Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2013. Tjörns kommun. Granskning av upphandling och inköp.

Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2013 Tjörns kommun Granskning av upphandling och inköp El ERNST & YOUNG

11111111110w =/J ERNST & YOUNG Innehäll Sammanfattning 3 1. Inledning 4 1.1. Bakgrund 4 1.2. Syfte och revisionsfrågor 4 1.3. Avgränsningar 5 1.4. Ansvarig nämnd/styrelse 5 1.5. Metod 5 1.6. Revisionskriterier 5 2. Kommunens styrning och reglering av principer för inköp och upphandling 6 2.1. Inköps- och upphandlingspolicy 6 2.2. Attestreglemente 7 2.3. Upphandlingsenheten 8 2.4. Uppföljning 9 2.5. Samordning av upphandlingar och inköp 9 2.6. Avtalshantering 10 2.7. Beaktande av barnkonventionens principer vid inköp och upphandling 10 2.8. Bedömning 10 3. Barn- och utbildningsnämnden 13 3.1. Inköpsrutiner och nyckelkontroller 13 3.2. Stickprovsgranskning av ett urval inköp 13 3.3. Bedömning 14 4. Samhällsbyggnadsnämnden 16 4.1. Inköpsrutiner och nyckelkontroller 16 4.2. Stickprovsgranskning av ett urval inköp 16 4.3. Bedömning 17 5. Tjörns Bostads AB 18 5.1. Riktlinjer för inköp och upphandling 18 5.2. Avtalshantering och samordning 18 5.3. Stickprovsgranskning av ett urval inköp 19 5.4. Bedömning 19 6. Tjörns Hamnar AB 21 6.1. Riktlinjer för inköp och upphandling 21 6.2. Avtalshantering och samordning 21 6.3. Stickprovsgranskning av ett urval inköp 21 6.4. Bedömning 22 7. Tjörns Måltids AB 23 7.1. Riktlinjer för inköp och upphandling 23 7.2. Avtalshantering och samordning 23 7.3. Stickprovsgranskning av ett urval inköp 24 7.4. Bedömning 24 1

ERNST & YOUNG 8. Tjörns Miljö AB 25 8.1. Riktlinjer för inköp och upphandling 25 8.2. Avtalshantering och samordning 26 8.3. Stickprovsgranskning av ett urval inköp 26 8.4. Bedömning 26 9. Dokumentförteckning 28 Bilaga 1: Metod och utgångspunkter för stickprovsgranskning av fakturor 29 Stickprovsgranskning av fakturor 29 Bilaga 2: Revisionskriterier 30 9.1. Kommunallagen 30 9.2. Lagen om offentlig upphandling (LOU) 30 2

Ill1101,,,,, =l ERNST&YOUNG Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Tjörns kommun granskat om kommunen och de kommunala bolagen har en ändamålsenlig hantering av inköp och upphandling. En fördjupad granskning av inköpshantering och avtalstrohet har skett inom bolagen samt två av kommunens nämnder: barn- och utbildningsnämnden samt samhällsbyggnadsnämnden. Nedan sammanfattas resultatet av granskningen. Kommunövergripande Kommunen bedöms på övergripande nivå ha säkerställt en tydlig styrning av vilka principer och riktlinjer som ska tillämpas vid upphandling och inköp. Inköps- och upphandlingspolicyn samt attestreglementet med tillhörande riktlinjer och tillämpningsanvisningar är viktiga delar i styrningen. Styrdokumenten klargör på ett tydligt sätt roller och ansvar samt de principer som ska tillämpas. Dock föreligger behov av att revidera styrdokumenten utifrån de förändringar som skett sedan 2008 både avseende organisation och avtalshantering. Kommunen saknar riktlinjer för att säkerställa att barnkonventionens principer beaktas vid inköp och upphandling. Vid beställning och inköp vilar stort ansvar på nämnderna och bolagen som enligt riktlinjerna ska ta fram egna rutiner för hur inköp och upphandling ska ske. Granskningen visar dock att det inte sker. Kommunens upphandlingsenhet har en samordnande roll i kommunen och implementeringen av funktionen bedöms så långt ske på ett tillfredsställande sätt. Väsentliga brister konstateras avseende kommunens uppföljning av inköp och upphandling. Systematisk uppföljning saknas av såväl efterlevnaden till styrdokument, riktlinjer och rutiner som uppföljning av inköpsvolymer och avtalstrohet. Det bedöms finnas en risk för att värdet av de samlade inköpen överstiger gränsvärdet för direktupphandling. Sammantaget bedöms det finnas behov av att stärka uppföljningen på alla nivåer. Kommunen bedöms genom gemensamma ramavtal till viss del ha säkerställt en övergripande samordning av inköp men att det finns utrymme för förbättring. Granskningen visar att kommunen och bolagen har tecknat separata avtal inom gemensamma områden där det förmodligen hade varit mer ekonomiskt fördelaktigt med gemensam upphandling. Exempel på ett sådant område är snöröjning. Fördjupad granskning av inköpshanteringen inom bolagen och utvalda nämnder Den fördjupade granskningen visar sammantaget att bolagen och utvalda nämnder kan stärka flera delar i inköpshanteringen. Variationer finns dock mellan de granskade enheterna. En utförlig redogörelse för resultatet av granskningen för respektive nämnd och bolag återges i kapitel 3-8. Flera av de granskade enheterna behöver stärka dokumentationen vid beställning och inköp. Skriftliga beställningsunderlag saknas i hög utsträckning, vilket bedöms ge sämre kontrollmöjligheter. Flera av nämnderna och bolagen saknar dokumenterade rutiner för hur inköp och upphandling ska ske. Det saknas även dokumentation kring vilka personer som har rätt att göra inköp och inom vilka beloppsmässiga gränser. Flertalet av nämnderna och bolagen bedöms kunna stärka den systematiska uppföljningen av inköp och ramavtalstrohet i syfte att förbättra den interna styrningen och kontrollen. Kontrollattesten bör generellt stärkas som ett reellt kontrollmoment. 3

111111111"1"" _I ERNST & YOUNG 1. Inledning 1.1. Bakgrund Inköp av varor och tjänster i offentliga organisationer regleras av lagen om offentlig upphandling (LOU) samt lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF). Myndigheter ska vara sakliga och välja leverantör på affärsmässig grund med hänsyn enbart till det som köps. Offentliga organisationer tecknar genom upphandling ramavtal som verksamheterna och i förekommande fall kommunala bolag kan göra avrop från. Regler för ramavtal återfinns i LOU. Kommunens nämnder och bolag gör årligen ett stort antal inköp från många olika leverantörer. Den totala inköpsvolymen är betydande i förhållande till kommunens totala omsättning. Genom upphandling har kommunen tecknat ramavtal med flera leverantörer. Det är av stor vikt att offentliga organisationer hanterar upphandling och inköp på ett korrekt sätt utifrån aktuell lagstiftning men också för att undvika förtroendeskada. Revisorerna har vid revisionsplaneringen och utifrån budgetdokumenten 2012 samt underlaget i årets risk- och väsentlighetsanalys bedömt att det är väsentligt att under 2012 göra en fördjupad granskning av hur kommunens nämnder och bolag hanterar upphandling och inköp. 1.2. Syfte och revisionsfrågor Syftet är att granska om kommunens nämnder och bolag hanterar upphandling och inköp ändamålsenligt, det vill säga i enlighet med aktuell lagstiftning och antagna riktlinjer. Följande revisionsfrågor har formulerats utifrån syftet och ska sammantaget besvaras i granskningen: Har kommunen och bolagen säkerställt en tydlig styrning av vilka principer och riktlinjer som ska tillämpas vid upphandling och inköp genom exempelvis dokumenterade och kända policys och riktlinjer för upphandling och inköp? Finns en tydlig roll- och ansvarsfördelning och organisation för upphandling och inköp? Sker samordning av inköp mellan kommunens verksamhetsområden och/eller inom kommunkoncernen i de fall då detta är möjligt? Finns det någon samordning med andra kommuner vad avser upphandling? Sker inköp och avrop från ramavtal med hänsyn till affärsmässighet och konkurrens? Finns inköpsrutiner och nyckelkontroller som säkerställer en god intern kontroll samt att upphandling och inköp sker i enlighet med ingångna ramavtal? Har kommunen och bolagen en ändamålsenlig avtalshantering samt rutiner för att säkerställa att avtal finns för väsentliga inköpsområden? Sker implementering av den nya upphandlingsfunktionen på ett tillfredställande sätt? 4

~~~IIII~IIIII =~ ERNST&YOUNG Beaktas barnkonventionens principer vid inköp och upphandling? 1.3. Avgränsningar Granskningen är avgränsad till att belysa upphandling och inköp i kommunen centralt samt i de kommunala bolagen. Två nämnder, barn- och utbildningsnämnden och samhällsbyggnadsnämnden, har valts ut för en fördjupad granskning av inköpshantering och avtalstrohet. 1.4. Ansvarig nämnd/styrelse Kommunstyrelsen och nämnderna är ansvariga för att upphandling och inköp inom kommunen sker på ett ändamålsenligt sätt. Respektive bolagsstyrelse har motsvarande ansvar i de kommunala bolagen. 1.5. Metod Granskningen har genomförts som en dokument- och intervjustudie. Inom bolagen och de utvalda nämnderna har en stickprovskontroll' genomförts av ett urval fakturor för att kontrollera dessa mot gällande ramavtal, attest och befogenhet. De underlag och dokument som granskats redovisas i dokumentförteckningen. Intervjuer har genomförts med följande funktioner: Kommunstyrelsens presidium Ekonomichef Upphandlingschef VD och ekonomiansvarig för: o Tjörns Bostads AB o Tjörns Hamnar AB o Tjörns Miljö AB o Tjörns Måltids AB Förvaltningschef och ekonom: o Samhällbyggnadsförvaltningen o Barn- och utbildningsförvaltningen 1.6. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna i denna granskning utgörs av tillämpliga delar av kommunallagen samt lagen om offentlig upphandling (2007:1091). I stickprovsgranskningen har bedömning även gjorts mot kommunens och bolagens gällande attestreglementen. Revisionskriterierna beskrivs närmare i bilaga 2. 1 För utförligare beskrivning av metod och utgångspunkter för stickprovsgranskningen se bilaga 1. 5

JERNST&YOUNG 2. Kommunens styrning och reglering av principer för inköp och upphandling 2.1. Inköps- och upphandlingspolicy Tjörns kommun har en fastställd inköps- och upphandlingspolicy som reglerar de principer som ska tillämpas vid upphandling och inköp. Policyn antogs av kommunfullmäktige den 13 mars 2008. Målet med policyn är att genom minsta möjliga miljöpåverkan förbättra kommunens ekonomi. Policyn omfattar all upphandling och alla inköp av varor och tjänster samt entreprenader i kommunen, inklusive de kommunala bolagen. Vidare inkluderar policyn hela inköpsprocessen från det att ett inköp aktualiseras till det att varan levereras. I policyn anges att en väsentlig del av den kommunala resursförbrukningen utgörs av kostnader för varor och tjänster. För att kommunens kostnader ska hållas så låga som möjligt krävs en helhetssyn där kommunens gemensamma bästa alltid ska ha företräde. I policyn regleras de principer och det regelverk som ska tillämpas vid upphandling och inköp samt övergripande mål för kommunens inköpsprocess. Några av de krav som ställs i policyn för att målen ska kunna uppnås är intern samordning mellan kommunens olika verksamhetsgrenar vid all upphandling, nära samverkan mellan upphandlings- och verksamhetskompetens samt en kostnadseffektiv inköps- och upphandlingsorganisation. I policyn tydliggörs roll- och ansvarsfördelningen. Kommunstyrelsen ansvarar för att utfärda riktlinjer samt samordna upphandlingar av kommungemensamma varor och tjänster samt entreprenader. Respektive nämnd samt bolagsstyrelse ansvarar för att verksamheten följer inköps- och upphandlingspolicyn samt gällande riktlinjer. All berörd personal har skyldighet att känna till och följa de styrande dokumenten för upphandling och inköp. Kommunstyrelsen har antagit riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn. I riktlinjerna fastställs de övergripande rutiner som ska tillämpas vid upphandlingar och inköp. I bilaga till riktlinjerna finns flödesscheman för upphandlings- respektive inköpsprocessen samt gemensamma mallar för förfrågningsunderlag vid direktupphandling samt för avropsförfrågan mot ramavtal vid en andra konkurrensutsättning. I riktlinjerna anges att samtliga upphandlingar över direktupphandlingsgränsen ska handläggas av upphandlingsansvarig (upphandlingsenheten) i syfte att kvalitetssäkra upphandlingsprocessen. Alla beslut i upphandlingsprocessen fattas dock av berörd förvaltning/bolag med undantag för övergripande och kommungemensamma varor och tjänster som beslutas av kommunchefen. I riktlinjerna regleras rutiner för upphandlingar över respektive under tröskelvärdet samt för direktupphandlingar. Direktupphandling genomförs av förvaltningen eller bolaget och får normalt endast avse enstaka köp. Innan direktupphandling genomförs ska förekomsten av ramavtal kontrolleras och i förekommande fall användas. Vidare ska det vid direktupphandling genomföras en prisjämförelse mellan minst tre leverantörer. Prisjämförelsen ska dokumenteras. Inköp (avrop) ska ske i enlighet med tecknade avtal. Avvikelser från ramavtal får endast ske undantagsvis och efter godkännande av kommunchefen. 6

_I ERNST & YOUNG Riktlinjerna anger att förvaltningarna och bolagen som ett komplement ska utarbeta skriftliga rutiner för handläggning av upphandlingar och inköp. Nämnderna ansvarar för att delegationer och attestbehörigheter är uppdaterade. Respektive nämnd och bolagsstyrelse ansvarar för att kommunens policy och riktlinjer följs. Kommunstyrelsen har ett övergripande uppföljningsansvar. Nämnderna och bolagsstyrelserna ska inför delårsuppföljning och årsbokslut enligt en särskild blankett rapportera en sammanställning över gjorda inköp. Av riktlinjerna framgår att det är kommunstyrelsen som avgör vad som ska följas upp. Av intervjuerna framkommer att det finns behov av att se över och eventuellt revidera kommunens policy och riktlinjer. De belopp och tröskelvärden som anges i policyn och riktlinjerna har reviderats utifrån de lagändringar som beslutats sedan 2008. Dock har styrdokumenten inte uppdaterats utifrån de förändringar som gjorts i bland annat avtalshanteringen. En översyn av kommunens inköp pågår för närvarande, vilken närmare beskrivs i avsnitt 2.3. Enligt ekonomichefen och upphandlingschefen kommer översynen att ligga till grund för en eventuell revidering av styrdokumenten. Vidare framförs att det finns behov av att på nytt sprida information och kunskap om policyn och riktlinjerna för att hålla de kända i organisationen. Styrdokumenten finns tillgängliga på kommunens intranät. 2.2. Attestreglemente Kommunstyrelsen har fastställt ett attestreglemente med tillhörande tillämpningsanvisningars. I reglementet anges principer för hur kontroll av ekonomiska transaktioner ska ske. Reglementet ska tillämpas av kommunens nämnder men omfattar inte de kommunala bolagen. Av reglementet framgår att attest är en viktig del i den interna kontrollen. Attest beskrivs som en bekräftelse på riktigheten i ett agerande eller i ett beslut. Att attestera innebär att kontrollera och bekräfta att behöriga personer har utfört handlingarna på ett korrekt sätt och utifrån rätt förutsättningar. Samtliga ekonomiska transaktioner ska attesteras. Av attestreglementet framgår att nämnderna ansvarar för den interna kontrollen och för att bestämmelserna i reglementet iakttas. Nämnderna utser beslutsattestanter men kan också delegera denna uppgift till förvaltningschef. Varje nämnd/förvaltningschef ska årligen upprätta och hålla en aktuell förteckning över utsedda beslutsattestanter. För varje beslutsattestant ska ett attestuppdrag upprättas och undertecknas av förvaltningschef. Transaktioner ska handläggas av minst två personer innan de utförs. Av attestreglementet och tillämpningsanvisningarna framgår att attestkedjan ska bestå av följande obligatoriska moment: Kontroll innebär kontroll av att fakturan stämmer överens med leveransen av en vara eller utförd tjänst samt mot beställning. Kontroll får genomföras av personal som mottager, beställer, köper in eller av person som har kunskap om verksamheten. Attest innebär det yttersta ansvaret för att transaktionen ska utföras och är korrekt. Attest utförs av chef för berörd verksamhet. Attestanten ansvarar för att erhållna prestationer och transaktioner och deras underlag stämmer mot beslut, plan eller di- 2 Fastställt av kommunstyrelsen 2011-12-01 7

111111"l" =1 ~ ERNST & YOUNG rektiv för verksamheten samt att pris och övriga villkor är de avtalade. Attestanten har också ansvar för att budgetmedel finns, att kontering har skett på korrekt sätt och att den ekonomiska förpliktelsen infrias genom att fakturan betalas. Utanordning innebär kontroll av att beslutsattestering har skett av behörig person och verkställande av den ekonomiska transaktionen. Utanordnaren godkänner att fakturan går iväg för betalning. För fakturor som hanteras elektroniskt sker kontroll i fakturahanteringssystemet. Vid manuella utbetalningar, debiteringsunderlag och interna transaktioner genomförs kontrollen av ekonomiavdelningen. De ovanstående momenten får inte genomföras av samma person. I tillämpningsanvisningarna till attestreglementet framkommer att fakturor i driftverksamheten som överstiger 0,5 miljoner kronor exklusive moms alltid ska attesteras av förvaltningschef. Motsvarande belopp för investeringsprojekt är 2 miljoner kronor. I attestreglementet anges ett antal inskränkningar i behörigheten att beslutsattestera fakturor som rör den egna personen. Det framkommer bland annat att attest inte får utföras av den som själv ska ha ersättning eller som ska betala till kommunen. Detsamma gäller även för närstående till den som ska ha ersättning. Vidare finns även begränsningar avseende transaktioner som berör den egna personen såsom resor, representation, kurser etc. Attest får inte ske av underordnad. 2.3. Upphandlingsenheten Under år 2008, efter att Tjörns avslutat det kommungemensamma samarbetet kring upphandlingsfrågor med Stenungsund och Orust (STO-upphandling), bemannades Tjörns upphandlingsenhet med en upphandlare som hade ansvar för att stödja och vägleda nämnderna och bolagen vid inköp och upphandling. Enheten placerades organisatoriskt under ekonomiavdelningen inom kommunkansliet. Ar 2011 fattades beslut om att förstärka upphandlingsenheten genom att tillsätta ytterligare en tjänst med funktionen upphandlingschef. Tjänsten tillsattes under våren 2011 men faktorer kring personalsituationen gjorde att enhetens tänkta bemanning med två personer inte var i kraft förrän augusti 2012. Arbetet med att bygga upp enheten har pågått och i samband med att bemanningen blev fulltalig så har ett utvecklingsarbete påbörjats. Av intervjuerna med bolagen och de utvalda nämnderna framgår att de är positiva till upphandlingsenhetens arbete och upplever att de ger ett bra stöd vid upphandlingar Upphandlingschefen har påbörjat en kartläggning av inköp och avtalstrohet inom hela kommunens verksamhet, en så kallad inköpsdiagnos. Syftet är att kartlägga kommunens inköp samt identifiera om det saknas ramavtal för väsentliga områden. Kommunens ambition är att sänka de totala inköpskostnaderna genom att tillse att det finns ramavtal för väsentliga områden. Kartläggningen baseras på uppgifter ur fakturahanteringssystemet samt dialog med förvaltningar och bolag. Av intervjuerna framgår att inköpsdiagnosen ska ligga till grund för framtagandet av en strategi för det samordnade arbetet med upphandlingar och inköp samt vilka centrala insatser och åtgärder som krävs. Enligt upphandlingschefen kommer översynen att färdigställas under våren 2013. 8

ERNST&YOUNG 2.4. Uppföljning Av intervjuerna framkommer att det inte genomförs någon systematisk uppföljning av att policyn avseende upphandling och inköp efterlevs inom nämnderna och bolagen. Anledningen uppges vara att det under lång tid saknats full bemanning inom upphandlingsenheten. Viss uppföljning har dock genomförts i samband med att nya ramavtal tecknats. Ca två månader efter att nya avtal har tecknats genomförs kontroll av aktuella konton samt stickprov av fakturor för att följa upp om de nya avtalen används och om inköp upphört från de leverantörer för vilka det saknas avtal. Den kommunövergripande översynen som nu genomförs uppges vara ett viktigt led i att stärka uppföljningen av kommunens inköp. Av intervjuerna framgår att uppföljning av avtalstrohet är ett viktigt förbättringsområde i kommunens arbete med intern kontroll. Vidare anges att det i nuvarande riktlinjer inte är specificerat ansvar och rutiner för systematisk uppföljning men att detta är ett viktigt område att föra in i framtida riktlinjer. Det genomförs ingen systematisk och samordnad uppföljning av de direktupphandlingar som görs i verksamheterna eller uppföljning av hur volymerna per leverantör eller inköpsområde förhåller sig till gränsvärdet för direktupphandling enligt LOU. 2.5. Samordning av upphandlingar och inköp Av kommunens riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn framgår att förvaltningarna och bolagen ska samordna upphandlingar och inköp med andra förvaltningar/bolag eller externa samarbetspartners (GR, Göteborgs Stads Upphandlingsbolag, SOLTAK, SKL Kommentus Inköpscentral samt Statens Inköpscentral) om det bedöms ekonomiskt fördelaktigt. Tjörns kommun samverkar med Göteborgs upphandlingsbolag avseende upphandlingar och nyttjar på flera områden de ramavtal som upphandlats gemensamt för Göteborgs Stad och kringliggande kommuner. Exempelvis har upphandlingsbolaget upphandlat ramavtal avseende förbrukningsmaterial som Tjörns kommun använder. Samordning med andra kommuner sker även inom ramen för det gemensamma samarbetet i SOLTAK AB3. Syftet med kommunsamarbetet är att utveckla gemensamma lösningar som ger bättre kvalitet till lägre pris. Upphandlingsfrågor är ett av de planerade områden som det är tänkt att det framtida bolaget ska arbeta med. Tjörns kommun har även upphandlat centrala ramavtal som omfattar kommunen och de kommunala bolagen. Ramavtalen berör bland annat områden såsom fordon, hantverkare och konsulter. Av intervjuerna framkommer att det finns områden där förvaltningar och bolag tecknat enskilda avtal trots att det rör ett gemensamt område som eventuellt skulle ha upphandlats centralt. Exempel på ett sådant område är snöröjning. Enligt kommunens riktlinjer för upphandling och inköp åligger det kommunkansliet att samordna inköp och upphandling där den samlade volymen överstiger det fasta beloppsgränserna för direktupphandling. Det sker inte någon strukturerad samordning för att stämma av inköpsbehov mellan förvaltningar/bolag. 3 Ett gemensamt samarbete mellan kommunerna Stenungsund, Orust, Lilla Edet, Tjörn, Ale och Kungälv 9

1 Ill111il"",,, cl JERNST&YOUNG 2.6. Avtalshantering Upphandlingsenheten ansvarar för att upphandla och samordna ramavtal. Ett förbättringsarbete har vidtagits avseende avtalshanteringen. Tidigare fanns flera ramavtalskataloger med begränsad sökbarhet. Samtliga centrala ramavtal finns nu samlade i en gemensam avtalsdatabas, WINST4 som nämnderna och bolagen har tillgång till via kommunens intranät. Avtalsdatabasen medger flera sökfunktioner. Av intervjuerna framkommer att det finns förvaltningsspecifika avtal som ännu inte är inlagda i det gemensamma avtalssystemet. Dock är ambitionen att samtliga avtal på sikt ska läggas in i avtalsdatabasen. Möjlighet finns att vid behov begränsa läsbarheten i databasen för de avtal som inte är gemensamma. Flertalet intervjuade uppger att det finns avtal för de flesta väsentliga inköpsområden. Dock anger upphandlingschefen att det finns ett antal områden där kommunen saknar aktuella ramavtal. Detta kommer att åtgärdas efter att översynen av kommunens inköp som beskrivs i kapitel 2.3 har färdigställts. Av intervjuerna framgår att upphandlingsenheten har ansvar för att bevaka avtalstiderna för de centrala ramavtalen. I avtalsdatabasen WINST finns möjlighet att registrera en särskild avtalsansvarig för varje avtal samt en bevakning som ger avisering när det är tid för förlängning eller ny upphandling av ett avtal. Förvaltningar och bolag ansvarar för att bevaka avtalstider för de avtal som tecknats lokalt. 2.7. Beaktande av barnkonventionens principer vid inköp och upphandling Det finns inga generella rutiner i kommunen som anger att barnkonventionens principer ska tillämpas vid inköp och upphandling. Dock framkommer exempel inom såväl nämnderna som bolagen på att principerna på olika sätt beaktas. Exempelvis görs barn delaktiga vid byggnation av lekplatser och stor hänsyn tas till barnens behov. Säkerhet för barn finns också med som en viktig del i kommunens arbete med en säker och trygg kommun. Inom måltidsbolaget anordnas matråd som ger barnen möjlighet att påverka skolmaten. 2.8. Bedömning Tjörns kommun bedöms på kommunövergripande nivå ha säkerställt en tydlig styrning av vilka principer och riktlinjer som ska tillämpas vid upphandling och inköp. Inköpsoch upphandlingspolicyn samt attestreglementet med tillhörande riktlinjer och tillämpningsanvisningar är viktiga delar i styrningen. Vår bedömning är att styrdokumenten på ett tydligt sätt klargör roller och ansvar samt tydliggör vilka principer som ska tillämpas. Det är också positivt att policyn omfattar hela inköpsprocessen. Kommunen saknar dock riktlinjer för att säkerställa att barnkonventionens principer beaktas vid inköp och upphandling. Kommunens inköps- och upphandlingspolicy har endast reviderats i begränsad utsträckning sedan 2008 och avseende beloppsmässiga gränser. Vår bedömning är att kommunstyrelsen bör säkerställa en kontinuerlig översyn av policyn så att nödvändiga uppdateringar sker t.ex. avseende organisation eller avtalshantering. Detta gäller även processkartläggningen av inköps- och upphandlingsprocessen. 4 WINST Webbbaserat inköpstöd 10

111111111"1"' - _I ERNST & YOUNG Vi bedömer att det på övergripande nivå finns en tydlig roll- och ansvarsfördelning och organisation för upphandling och inköp. Stort ansvar vilar på nämnderna och bolagen som enligt riktlinjerna ska ta fram egna rutiner för hur inköp och upphandling ska ske. Den fördjupade granskningen av de två utvalda nämnderna som presenteras i kapitel 3 visar dock att det inte sker. Detta är en brist och vår bedömning är att kommunstyrelsen bör säkerställa att styrdokumenten är kända i organisationen och att de implementeras på ett tillfredsställande sätt inom nämnderna och bolagen. Vår bedömning är att det är positivt att det inom kommunen finns en upphandlingsenhet och att implementeringen av funktionen så långt sker på ett tillfredsställande sätt. Den översyn av kommunens inköp som nu genomförs bedöms vara positiv och ge en god grund för identifiering av utvecklingsområden. Översynen är också ett viktigt led i att identifiera om det saknas ramavtal för väsentliga områden. Vår bedömning är att det finns väsentliga brister avseende kommunens uppföljning av inköp och upphandlingar och att denna behöver stärkas. Idag saknas systematisk uppföljning av såväl efterlevnaden till styrdokument och rutiner som uppföljning av avtalstrohet. Vår bedömning är att uppföljningen är svag och behöver stärkas på alla nivåer. Både avseende kommunstyrelsens övergripande uppföljning samt kontroller inom respektive nämnd och bolag, vilket närmare beskrivs i de följande kapitlen. Det bedöms vara positivt att kommunen använder sig av ett webbbaserat inköpsstöd. På sikt ska även förvaltnings- respektive bolagsspecifika avtal samlas i den elektroniska databasen. Vår bedömning är att detta är positivt och bidrar till att avtalen finns samlade och lättillgängliga. Det bedöms dessutom underlätta bevakning av avtalstider. En väl fungerande samordning mellan kommunens nämnder samt mellan kommunen och dess bolag är av stor vikt. En större inköpsvolym ger kommunen bättre förutsättningar att genomföra konkurrensutsättning genom upphandling som resulterar i goda avtalsvillkor. Samordning av kommunens inköp bidrar även till en ökad kontroll över områden där det eventuellt är aktuellt att upphandla ramavtal. Vi bedömer att kommunen genom gemensamma ramavtal till viss del har säkerställt en övergripande samordning av inköp men att det finns utrymme för förbättring. Granskningen visar att kommunen och bolagen har tecknat separata avtal inom gemensamma områden där det förmodligen hade varit mer ekonomiskt fördelaktigt med gemensam upphandling. Exempel på ett sådant område är snöröjning. Vi bedömer att kommunen behöver utveckla samordningen mellan kommunen och bolagen i detta avseende. Särskilt då ett av de övergripande målen i inköps- och upphandlingspolicyn är helhetssyn och att kommunens gemensamma bästa alltid ska beaktas. Granskningen visar att det inte sker någon uppföljning av hur volymerna per leverantör eller inköpsområde förhåller sig till gränsvärdet för direktupphandling enligt LOU. Vi bedömer att detta innebär en stor risk för att värdet av de samlade inköpen överstiger gränsvärdet för direktupphandling. Enligt vår bedömning är kommunens pågående översyn en viktig del i att identifiera områden där samordning är möjlig. Vi bedömer också att den stärker kommunens kontroll över att de samlade inköpen inte överstiger beloppsgränserna för direktupphandling enligt LOU. Rekommendationer P- Kommunstyrelsen bör säkerställa en revidering av inköps- och upphandlingspolicyn samt tillhörande styrdokument så att styrdokumenten innehåller korrekta uppgifter avseende exempelvis organisation och avtalshantering. 11

11 11I1IIIIIII =l ERNST&YOUNG Kommunstyrelsen bör tillse att styrdokumenten implementeras och efterlevs på ett tillfredsställande sätt inom nämnderna och bolagen. Uppföljning av hanteringen av inköp och upphandlingar behöver stärkas på alla nivåer både avseende kommunstyrelsens övergripande uppföljning samt kontroller inom respektive nämnd och bolag. Ansvar och rutiner för uppföljningen behöver tydliggöras. Uppföljning av hur volymerna per leverantör eller inköpsområde förhåller sig till gränsvärdet för direktupphandling enligt LOU bör utvecklas. I annat fall bedöms det finnas en stor risk för att värdet av de samlade inköpen överstiger gränsvärdet för direktupphandling. Samordningen behöver utvecklas inom kommunen för att säkerställa att kommunens gemensamma bästa tillgodoses i enlighet med den policy som fullmäktige fastställt. 12

gl ERNST&YOUNG 3. Barn- och utbildningsnämnden 3.1. Inköpsrutiner och nyckelkontroller Av intervjuerna framgår att barn- och utbildningsnämnden tillämpar kommunens attestreglemente samt inköps- och upphandlingspolicy med tillhörande riktlinjer. Det finns utöver de kommunövergripande riktlinjerna inga dokumenterade rutiner inom nämnden för hur beställningar eller inköp ska ske. Av intervjuerna framkommer att enhetscheferna har rätt att inom det egna ansvarsområdet besluta om vilka personer som ska ha rätt att göra inköp och beställningar. Alla inköp måste ske inom enheternas tilldelade budgetram. Utbildningslitteratur upphandlas och köps in i samverkan med kommunerna i Göteborgsregionen. Enligt de intervjuade sker upphandling eller direktupphandling i begränsad omfattning inom förvaltningen. Det ställs inga krav på att enheterna rapporterar genomförda direktupphandlingar. Förvaltningen genomför inga kontroller eller uppföljning av ramavtalstrohet eller direktupphandlingar. Såväl upphandlingsenheten som förvaltningens ekonom kan ge enheterna stöd kring upphandlingsfrågor. Enligt barn- och utbildningsnämndens delegationsordning har förvaltningschefen rätt att utse beslutsattestanter. Barn- och utbildningsförvaltningen har upprättat en särskild attestantlista, daterad 2012-10-24, som anger attestbehörigheterna inom respektive skolform samt vilka åtgärder som genomförts i fakturahanteringssystemet Gasell under året. Av intervjuerna framgår att attestordningen sedan några år tillbaka har ändrats och skärpts inom förvaltningen. Tidigare var attestbehörigheterna fördelade på ett stort antal personer i förvaltningsorganisationen. De ändringar som genomförts innebär att attestordningen i större utsträckning följer linjeorganisationen och att endast verksamhets- och enhetschefer har behörighet att beslutsattestera fakturor. Ersättare har också utsetts, vilka alltid utgörs av en överordnad. Vidare har det även specificerats vilka personer som har behörighet att vara fakturamottagare samt har rätt att genomföra kontrollattest. Attestbehörigheterna finns inmatade i fakturahanteringssystemet, vilket enligt de intervjuade säkerställer att obehöriga inte kan attestera och kontrollera fakturor. Systemet säkerställer också begränsningar för att kontrollmomenten kan utföras av samma person. Registret uppdateras kontinuerligt när förändringar i behörigheterna sker. 3.2. Stickprovsgranskning av ett urval inköp För barn- och utbildningsnämnden består urvalet i stickprovsgranskningen av tolv fakturor, vilka avser inköp av utbildningslitteratur, elektronik, IT-utrustning, förbrukningsinventarier och konsulttjänster. Samtliga fakturor bedöms vara verksamhetsnära och tillräckligt specificerade. Av de granskade fakturorna saknas ramavtal för sju av inköpen. Flera av de inköp som gjorts utanför ramavtal har genomförts hos lokala leverantörer. Det framgår inte av någon av fakturorna för dessa inköp att en dokumenterad prisjämförelse genomförts. För samtliga inköp saknas skriftligt beställningsunderlag. 13

11111I1IIIIII /J ERNST & YOUNG Nio fakturor har hanterats elektroniskt i kommunens ekonomisystem, vilket säkerställer att kontroll- och beslutsattest inte utförs av en och samma person. Övriga tre fakturor har hanterats manuellt5. För de fakturor som hanterats manuellt framgår ingen uppgift om kontrollattest utförts utan endast godkännande om beslutsattest och utanordning. För flertalet fakturor framgår uppgift om referens. I över hälften av fallen har kontrollattest utförts av någon annan än beställaren och det saknas uppgift om beställaren har kontrollerat fakturan och leveransen. I fyra fall förekommer att beställaren också har beslutsattesterat fakturan. 3.3. Bedömning Barn- och utbildningsnämnden uppfyller inte kraven i kommunens inköps- och upphandlingspolicy avseende att utarbeta skriftliga rutiner för handläggning av upphandlingar och inköp. Stickprovsgranskningen visar vidare att det inom nämnden sker avsteg från kommunens policys och riktlinjer bland annat avseende dokumentation och prisjämförelse i samband med direktupphandling. Vår bedömning är att nämnden bör utveckla inköps- och beställningsrutiner för att säkerställa en hantering i enlighet med lagkrav och kommunfullmäktiges policy och riktlinjer. Vi bedömer att barn- och utbildningsnämnden behöver stärka dokumentationen vid beställning och inköp. Avsaknaden av skriftliga beställningsunderlag försvårar enligt vår bedömning uppföljningen av överensstämmelsen mellan ursprunglig order och leverans. Det försvårar också för beslutsattestanten att bedöma om kostnaden är rimlig i relation till det som beställts. Vår bedömning är att nämnden behöver stärka den interna styrningen och kontrollen av inköp och att de görs enligt tecknade ramavtal och beslutade policys. De kontroller som finns sker i efterhand då faktura inkommer. Enligt vår bedömning är detta bristfälligt och behöver utvecklas. En del i uppföljningen bör också vara att systematiskt följa avtalstroheten då stickprovsgranskningen indikerar att avsteg sker. Granskningen av fakturor visar att det för över hälften av fakturorna är oklart om beställare har granskat leveransen eller fakturan. Den som beslutat om ett inköp bör lämpligen kontrollattesters fakturan för att intyga dess riktighet med beställningen samt att varor erhållits och att tjänsten utförts i enlighet med beställning och fakturaunderlag. Det finns annars en risk för att kontrollattesten inte får en reell funktion som granskningsmoment. Vår bedömning är att nämnden bör stärka den interna kontrollen och säkerställa att kontrollattesten är ett reellt kontrollmoment i attestkedjan. Vår bedömning är att det ur ett riskperspektiv inte är ändamålsenligt att beställaren har möjlighet att beslutsattestera sina egna beställningar. Den som beslutat om inköpet bör inte beslutsattestera inköpet utan med sin attest intyga fakturans överensstämmelse med inköpet. Överordnad bör godkänna inköpet. På så sätt minimeras riskerna för att obehöriga inköp görs. Barn- och utbildningsnämnden bedöms i övrigt ha en ändamålsenlig hantering av attestordning och behörigheter. Det är positivt att en skärpning av attestordningen har skett. Rekommendationer Barn- och utbildningsnämnden bör utveckla inköps- och beställningsrutiner för att säkerställa en hantering i enlighet med lagkrav och kommunfullmäktiges policy och riktlinjer. 5 Fakturor där utbetalning ska ske till bankkonto scannas inte in i fakturahanteringssystemet. 14

Illl01,,,,, =l ERNST & YOUNG Vår bedömning är att barn- och utbildningsnämnden kan stärka den interna styrningen och kontrollen på flera områden inom inköpshanteringen. Dels bör nämnden tillse att hanteringen överensstämmer med de styrprinciper som fullmäktige beslutat om. Dels bör kontrollattesten stärkas som ett reellt kontrollmoment i attestkedjan. Dokumentationen vid beställning och inköp bör utvecklas liksom den systematiska uppföljningen av inköp och avtalstrohet. Ur ett riskperspektiv rekommenderas nämnden att tillse att beställare inte ges möjlighet att beslutsattestera sina egna beställningar. Överordnad bör godkänna inköpet. 15

Iiiiii""1" J ERNST & YOUNG 4. Samhällsbyggnadsnämnden 4.1. Inköpsrutiner och nyckelkontroller Intervjuerna visar att samhällsbyggnadsnämnden använder sig av kommunens inköpsoch upphandlingspolicy. Nämnden nyttjar också de avtal som finns att tillgå genom samarbetet med Göteborgs Stads Upphandlingsbolag. Enligt de intervjuade görs en liten del av inköpen genom avrop från ramavtal. Upphandlingar av olika typer av entreprenader är vanligt förekommande. Upphandlingarna kräver ofta specialistkompetens och samhällsbyggnadsförvaltningen hade tidigare en anställd som arbetade 50% med entreprenadupphandlingar. Dock har denna person slutat och förvaltningen tar vid behov in konsulttjänster avseende entreprenadjuridik för att stödja upphandlingsprocessen. Av intervjuerna framgår att entreprenadupphandlingarna kontrolleras av projektägare och avdelningschef. Tilldelningsbesluten undertecknas av förvaltningschefen. Enligt nämndens delegationsordning har förvaltningschefen rätt att utse beslutsattestanter. Behörigheter avseende attest finns inmatade i fakturahanteringssystemet. I systemet finns också beloppsmässiga gränser registrerade. Projektägare har rätt att göra beställningar. Avdelningschefer har rätt att utföra beslutsattest inom det egna ansvarsområdet. Vidare är det upp till avdelningscheferna att besluta om vilka personer som får göra inköp. Inköp över 500 000 kronor ska attesteras av förvaltningschefen. För investeringar är den motsvarande beloppsmässiga gränsen 1,5 miljoner kronor. Det finns inga dokumenterade rutiner för hur upphandlingar, inköp och beställningar ska ske. Inköp av kontorsmaterial samordnas inom förvaltningen och genomförs av en person. I övrigt sker ingen samordning med övriga förvaltningar och bolag avseende förvaltningens inköp. Samhällsbyggnadsförvaltningen genomför ingen systematisk uppföljning av inköp eller ramavtalstrohet. Enligt de intervjuade ger attestmomenten en möjlighet att kontrollera inköpen. 4.2. Stickprovsgranskning av ett urval inköp För samhällsbyggnadsnämnden består urvalet i stickprovsgranskningen av tolv fakturor, vilka avser inköp av varor, VA-konsulter, anläggningskonsulter och jurister. Samtliga inköp bedöms vara verksamhetsnära och fakturorna tillräckligt specificerade. För sju av de granskade fakturorna saknas ramavtal eller aktuellt avtal med leverantören. För flera leverantörer finns äldre avtal, vilka inte längre är gällande. I tio fall framgår offert eller uppdragsbeskrivning som grund för inköpet. I de fall direktupphandling har genomförts saknas dokumentation kring motiv och prisjämförelse mellan olika leverantörer. Av flertalet fakturor framgår uppgift om referens eller beställare. I tre fall har kontrollattest utförts av någon annan än beställaren och det saknas uppgift om beställaren har kontrollerat fakturan och leveransen. I två fall har beställaren även beslutsattesterat inköpet. I en faktura framgår uppgift om att underleverantör anlitats men faktura från underleverantören finns inte bifogad. Samtliga fakturor har hanterats elektroniskt i kom- 16

01111110111w =~ ERNST&YOUNG munens ekonomisystem, vilket säkerställer att kontroll- och beslutsattest inte utförs av en och samma person. 4.3. Bedömning Samhällsbyggnadsnämnden saknar i enlighet med de krav som fullmäktige fastställt dokumenterade rutiner för hur handläggning av upphandlingar och inköp ska ske. Vi anser att samhällsbyggnadsnämnden bör utveckla inköps- och beställningsrutiner för att säkerställa en hantering i enlighet med lagkrav och kommunfullmäktiges policy och riktlinjer. Det är positivt att det för flertalet inköp finns offert eller uppdragsbeskrivning som grund för beställningen. Samhällsbyggnadsnämnden bör dock stärka dokumentationen vid direktupphandling både avseende motiv och uppgift om prisjämförelse. Vår bedömning är att samhällsbyggnadsnämnden har en ändamålsenlig hantering av attestbehörigheter. Dock bedömer vi att nämnden i enlighet med de riktlinjer som fullmäktige har fastställt bör upprätta en förteckning över utsedda beslutsattestanter. Vi bedömer även avseende samhällsbyggnadsnämnden att det ur ett riskperspektiv inte är ändamålsenligt att beställaren har möjlighet att beslutsattestera sina egna beställningar. Istället rekommenderar vi att överordnad bör godkänna inköpet för att på så sätt minimera riskerna för att obehöriga inköp görs Samhällsbyggnadsnämnden bedöms kunna stärka den systematiska uppföljningen av inköp och ramavtalstrohet i syfte att förbättra den interna styrningen och kontrollen. Uppföljningen bör också omfatta att säkerställa att nämnden följer de policys och riktlinjer som fullmäktige har beslutat. Vi vill också påpeka att nämnden bör säkerställa kontroll av de underleverantörer som anlitas. Rekommendationer Samhällsbyggnadsnämnden bör utveckla inköps- och beställningsrutiner för att säkerställa en hantering i enlighet med lagkrav och kommunfullmäktiges policy och riktlinjer. Samhällsbyggnadsnämnden bör stärka den systematiska uppföljningen av inköp och ramavtalstrohet i syfte att förbättra den interna styrningen och kontrollen. Uppföljningen bör också omfatta att säkerställa att nämnden följer de policys och riktlinjer som fullmäktige har beslutat. Samhällsbyggnadsnämnden rekommenderas att stärka dokumentationen vid direktupphandling både avseende motiv och uppgift om prisjämförelse. Nämnden bör i enlighet med de riktlinjer som fullmäktige fastställt upprätta en förteckning över utsedda beslutsattestanter. Ur ett riskperspektiv rekommenderas nämnden att tillse att beställare inte ges möjlighet att beslutsattestera sina egna beställningar. Överordnad bör godkänna inköpet. 17

_I ERNST&YOUNG 5. Tjörns Bostads AB 5.1. Riktlinjer för inköp och upphandling Av ägardirektivet framgår att bolaget ska använda kommungemensamma policys som beslutats av kommunfullmäktige. Av intervjuerna framgår att bolaget tillämpar kommunens övergripande inköps- och upphandlingspolicy med tillhörande riktlinjer. Några närmare tillämpningsanvisningar eller specifika inköpsrutiner har inte utarbetats inom bolaget utifrån den kommunövergripande policyn. Bolaget har antagit attestinstruktioner för kontroll av ekonomiska transaktioner samt en tillhörande attestordning, vilka är daterade 2011-05-25. Attestinstruktionerna antas årligen av styrelsen efter kontinuerlig översyn. Av attestinstruktionerna framgår attestberättigade samt beloppsmässiga gränser för attesträtten. Vidare framgår ansvar och åtagande för de som innehar attesträtt samt att det är styrelsen som utser attestberättigade. Av attestordningen framgår att ansvarig beslutsattestant beslutar om vilka befattningshavare som har rätt att beställa varor och tjänster inom det egna ansvarsområdet. Av attestordningen framgår att attestkedjan ska utgöras av två kontrollmoment; granskningsattest och beslutsattest. Granskningsattest innebär kontroll av att fakturan är rätt uträknad samt att eventuella rabatter är avdragna. Granskningsattest innebär också att attestanten intygar att bolaget fysiskt tillgodogjorts det som beställts. Beslutsattest innebär kontroll av att faktisk beställning har skett och att beställningen har gjorts av behörig befattningshavare. Granskningsattest ska genomföras av någon annan än beslutsattestant. Av intervjuerna framgår att samtliga fastighetsskötare får göra mindre inköp och att avstämning ska ske vid högre belopp. Vidare framkommer att områdeschefer för lokalvårdarna kan delegera inköpsbehörighet. Det finns inte dokumenterat vilka personer och funktioner som har rätt att göra beställningar och inköp. Alla större och planerade inköp genomförs centralt inom bolaget. Av intervjuerna framgår att alla som gör inköp ska följa den kommungemensamma policyn. Inom bolaget finns en person som har god kompetens kring entreprenadupphandlingar och som ansvarar för detta område. Det finns mallar för hur entreprenadupphandlingarna ska dokumenteras. Tjörns Bostads AB genomför ingen specifik uppföljning av inköp eller avtalstrohet bortsett från den kontroll som sker i samband med attest. 5.2. Avtalshantering och samordning Enligt uppgift vid intervjuerna använder sig Tjörns Bostads AB till stor del av de ramavtal som kommunen tecknat. Bolaget använder sig både av kommunens gemensamma e-handelssystem samt hantverks- och tjänstekatalogen. Tjörns Bostads AB har tecknat egna avtal bland annat avseende snöröjning. De bolagsspecifika avtalen förvaras hos bolaget och finns inte registrerade i kommunens e-handelssystem. Av intervjuerna framgår att VD och ekonomichef bedömer att det finns ramavtal för de flesta väsentliga områden. Enligt uppgift medverkade bolaget aktivt i arbetet med upphandlingen av den 18

ii11'i'''''" _ JERNST&YOUNG nya hantverks- och tjänstekatalogen, vilket gav de möjlighet att påverka de tjänster som upphandlades. Av intervjuerna framkommer att Tjörns Bostads AB inte har något specifikt system för avtalsbevakning. Inköp samordnas enbart inom Tjörns Bostads AB. I övrigt sker ingen samordning avseende inköp eller inköpsbehov med varken kommunen eller övriga bolag. Detta uppges bero på att bolaget har relativt specifika inköpsbehov. 5.3. Stickprovsgranskning av ett urval inköp För Tjörns Bostads AB består urvalet i stickprovsgranskningen av tolv fakturor, vilka avser inköp av vitvaror, hantverkstjänster, byggvaror samt målnings- och byggentreprenader. Samtliga inköp bedöms vara verksamhetsnära. För fem av inköpen saknas ramavtal. Skälen till direktupphandling utanför aktuella ramavtal har inte dokumenterats. Det saknas beställningsunderlag för samtliga granskade inköp. Beträffande fyra fakturor saknas uppgift om referens eller beställare. Detta försvårar kontrollen av fakturorna och gör det svårt att avgöra om beställare i enlighet med attestinstruktionerna har granskat fakturan eller om beslutsattest har genomförts av en annan person än beställaren. Granskningsattest har för flera fakturor genomförts av administratör eller motsvarande inom bolaget. I några fall framgår kommentarer kring att kontakt tagits med beställare för kontroll av fakturan. I några fall saknas möjlighet att avgöra om beställare och beslutsattestant är två olika personer då fakturorna saknar uppgift om referens och då det då också saknas beställningsunderlag. I ett fall har beställaren också beslutsattesterat fakturan. Samtliga fakturor har hanterats elektroniskt i kommunens ekonomisystem. 5.4. Bedömning Vi bedömer att det är bristfälligt att Tjörns Bostads AB saknar fastställda dokumenterade rutiner för hur handläggning av upphandlingar och inköp ska ske. Det finns heller inte dokumenterat vilka medarbetare i organisationen som har rätt att göra inköp eller beställningar, vilket bedöms vara ytterligare ett utvecklingsområde. Vår bedömning är att bolaget bör utveckla inköps- och beställningsrutiner för att säkerställa en hantering i enlighet med aktuell lagstiftning och de krav som fullmäktige fastställt. Bolaget bedöms i stort ha reglerat tydliga principer för kontroll och attest av ekonomiska transaktioner. Kontrollkedjan består av flera moment och bedöms vara ändamålsenlig. Ur ett riskperspektiv rekommenderar vi dock att beställaren inte bör beslutsattestera sina egna beställningar utan att detta bör ske av överordnad. Detta för att minimera risken för obehöriga inköp och för att stärka den interna kontrollen avseende inköp. Stickprovsgranskningen visar på flera förbättringsområden i inköpshanteringen. För samtliga inköp saknas skriftliga beställningsunderlag. Detta försvårar enligt vår bedömning uppföljningen av överensstämmelsen mellan ursprunglig order och leverans. Det försvårar också för beslutsattestanten att bedöma om kostnaden är rimlig i relation till det som beställts. Det saknas också för flera fakturor uppgift om beställare eller referens. Vår bedömning är att detta ger sämre kontrollmöjligheter. Det konstateras också att kontrollattest i flera fall sker av ekonomiansvarig och att det inte finns uppgift om beställningen och fakturan stämts av med beställaren. Detta med- 19

1111IIII1IIII I =7 ERNST&YOUNG för enligt vår bedömning en risk för att kontrollattesten inte uppfyller någon reell funktion. Den som har gjort en beställning bör också kontrollera den för att intyga riktigheten mot beställning samt att varor har erhållits eller att tjänsten utförts i enlighet med beställning och fakturaunderlag. Tjörns Bostads AB bedöms kunna stärka uppföljningen av inköp. Stickprovsgranskningen visar att inköp sker utanför ramavtal och att dokumentation kring motiv för direktupphandling och uppgift om prisjämförelse mellan olika leverantörer saknas. Detta bedöms vara en brist och ett centralt förbättringsområde för bolaget. Ett annat område som bolaget behöver utveckla är avtalshanteringen. Bolaget bör tillse att det finns tillfredsställande rutiner för att bevaka de lokala avtal som tecknats. Som nämndes i kapitel 2.8 är en väl fungerande samordning inom kommunkoncernen av stor vikt. Det bedöms vara positivt att kommunen och Tjörns Bostads AB samordnar inköp via gemensamma ramavtal för hantverkare och tjänster. Dock finns det möjlighet att förbättra samordningen ytterligare avseende gemensamma områden såsom snöröjning där det idag tecknats separata avtal. Vår bedömning är att bolaget bör arbeta för att öka samordningen med kommunen i detta avseende. Rekommendationer Tjörns Bostads AB bör utveckla inköps- och beställningsrutiner för att säkerställa en hantering i enlighet med aktuell lagstiftning och de krav som fullmäktige fastställt. Tjörns Bostads AB behöver stärka den interna styrningen och kontrollen avseende uppföljning av inköp och ramavtalstrohet. Bolaget bör tillse att kontrollattesten utgör en reell kontrollfunktion i attestkedjan. Rutiner för dokumentation vid direktupphandling bör fastställas. Dokumentationen bör omfatta både motiv samt uppgift om prisjämförelse mellan olika leverantörer. Bolaget bör utveckla avtalshanteringen och tillse att det finns tillfredsställande rutiner för att bevaka de lokala avtal som tecknats. Tjörns Bostads AB rekommenderas att tillse att beställare inte ges möjlighet att beslutsattestera sina egna beställningar utan att detta bör ske av överordnad. Bolaget bör i enlighet med fullmäktiges styrprinciper samordna inköp och upphandling med kommunen inom gemensamma områden. 20