Resereglemente för Karolinska Institutet

Resereglemente för Karolinska Institutet Gäller från och med 2010-07-01 Ersätter resereglemente från 2008-02-01

Beslut Dnr: 3400/2010-200 2010-06-10 Universitetsdirektör Revidering av resereglemente för Karolinska Institutet Karolinska Institutets resereglemente har revideras med främsta syfte att fastställa att KIs riktlinjer för miljö och hållbar utveckling även återspeglas i våra resvanor. Till följd härav har reglementet ny lydelse enligt bilaga och äger tillämpning från och med 2010-07-01. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsdirektör Karin Röding efter föredragning av lönechef Katarina Tillgren. Karin Röding Katarina Tillgren Beredning med Marie Tell, Bitr Universitetsdirektör Ingrid Palmér, Ekonomichef Bilaga: Resereglemente för Karolinska Institutet Postadress Handläggare Telefon E-post Karolinska Institutet 171 77 Stockholm Lönechef Katarina Tillgren 08-524 800 00, vx 08-524 866 16, dir Katarina.tillgren@ki.se Webb Fax ki.se 08-32 70 09 Org.nummer. 202100 2973

Resereglemente för Karolinska Institutet Dnr 3400/2010-200 Innehåll 1 Grundläggande bestämmelser... 1 1.1 Definitioner... 1 1.1.1 Tjänsteresa... 1 1.1.2 Tjänsteställen vid KI... 1 1.1.3 Verksamhetsorten... 2 1.1.4 Traktamente... 2 1.1.5 Lönetillägg... 2 2 Planering och godkännande av tjänsteresa reseorder... 2 3 Reseräkning... 3 3.1 Delad reseräkning... 3 3.2 Utbetalning via Girovison... 3 4 Traktamenten och resekostnadsersättningar... 4 5 Val av färdmedel och beställningar i samband med resor... 4 5.1 Miljöhänsyn... 4 5.2 Kollektivtrafik... 4 5.3 Tåg och flyg... 4 5.4 Taxi... 5 5.5 Hyrbil... 5 5.6 Eget fordon... 5 5.7 Hotellrum... 5 6 Beställning och betalning... 6 6.1 Beställningar... 6 6.2 Bonus... 6 6.3 Betalkort och fakturering... 6 6.4 SMS-biljetter på lokaltrafik... 6 6.5 Reseförskott... 6 7 Tjänstereseförsäkring... 7 8 Försäkring vid utlandsstationering... 7 9 Arbetstid vid tjänsteresa... 7 10 Ytterligare information... 7 Reseorder... 8 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen, Personalavdelningen Frågor kring dessa regler besvaras av lönechefen

Karolinska Institutet - Resereglemente 1 (7) Resereglemente fastställt av universitetsdirektören med tillämpning från och med 2010-07-01. Ersätter tidigare resereglemente från 2008-02-01. 1 Grundläggande bestämmelser Reglerna gäller för anställda vid Karolinska Institutet (KI) samt för icke anställda personer som har forskningsmedel förvaltade av KI och med vilka avtal upprättats om att bedriva verksamhet vid KI. Vid tjänsteresa och förrättning har resenären rätt till resekostnadsersättning, traktamente samt vid inrikes resa dessutom lönetillägg. Det är inget som hindrar att reducerat traktamente eller inget traktamente alls utgår om arbetsgivaren och resenären har kommit överens om detta innan tjänsteresan påbörjas eller om resenären i efterhand helt eller delvis avsäger sig traktamentsersättning. För ytterligare information om avtal, regler, tider och ersättningsbelopp, se hänvisningar under p 10 i detta dokument. Reglerna gäller också vad beträffar resekostnadsersättning (även skattefri milersättning) och i vissa fall/eventuellt traktamente för: Externa, i Sverige bosatta, föreläsare som gör övervägande delen av arbetet för KI i bostaden. Externa, i Sverige bosatta ledamöter och deltagare i KI:s styrelser, nämnder och arbetsgrupper och som gör övervägande delen av arbetet för KI i bostaden. Opponenter och sakkunniga, bosatta i Sverige, vilka gör övervägande delen av arbetet för KI i bostaden. Försökspersoner som lämnar prov på t ex vävnad, blod etc. 1 Försökspersoner som endast får resekostnadsersättning, s k inställelseresa. Ingen annan ersättning får utgå. Ledsagare till försökspersoner. Personer som av KI kallats till anställningsintervju och rest mellan två platser inom EU. Endast resekostnadsersättning får utgå. Studenter som reser i studierna på uppdrag av KI. Mentorer för forskningsstuderande kan få kostnadsersättning för utlägg efter överenskommelse i samband med antagningsseminarium och halvtidskontroll. Ersättning utgår ej vid disputation. 1.1 Definitioner 2 1.1.1 Tjänsteresa En tjänsteresa är en resa föranledd av att resenären av KI beordrats utföra en förrättning (tjänstgöring) på annan plats än tjänstestället. 1.1.2 Tjänsteställen vid KI Arbetsplatser där KI bedriver stadigvarande verksamhet i egna eller annan huvudmans (t ex SLL:s) lokaler. 1 Se vidare Regler för ersättningar/bidrag till icke anställda, dnr 1782/06-200 2 Se även Lokalt Villkorsavtal för Karolinska institutet

Karolinska Institutet - Resereglemente 2 (7) 1.1.3 Verksamhetsorten Ett område inom 50 km från den anställdes tjänsteställe och ett område inom 50 km från den anställdes bostad. Avståndet 50 km bedöms efter närmaste färdväg oavsett om resan påbörjats vid tjänstestället eller bostaden. 1.1.4 Traktamente Ersättning för ökade levnadskostnader vid tjänsteresa som medfört övernattning och som företagits utanför den vanliga verksamhetsorten. Ersättningsanspråk görs vid upprättande av reseräkning i det system som KI har för reseräkningar. 1.1.5 Lönetillägg Skattepliktig ersättning som utgår vid endagsförrättning samt som tilläggsersättning till inrikes traktamente vid flerdygnsförrättning. Se lokalt Villkorsavtal. Liksom vid traktamente görs anspråk på ersättning vid upprättande av reseräkning i det system som KI har för reseräkningar. 2 Planering och godkännande av tjänsteresa reseorder Planering av en tjänsteresa skall göras i samråd mellan resenär och arbetsgivare. För att säkerställa att den planerade tjänsteresan är beordrad skall en reseorder upprättas av resenär (gäller både anställda vid KI samt personer med forskningsmedel förvaltade av KI). Reseordern ska godkännas av överordnad chef. Ur säkerhetssynpunkt är inte lämpligt att hela ledningsgrupper, forskningslag och avdelningar reser tillsammans. Planering och beställning ska ske i så god tid före avresan att resan kan företas med billigaste färdmedel och, med beaktande av miljöpåverkan, tidsåtgång och omständigheter, till totalt lägsta möjliga kostnad. Avvikelse från denna grundläggande princip skall motiveras för respektive resa. att finansiärers specifika krav på hur medel ska användas vid resande stäms av. Till sin hjälp vid planering av tjänsteresa kan resenär använda upphandlad resebyrå. En reseorder ska innehålla ett löpnummer. När reseordern skapas i reseräkningssystemet genereras ett nummer. Om man använder en reseorderblankett (vilket kan vara lämpligt om traktamente ej utgår och om det inte kommer att finnas några utlägg) är löpnummerserien institutionsspecifikt och ska ha följande format, IB(institutionsbeteckning), samt KIid och år, mm, dd, ex UFkattil100601. Rektor, prorektor, dekaner, universitetsdirektören och prefekter äger rätt att själva besluta om sina resor, men reseorder skall ändå upprättas. Dessa reseordrar samlas i ordnat skick på respektive institution för periodisk uppföljning i efterhand. Uppföljningen genomförs av universitetsförvaltningen på uppdrag av universitetsdirektören.

Karolinska Institutet - Resereglemente 3 (7) Reseorder upprättas med samtliga för resan beräknade kostnader angivna. Detta för att minska antalet tillfällen då överordnad chef har att attestera kostnaderna och för att ge en sammanhållen bild av respektive resa. Rutinen underlättar också handläggningen vid ett eventuellt försäkringsärende, då man behöver kunna visa att resan varit en beordrad tjänsteresa. Kopia av godkänd reseorder arkiveras separat och i ordnat skick på institutionen. Reseorderblankett: Finns att ladda ner från personalavdelningens hemsida/avtal och Riktlinjer/Resereglemente/Reseorder. 3 Reseräkning Efter återkomsten från en tjänsteresa/förrättning skall i normalfallet reseräkning snarast upprättas i gällande reseräkningssystem. Om de verkliga kostnaderna överensstämmer med godkänd reseorder, behöver reseräkningen inte attesteras. Reseräkningsblankett och anvisningar för ifyllande finns under: http://ppw.ki.se. Den färdiga reseräkningen skall underskriven lämnas antingen till attestant eller till granskare på institutionen. Vem den lämnas till beror på respektive institutions handläggningsordning. Överföring av reseräkning för registrering i Primula skall ske elektroniskt. Reseräkning skall inlämnas snarast efter hemkomsten, dock senast inom tre månader. Till reseräkningen skall bifogas: Reseorder Konferensprogram/deltagarlista eller annat dokument som styrker att resan företagits Kvitto på logikostnader som ej fakturerats KI Kvitton på utgifter för taxi eller annat färdmedel om KI skall stå för kostnaderna o För att underlätta verifiering av taxiresor kan kopia på almanacka bifogas som innehåller mötesplats, syfte och deltagare. Kvitton på representationsmåltider med angivet syfte samt deltagarförteckning Kvitton på alla övriga utlägg som tillhör resan och för vilka ersättning yrkas Alla kvitton skall vara i original! 3.1 Delad reseräkning Om endast en del av resekostnaderna skall betalas av KI, fakturerar KI den andra parten för del av kostnaden och endast KI:s del kostnadsförs. Vid delad kostnad anges detta på reseordern. 3.2 Utbetalning via Girovison Utbetalning via Girovison får endast ske till personer som bor i utlandet där utbetalning ej kan ske via Nordea.

Karolinska Institutet - Resereglemente 4 (7) 4 Traktamenten och resekostnadsersättningar Från traktamentet skall måltidsavdrag göras för alla måltider som resenär ej betalar själv. Undantag: måltider ombord på allmänna transportmedel. Kostförmån skall tas upp för alla måltider som KI betalat. Undantag: frukost som ingår i hotellrumspriset, måltider ombord på allmänna transportmedel och måltider vid intern kurs/utbildning samt vid representation. Observera att även om inget traktamente utgår så skall kostförmån tas upp till beskattning om KI t ex betalat konferensavgift där måltid ingår i priset. I dessa fall behöver inte en reseräkning upprättas utan blanketten Förmåner ska användas och lämnas till granskare. Resekostnadsersättning utbetalas mot kvitto för gjorda utlägg för resa med färdmedel som bestämts när resan beordrades. Ersättning får inte utgå för längre färdväg än vad som är motiverat av förrättningen. Om taxi eller hyrbil nyttjas skall skälet uppges. 5 Val av färdmedel och beställningar i samband med resor 5.1 Miljöhänsyn Enligt KIs riktlinjer för miljö och hållbar utveckling ska KI som studie- och arbetsplats präglas av omsorg om den yttre miljön. Detta innebär inte minst att vi ska sträva efter att minska klimatpåverkan från våra tjänsteresor. Detta inbegriper val av färdmedel, val av hotell samt att alternativa mötesformer med hjälp av webb, video och telefon alltid ska övervägas som ett alternativ till att resa och träffas personligen. 5.2 Kollektivtrafik Vid alla tjänsteresor ska den lokala kollektivtrafiken nyttjas i första hand. I vissa länder och vissa städer kan dock taxi vara ett bättre och säkrare alternativ. Inom Stockholm stad och närområde ska kollektivtrafiken användas om inte särskilda skäl finns. Mellan Solna och Huddinge nyttjas KI-bussen när turlistan så tilllåter. 5.3 Tåg och flyg Resor under 50 mil ska företas med tåg framför flyg i största möjliga utsträckning. Resor mellan Stockholm och Göteborg ska företas med tåg framför flyg. Resor med flyg får endast företas vid synnerliga skäl och skriftlig motivering skall göras i reseordern för respektive resa. Resor skall företas i ekonomiklass. Biljett i annan klass än ekonomi får utnyttjas endast vid synnerliga skäl och skriftlig motivering skall göras i reseordern för respektive resa.

Karolinska Institutet - Resereglemente 5 (7) Vid utlandsresa i direkt anslutning till veckoslut kan lågprisbiljetter utnyttjas om totalpriset för flyg, hotell och traktamente blir lägre än om avresa eller hemresa sker direkt vid förrättningens början respektive slut. 5.4 Taxi Taxiresor ska om möjligt ske med miljötaxi. 5.5 Hyrbil Vid hyra av bil ska miljöbil om möjligt väljas. Bilen ska därtill vara utrustad med antisladdsystem och krockskydd. 5.6 Eget fordon Eget fordon får användas vid inrikes tjänsteresa om KI anser att det är ett lämpligast färdmedel. Förutsättningar för att eget fordon kan vara lämpligaste färdmedel är att: tungt och skrymmande bagage skall fraktas för KI:s räkning, två eller flera tjänsteförrättande passagerare medföljer i bilen, och/eller att tidsvinst görs KI betalar ersättning för trängselskatt för tjänsteresor där eget fordon har ansetts som det lämpligaste färdmedlet. Kvitto - vid autogiro kopia av kontoutdrag - skall bifogas reseräkningen. Om resa företas med eget fordon trots att det inte kan anses vara lämpligaste färdmedel utgår ersättning som för billigaste färdsätt. Användande av eget fordon vid tjänsteresa, som medför övernattning, enbart av det skälet att resan företas med eget fordon, skall motiveras. För att använda eget fordon vid utrikes tjänsteresa när eget fordon enligt KI inte är lämpligaste färdmedel krävs synnerliga skäl. Om synnerliga skäl ej finns och eget fordon ändå används beräknas traktamente och nattlogi från ankomsttiden till förrättningsorten. Väg-, bro-, och färjeavgifter ersätts inte i dessa fall. 5.7 Hotellrum Hotellrum skall vid kortare vistelser bokas på mellanklasshotell så nära förrättningsstället som möjligt. Hotell som är upphandlade inom ramavtal ska väljas om de finns som alternativ på förrättningsorten och så länge som de är lokaliserade på ett rimligt avstånd från förrättningsstället.

Karolinska Institutet - Resereglemente 6 (7) Hotell som är miljömärkta, miljöcertifierade eller som på annat sätt kan påvisa ett aktivt miljöarbete ska väljas där så är möjligt och så länge som det inte är i strid med ovan. Vid längre vistelser skall andra alternativ, som t ex hyra av mindre lägenhet, om möjligt användas. Om resenären delar hotellrum med person som inte har rätt till ersättning för logikostnader utgör kostnaden för resenären 75 % av dubbelrumspriset. Undantag från reglerna ovan är de fall då hotell redan är utvalda av kongress- och konferensarrangörer. 6 Beställning och betalning 6.1 Beställningar Beställningar av biljetter, hotellrum, hyrbilar, flyg- och taxi, visum m.m. skall göras via KIs egna ramavtal och/eller statliga ramavtal: http://internwebben.ki.se/sv/resor-och-utlagg De onlineverktyg för bokning som finns används med fördel då det ger en bra överblick på de olika alternativen inklusive kostnader. 6.2 Bonus Bonus, hotellcheckar och andra rabatter som erbjuds inom rese- och hotellbranschen och som uppkommit vid tjänsteresa är KIs egendom och får aldrig nyttjas för privata resor - enbart vid resor i tjänsten. Redovisning av intjänade och utnyttjade bonuspoäng skall finnas tillgänglig för granskning. 6.3 Betalkort och fakturering Betalkort (Företagskort alternativt med privat betalningsansvar) ska användas vid tjänsteresor. Se Riktlinjer för användning av betalkort. Alternativt faktureras biljetter, logi, kongressavgifter etc. från respektive företag. För att få ersättning för egen betald E-biljett måste det kunna styrkas att resan faktiskt företagits och till vilken kostnad. 6.4 SMS-biljetter på lokaltrafik Det är viktigt att föra reseanteckningar vid användande av SMS som betalning för lokala biljetter. Reseanteckningar ska innehålla uppgift om kostnad, betalningssätt, resans tidpunkt och transportmedel (buss/tåg etc). Reseanteckningarna ska bifogas reseräkningen. 6.5 Reseförskott Reseförskott utbetalas endast undantagsvis. Till exempel vid resa till resmål där betalkort ej kan användas eller när resan sträcker sig över en lång tidsperiod. Rese-

Karolinska Institutet - Resereglemente 7 (7) förskott betalas högst ut med belopp för uppskattat traktamente och hotellkostnad som ej kan faktureras och lägst med fyrahundra kronor. Reseförskott utbetalas via Girovision från ett speciellt reseförskottskonto och på särskild blankett för reseförskott. Reseförskott får utbetalas tidigast en månad före avresan. Erhållet reseförskott som ej redovisats med reseräkning senast tre månader efter hemkomsten dras på nästkommande lön alternativt krävs återbetalning. 7 Tjänstereseförsäkring KI har tecknat tjänstereseförsäkring som gäller vid tjänsteresor. Se dock vidare under punkt 8 vad som gäller om resan är en utlandsstationering. Vid resor till EU/EES-länder skall Europeiskt sjukförsäkringskort (EUkort) från Försäkringskassan medtas. EU-kortet berättigar till akut sjukvård inom den allmänna vården i alla EU/EES-länder. Endast patientavgift erläggs. Vid tjänsteresa till övriga länder skall ett personligt försäkringskort, som utfärdas av respektive institution, medtas. Tjänstereseförsäkringsvillkoren skall också medtas på resan för att resenären skall veta vilka åtgärder som skall vidtas på plats om skada uppstår. Tjänstereseförsäkringsvillkor återfinns på Kammarkollegiets hemsida under Försäkringar/Resor - http://www.kammarkollegiet.se/ 8 Försäkring vid utlandsstationering Vid utlandsstationering skall ett särskilt utlandskontrakt upprättas och en så kallad URA-försäkring tecknas. Kontakta personalavdelningen. Läs mer om försäkringsvillkoren för URA på Kammarkollegiets hemsida under försäkringar/utlandsarbete - http://www.kammarkollegiet.se/ 9 Arbetstid vid tjänsteresa Schemalagd tid vid konferenser utöver ordinarie arbetstid räknas som arbetstid och kompenseras med ledighet timme för timme. Restid utanför ordinarie arbetstid räknas inte som arbetstid och ersätts/kompenseras ej. 10 Ytterligare information Villkorsavtalet: https://internwebben.ki.se/sites/default/files/villkorsavtal.pdf Lokalt Villkorsavtal: https://internwebben.ki.se/sites/default/files/lokalt_villkorsavtal_0.pdf URA Avtal om utlandskontrakt och riktlinjer för anställningsvillkor: http://www.arbetsgivarverket.se/upload/avtal- Skrifter/CentralaAvtal/ura.pdf Avtal om ersättning m m vid tjänsteresa och förrättning utomlands, 2005:5: http://www.arbetsgivarverket.se/upload/avtal-skrifter/utlands.pdf Skatteverket, sökord A-Ö: http://www.skatteverket.se/

Bilaga 1 Löpnummer Reseorder Ifylles före resan av resenären, se KIs resereglemente. Reseordern ska bifogas reseräkning/utläggsersättning. Om de verkliga kostnaderna överensstämmer med reseordern krävs ingen separat attest av reseräkningen/utläggsersättningen. Resenär bekräftar med sin underskrift skyldighet att sätta sig in i och följa KIs resereglemente. KI/institutionen tar inte på sig några lönekostnader eller annat arbetsgivaransvar för resenär utan anställningsförhållande såvida inte särskilt avtal upprättats härom. Kopia av reseorder arkiveras separat Namn (efternamn, förnamn) Personnummer (xxxxxx-xxxx) Adress Institution Tjänsteresans syfte Förrättningsort (ort och land) Tidsperiod Beräknad biljettkostnad Beräknad logikostnad Antal traktamenten Ev noteringar Ev noteringar Ev noteringar Medföljande anhörig Kurs/konferensavgifter Ev noteringar Reseförskott (belopp) Ev noteringar Kontering (kostnadsställe och projekt) Motiveringar som krävs enligt resereglementet (t ex val av annat än billigaste färdsätt, delad kostnad, miljö): Datum Underskrift resenär Tjänsteresan godkännes Underskrift närmast överordnad chef/attestansvarig Namnförtydligande