Malmö 2014-12-12 Bibliotek och IT AKTIVITETSBASERAT ARBETSSÄTT FÖR BIBLIOTEK OCH IT VID MALMÖ HÖGSKOLA Om Bibliotek och IT Biblioteks- och IT-verksamheterna vid Malmö högskola är samorganiserade i ett område, BIT, som ansvarar för den vetenskapliga informationsförsörjningen och den informationstekniska infrastrukturen erbjuder metodstöd, verktyg, support och kompetens som stödjer utvecklingen av digitala arbetssätt stödjer den vetenskapliga publiceringen och utvecklingen av studenters och anställdas medie-, informations- och IT-kompetens erbjuder en kreativ, inkluderande och utvecklande lärandemiljö. BIT har drygt 85 medarbetare indelade i fem enheter Medier och vetenskaplig publicering Pedagogisk verksamhet och lärandemiljö Process- och systemutveckling IT-infrastruktur IT-service BIT leds av chefen för Bibliotek och IT, som också är bibliotekschef, IT-chefen samt de fem enhetscheferna i en ledningsgrupp. BIT:s lokaler och arbetssätt Orkanenbiblioteket är det största av högskolans tre bibliotek och fungerar som mötes- och arbetsplats för studenter. Här finns studiearbetsplatser, bibliotekets referensservice och helpdesk för studenternas IT-frågor och även undervisningslokaler. Studieverkstaden med stöd för studenter och Centrum för akademiskt lärarskap, AKL, med pedagogisk utveckling som uppgift, har också sina lokaler här. De flesta medarbetare vid BIT har sina arbetslokaler i olika moduler i Orkanen och tillämpar sedan i april 2014 ett aktivitetsbaserat arbetssätt vilket innebär att medarbetare och chefer flexibelt kan välja arbetsplats beroende på arbetsuppgift.
2 (av 14) BIT har dessutom ett antal medarbetare som huvudsakligen arbetar i högskolans övriga byggnader för att kunna erbjuda fakultetsspecifika tjänster och uppfylla krav på lokal närvaro. Orkanenbyggnaden Varför valde BIT att arbeta aktivitetsbaserat? Orsaker: Några fakulteter flyttar in i en ny byggnad 2015, vilket har lett till andra omflyttningar som i sin tur har medfört krav på omflyttning för ITavdelningen Av budgetskäl måste fler personer och funktioner få plats på en totalt sett mindre yta. Sedan tidigare fanns ett uttalat behov av fler mötesrum och projektrum från BIT, den typen av lokaler var en bristvara. Det fanns också en vilja att öka samarbetet mellan biblioteket och ITavdelningen och även med AKL. Det aktivitetsbaserade arbetssättet skulle kunna öka möjligheterna till det. Dessa skäl gjorde att BIT valde att utnyttja den fysiska förändringen så att den också skulle leda till ett mer flexibelt arbetssätt utan personliga arbetsplatser men med många nya mötes- och projektrum, olika typer av arbetsplatser och med tillgång till bärbara datorer och mobiler för all personal.
3 (av 14) BILDER FRÅN ARBETSMODULERNA PERSONLIGA SKÅP Ingen har en fast, personlig arbetsplats, enbart ett skåp för personlig förvaring.
4 (av 14) ARBETSPLATSER För de arbetsuppgifter som identifierades som opraktiska eller omöjliga att flytta inrättades funktionsarbetsplatser. Exempel på arbetsuppgifter som utförs vid en funktionsarbetsplats är sådana som kräver ett fast IP-nr, bland annat för nätverksarbete och serverövervakning, speciell teknisk utrustning för systemutveckling eller där stora mängder fysiskt material hanteras, exempelvis för katalogisering. Funktionsarbetsplatser för Servicedesk (IT-support för personal) Funktionsarbetsplatser för systemutvecklare
5 (av 14) Funktionsarbetsplatser för katalogisering Funktionsarbetsplatser för infrastruktur och klienthantering
6 (av 14) Funktionsarbetsplatser för nätverksarbete och serverövervakning Arbetsplatser i öppen miljö
7 (av 14) Arbetsplatser i öppen miljö lite mer avskärmade Runt gruppbord med Touch Down -platser, plats för fyra personer. Till vänster syns några av de skåp som används för gemensam förvaring, exempelvis manualer, kontorsmaterial och böcker.
8 (av 14) Arbetsplats i rum Alla skrivbord är numera höj- och sänkbara
9 (av 14) Loungemöbler finns i alla arbetsmoduler, här är två exempel
10 (av 14) OLIKA MÖTESRUM Grupprum för åtta personer Grupprum för fyra personer
11 (av 14) Konferensrum för 16 personer FÖR ATT UNDERLÄTTA DET RÖRLIGA ARBETSSÄTTET BEHÖVDES OCKSÅ ANDRA HJÄLPMEDEL: Väskor för att transportera dator, sladdar, block Ergonomiska hjälpmedel såsom Mousetrappers m m finns och annat som kan behövas under en arbetsdag. tillgängliga i alla moduler.
12 (av 14) Projekt med aktiva arbetsformer, stor delaktighet och mycket kommunikation Förändringsarbetet organiserades i ett projekt som startade i juni 2013 och avslutades i oktober 2014. Arbetet har kännetecknats av stort engagemang från alla delar av organisationen. Aktiva arbetsformer, exempelvis workshops, har använts för att komma fram till praktiska lösningar. Studier av arbetsflöden och samarbetsområden har gjorts. Det har stimulerat och möjliggjort en bred delaktighet från alla medarbetare och varit en stark drivkraft för att komma framåt i projektet. Medvetenheten om vikten av tydlig och regelbunden information och kommunikation har varit hög från start till avslut. Sammanfattning av resultaten så här långt Ambitionen är att kommunicera en sammanfattande bild som är allsidig och neutral. Det är inte lätt, särskilt inte innan en regelrätt utvärdering har gjorts. Ingen kan göra sig till tolk för ett 80-tal medarbetare som alla har olika upplevelser och synpunkter på processen och resultatet. En del medarbetare tycker inte att flexibiliteten tillför något utan snarare försvårar arbetet, medan andra uppskattar rörligheten och att själv kunna ta beslut om vilken arbetsplats som är lämplig och att inte vara låst vid en och samma arbetsplats. För vissa är förändringen inte så påtaglig, exempelvis för dem som har sina huvudsakliga arbetsuppgifter vid funktionsarbetsplatserna. En övergripande och positiv effekt av förändringen är dock att medvetenheten om hur viktig arbetsmiljön är har ökat totalt sett inom BIT. Arbetsplatserna är lätta att anpassa till förändrade arbetsuppgifter, förändringar av antalet medarbetare och nya samarbetsbehov. De medarbetare som har sin huvudsakliga arbetstid förlagd i någon annan högskolelokal än Orkanen har fått bättre förutsättningar att enkelt hitta en tillfällig arbetsplats i Orkanen. Den minskade lokalytan, ca 340 kvm, gör att hyreskostnaderna minskar. Områden som vi ser bör bevakas och utvärderas särskilt framöver är ergonomin och hur den rörliga tillvaron påverkar stressnivån. Råd och tips Här är några erfarenheter samt råd och tips som vill vi dela med oss till den som är i färd med att införa ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Orsakerna till förändringen är viktig att formulera så svaret på den så viktiga frågan Varför? blir tydligt och kan kommuniceras tidigt i processen. Det var en stor fördel att kunna organisera förändringsarbetet i projektform och att kunna tillsätta en väl sammansatt arbetsgrupp och en aktiv och initiativrik projektledare som frigjordes från övriga arbetsuppgifter på del av sin arbetstid under projekttiden.
Kommunikation är avgörande i alla förändringssammanhang, så även här. Projektgruppen har regelbundet informerat om vad som händer och inte händer! och erbjudit flera olika kommunikationsvägar. Omflyttningen och det nya arbetssättet har också varit en stående punkt på alla möten. Ett tätt samarbete mellan projektledare, BIT:s ledningsgrupp och högskolans fastighetsavdelning var också nödvändigt. Alla måste ta sin del av ansvaret och frågor och beslut av ledningskaraktär som lätt uppkommer när det handlar om arbetsmiljö ska inte belasta projektgrupp eller projektledare. Tydlighet med att det aktivitetsbaserade arbetssättet ska omfatta alla är viktig, men lika viktigt är att ha ett pragmatiskt förhållningssätt och acceptera att alla arbetsuppgifter inte lämpar sig för att vara flexibla. BIT löste detta genom att inrätta funktionsarbetsplatser. Undvik om möjligt att använda begreppet hemvist, det kan få en inlåsande effekt som gör att det inte känns naturligt att byta till en arbetsplats utanför den lokal som är definierad som den egna hemvisten. Det är en stor fördel att kunna ta hjälp från start av experter på området, exempelvis inredningsarkitekt och organisationskonsult. Viktigt att inse att en förändring som denna lika mycket handlar om arbetssätt och attityd som om möblering och lokaler. Utvärdering bör inte göras för snabbt eftersom den här typen av förändringar tar tid, däremot är det viktigt att ha tydliga kanaler för att följa upp och kunna justera sådant som kan rättas till snabbt under resans gång. Bärbara datorer och mobiler bör vara hemtama och självklara redskap för alla i god tid innan förändringen sker. Välj lätta datorer med lång batteritid och trådlösa tillbehör om det är möjligt. Se till att det finns höj- och sänkbara arbetsbord överallt, med och utan stora skärmar och tangentbord. Se till att det finns ergonomiska hjälpmedel lätt tillgängliga på olika ställen och tillgodose de individuella behoven av dessa så långt det är möjligt. Utveckla digitala arbetssätt och rutiner så att pappersmängden minskar. Skilj tydligt mellan tysta och ljudliga arbetsmiljöer om det är möjligt. BIT:s lokaler har visat sig för små för att delas in i olika ljudzoner på det sätt som var tänkt från början. Att även chefer tillämpar det rörliga arbetssättet är av avgörande betydelse. Vår erfarenhet är att det fungerar bra när det finns ett tillräckligt antal små rum som kan användas flexibelt för enskilda samtal. Lokaler som inte från början är planerade för ABW kräver extra planering och nytänkande och kan vara svåra att få att fungera helt enligt det flexibla arbetssättet. Arkitektoniska hinder för att riva väggar och göra större ombyggnader kan resultera i lösningar som inte är optimala. Det aktivitetsbaserade arbetssättet förutsätter en öppen och tillitsfull organisationskultur där det egna ansvarstagandet är en självklarhet. 13 (av 14)
14 (av 14) Projektet är avslutat, men utvecklingen fortsätter Nu är projektet avslutat. Ansvaret för det fortsatta arbetet med utveckling, anpassning och förbättring av arbetsmiljön i BIT:s lokaler övergår i den ordinarie organisationen och blir en viktig del i det fortsatta systematiska arbetsmiljöarbetet. I det har alla chefer, medarbetare, skyddsombud och andra fackliga företrädare sina olika roller och ansvar och jag känner mig säker på att den fortsatta utvecklingen kommer att ske i samma positiva och konstruktiva anda som har kännetecknat projektet. Våren 2015 kommer BIT att göra en djupare genomlysning och utvärdering av omflyttningen och övergången till det aktivitetsbaserade arbetssättet. Malmö i december 2014, Gunilla Lilie Bauer, chef för BIT