Jacobsson Ulla Peterson Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. 2. Val av justerare Åke Knutsson valdes att justera dagens möte. 3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 6 2016 godkändes och lades till handlingarna med två noteringar. Ärendepunkt 5.9 första stycket i beslut, ordet "datorstödd" byts ut mot "digital". Rapportpunkt 6.4 andra stycket, "För andra året i rad arrangerade Svemo och Göta MS denna deltävling i Enköping." byts ut mot "För andra gången arrangerade Göta MS med stöd av Svemo denna tävling i Enköping."
4. Resultatrapport Intäkterna fortsätter att överstiga budget för perioden och kostnadskontrollen är god under 2016 hittills. Just nu har vi ett positivt resultat. Under årets sista månader kommer vi att medvetet öka kostnaderna för sektioner & kommittéer genom tillskott av projektmedel, vi kommer att lägga mer resurser på utveckling av Svemo TA samt investera i fastigheten inom vissa prioriterade områden som varit eftersatta. 5. Ärenden 5.1 Licenskostnader 2017 (ÅK) Styrelsen har att fastställa priser för alla licenser som förbundet tillhandahåller. Med anledning av det gynnsamma ekonomiska läget i förbundet, beslutade styrelsen att samtliga licenser skall ha oförändrat pris 2017. Andra förändringar inom licenssystemet som nu diskuteras kan komma att innebära sänkta kostnader eller förbättrat innehåll. 5.2 Ledning av RR verksamheten (HL) Under sommaren valde Roadracingsektionen i Svemo att lämna sina uppdrag. Orsaken var främst den tid som åtgick för att förbundet skulle kunna bedriva en bra verksamhet för klubbar och förare. Vid ett efterföljande möte med förarrepresentanter och klubbrepresentanter för RR, konstaterades att det fanns ett behov av en mer professionell organisation av RR - med betald administration istället för ideell. Modellen som förordades var lik den som idag råder för Track Racing. Kansliet har haft i uppdrag att finna en person med mycket god insyn i sporten och med möjligheter att tidsmässigt lösa de uppgifter som åtagandet innebär. Den från kansliet föreslagna lösningen avser en person som skall verka som konsult, och som skall uppbära ersättning i form av arvode. Eftersom den person som är utvald samtidigt har ideella uppdrag inom förbundet ber kansliet styrelsen att ge klartecken för den lösning som förordas - främst med avseende på Svemos stadgar, 2 kap. 6. 2
Styrelsen - vars uppdrag bland annat omfattar att se till att förbundets stadgar och andra regelverk efterlevs - bedömer att ett konsultuppdrag i mindre omfattning än 50% av normal heltid inte anses strida mot 2kap 6 i förbundets stadgar. Styrelsen uppmanar därför kansliet att organisera RRverksamheten enligt kommunicerad plan. 5.3 SM kriterier (PW) Kriterier för genomförande av SM har diskuterats en längre tid. Idrottsgruppen tog fram ett förslag som sändes ut till alla sektioner för kommentarer och kompletteringar. Dessa är nu införda i SM-kriterierna. Beroende på sport och säsong kan kriterierna delvis skilja sig åt i detaljer och införande tider. Styrelsen beslutade anta förslaget för SM-kriterier och uppdrar åt Idrottsgruppen att i dialog med sektionerna föreslå eventuella justeringar samt besluta om datum då kriterierna ska träda i kraft. Slutliga dokument ska finnas styrelsen tillhanda för beslut vid nästa styrelsemöte. 5.4 TA försäljning (PW) Det har under en tid funnits anledning att se över vem som ska arbete med försäljningen av TA systemet i framtiden. Att sälja systemet är tidskrävande och svårt eftersom systemet är så pass komplext. Vissa potentiella köpare har dessutom dålig ekonomi eller är i behov av enbart vissa delar av systemet. Efter att ha gått igenom samtliga alternativ föreslår IT-rådet att försäljningsrätt för TA systemet skall ges till Accessdata som kan systemet, kan bygga om det och kan ta hand om implementering och support. Grunden för uppgörelsen innebär att Accessdata har rätt att anpassa systemet till köparens behov samt inkludera support och implementering. Vid försäljning ska försäljningssumman delas lika mellan Svemo och Accessdata. 3
Styrelsen beslutar på IT-rådets inrådan att ge försäljningsrätt för TA systemet till Accessdata. Styrelsen uppdrar åt GS att ta fram ett avtalsförslag för detta som ska förankras i IT-rådet och VU innan det undertecknas. 5.5 Genomgång projektansökningar sektioner/kommitteer (Resp. kontaktperson) Ett stort antal projektansökningar har inkommit till följd av styrelsens beslut vid föregående möte om en extra tilldelning av projektpengar. Många av projektförslagen har en mera långsiktig karaktär och löper över flera år, några är "snabba" projekt som kan startas omgående. Styrelsen gick igenom ansökningarna och konstaterade att det fanns många mycket bra förslag. Styrelsen beslutade att preliminärt godkänna merparten av projekten och uppdrog åt kontaktpersonerna att genomföra dialoger med alla som äskat medel för att sedan kunna överlåta åt VU att fatta ett slutgiltigt beslut. 5.6 Förslag och genomgång centrala projekt (HL) Då styrelsen vid förra styrelsemötet i september glädjande kunde konstatera att ersättningen från RF, ökade licensintäkter samt en bra kostnadskontroll visade att förbundet med stor sannolikhet skulle visa en god vinst för 2016, beslutades att med skyndsamhet se vilka sektionsstödda samt centralt styrda projekt som kunde genomföras under resterande del av året. Kansliet samt samtliga styrelsemedlemmar fick i uppdrag att komma med förslag till centrala projekt till detta möte, där förutsättningen skulle vara att projekten skulle leda förbundets verksamhet framåt samt att de skulle bidra till måluppfyllnad av RF centrala målsättningar. Baserat på det urval som styrelsen gör vid detta möte kommer kansliet att få i uppdrag att till nästa möte ta fram projektbeskrivning samt budget för de projekt som styrelsen vill prioritera. Beslut om de centrala projekten tas sedan vid styrelsens nästa ordinarie styrelsemöte i november. 4
Efter diskussion beslutade styrelsen att prioritera följande projektområden, samt att ge kansliet i uppdrag att utforma generell projektbeskrivning samt budget för dessa områden: Sektionsutbildning (media, delegering, organisation etc.) Digitalt utbildningssystem (enligt tysk eller dansk modell) Funktionärer (omfattar regelrevision samt stärkt roll) Rörliga bilder via internet - Svemo TV Elitsatsning (Svemo förarakademi) 5.7 Arbetsgrupp Trial, medlemmar, tidplan, arbetsbeskrivning (TA) Svemo har att besluta om två personer att ingå i arbetsgrupp för Trial. Arbetsgruppen ska framställa en åtgärdsplan med konsekvenser som kan accepteras av båda organisationerna. Planen skall även innehålla ekonomiska förslag som kan beslutas i respektive förbundsstyrelse. Den ska även finnas ett förslag på arbetsområden/fördelningen för respektive organisation. Typiska förslag här kan vara utbildning-banlicenser etc. Styrelsen beslutade att tillsätta Henrik Lettesjö och Anders Tibbling att vara Svemo's representanter i detta Trial projekt. Rapporten ska vara klar senast 31 Mars 2017. 5.8 Hemsidan struktur (PW) Arbetet med ny hemsida pågår. Den nya sidan ska anpassas till RFs hemsidesstruktur version 3. RF hemsidesstruktur skulle varit klar i augusti men väntas nu bli klar kvartal 2 2017. Under tiden "rensas" hemsidan och en ny struktur har påbörjats. Den nya strukturen innebär att alla grenar/sektioner får en ny hemsida under www.svemo.se. Grenarnas sidor ska, i förslaget, vara så "öppna" som möjligt men de ska innehålla vissa grundläggande fält och viss obligatorisk information. 5
Styrelsen beslutade att alla grenar ska ha en sida kopplad till Svemos hemsida samt att den sidan ska utgöra grenens centrala informationsplats. Styrelsen beslutade uppdra åt IT-rådet att ta fram ramar och kriterier för hur grenarnas sidor ska hanteras samt att kommunicera detta med sektionerna. 5.9 MC-Mässan 2017 (FH) Efter succemässan i Göteborg vänder MC Mässan nu tillbaka till Stockholm. Parallellt med MC Mässan går även två andra fordonsmässor. Styrelsen beslutade att Svemo ska delta på mc-mässan 26 29 januari 2017. 5.10 Budget - arbetsgång (HL) Budgetprocessen inom Svemo sker löpande under hösten med avstämningar med diverse organ inom förbundet. Med tanke på att förbundet ekonomiskt utvecklats i positiv riktning vill styrelsen genomföra mer ingående dialoger med sektioner, kommittéer samt arbetsgrupper inför 2017 års budget. Detta i avsikt att tydliggöra sektionernas/kommittéernas samt arbetsgruppernas uppdrag, se vilka projekt och vilken verksamhet som dessa organ prioriterar samt att väga detta mot centrala budgetkrav. Ett första förslag till budget föreläggs styrelsen i november. Beslut kring central budget samt sektions-/kommitté-/arbetsgruppsbudgetar tas i december. Styrelsen beslutade att acceptera förslaget till arbetsgång för budget 2017 6
5.11 Ansökan från Vetlanda MS (JL) FIM Europe har kontaktat Svemo Track Racingsektion genom FIM E CCP representant Krister Gardell angående att arrangera European 85cc Youth Speedway Cup i Sverige 2017. Track Racingsektionen har i sin tur ställt frågan till Vetlanda MS som vill ta arrangemanget. Styrelsen beslutade godkänna Vetlanda MS ansökan om att arrangera European 85cc Youth Speedway Cup 2017. Beslutet justerades omgående. 5.12 Ansökan VM Snöskotercross 2017 (UP) Ansökan om att arrangera VM Snöskotercross 2017 har kommit från Älvsbyn MS. Styrelsen beslutade godkänna ansökan från Älvsbyn Motorsällskap gällande en VM-tävling i Snöskotercross. Beslutet justerades omgående. 6. Rapporter 6.1 Träffpunkt Svemo (HL/PW) Styrelsen gick igenom Träffpunkt Svemos innehåll. Träffpunkten hålls söndag 16 Oktober. 6.2 Grafisk profil (JL) Svemo har nu under närmare 10 år använt den "nya" grafiska profilen. I samband med arbetet kring den nya hemsidan, ny ansvarig för kommunikation, diverse synpunkter på den nya flaggan och annat behöver vi se över hur vi på bästa sätt ska använda oss av den grafiska profilen. Det är inte aktuellt att ändra den eller byta logo men justeringar behöver göras. 7
6.3 Medieträning för styrelsen (HL) För drygt tre år sedan genomförde styrelsen en medieträning, vilket omfattade en teoretisk genomgång om hur media tänker och agerar, samt praktiska övningar. Det är styrelsens åsikt att dessa medieträningar skall genomföras med jämna mellanrum för att styrelsens medlemmar skall känna sig trygga i samröre med media. Eftersom stora delar av styrelsen dessutom är ny sedan förbundsmötet i april, känns behovet påkallat. Vi avser därför att genomföra en medieträning i samband med styrelsemötet i januari. 6.4 Mötesplan 2017 (HL) Bifogat finns ett första förslag till mötesplan för 2017. Styrelsen diskuterade under mötet förslaget och de eventuella justeringar som föreslås. Vid styrelsemötet i november tas sedan beslut om mötesplanen för 2017. Styrelsen har också i uppdrag att se vilka tävlingar/evenemang som den kan besöka under 2017. Aviskten är att två av styrelsens möten varje år skall ske i samband med motorcykel och snöskoter-evenemang. 6.5 Organisationsutredningen etapp 2 (PW) Organisationsutredningens etapp 2 är i full gång. Söndag 16 oktober kommer sektioner och kommittéer att i samband med Träffpunkt Svemo genomföra WS om sina egna roller i Svemos organisation, på samma sätt som distrikten har gjort, eller kommer att göra. Arbetet håller tidsplanen och ger löpande många nya synpunkter och åsikter kring förändrings- och förbättringsområden. Under november kommer en analys av inkomna resultat att genomföras. I analysgruppen kommer kunniga personer som finns "utanför" Svemo att deltaga för att få en så objektiv syn på resultatet som möjligt. Information och material som rör Organisationsutredningen har nu lyfts fram till en tydligare plats på hemsidan för att förbättra informationen. 8
6.6 Licensrapport (PW) Antalet licenser har fortsatt ökat något men ser nu ut att stabilisera sig på en nivå något över det dubbla antalet mot föregående år. Försöket med ProvaPå licenser har slagit mycket väl ut och kommer att behållas även nästa år. Arbete pågår nu med att få en beställningsfunktion i TA där klubbarna enklare kan beställa "block". De block som nu finns hos klubbarna för året 2016 kan klubbarna fortsätta att sälja/använda hela första kvartalet 2017. Nya block kommer att finnas tillgängliga från 1 januari 2017. Priset kommer inte att ändras. Vi kan samtidigt konstatera att enbart via klubbarnas användning av ProvaPå licenser har klubbarnas ekonomi förstärkts med över 350 000 kronor under året. 6.7 Riksidrottsforum Falun (HL) De år som det inte genomförs ett Riksidrottsmöte (RIM) (d v s jämna år) samlas istället Idrottsrörelsen under Riksidrottsforum (RIF) för att diskutera gemensamma områden. Under 2016 genomförs RIF i Falun den 12-13 november. Det är givetvis av stor betydelse att Svemo är representerat vid denna mötesplats, eftersom det är ett utmärkt tillfälle att informera om vår pågående verksamhet samt att påverka framtiden för svensk idrottt. Temat detta år för RIF är vidareutveckling samt definition av strategin för svensk idrott mot 2025. En viktig och för oss mycket aktuell diskussion. Diskussionerna kommer bland annat att omfatta nya ersättningssystem inom idrotten, distriktens roll i framtiden (såväl SDF som DF) samt organisationsförändringar inom svensk idrottsrörelse (notera gärna att vi i Svemo går före i vår egen organisationsutredning). Det kommer dessutom att genomföras ett Extra RIM i förbindelse med RIF för att rösta igenom ett godkännande av att Västergötlands DF och Västsvenska DF går samman till Västra Götalands DF. 6.8 Etisk kod, Good governance, Internationell strategi (HL) I ljuset av de skandaler som skett inför öppen ridå i några internationella förbund, samt några mindre kända händelser av etisk art i svenska förbund har behovet att se över den etiska positionen inom Svemo ökat. Generellt sett brukar man tala om tre verktyg i detta arbete - Etisk uppförandekod; Good governance; och strategier/projektbeskrivningar/arbetsbeskrivningar. Svemo är i och med SPAR relativt väl förberedda inom dessa områden och såväl våra internationella utövare som vi som förbund är bundna av den etiska kod som FIM tagit fram och beslutat om. Vi skulle dock behöva se om vi skall förstärka detta arbete än mer, för att tydliggöra vår position på detta område. I tillägg saknar Svemo idag en internationell strategi, d v s vilka mål vi har med vårt omfattande internationella arbete. Med över 15 internationella representanter och ett stort inflytande på det 9
internationella arbetet inom såväl FIM som FIM Europe vore det antagligen bra att lägga fast en strategi för förbundet inom detta område. 6.9 Information från RF/SISU Valberedning (HL) Den numera gemensamma valberedningen i RF/SISU samt RF/SISU lekmannarevisorer informerar via bifogade dokument om det fortsatta arbetet samt de organ där val vid nästa Riksidrottsmöte (maj 2017 i Karlstad) kommer att genomföras. 6.10 RF medel 2017 (PW) RF har nu tagit beslut om medelstilldelning för idrottsförbunden 2017. För Svemos del ser det ganska bra ut, och vi ser ut att även detta år få en ökad tilldelning. Basstödet, som bygger på antal LOK stödstimmar, antal medlemmar och utbildningstimmar minskar något. Samtidigt ökar anslagen för projekt i linje med Idrotten vill. Svemo har beviljats stöd för tre projekt: 1. Arbete med utveckling av biologisk mångfald. 2. Arbete med organisationsutredningen. 3. Arbete med att få in nya utövargrupper i Svemo. Sammantaget betyder detta en ekonomisk förstärkning mot föregående år. Beslut om pengar som delas ut inom ramen för idrottslyftet har ännu inte fattats av RF. 6.11 Idrottslyftet (PW) RF har meddelat att Svemo behåller nuvarande nivån på det totala stödet inom Idrottslyftet för år 2017. Svemo har begärt att få utnyttja stödet dels genom att använda pengarna riktade i projekt och dels genom att pengar ska betalas ut direkt till klubbprojekt (som tidigare). Hela RFs system för Idrottslyftet görs nu om på så sätt att förbunden i högre grad än tidigare själva kan besluta om vilka verksamheter som ska stöttas genom att motivera varför. Svemo har förberett detta genom en arbetsgrupp bestående av personer från klubbar, sektioner, styrelse, personal och utövare. Arbetsgruppen pekade ut 5 målområden där insatser borde genomföras: 1. Organisationsanalys för hur klubbarna fungerar och vad klubben kan och vill ändra på. 10
2. Utbildning av tränare och ledare på barn- och ungdomsnivå. 3. Om arbetning och modernisering av utbildningssystem och material. 4. Ökad tillgänglighet vid banor. 5. Biologisk mångfald och ljudproblem för att kunna behålla banorna. RF har ännu inte godkänt Svemos förslag till hur ekonomin ska fördelas mellan de olika projekten. Beslut väntas komma i slutet av november. 6.12 Säkerhetsfrågor (UP) Ulla Peterson informerade om säkerhetsgruppens fortsatta arbete. Säkerhetsgruppen kommer vara med och informera på Träffpunkten 16 oktober. Det planeras även för ett uppstartsmöte för de av sektionerna utsedda kontaktpersonerna under november månad. Svemo styrelse har också bett säkerhetsgruppen genomföra ett "stormöte angående säkerhet", detta kommer troligtvis genomföras under våren 2017. Man kommer också vara närvarande vid möte med UK och utbildningsansvariga. 6.13 Rapport Nordiskt möte (HL) Håkan Leeman presenterade sin skriftliga rapport från det årliga nordiska mötet i NMC som genomfördes 8 9 oktober i Finland. 6.14 Brev till styrelsen (ÅK) Styrelsen tog del av skrivelse från medlem innehållande förslag till framtagande av dokument att användas i samband med träningsläger. Kansliet besvarar skrivelsen med styrelsens kommentarer. 11
6.15 Speedway GP Friends Arena (TA) Thomas Avelin presenterade sin skriftliga rapport från Speedway GP Friends Arena. Styrelsen tackar de funktionärer som jobbat med arragemanget, Målilla MK, våra internationella funktionärer samt Svemo kansli och övriga. 6.16 Kontaktpersonrapport Samtliga kontaktpersoner rapporterade från sina respektive distrikt- och kontaktpersonsområden. 7. Nästa möte Nästa möte är i Norrköping den 19/11-2016. 8. Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2016-10-20 Justerare Åke Knutsson Godkänt via mail 2016-10-20 12