SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (12) Plats och tid Förvaltningsbyggnaden, kl. 09:00 09:40 Utses att justera Justeringens plats och tid Jan-Erik Apelqvist Förvaltningsbyggnaden, 2018-10-05, kl. 08:00 Underskrifter Sekreterare Trine Louise Jacobsen Lindahl Paragraf 30-38 Ordförande Kjell-Åke Andersson Justerande Jan-Erik Apelqvist Organ BEVIS Justeringen har tillkännagivits via anslag Paragraf 30-38 Sammanträdesdatum Anslags uppsättande 2018-10-05 Anslags nedtagande 2018-10-27 Förvaringsplats för protokollet Förvaltningsbyggnaden Underskrift Trine Louise Jacobsen Lindahl
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (12) Närvaro vid s sammanträde Ordinarie Namn Parti Beslut i Närvarande Klockan Ordförande Kjell-Åke Andersson m 30-38 09:00-09:40 Vice ordförande Isabelle Öderyd V 30-38 09:00-09:40 Ledamot Jan-Erik Apelqvist S 30-38 09:00-09:40 Anmärkning Ersättare Namn Parti Beslut i Närvarande Klockan Anmärkning Ersättare Ersättare Ersättare Namn Anmärkning/närvarande Sekreterare Trine L. J. Lindahl 09:00-09:40 Övriga deltagare Förvaltningschef Catrine Mattsson 09:00-09:40
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (12) INNEHÅLLSFÖRTECKNING SIDAN 30 4 Information 31 5 Delgivningar 32 6 Budgetuppföljning 33 7 Verksamhetsuppföljning 34 8 Verksamhetsplan 2019-2021 35 9 Internkontrollplan 2019 36 10 Internkontrollplan, delårsuppföljning 2018 37 11 Delårsrapport 2018 38 12 Delårsstatistik
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (12) 30 Information ÖFN/2018:10-049 beslutar att med beaktande lägga information till handlingarna Information från Catrine Mattsson, administrativ chef. Ensamkommande barn Idag finns det 13 ensamkommande barn som har 11 gode män. Av dessa 13 ensamkommande barn har 11 barn fått PUT. Detta innebär att barnen ska ha en särskilt förordnad vårdnadshavare. Granskning angående samverkan mellan socialnämnden och överförmyndarnämnden Rapportutkast har kommit till verksamheten från PWC angående samverkan mellan socialnämnden och överförmyndarnämnden. Rapporten blir offentlig när revisorerna har behandlat den. Verksamheten Pågående arbete i verksamheten med planering inför 2019. Bland annat pågår arbete med årsplan 2019, utbildningar samt uppdrag. att med beaktande lägga information till handlingarna
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (12) 31 Delgivningar ÖFN/2018:11-001 beslutar att med godkännande lägga delgivningarna till handlingarna Dokument som delges nämnden redovisas vid sammanträdet och listas nedan. Inbjudan: Wallgren juridik- grundkurser 2019, ÖFN/2018:37-190 Inbjudan: Wallgren juridik Överförmyndarnyheter 2019, ÖFN/2018:37-190 att med godkännande lägga delgivningarna till handlingarna
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (12) 32 Budgetuppföljning ÖFN/2018:12-042 beslutar att med godkännande lägga budgetrapporten till handlingarna Nämndens resultat till och med augusti 2018 var 909 tkr och budgeterade medel för perioden var 829 tkr. Nämndens resultat för perioden överskrider således ramen för budgeterade medel med 80 tkr vilket delvis beror på en koncentrerad utbetalning av arvoden samt att nämnden ligger ute med arvoden till gode män för ensamkommande barn vilket resulterar i en eftersläpning utifrån debitering kvartalvis i efterskott. att med godkännande lägga budgetrapporten till handlingarna 1. Budgetrapport, augusti 2018
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (12) 33 Verksamhetsuppföljning ÖFN/2018:13-012 beslutar att med godkännande lägga verksamhetsrapporten för nämndens styrkort till handlingarna beslutade den 9 oktober 2017 om mål för verksamheten 2018-2020 genom styrkort och verksamhetsplan. I ärendet redovisas en rapport över måluppfyllelse av nämndens styrkort till och med den 31 mars 2018. att med godkännande lägga verksamhetsrapporten för nämndens styrkort till handlingarna 1. Verksamhetsrapport för nämndens styrkort september 2018
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (12) 34 Verksamhetsplan 2019-2021 ÖFN/2018:4-012 beslutar att anta överförmyndarnämndens verksamhetsplan med styrkort 2019-2021 Inom ramen för Gällivare kommuns systematiska kvalitetsarbete har Kommunfullmäktige beslutat att införa en målstyrningsmodell. Både den politiska organisationen och förvaltningarna omfattas av målstyrningen och ska arbeta i enlighet med den framtagna modellen. har utarbetat en verksamhetsplan med styrkort som utgår från Kommunfullmäktigas strategiska mål, mätinstrument och resultat. Nämnd- och utredningsenheten föreslår överförmyndarnämnden besluta: att anta överförmyndarnämndens verksamhetsplan med styrkort 2019-2021 1. s verksamhetsplan med styrkort 2019-2021
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (12) 35 Internkontrollplan 2019 ÖFN/2018:5-0071 beslutar att anta överförmyndarnämndens internkontrollplan för år 2019 För att följa lagen och säkerställa att kommunen sköter sitt åtagande ska kommunen arbete med intern kontroll på ett systematiskt sätt. Utdrag ur Kommunallagen 6 kap 7 : Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräckligt samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Intern kontroll är ett system för uppföljning. Uppföljningen kan bestå av olika delar såsom ansvarsområden, fattade beslut, mål och av specifika utvalda verksamhetsområden där bedömda risker finns. Kommunfullmäktige har beslutat att nämnder och styrelser ska upprätta interna kontrollplaner i enlighet med beslut den 12 november 2012 ( 152). Nämnd- och utredningsenheten föreslår överförmyndarnämnden besluta: att anta överförmyndarnämndens internkontrollplan för år 2019 1. s internkontrollplan för år 2019 2. Gemensam plan för internkontroll i Gällivare kommun 2019
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (12) 36 Internkontrollplan, delårsuppföljning 2018 ÖFN/2018:7-0071 beslutar att godkänna uppföljning av överförmyndarnämndens internkontrollplan för år 2018 För att följa lagen och säkerställa att kommunen sköter sitt åtagande ska kommunen arbete med intern kontroll på ett systematiskt sätt. har upprättat internkontrollplan för år 2018 som omfattar uppföljning av uppsatta mål, uppföljning av strategiska planer och program, ekonomisk uppföljning, uppföljning av nämndens ärenden, uppföljning av revisionsrapporter, reglementen samt uppföljning av riskbedömning i verksamheten. Uppföljning av intern kontroll omfattar 1 januari till 31 augusti år 2018. Nämnd- och utredningsenheten föreslår överförmyndarnämnden besluta: att godkänna uppföljning av överförmyndarnämndens internkontrollplan för år 2018 1. s internkontrollplan för år 2018 2. Uppföljning av överförmyndarnämndens internkontrollplan år 2018
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (12) 37 Delårsrapport 2018 ÖFN/2018:6-0422 beslutar att överförmyndarnämndens verksamhetsberättelse för januari till augusti tillförs ärendet Delårsrapport 2018 och överlämnas till kommunfullmäktige för fastställande Till delårsrapporten sammanställs verksamhetsberättelsen som innehåller viktiga händelser, driftsanalys, investeringsredovisning samt framtidsperspektiv och utvecklingsområden. Till delårsrapporten sammanfattas även överförmyndarnämndens måluppfyllelse utifrån det beslutade styrkortet som är en del av kommunens målstyrningsmodell, Balanserad styrning. Nämnd- och utredningsenheten föreslår överförmyndarnämnden besluta: att överförmyndarnämndens verksamhetsberättelse för januari till augusti tillförs ärendet Delårsrapport 2018 och överlämnas till kommunfullmäktige för fastställande s delårsrapport uppdelade i: 1. s verksamhetsberättelse för januari till augusti 2018 2. s fördjupade måluppfyllelse för januari till augusti 2018
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (12) 38 Delårsstatistik ÖFN/2018:32-190 beslutar Att hänskjuta ärendet till sammanträde 27 november 2018 För uppföljning av s verksamhetsplan via nyckeltal har statistik över klienter och ställföreträdare hämtats ur s datahanteringsprogram Wärna och gäller per den 31 augusti 2018. att med godkännande lägga statistiken till handlingarna. 1. Rapport, statistik delår januari augusti 2018 klienter och ställföreträdare.