1/7 Datum: 16 augusti 2018, uppdat efter prefektrådet 11 sept. Kommunikationsplan Konst 2025 sammanslagning HDK-Valand Kontaktpersoner NAMN Mick Wilson, prefekt Valand Ulf Dalnäs, prefekt HDK Sanne Kofod Olsen, dekan konstnärliga fak. From januari 2019 även nya prefekten Troels Degn Johansson Petra Frank, prefekt HSM ENHET Ansvarig för verksamheten på valand Ansvarig för verksamheten på hdk Övergripande ansvar för fakulteten Ansvarig för den nya institutionen Ansvarig för verksamheten på HSM Bakgrund Akademin Valand och HDK slås ihop till en institution, 1 januari 2020. Konstnärliga fakulteten kommer då att bestå av två institutioner en för scen och musik och en för konst och design. Syftet med förändringen är främst att skapa en attraktiv utbildning, forskningsmiljö och arbetsmiljö som lockar framtida studenter, medarbetare och samarbetspartners; Vi vill stärka möjligheten för studenter och medarbetare att dra nytta av den unika ämnesbredd som finns på HDK och Valand, med all kompetens och alla resurser och idéer. Ett annat mål är att fokusera våra resurser på kärnverksamheten. En institution kräver mindre resurser för till exempel lednings- och stödfunktioner än två, mindre arbetstid går åt i styrande och beredande organ. Sammanslagningen är ett led i Konst2025, där vi samlokaliserar Konstnärliga fakulteten i tanke, rum och handling och därmed bygger såväl lokaler som organisation och arbetssätt som möjliggör det. Relaterade uppdrag på institutionen/fakulteten Samlokalisering Konst2025 (övergripande visionen för Konstnärliga fakulteten) Byggprojektet Nya Konst (ägs av Akademiska Hus och fastighetsenheten GU) GU:s nya strategi, efter 2020 Mål med projektet/uppdraget Det långsiktiga målet är en väl fungerande och hållbar ny institution som öppnar verksamheten 1 januari 2020. Målet för hösten är att vi till jul 2018 har:
2/7 beslutat om och förankrat hur organisationen ska se ut på en ganska detaljerad nivå. Dvs: uppdragsbeskrivningar för rollerna, omfattning för uppdragen, hur beslutsforum och mötesforum ska fungera Förslag om adminenheten klara att förhandla med facken: steg 1 principerna för vilka roller som ska finnas (tidigt höst). Steg 2 antal anställningar, dimensionering (sen höst). Vi har också kommit en bit i processen inför att besluta ett namn på den nya institutionen. En chef till foto-film-enheten är rekryterad. Foto- och film-enheterna har därmed en gemensam chef och kommer att börja fungera som en enhet. En chef för fri konst och som blir chef för den nya enheten för fri konst och konsthantverk är rekryterad from 2020 är rekryterad. Utbildningsutbudet för 2019 och 2020 är fastställt. Beslutat om mandat och process för budget, så att budgeten för 2020 kan läggas under 2019. Kommunikationsmål. Vad vill du uppnå med kommunikationen? Uppnå delaktighet, så många ur personalen som möjligt ska ha bidragit med kunskap och idéer innan beslut fattas. Förankra förslag innan beslut fattas. Minimera problem med oro, att personal säger upp sig, blir sjuka, att arbetet går dåligt. Inte tappa några studenter, söktryck till utbildningar. Enhetscheferna fungerar som viktiga kommunikationsnoder uppåt och nedåt och åt sidan. Medarbetarna vänder sig till enhetschefen för de flesta frågor kring förändringen. Studenterna känner till och är nyfikna. Kanske till och med positiva? Inte oroliga! Administrativa personalen vet vilka förändringar som ska ske och hur det kan påverka dem. De som behöver deltar i karriärutvecklingsprogrammet. Övrig personal vet vilka förändringar som ska ske i och med färre administratörer och ändrad adminenhet. Risker. Finns risker med ditt uppdrag? Vad kan göra att vi inte lyckas? Vem kan bli arg? Se riskanalysen för närmare detaljer. Lägre söktryck till utbildningar. Åtgärd: var noga med information, använd studenter och personal som ambassadörer. Viktigt att utbildningarna, ämnena lyfts fram/marknadsföras inte den nya organisationen/institutionen. Det är inte så att historiska organisationer går i graven utan de utvecklas till något nytt och bättre. Stress och oro, dvs att omorganiseringen, förankringen och samarbete tar tid och kräver arbete. Förändringen påverkar mig, mina kollegor och en verksamhet som jag är engagerad i på olika sätt, en del kan vara negativt. Åtgärd: lokala omställningsmedel för att stärka upp bemanning, utnyttja möjlighet till övertid. När det gäller oro, kommunicera och förankra, ge möjlighet att påverka och/eller ge sin syn. Onödig oro och obefogade farhågor hos medarbetare, studenter och partners. Ågärd: Var tydlig med att mycket inte ska förändras.
3/7 Onödig stress, otydligt vad som förväntas av mig, vad jag ska ta ansvar för och driva i omorganiseringen. Åtgärd: Enhetschefen eller enhetscheferna i de fall flera enheter berörs (i egenskap av arbetsledare och arbetsmiljöansvarig) är tydlig med vad som ska göras och vad som inte. Målgrupper. Vem behöver vi prata med för att lyckas med uppdraget? MÅLGRUPPER VETA KÄNNA tycka GÖRA - Enhetschefer (som samlar kollegierna och stödenheterna) Syftet, varför. Tidsplan, för omorganisationen lång och kort sikt. Känna sig viktiga. (De är viktiga!) Är aktörer. Engagera sig i att planera utbildningsutbudet och budgeten. Att de är kommunikationsnoder, deras roll för förändringen. Risker, riskanalysen. Stolthet över visionen, nya grepp. Vara proaktiva, aktiva kommunikationsnoder, dvs hålla sig uppdaterade, ha möten uppåt och nedåt, löpande föra vidare info, fånga upp frågor från sina medarbetare och ta till prefekt. Hålla tät kontakt med ledningen och andra ec. Studenter, befintliga Övergripande tidplan, syfte, vad som kommer att bli bättre. Att utbildningarna finns kvar allt som inte påverkas. Att de är viktiga. Stolthet över förändring, nya grepp. Vara ambassadörer för/svara på frågor från presumtiva studenter, samarbetspartners. Vad händer med examen. Hur påverka, få mer info, kontakt. - Viceprefekter för utbildning (som samlar programansvariga) Syftet, varför. Tidsplan, för omorganisationen lång och kort sikt. Att de är kommunikationsnoder, deras roll för förändringen. Motverka att vi tappar studenter, söktryck pga omorganiseringen De är ansvariga för all kommunikation till studenter och presumtiva studenter. Risker, riskanalysen.
4/7 Medarbetare och även campuspersonalen Tidplanen, remisser, hur påverka/svara namn, stödfunktioner, organisationens utformning. Ev. utbildningsutbudet? Ev. budget? Stolthet över visionen, nya grepp. Delta på enhetsmöten och personalmöten. Läsa informationen som skickas ut. Vända sig till enhetschefen för frågor, oro, synpunkter, rykten. Veta hur vi hanterar personal som (kan) påverkas negativt, insatser som görs för ex adminpersonal, konsthantverk-fri konst, foto+film. De som erbjuds coachprogrammet går. Veta hur minskad adminenhet påverkar möjlighet att få stöd Veta något om hur omorganisering påverkar anställda och hur man kan undvika negativ stress/oro. Stödpersonal, särskilt admin Tidplanen. Särskilt tidplan för adminenheten. Veta hur programmet går till, vad det innebär, vad händer med resultatet av det. Veta mer konkret hur jag själv påverkas, kommer mina arbetsuppgifter att finnas kvar, förändras? Känna att förändringen genomförs på ett juste sätt. Gå på programmet. Aktivt. Ev. lämna ytterligare underlag t ledningsgruppen om nya inst. administrativa enhet. Övrig GU-personal och studenter Veta att hkd och valand slås ihop, syfte och tidplan. Vara ambassadörer. Nytt namn på g. Presumtiva studenter Veta att alla utbildningarna finns kvar, inget som läggs ned pga sammanslagning. Fortsätta att söka utbildningar. Syftet och 2020.
5/7 Samarbetspartners Veta vad händer med examen. Veta att hkd och valand slås ihop, syfte/vision och tidplan. Nytt namn på g. Veta vad som inte ändras. Fortsätta samarbetet. Vara ambassadörer. Övergripande budskap. Vad vill vi säga till målgrupperna? Till studenter: 1 januari 2020 går Akademin Valand och HDK Högskolan för design och konsthantverk samman och bildar en helt ny institution för design och konst. 1 januari 2020 går Akademin Valand och HDK Högskolan för design och konsthantverk samman. Vi bildar då en helt ny institution för design och konst. Primära kanaler. Hur når vi målgrupperna? KANAL Möten, enhetsmöten och andra personalmöten Veckobrev, dekanbrev, studenternas nyhetsbrev Enhetscheferna Mail, remisser Hemsidan konst2025 Externa hemsidan MÅLGRUPP Aktiviteter. Vad vi behöver göra för att lyckas med uppdraget. AKTIVITET NÄR ANSVARIG Uppdatera hemsidan konst2025 augusti Pia + Mark Fixa info för studenter på studentportalen september Pia + Mark Ta fram en boilerplate du vet väl att hdk och valand som vi använder i alla kanaler Uppstartsmöte nya studenter HDK och Valand, informera om sammanslagningen Oktober KLART september Cecilia + alla kommunikatörer Pia + Mick, Ulf
6/7 Prata med Konstkårens ordförande, ev vice., sätta dem in i deras roll och ge förutsättningar Prata med enhetscheferna och viceprefekter för utbildning, sätta in dem i deras roll och ge dem förutsättningar. Bjud gärna in Sanne! kvar Mark Mick, Ulf och Petra Prata med adminpersonalen, genom admincheferna varje inst. för sig. Bjud gärna in Sanne! Gemensamt möte adminpersonalen på hdk och valand, för att informera om omställningsprogrammet. Planera för gemensamma institutionsdagen hdk-valand Info till Öppet hus Hdk och Valand. Boilerplate i inbjudan och i ev trycksak, samt rusta personal som är på plats så att de kan svara på frågor. Ta reda på vad som gäller för utbildningarna 2020, med examen osv. Och vad vi menar med nytta av att bredden. Info till andra rekryteringsinsatser, du vet väl att Tag reda på vilka insatser som görs, Lena Collin. Planera för Institutionernas dag, vecka 46. Info-möte när adminenhetens organisation är tydligare, inför förhandling och beslut. Fler artiklar i GU-journalen om sammanslagningen, nya namnet Informera på GU:s adminchefernas nätverk, rektors strategimöte, dekanernas nätverk, ledningsrådet, kommunikatörernas nätverk, etc. lärarutbildningens olika nätverk, Medarbetarportalen GU, nyhet om sammanslagningen Studentportalen, nyhet om Valand HDK planning day Planeringsdag i augusti 2019 Tisdag 28 aug, 13-14, glashuset Vecka 46, faculty day Oktober November Onsdagen, 14 nov Anna och Jeanette, även Yvonne Anna och Jeanette Ledningsgruppen Pia, mha Cecilia, Carina Pia mha Ccecilia och Carina Ledningsgruppen 3:e oktober Admincheferna, alla 4. Mha Christina och Pia Löpande under hösten 11 januari 2019 Augusti 2019 Alla som har en post, sitter med i ett nätverk. Pia, mha Cecilia och Carina Pia, mha Cecilia och Carina Troels, Ulf, Mick Troels, Ulf
Utvärdering. Når vi våra mål? Vilka effekter gav insatsen? Vad kan vi lära/förbättra till nästa gång? 7/7