VÄLKOMMEN till årsstämman för Täfteåskärets samfällighetsförening, den 1 mars 2012 kl 18.30 i Cramos lokaler på Teg. Mer information finns på www.skar1.se Styrelsen för Täfteåskärets samfällighetsförening DAGORDNING 1. Val av ordförande för stämman 2. Val av sekreterare för stämman 3. Val av två justeringsmän 4. Styrelsens och revisorernas berättelser 5. Ansvarsfrihet för styrelsen 6. Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna Styrelsens förslag för att förbättra kommunikationen inom samfälligheten. Se bilaga 1. Styrelsens förslag till kraftfull förbättring av Skäret-vägen. Se bilaga 2. Styrelsens förslag om ekonomiska prioriteringar inom samfälligheten. Se bilaga 3. Förslag från Uno Ögren rörande surströmmingsfesten. Se bilaga 3 B. Styrelsens arbetssätt inom samfälligheten. Se bilaga 4. 7. Ersättning till styrelsen och revisorerna 8. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 9. Val av styrelse: Val av styrelseordförande på ett år (Håkan Grenholms mandat går ut, ordförande väljs varje år) Val av styrelseledamot på två år (Anders Johanssons mandat går ut) Val av styrelseledamot på två år (Yvonne Hermanssons mandat går ut) Val av styrelsesuppleant (Joachim Gilleheds mandat går ut) Val av styrelsesuppleant (Kjell Grenholms mandat går ut) 10. Val av revisorer och suppleanter: Val av revisor på ett år (Jan-Christer Lundgrens mandat går ut) Val av revisorssuppleant (Sven-Erik Holmgrens mandat går ut) 11. Fråga om val av valberedning (Tomas Perssons och Hans-Ove Axelssons mandat går ut) 12. Övriga frågor (delvis beroende av besluten under punkt 6) Utseende av kontaktperson för vägbelysningen (om vägbelysningen ska vara tänd) Utseende av festkommitté att ansvara för surströmmingsfesten 13. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt Alla handlingar som rör årsstämman finns tillgängliga från Skäret-webben www.skar1.se LEDAMÖTER UNDER ÅRET SOM GÅTT Håkan Grenholm, ordförande Lennart Forsberg, sekreterare Anders Johansson, kassör Yvonne Hermansson Vera Mannberg Styrelsesuppleanter: Joachim Jillehed Kjell Grenholm Revisorer: Jan-Christer Lundgren Sven-Erik Holmgren Valberedning: Tomas Persson Hans-Ove Axelsson Vid årsstämman 2012 har Lennart Forsberg och Vera Mannberg ett år kvar på sina mandat.
KOMMENTARER TILL PUNKT 6 BILAGA 1. FÖRBÄTTRAD KOMMUNIKATION Styrelsen har inom sig fört samtal kring olika möjligheter att förbättra kommunikationen inom samfälligheten. Väl medvetna om att det kan göras på många sätt, nöjer sig styrelsen med att presentera två alternativa förslag: Alternativ 1: En vägombudsman utses bland de medlemmar i samfälligheten, som inte har andra förtroendeuppdrag inom samfälligheten. Vägombudsmannen ges i samråd med styrelsens sekreterare ansvaret för att synpunkter på samfällighetens och vägens skötsel kommer till styrelsens kännedom, när så anses nödvändigt. Alternativ 2. I syfte att bredda medlemmarnas engagemang inom samfälligheten kan styrelsen även tänka sig att dela in samfällighetens medlemmar i fyra stug-grupper: 1. Stugorna närmast brevlådorna 2. Stugorna mellan Helmersson och Viklund/Karlsson 3. Stugorna mellan Axelsson och Hermansson, inklusive Stenlund 4. Övriga stugor längst ut. Tanken med indelningen är att valberedning och höstfest-arrangemanget ska vandra från grupp till grupp från år till år. För att det ska fungera utses dessutom en sammankallande vägfogde inom varje grupp (där vägfogden inte sitter i styrelsen). Väggfogden har förutom huvudansvaret för valberedningen och höstfesten vart fjärde år även ett granskande öga på sin egen stump av Skäret-vägen givetvis med baktanken att styrelsen informeras när så krävs. Om årsstämman anser att alternativ 2 är ett bra förslag, föreslår styrelsen att ansvaret för valberedning och höstfest roterar enligt följande: grupp 4 inleder, följt av grupp 1, grupp 2 och grupp 3... och så vidare. Om alternativ 2 antas på årsstämman utgår valet av festkommitté under punkt 12. BILAGA 2. KRAFTFULL FÖRBÄTTRING AV SKÄRET-VÄGEN Styrelsen har begärt in tre offerter (från Kaj Johansson, Svevia och Skanska) i syfte att kunna göra en kraftfull förbättring av Skäret-vägen. Det handlar bl a om: Vägdikesrensning av ca 800 meter av Skäret-vägen Stenplockning av stora stenar i vägbanan, max tio st. Hyveljustering av befintlig väg Komplettering av väglager, ca 10 cm hela vägsträckan Nytt slitlager, ca 5 cm hela vägsträckan Hyvling och vältning av utlagt grus Förutom de tre offerterna har styrelsen även undersökt möjligheterna att få bidrag från Trafiksäkerhetsverket för det skisserade förbättringsarbetet. Bilaga 3 presenterar tänkbara budgetalternativ, som årsstämman har att ta ställning till inför ett eventuellt förbättringsarbete enligt ovan. Kostnaderna för renoveringsarbetet anges i de olika budgetalternativen som mellanskillnaden mellan den reella kostnaden och ett eventuellt bidrag i enlighet Trafiksäkerhetsverkets principer.
BILAGA 3. EKONOMISKA PRIORITERINGAR Samfällighetens ekonomi bygger i huvudsak på intäkter från medlemmar och utgifter förknippade med vägunderhållet. Enkelt uttryckt kräver utökat underhållsarbete, ökade intäkter i form av högre medlemsavgifter i enlighet med samfällighetens andelsschablon. Till saken hör också att den gemensamhetsanläggning som samfälligheten har att förvalta, enligt anläggningsförrättningen 2008 beskrivs så här: Gemensamhetsanläggningen består av vägar enligt karta, aktbilaga KA. Med väg avses här vägbana och övriga väganordningar, såsom dike, slänt, trumma, mötesplats, vändplats, vägbelysning och vägmärke. Mot bakgrund av anläggningsförrättningens definition, anser styrelsen att det inte finns möjlighet att släcka vägbelysningen för gott. En tillfällig avstängning från årsstämma till årstämma i syfte att frigöra resurser för att kunna vidta andra nödvändiga åtgärder längs Skäret-vägen, kan dock enligt styrelsens bedömning vara möjlig. Årsstämman 2012 ges därför möjlighet att ta del av nedanstående budgetalternativ (med eller utan belysning under det kommande året, med eller utan stor renovering det kommande året).. ALTERNATIV 1 BUDGET FÖR 2012 med reparerad och tänd belysning Sandning och snöröjning 17.000:- Grus och underhåll 12.000:- Hyvling och saltning 10.000:- Surströmmingsfesten 1.500:- REV 860:- Energiavgifter 16.000:- Belysning, underhåll 2.000:- Åtgärd, kabelbrott 10.000:- Dikesgrävning 5.000:- Administration, porto 2.000:- SUMMA 76.360:- ALTERNATIV 1 ger följande klickbara debiteringslängd: http://www.skar1.se/alternativ1.pdf ALTERNATIV 2 BUDGET FÖR 2012 med släckt och ej reparerad belysning Sandning och snöröjning 17.000:- Grus och underhåll 12.000:- Hyvling och saltning 10.000:- Surströmmingsfesten 1.500:- REV 860:- Administration, porto 2.000:- SUMMA 43.360:- ALTERNATIV 2 ger följande klickbara debiteringslängd: http://www.skar1.se/alternativ2.pdf
ALTERNATIV 3 BUDGET FÖR 2012 stor renovering utan vägbelysning Sandning och snöröjning 17.000:- Grus och underhåll 12.000:- Hyvling och saltning 10.000:- Stor vägförbättring 140.000:- Surströmmingsfesten 1.500:- REV 860:- Dikesgrävning 5.000:- Administration, porto 2.000:- SUMMA 188.360:- ALTERNATIV 4 BUDGET FÖR 2012 stor renovering med vägbelysning Sandning och snöröjning 17.000:- Grus och underhåll 12.000:- Hyvling och saltning 10.000:- Stor vägförbättring 140.000:- Surströmmingsfesten 1.500:- REV 860:- Energiavgifter 15.000:- Belysning, underhåll 2.000:- Åtgärd, kabelbrott 10.000:- Dikesgrävning 5.000:- Administration, porto 2.000:- SUMMA 205.360:- ALTERNATIV 3 ger följande klickbara debiteringslängd: http://www.skar1.se/alternativ3.pdf Alternativet bygger på förutsättningen att Trafikverket ger samfälligheten ett bidrag i linje med verkets schabloner. Vägförbättringskostnaden i ovanstående budget anges som mellanskillnaden mellan den reella kostnaden och tänkbart bidrag. Om stämman väljer alternativ 3 föreslår styrelsen att halva beloppet utdebiteras i vår, och resterande del i samband med att förbättringen är genomförd. ALTERNATIV 4 ger följande klickbara debiteringslängd: http://www.skar1.se/alternativ4.pdf Alternativet bygger på förutsättningen att Trafikverket ger samfälligheten ett bidrag i linje med verkets schabloner. Vägförbättringskostnaden i ovanstående budget anges som mellanskillnaden mellan den reella kostnaden och tänkbart bidrag. Om stämman väljer alternativ 4 föreslår styrelsen att halva beloppet utdebiteras i vår, och resterande del i samband med att förbättringen är genomförd. SAMMANFATTNING, BILAGA 3 OM årsstämman 2012 vill ha belysningen reparerad och tänd under kommande år står valet mellan ALTERNATIV 1 och ALTERNATIV 4. OM vägbelysningen ska vara tänd under det kommande året, ska årsstämman även utse en kontaktperson som ansvar för vägbelysningens funktion och säkerhet. Se punkt 12 i dagordningen. OM årsstämman 2012 vill ha belysningen släckt under kommande år står valet mellan ALTERNATIV 2 och ALTERNATIV 3 OM årsstämman 2012 inte vill ha någon stor renovering står valet mellan ALTERNATIV 1 och ALTERNATIV 2. OM vägen och belysningen ska skötas som tidigare år, utan särskilda åtgärder, är det ALTERNATIV 1 som gäller.
BILAGA 3 B ANGÅENDE SURSTRÖMMINGSFESTEN Förslag från Uno Ögren: Jag tycker att avgiften för surströmmingsfesten skall betalas av festdeltagarna och inte av medlemmarnas medel. För det första, om föreningen betalar surströmmingsfesten så innebär det att åretruntboende betalar dubbel festavgift eftersom dom betalar dubbel medlemsavgift. För det andra, dom som inte deltar i festen av någon anledning (det kan finnas skäl), sponsrar något som dom kanske inte önskar. Jag yrkar på att kostnaderna för surströmmingsfesterna i fortsättningen stryks ur budgeten. Täfteå den 2 februari 2012 Uno Ögren Samfällighetens sekreterare har på styrelsens uppdrag formulerat följande svar på ovanstående förslag: Styrelsen ser surströmmingsfesten som ett utmärkt tillfälle till samvaro mellan Skäret-borna. Det är i det informella mötet mellan människor bl a på Skäret-fester och i samband med vägstädardagar som vi Skäret-bor lär känna varandra. Det är då vi kan ventilera idéer och testa tankar som förbättrar samfälligheten (och Skäret-vägen). I den trivsamma gemenskapens anda, ser styrelsen surströmmingsfesten som kan bjuda på annat än surströmming! som ett utmärkt forum för konstruktiva förslag. Den och de gemensamma vägstädardagarna fungerar i sina bästa stunder som något av ett stormöte mittemellan årsstämmorna. Styrelsen har därför inom sig diskuterat olika förslag i syfte att locka fler deltagare till de gemensamma arrangemangen. Styrelsen hoppas även på konstruktiva förslag från medlemmarna i samband med årets årsstämma. Styrelsen ser även surströmmingsfesten, som ett litet (men mycket förtjänstfullt) tack till alla längs Skäret-vägen, som var och en på sitt ideella sätt bidrar till vägens skötsel. Kostnaden för festen är för övrigt förhållandevis blygsam enligt den fördelningsmodell som samfälligheten använder rör det sig vanligtvis om följande belopp, se http://www.skar1.se/festen.pdf Om årsstämman anser att surströmmingsfesten ska finansieras på ett förändrat sätt, är det styrelsens bestämda uppfattning att en sådan förändring varken ska resultera i merarbete för samfällighetens kassör eller ge ett ekonomiskt insamlingsansvar för framtida festarrangörer, som ställer upp i samfällighetens namn. Styrelsen för Täfteåskärets samfällighet föreslår att Uno Öhgrens förslag/motion avslås. BILAGA 4. STYRELSENS ARBETSSÄTT. Samfällighetens styrelse har för vana att ibland kontakta och rådfråga enskilda medlemmar i samfälligheten, som kan vara styrelsen behjälplig i olika frågor. Styrelsen vill med denna punkt fråga årsstämman om det finns några invändningar mot detta förfaringssätt.
VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2011 Täfteåskärets samfällighetsförening Verksamheten inom Täfteåskärets samfällighetsförening har under 2011 bedrivits med syftet att hålla uppe en väl fungerande Skäret-väg, finansierad med medlemsavgifter i proportion till hur lång vägsträcka respektive fastighet utnyttjar. Vännäs Allfrakt har svarat för plogning och sandning under 2010/2011. Under vintern 2011/2012 har Fredrik Sandberg, Täfteå, det ansvaret. I mitten av maj arrangerades en vårstädardag, då Skäret-vägen hyvlades och kantskars, samtidigt som Skäret-borna med gemensamma krafter plockade bort sten och skräp från vägen. I början av juni saltades och vattnades Skäret-vägen. I mitten av augusti arrangerades den sedvanliga vägstädardagen detta år dock utan gemensam suströmmingsfest, eftersom ingen frivillig arrangör anmält sitt intresse. Efter höststädardagen sattes det även upp hastighetsbegränsande skyltar längs Skäret-vägen. På senhösten grusades som brukligt Skäret-vägen ytterligare en gång. Styrelsens avsikt att under sommaren reparera vägbelysningen, visade sig vara förenat med stora svårigheter för de anlitade reparatörerna. Fortfarande återstår att reparera ett förmodat kabelbrott som berör Skäret-vägens inledande raksträcka. Styrelsen har valt att inte åtgärda felet av två skäl: Felet har inte kunnat åtgärdas inom ramen för samfällighetens budget. Inom samfälligheten har röster höjts att belysningen av ekonomiska skäl ska släckas. Vid årsstämman den 1 mars 2012 får medlemmarna i samfälligheten därför avgöra huruvida lyset ska vara tänt eller släckt. Om stämman beslutar att lyset ska vara tänt, kommer även en person med särskilt ansvar för väglysets funktion och säkerhet att utses. Det förmodade kabelbrottet kommer då också att åtgärdas. Under året har ett upprop inlämnats till styrelsen för samfälligheten, med kraftfull kritik av styrelsens förmåga att underhålla vägen på ett tillfredsställande sätt. Uppropet och styrelsens svar på uppropet finns att läsa på Skäret-webben www.skar1.se Styrelsen har under året även begärt in offerter i syfte att få till stånd en kraftfull renovering av Skäret-vägen. Kontakter har även tagits med Trafikverket för att efterhöra vilka bidragsmöjligheter som finns. Styrelsen har för avsikt att presentera ett renoveringsförslag med ekonomiska konsekvenser att ta ställning till i samband med årsstämman den 1 mars 2012. Vid årsstämman 2012 kommer styrelsen även att presentera några förslag som syftar till att förbättra samarbetsandan längs Skäret-vägen. Täfteåskärets samfällighetsförening har under året haft fyra protokollförda sammanträden. Därutöver har styrelsen kommunicerat via webbplatsen www.skar1.se eller via direktkontakter ute på Skäret. Styrelsen för Skärets vägförening/täfteåskärets samfällighetsförening vill med dessa ord tacka alla medlemmar för goda insatser under det gångna året. Umeå den 1 mars 2012 Håkan Grenholm Lennart Forsberg Anders Johansson Yvonne Hermansson Vera Mannberg