Välkommen till Borgholms Kommun Borgholm Energi AB/Elnät Ölands Kommunalförbund! Information från Personalavdelningen till Dig som är nyanställd Reviderad 2014-08-05
2 Personalavdelningen På personalavdelningen arbetar: Agneta Dahlberg, tf personalchef tfn. 85124 Lena Adin, löneadministratör tfn. 85034 Susanne Pettersson Höglander, löne- och systemansvarig tfn. 85031 Titti Magnusson, löneadministratör tfn. 85039 Margita Westring, personalkonsulent tfn. 85099 Ingrid Öhlund, personalsekreterare tfn. 85629 Du är välkommen att kontakta oss när Du har frågor kring din anställning. Vi finns på Stadshuset vid Torget i Borgholm. I bokstavsordning: Anslagstavla Kommunens officiella anslagstavla finns i huvudentrén på stadshuset. Anställningsvillkor Borgholms Kommun, Borgholm Energi/Elnät och Ölands Kommunalförbund: Din anställning regleras i det kommunala avtalet HÖK och bilaga AB (Allmänna Bestämmelser). Räddningstjänsten: Din anställning regleras i RIB 07. Arbetsmiljö På varje enhet ska det finnas skyddsombud för respektive fackförening. Arbetsmiljöhandbok Arbetsmiljöhandbok hittar du på vår interna hemsida under Bokhyllan. Här finns bl a policydokument, rutiner, checklistor/blanketter inom arbetsmiljöområdet. Arbetsskada Arbetsskada/olycksfall i arbetet anmäls till chefen. För vidare information hänvisas till Arbetsmiljöhandboken. Personalavdelningen tillhandahåller blanketter. Arbetstid/Flextid Flexibel arbetstid ger anställda möjlighet att inom givna tidsramar, själva bestämma arbetstidens förläggning, om verksamheten så medger. I nuläget gäller detta endast administrativ personal (ej chefer). Följande regler gäller: Flextid 07.00-09.00 (tid under vilken en anställd valfritt får påbörja sin arbetsdag) Fast tid 09.00-15.30 (obligatorisk närvarotid på arbetsplatsen med avbrott för lunch någon gång mellan kl. 11.30-13.00) Flextid 15.30-18.00 (tid under vilken anställd valfritt får sluta sitt arbete under en arbetsdag)
3 Lunchrasten är minst 30 minuter och räknas ej in i arbetstiden. Dag före röd dag, samt dag före midsommarafton finns möjlighet att sluta kl. 12.00 inom den ordinarie flextidsramen. Dagen före julafton slutar arbetsdagen kl. 12.00. Det är chefens uppgift att se till att respektive förvaltningsavd. är bemannad under Servicecenters öppethållande. Bisyssla Arbetstagare skall på begäran lämna uppgift om bisysslor. Om bisysslan helt eller delvis bedöms kunna inverka hindrande på arbetsuppgifter kan arbetsgivaren förbjuda bisysslan. E-post För att få tillgång till mail beställer närmaste chef en inloggning på IT-avdelningen Enskild angelägenhet med lön Ledighet med lön, i samband med exempelvis en nära anhörigs allvarligare sjukdom/dödsfall och för begravning/bouppteckning/arvsskifte, kan beviljas enligt beslutade riktlinjer. Fackförbund I kommunen har vi ett femtontal olika fackliga organisationer, varav de största är Kommunal tel 85101 eller 85109, Lärarförbundet tel 85196. Lärarnas Riksförbund och Vision når du enklast via Servicecenter 85000. Friskvård Vi har en jättefin friskvårdsanläggning på Ekbacka i Borgholm med gym och massagefåtölj. På Åkerbohemmet i Löttorp finns ett avslappningsrum för samtliga anställda. Läs mer på interna hemsidan under rubrik Trikumo. Företagshälsovård Vi har avtal med Previa. Alla besök ska föregås av en beställning som görs av närmaste chef via en rekvisition. Blankett finns på interna hemsidan i Arbetsmiljöhandboken. Försäkringar Som anställd är du försäkrad. De försäkringar som finns är följande: AGS-KL Avtalsgruppförsäkring TFA-KL Trygghetsförsäkring vid arbetsskada TGL-KL Tjänstegrupplivförsäkring AGS-KL och TFA-KL administreras av AFA, TGL-KL administreras av KPA. Vill du veta mer om försäkringar kan du läsa i broschyrer som finns tillhanda på enheter eller kontakta personalavdelningen för ytterligare information. Internpost Om du skickar post till andra förvaltningar inom Kommunen/Energibolaget ska Du använda den interna postgången. Det finns internkuvert att använda för detta ändamål.
4 IT Vid problem eller frågor som rör datorer vänder ni er till IT-avdelningen tfn. 85400. Jäv Kravet på opartiskhet vid handläggning av ärende ska alltid beaktas. Bestämmelser om detta finns bl a i Förvaltningslagen. Helt allmänt bör sägas att du inte bör handlägga ärenden som rör dig själv eller dina anhöriga, eller som på annat sätt påverkar dina personliga eller ekonomiska förhållanden. Du ska själv anmäla jävsförhållande till din chef. Kvitto Inköp skall i största möjliga mån ske genom de försäljningsställen vi har avtal med, mot faktura. Om man har haft eget utlägg för kostnad som inte har kunnat genomföras med faktura, kan man mot kvitto och i fylld blankett Personligt utlägg få tillbaka pengar. Utbetalning görs en gång i kvartalet. Läs mer om Personligt utlägg under rubrik i Personalhandboken. Konstklubben Konst Clava Medlemsavgiften kr 150: -/år. Medlemsansökan sänds med internpost till personalavdelningen. Ev. frågor besvaras av ordf. Gertrud Henricson via mail gertrud.henricson@skola.borgholm.se. Läs mer om konstklubben i vår Personalhandbok eller följ länken till Konst Clavas sida från den interna hemsidan. Lediga tjänster Lediga tjänster anslås på kommunens externa och interna hemsida. Vi samarbetar med Offentliga Jobb när det gäller våra externa annonser. Lediga tjänsten anslås också på anslagstavlan i stadshuset. Ledighet Du har rätt till viss ledighet enligt lag och avtal t ex vid: Sjukfrånvaro Vård av barn: - föräldraledighet i 1 ½ år - partiell tjänstledighet, nedsättning av arbetstiden med en fjärdedel till dess att barnet fyller 8 år eller börjar i andra klass. - tillfällig föräldrapenning Värnpliktstjänstgöring Studier Förtroendemannauppdrag Närståendevård Läkarintyg Läkarintyg skall vid sjukfrånvaro lämnas till arbetsgivaren fr.o.m. den 8:e dagen. Löneutbetalning Lönen utbetalas den 27:e varje månad via Swedbank. Om den 27:e är en helgdag betalas lönen ut närmaste vardagen före. I december utbetalas lönen sista vardagen före julafton. Om du har månadslön får du lönen utbetalad innevarande månad. För timavlönad personal utbetalas lönen månaden efter intjänandemånaden.
5 Vi tillämpar inte förskottsbetalningar. Har du lönekonto i annan bank, kontakta Swedbank i god tid innan första utbetalningen för överföring. Du ska inte meddela kontonummer till arbetsgivaren oavsett vilken bank du tillhör. Medarbetarsamtal Medarbetarsamtal ska den anställde ha minst en gång per år med sin chef. I samband med detta upprättas/uppdateras utvecklingsplanen. Organisationsnummer Borgholms Kommun: 212000 0795 Borgholm Energi AB: 556527 7455 Borgholm Energi Elnät AB: 556020 7622 Ölands Kommunalförbund: 222000 0216 Personalhandbok Personalhandbok hittar du på vår interna hemsida i Bokhyllan. Här finns policydokument, information, blanketter och länkar till olika myndigheter. Personalklubben Trikumo Anställda som arbetar 40% eller mer är automatiskt medlemmar i personalklubben Trikumo och har tillgång till klubbens anordnade aktiviteter av olika slag. Vill Du veta mer om Trikumo kan du läsa vidare på interna hemsidan. PS Självservice/Lönerapportering PS Självservice är ett system för anställda att rapportera sin arbetstid, frånvaro, mertid/övertidsarbete samt resor. Den anställde erhåller en inloggning via personalavdelningen. Om problem med lösenord uppstår vid inloggning, ska IT-avd. tel 85400 kontaktas. Resa i tjänsten Anställda i Borgholms Kommun som reser i tjänsten skall sträva efter att välja det billigaste transportsättet. För resa i tjänsten finns kommunbilar som bokas genom bilbokningssystem som du finner på interna hemsidan. Har du frågor ang. bilbokningssystemet kontakta Servicecenter tel 85000. Skulle alla kommunbilar vara bokade så bryter en lång resa en kortare. Alternativ två är att använda sig av hyrbilar genom Liljas i Borgholm. Som sista alternativ får man använda egen bil men endast vid kortare sträckor på ca 8 mil (tur och retur). Viktigt att ta del av Resepolicy och Regler för kommunens bilar. Vid längre resor som innefattar andra färdmedel som tåg, buss eller flyg gäller vår reseservice. Kontakta Big Travel tel 0470-73 19 33. Även hotellbokningar ska ske genom Big Travel. Se mer på interna hemsidan: Bokhyllan/ Resor i tjänsten. Vid resor ska ett Travel Assistance Card medföras. Kortet är ett servicekort med viktiga telefonnummer om du skulle råka ut för skada. Kontakta ekonomiavdelningen tfn. 85024 som tillhandahåller korten.
6 Rökning Vår kommun har antagit riktlinjer kring tobaksrökning som innebär att du inte får röka under arbetstid, i våra lokaler eller i våra fordon och inte i direkt anslutning till arbetsplatsen. Semester Semesterförmånerna regleras av våra avtal AB och Semesterlagen. Sekretess Tänk på att innehållet i sekretessbelagda handlingar inte får diskuteras eller överhuvudtaget nämnas för den som inte har med handlingarna att göra i tjänsten. Pratar man sekretessbelagda uppgifter till någon obehörig, vare sig det sker muntligt eller genom att handlingen lämnas ut, kan man göra sig skyldig till brott mot sekretesslagen och bli straffad för det enligt brottsbalken. Fråga din närmsta chef om vad som gäller på din arbetsplats. Servicecenter Numret till Servicecenter är 8500 när du ringer från fast telefon och 996 när du ringer från mobil. Ringer du från extern telefon är numret 0485-880 00. Använd alltid internnummer när du ringer inom kommunen. Servicecenter håller öppet vardagar 8.00 16.00, dag före röd dag 8.00 12.00. Sjukdom Sjuk/friskanmälan ska göras till MedHelp på tel 0485-887 77 eller via webben (utgå från den interna hemsidan). Gäller all personal med månadslön. I förekommande fall ska även arbetsplatsen kontaktas, enligt separata riktlinjer på respektive arbetsplats. MedHelp meddelar Försäkringskassan om en medarbetares sjukdom fr.o.m. dag 15. Medarbetaren ska kontakta MedHelp och chef när en pågående sjukskrivning förlängs. Sjuklönen innebär att för: Dag 1 utges ingen sjuklön, karensdag Dag 2-14 i varje sjukperiod får du ersättning i form av sjuklön från arbetsgivaren med 80 % av lönen. Från dag 15 betalar försäkringskassan sjukpenning med 80 % av din anmälda inkomst. Dag 15-90 utbetalas även 10 % i sjuklön av arbetsgivaren. Från dag 91-365 kan ersättning enligt AGS-KL utges. Skattsedel/jämkning A skattesedel ska lämnas in omgående vid nyanställning. Telefon- TRIO Var noga med att koda din telefon eller meddela Servicecenter när du inte kan ta emot samtal; vid frånvaro pga. semester, sjukdom, tjänsteärende, lunch m.m. Det finns mycket information om TRIO Telefoni på interna hemsidan
7 Timavlönad Anställda med timlön som bokas via TimeCarePool ska inte lämna någon tidrapport. Övriga anställda med timlön lämnar tidrapport till närmaste chef efter månadens sista arbetspass eller rapporterar sina tider i PS Självservice. Tjänsteresa/Kurs Restiden till och från förrättningsställe, kurs, seminarium ersätts med färdtidsersättning, om den sker utanför ordinarie arbetstid och utanför kommungränsen. Rapportering sker i PS Självservice. Vid förrättning utanför Sverige rapporteras resa med blankett Reseräkning. Viktigt att styrka utlägg med kvitton i original. Traktamente kan erhållas vid endags- eller flerdygnsförrättning. Avmarkera de måltider som inte ingår i arrangemanget. Övertid utgår inte för konferens/kurs/seminarium. Underlag för utbetalning För att kunna garantera att inskickade underlag utbetalas till kommande löneutbetalningsdag måste underlaget vara personalavdelningen tillhanda senast datum enligt Årsplan som chef är informerad om. Utrikes tjänsteresa Utrikes resor ska godkännas av KSau. Vård av sjukt barn För anställda med månadslön ska sjuk/friskanmälan vid vård av barn göras till MedHelp telefon 0485-88777 eller via webben (utgå från interna hemsidan). Den anställde anmäler själv till Försäkringskassan.