0B Minnesanteckningar från möte med nätverket funktionsansvariga personaladministration och UF Sammanträdesdatum: 2009 09 25 Närvarande skolorna: Marie Korostenski (ABE) Gun Hjertsson (ICT) Monica Lindh (STH) Lena Druck (SCI) Ulla Schött (CHE) Eva Lena Åkerman (CSC) Lise Lotte Wahlberg (EES) Lotta Rosenfeldt (Bio) Berit Netterlind (VIL) Lise Lotte Wahlberg (EES) Universitetsförvaltningen: Ankie Brundin (PAA) Märta Melcher Annica Fröberg, ordförande Inger Ekman, koordinator Anmält frånvaro: Karin Kroon (ITM) Anne Jifält Lotta Gustavsson (PSG) Lotta Berg Lars Erik Skagersten Britt Louise Henriksson 1. IInformation från VIS projektet, Märta Melcher För närvarande är det lite problem med ALVA rapporten, därför har inte månadens rapport blivit utskickad ännu..den kommer förhoppningsvis i början av v 41. Märta vill framföra ett tack till Kerstin Lagerstedt på CSC skolan för att hon kontrollerar så bra. 2. Uppföljning från föregående möte Inget att rapportera.
3. Personalchefen informerar, Uppdatering av personalansvariga lilla gruppen, Lotta Gustavsson som sammanställer vad som behövs för utbildning och uppföljning. Styrelsen behandlar budgeten måndag 28 september. Ökat anslag 2010 2011, sedan kommer anslagen att minska med barnkullarna Avgifter kommer att införas på KTH 2011 för utländska studenter utanför EES Petter drar fullkostnadsmodellen för styrelsen Fuglesang besöker KTH och informerar om rymdresan i F! på måndag 28 sept. SRA plattform, projektledare Emma Källblad Utvecklingssamtalen skall vara klara i december Ny organisation på administrativa avdelningen från 1 november Ekonomiavdelningen slås ihop med SEF Maj Britt Almesten, chef för redovisningen Urban Sjöström, chef för systemgruppen Sara Bolmström, chef för fakturaservice VOS ett frågetecken Pia Danielsson, chef över hela Ekonomiavdelningen Datasystemen på KTH kommer att koordineras, Petter koordinator En 1,5 p kurs för forskarstuderande kommer att testas i Kista Annica vill onsdag eftermiddag (30/9) ha in exakt antal stipendiater som inte har 11 000/mån i stipendier och som kommer utanför Europa. Antal, namn, typ av stipendier samt nivån KTH har en schablon LKP under hela det året vi fyller 65 sedan sjunker LKP:n 4. 4BOmställningsmedlen/partgemensamma medel, Annica Fröberg Inga förslag 5. 5Lediga tjänster och tips om lämpliga kandidater. Eva Lena Åkerman söker 2 utbildningsadministratörer, 1 programhandläggare och 1 systemadministratör. 6. Handlingsplanen JML, Christina Sternerup Christina informerade om Handlingsplanen för KTHs jämställdhets, mångfalds och likabehandlingsarbete 2009 2012 (JML). Christina vill ha in skolornas synpunkter till 15/10. Signal till samverkansgruppen: Sprid budskapet om att var och en inom ramen för sin tjänst ska inkludera/integrera JML frågor. Jämställdhetsutställning på biblioteket från 28 sept t o m den 6 okt.
7. Uppföljning av friskvårdspolicy, Ankie Brunkin Ankie redogjorde för sammanställningen om friskvårdspolicy på övriga skolor. HR ansvariga skall komma in med ett enhetligt förslag som Annica tar i ledningsgruppen och HR ansvariga på sin skola. 8. BESTA, Ankie Brundin Filen ligger inne inte mycket tekniska fel. Måste byta BESTA kod när befattning ändras. Långtidstjänstlediga 100% mer än 6 månader skall byta BESTA kod. Alla professorer ligger på chefsavtal. Önskvärt lägga till BESTA koden på engelska titlar. Ankie tar fram vilka som är problem. 9. Ersättning till ledamot i betygsnämnd vid disputationo liknande, Annica Fröberg Annica vill ha in vilka ersättningsnivåer skolorna betalar ut. 10. Besök på Stadshuset/Blå Hallen, Anne Jifält/Inger Ekman KTH har detta för sina utländska studenter. 11. Beredskap på KTH för eventuella varsel av anställda pga ALVA, Eva Lena Åkerman Det finns beredskap centralt för att hantera eventuell övertalighet p g a ALVA 12. Pågående projekt, bisysslor, befattningsbeskrivningar, uppföljning av personalpolicyn, Eva Lena Åkerman Blankett för bisysslor inte klar. Annica menade att den måste bli färdig nu eftersom den ska finnas med i bokslutet. Befattningsbeskrivningen är inte klar. Gruppen som arbetat fram den har skickat den till personalavdelningen som ska färdigställa den Uppföljning av personalpolicyn. E L hyser en viss oro att hinna göra den i år och vill använda den gamla modellen. Annica menar att det är Ok om bara det framgår de uppgifter som finns i materialet. Anna V meddelar att en konsult kommer att arbeta med materialet och hjälpa skolorna att genomföra uppföljningen. En utbildning kommer att genomföras den 24 25 november 13. Rekryteringstillstånd för forskningsingenjörer, Marie Korostenski Beslutade att inget rekryteringstillstånd behövs. 14. Arvode tentamensvakter, Gun Hjertsson Arvodena för tentamensvakter olika på skolorna. Ankie och Gun undersöker hur det ser ut på de olika skolorna.
15. Personalekonomiskt uppföljningsintrument, Anna Vogt Flera skolor har problem med att komma igång med uppföljning av personalpolicyn på organisationsnivå, så därför beslutades att redovisningen av genomförda aktiviteter inom arbetsmiljö och JML redovisas enligt tidigare års struktur. Sista inlämningsdag är 13/12 för att hinna få med informationen till årsredovisningen och precis som tidigare är detta obligatoriskt för alla skolor. Handlingsplaner inför nästa år ska göras i nya instrumentet och grundlig genomgång för detta planeras till december eller januari. Just nu påbörjas arbetet med uppföljning på individnivå (medarbetarenkät) som kommer att distribueras förhoppningsvis i mitten av november. Bearbetningar och statistiska analyser av uppföljningen på individnivå görs under december februari, enligt planen, och därefter levereras en huvudrapport uppdelad på skolnivå till KTH i mars april. Om arbetet fortsätter som planerat kommer vi därefter att använda informationen från uppföljningen på organisationsnivå och individnivå för att ta fram verksamhetsrelevanta nyckeltal för strategisk styrning. Närmast i tid planeras ett utbildningstillfälle den 24 25 november på Foresta på Lidingö, där HRansvariga och några personer från Personalavdelningen är inbjudna. Syftet är att sprida kunskap kring verksamhetsstyrning, datainhämtning, syftet med och konstruktion av nyckeltal samt vilka förutsättningar och kanske stödprocesser som behövs lokalt för att erhålla bra styreffekt. 16. Byta sjukledighet mot komp, Berit Netterlind Kompledigt kan ej tas bytas mot karensdag. Ankie ändrar på sjukledighetsblanketten. 17. Övriga frågor Upphandling av rekryteringsföretag är igång med Madeleine Axberg PA forum programmet färdigt, Lotta Rosenfeldt De personer som har fått sjukersättning exempelvis på 50 % och som närmar sig 65 år. Vad gäller? Gun Hjertsson Sjukersättningen upphör vid 65 år. Personen har fortfarande sin heltidsanställning kvar. Personen måste ta ställning till att fortsätta jobba på heltid eller begära entledigande och gå i pension. Om personen vill fortsätta jobba men inte orkar kan det bli ny sjukskrivning. PA03 rapporten dag för dag (ej äldre än 67) lika för alla, Ankie Om någon blankett inte funkar kom in med förslag på förbättringar, Ankie Studiebesök på AD är önskvärt och sedan diskutera fallet i gruppen. I mån av tid tar någon på sig att undersöka vilka fall som kommer att tas upp.
Nästa möte med Nätverket Onsdagen den 21 oktober kl 9.00 11.00 /Vid pennan 2009 10 07 Inger Ekman