Måndag 10 oktober 2016 kl. 09:15 14:30

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 265 (291) Plats och tid Konferensrum Stora Almen Måndag 10 oktober 2016 kl. 09:15 14:30 Beslutande Ej tjänstgörande ersättare Övriga deltagande Utses att justera Britt-Marie Viklund (M) Mattias Liinanki (MP) Monica Eriksson (S) Jonny Johansson (V) Mats Rantapää (S) Josephine Högman (M) Roland Bergström (S) Birgitta Heldeskog (S) Maria Landström Rune Blomster Peter Eriksson 164 Yasmine Kristiansen Anna Pejok Sven Lundgren Monica Eriksson Ordförande Vice ordförande Ledamot Ledamot Ledamot Tjänstgörande ersättare Tjänstgörande ersättare Sekreterare Förvaltningschef Avdelningschef projekt Verksamhetsutvecklare Ekonom/controller Avdelningschef service- och fritid Justeringens plats och tid Förvaltningsbyggnaden, , klockan 16:00 Underskrifter Sekreterare Maria Landström Paragraf Ordförande Britt-Marie Viklund Justerande Monica Eriksson

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 266 (291) BEVIS Justeringen har tillkännagivits via anslag Paragraf Organ Sammanträdesdatum Anslags uppsättande Anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Förvaltningsbyggnaden Underskrift Maria Landström

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 267 (291) INNEHÅLLSFÖRTECKNING SIDAN Delgivningar oktober Delegationer Förvaltningschefen informerar och ledamöterna ställer frågor Internkontrollplan Verksamhetsplan med styrkort Delårsrapport i egen nämnd Delårsuppföljning internkontrollplan egen nämnd Budgetuppföljning augusti Verksamhetsuppföljning Förslag till fördelning av verksamhetsbidrag Inköp av Ipad till service- och tekniknämnden Kvalitetsfrågor Nya Gällivare/samhällsomvandlingen Kommunala råden informerar Ärendeuppföljning Kurser/konferenser oktober

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 268 (291) Fyllnadsval av ersättare för referenspolitiker till demokratidagen ungdomsfullmäktige Fyllnadsval av ersättare till rådet för funktionhinderfrågor

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 269 (291) 162 Delgivningar oktober SoT/2016:1 001 beslutar att godkänna upprättad förteckning över delgivningar. Anmälda delgivningar redovisas i rapport. Ekonomiska konsekvenser Inga. Konsekvenser för barn och ungdomar Inga. Förslag till beslut att godkänna upprättad förteckning över delgivningar. Underlag 1. Rapport delgivningar.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 270 (291) 163 Delegationer SoT/2016:2 002 beslutar att lägga ärendet till handlingarna. Anmälan om beslut fattade genom delegation, service- och tekniknämnden. Till dagens sammanträde föreligger inga anmälda delegationsbeslut.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 271 (291) 164 Förvaltningschefen informerar och ledamöterna ställer frågor SoT/2016:4 301 beslutar att uppdra till förvaltningschefen att kontrollera om skriftligt avtal finns avseende driftbidrag för Malmbergets ishall och återkoppla till serviceoch tekniknämnden den 8 november Vid varje sammanträde informerar förvaltningschefen avseende framtidsfrågor för service- och teknikförvaltningen och ledamöterna ställer frågor till förvaltningschefen. Peter Eriksson, projektchef presenterar sig för nämndens ledamöter. Rune Blomster, förvaltningschef informerar om: - Sport Event önskar hyra yta i nya byggnaden på skidstadion för att installera rullskidbana - Servicecentralen har kommit igång 1 september - Översyn av tillhörighet för vaktmästeri och växel - Rekrytering fastighetssamordnare Ledamöterna ställer frågor till förvaltningschefen: - Belysningen Sandviken - Malmbergets ishall. Underlag 1. s arbetsutskott Yrkande Monica Eriksson (S) yrkar att uppdra till förvaltningschefen att kontrollera om skriftligt avtal finns avseende driftbidrag för Malmbergets ishall och återkoppla till serviceoch tekniknämnden den 8 november 2016.

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 272 (291) Propositionsordning Ordförande ställer Monica Erikssons förslag till beslut under proposition. Efter gjorda propositioner finner ordförande att service- och tekniknämnden har beslutat i enlighet med Monica Erikssons förslag.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 273 (291) 165 Internkontrollplan 2017 SoT/2016: beslutar att rutiner för hantering av statsbidrag samt hur service- och tekniknämnden följer upp dem tas fram till service- och tekniknämndens sammanträde 6 december 2016, att kontrollen Mål och resurser i internkontrollplanen ändras till Politiska mål och förvaltningens resurser, att anta service- och tekniknämndens internkontrollplan För att följa lagen och säkerställa att kommunen sköter sitt åtagande ska kommunen arbeta med intern kontroll på ett systematiskt sätt. Utdrag ur Kommunallagen 6 kap 7 Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Intern kontroll är ett system för uppföljning. Uppföljningen kan bestå av olika delar såsom ansvarsområden, fattade beslut, mål och av specifika utvalda verksamhetsområden där bedömda risker finns. Kommunfullmäktige har beslutat att nämnder och styrelser ska upprätta interna kontrollplaner i enlighet med beslut den 12 november 2012 ( 152). Ekonomiska konsekvenser Inga kända. Konsekvenser för barn och ungdomar Inga kända.

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 274 (291) Förslag till beslut Service- och teknikförvaltningen föreslår service- och tekniknämnden besluta att anta service- och tekniknämndens internkontrollplan Underlag 1. s internkontrollplan Gemensam plan för intern kontroll s arbetsutskott Yrkande Britt-Marie Wiklund (M) yrkar att rutiner för hantering av statsbidrag samt hur service- och tekniknämnden följer upp dem tas fram till service- och tekniknämndens sammanträde 6 december 2016, att kontrollen Mål och resurser i internkontrollplanen ändras till Politiska mål och förvaltningens resurser, att anta service- och tekniknämndens internkontrollplan Propositionsordning Ordförande ställer Britt-Marie Wiklunds förslag till beslut under proposition. Efter gjorda propositioner finner ordförande att service- och tekniknämnden har beslutat i enlighet med Britt-Marie Wiklunds förslag.

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 275 (291) 166 Verksamhetsplan med styrkort SoT/2016: beslutar att anta service- och tekniknämndens verksamhetsplan med styrkort Inom ramen för Gällivare kommuns systematiska kvalitetsarbete har Kommunfullmäktige beslutat att införa målstyrningsmodellen Balanserad styrning. Både den politiska organisationen och förvaltningarna omfattas av Balanserad styrning och ska arbeta i enlighet med den framtagna modellen. har utarbetat verksamhetsplan med styrkort som utgår från Kommunfullmäktiges perspektiv, strategier och mål samt brutit ned dessa för sitt ansvarsområde. Ekonomiska konsekvenser Inga kända Konsekvenser för barn och ungdomar Inga kända Förslag till beslut Service- och teknikförvaltningen föreslår service- och tekniknämnden besluta att anta service- och tekniknämndens verksamhetsplan med styrkort Underlag 1. s verksamhetsplan med styrkort s arbetsutskott

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 276 (291) 167 Delårsrapport i egen nämnd 2016 SoT/2016: beslutar att service- och tekniknämndens verksamhetsberättelse januari augusti tillförs ärende Delårsrapport 2016 och överlämnas till kommunfullmäktige för fastställande, att bjuda in Tim Zedig, kvalitetsledare till service- och tekniknämndens sammanträde 8 november för information om projektstyrningsmodellen. Till delårsrapporten sammanställs verksamhetsberättelsen som innehåller viktiga händelser, driftsanalys, investeringsredovisning och framtidsperspektiv & utvecklingsområden. Till delårsrapporten sammanfattas även service- och tekniknämndens måluppfyllelse utifrån det tagna styrkortet som är en del av kommunens målstyrningsmodell, Balanserad styrning. Ekonomiska konsekvenser Inga kända. Konsekvenser för barn och ungdomar Inga kända. Förslag till beslut Service- och teknikförvaltningen föreslår service- och tekniknämnden besluta att service- och tekniknämndens verksamhetsberättelse januari augusti tillförs ärende Delårsrapport 2016 och överlämnas till kommunfullmäktige för fastställande.

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 277 (291) Underlag s delårsrapport 2016 uppdelade i: 1. service- och tekniknämndens verksamhetsberättelse januari augusti till delårsrapport s fördjupade måluppfyllelse januari augusti s arbetsutskott Yrkande Britt-Marie Wiklund (M) yrkar att service- och tekniknämndens verksamhetsberättelse januari augusti tillförs ärende Delårsrapport 2016 och överlämnas till kommunfullmäktige för fastställande, att bjuda in Tim Zedig, kvalitetsledare till service- och tekniknämndens sammanträde 8 november för information om projektstyrningsmodellen. Propositionsordning Ordförande ställer Britt-Marie Wiklunds förslag till beslut under proposition. Efter gjorda propositioner finner ordförande att service- och tekniknämnden har beslutat i enlighet med Britt-Marie Wiklunds förslag.

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 278 (291) 168 Delårsuppföljning internkontrollplan egen nämnd 2016 SoT/2016: beslutar att godkänna uppföljning av service- och tekniknämndens internkontrollplan För att följa lagen och säkerställa att kommunen sköter sitt åtagande ska kommunen arbeta med intern kontroll på ett systematiskt sätt. har upprättat internkontrollplan för 2016 som omfattar uppföljning av uppsatta mål, uppföljning av strategiska planer och program, ekonomisk uppföljning, uppföljning av nämndens ärenden, uppföljning av revisionsrapporter, reglementen samt uppföljning av riskbedömning i verksamheten. Uppföljning av intern kontroll omfattar 1 januari till 31 augusti. Ekonomiska konsekvenser Inga kända Konsekvenser för barn och ungdomar Inga kända Förslag till beslut Service- och teknikförvaltningen föreslår service- och tekniknämnden besluta att godkänna uppföljning av service- och tekniknämndens internkontrollplan Underlag 1. s internkontrollplan Uppföljning av service- och tekniknämndens internkontroll s arbetsutskott

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 279 (291) 169 Budgetuppföljning augusti SoT/2016:3 042 beslutar att godkänna upprättad budgetuppföljning för augusti Budgetuppföljning för augusti 2016 har upprättats. Ekonomiska konsekvenser Inga kända ekonomiska konsekvenser. Konsekvenser för barn och ungdomar Inga kända konsekvenser för barn och ungdomar. Förslag till beslut Service- och teknikförvaltningen föreslår service- och tekniknämnden besluta att godkänna upprättad budgetuppföljning för augusti Underlag 1. Budgetuppföljning skatteverksamheter augusti Budgetuppföljning affärsverksamheter augusti 2016.

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 280 (291) 170 Verksamhetsuppföljning SoT/2016: beslutar att uppdra till service- och teknikförvaltningen att återkomma med förslag till riktlinjer för hyror och regler för uthyrning av idrottslokaler till service- och tekniknämndens sammanträde 6 december Verksamhetsuppföljning vid varje nämndssammanträde. Vid dagens sammanträde informerar Sven Lundgren, avdelningschef service- och fritid om hyror och regler för uthyrning av idrottslokaler. Yrkande Mattias Liinanki (MP) yrkar att uppdra till service- och teknikförvaltningen att återkomma med förslag till riktlinjer för hyror och regler för uthyrning av idrottslokaler till service- och tekniknämndens sammanträde 6 december Propositionsordning Ordförande ställer Mattias Liinankis förslag till beslut under proposition. Efter gjorda propositioner finner ordförande att service- och tekniknämnden har beslutat i enlighet med Mattias Liinankis förslag.

17 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 281 (291) 171 Förslag till fördelning av verksamhetsbidrag SoT/2016: beslutar att verksamhetsbidrag för perioderna (budget 2016) samt (Budget 2017) utgår med 85 kronor/deltagare och 32 kronor/aktivitetstillfälle, att verksamhetsbidraget till prioriterade områden utgår med 95 kronor/deltagare och 32,50 kronor/aktivitetstillfälle, att verksamhetsbidraget till prioriterade åldrar utgår med 105 kronor/deltagare och 33 kronor/aktivitetstillfälle, att verksamhetsbidraget till prioriterade åldrar i prioriterade områden utgår med 125 kronor/deltagare och 33,50 kronor/aktivitetstillfälle, samt att prioriterade områden är kommunens byar och prioriterade åldrar och grupper är flickor år. Enligt gällande normer för kommunalt föreningsstöd ska service- och tekniknämnden vid varje utbetalningstillfälle, 25 februari och 25 augusti årligen besluta vad varje deltagare ska vara värd respektive vad varje aktivitetstillfälle ska generera i bidrag. Nämnden ska vidare besluta om ett större bidrag ska ges prioriterade åldrar och områden. Ekonomiska konsekvenser Förslagen inryms i den budgetram som service- och tekniknämnden har för verksamhetsåret 2016 och den ram som förväntas medges nämnden Skulle kommande års ram för bidraget av någon anledning bli förändrad, har nämnden möjlighet att anpassa bidragsbeloppen i samband med beslut om 2017 års verksamhetsbidrag.

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 282 (291) Konsekvenser för barn- och ungdomar Verksamhetsbidraget är av mycket stor betydelse för de föreningar som bedriver barn- och ungdomsverksamhet. Att barn och ungdomar aktiveras på olika sätt är positivt ur ett folkhälsoperspektiv. Föreningarnas verksamhet leder i flertalet fall till att barn tränas i demokrati på ett praktiskt sätt och i bästa fall lär sig se allas lika värde. Förslag till beslut s arbetsutskott föreslår service- och tekniknämnden besluta att verksamhetsbidrag för perioderna (budget 2016) samt (Budget 2017) utgår med 85 kronor/deltagare och 32 kronor/aktivitetstillfälle, att verksamhetsbidraget till prioriterade områden utgår med 95 kronor/deltagare och 32,50 kronor/aktivitetstillfälle, att verksamhetsbidraget till prioriterade åldrar utgår med 105 kronor/deltagare och 33 kronor/aktivitetstillfälle, att verksamhetsbidraget till prioriterade åldrar i prioriterade områden utgår med 125 kronor/deltagare och 33,50 kronor/aktivitetstillfälle, samt att prioriterade områden är kommunens byar och prioriterade åldrar och grupper är flickor år. Underlag 1. Service- och teknikförvaltningens förslag avseende fördelning av verksamhetsbidraget. 2. s arbetsutskott

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 283 (291) 172 Inköp av Ipad till service- och tekniknämnden SoT/2016: beslutar att investera i 10+2 stycken Ipad Air, 32 GB med Wifi och SIM för förtroendevalda som deltar i service- och tekniknämnden, att investeringen belastar konto 105, verksamhet Gällivare kommun använder Ipad som verktyg för möjligheten att genomföra digitala sammanträden. Beslut om anskaffande av Ipad togs av kommunstyrelsen , vilket innebär att befintlig hårdvara börjar vara 5 år gammal. Införandet av den nya applikationen för digitala sammanträden, LexMeeting, innebär att kommunen har gått ifrån att ha en molntjänst för lagring av kallelser och protokoll till lagring på egen server. Lex meeting innebär att de förtroendevalda laddar ner handlingarna till sin Ipad i takt med att handlingarna öppnas eller i bakgrunden om den förtroendevalde väljer att ladda ner ett helt sammanträde. Möjligheten till nedladdning innebär att sammanträden och handlingar kan finnas tillgängliga i Ipad även om uppkoppling till internet saknas. Kommunen befinner sig i dagsläget i ett läge med omfattande samhällsomvandling. Detta innebär att vissa sammanträden har en stor mängd handlingar och att vissa handlingar är planer, kartor och ritningar. Denna typ av handlingar kan enklare läsas på en nyare Ipad tack vare en högre upplösning på skärmarna. Dessa handlingar kan även öppnas snabbare på grund av bättre kapacitet i nya Ipad. Bedömningen är att det finns ett aktuellt behov av att byta till nyare Ipad utifrån den mängd sammanträden och handlingar som de förtroendevalda skall kunna hantera inom kommunstyrelsen och dess organ. Bedömningen är också att plattorna, i likhet med befintlig utrustning, skall kunna förses med SIM-kort, så att uppkoppling blir möjlig även i miljöer där

20 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 284 (291) Wi-Fi saknas. Vidare att Ipad för kommunstyrelsen och dess organ får ett större lagringsutrymme än vad dagens plattor medger. Kommunstyrelsen beslutar att övriga nämnder uppmanas att planera in förnyelse av läsplattor efter behov. Då service- och tekniknämnden har problem med nuvarande Ipad:s och samma behov som kommunstyrelsen bör en förnyelse ske även där. Ekonomiska konsekvenser En förnyelse av nya Ipad för förtroendevalda som deltar i service- och tekniknämnden uppgår till kronor för sammanlagt 10 Ipad Air med 32 GB minne och möjlighet till att sätta in SIM-kort. Ytterligare två stycken Ipad kan behöva köpas in under hösten på grund av nyvalda ledamöten. Konsekvenser för barn och ungdomar Utredaren bedömer att ärendet inte medför några särskilda konsekvenser för barn och ungdomar Förslag till beslut Service- och teknikförvaltningen föreslår service och tekniknämnden besluta att investera i 10+2 stycken Ipad Air, 32 GB med Wifi och SIM för förtroendevalda som deltar i service- och tekniknämnden, att investeringen belastar konto 105, verksamhet Underlag 1. Kommunstyrelsen

21 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 285 (291) 173 Kvalitetsfrågor SoT/2016: beslutar att lägga ärendet till handlingarna. Vid varje nämndssammanträde diskuteras kvalitetsfrågor.

22 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 286 (291) 174 Nya Gällivare/samhällsomvandlingen SoT/2016:5 100 beslutar att tacka för lämnad information och lägga ärendet till handlingarna. Vid varje nämndssammanträde informerar förvaltningschefen om samhällsomvandlingen och Nya Gällivare som berör nämndens verksamhetsområde. Rune Blomster, förvaltningschef informerar om: - Upphandling Repisvaara södra - Detaljplan Repisvaara norra.

23 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 287 (291) 175 Kommunala råden informerar SoT/2016:6 104 beslutar att lägga ärendet till handlingarna. Vid varje nämndssammanträde informerar ledamöterna för de kommunala råden om ärenden som berör nämndens verksamhetsområde. Vid dagens sammanträde föreligger ingen ny information.

24 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 288 (291) 176 Ärendeuppföljning 2016 SoT/2016:7 012 beslutar att godkänna upprättad ärendeuppföljningslista. Ärendeuppföljningslistan tas upp som en stående punkt vid varje nämndssammanträde. Ekonomiska konsekvenser Inga. Konsekvenser för barn och ungdomar Inga. Förslag till beslut Service- och teknikförvaltningen föreslår service- och tekniknämnden besluta att godkänna upprättad ärendeuppföljningslista. Underlag 1. Rapport ärendeuppföljning.

25 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 289 (291) 177 Kurser/konferenser oktober SoT/2016:9 027 beslutar att ledamöterna i nämnden har möjlighet att anmäla sig, att anmälan görs till nämndsekreteraren under vecka 41. Anmälda kurser/konferenser. 1. Länsstyrelsen, Norrbotten inbjuder till seminarium om framtidens friluftsliv. Tid och plats: , Luleå. Yrkande Britt-Marie (a) yrkar att ledamöterna i nämnden har möjlighet att anmäla sig, att anmälan görs till nämndsekreteraren under vecka 41. Propositionsordning Ordförande ställer Britt-Marie Wiklunds förslag till beslut under proposition. Efter gjorda propositioner finner ordförande att service- och tekniknämnden har beslutat i enlighet med Britt-Marie Wiklunds förslag.

26 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 290 (291) 178 Fyllnadsval av ersättare för referenspolitiker till demokratidagen ungdomsfullmäktige SoT/2014: beslutar att Mats Rantapää (S) väljs till ersättare för referenspolitiker till demokratidagen ungdomsfullmäktige t.o.m. 31 december Föreligger fyllnadsval av ersättare för referenspolitiker till demokratidagen ungdomsfullmäktige t.o.m. 31 december 2018 efter Erik Johansson (S). Ekonomiska konsekvenser Inga. Konsekvenser för barn och ungdomar Inga. Yrkande Roland Bergström (S) yrkar att Mats Rantapää (S) väljs till ersättare för referenspolitiker till demokratidagen ungdomsfullmäktige t.o.m. 31 december Propositionsordning Ordförande ställer Roland Bergströms förslag till beslut under proposition. Efter gjorda propositioner finner ordförande att service- och tekniknämnden har beslutat i enlighet med Roland Bergströms förslag.

27 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 291 (291) 179 Fyllnadsval av ersättare till rådet för funktionhinderfrågor SoT/2014: beslutar att Roland Bergström (S) väljs till ersättare för rådet för funktionshinderfrågor t.o.m. 31 december Föreligger fyllnadsval av ersättare till rådet för funktionshinderfrågor t.o.m. 31 december 2018 efter Erik Johansson (S). Ekonomiska konsekvenser Inga. Konsekvenser för barn och ungdomar Inga. Yrkande Mats Rantapää (S) yrkar att Roland Bergström (S) väljs till ersättare för rådet för funktionshinderfrågor t.o.m. 31 december Propositionsordning Ordförande ställer Mats Rantapääs förslag till beslut under proposition. Efter gjorda propositioner finner ordförande att service- och tekniknämnden har beslutat i enlighet med Mats Rantapääs förslag.