1(8) Närvarande ledamöter: Representanter för lärare/forskare: Bodil Andersson, univ.adjunkt Margareta Berglund, univ.adjunkt Sölve Elmståhl, professor, stf prefekt, t o m 35 Lena-Karin Erlandsson, univ.lektor Inger Hallström, professor, prefekt, ordf. Michael Miller, univ.lektor Anne Sundén, univ.adjunkt Företrädare för anställda inom sjukvården: Eva Månsson Lexell, chefsarbetsterapeut, t o m informationspunkt /i Representanter för teknisk/administrativ personal: Gisela Broomé, utbildningsadministratör Lars T Rundgren, IT-samordnare Ghassan Salameh, forskningsingenjör/systemman, t o m 35 Doktorandrepresentant Anna Karin Larsson, t o m informationspunktpunkt j/ Närvarande (övriga): Förhinder: Christian Rohman, ekonom med adm. ansvar (informationspunkter) Staffan Karlsson, univ.lektor, GA-prefekt (informationspunkter) Viveka Ekström, protokollförare Jennifer Berntsson, studeranderepresentant Anna-Karin Edberg, professor Anna Helmer, personalsamordnare Bilagor: I Hallström, Förslag med anledning av resultatet av RQ-08 I Hallström, Upprättande av handlingsplan med anledning av hälsoundersökningar vid HVS I Hallström, Återbetalning av underskott som framkommit med anledning av ny redovisningsmodell för indirekta kostnader C Rohman, Föreskrifter om konsekvensbeskrivning vid förändringar i verksamheten C Rohman, Förslag till beslut ang samordning av utbildningsadministrationen C Rohman/V Ekström, DFS dokumentflödessystem förslag till gemensamt diarium M Berglund, Förbättringsområden med åtgärdsförslag - tillägg till kommunikationsplan Föredragningslista: Information/diskussion a/ Information från prefekten Staffan Karlsson, ny GA-prefekt, presenteras. Lars Rundgren anmäler extra meddelandepunkt.
2(8) Inger Hallström föredragande. Den 10 november besökte representanter för Utvärderingen av Klinisk forskning Medicinska fakulteten. Endast läkare var representerade i utvärderingsgruppen. Information från prefektmötet den 10/11-08; I den nu framlagda forskningspolitiska propositionen presenterar regeringen en successiv utbyggnad av resurserna för svensk forskning. Dock kommer hela 1,3 miljarder placeras för strategiska satsningar på nationell nivå och som ska fördelas inom specifika områden i konkurrens mellan lärosätena. Inom medicinområdet har följande områden identifierats: molekylär biovetenskap, stamceller och regenerativ medicin, diabetes, neurovetenskap, epidemiologi, cancer, psykiatri och vårdforskning. Tidsramen för den nationella fördelningen av de strategiska satsningarna i forskningsproppen innebär att beslut om fördelning mellan lärosätena ska ha effekt i budgetpropositionen för 2010. Uppgifter om ansökningsförfarande är i dagsläget inte klarlagda, men förberedelsearbetet av ansökan från universitetet påbörjas inom kort. Tidsramen innebär att ansökningsunderlag från fakulteten måste vara färdigställt i månadsskiftet februari/mars. Dekanus har kallat prefekter och forskargruppschefer till möte den 24/11. Budget 2009: För grundutbildningen återstår inga ytterligare ökade anslag för 2009. För forskning tilldelas ytterligare anslag efter resultatet av RQ08, dels baserat på betygen i utvärderingen, dels baserat på universitetsstyrelsens strategiska överväganden kopplade till vad som framkommit i RQ08. Fakulteten har i detta sammanhang lämnat in underlag till universitetsledningen för nödvändiga strategiska satsningar som kan ses vid Medicinska fakulteten. Fördelning av strategiska satsningar (40 mkr) fastställs vid universitetsstyrelsens sammanträde i december. Det har kommit förfrågan om representant till docenturkommittén från HVS (som kan efterträda Gunilla Carlsson). Eva Ageberg och Anna-Karin Edberg föreslås. Fler förslag kan lämnas till Inger Hallström.
3(8) En remiss från Byggnadsenheten med begäran om granskning av ombyggnaden av A-flygeln i Vårdvetenskapens hus har inkommit och besvarats. b/ Information om ekonomi Christian Rohman föredragande. Det sena beslutet om GU-budget 2009 påverkar institutionens framförhållning vid ev. nyanställningar. 2008 års GU-kostnader skall granskas tillsammans med medicinska fakultetens ekonomer för gemensamma lösningar. Institutionen har ej erhållit full kostnadstäckning för personalvårdande åtgärder. Det pågår diskussioner om vem som skall stå för dessa kostnader. Stort arbete läggs f n ned på arbetet med den nya overheadmodellen som gäller från årsskiftet -09. c/ Information från personalsamordnare Inger Hallström informerar. Personalenhetens enkät om tidsbegränsade anställningar för lärare/forskare är sammanställd och inskickad till Medfak. I övrigt: - god överblick över nuvarande situation avseende ALVA och vikariatsanställningar inom institutionen, de flesta varsel inför årsskiftet har gått ut - förlängning av övriga tidsbegränsade anställningar samt utlysning av nya pågår för närvarande i samråd med GA-prefekter/gruppchefer (dispensansökningar mm) - utlysning av val till skyddsombud för nästa år ska göras inom kort - påbörjat grundläggande arbete för förslag om hur kompetensförsörjning inom institutionen kan tänkas bedrivas. Utlysta tjänster/lektorat är på sakkunniggranskning.
4(8) d/ Information från utbildning på grundoch avancerad nivå Staffan Karlsson informerar. Kursbudgetarna beräknas bli färdiga under vecka 48. Kostnaderna för NOU överskrider befintlig budget med ca 400.000:--. Programdirektörer och gruppchefer för GU kommer att inbjudas till ett möte den 16 december för att diskutera situationen e/ Information från forskarutbildning Sölve Elmståhl föredragande. Institutionen har haft ett inflöde av 11 doktorander under året. Utvecklingen följer övriga institutioners. Institutionen har idag ett 80-tal doktorander. Samrådsgruppen för FU har haft möte för att bland annat diskutera ev ny doktoranddag och syftet med en sådan. Fakulteten har redan doktoranddagar med basinnehåll, dvs information om rättigheter, skyldigheter, försäkringar o dyl. Vad skulle kunna vara ett komplement till dessa dagar? Möjligheter till social gemenskap samt spridning av kunskap om och med varandra föreslås. Man diskuterar vidare att senarelägga en doktoranddag till HT09 alternativt VT10. Fakulteten har beslutat att all policy kring forskarutbildning enbart skall ligga på fakultetens egen hemsida eftersom det förekommer felaktiga uppgifter på institutionernas lokala hemsidor. Lokal information, uppgifter om disputationer etc kan ligga kvar. L Rundgren lyfter frågan om det finns behov av en kurs i Word (- finesser i Word) bland doktoranderna då han ofta får förfrågningar om hantering av programmet. Frågan skall tas upp till diskussion igen. f/ s arbetsformer Inger Hallström föredragande. Styrelsen är positiv till att fortsätta arbetet med att kvalitetssäkra institutionens verksamhet t ex genom att arbeta med målbeskrivningar och strategier för utvärdering. g/ Utvärdering RQ08 förslag till åtgärder /Bilaga 1 Förslag med anledning av resultatet av RQ08 Inger Hallström föredragande. Diskussion. Sölve Elmståhl och Anna-Karin Edberg tillfrågade och har samtyckt till att leda en arbetsgrupp med uppgift att analysera resultatet av RQ-08 samt utforma förslag till strategisk plan för framtida forskningsverksamhet. Sölve Elmståhl föreslår att förslaget:
5(8) Att av universitetslektorers och doktoranders tjänstgöring ska minst 10% av tjänstgöringsutrymmet fördelas..utrymme finns inom utbildningsverksamheten. ersätts med formuleringen: Att av universitetslektorers och doktoranders tjänstgöring ska minst 10% av den anställdes tjänstgöringsgrad fördelas inom utbildning under förutsättning att beställning finns inom utbildningsverksamheten föreliggande år. h/ Handlingsplan efter hälsoundersökningar /Bilaga 2 Upprättande av handlingsplan med anledning av hälsoundersökningar vid HVS i/ Återbetalning av underskott /Bilaga 3 Återbetalning av underskott som framkommit med anledning av ny redovisningsmodell för indirekta kostnader I Hallström informerar. Hälsoundersökning för avd för omvårdnad pågår och beräknas vara klar och rapporteras i december. För avdelningarna geriatrik, klinisk alkoholforskning, HAREC, hälsoekonomi och rättsmedicin är antalet så få att FHV inte lämnat statistik eller rapport p g a sekretess. C Rohman föredragande. Konsekvenserna av den nya redovisningsmodellen belyses och diskuteras. Sölve Elmståhl föreslår att förslaget: Under återbetalningsperioden behålls räntemedel....forskargrupperna. Beslutet från 071205 vad gäller gäller fördelningen av negativ ränta berörs inte av detta beslut. kompletteras med tillägget: Räntemedel utgår åter då återbetalning är fullgjord. samt föreslår att förslagen till beslut kompletteras med ytterligare ett förslag: Frigjorda medel för att täcka underskott i samband med övergång till ny redovisningsmodell som eventuellt tillkommer HVS från fakulteten fördelas i proportion till de underskott som kostnadsbärare fått betala i samband med övergången. j/ Samordnad utbildningsadministration, bordlagt ärende /Bilaga 4a, 4b Föreskrifter om konsekvensbeskrivning vid förändringar i verksamheten C Rohman informerar. Förslaget till samordning samt konsekvensbeskrivning förtydligas och diskuteras.
6(8) k/ Åtgärdslista kommunikationsplan /Bilaga 5 Förslag till ansvariga för åtgärder enligt åtgärdslista som bilagts HVS kommunikationsplan l/ DFS dokumentflödessystem Bilaga 6/ Förslag ang inrättande av gemensamt diarium fr o m 090101 Margareta Berglund informerar. Förbättringsområdena diskuteras. Ett par förslag till ansvariga har inkommit. I Hallström/V Ekström informerar om universitetets beslut att införa webbaserade diarium samt förslaget att sammanföra de mindre diarierna inom VVH till ett gemensamt. Detta kan placeras på institutionskansliet. m/ Extra meddelandepunkt Lars Rundgren meddelar att han önskar lämna uppdraget som TA-representant i inst.styrelsen fr o m 1 januari -09. Beslutsärenden 29. Dagordningens fastställande Dagordningen fastställs. 30. Protokoll från föregående sammanträde Godkänns med tillägg att Eva Månsson Lexell anmält förhinder att deltaga på sammanträdet, vilket fallit bort i protokollet. 31. Utseende av justeringsperson Michael Miller utses att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 32. Utvärdering av RQ08 förslag till åtgärder beslutar i enlighet med förslagen men med text ersatt enligt nedan; Att av universitetslektorers och doktoranders tjänstgöring ska minst 10% av den anställdes tjänstgöringsgrad fördelas inom utbildning under förutsättning att beställning finns inom utbildningsverksamheten föreliggande år. Sölve Elmståhl och Anna-Karin Edberg får i uppdrag att bilda en arbetsgrupp. 33. Handlingsplan efter hälsoundersökningar beslutar att varje avdelning skall ta fram en handlingsplan enligt förslag. Handlingsplanen skall presenteras prefekten senast den 1 maj 2009. Skyddsombuden skall involveras i arbetet. 34. Återbetalning av underskott beslutar om återbetalning i enlighet med de övergripande principer som presenteras i lagt förslag samt med följande komplettering och tillägg;
7(8) Komplettering till förslag; Under återbetalningsperioden behålls räntemedel samt hyreskompensation från fakulteten vid institutionens huvudkostnadsställe. Detta beslut ersätter beslut från institutionsrådet 071205 såtillvida att positiv ränta fr o m 080701 inte utbetalas till forskargrupperna. Räntemedel utgår åter då återbetalning är fullgjord. Tillägg till förslag; Frigjorda medel för att täcka underskott i samband med övergång till ny redovisningsmodell som eventuellt tillkommer HVS från fakulteten fördelas i proportion till de underskott som kostnadsbärare fått betala i samband med övergången. 35. Samordnad utbildningsadministration inom HVS - förslag beslutar om lagda förslag enligt nedan; Förslag 1: -Att allmän studentservice koncentreras till receptionen i VVH. Förslaget antas med acklamation. Förslag 2: -Institutionens webbarbete samordnas till en enhet som får ett övergripande helhetsansvar för institutionens webbarbete för utbildning på grund- och avancerad nivå. Förslaget antas efter omröstning. Fördelning av röster; Ja till förslaget; Sölve Elmståhl Lena-Karin Erlandsson Inger Hallström Michael Miller Eva Månsson Lexell Ghassan Salameh Anna-Karin Larsson Nej till förslaget: Bodil Andersson Margareta Berglund Gisela Broomé Lars Rundgren Anne Sundén
8(8) Förslag nr 3: -HVS utbildningsadministratörer som arbetar på arbetsterapeut- sjukgymnast- och sjuksköterskeutbildningarna organiseras administrativt inom institutionens kansli. Förslaget avslås med acklamation. 36. Kommunikationsplan förslag till ansvariga enligt åtgärdslista överlämnar till prefekten att fördela arbetsuppgifterna. 37. Förslag ang gemensamt diarium VVH beslutar inrätta ett gemensamt diarium för avdelningar inom VVH fr o m 090101. 38. Förslag till sammanträdesdagar beslutar om följande sammanträdesdagar under VT-09; 2009-01-28 2009-04-01 2009-06-03 samtliga dagar kl 13.30-16.00. 39. Övrigt Förekommer ej. 40. Nästa sammanträde Nästa sammanträde äger rum onsdagen den 28 januari -09 kl 13.30-16.00 i Vårdvetenskapens hus. Kallelse utgår. Vid protokollet Viveka Ekström Justeras Inger Hallström Michael Miller