Rutin för avvikelser i kommunal hälso- och sjukvård

2019-02-28 1 (15) Ansvarig Helen Hansson Malmgren Medicinskt ansvarig sjuksköterska Upprättad av Helen Hansson Malmgren Upprättad den 2019-02-28 Reviderad den Rutin för avvikelser i kommunal hälso- och sjukvård

2019-02-28 2 (15) Innehåll Inledning... 4 Definitioner... 4 Avvikelse... 4 Vårdskada... 4 Avvikelsehantering... 5 Upptäcka en avvikelse... 5 Förhandsbedömning... 5 Dokumentation av avvikelse... 6 Följande är exempel på sådant som ska rapporteras... 6 Utredning... 7 Ansvar... 7 Inhämta uppgifter och beskriva händelseförlopp... 7 Utredningen ska innehålla... 7 Åtgärder... 8 Handlingsplan... 8 Avsluta avvikelsen... 8 Återkoppling... 10 Anmälningar till Inspektionen för vård och omsorg (IVO)... 10 Anmälan till Läkemedelsverket... 10 Lex Maria... 11 Skyldighet att informera patienter om inträffade vårdskador... 11 Patient som har drabbats av en vårdskada ska informeras om... 11 Medicintekniska produkter... 12 Hantering... 12 Externa avvikelser... 12 Hantering... 13 Adresser dit avvikelser ska skickas... 13 Synpunkter och klagomål... 14 Ansvar... 14 Medicinskt ansvarig sjuksköterska... 14 Verksamhetschef... 14 Legitimerad personal... 15

2019-02-28 3 (15) Omvårdnadspersonal... 15 Styrdokument... 15

2019-02-28 4 (15) Inledning Avvikelsehantering är ett led i kvalitetsarbetet med ständiga förbättringar kring patientens trygghet och säkerhet. Av patientsäkerhetslagen (2010:659) framgår att hälso- och sjukvårdspersonal är skyldig att bidra till att en hög patientsäkerhet upprätthålls. Hälso- och sjukvårdspersonal ska rapportera risker för vårdskador samt händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada, eller annan allvarlig skada. Syftet med att rapportera och utreda avvikelser är att: o Så långt som möjligt klarlägga händelseförloppet och vilka faktorer som har påverkat det. o Att ge underlag för beslut om åtgärder som ska hindra att liknande händelser inträffar på nytt. o Att begränsa effekterna av händelserna om de inte helt går att förhindra. Avvikelser som berör arbetsmiljöfrågor hanteras enligt arbetsmiljölagstiftningen och beskrivs inte i denna rutin. Definitioner Avvikelse Avvikelse är ett samlingsbegrepp för risk, tillbud och negativ händelse. En risk innebär att en negativ händelse kan inträffa. Ett tillbud är en händelse som hade kunnat medföra en vårdskada. En negativ händelse är en händelse som har medfört en vårdskada. Vårdskada Med vårdskada menas lidande, kroppslig eller psykisk skada eller sjukdom samt dödsfall som hade kunnat undvikas om adekvata åtgärder hade vidtagits vid patientens kontakt med hälso- och sjukvården. Allvarlig vårdskada innebär att patienten fått bestående skada eller har lett till ett väsentligt ökat vårdbehov eller avlidit.

2019-02-28 5 (15) Avvikelsehantering Hälso- och sjukvårdspersonal är ansvariga för att avvikelser och vårdskador rapporteras när de inträffar eller upptäcks. Vårdgivaren har skyldighet att anmäla de allvarligaste avvikelserna till nationella myndigheter, vilka inom hälso- och sjukvården i första hand är Inspektionen för vård och omsorg (IVO) och Läkemedelsverket. Upptäcka en avvikelse All vårdpersonal ansvarar för att uppmärksamma och rapportera avvikelser. Personal som upptäcker händelsen ska utifrån sin kompetens utföra de åtgärder som är nödvändiga. Beroende på typ av händelse ska sjuksköterska, fysioterapeut, arbetsterapeut och/eller läkare och/eller enhetschef/verksamhetsansvarig eller medicinskt ansvarig sjuksköterska informeras omedelbart. Har patienten drabbats av, eller utsatts för risk att drabbas av allvarlig skada eller sjukdom ska kontakt tas med verksamhetens medicinskt ansvariga sjuksköterska som utreder och gör anmälan till IVO. Patienten ska få ett lämpligt omhändertagande samt information om vad som hänt. Om möjligt ska patientens närstående informeras om det inträffade. Förhandsbedömning För avvikelser ska en första bedömning av allvarlighetsgrad göras. För bedömningen används en skala med allvarlighetsgrad 1 4. Allvarlighetsgrad 1 Försumbar/mindre innebär att konsekvensen för patienten är försumbar och leder till ett mindre obehag eller en obetydlig skada. Allvarlighetsgrad 2 Lindrig/måttlig innebär att konsekvensen för patienten är lindrig och övergående. Avvikelsen kan exempelvis leda till/riskera att leda till mindre skada/förlängd vårdtid eller bestå av en tillfällig eller mindre allvarlig brist i insatsen.

2019-02-28 6 (15) Allvarlighetsgrad 3 Kännbar/betydande innebär att konsekvensen för patienten är kännbar och betydande. Avvikelsen kan exempelvis leda till/riskera att leda till allvarlig, bestående skada. Allvarlighetsgrad 4 Allvarlig/hög innebär att konsekvensen för patienten är mycket allvarlig/hög. Bestående, stor funktionsnedsättning, dödsfall. Dokumentation av avvikelse Avvikelsen dokumenteras snarast efter det att händelsen upptäckts. Händelser gällande hälso- och sjukvård dokumenteras i Procapitas avvikelsemodul. Rapporteras händelsen på pappersblankett ansvarar aktuell verksamhet för att registrera den i Procapita. Rapporten ska inte innehålla spekulationer om "vems fel" det var. Avvikelserapporten ska endast gälla den aktuella händelsen. Följande är exempel på sådant som ska rapporteras o Negativ händelse där personskada uppkommit. o Tillbud och risker där personskada skulle kunna uppstå. o Fallolyckor och fallskador. o Olika typer av förväxlingar (läkemedel, dokumentation, identitet etc. o Brister i informationsöverföring mellan olika vårdgivare. o Våld och övergrepp (psykiskt, fysiskt, våld mellan boenden). o Brister i eller felaktig läkemedelshantering. o Brister i vården/omvårdnaden. o Fördröjd eller felaktigt utförd undersökning, vård eller behandling. o Felaktig, otillräcklig, avsaknad av eller vilseledande instruktion, information eller dokumentation. o Felaktig användning eller felaktigt underhåll av medicintekniska produkter eller annan utrustning som tekniska försörjningssystem, nödkraftaggregat och informationssystem. o Brister i arbetsrutiner, i vårdens organisation eller i samarbete mellan olika vårdenheter, organisationer och huvudmän.

2019-02-28 7 (15) Utredning o Utredning ska påbörjas snarast och vara slutförd inom fyra veckor. o Utredningen ska klarlägga händelseförloppet och faktorer som påverkat samt ge underlag för beslut om åtgärder. o Om den inledande utredningen visar på annan allvarlighetsgrad än förhandsbedömningen ska handläggningen anpassas utifrån detta. Bedömningen av allvarlighetsgrad 1 4 ska dokumenteras i avvikelsen. o Utredningen ska leda till att den som bedriver verksamhet ska kunna ta ställning till om det förekommit avvikelser i verksamheten, bedöma dess allvarlighetsgrad/vilka konsekvenser det inträffade fått för patienten samt klargöra behov av förbättringsarbete. Ansvar o Avvikelser som kategoriseras som allvarlighetsgrad 1 eller 2 analyseras på enhetsnivå där verksamhetschef är ytterst ansvarig för att utredning genomförs. Avvikelsen läggs förutom till berörd personal också till verksamhetschef i berörd verksamhet. o Avvikelser som kategoriserats som allvarlighetsgrad 3 eller 4 analyseras av verksamhetschef tillsammans med verksamhetens medicinskt ansvariga sjuksköterska. Avvikelsen läggs förutom till berörd personal också till verksamhetschef och medicinskt ansvarig sjuksköterska i berörd verksamhet. Inhämta uppgifter och beskriva händelseförlopp Utredningen inleds med att den som ansvarar för utredningen klargör vad som orsakat avvikelsen. Som regel finns behov av att ta kontakt med berörd personal och patient och/eller annan verksamhet. Utredning ska i första steget ge svar på frågorna: Vad har hänt? Varför har det hänt? Vilka åtgärder behöver vidtas för att det inte ska hända igen? Utredningen ska innehålla 1. Uppgifter om avvikelsen, allvarlighetsgrad samt analys och bedömning av bidragande och bakomliggande orsaker till händelsen. 2. Vilka konsekvenser som händelsen har medfört eller hade kunnat medföra för patienten. 3. Åtgärder som planeras med anledning av avvikelsen samt när de ska vidtas, dvs en tidsplan.

2019-02-28 8 (15) 4. Om avvikelsen inte har föranlett någon åtgärd, ska skälen till det anges. 5. När en avvikelse har medfört en allvarlig vårdskada (allvarlighetsgrad 3 4), ska utredningen även innehålla uppgifter om patientens beskrivning och upplevelse av händelsen. 6. Uppgifter om hur kunskap om avvikelsen och dess konsekvenser ska spridas i syfte att bidra till lärande och ökad patientsäkerhet. 7. Andra uppgifter som behövs för att bidra till att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Åtgärder Åtgärderna ska kunna härledas till identifierade orsaksområden och de bakomliggande orsaker som bidragit till det inträffade. Åtgärderna ska vara konkreta, realistiska och möjliga att genomföra inom rimlig tid. Åtgärderna kan vara patientorienterade och/eller organisationsinriktade, kort- och långsiktiga. Det ska också framgå vem eller vilka som ansvarar för att åtgärderna vidtas. Handlingsplan För avvikelser som kategoriserats i allvarlighetsgrad 3 eller 4 kan det behövas tas fram en handlingsplan över planerade åtgärder. Verksamhetschef/medicinskt ansvarig sjuksköterska bedömer och ansvarar för detta. Av handlingsplanen ska framgå vem som ansvarar för vilka åtgärder och tidpunkt för genomförande. Hur detaljerad handlingsplanen behöver vara styrs av avvikelsens allvarlighetsgrad. Avsluta avvikelsen För att säkerställa att den person som registrerat och skickat en avvikelse ska få information om att utredaren avslutat avvikelsen skickas en bevakning, se bild nästa sida. Anledningen till detta är att i takt med att antalet avvikelser ökar krävs ett strukturerat arbetssätt för att kunna följa upp hanteringen av avvikelser vad gäller utredning, åtgärder och uppföljning.

2019-02-28 9 (15) Klicka på kameran

2019-02-28 10 (15) 1. Välj klar 2. Välj för kännedom 3. Välj annan handläggare och välj namn på den person som registrerat avvikelsen. 4. Skriv en kort text 5. Spara Återkoppling Återkoppling av uppföljning av synpunkter och avvikelser är en väsentlig del av det systematiska kvalitetsarbetet. Hälso- och sjukvårdspersonal ska informeras om avvikelser i syfte att bidra till lärande och ökad patientsäkerhet. Anmälningar till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) o Händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada, anmäls enligt lex Maria snarast efter det att händelsen inträffat. o Händelser om negativa händelser och tillbud med medicintekniska produkter. o Om det finns skälig anledning att befara att en person, som har legitimation för ett yrke inom hälso- och sjukvården och som är verksam eller har varit verksam hos vårdgivaren kan utgöra en fara för patientsäkerheten. Anmälan till Läkemedelsverket o Negativa händelser och tillbud med medicintekniska produkter. Dessa ska även anmälas till tillverkaren och IVO (IVO, Socialstyrelsen och Läkemedelsverket samverkar inom det medicintekniska området) o Anmälan av allvarlig läkemedelsbiverkan.

2019-02-28 11 (15) Lex Maria En anmälan enligt lex Maria ska utföras då en händelse inträffat där en patient drabbats av, eller utsatts för risk att drabbas av allvarlig skada eller allvarlig sjukdom. Medicinskt ansvarig sjuksköterska inom den verksamhet där händelsen inträffade ska så fort som möjligt kontaktas och den som upptäckt händelsen ska dokumentera detta i patientens journal samt i avvikelsesystemet. Medicinskt ansvarig sjuksköterska bedömer och utreder vilka avvikelser som ska anmälas vidare till Inspektionen för vård och omsorg inom sin verksamhet. Vid beslut om anmälan enligt lex Maria ska patient/närstående ges möjlighet att i anslutning till anmälan beskriva sin upplevelse av händelsen. Patient och/eller närstående ska underrättas om att en lex Maria anmälan ska göras Medicinskt ansvarig sjuksköterska i de verksamheter som kommunen har avtal med ska rapportera alla Lex Maria ärenden till kommunens medicinskt ansvariga sjuksköterska. snämnd i Vellinge kommun har utsett kommunens medicinskt ansvariga sjuksköterska att ansvara för Lex Maria ärenden till IVO. Medicinskt ansvarig sjuksköterska meddelar alla Lex Maria ärenden och beslut till omsorgsnämnden. Skyldighet att informera patienter om inträffade vårdskador Patient som drabbas av en vårdskada ska informeras om detta (SFS 2014:821). Om patienten begär det eller inte själv kan ta del av informationen ska närstående informeras. Patient som har drabbats av en vårdskada ska informeras om o Att det inträffat en händelse som har medfört en vårdskada. o Vilka åtgärder som vårdgivaren avser att vidta för att en liknande händelse inte ska inträffa igen. o Möjligheten att begära ersättning enligt patientskadelagen (1996:799), Patientförsäkringen (LÖF) eller från läkemedelsförsäkringen.

2019-02-28 12 (15) Medicintekniska produkter Negativa händelser och tillbud med medicintekniska produkter ska utredas och rapporteras som en avvikelse i Procapita. Medicinskt ansvarig sjuksköterska tar ställning till åtgärder när avvikelsen berör handhavande och inte kräver teknisk analys. Funktionsfel eller försämring av en medicinteknisk produkts prestanda som lett till, eller skulle kunna leda till skada, sjukdom eller död rapporteras till tillverkaren, läkemedelsverket och IVO av Sodexo. Hjälpmedel som varit inblandat i en negativ händelse ska tas tillvara för att möjliggöra en fortsatt utredning. Finns bruksanvisning och förpackning ska de också tas tillvara. Hantering o Förskrivaren kontaktar Sodexo när det finns behov av teknisk kompetens i utredningen. o Förskrivaren fyller i blanketten Anmälan om negativa händelser och tillbud med medicintekniska produkter punkt 3 och 6. o Sodexo skickar anmälan tillsammans med produkten (beroende på om det är ett fast installerat hjälpmedel) till Sodexos hjälpmedelsrådgivning. o Sodexo utreder de tekniska bristerna. Kompletterar Anmälan om negativa händelser och tillbud med medicintekniska produkter till IVO och undertecknar utredningen samt har dialog med medicinskt ansvarig sjuksköterska. o Sodexo kontaktar tillverkare/leverantör. Anmäler till läkemedelsverket och skickar en kopia till IVO och medicinskt ansvarig sjuksköterska för kännedom. o Sodexo återkopplar utredningen till medicinskt ansvarig sjuksköterska. Externa avvikelser Med externa avvikelser avses avvikelser som inträffat i den verksamhet som inte gäller kommunens hälso- och sjukvård (egen regi och privat regi), utan sjukhus, vårdcentral, ambulans, SOS, sjukresor, etc.

2019-02-28 13 (15) Hantering o Personal skriver avvikelsen under fliken Externa avvikelser i Procapita och fyller i alla uppgifter om händelsen. Avvikelsen läggs till verksamhetschef. o Verksamhetschef tar del av avvikelsen och gör en bedömning om avvikelsen ska skickas till aktuell vårdgivare. Verksamhetschef skriver frågeställningen. o Verksamhetschef skriver ut avvikelsen i Procapita och den skickas tillsammans med ett försättsblad där adress anges dit svaret på avvikelsen ska skickas. Det ska också framgå vilken verksamhet det gäller exempelvis avdelning 55, lasarettet Trelleborg, vårdcentralen Hallonet. o När svar på avvikelsen inkommit skriver verksamhetschef in svaret i avvikelsen. Är utredningen omfattande skannas underlaget som dokument i Procapita och i avvikelsen anges att svar har inkommit och finns infogat som dokument i mappen "Extern avvikelse". Adresser dit avvikelser ska skickas Verksamhet Region Skåne (sjukhus, vårdcentral, sjukresor) Näsets läkargrupp (privat vårdcentral inom Hälsoval Skåne) Ambulansverksamhet SOS Falck Läkarbilar Svensk dos Adress Region Skåne/diarium Rådhus Skåne 291 89 Kristianstad Kungstorpsgränden 1 236 32 Höllviken Region Skåne/Preshospitala enheten Avvikelseansvarig Rådhus Skåne 291 89 Kristianstad SOS Alarm Kundsupport 112 Box 60068 216 23 Malmö Administrativ chef Falck Läkarbilar Starrvägen 100 232 61 Arlöv Rapporteras i formulär http://svenskdos.se/vard/avvikelseanmalan.html

2019-02-28 14 (15) Synpunkter och klagomål Det är vårdgivaren som i första hand ska ta emot och besvara klagomål. Det går också att lämna synpunkter och klagomål via Vellinge kommuns e-tjänst. Om en patient eller närstående inte kan få svar av vårdgivaren, eller om de anser att de inte har fått ett tillfredställande svar, kan de lämna sitt klagomål till IVO. IVO utreder bland annat händelser som inneburit att patienten har fått en bestående skada, ett väsentligt ökat behov av vård eller har avlidit. IVO utreder också klagomål som gäller tvångsvård och händelser som allvarligt och på ett negativt sätt påverkat självbestämmande, integritet eller rättslig ställning. IVO utreder normalt inte klagomål där händelsen inträffat längre tillbaka i tiden än två år. Ansvar Nedan följer exempel på olika ansvarområden för olika yrkesgrupper. Medicinskt ansvarig sjuksköterska o Fastställer rutiner för avvikelser för att tillgodose kraven på patientsäkerhet och god vård. o Bistår vid behov verksamhetschef med bedömning och handläggning för avvikelsen. o Analyserar och utreder händelser med allvarlighetsgrad 3 4 tillsammans med verksamhetschef. o Bedömer och utreder avvikelser som ska till IVO enligt lex Maria. Verksamhetschef o Upprättar lokala rutiner för praktisk följsamhet till avvikelserutinen. o Ansvarar för att medarbetare inom enheten känner till rapporteringsskyldigheten vid avvikande händelser samt att rutinen efterföljs. o Utreder och analyserar avvikelser som har allvarlighetsgrad 1 4. o Ansvarar för att externa avvikelser skickas till aktuell vårdgivare.

2019-02-28 15 (15) Legitimerad personal o Ansvarar för att avvikelser och vårdskador rapporteras och dokumenteras när de inträffar eller upptäcks. o Ansvarar för att relevanta åtgärder omedelbart vidtas. o Analyserar och utreder händelse gällande hälso- och sjukvård med allvarlighetsgrad 1 2. o Vidarebefordrar händelse med allvarlighetsgrad 3 4 till verksamhetschef och medicinskt ansvarig sjuksköterska o Deltar i analys och förbättringsarbete utifrån rapporterade avvikelser. Omvårdnadspersonal o Ansvarar för att avvikelser och vårdskador rapporteras och dokumenteras när de inträffar eller upptäcks. o Ansvarar för att relevanta åtgärder omedelbart vidtas. o Deltar i analys och förbättringsarbete utifrån rapporterade avvikelser Styrdokument Patientsäkerhetslagen (2010:659) Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om vårdgivares systematiska patientsäkerhetsarbete (HSLF-FS 2017:40) Inspektionen för vård och omsorgs föreskrifter om anmälan av händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada (HSLF-FS 2017:41). Patientskadelagen (1996:799) Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Patientlag (2014:821)