Projektplan Projektnamn: Hela Eslöv ska prata Projektägare: Kommunledningskontoret/ Frida Andersson Förvaltningar: Miljö och Samhällsbyggnad, Kultur och Fritid, Kommunledningskontoret Styrgrupp: Ingela Lundqvist, Ulrika Odenius, Frida Andersson, Sara Anderhov, Eva Hallberg Projektledare: Peter Juterot Godkänt av: Eva Hallberg, Stefan Persson, Ulrika Odenius, Ingela Lundqvist Datum för godkännande: 130301
Bakgrund Delaktighet och inflytande beskrivs i de nationella folkhälsomålen som en av de mest grundläggande förutsättningarna för folkhälsan. Genom en hög grad av tillgänglighet till kommunens tjänster och service och en systematisk och kontinuerlig dialog med kommunens medborgare lägger vi en god grund för en hållbar samhällsutveckling driven av och för välmående medborgare. Att bidra till att öka medborgarnas möjligheter till delaktighet och påverkan finns uttryckt i målen för såväl Kultur och Fritids som Kommunledningskontorets och Miljö och Samhällsbyggnads verksamheter. I Eslövs kommuns program för social hållbar utveckling anges inom målområde 1 att vi ska öka medborgarnas inflytande genom medborgardialog och förbättrad kommunikation. Eslövs kommun har vid tre tillfällen sedan 2006, i regi av Statistiska Centralbyrån, genomfört en medborgarundersökning. Undersökningen har genom tre olika index gett oss en bild av medborgarnas syn på Eslövs kommun. I NII (Nöjd-Inflytande- Index) illustreras hur medborgarna bedömer möjligheterna till inflytande över beslut och verksamheter i Eslövs kommun. De variabler som används är tillgänglighet, information/öppenhet, påverkan samt förtroende. I samtliga tre undersökningar har det samlade betyget för dessa variabler legat under snittet för samtliga deltagande kommuner i respektive undersökningsomgång. NII-index för Eslövs kommun sjönk från 38 till 36 mellan 2010 och 2012 medan snittet lämnades oförändrat för samtliga deltagande kommuner. I resultat av samtliga tre undersökningar lyfts faktorerna påverkan och förtroende fram som de faktorer som bör prioriteras för att medborgarnas nöjdhet på området ska öka i sin helhet. Bilden förstärks ytterligare i resultatet av den folkhälsoundersökning som genomfördes bland kommunens unga under 2012, samt i de LUPP-enkäter som föregick denna, där endast 17 procent av niondeklassarna och 11 procent av gymnasietvåorna uppgav att de har mycket stora eller ganska stora möjligheter att föra fram sina åsikter till dem som bestämmer i kommunen.
Sveriges kommuner och Landsting visar, med utgångspunkt i aktuell forskning och erfarenheter från landets kommuner och landsting, att öppenhet och goda möjligheter till dialog i den kommunala organisationen tydligt främjar förtroendet för kommunen, dess verksamheter och de förtroendevalda. Trenden bland Sveriges kommuner i utvecklingen av medborgardialogen är tydlig; ökad aktivitet på sociala medier, försök med medborgarpaneler och medborgarförslag (ofta på nätet), öppna nätbaserade synpunktshanteringssystem och tillämpning av andra metoder som möjliggör en ökad kommunikation med medborgarna. Kommuninvånarna bjuds in med nyckelord som tillgänglighet och öppenhet och ges såväl ökade möjligheter att ta del av och lämna synpunkter som att ge och få återkoppling. På flera håll syns också initiativ där kommunens tjänster i allt högre grad tillgängliggörs på arenor som ligger så nära medborgarna som möjligt. I Eslövs kommun är utvecklingen av Medborgarcentrum och vårt bemötande, som ju är ett av kommunens prioriterade mål, ett sätt att öka öppenheten och tillgängligheten till kommunens tjänster som vi bör fortsätta lägga ner tid, kraft och resurser på. I utvecklingen av denna tjänst ligger bland annat en ambition om att se över och expandera det utbud av tjänster som Medborgarcentrum kan tillhandahålla, att öka kontaktytorna till medborgarna samt att initiera och utveckla ett systematiskt arbete med medborgardialog via olika arenor. Parallellt med utvecklingen av Medborgarcentrum finns det inom Kultur och Fritid tankar och idéer om att ytterligare stärka biblioteken och dess filialer som naturliga mötesplatser och servicepunkter för medborgarna. Sedan en tid tillbaka har exempelvis en diskussion förts med Kommunledningskontoret om att erbjuda en medborgarservicefunktion på stadsbiblioteket och dess fem filialer. Kultur och Fritid har också under hösten 2012 med goda erfarenheter arbetat med utveckling av en e- panel för dialog med kommunens föreningar. Metoden för detta forum är den samma som används i ett flertal kommuner för att genomföra så kallade medborgarpaneler på olika teman.
Att utveckla detta arbete ytterligare mot en bredare målgrupp är en väg som är möjlig att gå för att utveckla medborgardialogen i Eslövs kommun. Detta projektförslag tar sin utgångspunkt i de parallella utvecklingsprocesser som pågår och de ambitioner som finns för Medborgarcentrums och Kultur och Fritids verksamheter. I kombination med de aktuella politiska mål som finns kring att öka delaktigheten i kommunen, befintlig statistik, kontinuerlig omvärldsbevakning och utifrån de diskussioner som förts kring dessa frågor under en längre tid tidigare har Kommunledningskontoret, genom Medborgarcentrum, i samverkan med Kultur och Fritid och Miljö och Samhällsbyggnad tagit initiativ till ett gemensamt projekt. Syftet är att öka delaktigheten och engagemanget bland kommunens medborgare i frågor som rör Eslöv och att öka tillgängligheten till kommunens tjänster. Målbild (Syfte, effektmål och leveransmål) Syfte Syftet är med projekt Hela Eslöv ska Prata är att öka delaktigheten och engagemanget bland kommunens medborgare i frågor som rör Eslöv och att öka tillgängligheten till kommunens tjänster. Effektmål Projektets effektmål kan beskrivas i följande formuleringar: - Eslövs medborgare upplever ökad tillgänglighet till kommunens tjänster - Eslövs medborgare upplever ökat förtroende för kommunens politiker och tjänstemän - Eslövs medborgare upplever en ökad service i anslutning till stadsbibliotek och filialer - Eslövs medborgare upplever ökade möjligheter att vara delaktiga i frågor som rör Eslöv
Leveransmål Projektets leveransmål kan beskrivas i nedanstående formuleringar. För att förtydliga de olika utvecklingsområden som projektet kommer att omfatta har leveransmålen delats upp i tre olika kategorier vilka var och en utgör ett arbetsområde/en process i projektet. Process 1 - Medborgarcentrum är etablerat på stadsbiblioteket och två av filialbiblioteken Process 2 - Tio stycken dialogaktiviteter är genomförda - Minst tre olika arenor för medborgardialog har testats och utvärderats o En e-dialog har testgats och utvärderats Process 3 - Personal från Medborgarcentrum, stadsbibliotek, aktuella filialer och Miljö och Samhällsbyggnad har genomgått nödvändig utbildning Avgränsningar Eslövs kommun har ingen strategi eller plan för hur en strukturerad medborgardialog ska ske. Syftet med projektet är inte heller att skapa någon sådan. Fokus i projektet ligger på metodutveckling men det skapas också ett mervärde genom aktiviteterna i sig. Projektet testar, utvärderar och för kontinuerligt en diskussion med styrgruppen för projektet kring erfarenheter, resultat och tankar kring hur man kan gå vidare efter projektet. Långsiktigheten i arbetet är således direkt kopplat till förvaltningarnas och politikens intresse av och vilja att fortsätta driva ett systematiskt arbete kring medborgardialog och en utvidgning av medborgarservicefunktionen efter projektets slut. Projektet har nära kopplingar till arbetet med synpunktshantering och e-tjänster i kommunen men dessa hanteras inte inom ramen för projektet.
Tidplan Projektet varar under tiden 1/9-2013 31/12-2014 Se bilaga tidplan Budget Projektledning 20 procent av tjänst i 15 månader 134 675 Personalkostnader 50 procent av tjänst i 16 månader 250 000 Persontid stadsbibliotek 90 000 - del av tjänst i 16 månader Vikariekostnad för utbildningstid 10 pers./20h 70 000 Persontid filialer: 80 000 - del av tjänst/filial i 16 månader Persontid MoS 40 000 - del av tjänst i 16 månader Aktivitetskostnader process Medborgarcentrum 53 000 Aktivitetskostnader process Dialog 53 000 Aktivitetskostnader process Utbildning 53 000 Övriga kostnader 50 725 Exempelvis teknisk utrustning; marknadsföring/annonser, fika, resor, utbildningar, inventarier Total kostnad för projekt: 874 400
Projektorganisation Projektledare Peter Juterot Projektgrupp Jimmy Hansson KlK/MBC Madeleine Persson KlK/MBC Helena Nilsson KlK Birgitta Dohlner KoF Helena Cederblad KoF Annelie Bengtsson-Stenquist KoF Marie Strandqvist MoS Förvaltningsövergripande Parter i projektet är förvaltningarna Kommunledningskontoret, Miljö och Samhällsbyggnad och Kultur och Fritid. Kommunledningskontoret är projektägare. Projektets ambitioner tar sin utgångspunkt i och har en direkt koppling till ett flertal kommunövergripande mål såväl som till mer nämnds- och verksamhetsspecifika målsättningar. För det prioriterade målet Medborgarfokus och bemötande anges bland annat att medborgarfokus och bemötande gör Eslöv till en tillgänglig kommun som utvecklas utifrån kunskap om medborgarnas behov och dialog och tydlig kommunikation är viktiga delar i kvalitetsutvecklingen. För det nyligen antagna programmet för socialt hållbar utveckling i Eslöv, som tar sin utgångspunkt i de nationella folkhälsomålen och aktuell kunskap om och en noggrann analys av aktuella folkhälsobehov i Eslöv, anges också ett ökat medborgarinflytande genom medborgardialog och förbättrad kommunikation som ett prioriterat område. Utöver detta återfinns liknande målformuleringar i verksamhetsmålen för de förvaltningar som står bakom förslaget såväl som i kommunens övriga verksamheter.
Till grund för utformningen av projektet ligger en övergripande diskussion kring utvecklingen av framtidens bibliotek och vikten av att i medborgarservicefunktionen möta kommunens medborgare på nya arenor utanför stadshuset. Dessa diskussioner har pågått i Eslöv under flera år och detta projektförslag är ett försök att initiera ett arbete för att gå vidare med några av de tankar som florerat. Med i planeringen finns även en vilja att utveckla den synpunktshantering och dialog med medborgare som är en viktig del av Miljö och Samhällsbyggnads verksamhet. Projektet förväntas bidra till en ökad måluppfyllelse i de verksamheter som står bakom projektet och inom andra verksamheter i kommunen. Långsiktiga socioekonomiska vinster Det saknas i nuläget en modell för att beräkna de socioekonomiska vinsterna av den typ av verksamhet som avses i Hela Eslöv ska prata. Projektets syfte är att öka delaktigheten och engagemanget bland kommunens medborgare i frågor som rör Eslöv och att öka tillgängligheten till kommunens tjänster. Projektet förväntas genom de olika aktiviteter som planeras bidra till en ökad tillgänglighet till den service kommunen erbjuder, möten mellan människor i och utanför organisationen och ett ökat förtroende för kommunen. Sammantaget bedöms därför projektet kunna bidra till ett mervärde och en ökad nytta för så väl medborgaren som för kommunorganisationen och kommunen i stort. Långsiktigheten i arbetet är direkt kopplat till förvaltningarnas och politikens intresse av och vilja att fortsatt driva ett systematiskt arbete kring medborgardialog och en utvidgning av medborgarservicefunktionen, stadsbiblioteket och dess filialer efter projektets slut. Aktiv medverkan från förvaltningarna och de olika verksamheterna stärker projektets möjligheter att bidra till långsiktiga effekter av de insatser som görs.
Kommunikationsplan Separat dokument. Finns att ladda ner via Ekis. Risker Som leveransmål för projektet anges att det ska genomföras en rad olika dialogaktiviteter. En farhåga med avseende på detta är att politiker, förvaltningar och andra dialogpartnerns inte visar intresse för att delta i och bidra till dialogaktiviteterna. Ett lyckat resultat kräver också att aktiviteterna når och besöks av kommunens medborgare. Att projektet ska medföra merarbete som inte står i proportion till den ersättning för tröskelkostnader som möjliggörs genom tilldelade projektmedel är en annan farhåga, ex.vis om bemanningen av Medborgarcentrum på stadsbiblioteket inte är tillräcklig och att det arbete som sker där istället får utföras av bibliotekets ordinarie personal. En central risk rör också projektets långsiktiga effekter och i vilken kommunens ordinarie verksamheter absorberar och tar tillvara resultatet och lärdomar i det fortsatta arbetet efter projektets slut. En farhåga i detta sammanhang är också att den verksamhet och den typ av dialogarbete som initieras under projekttiden läggs ner av enbart ekonomiska skäl under eller efter projektets slut och att projektverksamheten därför, även om resultaten är goda, inte permanentas på Stadsbiblioteker och på filialerna. Styrgruppen har en central funktion och ett huvudansvar för att ta tillvara och absorbera det lärande som skapas i projektet och se till att en sådan utveckling kan undvikas. Valet 2014 är en ytterligare riskfaktor då det ofta skapar en osäkerhet i de politiska besluten och en oro i organisationen.
Kriterier för projektavslut Projektet avslutas när samtliga leveransmål har uppnåtts alt när projekttiden är slut den 31 december 2014. Projektet kan också avslutas efter beslut från styrgrupp. Bilagor: Bilaga1 Tidplan Revisionshistoria Specificera förändringar som gjorts i olika versioner Rev. 1 Datum Förändringar Rev. 2 Datum